หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นการใช้โปรแกรมใหม่.doc

หนว่ ยที่ 1 ความรู้เบอื้ งตน้ เกย่ี วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปและเอกสารสานกั งาน
วิชา การประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ

หวั ข้อเรอ่ื ง
1. ความหมายของโปรแกรมสาเร็จรปู
2. ประเภทของโปรแกรมสาเร็จรูป
3. ความหมายของเอกสารสานกั งาน
4. ความสาคัญของเอกสารสานักงาน
5. ประเภทของเอกสารสานกั งาน
6. หลักปรชั ญาเศรษฐกิจพอเพียงกับการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานอาชีพ
7. บทสรปุ

สาระสาคญั
สานักงานของส่วนราชการหรือภาคธุรกิจ คอมพิวเตอรถ์ ือเป็นอุปกรณส์ านักงานท่ีจะขาดเสีย

ไมไ่ ด้ การใช้งานคอมพวิ เตอร์ปัจจุบนั มโี ปรแกรมสาเร็จรปู ให้เลือกใช้งานมากมาย ผู้ใช้สามารถเลือกใช้
และประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะของงาน อีกทั้งยังสามารถสืบค้นข้อมูลหรือการเผยแพร่ข้อมูล
ในงานอาชีพผ่านอินเทอร์เน็ตได้อีกด้วย ในสานักงานงานเอกสารถือเป็นงานที่สาคัญอีกงานหนึ่ง
เพราะเปน็ แหล่งผลิตและแหล่งเกบ็ รวบรวมขอ้ มูลเพ่ือใช้ในการบริหารจัดการและใชเ้ ป็นหลักฐานของ
การดาเนินงาน เอกสารสานักงานมีหลายประเภท การจาแนกเอกสารสานักงานสามารถจาแนกได้
หลายลักษณะ ส่วนการจัดทาเอกสารจะต้องมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเพื่อให้เกิดความน่าเช่ือถือ
ปัจจุบันนิยมนาโปรแกรมสาเร็จรูปมาประยุกต์ใช้จัดทาเอกสารสานักงาน เนื่องจากเอกสารท่ีจัดทา
แล้วมีความประณีต สวยงาม และสามารถจัดเก็บในรูปแบบไฟล์เอกสารทาให้นากลับมาปรับแก้ไข
ประยกุ ต์ใช้ตอ่ ได้อีก ส่งผลใหก้ ารปฏิบัตงิ านมคี วามสะดวก รวดเรว็ และมปี ระสทิ ธภิ าพมากย่ิงข้นึ

จุดประสงค์การเรยี นรู้ เพ่ือให้นักเรียน
1. บอกความหมายของโปรแกรมสาเร็จรูปได้
2. บอกประเภทของโปรแกรมสาเร็จรูปได้
3. อธบิ ายความหมายของเอกสารสานกั งานได้
4. อธิบายความสาคัญของเอกสารสานกั งานได้
5. บอกประเภทของเอกสารสานักงานได้
6. สามารถเลือกใช้และประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ให้เหมาะสมกบั ลกั ษณะของงานได้
7. บอกหลักปรัชญาเศรษฐกิจพอเพยี งกับการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชพี ได้

รหัสวิชา 2501-2010 1
หลกั สูตรประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยที่ 1 ความร้เู บ้ืองตน้ เกยี่ วกบั โปรแกรมสาเร็จรปู และเอกสารสานักงาน
วชิ า การประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานอาชีพ

เนอ้ื หาสาระ

1. ความหมายของโปรแกรมสาเรจ็ รปู
ในระบบการทางานของคอมพิวเตอร์จะมีชุดคาส่ังทาหน้าท่ีควบคุมการทางานของ

คอมพิวเตอร์เรียกว่าระบบปฏิบัติการ และเพ่ือให้การทางานของคอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพมากข้ึน
ปจั จบุ ันมีการพัฒนาโปรแกรมสาเร็จรูปเพ่อื ใช้งานด้านต่างๆ เป็นจานวนมาก ผู้ใช้สามารถเลือกใช้งาน
ตามความต้องการและความเหมาะสม ซึ่งโปรแกรมแต่ละประเภทมีความสามารถและรองรับงานที่
แตกต่างกันไป ในสานักงานนิยมนาโปรแกรมสาเร็จรูปมาประยุกต์ใช้ทาให้การปฏิบัติงานมีความ
สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยงิ่ ข้ึน

โปรแกรมสาเรจ็ รปู (Package Program) คือ โปรแกรมท่ีถูกสร้างหรือเขยี นขนึ้ มาโดยบริษัท
ตา่ งๆ เสรจ็ เรียบรอ้ ยแล้วพร้อมทจี่ ะนาไปใช้ในงานต่างๆ ได้ทนั ที ตัวอยา่ ง เช่น เวิร์ดโพรเซสเซอร์
(Word Processor) สเปรดชสี (Spreadsheet) ดาตาเบส (Database) กราฟิก (Graphic) เป็นต้น
(นิภาภรณ์ คาเจริญ, 2546 หนา้ 45)

โปรแกรมสาเรจ็ รปู (Package Software) หมายถึง โปรแกรมประยกุ ต์ทม่ี ีผ้จู ดั ทาไวเ้ พ่ือใชใ้ น
การทางานประเภทต่างๆ โดยผใู้ ชค้ นอน่ื ๆ สามารถนาโปรแกรมไปใช้กบั ข้อมูลของตนเองได้ แต่จะไม่
สามารถทาการดัดแปลงหรือแก้ไขโปรแกรมภายในได้ (สมพร พูลพงษ์, มปป. หนา้ 1)

โปรแกรมสาเร็จรูป (Package Program) หมายถึง โปรแกรมที่จัดทาขึ้นเฉพาะงานใด
งานหน่ึง การนาไปใช้งานข้ึนอยู่กับความต้องการและความเหมาะสมของโปรแกรมท่ีสร้างข้ึนกับ
ลักษณะงานท่ีตอ้ งการใช้ (สมั พันธุ์ จันทรด์ ี, 2552 หน้า 12)

จากความหมายที่กล่าวมาข้างต้น สามารถสรุปได้ว่า โปรแกรมสาเร็จรูป หมายถึง โปรแกรม
ที่สร้างขึ้นโดยบรษิ ัทท่ีมีความชานาญ ผู้ใช้อ่ืนๆ สามารถนาโปรแกรมไปประยุกต์ใช้กับงานของตนเอง
ตามความเหมาะสมไดท้ ันที แต่ไมส่ ามารถแก้ไขตวั โปรแกรมได้

2. ประเภทของโปรแกรมสาเรจ็ รปู
การใช้งานคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีโปรแกรมสาเร็จรูปให้เลือกใช้งานมากมาย ผู้ใช้สามารถ

เลอื กใช้และประยุกตใ์ ช้ให้เหมาะสมกบั ลักษณะของงาน ความต้องการ และความเหมาะสม โปรแกรม
สาเร็จรูปท่ีนยิ มใชง้ านในสานักงานปัจจุบันมีมากมายหลายประเภท ทาใหก้ ารทางานเกดิ ความสะดวก
และรวดเร็วมากขึ้น ซึ่งโปรแกรมแต่ละประเภทมีความสามารถและรองรับงานท่ีแตกต่างกันไป
สามารถแบ่งประเภทโปรแกรมสาเร็จรูปตามประโยชน์ในการใช้งานเป็น 2 ประเภท คือ โปรแกรม
สาเร็จรูปเพ่ือการใช้เฉพาะงาน และโปรแกรมสาเร็จรูปเพ่ือการใช้ในงานท่ัวไป (พลพธู ปิยวรรณ,
2554 หนา้ 95)

2.1 โปรแกรมสาเร็จรูปเพื่อการใช้เฉพาะงาน เป็นโปรแกรมที่ออกแบบและพัฒนาขึ้นเพ่ือใช้
กับงานใดงานหน่ึงโดยเฉพาะ ซ่ึงหน่วยงานอาจพัฒนาโปรแกรมข้ึนมาใช้เองโดยบุคลากรภายใน
หน่วยงาน หรือจ้างบริษัทท่ีมีความชานาญในการเขียนโปรแกรมมาพัฒนา หรืออาจจัดซ้ือโปรแกรม
จากบริษัทผู้ผลิตท่ีได้พัฒนาไว้แล้วมาใชง้ าน เช่น โปรแกรมคานวณเงนิ เดือน โปรแกรมคานวณต้นทุน
สินค้า โปรแกรมบัญชี โปรแกรมการจองโรงแรม และโปรแกรมสินค้าคงคลัง เป็นต้น ตัวอย่างดังภาพ
ท่ี 1.1

รหัสวิชา 2501-2010 1
หลกั สตู รประกาศนียบตั รวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หน่วยที่ 1 ความรูเ้ บ้อื งต้นเกยี่ วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รปู และเอกสารสานกั งาน
วชิ า การประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชพี

ภาพที่ 1.1 ตวั อย่างโปรแกรมสาเรจ็ รปู เพื่อการใชเ้ ฉพาะงาน

2.2 โปรแกรมสาเรจ็ รปู เพ่อื การใช้งานทัว่ ไป เปน็ โปรแกรมทไี่ มไ่ ด้มงุ่ เนน้ งานใดงานหน่ึงโดย
เฉพาะ ผู้ใช้สามารถหาซื้อและนาไปประยุกตใ์ ช้งานให้เหมาะสมกับลักษณะงานของตนและอาจต้องมี
การสร้างและพัฒนาชิ้นงานภายใต้โปรแกรมที่เลือกใช้ต่อไป สามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มตามประโยชน์
การใชง้ านพอสงั เขป ดงั น้ี

2.2.1 โปรแกรมดา้ นการจัดพมิ พเ์ อกสาร เปน็ โปรแกรมสาเร็จรปู ทไ่ี ด้ออกแบบและ
พฒั นาข้นึ เพอ่ื ใช้ในงานทางด้านการจดั พิมพ์เอกสาร ในตัวโปรแกรมมเี ครอ่ื งมือและคาสง่ั เพ่อื อานวย
ความสะดวกในการจดั รูปแบบการพิมพ์ การตรวจสอบคาผดิ การแทรกรูปภาพ และตกแตง่ เอกสาร
ไดอ้ ยา่ งครบถ้วนสมบรู ณ์ ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Word, WordPad, Notepad เป็นต้น
ตวั อย่างดงั ภาพท่ี 1.2

5.2.1 เอกสารสานักงานภาครฐั
เอกสารสานกั งานภาครฐั ตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 แก้ไขเพ่ิมเติม ฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548 เรยี กว่า หนังสือราชการ และอธิบาย

ความหมายวา่ เอกสารทเ่ี ป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ (ชุติมา สัจจานนั ท์, 2554 หน้า 7-6)
1) หนังสอื ทีม่ ีไปมาระหว่างสว่ นราชการ
2) หนังสอื ที่สว่ นราชการมไี ปถงึ หนว่ ยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรอื ทมี่ ีไปถงึ

บุคคลภายนอก

ภาพท่ี 1.2 ตวั อย่างโปรแกรมด้านการจัดพมิ พเ์ อกสาร รหัสวชิ า 2501-2010 1

หลกั สตู รประกาศนียบัตรวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยที่ 1 ความร้เู บ้ืองต้นเกย่ี วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปและเอกสารสานักงาน
วิชา การประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอร์ในงานอาชพี

2.2.2 โปรแกรมดา้ นการคานวณ เปน็ โปรแกรมสาเร็จรปู ทไ่ี ด้ออกแบบและพัฒนาขึ้น
เพือ่ ใชใ้ นงานคานวณ สามารถใชส้ ตู รคณิตศาสตร์ และฟังกช์ ันทางคณิตศาสตรต์ า่ งๆ เพื่อคานวณ
สร้างกราฟ จดั รายการข้อมูล และการวเิ คราะหข์ ้อมูล ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Excel, SPSS,
และ Lotus 1-2-3 เป็นตน้ ตวั อยา่ งดงั ภาพท่ี 1.3

ภาพท่ี 1.3 ตัวอยา่ งโปรแกรมดา้ นการคานวณ

2.2.3 โปรแกรมด้านการนาเสนอผลงาน เป็นโปรแกรมสาเร็จรูปที่ได้ออกแบบและ
พัฒนาขึ้นเพ่ือใช้ในงานด้านการนาเสนอผลงานหรือนาเสนอข้อมูล สามารถใช้ ภาพ เสียง และ
ภาพเคลื่อนไหวประกอบการนาเสนอ เพ่ือทาให้การนาเสนอผลงานมีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น ได้แก่
โปรแกรม Microsoft PowerPoint, macromedia Authorware, Adobe Flash, Swish เป็นต้น
ตวั อย่างดงั ภาพท่ี 1.4

ภาพที่ 1.4 ตวั อยา่ งโปรแกรมด้านการนาเสนอผลงาน
รหสั วิชา 2501-2010
หลกั สูตรประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556 1

หนว่ ยที่ 1 ความรูเ้ บ้อื งตน้ เกยี่ วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปและเอกสารสานกั งาน
วชิ า การประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ

2.2.4 โปรแกรมดา้ นการจัดการฐานข้อมลู เปน็ โปรแกรมท่ีได้ออกแบบและพฒั นาข้ึน
เพอ่ื ใชใ้ นงานด้านการจัดการฐานข้อมลู ซง่ึ มเี ครื่องมือและคาสงั่ ท่ีสามารถ จัดเกบ็ ข้อมูล แกไ้ ขข้อมูล
ค้นหาข้อมลู และจดั เรยี งข้อมูล ทาให้เกดิ ความสะดวกในการทางาน เหมาะสาหรับงานท่ีมีข้อมูล
มากๆ ไดแ้ ก่ โปรแกรม Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, dBase, SQL, ORACLE
เปน็ ตน้ ตวั อย่างดงั ภาพ 1.5

ภาพท่ี 1.5 ตัวอยา่ งโปรแกรมด้านการจดั การฐานข้อมลู

2.2.5 โปรแกรมดา้ นการพฒั นาเว็บไซต์ เป็นโปรแกรมท่ีออกแบบและพัฒนาขึ้นเพ่ือ
ใชใ้ นการสร้างเวบ็ เพจ เพอ่ื ประชาสมั พันธก์ จิ กรรมของหน่วยงานหรือเพ่ือกจิ กรรมทางธุรกจิ ไดแ้ ก่
โปรแกรม aptana STUDIO, ADOBE DREAMWEAVER, Web Page Maker, TOWeb เป็นต้น
ตวั อย่างดงั ภาพท่ี 1.6

ภาพท่ี 1.6 ตัวอย่างโปรแกรมดา้ นการพฒั นาเวบ็ เพจ รหัสวชิ า 2501-2010 1

หลักสูตรประกาศนียบัตรวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 1 ความรูเ้ บ้อื งตน้ เกยี่ วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รปู และเอกสารสานกั งาน
วิชา การประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ

2.2.6 โปรแกรมดา้ นการเขียนแบบ เป็นโปรแกรมท่ีออกแบบและพัฒนาข้นึ เพ่ือใชใ้ น
การออกแบบและเขียนแบบ เช่น การออกแบบบา้ น อาคาร หรือออกแบบผลติ ภณั ฑ์ เปน็ ตน้ ไดแ้ ก่
โปรแกรม AutoCAD, AUTODESK, SOLIDWORKS เป็นต้น ตวั อยา่ งดงั ภาพท่ี 1.7

ภาพที่ 1.7 ตัวอย่างโปรแกรมด้านการเขียนแบบ
ภาพโดย ภาพโดย : http://www.Google.co.th/Search. (สืบคน้ 25 ตลุ าคม 2558)

2.2.7 โปรแกรมดา้ นกราฟิก เปน็ โปรแกรมท่ีออกแบบและพัฒนาข้นึ เพื่อใชใ้ นการสรา้ ง
งานในลกั ษณะการวาดภาพ การตกแต่งรูปภาพ และการพิมพ์อักษรศิลป์ โปรแกรมด้านกราฟกิ มี
ความสามารถในดา้ นการตัดภาพ การยา้ ยภาพ การย่อภาพ การขยายภาพ เป็นต้น ได้แก่ โปรแกรม
Corel DRAW, Photoshop, Microsoft Paint เปน็ ต้น ตัวอยา่ งดงั ภาพที่ 1.8

ภาพที่ 1.8 ตัวอยา่ งโปรแกรมดา้ นกราฟิก รหสั วิชา 2501-2010 1

หลักสตู รประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 1 ความรู้เบ้ืองตน้ เกย่ี วกบั โปรแกรมสาเร็จรปู และเอกสารสานักงาน
วชิ า การประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพ

2.2.8 โปรแกรมเพอื่ ความบนั เทิง เปน็ โปรแกรมท่ีออกแบบและพฒั นาขน้ึ เพ่ือ
สรา้ งความบนั เทงิ เชน่ การดูหนัง ฟงั เพลง ปัจจุบนั ไดแ้ ก่ โปรแกรม GOM Media Player,
ZOOM PLAYER, SMPlayer, WINAMP, PowerDVD เป็นต้น ตวั อยา่ งดงั ภาพท่ี 1.9

ภาพท่ี 1.9 ตัวอย่างโปรแกรมเพอ่ื ความบนั เทงิ

2.2.9 โปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ เป็นโปรแกรมท่ีออกแบบและพฒั นาข้ึนเพ่อื ใช้เปิด
อินเทอรเ์ น็ตหรือใช้ดูข้อมลู ที่อยู่บนเว็บไซต์ ได้แก่ Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google
Chrome, Safari, Opera เป็นต้น ตวั อย่างดงั ภาพท่ี 1.10

ภาพท่ี 1.10 ตวั อย่างโปรแกรมดา้ นเวบ็ เบราวเ์ ซอร์

รหัสวิชา 2501-2010 1
หลักสูตรประกาศนยี บัตรวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556

หนว่ ยท่ี 1 ความรูเ้ บอ้ื งตน้ เกยี่ วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปและเอกสารสานกั งาน
วิชา การประยุกตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชพี

2.2.10 โปรแกรมด้านการสื่อสารข้อมูล เป็นโปรแกรมที่ออกแบบและพัฒนาขึ้นเพือ่ ใช้
ในการติดตอ่ ส่ือสารผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ โปรแกรมชนดิ น้ีทาให้สามารถส่งข้อมูลข่าวสาร
จากเครอ่ื งหน่ึงไปยังอกี เคร่ืองหนึง่ ในระยะไกลได้ เช่น การประชุมทางไกล การสง่ ขอ้ ความ ซ่ึงปัจจุบัน
ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก ได้แก่ โปรแกรม Administrator, LINE, Skype เป็นต้น ตัวอย่างดัง
ภาพที่ 1.11

ภาพท่ี 1.11 ตวั อย่างโปรแกรมดา้ นการสือ่ สารขอ้ มลู

2.2.11 โปรแกรมด้านการสบื ค้นข้อมูล เป็นโปรแกรมที่ชว่ ยในการสืบคน้ หาขอ้ มลู บน
อินเทอรเ์ น็ต ครอบคลุมทงั้ ขอ้ ความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เพลง ซอฟตแ์ วร์ แผนท่ี ข้อมลู บุคคล
กล่มุ ข่าว และอ่ืนๆ เช่น Google, YAHOO, msn, AOL, Ask Jeevers, dogpile, LYCOS, altavista
เป็นต้น ตัวอยา่ งดงั ภาพที่ 1.12

ภาพที่ 1.12 ตัวอยา่ งโปรแกรมทีใ่ ชใ้ นการสืบคน้ ขอ้ มลู 1

ภาพโดย : http://www.Google.co.th/Search. (สบื ค้น 25 ตลุ าคม 2558)

รหสั วชิ า 2501-2010
หลกั สตู รประกาศนียบตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 1 ความรู้เบอื้ งต้นเกยี่ วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปและเอกสารสานักงาน
วชิ า การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชพี

3. ความหมายของเอกสารสานักงาน
เอกสารสานักงานมีความสาคัญต่อหนว่ ยงานทุกประเภท เพราะถือเป็นหลักฐานในการ

ดาเนินงาน และยงั เป็นแหลง่ ข้อมลู ที่ใช้ในการดาเนินงานของหน่วยงานทง้ั ในการวางแผน การจัดการ
การตัดสินใจ รวมถงึ ใช้เปน็ เครอื่ งมือในการติดต่อสอื่ สารดว้ ย การปฏิบตั ิการในทุกระดับไม่วา่ จะเปน็
ในระดับปฏิบัตกิ ารหรอื ระดบั บรหิ าร จาเปน็ ตอ้ งใช้เอกสารในการดาเนินงาน ดังนนั้ การจัดทาเอกสาร
สานกั งานจงึ จาเปน็ ต้องมรี ปู แบบท่ีไดม้ าตรฐานเพ่ือใหเ้ กิดความนา่ เช่อื ถือ

เอกสารสานักงาน หมายถึง เอกสารท่ีใช้ในการดาเนินงานต่างๆ ของหนว่ ยงาน ไดแ้ ก่ หนังสอื
โตต้ อบ รายงานการประชมุ บันทกึ ข้อหารือ เปน็ ต้น เอกสารสานกั งานมคี วามสาคัญที่ใช้อา้ งองิ ในการ
ปฏบิ ตั ิงานของหน่วยงาน (สานักบณั ฑิต, 2550 หนา้ 64)

เอกสารสานักงาน หมายถึง เอกสารท่ีใชใ้ นการติดต่อทั้งภายนอกและภายในองค์การ ใช้เปน็
หลกั ฐานในการปฏิบัตงิ าน เอกสารมีหลากหลายรปู แบบ ท้ังกระดาษ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ
วสั ดุอ่ืนๆ เอกสารสานกั งานมีความสาคญั ต่อการบริหารจัดการองค์การ และต่อระบบการปฏบิ ัติงาน
(ชุตมิ า สัจจานนั ท์, 2554 หน้า 4)

เอกสารสานักงาน หมายถึง ข้อมูลและสารสนเทศทีบ่ นั ทึกไวใ้ นรูปแบบต่างๆ ซง่ึ เกิดจากการ
ทบ่ี ุคคลในสานักงานผลิต เผยแพร่ หรอื ได้รบั จากหนว่ ยงานภายในและภายนอก เพ่ือการดาเนินงาน
ของสานักงานและองคก์ ร ทง้ั นีข้ ้อมูลและสารสนเทศที่บนั ทึกอาจเป็น ลายมือ ตัวพมิ พ์ ภาพ เสียง
หรอื วีดิทศั น์ (สมพร พุทธาพทิ ักษผ์ ล, 2557 หนา้ 6)

จากคาจากัดความทีก่ ลา่ วข้างตน้ สามารถสรุปไดว้ า่ เอกสารสานักงาน หมายถึง ขอ้ มลู และ
สารสนเทศที่บนั ทึกไวใ้ นรูปแบบต่างๆ ทบี่ คุ คลในสานกั งานจดั ทาขน้ึ หรือรับเขา้ มาจากภายนอก เพ่ือ
ใช้เปน็ หลกั ฐานในการดาเนนิ งานของหนว่ ยงาน เช่น จดหมาย ประกาศ คาสัง่ ระเบยี บ เอกสาร
ประชาสมั พันธ์ แบบฟอรม์ ภาพ เสียง หรอื วดี ิทัศน์ เปน็ ต้น

4. ความสาคญั ของเอกสารสานกั งาน
เอกสารสานกั งานมีความสาคัญตอ่ องค์การท้งั ในดา้ นการบริหารจดั การในองค์การ และ

การปฏิบัติงาน การมีระบบจัดการเอกสารที่ดสี ง่ ผลต่อความสาเรจ็ ในการปฏบิ ตั งิ าน และได้เปรียบใน
การแขง่ ขันทางธุรกจิ ความสาคัญของเอกสารสานกั งานสามารถจาแนกได้ ดงั น้ี (ชุติมา สัจจานนั ท์,
2554 หนา้ 7-5)

4.1 ความสาคัญต่อการบรหิ ารและการจัดการองค์การ เอกสารสานักงานเป็นเคร่ืองมือและ
หลักฐานของการบริหารและดาเนินงาน เป็นทรัพยากรหรือความรู้ขององค์การ และเป็นแหล่งข้อมูล
ประกอบการตัดสินใจ การวางแผน การวินิจฉัย การสั่งการของผู้บริหารอย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้ง
การใช้ประโยชน์ทางกฎหมายด้วย ความสาเร็จของการจัดการงานเอกสารนามาสู่การเพ่ิม
ประสทิ ธิภาพขององคก์ ารและความไดเ้ ปรียบในการแข่งขัน (ชุติมา สจั จานันท์, 2554 หนา้ 7-5)

4.2 ความสาคัญต่อระบบงานและการปฏิบัติงาน เอกสารสานักงานเป็นหลักฐานช่วยให้
การดาเนินงานในเร่ืองต่างๆ ของทุกส่วนขององค์การเป็นไปอย่างมีระบบ ใช้เป็นบรรทัดฐานในการ
ปฏิบัติงานเพ่ือการค้นคว้าอ้างอิงเรื่องเดิม โดยเฉพาะการประสานงาน การอานวยความสะดวก
สนับสนุนการปฏิบัติงานหลักในสายงานต่างๆ อันส่งผลถึงความสาเร็จในการปฏิบัติงานของส่วน
งานอื่นๆ และขององคก์ ารด้วย (ชุติมา สจั จานนั ท์, 2554 หนา้ 7-5)

รหัสวชิ า 2501-2010 1
หลักสตู รประกาศนยี บัตรวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หนว่ ยที่ 1 ความรูเ้ บอ้ื งตน้ เกย่ี วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รปู และเอกสารสานกั งาน
วิชา การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชพี

5. ประเภทของเอกสารสานกั งาน
เอกสารสานกั งานเป็นเคร่ืองมือทใี่ ช้ติดต่อส่อื สารและใชเ้ ปน็ หลักฐานในการดาเนนิ งานของ

หน่วยงาน ในหนว่ ยงานมเี อกสารท่ีใชใ้ นสานักงานจานวนมากและหลากหลายประเภท การจาแนก
ประเภทของเอกสารสานกั งานสามารถจาแนกไดห้ ลายลกั ษณะ เชน่ จาแนกตามแหล่งทม่ี า จาแนก
ตามลกั ษณะองค์การ จาแนกตามกจิ กรรม จาแนกตามความสาคัญ เปน็ ตน้ ในบทเรยี นนี้จะขอ
นาเสนอการจาแนกเอกสารเพียงสองลักษณะ คอื การจาแนกเอกสารตามแหลง่ ทมี่ า และการจาแนก
เอกสารตามลกั ษณะขององค์การ

5.1 การจาแนกเอกสารตามแหลง่ ทม่ี า
หากจะจาแนกเอกสารตามแหล่งทมี่ าโดยถือเอาหน่วยงานท่ีผลติ เอกสารเปน็ หลกั สามารถ
จาแนกเอกสารสานักงานออกเป็น 2 ประเภท คือ เอกสารภายนอก และเอกสารภายใน

5.1.1 เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารท่ีมีแหล่งที่มาจากภายนอกหนว่ ยงาน เชน่
จดหมายเชญิ จากหน่วยงานภายนอก ใบสั่งซ้ือสนิ ค้าจากลูกคา้ ใบเสรจ็ รับเงนิ ที่เจา้ หน้ีออกให้ ใบแจง้
ยอดเงินฝากธนาคาร เปน็ ต้น เอกสารที่รับเขา้ มาน้ีถอื เปน็ เอกสารสาคญั ในการดาเนนิ งานของ
หนว่ ยงาน ซง่ึ หน่วยงานจะต้องใหค้ วามสาคญั และจัดเก็บไว้เป็นอยา่ งดีเพอื่ ใชเ้ ป็นหลักฐานในการ
ดาเนนิ งาน

5.1.2 เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่หนว่ ยงานเปน็ ผู้ผลติ ข้ึน อาจผลติ โดย สานัก
ฝ่าย หรือแผนกงาน สามารถจาแนกย่อยได้ 2 ประเภท คือ

1) เอกสารภายในทผี่ ลิตขึ้นเพ่ือจัดส่งออกไปยงั หนว่ ยงาน หรอื บุคคลภายนอก
เชน่ จดหมายเชญิ หนว่ ยงานอ่ืนร่วมงาน ใบแจ้งหน้ีทสี่ ่งใหล้ ูกหน้ี ใบส่งสินคา้ ทสี่ ง่ ไปพร้อมกบั สนิ ค้า
เปน็ ตน้ ซง่ึ ในการปฏิบัติแลว้ หนังสือท่ีผลติ ขึ้นเพอื่ ส่งไปภายนอกนน้ั หนว่ ยงานต้องทาสาเนาและเกบ็
ไวเ้ พ่อื ใช้เป็นหลกั ฐานในการดาเนินงานดว้ ย

2) เอกสารทผ่ี ลติ ขึน้ เพ่ือใชต้ ิดต่อภายในสานักงาน เพ่ือให้การทางานภายใน
หนว่ ยงานมีความคล่องตวั มากยง่ิ ขึน้ เชน่ หนงั สือเวยี นแจง้ เชิญรว่ มงานเล้ยี งส่งทา้ ยปเี ก่าต้อนรับปใี หม่
คาสัง่ ใหท้ างานล่วงเวลา ประกาศวันหยดุ ประจาปี และระเบยี บการแต่งกาย เป็นต้น

5.2 การจาแนกเอกสารตามลักษณะองค์การ
การจาแนกเอกสารสานักงานตามลกั ษณะองค์การ สามารถจาแนกออกเปน็ 2 ประเภท คือ เอกสาร
สานักงานภาครัฐ และเอกสารสานักงานภาคเอกชน (ชตุ ิมา สัจจานนั ท์, 2554 หน้า 7-5)

5.2.1 เอกสารสานกั งานภาครัฐ
เอกสารสานักงานภาครัฐ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 แกไ้ ขเพ่ิมเตมิ ฉบับท่ี 2 พ.ศ. 2548 เรยี กวา่ หนงั สือราชการ และอธบิ ายความหมายวา่
เอกสารทีเ่ ปน็ หลักฐานในราชการ ไดแ้ ก่ (สานักนายกรัฐมนตรี, 2548 หนา้ 33)

1) หนงั สอื ทม่ี ีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2) หนังสอื ทีส่ ่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอนื่ ใดซึ่งมิใชส่ ว่ นราชการ หรอื ที่มีไปถงึ
บุคคลภายนอก
3) หนงั สอื ท่ีหนว่ ยงานอื่นใดซึ่งมใิ ชส่ ่วนราชการ หรอื ท่บี ุคคลภายนอกมีมาถึง
ส่วนราชการ

รหสั วิชา 2501-2010 1
หลักสูตรประกาศนียบัตรวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556

หน่วยที่ 1 ความรเู้ บื้องต้นเกย่ี วกบั โปรแกรมสาเร็จรปู และเอกสารสานักงาน
วชิ า การประยุกตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชพี

4) เอกสารทท่ี างราชการจัดทาขึน้ เพ่ือเป็นหลักฐานในราชการ
5) เอกสารทีท่ างราชการจัดทาขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ขอ้ บงั คับ
6) ข้อมลู ขา่ วสารหรือหนังสอื ท่ีไดร้ บั จากระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์
5.2.2 เอกสารสานกั งานภาคเอกชน
เอกสารสานักงานภาคเอกชนมหี ลายชนิดแตกตา่ งกันไปเน่ืองจากความแตกต่างของ
องค์การ (ชุติมา สัจจานันท์, 2554 หน้า 7-7) โดยท่ัวไปเอกสารสานักงานภาคเอกชนประกอบด้วย
บนั ทกึ จดหมายธุรกจิ รายงานการประชมุ แบบฟอรม์ ท่ใี ชใ้ นการดาเนนิ ธุรกิจ เป็นต้น
การจาแนกเอกสาร ไม่วา่ จะจาแนกดว้ ยการใชเ้ กณฑ์อะไร เอกสารสานกั งานเป็นผลมาจาก
การดาเนนิ งานของหน่วยงาน จงึ ถอื เปน็ หลักฐานสาคญั ต่อการบรหิ ารจัดการในการดาเนนิ งาน และ
เป็นเครอ่ื งมือในการปฏบิ ตั ิงาน รวมถึงเป็นแหล่งข้อมูลเพือ่ ใช้อ้างอิงในอนาคต และมผี ลอย่างมากต่อ
ความสาเรจ็ ในการปฏิบตั งิ านของหนว่ ยงาน ตัวอยา่ งดงั ภาพที่ 1.13

ภาพท่ี 1.13 ภาพตวั อยา่ งเอกสารสานักงาน

6. หลักปรชั ญาเศรษฐกจิ พอเพยี งกบั การประยุกตใ์ ช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชพี
หลักปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียง เป็นหลักคิดที่พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวรชั กาลท่ี 9 ทรงมี

พระราชดารสั ช้ีแนะแนวทางการดารงอยู่และปฏบิ ัติตนของประชาชนทุกระดับ ต้ังแต่ระดับครอบครัว
ระดบั ชุมชน จนถึงระดับรฐั (สมุ าลี โฆษิตนธิ ิกลุ , 2559 หนา้ 31) ซง่ึ สามารถนาหลกั คิดน้ีมาปรบั ใช้ได้

รหสั วชิ า 2501-2010 1
หลกั สตู รประกาศนียบตั รวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยที่ 1 ความรเู้ บือ้ งต้นเกยี่ วกบั โปรแกรมสาเร็จรูปและเอกสารสานักงาน
วชิ า การประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชพี

กับการพัฒนางานทุกประเภท คาว่า “เศรษฐกิจพอเพียง” กับ “การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงาน
อาชีพ” เป็นหลักคิดในการนาคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานอาชีพบนความพอเพียง เพื่อให้งานดาเนินไป
ด้วยความเรียบรอ้ ยและมปี ระสทิ ธภิ าพ ภายใตท้ รพั ยากรท่มี อี ยู่

ความพอเพียง หมายถึง ความพอประมาณ ความมีเหตุผล รวมถึงความจาเป็นท่ีจะต้องมี
ระบบภูมิคุ้มกันในตัวท่ีดีพอสมควรต่อผลกระทบใดๆ อันเกิดจากการเปลี่ยนแปลงทั้งภายนอกและ
ภายใน (สุมาลี โฆษิตนิธิกุล, 2559 หน้า 31) โดยตง้ั อยู่บนเง่ือนไขความรู้ และเง่ือนไขคุณธรรม ซ่ึงถ้า
หากนาหลกั คิดนี้มาปฏบิ ัติได้จะทาให้สังคมสงบสขุ และ เกดิ การพัฒนาอย่างยั่งยนื

6.1 ความพอประมาณ หมายถึง การคานึงถึงความเหมาะสมในการเลือกใช้โปรแกรมให้
เหมาะสมกับความสามารถของคอมพิวเตอร์ท่ีมีอยู่ การเลือกรุ่นของโปรแกรมท่ีเหมาะสมจะทาให้
การทางานของคอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพมากย่ิงข้ึน เพราะถ้าเลือกโปรแกรมที่มีความสามารถ
สูงเกินไปอาจทาให้เคร่ืองคอมพิวเตอร์ทางานล่าช้าและตัวเคร่ืองอาจไม่รองรับกับโปรแกรม หรอื หาก
เลือกโปรแกรมที่มีความสามารถต่าเกินไปอาจทาให้การปฏิบัติงานไม่สะดวกเท่าท่ีควร และหาก
โปรแกรมใดไม่ได้ใช้งานไม่ควรนาโปรแกรมมาติดตั้งไว้ เพราะทาให้เปลืองพ้ืนที่หน่วยความจาของ
เคร่ืองคอมพิวเตอร์ ส่งผลให้การทางานของเคร่ืองช้าลง ตลอดจนการใช้วัสดุอุปกรณ์อื่นให้คุ้มค่าและ
เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น การใช้กระดาษสองหน้า และก่อนจะทาการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์
ควรตรวจเช็คความถกู ตอ้ งให้เรียบร้อย ปิดไฟ ปดิ พัดลม ปดิ เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์เมื่อเลกิ ใชง้ าน เปน็ ตน้

6.2 ความมีเหตุผล หมายถึง การเลือกใช้โปรแกรมให้เหมาะสมกับลักษณะของงานและ
ความสามารถของผู้ใช้งาน เช่น หากเป็นงานด้านเอกสารควรเลือกใช้โปรแกรม Microsoft Word
หากเป็นงานด้านการคานวณควรเลือกใช้โปรแกรม Microsoft Excel และหากต้องการสืบค้นข้อมูล
ในงานอาชีพควรเลือกใช้โปรแกรม Google เป็นต้น เพราะโปรแกรมแต่ละประเภทมีความเหมาะสม
และสามารถรองรับงานที่แตกต่างกัน ส่วนผู้ใช้งานควรมีการศึกษาหาความรู้จากแหล่งต่างๆ เก่ียวกับ
การใช้โปรแกรมและการใช้งานคอมพิวเตอร์ให้เพิ่มขึ้น เพ่ือพัฒนาตนเองให้ก้าวทันเทคโนโลยี ทาให้
เปน็ ผู้ทีม่ คี วามรอบรู้ มุ่งม่ันปฏบิ ัตงิ านดว้ ยสตปิ ัญญาและตัง้ มนั่ ในศลี ธรรมอนั ดงี าม

6.3 การมีภูมิคุ้มกันในตัวที่ดี หมายถึง การเตรียมพร้อมกับการรับผลกระทบและ
การเปลี่ยนแปลงต่างๆ อันอาจเกิดข้ึนท้ังภายนอกและภายใน โดยคานึงถึงความเป็นไปได้ของ
สถานการณ์ต่างๆ (สุมาลี โฆษิตนิธิกลุ , 2559 หน้า 33) เช่น การสารองขอ้ มูลเพ่ือป้องกนั ไวรัสทาลาย
การตรวจเช็คบารุงรักษาคอมพิวเตอร์ให้อยู่ในสภาพการใช้งานได้ดี และจัดหาเครื่องสารองไฟเพื่อ
ป้องกันกระแสไฟฟ้าขัดข้อง เป็นต้น เพ่ือให้การทางานดาเนินไปได้ด้วยสะดวก ความราบรื่น และ
ต่อเนื่อง ไม่สง่ ผลกระทบตอ่ ตนเองและสว่ นรวม

เง่อื นไขความรู้ หมายถึง ความรอบรู้ รอบคอบ ระมัดระวัง เช่น รู้ว่าคอมพวิ เตอร์เป็นอุปกรณ์
อิเล็กทรอนิกส์ทางานตามชุดคาสั่งหรือโปรแกรมท่ีมนุษย์สร้างขึ้น การที่จะใช้งานคอมพิวเตอร์ได้
จะต้องมีความรู้พื้นฐานในการใช้โปรแกรมเหล่าน้ัน และเน่ืองจากคอมพิวเตอร์ทางานด้วยกระแส
ไฟฟา้ ควรใชง้ านด้วยความระมดั ระวงั เพ่อื ป้องกันอันตรายจากไฟดดู การเปิด-ปิดควรให้ถกู วธิ ี และเม่ือ
เลกิ ใช้งานควรจดั เก็บวัสดุ-อุปกรณ์ คลุมเคร่ืองใหเ้ รยี บร้อย เพือ่ ยืดอายุการใช้งานเคร่อื งคอมพิวเตอร์

รหัสวิชา 2501-2010 1
หลักสตู รประกาศนยี บัตรวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 1 ความรู้เบื้องต้นเกยี่ วกบั โปรแกรมสาเร็จรปู และเอกสารสานกั งาน
วชิ า การประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในงานอาชพี

เง่อื นไขคุณธรรม หมายถงึ ความซ่ือสตั ย์ สุจรติ ขยันอดทน สติปัญญา และแบ่งปัน ดังท่ีกล่าว
มาข้างต้นว่า คอมพิวเตอร์ทางานด้วยชุดคาส่ัง ซ่ึงชุดคาสั่งเหล่าน้ันบางอย่างให้ใช้ฟรี บางอย่างต้อง
จัดซื้อลขิ สิทธิ์การใช้ควรทาให้ถูกต้อง และบนอินเทอร์เน็ตมีข้อมูลให้ศึกษาหาความรู้มากมาย หากนา
ขอ้ มูลมาใชค้ วรใหเ้ กียรติเจา้ ขอผลงานด้วยการบอกแหล่งทม่ี า เพราะไม่ควรคัดลอกผลงานของผู้อ่นื มา
เป็นของตน และที่สาคัญไม่ควรใช้ช่องทางอินเทอร์เน็ตทาร้ายผู้อ่ืนและความสงบสุขของสังคม ควร
นาเสนอข้อมูลทเ่ี ปน็ ประโยชนแ์ ละสรา้ งสรรค์

7. บทสรปุ
โปรแกรมสาเร็จรูป หมายถึง โปรแกรมท่ีสร้างข้ึนโดยบริษัทที่มีความชานาญหรือผู้มีความ

ชานาญ ผู้ใช้อ่ืนๆ สามารถนาโปรแกรมไปประยุกต์ใช้กับงานของตนเองตามความเหมาะสมได้ทันที
แต่ไม่สามารถแก้ไขโปรแกรมได้ ปัจจุบันมีโปรแกรมสาเร็จรูปให้เลือกใช้งานมากมาย ผู้ใช้สามารถ
เลือกใช้และประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะของงาน ความต้องการ และความสามารถของ
โปรแกรม ซึ่งโปรแกรมแต่ละประเภทสามารถรองรับงานท่ีแตกต่างกันไป สามารถจาแนกประเภท
โปรแกรมสาเร็จรูปตามประโยชน์ในการใช้งานเป็น 2 ประเภท คือ โปรแกรมสาเร็จรูปเพ่ือการใช้
เฉพาะงาน และโปรแกรมสาเร็จรูปเพ่ือการใช้ในงานทั่วไป ปัจจุบันนิยมนาโปรแกรมสาเร็จรูปมา
ประยุกต์ใช้จัดทาเอกสารสานักงาน เน่ืองจากเอกสารท่ีจัดทาแล้วมีความประณีต สวยงาม และ
สามารถจัดเก็บในรูปแบบไฟล์เอกสาร ทาให้นากลับมาปรับแก้ไขประยุกต์ใช้ต่อได้อีก ส่งผลให้การ
ปฏบิ ัตงิ านมีความสะดวก รวดเรว็ และมปี ระสทิ ธภิ าพมากยิง่ ข้ึน

เอกสารสานักงาน หมายถึง ข้อมูลและสารสนเทศท่ีบันทึกไว้ในรูปแบบต่างๆ ท่ีหน่วยงาน
จัดทาขึ้น หรือรับเข้ามาจากภายนอก เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดาเนินงานของหน่วยงาน เช่น
จดหมาย ประกาศ คาส่ัง เอกสาร ประชาสัมพันธ์ แบบฟอร์ม เป็นต้น เอกสารสานกั งานมคี วามสาคัญ
ในเรื่องการบริหารจัดการและการปฏิบัติงาน เอกสารสานักงานหากจะจาแนกตามแหล่งท่มี าสามารถ
แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ เอกสารภายนอก และเอกสารภายใน และหากจาแนกตามลักษณะ
องค์การ สามารถจาแนกเอกสารสานักงานออกเป็น 2 ประเภท คือ เอกสารสานักงานภาครัฐ และ
เอกสารสานักงานภาคเอกชน และยังสามารถจาแนกด้วยลักษณะอื่นๆ ได้อีกหลายวิธี เช่น จาแนก
ตามลักษณะความสาคัญ จาแนกตามความเร่งด่วน จาแนกตามลักษณะของการจัดเก็บเอกสาร
เปน็ ตน้

สาหรับเอกสารประกอบการเรียนเล่มน้ี ผู้สอนจะขอนาเสนอเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้
คอมพิวเตอร์ในงานอาชพี โดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู Microsoft Word ในการจัดทาเอกสารสานักงาน
การประกอบเอกสารจดหมายเวียน เอกสารเผยแพร่ และนาเสนอการใช้โปรแกรมสาเร็จรูป
Microsoft Excel ในการสร้างสูตรคานวณในงานอาชีพ การจัดรายการข้อมูลในงานอาชีพ ตลอดจน
นาเสนอการใช้อินเทอร์เนต็ ในการค้นหาและเผยแพร่ขอ้ มูลในงานอาชีพ โดยน้อมนาปรัชญาเศรษฐกิจ
พอเพียง มาเป็นหลักคิดในการนาคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ในงานอาชีพบนความพอเพียง เพ่ือให้
งานดาเนินไปด้วยความเรยี บร้อยและมีประสทิ ธิภาพ ภายใต้ทรพั ยากรที่มอี ยู่

รหัสวิชา 2501-2010 1
หลักสตู รประกาศนยี บตั รวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556