เตรียมตัวประชุมอย่างไร เตรียมตัวประชุมอย่างไร ให้ยืนหนึ่ ให้ ง!!! ห้ยืนหนึ่ง!!! สำ นักงานเศรษฐกิจการเกษตรที่ 1
1 IInnttrroodduuccttiioonn มารยาทในการประชุมเป็นสิ่งที่เราทุกคนควรทราบไว้ เพราะเราทุกคนล้วนแล้วแต่มีโอกาสเข้าร่วมการประชุมด้วยกัน แทบทั้งสิ้น ไม่ว่าจะประชุมเล็ก ประชุมใหญ่ก็ตาม ดังนั้น เพื่อช่วยเสริมสร้างบรรยากาศของการประชุมให้ดียิ่งขึ้น เราไปดูกันดีกว่ามีอะไรบ้าง ที่เราควรปฏิบัติ
วาจาสุขุม ประชุม "ยืนหนึ่ วาจ ง" าสุขุม ประชุม "ยืนหนึ่ง" เตรีรียรีรี มตัตัวให้พร้อร้ ม ซักซ้อมให้ดี ท่าทีสง่า ตัวให้พร้อร้ ม ซักซ้อมให้ดี ท่าทีสง่า 2
3 ccoonntteenntt ศิลปะ ในการประชุม conclusion การเตรีย รี มความ พร้อ ร้ มก่อนการ ประชุม มารยาทที่ดี ในการประชุม
การเตรียมความพร้อมก่อนการประชุม 3.แต่งกายเฉียบ...เนี๊ยบ...นิ้ง 1.การทำ การบ้านก่อนการประชุม 4 2.แต่งกายให้เหมาะสมกับลักษณะการประชุม
ศึกษาระเบียบวาระการประชุม/เอกสารการประชุม (ถ้าไม่มีทวงถามจากฝ่ายเลขาฯ) จัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ประเด็นข้อคำ ถามหรือข้อสงสัยให้พร้อม ก่อนเข้าประชุม (เมื่อมีเนื้อหาที่จะต้องร่วมรายงาน/ชี้แจง/นำ เสนอ) 5 การเตรียมความพร้อมก่อนการประชุม 1. การทำ การบ้านก่อนการประชุม
เพื่อให้ที่ประชุมยอมรับ เพื่อให้ที่ประชุมรู้สถานะในตัวเรา เหตุผล/ประโยชน์ แต่งกายสุภาพ ต้องทราบประธาน ? และสถานที่ ? ประชุมแบบเป็นทางการ ชุดข้าราชการ (ชุดปกติขาว ชุดสีกากี) ชุดสุภาพ หรือตามที่ฝ่ายเลขาฯ กำ หนด ประชุมแบบไม่เป็นทางการ ชุดสภาพ หรือตามที่ฝ่ายเลขาฯ กำ หนด การเตรียมความพร้อมก่อนการประชุม 2. แต่งกายให้เหมาะสมกับลักษณะการประชุม 6 ถ้าไม่แน่ใจ จัดเต็มไว้ก่อน !!
การแต่งกายที่ดี สุดเฉียบ เนี๊ยบ นิ้ง แต่งตัวถูกกาลเทศะ แต่งตัวให้เหมาะสม กับวัย/ตำ แหน่ง แต่งตัวให้ดูหล่อ สวย และทันสมัย 1. 2. 3. 7 การแต่งกายที่ไม่ควร ยีนส์ ยืด ยาว ยับ ไม่ยีนส์ ไม่ยืด ไม่ยาว ไม่ยับ 4 ย 3. แต่งกายเฉียบ...เนี๊ยบ...นิ้ง การเตรียมความพร้อมก่อนการประชุม
8 มารยาทที่ดีในการประชุม 2. มารยาทในการพูด 3. มารยาทในการฟัง 1. รักษาเวลา
เพื่อตรวจสอบความพร้อมของสถานที่ประชุม (กรณีที่เป็นฝ่ายเลขานุการ) เพื่อมีเวลาหารือรอบนอก (เพื่อหาแนวร่วม/ แนะนำ ตัวเพื่อหาเครือข่าย (Network) เพื่อเตรียมความพร้อมด้านเอกสารในการ ประชุม เพื่อมีเวลาทำ ธุระส่วนตัว/ไม่พลาดเนื้อหาสำ คัญ ในการประชุม (กรณีที่เป็นผู้เข้าร่วมประชุม) เหตุผล/ประโยชน์ ลดความขัดแย้ง) มารยาทที่ดีในการประชุม ก่อนการประชุมควรเตรีย รี มความพร้อ ร้ มส่วนตัวให้รอบด้าน เช่น ประเด็นการนำ เสนอ เอกสารประกอบ ฯลฯ ควรมาก่อนเวลาประชุม 15-30 นาที (หากเป็นฝ่ายเลขาฯ ควรมาถึงก่อนเวลาอย่างน้อย 1 ชั่วโมง ควรใช้เวลาก่อนการประชุมเพื่อเจรจานอกรอบ !! หาพันธมิตรที่เห็นร่ว ร่ มกับเรา !! ชี้แจง โน้มน้าว ผู้เข้าร่ว ร่ มประชุม กรณีที่คาดว่าเห็นต่างกับเรา 9 ตัวอย่าง 1. รักษาเวลา ไม่รักษาเวลา ขาดวาระสำ คัญ ทำ ให้งานผิดพลาดได้ !!
เพื่อไม่ให้ตัวเราเป็นผู้ทำ ให้การประชุมไม่ราบรื่น สร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุม เหตุผล/ประโยชน์ สรรพนาม เหมาะสม ไม่เหมาสม ตัวเอง ผม ดิฉัน หนู ดิชั้น ชื่อเล่น .... ผู้อื่น ตามสถานะของผู็เข้าร่วมประชุม เช่น ประธาน ท่านปลัด ท่านอธิบดี ผู้แทนเกษตรกร ลุง ป้า ป้ พี่ น้อ น้ ง มารยาทที่ดีในการประชุม 10 2. มารยาทในการพูด ตัวอย่าง ใช้สรรพนามในที่ประชุมให้เหมาะสม การแนะนำ ตัว (ยิ้มแย้ม แจ่มใส สบตาผู้ฟังเสมอ) ขออนุญาตหากต้องพาดพิงผู้ประชุมอื่น ขออนุญาตที่ประชุมก่อนพูด/ก่อนถามคำ ถาม/ เสนอข้อคิดเห็นเสมอ ไม่พูดแทรก/ไม่พูดนอกประเด็น อ้างอิงที่มาของเอกสาร/หลักฐาน ที่นำ มาเสนอ การให้ข้อคิดเห็นไม่ควรเกิน 5 นาที (ตรงประเด็น สั้น กระชับ ได้ใจความ)
เพื่อไม่ให้ตัวเราเป็นผู้ทำ ให้การประชุมไม่ราบรื่น สร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุม เหตุผล/ประโยชน์ จดบันทึกประเด็นที่น่าสนใจ/ข้อคำ ถามที่ สงสัย ไม่ออกจากที่ประชุมในวาระสำ คัญ เป็นนักฟังที่ดี ตั้งใจฟังสิ่งที่ผู้พูดนำ เสนอ ไม่นำ งานอื่นมาทำ ในห้องประชุม ไม่พูดคุยส่งเสียงดังหรือเล่นโทรศัพท์ ขณะที่มีการประชุม 11 3. มารยาทในการฟัง ตัวอย่าง มารยาทที่ดีในการประชุม
เพื่อให้การประชุมราบรื่น ไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้ง เพื่อให้เกิดความประทับใจในตัวเรา เหตุผล/ประโยชน์ การแนะนำ สถานะของเราในการนำ เสนอครั้งแรกต่อที่ประชุม เช่น ดิฉันชื่อ...... ตำ แหน่ง...... ผู้แทนหน่วยงาน....... 1 2 พยายามใช้ถ้อยคำ ที่เป็น Positive หลีกเลี่ยงถ้อยคำ ที่เป็น Negative การให้ความเห็นที่ขัดแย้ง ควรใช้หลักการ Yes.....but...... เช่น การให้ความเห็นเชิงบวกก่อน ตามด้วยความเห็นที่ขัดแย้ง ศิลปะในการประชุม
มีส่วนร่ว ร่ มโดยการให้ข้อมูล/ข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้น การแสดงท่าทางให้เหมาะสม (ฺBody Language) (สบตาประธาน และผู้เข้าร่วมประชุม ยิ้มแย้ม ไม่ชักสีหน้า) 1 3 เพื่อให้การประชุมราบรื่น ไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้ง เพื่อให้เกิดความประทับใจในตัวเรา เหตุผล/ประโยชน์ การให้ข้อคิดเห็นไม่พูดจาส่อเสียด พูดประชดประชัน พูดนอกเรื่อง/นอกประเด็น ศิลปะในการประชุม
Positive Negative ขอเรีย รี นให้ทราบว่า.... ขอเตือน/ตักเตือน/อย่าทำ ยังสามารถพัฒนาและปรับ รั ปรุงได้ แย่/ไม่ดี ยังต้องปรับ รั ปรุง/ปรับ รั ปรุงเพิ่มเติม ใช้ไม่ได้/ผิด ควรพิจารณาประเด็นอื่นๆ ให้ครอบคลุม /รอบด้าน ขาด.......(ข้อมูลไม่ครบถ้วน) 1 4 ตัวอย่าง Positive และ Negative ที่พบบ่อย ศิลปะในการประชุม
1 5 CCoonncclluussiioonn ในการทำ งาน ทุกคนล้วนมีโอกาสที่จะได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุมได้ทุกเมื่อ ซึ่งการมีมารยาทที่ดีในที่ประชุมเป็นคุณสมบัติที่สำ คัญในการให้เกียรติผู้อื่น เสริมสร้างบุคลิกภาพที่ดีให้กับตนเอง หรือหากต้องเข้าร่วมประชุมกับองค์กรต่างๆ ก็สามารถช่วยให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กร และยังสร้างบรรยากาศในที่ประชุมให้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย
สำ นั ก ง า น เ ศ ร ษ ฐ กิ จ ก า ร เ ก ษ ต ร ที่ 1