VERTICE NO. 05-2021

No. 05-2021 Marzo 23

Reuniones virtuales:

llegaron para quedarse

Algunos tips para hacerlas
más eficaces

Fuentes: D.Mulkeen/Insights.leanlight.com /
Paula Segura Aguilar / cincodias.elpaís.com

Imágenes: Clipart-Google

No. 05-2021 Marzo 23

El teletrabajo se ha convertido en una realidad en
muchos países con el fin de evitar una propagación
acelerada del coronavirus y garantizar la salud y el
bienestar de los empleados. Una de las herramientas
más importantes del teletrabajo, que determina la
productividad de una empresa y a través de la cual
fluye toda la comunicación, son las video llamadas o
reuniones virtuales. Pero, ¿las llevamos a cabo de
manera eficiente?
Desviarse del tema de la reunión, las distracciones,
las fallas técnicas o reuniones demasiado largas, son
algunas de las trabas más frecuentes que se enfrentan
durante una video llamada.
Los siguientes tips pueden resultar útiles en nuestro
afán por realizar reuniones virtuales eficaces.

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Crea una agenda motivante
y útil

Tu tiempo y el tiempo de los
miembros de tu equipo es valioso. El
trabajo desde casa además significa,
para muchos, más distracciones y
estímulos que competirán con su
participación en la reunión.
Planifica la menor cantidad de
tiempo posible para tu reunión:
¿Necesitan realmente una hora? Al
mantener una agenda apretada
generarás incentivos para lograr, de
la forma más eficiente posible, el
objetivo de la reunión.

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Evita ruidos, interrupciones
y retrasos

Silencia el teléfono móvil y las
notificaciones de las aplicaciones del
propio computador ya que podrían
distraer a los participantes durante
la reunión. Igualmente, pon en
"mute" tu micrófono cuando no
estés hablando para evitar los ruidos
ambientales.
También es motivo de molestias

acudir puntual a una reunión y
comenzar con ésta 15 minutos más
tarde porque alguien tiene
problemas técnicos, o alguna otra
persona se haya retrasado.

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Haz reuniones cortas

Conviene que las reuniones duren

entre 15 y 45 minutos para que todo

el mundo esté centrado y optimice

el tiempo al máximo. Nunca más de

una hora. Si no se pueden cubrir

todos los puntos previstos en ese

tiempo, quizá haga falta más

preparación previa. Las reuniones

largas solo sirven para aburrir al

equipo y perder tiempo. Se hacen

muy tediosas. Ser breves es la mejor

receta para aumentar la

productividad.

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Gestiona la participación
eficazmente

Llevar reuniones efectivas requiere
una activa gestión de las
intervenciones y participación.
Cuando todos comienzan a hablar al
mismo tiempo, nadie entiende nada.
En el extremo opuesto, en la que
uno - o unos pocos - monopolizan la
conversación durante toda la
reunión, también hace que otros
participantes se desconecten del
tema. Una enérgica gestión de
facilitación mantiene a todos
involucrados.

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Usa el video

La comunicación no verbal, la
gestualidad, el lenguaje corporal,
actitud y énfasis, complementan la
información y ayudan a tus
interlocutores a identificar qué es
más importante. Es por esta razón
que utilizar el video se ha asociado a
la atención y nivel de participación.
También facilitará la cercanía entre
miembros de un equipo, a pesar del
distanciamiento, así como el
intercambio de información.

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Enfócate en lo importante

Cualquier reunión debería tener un
objetivo claro. Es fundamental
recordar que el tiempo de todos es
muy valioso. Pedir a los
participantes que permanezcan
conectados mientras se habla sobre
temas poco relevantes que no les
incumben no es una forma eficiente
de dirigir una reunión. Debemos
coordinar la conversación
centrándonos en los temas clave y
previamente acordados.

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Las reuniones virtuales llegaron para
quedarse. Hagámoslas eficaces y productivas.

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