Buku Petunjuk Penggunaan Google Drive sebagai Media Penyimpanan

BUKU PETUNJUK
PENGGUNAAN LAYANAN

“GOOGLE DRIVE”
SEBAGAI MEDIA PENYIMPANAN”

Metode pengarsipan saat ini sudah berkembang mengikuti
perkembangan zaman. Kita dahulu sering menyimpan file penting
kita dalam disket, harddisk internal dan eksternal pada PC atau
laptop, flashdisk atau tempat penyimpan lainnya. Seiring dengan
perkembangan teknologi saat ini memungkinkan kita menyimpan file
kita disuatu tempat yang dapat mengaksesnya kapan saja, dimana
saja asalkan ada koneksi internet. Satu lagi kelebihan dari
penyimpanan secara digital ini adalah file bisa diakses melalui piranti
apa saja: PC, laptop, tablet, atau smartphone, bahkan mungkin nanti
akan ada piranti-piranti lain yang bermunculan. Kelebihan terakhir
inilah yang membuat teknologi sangat diperlukan oleh orang yang
bekerja di jaman yang super sibuk seperti saat ini. Orang saat ini
mengenal istilah BYO (bring your own device) yang bermakna kita
bisa melakukan aktivitas apa saja dengan menggunakan piranti apa
saja untuk menyelesaikan tugas kita.

Google, salah satu pelopor teknologi, telah sejak lama
memberikan layanan-layanan yang dapat dimanfaatkan untuk
berbagai kebutuhan. Dulu kita mengenal Google Docs yakni layanan
yang memungkinkan kita membuat file semacam Words, Excel atau
PowerPoint langsung lewat internet. Layanan Google Doc sekarang
telah berganti nama menjadi Google Drive.

Beberapa kelebihan dan kekurangan dari layanan Google Drive adalah

Kelebihan:

1. Google Drive menyediakan fasilitas single sign-on (masuk
dengan satu kunci) sehingga sekali login kita bisa
memanfaatkan semua aplikasi yang disediakan Google.

2. Teknologi Google sudah sangat matang sehingga
memungkinkan kita berkolaborasi (seperti berbagi file) dengan
teman-teman kita.

3. Google Drive adalah layanan yang terintegrasi dengan baik
sehingga, jika diperlukan, dengan cepat kita dapat
menghubungkan antara satu aplikasi dengan aplikasi lain. Sebagai
contoh saat kita selesai membuat suatu file atau presentasi dan
ingin mengirimkannya lewat email kita dapat melakukannya
dengan mudah bahkan tanpa harus membuka Gmail terlebih
dahulu.

4. Google Drive menyediakan berbagai aplikasi dari pihak ketiga
(melalui bantuan Google App Script) yang memungkinkan kita
melakukan suatu hal yang tidak bisa dilakukan oleh fitur dasar
Google Drive.

5. Google menyediakan fasilitas offline yang memungkinkan kita
bekerja saat koneksi internet terputus. Sekalipun demikian tidak
semua aplikasi dapat dijalankan secara offline. Saat ini baru
Google Dokumen, Presentasi dan Gambar yang telah memiliki
fitur offline lengkap.

6. Google Drive juga menyediakan fasilitas Drive lokal yang
memungkinkan kita untuk menyalin dan mensinkronisasikan file-
file dalam Google Drive ke penyimpanan lokal kita atau
sebaliknya.

Kekurangan :

1. Google Drive adalah fasilitas online sehingga kita harus
memiliki koneksi internet yang memadai untuk bisa
memanfaatkan seluruh fitur yang ditawarkan. Sekalipun
tersedia fasilitas offline hal ini hanya bersifat sementara
(darurat) manakala koneksi internet terputus.

2. Teknologi berbasis internet memiliki risiko mengenai keamanan
data-data kita. Tentu saja kita tidak boleh begitu saja percaya
pada Google bahwa data-data kita aman 100 %. Selalu ada
celah yang bisa digunakan orang untuk mencuri data-data kita.
Oleh karena itu sangat penting untuk menetapkan file-file mana
saja yang kerahasiaannya rendah yang kita simpan ke Google
Drive.

Akun Google

Pendaftaran Akun Google
Layanan Google Drive menganut sistem single sign-on yang berarti
sekali kita melakukan login pada salah satu aplikasi layanan Google
(contoh : Gmail) maka kita tidak perlu login lagi untuk masuk ke
aplikasi Google yang lain. Sekali login maka kita bisa masuk ke
berbagai layanan yang ada. Nah, agar kita bisa masuk ke semua
layanan Google kita perlu mendaftarkan diri untuk mendapatkan akun
Google.
Untuk mendapatkan akun Google anda bisa mulai dari mana saja : Gmail atau
Drive.
Karena biasanya akun email diperoleh lebih dahulu maka kita mulai
saja dari Gmail. Buka www.google.com kemudian di bagian kanan atas
layar gerakkan kursor ke menu Gmail. Kemudian klik Gmail

Halaman untuk masuk ke Google

Jika anda sudah memiliki akun maka anda tinggal login dengan
menggunakan username sesuai akun email anda; namun jika anda
belum memiliki akun klik menu Buat akun

Setelah semua kotak isian diisi dengan data yang sesuai maka anda akan
mendapatkan konfirmasi anda telah berhasil melakukan pendaftaran akun
gmail.
Selanjutnya dengan akun tersebut semua aplikasi Google dapat
diakses.

Login ke Google (Drive)

Setelah memiliki akun maka saatnya kita masuk ke Google Drive.
Untuk masuk ke Drive anda bisa masuk dari mana saja, jika anda
sama sekali belum login ke suatu aplikasi Google seperti Gmail maka
buka saja www.google.com , kemudian arahkan kursor ke bagian
kanan- atas dan pilih masuk.

Untuk login anda tinggal masuk dengan menggunakan username sesuai akun
email anda dan password yang sudah anda buat.

Setelah anda masuk ke Google saatnya sekarang anda masuk ke Drive
dan mengenal berbagai menu serta fitur di dalamnya. Geser kursor
anda ke menu (ikon) bergambar kisi kemudian klik menu

Drive , selanjutnya anda sudah masuk dalam lingkungan Drive.

File dan Folder
Fungsi paling mendasar dari Drive adalah sebagai tempat penyimpanan,
nah untuk hal itu mari kita mulai dengan aktivitas mengunggah file ke
Drive. Namun sebelum kita mencoba untuk mengunggah file ada baiknya
kita mengunduh Drive untuk PC terlebih dahulu karena informasi
mengenai hal ini bisa jadi akan menggganggu tampilan kita manakala kita
belum juga mengunduhnya. Baik kita mulai dengan mengunduh Drive
untuk PC.

Buat Folder
Untuk membuat folder anda dapat menggunakan menu Baru
(dibagian kiri atas ). Klik tombol tersebut dan anda diberi beberapa
pilihan. Pilih folder. Anda kemudian akan diminta memasukkan nama
folder yang akan dibuat

Sebagai contoh masukkan nama folder yang akan dibuat adalah
“eBook”. Setelah itu klik tombol Buat. Setelah berhasil sebuah folder
baru akan muncul pada Drive anda.

Pembuatan folder dapat dilakukan dengan suatu pintasan yakni melalui ikon

yang letaknya di atas daftar file dalam Drive.

Aksi pada File dan Folder

Google Drive adalah layanan tempat kita menyimpan berbagai file kita
sehingga mudah saat kita mengaksesnya dimana saja (asalkan ada
koneksi internet). Namun jika Drive hanya dimanfaatkan sebagai tempat
penyimpanan maka kelebihan dan kekuatan sesungguhnya dari teknologi
tersebut belum kita manfaatkan secara optimal. Apa kelebihan yang
dimaksud di atas? Teknologi tersebut selain digunakan sebagai tempat
penyimpanan juga digunakan sebagai tempat untuk bekerjasama atau
berkolaborasi.
Untuk melakukan kolaborasi kita harus berbagi file atau folder kita dengan
orang lain yang menjadi rekan kerja kita. Nah untuk memulai berbagai
aksi pada file dan folder pada Drive kita mulai dengan berbagi file dan
folder dengan sesama pengguna Drive.

Mengunggah file atau folder

Untuk mengunggah file aktifkan menu Upload . Saat anda klik menu ini
anda akan mendapatkan dua pilihan apakah menggunggah file atau
folder. Untuk mengunggah file maka pilihlah file. Setelah itu anda diminta
untuk mencari lokasi dari file yang akan anda unggah di komputer anda.
Klik tombol Open, dan selanjutnya tunggu proses pengunggahan.
Setelah proses pengunggahan berjalan dengan sukses maka satu file telah
ditambahkan dalam Drive anda. Untuk mengunggah folder cara yang
sama berlaku seperti pada pengunggahan file.

Berbagi file
Untuk membagi suatu file anda bisa langsung klik kanan pada file
yang akan dibagi sehingga muncul tampilan sebagai berikut :

Langkah selanjutnya adalah memilih menu Bagikan. Setelah itu maka akan
muncul jendela untuk mengatur setelan berbagi.

6

Dimenu “Dapatkan link” anda dapat menyalin link yang dapat dishare
dan mengganti siapa saja yan dapat melihat file atau folder anda.
Beberapa setelan yang dapat dilakukan pada menu Berbagi (Dapatkan link)
adalah visibilitas.
Opsi visibilitas menjelaskan apakah file yang akan dibagi bersifat : dibatasi
(hanya orang yang ditambahkan yang dapat membuka link) atau siapa saja
orang yang memiliki tautan.

Selanjutnya kita setel opsi untuk berbagi apakah orang yang kita bagi
dapat mengubah (mengedit) file kita atau hanya sekedar membaca. Untuk
melakukan hal itu klik menu Ubah (Pengakses lihat saja) pada kotak di
atas menu “selesai”. Setelah setelan sudah selesai maka klik “selesai”
untuk menyimpan setelan.

7

Langkah terakhir untuk berbagi adalah menyalin link di menu “Salin link”
untuk dibagikan ke orang yang akan kita share.

8