Notulen Rapat 17 Desember

NOTULEN RAPAT PANITIA NATAL 17 DESEMBER 2022

Dimulai pukul: 19.00 WIB
Susunan Rapat:
1. Doa Pembuka
2. Penyampaian progres persiapan perayaan Natal
3. Pembagian jobdesk hari H dan timeline
3. Diskusi antar divisi
4. Penutup
Peserta yang hadir: 18 orang

Perkembangan, Catatan, Tugas Tiap Divisi

SIE LITURGI
• Sudah melaksanakan:
- Simulasi dan gladi bersih Misa Vigili I & II
- Pengakuan dosa umum & pelajar
- Informasi jadwal & kuota Misa, perlu diperhatikan keterangannya
- Subsidi untuk peraga Maria-Yosef sudah diberikan

• Akan dilakukan selanjutnya:
- Gladi Misa Natal PIA: Kamis, 22 Desember pukul 16.00 WIB, dilanjutkan Misa Natal Fajar,
(tetapi hanya petugas misdinar karena petugas lainnya berhalangan)
- Mengecek persiapan petugas dan mengingatkan kembali tugas
- Kartu petugas beberapa sudah dibagikan, sisanya ada di kotak, tanggung jawab timpel. Besok
mengantarkan ke biarawan biarawati
- Membereskan ruang misdinar, melengkapi barang petugas liturgi: masker, hand sanitizer, dll
(Minggu, 18 Desember)

• Evaluasi sementara:
- Kinerja panitia masih kurang. Jika ada yang membutuhkan bantuan mohon direspon

- Perlu komitmen, inisiatif untuk membantu divisi lain, bertanggung jawab jika sudah mengelist
akan hadir

SIE DEKORASI
- Perlu memastikan desain kandang
- Photo booth tidak jadi diletakkan di dekat pintu utama, dipindah di dekat pohon besar dekat
kolam
- Photo booth: membuat pohon natal setinggi 5 m dari plastik dan ornamen-ornamen
- Sie dekor perlu berjaga di photo booth
- Pastikan selasar gereja kosong, agar tidak mengganggu tim kesehatan
- Perlu membuat timeline dan untuk target dekor dalam, luar, dll.
- Gua Natal diberi lampu sorot
- Dekorasi tinggal memasang
- Terdapat pembagian personil: memasang dekor area luar & membantu mengangkat kursi
- Personil dekor: 10-13 orang
- Memerlukan bantuan panitia sebanyak-banyaknya

DOKUMENTASI
- Tanggal 21 Desember sudah ada jadwal petugas dokumentasi dari KOMSOS
- Petugas dokumentasi 3 orang tiap misa, di dalam & luar gereja
- Perlu list momen yang harus difoto
- Foto-foto bisa dishare segera setelah kegiatan

PERKAP
- Perlu dibagi di titik-titik tertentu
- Diusahakan ada HT (sekitar 5-6)
- Perlu menyiapkan meja, taplak meja dan nampan

USDA
- 24 Desember menjual buku doa & kalender

SEKRETARIS
- Membuat surat peminjaman kelas untuk transit panitia, kelas untuk konsumsi SMP Kanisius
- Membuat flyer/undangan Misa PIA
- Membuat surat PPG

Catatan dan Pembagian Tugas Panitia di Hari H:

UMUM
- Membuat list panitia: setiap divisi mengisi nama anggota yang pasti bisa bekerja,

nganggur/tidak. Untuk pembagian tugas pada hari H
- Tempat transit panitia: Ruang Kelas SMP Kanisius
- Semua panitia wajib mengikuti briefing supaya jika ada yang bertanya dapat menjawab

VIGILI NATAL
Umum
- Panitia vigili harus siap 1,5 jam sebelum misa
- Dresscode: merah/hijau
- Pintu masuk gereja hanya 1. Pintu samping dibuka ketika umat keluar
- Kartu misa umat dikumpulkan, untuk mengetahui berapa misa yang datang sebagai pendataan

dan bahan evaluasi.
- Umat lingkungan datang dengan kartu, kuota 1000 orang. Jika ada umat yang datang tanpa

kartu, tetap dipersilakan mengikuti misa

Parkir & Keamanan
- Jangan terlalu banyak orang di parkir agar bisa membantu yang lain
- Perlu skenario keluar masuk kendaraan supaya tidak terlalu macet (mobil di dalam, motor di

luar: Parkir motor di depan SMP Kanisius dekat kebonsari). Perlu dihitung durasinya
- Ada tenda keamanan, pintu keluar 1, pintu masuk 1

Pembagian Tugas
1. Petugas menyalakan lampu setelah maklumat (6) (di kreden, panti koor, di luar)

- Dalam: Riski, Dimas, Aurelia, Indah
- Luar: Mas Denny, Lio
*catatan: tanggal 23 datang untuk latian menyalakan lampu

2. Stand by di dalam gereja (3) (1 di balkon, 2 di bawah)
- 2 panitia duduk di kursi paling belakang dekat lonceng jika ada yang perlu bantuan (lihat
denah bagian dalam gereja), memakai ht & headset
- 1 panitia stand by di balkon untuk audiovisual
- Panitia menjalankan tugas dan mengikuti jalannya perayaan Ekaristi. boleh menegur dan
membantu tatib
*panitia yang berjaga di luar gereja: tata tertib, acara

3. Berjaga di Museum Misi (2)
- Museum misi adalah tempat cadangan (blindspot)
- Panitia yang berjaga di museum misi mengarahkan umat untuk memenuhi kursi kosong
yang ada di bawah terlebih dahulu
- Jika tetap berada disitu, tidak disediakan titik komuni

4. Berjaga di Pasturan (2-3)
- Jika ada umat yang terlambat dan mengikuti misa dari pasturan, panitia mengarahkan umat
untuk mengisi kursi kosong di bawah tenda
- Jika umat membludak, kondisi hujan dan kursi di bawah tenda penuh, umat diarahkan ke
Pieta
- Jika Pieta penuh, umat diarahkan ke Pasturan.
- Perlu disiapkan kursi atau tikar untuk umat di Pasturan
- Jika umat di Pasturan berjumlah 20 keatas, perlu mengabari liturgi jika butuh titik komuni
tambahan.
- Jika jumlah umat hanya 10-15 orang, bisa diarahkan ke titik komuni terdekat.

- Anak-anak sekolah yang akan minta tanda tangan Romo tidak berada di sakristi, tetapi
dialihkan ke Pasturan. Mohon diberikan pengertian kalau yang memberi tanda tangan tidak
selalu romo, tetapi bisa minta diwakilkan prodiakon/dewan. Minta tolong diatur barisan
supaya tidak menutup jalan.

5. Membantu Konsumsi
- Memerlukan orang untuk mengangkut konsumsi dari dapur ke SMP Kanisius

HARI RAYA NATAL
Umum
- Dresscode: merah/hijau/putih
- Petugas lebih sedikit dibandingkan vigili
- Panitia sudah stand by pukul 05.00 WIB

Misa PIA
- Pintu samping gereja ditutup supaya anak-anak keluar lewat pintu utama dan dapat mengambil

parsel serta kado silang.
- Anak-anak keluar gereja terlebih dahulu sebelum umat lainnya (perlu koordinasi dengan

pendamping pia & tata laksana)
- Ada pembagian hadiah setelah sambutan
- Ada himbauan jangan pulang dahulu karena akan ada tampilan
- Perkap perlu menyiapkan meja untuk parsel dan kado silang
- Pendamping PIA meminta bantuan panitia untuk:

- Petugas koor 4 orang:
- Pembagian kado silang 6 orang:
- Sambutan: Tian
- Santa claus: Tian
- MC penyerahan kado: Aprilia
- Gembala: (belum fix)

Barang yang diperlukan di hari H:

- Payung biasa, bukan payung lipat (5): panitia yang memiliki dapat membawa pada tanggal 23,
berjaga-jaga untuk tatib apabila hujan. Payung akan didata tatib supaya tidak tertukar

- Botol semprot hand sanitizer (20): panitia yang memiliki dapat membawa pada tanggal 23.
Ukuran botol 100-150ml/yang kecil

- Untuk parkir: mantol, senter, tali (beli)
- Lampu dan listrik

Agenda Panitia sebelum Hari H:

Minggu, 18 Desember 2022
- Membersihkan panti misdinar

Senin, 19 Desember 2022
- Mulai pemasangan dekorasi dan gua Natal (mulai pukul 09.00/10.00 setiap harinya)
- Membantu dekorasi: Riski, Dimas, Vanes, Anggita
- Rapat keamanan pukul 18.30

Selasa, 20 Desember 2022
- Membantu dekorasi: David, Vanes, Novi, Ian,

Rabu, 21 Desember 2022
- Rapat checking terakhir pukul 18.00 di aula (final checking, final plotting area, pemantapan

sebelum hari H). boleh mengajak teman dari luar panitia untuk membantu di hari H
- Berkumpul pukul 10.00. 12 orang dari dekor kumpul
- Membantu dekorasi: dhita, …
- Membantu sie acara packing snack PIA di aula

Kamis, 22 Desember 2022
- Perencanaan setiap divisi sudah harus pasti & sudah matang

- Membantu dekorasi:
- Gladi bersih Misa Natal PIA jam 16.00 WIB

Jumat, 23 Desember 2022
- Memasang tenda, check tempat duduk petugas, check tempat duduk dalam dan luar gereja,

check sound, tv, audiovisual, kandang natal, plotting tempat duduk petugas, titik komuni,
plotting blok, nyicil ngangkut kursi dari aula
- Tatib boleh mengundang perwakilan petugas tatib pada sore/malam untuk briefing/melihat
tempat duduk (Wilayah 4 & 5)
- Mulai memasang dekor area luar, setelah pemasangan tenda
- Semua panitia harus datang

Sabtu, 24 Desember 2022
- Menata kursi sesuai plotting, mengecek kesiapan liturgi, dekorasi, hias altar, paramenta

(semua harus siap sebelum jam 12 siang)