หน่วยที่ 3 การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานจัดเก็บเอกสาร Anyflip

หนว่ ยท่ี ๓
การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศ

ในงานจัดเกบ็ เอกสาร

การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
ในงานจดั เก็บเอกสาร

เสนอ

ครปู รยี า ปนั ธยิ ะ

จัดทาโดย
นางสาวรววี รรณ วงค์สาย

เลขท่ี 10 สบล. 63.1
สาขาวชิ าการเลขานุการ

รายงานน้ีเปน็ สว่ นหน่งึ ของ รหสั วชิ า 30203-2002
วชิ าเทคโนโลยีสารสนเทศในงานเลขานกุ าร
ภาคเรียนท่ี 2 ปีการศกึ ษา 2563
วิทยาลยั อาชีวศกึ ษาลาปาง

ก

คานา

รายงานน้เี ป็นส่วนหนึ่งของ รหัสวิชา 30203-2002 วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศในงานเลขานุการ ได้รับ
มอบหมายจากครปู รียา ปันธิยะ ให้ดาเนินการศึกษาค้นควา้ เก่ยี วกับเรื่อง การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงาน
จดั เก็บเอกสาร

ซึ่งเน้ือหารายงานเล่มนี้ประกอบด้วยหัวข้อ การจัดเก็บเอกสารและการนาเอกสารมาใช้, ประโยชน์/
แนวคิด ท่ีสามารถนาไปปรับใช้ในการปฏบิ ตั ิงานได้, เทคนิคการจัดเกบ็ เอกสารสาคัญในบ้าน, ปญั หาการจัดเก็บ
เอกสาร และข้อแนะนาสาหรับการจัดการกับปัญหาการจัดเก็บเอกสาร ซ่ึงจากการที่ผู้จัดทาได้ศึกษา ค้นคว้า
ข้อมูลดงั กล่าวเพอ่ื เป็นแนวทางในการศึกษาเพ่ิมเตมิ ผู้จดั ทาหวงั เปน็ อย่างยงิ่ ว่า คงจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่สนใจ

รวีวรรณ วงคส์ าย
สาขาวิชาการเลขานุการ

สารบัญ ข

เร่ือง หนา้

คานา ก
สารบัญ ข
บทนา 2
การจดั เกบ็ เอกสารและการนาเอกสารมาใช้ 3-9
ประโยชน/์ แนวคิด ทส่ี ามารถนาไปปรับใช้ในการปฏิบตั งิ านได้ 9
เทคนิคการจัดเกบ็ เอกสารสาคัญในบ้าน 9-10
ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร 10
ข้อแนะนาสาหรับการจัดการกบั ปญั หาการจดั เกบ็ เอกสาร 11
อา้ งอิง 12

2

การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานจดั เกบ็ เอกสาร

บทนา

ปัจจุบันสานักงานจานวนมากได้นาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้
งานบังเกิดผลในด้านบวก อาทิ ความสะดวกรวดเร็ว ความถูกต้อง และสามารถทาสาเนาได้เป็นจานวนมาก
เปน็ ต้น อุปกรณ์เทคโนโลยสี ารสนเทศที่นามาใช้ได้แก่ เครื่องพมิ พ์ดีดอิเล็กทรอนกิ ส์ โทรศพั ท์ เทเลเท็กซ์ เครือ่ ง
เขียนตามคาบอกอัตโนมัติ (Dictating Machines) เครื่องอ่านและบันทึกวัสดุย่อส่วน เคร่ืองถ่ายเอกสารแบบ
หน่วยความจา เคร่ืองโทรสาร ฯลฯ อปุ กรณ์เหล่านี้ นาไปประยุกต์ใช้กับงานสานักงาน ดังนนั้ การนาเทคโนโลยี
เหลา่ น้มี าใช้ในระบบสานักงาน จงึ เรียกวา่ ระบบสานักงานอตั โนมตั ิ ซึง่ เทคโนโลยดี ังท่กี ล่าวมานาไปประยุกต์ใช้
กับงานสานักงานได้ในหลายลักษณะ เช่น งานจัดเตรียมเอกสาร งานกระจายเอกสาร งานจัดเก็บและค้นคืน
เอกสาร งานจดั เตรียมสารสนเทศ

ภาพที่ ๑ การจดั เก็บเอกสาร

ภาพที่ ๒ ระบบงานสารบรรณ

3

การจดั เกบ็ เอกสาร (Filing system)

ความหมายและความสาคัญของการจัดเก็บเอกสาร ( Filing system) หมายถึง กระบวนการในการ
จาแนก จัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเพ่ือให้ความสาคัญของการเก็บเอกสารเม่ือธุรกิจให้ความสาคัญกับ
เอกสาร โดยถือว่าเอกสารเป็นเสมือนความจาของธรุ กิจ และเอกสารใช้เป็นหลกั ฐานสาคญั ที่ต้องเกบ็ ไว้เพ่ือการ
ตรวจสอบหรือค้นคว้าในอนาคตแล้ว ดังนี้ธุรกิจต้องมีการเก็บเอกสารที่ดี เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่
เป็นระเบียบ เอกสารไม่ชารุดเสียหาย สะดวกต่อการค้นหาเม่ือต้องการใช้ และมีวิธกี ารเก็บเอกสารที่เหมาะสม
กบั ธุรกิจ ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการเกบ็ เอกสารจาเปน็ ต้องมีความรดู้ ้านการเก็บเอกสารเป็นอย่างดีด้วย ดังนนั้ ก่อนจะ
เก็บเอกสารจะต้องมีการวางแผนไว้ลว่ งหน้าให้พร้อมโดยคานงึ ถึงส่ิงต่าง ๆ ที่เก่ียวข้อง เชน่ สถานที่เกบ็ เอกสาร
อุปกรณ์สาหรับเก็บเอกสาร ระบบการจัดเก็บเอกสาร ขั้นตอนในการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร เป็นต้น
วัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสารแหล่งเก็บเอกสารเปรียบเสมือนศูนย์ควา มจาของธุรกิจและเป็นที่รวบรวม
หลกั ฐานต่าง ๆ ของธรุ กจิ ไว้ท้งั หมด การทธ่ี รุ กิจเกบ็ เอกสารตา่ ง ๆ เหล่าน้ีไวร้ วมกันก็เพ่อื
วตั ถุประสงคก์ ารจัดเกบ็ เอกสาร

๑. เพอ่ื รวบรวมเอกสารท่ีมีความสมั พันธ์ต่อเนอ่ื งกันจดั เขา้ ไว้ให้เปน็ หมวดหมู่และแหล่งเดียวกนั
๒. เพ่อื ความสะดวกรวดเรว็ และง่ายต่อการคน้ หา
๓. เพื่อให้เอกสารอยใู่ นท่ีท่ีปลอดภัย
๔. เพ่ือเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในอนาคตองค์ประกอบในการเก็บเอกสารจะให้ได้ผลดีนั้น
ต้องข้นึ อยกู่ บั องค์ประกอบ ๕ ประการคอื

๑) เจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร ซ่ึงจะทาหน้าทีด่ ูแลรกั ษาเอกสารให้อยใู่ นสภาพที่พร้อมจะใช้งานได้
ตลอดเวลา หน้าที่โดยตรงของพนกั งานเก็บเอกสาร คือ มีหน้าท่ีเกบ็ รวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบ

๒) เอกสาร ซ่ึงอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ ฟิลม์ ข้อความ แผ่นพับ ภาพโฆษณา จดหมาย ซ่ึง
เอกสารเหลา่ นีต้ อ้ งเกบ็ รักษาเพื่อไวใ้ ช้เป็นหลกั ฐานต่อไป

๓) ระบบการจดั เก็บ คือ ระบบหรอื วิธีการจัดเกบ็ เอกสารให้เอกสารอยู่ในสภาพทีพ่ รอ้ มจะใช้
งาน ซง่ึ แต่ละบริษัทอาจจะมีระบบการเกบ็ เอกสารท่แี ตกต่างกันข้ึนอยกู่ ับความเหมาะสมของแตล่ ะธุรกจิ นั้น แต่
ไม่ว่าจะมีระบบการจัดเก็บวิธีใดก็ตาม จุดประสงค์ของระบบการจัดเก็บเอกสารก็คือ การจัดเอกสารให้เป็น
ระเบียบ ครบถ้วน เอกสารไม่ชารุดเสยี หาย และคน้ หาได้ทันทีเม่อื ตอ้ งการใช้

๔) อุปกรณ์ในการจัดเก็บ การเก็บเอกสารจาเป็นต้องอาศัยอุปกรณ์ต่าง ๆ ช่วย เพื่อให้การ
เกบ็ เอกสารมีประสิทธิภาพย่ิงขึ้น และเพ่ือให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบสวยงาม อปุ กรณ์ท่ีใชใ้ นการจัดเก็บ
เช่น แฟม้ เอกสาร ตเู้ กบ็ เอกสาร ฯลฯ

๕) สถานที่ในการเก็บ หมายถึง แหล่งเก็บเอกสาร ธุรกิจควรจะมีการจัดสถานที่ในการเก็บ
เอกสารอยา่ งเปน็ สัดส่วนและเพียงพอ ห้องเกบ็ เอกสารควรเป็นห้องท่ีโปร่ง มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก ไมร่ ้อนอบ
รา้ วจนเกินไป ไม่ควรอยู่ในทท่ี ่ีมีคนพลกุ พล่าน และต้องมีเจ้าหน้าท่ปี ระจาห้องเกบ็ เอกสารด้วยพนักงานกับการ
เก็บเอกสารผ้ทู ม่ี ีสว่ นเกยี่ วขอ้ งกบั เอกสาร มี ๒ ฝา่ ย คอื

๑) ผู้จัดเก็บเอกสาร จะต้องเป็นผู้ท่ีมีความรู้ความสามารถและมีความชานาญในการ
จัดเก็บเอกสารตามระบบการเก็บเอกสารที่บริษัทของตนเองกาหนดไว้ พร้อมทั้งเป็นผู้ท่ีมีความละเอียดรอบ
คอบ มีระเบียบวินัย และรักงานด้านนี้ และมีอุปนิสัยรักการอ่านหนังสือ หน้าท่ีโดยตรงคือ เป็นผู้จัดเอกสารที่
ได้รับเข้ามาเก็บเข้าแหล่งเก็บเอกสารอย่างถูกวิธี และจัดเก็บความเรียบร้อย ดูแลจัดการเกี่ยวกับเอกสาร
บารงุ รกั ษาเอกสารให้อยู่ในสภาพทด่ี อี ยู่เสมอ และคอยใหบ้ รกิ ารแก่ผู้ท่มี ีความประสงคจ์ ะขอใชเ้ อกสารด้วย

๒) ผู้ใช้เอกสาร เป็นผู้นาเอกสารจากแหล่งเก็บเอกสารไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อ
ธุรกิจ จึงถือว่าเป็นผู้ท่ีมีความสาคัญต่อการจัดเก็บเอกสาร เพราะผู้ใช้เอกสารต้องให้ความร่วมมือในการปฏิบัติ

4
ตามกฎระเบียบของการใช้เอกสารทีผ่ ู้จดั เอกสารได้กาหนดไว้ เพื่อให้เอกสารอยูใ่ นสภาพท่ดี ีอยู่ตลอดเวลาระบบ
การเก็บเอกสารระบบการเก็บเอกสารของแต่ละหน่วยงานอาจจะแตกต่างกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน
จานวนเอกสารที่แตกตา่ งกนั และความเหมาะสม
ระบบการเก็บเอกสารท่ีนยิ มใชก้ ันอย่ใู นปัจจุบนั

๑. การเกบ็ เอกสารตามลาดับตวั อกั ษร (Alphabetic Filing) เปน็ วธิ กี ารเกบ็ เอกสารที่นิยมมากที่สุด
เปน็ การเกบ็ เอกสารโดยเรียงตามตวั อักษร โดยดจู ากช่ือบุคคล ช่ือบริษทั หรอื หา้ งร้านกไ็ ด้ ในการจัดเรียงลาดับ
น้นั จะตอ้ งคานงึ ถึงตวั พยญั ชนะวา่ พยัญชนะใดมาก่อนหลัง ซ่งึ ในภาษาไทยเรียงจาก ก – ฮ และใน
ภาษาองั กฤษเรียงจาก A – Z

ภาพท่ี ๓ การเกบ็ เอกสารตามลาดับตวั อกั ษร (Alphabetic Filing)
๒. การเกบ็ เอกสารตามตวั เลข (Numeric Filing) เปน็ วธิ กี ารเกบ็ เอกสารโดยใช้ตัวเลขแทนช่อื บุคคล
ชื่อบรษิ ัท – หา้ งร้าน โดยจะใช้ตัวเลขเปน็ หลกั ในการจดั เก็บ

ภาพท่ี ๔ การเกบ็ เอกสารตามตวั เลข (Numeric Filing)
๓. การเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์ (Geographic Filing) เป็นวิธีการเก็บเอกสารโดยใช้ชื่อสถานที่ต้ัง
ประเทศ จงั หวัด อาเภอ ตาบล หม่บู า้ น เปน็ หนว่ ยงานในการจัดเก็บ
๔. การเก็บเอกสารตามช่ือเรื่อง (Subject Filing) เป็นการจัดเอกสารโดยใช้ชื่อเร่ืองเป็นหน่วยในการ
จัดเก็บ โดยแยกเอกสารออกเปน็ แตล่ ะเรอ่ื ง แลว้ จงึ เรียงตามลาดบั ตัวอักษรอีกครง้ั หนึง่
๕. การเก็บเอกสารตามเสียง ( Soundex Filing ) ใช้ในระบบการเก็บเอกสารภาษาอังกฤษ โดย
นาเอาช่ือที่มเี สียงคล้ายกนั มารวมกนั ไว้ในท่ีเดยี วกนั โดยไม่คานึงถงึ ตัวสะกด

5
๖. การเกบ็ เอกสารตามสี (Color Filing) เปน็ วิธีการเก็บจัดเก็บเอกสารทใี่ ช้สเี ข้าช่วยในการเก็บ โดย
อาศัยสีเป็นตวั จาแนกหมวดหมเู่ อกสาร

ภาพท่ี ๕ การเก็บเอกสารตามสี (Color Filing)
๗. การเก็บเอกสารตามปีปฏิทิน (Chronological Filing) เป็นวิธีการเก็บเอกสารตามวัน เดือน ปี
ปฏทิ ิน โดยอาศัยการเรยี งลาดบั วันทีท่ ี่ได้รับเอกสารนนั้
๘. การเก็บเอกสารด้วยไมโครฟลิ ์ม (Microfiliming) เป็นระบบการเกบ็ เอกสารโดยถา่ ยย่อเอกสารลง
บนแผ่นฟิล์ม เพื่อประหยัดเนื้อท่ีในการจัดเก็บและสะดวกในการค้นหา วิธีการเก็บด้วยไมโครฟิล์มนี้ถือว่าเป็น
วิธีการเก็บเอกสารทด่ี ีทีส่ ุด แตเ่ สียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสงู มาก

ภาพที่ ๖ การเกบ็ เอกสารดว้ ยไมโครฟลิ ม์ (Microfiliming)
ววิ ัฒนาการ ความหมาย และความสาคัญของการจดั การเอกสาร

๑. วิวัฒนาการของการจัดการเอกสารในระยะต้น การจัดการเอกสารทาด้วยมือ ต่อมาในช่วงปลาย
ศตวรรษที่ ๑๙ มีการประดิษฐ์เคร่ืองพิมพ์ดีด ต่อมามีการประดิษฐ์เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า (ค.ศ. ๑๙๓๒) เครื่อง
ประมวลคา และคอมพิวเตอร์เข้าส่งู านสานักงานอย่างกว้างขวางและรวดเร็วนับแต่ช่วงต้นทศวรรษ ๑๙๘๐ ซึ่ง
มกี ารคาดการณ์ว่า ต่อไปเทคโนโลยีจะทาให้สานักงานมีสภาพเป็นสานักงานทไ่ี ร้กระดาษ เพราะเอกสารต่าง ๆ
จะอยูใ่ นรปู ทคี่ อมพวิ เตอรอ์ า่ นได้หมด

๒. ความหมายของการจัดการเอกสาร เป็นการดาเนินการเอกสารที่ใช้ในสานักงานให้เป็นระบบ
นับต้ังแต่การผลิต การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืน และการกาจัด พร้อมท้ังการนาเทคโนโลยีต่างๆมาใช้ เพื่อ
ให้บรกิ ารในด้านต่าง ๆ ทีเ่ กย่ี วขอ้ งกบั เอกสารภายในสานกั งานไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ

6

๓. ความสาคัญของการจัดการเอกสาร ชว่ ยในการบริหารงานในยุคที่มกี ารแข่งขันกันท่ัวโลก ชว่ ยลด
เวลาและทรัพยากรในการดาเนินงาน เป็นหลักฐานกิจกรรมและการดาเนินงานของหน่วยงาน กฎหมาย
เปน็ เอกสารจดหมายเหตกุ ารจัดการภาพกราฟกิ ไดแ้ ก่

๑) แบ่งตามแหล่งท่ีมาของเอกสาร เอกสารภายนอกสานักงาน เชน่ ใบส่ังซ้ือจากลูกค้า ใบส่ง
สนิ ค้าคนื จากลูกคา้ เอกสารภายในสานกั งาน เชน่ ประกาศวันหยดุ หนงั สอื เวียนตามหนว่ ยงาน

๒) แบ่งตามส่ือท่ีจัดเก็บกระดาษ ข้อดี มีความคุ้นเคย ใช้กันแพร่หลาย มีราคาถูก ข้อจากัด
ไม่คงทนถาวร สิ้นเปลืองพ้ืนท่ีจัดเก็บ ราคาจัดส่งแพง ประหยัดพื้นท่ีจัดเก็บ มีความคงทน สามารถจัดเก็บ
ข้อความ ภาพประกอบ ตารางได้
ข้อจากดั ต้องใชเ้ คร่ืองอ่านโดยเฉพาะ ต้องเลอื่ นอา่ นตามลาดบั วงจรเอกสารในสานกั งาน ประกอบด้วย

๑. การผลิตเอกสาร เป็นการผลิตเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการผลิตเอกสารใหม่ ด้วยการพิมพ์ การเขียน
การบอกจด และการจัดทาสาเนาเอกสาร

๒. การเผยแพร่เอกสาร เป็นการจัดส่งเอกสารไปยังผู้รับ ไม่ว่าจะเป็นผู้รับภายในหรือภายนอก
สานักงาน

๓. การใช้เอกสาร เป็นการนาเอกสารไปใช้ในการดาเนินงาน
๔. การจัดเก็บเอกสาร เป็นการจัดเก็บเพ่ือการใช้งานต่อไป โดยมีการประเมิน และการจัดเก็บ
เอกสารอยา่ งเป็นระบบระเบยี บ
๕. การกาจัดเอกสาร เป็นการประเมินคุณค่าเอกสารว่าเอกสารประเภทใด กลุ่มใด ที่เมื่อพ้นกระแส
การใช้งานแล้วไมจ่ าเป็นต้องจัดเก็บตอ่ ไป
ววิ ัฒนาการ ขัน้ ตอน และความสาคัญของระบบการผลติ เอกสาร
๑. วิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสาร เริ่มจากการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เคร่ืองพิมพ์ดีดไฟฟ้า
เครื่องประมวลคา เคร่ืองถ่ายเอกสาร ซอฟต์แวร์สาเร็จรูปต่าง ๆ และระบบสานักงานอัตโนมัติแบบบูรณาการ
อปุ กรณร์ ับภาพกราฟกิ ประเภทอน่ื ๆ
๒. ขั้นตอนและความสาคัญของระบบการผลิตเอกสาร การจัดเตรียมเอกสาร การพิจารณา
วัตถุประสงค์ การจัดเตรียมเคร่ืองมือและอุปกรณ์ และการควบคุมการผลิตเอกสารและบุคลากรผู้รับผิดชอบ
ระบบประมวลคาและระบบดที พี ี

๑) เทคโนโลยที ี่ใช้ในระบบประมวลคาและระบบดีทีพี ฮาร์ดแวร์ ประกอบด้วย คอมพิวเตอร์
สื่อท่ีใช้ในการจัดเก็บเอกสาร เครื่องพิมพ์ และ ซอฟต์แวร์ อาจใช้ส่วนต่อประสานผู้ใช้เชิงกราฟิก (Graphical
User Interface) ไวซิวกิ (What You See Is What You Get,WYSIWYG) เวิรลด์ ไวด์ เว็บ

๒) งานประมวลคา เช่น โปรแกรมจุฬาเวิร์ด ไมโครซอฟต์เวิร์ด อามิโปร เป็นต้น ระบบ
ประมวลผลคา ยงั สามารถช่วยใหม้ ีการแก้ไขขอ้ ความ การพิมพ์ การจัดรูปแบบเอกสาร และคุณสมบัตพิ เิ ศษอืน่

๓) งานดีทีพี ระบบดีทีพีเป็นระบบที่ใช้ในการผลิตเอกสารเช่นเดียวกับระบบประมวลคา
สามารถผลิตเอกสารที่มีคุณภาพและมีความสวยงามได้โดยไม่จาเป็นต้องส่งไปจัดพิมพ์ท่ีโรงพิมพ์ ซอฟต์แวร์
เช่น เพจเมกเกอร์ เวนชูร่า ควาก เอกซ์เพรส ยังสามารถช่วยให้มีการแก้ไขข้อความ การพิมพ์ การจัดรูปแบบ
เอกสาร และคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ เช่น ใช้เป็นเคร่ืองกราดภาพ เคร่ืองถ่ายภาพดิจิทัลการจัดทาสาเนาเอกสาร
ในสานักงาน

7

ววิ ัฒนาการ ความหมาย และความสาคญั ของระบบการจัดเก็บและคน้ คนื เอกสาร
๑. วิวัฒนาการของระบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารระยะต้นของการจัดเก็บเอกสารภายใน

ตู้เอกสาร ซ่ึงปัญหาเร่ืองพ้ืนที่จัดเก็บทาให้พยายามจัดเก็บเอกสารในรูปที่มีการใช้พ้ืนท่ีน้อยลง จึงมีการพัฒนา
ทงั้ วิธีการจัดเก็บ เครอ่ื งมอื จัดเก็บ ปรบั เปลยี่ นลกั ษณะของเอกสารมาอยู่ในรปู อเิ ล็กทรอนิกส์ เมอื่ มีคอมพวิ เตอร์
พัฒนามารองรับความต้องการต่าง ๆ การจัดเก็บเอกสารจึงได้พัฒนาให้มีขนาดการจัดเก็บที่จากัด มี
ประสทิ ธภิ าพสูง ใชง้ านคงทนเป็นเวลานาน

๒. ความหมายของการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในสานักงานการจัดเก็บเอกสาร เป็นการวิเคราะห์
เนื้อหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจาแนกหมวดหมู่เอกสาร การจัดเก็บจะต้องเอื้อให้สามารถสืบค้น
ข้อมูลและใช้เอกสารได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารภายนอกหรือภายใน และไม่ว่าเอกสารที่เผยแพร่จะอยู่ในรูป
กระดาษ วัสดยุ อ่ สว่ น หรือส่อื อิเลก็ ทรอนิกสต์ า่ ง ๆ

๓. ความสาคัญของการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในสานักงาน จัดเก็บเอกสารท่ีจาเป็นต่อการ
ดาเนินงานและการบริหารองค์การอย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่จากัดว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบกระดาษ วัสดุ
ย่อส่วน หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ค้นคืนข้อมูลท่ีอยู่ในเอกสารและตัวเอกสารได้อย่างถูกต้อง ทันต่อเหตุการณ์
สะดวก และมีประสิทธิภาพรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารตามลาดับความสาคัญของเอกสารและประหยัด
ทรัพยากรที่ใช้ในการจัดเก็บและค้นคืน และใช้ทรัพยากรนั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ วัสดุ
และทรพั ยากรมนษุ ย์
ลกั ษณะของการจดั เกบ็ และค้นคนื เอกสารในสานกั งาน

๑. ลักษณะของการจัดเกบ็ เอกสารในสานกั งาน แบง่ ออกเปน็ ๒ ประเภท คอื
๑) เอกสารทอี่ ยใู่ นกระแสงานเอกสารกึง่ กระแสการใชง้ าน
๒) เอกสารท่พี ้นหรือสิน้ สุดกระแสการใช้งาน

๒. ลักษณะของการค้นคืนเอกสารในสานักงาน การค้นคืนข้อมูลที่ปรากฏในเอกสาร การค้นคืนตัว
เอกสารตน้ ฉบบั
การจัดเกบ็ และค้นคืนเอกสารในระบบสานกั งานอัตโนมัติ

๑. รูปแบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสานักงานอัตโนมัติ ระบบคอมพิวเตอร์แม่ข่ายการ
จดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจัดการฐานขอ้ มลู ระบบแฟม้ ข้อมลู เอกสาร เครือข่ายส่อื สารภายในองค์การ

๒. ตัวอย่างการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสานักงานอัตโนมัติ การค้นคืนข้อมูลจากเอกสาร
โดยไม่ต้องการดูเอกสารต้นฉบับต้นฉบับทั้งหมด การดึงข้อมูลจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยตรง การพิมพ์
ข้อมูลดัชนี หรือแอตทริบิวต์เข้าสู่ระบบการจัดการฐานข้อมูล และการค้นคืนข้อมูลจากเอกสารและต้องการดู
เอกสารต้นฉบบั ทงั้ หมด

๓. ข้อควรคานงึ ในการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสานักงานอัตโนมัติ มาตรฐานในการจัดเก็บ
ฐานขอ้ มลู และแผนการดาเนินงาน
การแบง่ ประเภทเอกสารตามลักษณะความสาคัญอกี 4 ประเภท ดังนี้

๑. เอกสารสาคัญมาก
๒. เอกสารสาคญั
๓. เอกสารทีม่ ปี ระโยชน์
๔. เอกสารเบด็ เตลด็
การบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสารการบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสาร
(Records Management) หมายถึง งานซึ่งเกี่ยวกับการเก็บข้อมูล เพ่ือช่วยเพ่ิมความจาในงานสานักงานและ
การตัดสินใจทุกระดับของผู้บริหารในทุกองค์กร จาเป็นต้องมีข้อมูลประกอบเพื่อความถูกต้องของการ

8

ปฏิบัติงาน การบริหารเอกสาร เป็นการดาเนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลาดับขั้นตอน คือ การ
วางแผน การกาหนดหน้าท่ี โครงสร้าง การจัดเก็บเอกสาร การกาหนดระบบการจัดเก็บเอกสาร การเก็บรักษา
การควบคุมและการทาลายเอกสาร การบริหารงานเอกสารเป็นหัวใจสาคัญย่ิงของการดาเนินงาน เพราะถ้า
สามารถบริหารงานเอกสารให้มีประสิทธิภาพแล้วก็จะสามารถลดต้นทุนในการดาเนินงานให้ต่าลงได้ โดยควรมี
การกาหนดนโยบายการบริหารงานเอกสารไว้ และมีหลักการท่ีตอ้ งคานงึ ถึงปัจจัยหลายอย่าง นอกจากนี้จะตอ้ ง
คานึงถึงปริมาณหนังสือเอกสารในปัจจุบันแล้ว ยังต้องคานึงถึงระบบท่ีสามารถขยายได้ในอนาคตไม่ต้องแก้ไข
เปล่ียนแปลงบ่อย ๆ ด้วยการตัดสินใจว่าหน่วยงานแต่ละหน่วยงานซึ่งมีวัตถุประสงค์หรือประเภทของการ
ประกอบการต่างกนั ควรตัดสินใจใชร้ ะบบใดในการเกบ็ เอกสาร เป็นเรือ่ งท่ีต้องพจิ ารณาอย่างละเอยี ดรอบคอบ
ตอ้ งมีการศกึ ษาว่าระบบใด จงึ จะทาใหก้ ารปฏิบัตงิ านการจัดเก็บเอกสารมปี ระสิทธิภาพมากท่สี ดุ ซ่งึ อาจสรุปได้
ว่าการบริหารงานเอกสารเป็นศูนย์รวมของการบริหารท้ังมวล เป็นกิจกรรมท่ีกาหนดขึ้นเพื่อควบคุมวงจรชีวิต
ของเอกสาร ตั้งแต่การผลิตไปจนถึงการทาลายเอกสารวงจรเอกสาร (The Document Cycle) ถ้าผู้บริหาร
สามารถจัดการกับงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ก็จะทาให้ต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารลดลงได้
การปฏิบัติงานเก่ียวกับเอกสารมีความจาเป็นอย่างยิ่งต้องดาเนินการอย่างมีระเบียบแบบแผน อันจะก่อให้เกิด
ความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดทั้งเวลาและแรงงาน ซึ่งนาไปสู่ประสิทธิภาพและบังเกิดประสิทธิผลในการ
ทางาน

๑. การผลิต (Creation) เอกสารท่เี ขา้ มาในสานักงานจากแหล่งต่าง ๆ หรือการผลิตเอกสารข้ึนมาเอง
ในการทาให้เอกสารเกิดข้ึนน้ีถือเปน็ ช้นั กาเนนิ ของเอกสารตง้ั แต่ การคิด รา่ ง เขียน แตง่ พิมพ์ ทาสาเนา การอัด
สาเนา ถ่ายเอกสาร เพ่ือใช้งานในสานักงานในรูปจดหมายโต้ตอบ บนั ทึกข้อความ และงานพิมพ์ตา่ ง ๆ เอกสาร
จะถกู สร้างข้นึ มาจากภายนอกองคก์ ร และภายในองค์กร ทาให้มีเอกสารมากมายหลายประเภท

๒. การใช้ประโยชน์ (Utiliaztion) เป็นข้ันตอนที่เอกสารได้ผ่านการดาเนินงานในส่วนต่าง ๆ ที่
เก่ยี วขอ้ งภายในองค์กร การไหลผา่ น (Flow) ของเอกสารจะเปน็ ไปตามกระบวนการทกี่ าหนดไวใ้ นแตล่ ะองคก์ ร
โดยจะต้องดูแลประโยชน์เอกสารแต่ละประเภทซ่ึงมีความสาคัญมากน้อยแตกต่างกัน เอกสารบางชิ้นยังไม่มี
ประโยชน์ในการนาขอ้ มลู มาใช้ในโอกาสต่อไป และบางชิ้นมคี วามจาเปน็ ต้องเก็บไวเ้ ป็นหลักฐานอ้างองิ ขั้นตอน
น้ีคือการพัฒนาระบบการเดินทางของเอกสาร ให้มีลักษณะคล่องตัว สามารถเรียกใช้และจัดส่งถึงที่ในเวลาท่ี
ตอ้ งการ

๓. การจัดเก็บ (Storage) เมื่อดาเนินการผลิตเอกสารข้ึนมาและดาเนินการที่จาเป็นแล้วสาเนาเรื่อง
เดิมหรือเอกสารท่ีจาเป็นต้องนาไปแยกเป็นประเภท หรือเป็นกลุ่ม ตามหมวดแฟ้มที่เกี่ยวข้อง โดยรวบรวม
เอกสารให้เป็นหมวดหมู่ มีระเบียบ เอกสารต้องไม่ชารุดเสียหาย เพ่ือความสะดวกในการเรียกใช้ภายหลัง โดย
ต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าให้พร้อม คานึงถึงสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น สถานที่จัดเก็บ อุปกรณ์สาหรับการ
เก็บ ระบบในการจัดเก็บเอกสาร ขั้นตอนปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร โดยจัดทาคู่มือไว้เป็นมาตรฐานในการ
ปฏบิ ตั ิงาน และจดั ใหม้ ีท่เี ก็บรกั ษาเอกสารอย่างเพียงพอ

๔. การเรียกใช้หรือการสืบค้น (Retrieval) งานจัดเก็บเอกสารมีบทบาทในการดาเนินงานเป็นอย่าง
มาก เพราะการได้ข้อมูลอย่างรวดเร็วจะทาให้การตัดสินใจสามารถทาได้ทันที เอกสารต่าง ๆ เป็นส่ิงที่มี
ประโยชน์ต่อการแก้ไขปญั หาของผู้บริหารและการวางแผนในอนาคต ขอ้ มูลในเอกสารจะตอ้ งถูกนามาพิจารณา
ประกอบการวางแผนและการตดั สนิ ใจ ท้งั นก้ี ารเรียกใช้หรอื การสืบค้น จะต้องทาไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ประหยัดเวล9า
ประหยัดแรงงาน มีประสิทธิภาพและมปี ระสิทธผิ ล

๕. การกาหนดสภาพ (Disposition) การจัดเก็บเอกสารเป็นการรักษาเอกสารสาคัญเอาไว้ เพ่ือ
ประโยชนใ์ นการนามาใช้ได้ทันทที ่ีตอ้ งการ จึงตอ้ งมกี ารจดั การอย่างรัดกุม มีข้ันตอนการกาจดั เอกสารเมือ่ มอี ายุ
นานพอสมควร หรอื ได้จัดเกบ็ ไวจ้ นครบตามทก่ี ฎหมายหรอื ระเบยี บข้อบังคับระบุไว้ เมอื่ จดั เก็บไว้จนคุณคา่ หรือ

ประโยชน์ในการอ้างอิงมีน้อย ก็จาเป็นต้องดาเนินการกาจัดหรือคัดเลือกออกไปเพ่ือดาเนินการทาลาย อาจมี
การต้งั คณะกรรมการในการทาลาย เพ่ือช่วยในการพจิ ารณาคดั กรองเอกสารเหล่าน้ัน

ขน้ั ตอนในการจดั เก็บเอกสาร
๑. การเตรยี ม คัดแยก จดั เอกสาร
๒. การสร้างโครงสร้างในการจัดเกบ็ เอกสาร
๓. การสแกนเอกสาร
๔. การปรับแตง่ เอกสารในเครอ่ื งสแกน
๕. การตรวจสอบคณุ ภาพของเอกสาร
๖. การนาเอกสารเขา้ ระบบเขา้ สเู่ ครอ่ื งระบบซอฟทแ์ วร์
๗. การจดั เอกสารตน้ ฉบบั ในสภาพเดิม

ประโยชน์ท่ีไดร้ ับจากระบบเอกสาร
๑. สามารถทางานและการคน้ หาเอกสารไดร้ วดเรว็ และถูกต้องมากขน้ึ
๒. ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเคร่ืองคอมพิวเตอร์

ของเครื่องสแกนเนอร์
๓. สามารถบริหารงานเอกสารไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ
๔. ประหยัดค่าใช้จา่ ยในการจดั เกบ็ เอกสารไวใ้ นตู้ แฟม้ กระดาษ
๕. เพ่ิมประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในระบบคอมพวิ เตอร์
๖. ผูใ้ ชร้ ะบบสามารถเรียกค้นการเอกสารไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และถกู ต้อง
๗. ประหยดั พื้นท่ีในการจัดเกบ็ ลดความซ้าซ้อนในการเกบ็ เอกสาร

ประโยชน์/แนวคดิ ทสี่ ามารถนาไปปรับใชใ้ นการปฏบิ ัตงิ านได้

๑. เข้าใจถึงวัตถปุ ระสงค์ และความสาคัญของการจดั เก็บเอกสารทเี่ ป็นระบบ มปี ระสิทธิภาพ
๒. รกู้ ระบวนการในการจาแนก จดั เก็บเอกสารให้เป็นระเบียบและสามารถนาไปใช้งานไดอ้ ยา่ งเป็น

ระบบ
๓. เข้าใจวิธกี ารจัดเก็บเอกสารใหเ้ หมาะสมกบั ลกั ษณะงาน และการจดั ทาระบบหมวดหมู่เอกสาร
๔. การประยุกต์ใชก้ ารจดั เกบ็ เอกสารเพ่ือการบรหิ ารความรู้ และการสรา้ งองค์กรแหง่ การเรียนรู้
๕. การนาหลักการบริหารเอกสารไปประยุกต์หรือพัฒนาการจดั ทาฐานขอ้ มลู ภารกจิ องค์กร

เทคนิคการจดั เก็บเอกสารสาคัญในบ้าน

๑. รวบรวมเอกสารในบ้าน
อันดับแรกมองดูรอบ ๆ ตัวก่อนว่าเอกสารในบ้านท้ังหมดมีอะไรบ้างที่ปะปนกันอยู่ เช่น

ทะเบียนบ้าน จดหมาย ใบปลิว บิลค่าน้าค่าไฟ ฯลฯ แล้วรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ท่ีเดียวกันและจัดเป็น
หมวดหมไู่ วค้ ร่าว ๆ สะดวกตอ่ การคดั แยก

๒. จัดประเภทของเอกสาร
แบ่งประเภทของเอกสารท้ังหมดให้เป็นหมวดย่อย โดยอาจแยกออกเป็นเอกสารสาคัญ เช่น

โฉนดท่ีดนิ สัญญาช้ือขาย ทะเบียนบา้ น กรมธรรม์ประกันชวี ิต และเอกสารหมุนเวยี น เม่ือจัดเรียงแยกประเภท

10

แล้วเอามาจัดเรียงตามวันที่และเวลาอีกครงั้ เพ่ือให้หาไดง้ ่ายเมอื่ จาเปน็ ตอ้ งใช้ เช่น จดหมาย ใบเสร็จรบั เงนิ ค่า
ไฟฟา้ , น้าประปา, โทรศัพท์ และใบแจง้ หนี้

๓. เลอื กไวเ้ ฉพาะเอกสารที่จาเป็น
จดหมาย เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี และบิลต่างๆ ที่จาเป็นต้องเก็บให้แยกไว้ สว่ นอัน

ไหนที่ไม่จาเป็นก็ทิ้งไป เพื่อลดจานวนเอกสารในบ้าน เช่นเดียวกับกองหนังสือ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ต่าง ๆ
อาจเลอื กเฉพาะสว่ นที่ต้องการ หรือเกบ็ ไวเ้ ฉพาะบางเล่ม กจ็ ะเปน็ การชว่ ยประหยดั พน้ื ท่มี ากขน้ึ

๔. เลอื กตัวชว่ ยในการจัดเก็บ
เมื่อแยกเอกสารออกไว้เป็นหมวดหมู่แล้ว มองหาตัวช่วยอย่างแฟ้มเอกสาร กล่อง หรือตู้เก็บ

เอกสาร ท่ีจะชว่ ยจดั เกบ็ เอกสารได้อย่างเป็นระเบยี บ ทาให้ง่ายต่อการค้นหาและนาไปใช้ ควรแยกใหช้ ัดเจนว่า
แฟม้ ไหนเป็นเอกสารหมวดอะไร ถา้ จานวนเอกสารเยอะมากกว่าหนงึ่ แฟ้มอาจใช้วธิ ีแยกหมวดแฟ้มด้วยสีต่าง ๆ
รวมไปถึงใชป้ ากกาเขยี นชือ่ หมวดกากับไวจ้ ะช่วยใหห้ ยบิ ใชง้ านได้สะดวกมากขึ้น

๕. จดั เอกสารให้เข้าท่ี
จัดเก็บเอกสารโดยเรียงลาดับตามการใช้งาน ถ้าเป็นเอกสารท่ีใช้บ่อยควรเก็บไว้ให้เป็นท่ีและ

หยิบใช้งานได้ง่ายเรียงลาดับไปจนถึงเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ อาจเก็บไว้ด้านล่างสุด บนสุด หรือในสุดของตู้ เช่น
เอกสารท่ีเก่ียวกับการใช้งานอุปกรณ์ต่างๆ ในบ้านควรเก็บไว้ให้สามารถหาออกมาใช้สะดวก สว่ นเอกสารสาคัญ
ต่างๆ ควรจัดเก็บไว้ในตู้หรือลน้ิ ชักที่สามารถล็อคได้ และจะต้องมีความแข็งแรง ป้องกันแมลงเพื่อไม่ให้เอกสาร
ถกู ทาลายเสียหาย

๖. ฝกึ นิสัยการจดั ระเบียบ
ทางท่ดี ีทีส่ ดุ ในการจดั การเอกสารใหห้ าเจอง่าย อยากใชเ้ มื่อไหรก่ ็หาเจอคือ สร้างนสิ ัยการจดั

ระเบยี บ เม่ือได้รบั เอกสารมาใหมใ่ หจ้ ดั การเลยในทนั อย่างจดหมายก็เปิดอ่านเลย ใบเสร็จรบั เงนิ ถ้าไมใ่ ชเ่ รือ่ ง
สาคญั ก็ทิ้งได้ หรือหาเวลาหนง่ึ วนั ในสปั ดาหม์ าจดั เอกสารต่าง ๆ เข้าแฟม้ ใหเ้ รยี บร้อย

ปญั หาการจดั เกบ็ เอกสาร

๑. มผี ้ใู ชง้ านเอกสารผ้คู นจานวนไมใ่ ชน้ ้อย ทาให้เอกสารมกี ารเปล่ียนทีแ่ ละไม่จดั เก็บไวด้ ังเดมิ ทาให้
เอกสารหาย หาไมพ่ บ หรือจะตอ้ งใช้เวลานานสาหรบั เพื่อการคน้ หา

๒. การสแกนจดั เก็บเอกสารไวภ้ ายในเคืรอ่ งคอมพิวเตอร์เมื่อเคร่ืองคอมพิวเตอร์มีปัญหาทาให้
เอกสารหาย ไม่อาจจะเรยี กใชไ้ ด้

๓. ขา้ ราชการรบั ผิดชอบสาหรบั เพ่ือการจดั เกบ็ เอกสารลาออก ขา้ ราชการใหม่ทเี่ ข้ามาชดเชย
ไมอ่ าจจะคน้ หาเอกสารไดห้ รือหาไมพ่ บ จาต้องใชเ้ วลานานสาหรับเพ่ือการคน้ หา

๔. ขา้ ราชการขาดความรู้ความเขา้ ใจสาหรบั ในการเขยี นเก ั ็บเอกสารสกั เท่าไหร่หรือขาดการจดั ชนดิ
และประเภทเอกสารให้ง่ายต่อการคน้ หา

๕. เอกสารผิดเกบ็ ไวโ้ ดยทันทีเอกสารอย่ตู ามโต๊ะขา้ ราชการ ตามแฟ้มนาเสนองาน ทาให้ยาก
ในการคน้ หา คนอ่ืนไม่อาจจะคน้ หาได้

๖. บุคคลอนื่ มาใช้เอกสารโดยไมบ่ อกเล่า ทาใหไ้ ม่สามารถที่จะติดตามเอกสารไดม้ ีการหาย
๗. ไมม่ ีการวางเป้าหมาย ผู้กระทืาาคร้ังดช่วงเวลาสาหรับเพื่อการเกบ็ รวมทง้ั ทาลาย ท่ีแน่ ๆ ทาให้
ข้าราชการจาต้องรอเก็บเอกสารไว้ภายในแตล่ ะปีออกจะมากมาย ทาให้พื้นทีส่ าหรับการจัดเก็บนอ้ ยเกินไป

11

ข้อแนะนาสาหรับการจดั การกบั ปญั หาการจดั เก็บเอกสาร

๑. ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร สาหรับหน่วยงานหรือหน่วยงานท่ีขาดเจ้าหน้าที่สาหรบั ในการทาหน้าที่
เก่ียวกบั การจดั เกบ็ เอกสาร บางทีกอ็ าจจะจะตอ้ งหาเจ้าหน้าท่ีเขา้ มาทาหน้าท่ดี งั ท่ีกลา่ ว

๒. ฝึกหัดเจ้าหน้าท่ีท่ีมีอยู่แล้วให้มีความรู้และมีความเข้าใจสาหรับเพ่ือการดูแลจัดแจงเอกสารอย่าง
ถูกแนวทางแลว้ ก็เป็นระบบ

๓. ข้าราชการผู้จะรับผดิ ชอบควรจะมีความละเอียดถี่ถ้วน มีความละเอียดรอบคอบ มีระบบระเบียบ
แบบแผนสาหรับการจดั แจงเอกสาร

๔. สามารถจาแนกรูปแบบของเอกสาร สามารถแยกเอกสารไดเ้ ป็นหมวดหมู่ จาเป็นต้องรู้เรอ่ื งแล้วก็
ตกลงใจว่าจะเกบ็ เอกสารใดไว้บ้าง

๕. ผู้ใช้สามารถนาไปใชไ้ ด้อย่างแม่นยา มคี วามเข้าใจสาหรบั ในการเก็บเอกสารแล้วกค็ น้ หาเอกสารได้
อย่างเร็ว แล้วก็ ฉับไวมีความจาดีเพื่อช่วยทาให้ปฏิบัติการได้เร็วแล้วก็มีคุณภาพ หรือทาเครื่องหมายหมวดไว้
เพอื่ ไม่ยงุ่ ยากตอ่ การค้นหา

๖. สาหรับหน่วยงานท่ีมีปัญหาประเด็นการยืมคืนเอกสารจากบคุ คลภายในหน่วยงานหรือหน่วยงาน
อืน่ บางทีกอ็ าจจะจาตอ้ งจดั ทาทะเบียนยมื คืนเอกสารไว้เพื่อง่ายสาหรบั เพอื่ การตดิ ตามหรอื ทวงหนี้

๗. กรณีหน่วยงานท่ีมีขนาดใหญ่และก็มีงบประมาณพอเพียง ก็บางคร้ังก็อาจจะหาวัสดุหรือ
เคร่ืองใช้ไม้สอยสาหรับเพอื่ การจดั เก็บเอกสารซึง่ บางทีอาจจะจาเป็นต้องใช้งบประมาณในตอนแรกเร่ิมแตว่ ่าจะ
เปน็ ผลดีในระยะยาวเนอ่ื งมาจากสามารถคน้ หาได้งา่ ย เร็วทนั ใจ ย่นเวลาและกม็ ัธยสั ถพ์ ื้นที่

๘. ควรจะกาหนดช่วงเวลาสาหรับการเก็บ แล้วก็ทาลายท่ีแน่ๆหน่วยงานหรือหน่วยงานควร
จาเป็นต้องคิดแผนสาหรับในการจัดเก็บรวมทั้งทาลาย ซึ่งควรเป็นไปตามกฎเกณฑ์สานักนายกฯกล่าวถึงงาน
สารบรรณ พุทธศักราช ๒๕๒๖ เพื่อรู้ว่าหนังสือหรือเอกสารฉบับใดจาเป็นต้องเก็บไว้นานเท่าไร แล้วก็เม่ือไร
จาเป็นจะต้องทาลาย ดังน้ีจะช่วยลดจานวนเอกสารที่ไม่จาเป็นจาต้องใช้ลง ซึ่งจะช่วยออมพื้นท่ีสาหรับการ
จดั เกบ็ เอกสารได้

เพราะฉะน้ันทุกหน่วยงานต้องให้ความสาคัญสาหรับในการจัดเก็บเอกสารของแต่ละหน่ว ยงานไม่ว่า
จะเป็นเอกสารในแบบอย่างกระดาษ หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม เนื่องจากว่าเอกสารเป็นสิ่งที่จาดีกว่า
หน่วยงานอย่างย่ิงด้วยเหตุว่าเป็นหลักฐานสาหรับเพื่อการดาเนินการติดต่อสื่อสารต่าง ๆ ซึ่งท่ีสาคัญคนท่ีมี
บทบาทสาหรับในการดูแลจัดเก็บเอกสารต้องตระหนักและหาวิธีการให้เอกสารของหน่วยงานไม่ให้สูญหาย
สืบค้นได้ง่าย ประหยัดเวลา จะส่งผลให้การดาเนินงานภายในองค์กรราบร่ืนและมีประสิทธิภาพมากข้ึน
เนื่องจากทุกหน่วยงานในปัจจุบันต้องได้รับการประเมินการดาเนินงานให้ได้คุณภาพตามที่รัฐกาหนด ย่ิง
โดยเฉพาะหนว่ ยงานที่เป็นสถานศึกษาจะต้องจดั เก็บหลักฐานเพอ่ื ประกอบหลักฐานการประเมินการดาเนนิ งาน
ภายในหน่วยงาน ซ่ึงล้วนตอ้ งใช้เอกสารในการอ้างองิ การดาเนินงานทง้ั สน้ิ

12

อ้างอิง

sutthida5464.blogspot. การจัดเกบ็ เอกสารและการนาเอกสารมาใช้. [ระบบออนไลน์]. แหล่งที่มา
http://sutthida5464.blogspot.com/p/filing-system-filing-system-1.html
(4 กมุ ภาพนั ธ์ 2564)

bangkok.go.th/training/page/sub/. ประโยชน/์ แนวคิด ท่ีสามารถนาไปปรบั ใช้ในการปฏิบตั งิ านได้.
[ระบบออนไลน์]. แหลง่ ที่มา http://www.bangkok.go.th/training/page/sub/5280/Book-
(4 กุมภาพนั ธ์ 2564)

home-document-collection. เทคนคิ การจดั เก็บเอกสารสาคญั ในบ้าน. [ระบบออนไลน์]. แหล่งที่มา
www.livingpop.com (4 กุมภาพันธ์ 2564)

ko.in.th. ปัญหาการจดั เก็บเอกสาร. [ระบบออนไลน์]. แหล่งที่มา
https://www.ko.in.th (4 กุมภาพนั ธ์ 2564)

ko.in.th. ข้อแนะนาสาหรับการจดั การกับปญั หาการจัดเก็บเอกสาร. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ที่มา
https://www.ko.in.th (4 กุมภาพันธ์ 2564)

จดั ทาโดย
นางสาวรวีวรรณ วงค์สาย

เลขที่ 10 สบล. 63.1
สาขาวิชาการเลขานกุ าร
วทิ ยาลยั อาชวี ศึกษาลาปาง