หน่วยที่ 4 การทำจดหมายเวียน

[Document subtitle]

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น
วิชา การประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

หน่วยท่ี 4 การทาจดหมายเวยี น

นางสาวอรพนิ จอมแปง
วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีเชยี งใหม่
สานักงานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา

กระทรวงศกึ ษาธิการ

รหสั วิชา 2501–2010 4
หลกั สตู รประกาศนียบัตรวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วิชา การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในในงานอาชพี

การประกอบเอกสาร
จดหมายเวียน

หวั ข้อเร่ือง
1. ความหมายของจดหมายเวียน
2. องคป์ ระกอบของจดหมายเวียน
3. การประกอบจดหมายเวียน
4. การสัง่ พมิ พจ์ ดหมายเวียนออกทางเคร่ืองพิมพ์
5. การสรา้ งซองจดหมายเวียน
6. บทสรปุ

สาระสาคญั
จดหมายเวียน คือ จดหมายท่ีมีเน้ือความเหมือนกันและมีถึงผู้รับจานวนมาก การจัดทา

จดหมายเวียนในอดีตต้องพิมพ์จดหมายทีละฉบับถึงผู้รับแต่ละราย ปัจจุบันมีวิธีการที่สะดวกรวดเร็ว
และประหยดั เวลา ดว้ ยการสร้างไฟลเ์ กบ็ ชอ่ื ทอ่ี ยู่ผู้รบั จดหมายและสร้างไฟล์จดหมายที่จะจัดส่งบนั ทึก
ไว้ หลังจากนั้นนาข้อมูลทั้งสองไฟล์มาผสานเข้าด้วยกัน โดยการใช้โปรแกรม Microsoft Word ซึ่ง
เรียกว่า การประกอบจดหมายเวยี น

จดุ ประสงค์การเรยี นรู้ เพอ่ื ใหน้ กั เรยี น
1. บอกความหมายของจดหมายเวยี นได้
2. บอกองค์ประกอบของจดหมายเวยี นได้
3. สามารถประกอบจดหมายเวียนได้
4. สามารถพมิ พจ์ ดหมายเวียนออกทางเครอ่ื งพิมพ์ได้
5. สามารถสรา้ งซองจดหมายเวียนได้
6. มจี รยิ ธรรมและกจิ นิสยั ในการทางานเป็นระบบดว้ ยความรับผิดชอบ ประณีต รอบคอบ

อดทน และมคี วามคดิ สร้างสรรค์

รหสั วิชา 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนยี บตั รวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

แบบทดสอบกอ่ นเรยี นหนว่ ยที่ 4

จดุ ประสงค์ เพื่อประเมนิ ความรเู้ ดิมของผเู้ รยี นเกี่ยวกับเรอื่ ง “การประกอบจดหมายเวียน”
คาชแี้ จง 1. ขอ้ สอบมีทั้งหมด 10 ข้อ ข้อละ 1 คะแนน เวลารวม 10 นาที

2. เลอื กคาตอบที่ถูกที่สุดเพยี งคาตอบเดยี วแลว้ ทาเครือ่ งหมาย (×) ลงในกระดาษคาตอบ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. ขอ้ ใดกลา่ วถึงจดหมายเวยี นไดถ้ กู ตอ้ งทส่ี ดุ
ก. จดหมายท่มี เี นื้อความเหมือนกันและส่งถงึ ผู้รบั หลายคน
ข. จดหมายทม่ี ีเน้ือความเหมือนกัน
ค. จดหมายท่ีมีเนอ้ื ความต่างกนั และส่งถึงผรู้ บั หลายคน
ง. จดหมายหลายฉบับทม่ี เี นื้อความเหมือนกนั

2. กรณีท่ไี ดจ้ ดั พมิ พ์รายช่ือข้อมลู ผรู้ ับจดหมายไวแ้ ลว้ หากต้องการนามาใช้จะต้องเลือกใช้
คาสง่ั ในขอ้ ใด

ก. คลกิ ทคี่ าสงั่

ข. คลกิ ทค่ี าสั่ง

ค. คลิกท่ีคาส่ัง

ง. คลกิ ทค่ี าสั่ง

3. ขอ้ ใดกลา่ วถูกต้องเก่ยี วกับเอกสารหลกั
ก. จดหมายท่ที าการผสานข้อมูลแลว้
ข. ชอ่ื ทีอ่ ยูผ่ ู้รับ
ค. เนอ้ื หาจดหมาย
ง. ชือ่ ท่ีอยผู่ ูส้ ง่

4. ถ้าตอ้ งการสรา้ งซองจดหมายตอ้ งเลือกคาสั่งในข้อใด

ก. คลกิ ทค่ี าส่ัง

ข. คลกิ ทีค่ าสงั่

ค. คลิกท่ีคาสง่ั

ง. คลกิ ที่คาส่งั

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยุกตใ์ ช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

5. หลงั จากผสานจดหมายเสรจ็ หากตอ้ งการพิมพ์จดหมายเวยี นท่ีแสดงอยบู่ นหนา้ จอ ออกทาง
เครอ่ื งพิมพ์ ควรใชค้ าสง่ั ใด
ก. ท้งั หมด (All)
ข. ระเบยี นปจั จุบัน (Current Record)
ค. จาก-ถึง (From-To)
ง. ปัจจบุ นั (Current)

6. หากต้องการแทรกเขตข้อมลู ลงในการสร้างจดหมายเวียน ควรเลอื กในข้อใด

ก. คาสั่ง

ข. คาสง่ั

ค. คาสงั่

ง. คาสง่ั

7. โปรแกรมข้อใดไม่สามารถสรา้ งเอกสารแหลง่ ข้อมลู ได้

ก. โปรแกรม

ข. โปรแกรม

ค. โปรแกรม

ง. โปรแกรม

8. องคป์ ระกอบของจดหมายเวียน มีอะไรบ้าง
ก. เอกสารหลกั และแฟ้มข้อมูลผู้สง่
ข. แฟม้ ข้อมูลผูร้ ับ และแฟ้มข้อมลู ผสู้ ง่
ค. เอกสารหลกั และจดหมายหลกั
ง. เอกสารหลกั และแฟ้มขอ้ มูลผู้รับ

9. ข้อใดไมใ่ ช่ขัน้ ตอนในการสรา้ งจดหมายเวียน
ก. สร้างแหล่งข้อมูลผูส้ ง่
ข. สรา้ งจดหมายหลัก
ค. สร้างแหลง่ ขอ้ มลู ผ้รู บั
ง. เริม่ จดหมายเวียน

10. หากตอ้ งการ แสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์ การแทรกเขตข้อมูลผสาน ควรเลอื กคาสงั่ ในขอ้ ใด

ก. คาสง่ั

ข. คาสั่ง

ค. คาสัง่
ง. คาส่งั

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลกั สูตรประกาศนยี บัตรวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

เนอื้ หาสาระ

1. ความหมายของจดหมายเวยี น (Mail Merge)
ในการดาเนินงานทุกอย่าง สิ่งที่จะขาดไม่ได้คือการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานหรือบุคคลท่ี

เก่ยี วขอ้ ง การตดิ ต่อดว้ ยจดหมายเปน็ การติดต่อทเี่ ป็นลายลักษณ์อกั ษร สามารถใช้เป็นหลกั ฐานอ้างอิง
ได้จึงเป็นท่ีนิยมใช้ถึงแม้ปัจจุบันมีช่องทางในการติดต่อหลายช่องทาง และในบางคร้ังเรื่องเดียวกัน
จาเป็นต้องประสานกับหน่วยงานหรือบุคคลอ่ืนท่ีเก่ียวข้องหลายคน เพื่อความสะดวกรวดเร็วและ
ประหยดั หน่วยงานจงึ นิยมตดิ ตอ่ ด้วยจดหมายเวยี น

จดหมายเวียน น. หมายถึง หนังสือที่มีข้อความเหมือนกัน ส่งถึงคนจานวนมาก
(ราชบณั ฑิตยสถาน, 2546 หน้า 286)

จดหมายเวียน คือ จดหมายที่มีข้อความส่วนใหญ่หรือเกือบท้ังหมดเหมือนกัน แต่มีเพียง
บางส่วนที่ต่างกัน สาหรับส่วนที่ต่างกันน้ีจะต้องเป็นส่วนที่อยู่ในตาแหน่งเดียวกัน เช่น ชื่อ ตาแหน่ง
ทอ่ี ยู่ คาขึ้นต้น เปน็ ต้น (เศรษฐชัย ชัยสนทิ และ รัชฎาวรรณ นิม่ นวล, 2557 หนา้ 205 )

จดหมายเวียน คือ การทาจดหมายหลายๆ ฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกัน แต่มีช่ือและที่อยู่
ของผู้รับทไี่ ม่เหมือนกนั เทา่ น้นั (มนัสชัย กรี ตผิ จญ, 2558 หนา้ 241)

จากความหมายท่ีกล่าวมาสรปุ ได้ว่า จดหมายเวยี น หมายถึง จดหมายที่มีเนื้อความเหมือนกัน
ส่งถึงผ้รู ับหลายคน จดหมายแตล่ ะฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านน้ั เช่น ช่ือ ตาแหน่ง
ที่อยู่ เป็นต้น เอกสารที่นิยมจัดทาเป็นจดหมายเวียน ได้แก่ จดหมายเชิญประชุม จดหมายแจ้งผล
การเรยี น จดหมายเสนอขาย จดหมายเชญิ ร่วมงานแสดงสินค้า เป็นต้น

2. องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น
องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี นแบง่ ออกเปน็ 2 ส่วน ได้แก่ เอกสารหลกั และแหล่งข้อมูล

(ดวงพร เกย๋ี งคา, 2554 หนา้ 240)
2.1 เอกสารหลัก (Main Document) คือ เอกสารทจ่ี ะใช้เป็นต้นแบบในการสร้างจดหมาย

หรือเอกสารทม่ี ีถงึ ผ้รู บั จานวนมาก เน้อื ความและรูปแบบของเอกสารหลกั จะเหมือนกนั เว้นแต่ช่ือและ
ท่อี ยูข่ องผ้รู บั เท่าน้นั ท่จี ะเว้นไวเ้ พอ่ื รอรวมหรือผสานกับแหลง่ ข้อมลู การสรา้ งแฟ้มเอกสารหลกั หรือ
แฟ้มจดหมายหลกั สามารถทาได้ 2 วิธี คอื

2.1.1 สร้างแฟม้ เอกสารหลกั หรือจดหมายหลกั บนั ทกึ เตรยี มไว้ กอ่ นการสร้าง
จดหมายเวียน

2.1.2 สรา้ งแฟม้ เอกสารหลักหรือจดหมายหลักพร้อมกับการสร้างจดหมายเวยี น
2.2 แหล่งข้อมูล (Data Source) คือ ข้อมูลท่ีต้องการผสานเข้ากับจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก
เช่น ช่ือสกุล ตาแหน่ง และที่อยู่ผู้รับจดหมาย ซึ่งส่วนใหญ่จะเก็บอยู่ในรูปของตาราง สามารถสร้าง
แฟ้มแหล่งข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access และ
Microsoft Outlook สามารถทาได้ 2 วิธี เชน่ เดียวกบั การสร้างเอกสารหลัก คือ

2.2.1 สรา้ งแฟม้ แหล่งข้อมลู บนั ทึกเตรยี มไวก้ อ่ นการสรา้ งจดหมายเวยี น
2.2.2 สร้างแฟ้มแหล่งขอ้ มูลพรอ้ มกบั การสรา้ งจดหมายเวียนแล้วบนั ทกึ ไว้

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลกั สูตรประกาศนยี บัตรวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในในงานอาชพี

3. การประกอบจดหมายเวยี น
การประกอบจดหมายเวยี น มีข้ันตอนดงั น้ี
3.1 การสร้างเอกสารหลัก สามารถทาได้ 2 วิธี ดงั น้ี
3.1.1 กรณีท่ไี ด้พิมพ์จดหมายหลักหรอื เอกสารหลกั ไวแ้ ลว้ ใหท้ าการเปิดแฟ้ม
จดหมายหลักหรอื เอกสารหลักที่ได้จัดพมิ พ์ไว้แลว้ ในตวั อย่างนี้มชี ื่อแฟ้มว่า “จดหมายหลัก”
เรยี บร้อยแลว้
(1) คลกิ เมาส์ที่แท็บ Mailings (การสง่ จดหมาย)
(2) เล่ือนเมาสค์ ลกิ ที่ Start Mail Merge (เรม่ิ จดหมายเวียน)
จะปรากฏรายการให้เลือกทางาน
(3) คลกิ เมาสท์ ่ี Letters (จดหมาย) เพื่อกาหนดให้จดหมายที่เปดิ
เป็นจดหมายหลักหรือเอกสารหลกั

Start Mail  Mailings

Merge 

Letters 

บคุ ลากรในสังกัดของทา่ นร่วมทาบญุ ตามกาลงั ศรทั ธา

ภาพที่ 4.1 การเปิดจดหมายทพี่ มิ พไ์ ว้แล้วและกาหนดใหเ้ ปน็ จดหมายหลัก

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลกั สตู รประกาศนียบัตรวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

3.1.2 กรณีทไ่ี ม่ได้พมิ พเ์ อกสารหลกั หรือจดหมายหลกั ไว้ มีขัน้ ตอนดงั นี้ ดังภาพที่ 4.2
(1) คลกิ เมาส์ท่ีแท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)
(2) คลกิ เมาส์ที่ Start Mail Merge (เร่มิ จดหมายเวยี น) จะปรากฏรายการให้
เลือกทางาน
(3) คลกิ เมาสท์ ่ี Letters (จดหมาย)
(4) จะปรากฏหน้าตา่ งเอกสาร หลังจากน้นั ให้พมิ พ์เนอื้ ความเอกสารทจี่ ะใช้เป็น
จดหมายหลกั เรียบรอ้ ยแลว้ บันทึกเก็บไวต้ ั้งชอ่ื แฟ้มวา่ จดหมายหลกั

 Mailings

Start Mail 
Merge

Letters 







ภาพท่ี 4.2 การเปดิ เอกสารใหมเ่ พอื่ พมิ พ์จดหมายหลัก

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลกั สตู รประกาศนยี บตั รวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556

หน่วยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

ท่ี ศธ ๐๖๒๙.๐๓/ว วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่
เรอื่ ง ขออนุญาตรับบริจาคสมทบทนุ ทอดผา้ ป่า ตาบลบ้านกลาง อาเภอสันป่าตอง
จงั หวัดเชียงใหม่ ๕๐๑๒๐
๔ ธันวาคม ๒๕๕๗

เรยี น

ดว้ ย ชมรมพุทธศาสนา ของนักเรียนนักศึกษาสงั กดั วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชียงใหม่
ไดจ้ ัดทาบุญทอดผ้าปา่ สามัคคีเพ่ือสนับสนนุ กองทุนเผยแผ่พระพุทธศาสนากับคณะธรรมจารกิ ๙ อาศรม
ขน้ึ ในวันเสาร์ที่ ๑๓ ธันวาคม ๒๕๕๗

ดังนนั้ เพ่ือสนับสนุนให้นักเรียนนกั ศึกษาได้ทาความดี ใชเ้ วลาว่างให้เกิดประโยชน์ และเป็น
การสืบสานต่อพระพุทธศาสนา วิทยาลัยจึงใครข่ อความอนุเคราะหจ์ ากหน่วยงานของท่านอนุญาตให้
นักเรยี นนกั ศกึ ษาชมรมพระพุทธศาสนาได้เชิญชวนบุคลากรในสังกดั ของท่านร่วมทาบุญตามกาลงั ศรัทธา
โดยขอรบั บริจาคในวนั ท่ี

จึงเรียนมาเพ่อื โปรดอนญุ าต และขอขอบคณุ อย่างสูงมา ณ โอกาสนี้

ขอแสดงความนับถอื

(นายกอบกิจ พานออ่ ง)
ผอู้ านวยการวิทยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ชยี งใหม่
ฝ่ายพัฒนาการศึกษา
โทรศพั ท์ ๐ ๕๓๓๑ ๑๓๙๒ ต่อ ๑๒๒
โทรสาร ๐ ๕๓๓๑ ๑๓๕๙

ภาพที่ 4.3 จดหมายหลัก

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วิชา การประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

3.2 การเลือกผู้รับจดหมาย
การเลือกผรู้ ับจดหมาย สามารถทาได้ 3 วธิ ี คือ พิมพร์ ายชื่อใหม่ ใช้รายชอื่ ที่มีอยู่
แลว้ และเลอื กจากท่ีติดต่อ Outlook แต่ในบทเรียนนี้จะขอนาเสนอ 2 วธิ ี คอื วธิ ีใช้รายชื่อ
ทีม่ ีอยู่แล้ว และวธิ ีพมิ พ์รายชื่อใหม่

3.2.1 การเลอื กผู้รับจดหมาย โดยใช้รายชอื่ ท่ีมีอย่แู ล้ว มขี ้นั ตอนดังน้ี
ดงั ภาพที่ 4.4-4.7
(1) คลกิ เมาสท์ ่ีแท็บ Mailings (การส่งจดหมาย) ดงั ภาพท่ี 4.4
(2) คลกิ เมาส์ท่ี Select Recipients (เลอื กผรู้ บั ) จะปรากฏ
รายการคาสั่งใหเ้ ลือกทางาน
(3) คลิกเมาสท์ ่ี Use and Existing list (ใช้รายชอื่ ท่ีมีอยู่)

Mailings



Select 

Recipients

Use and Existing list… 

ภาพท่ี 4.4 การเลอื กผรู้ ับจดหมาย

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลกั สูตรประกาศนยี บตั รวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

(4) หลังจากนนั้ จะปรากฏหน้าต่าง Select Data Source
(เลือกแหลง่ ข้อมูล) ใหเ้ ลอื กไดร์ฟและโฟลเดอร์ ทเ่ี ก็บ
แฟ้มแหล่งขอ้ มลู ดงั ภาพที่ 4.5

(5) คลกิ เมาส์ทแี่ ฟ้มชอ่ื “รายชอ่ื หนว่ ยงานราชการ”
(6) คลกิ เมาส์ทปี่ ุ่ม Open (เปิด)

รายชอ่ื หนว่ ยงานราชการ 
 รายชอ่ื หนว่ ยงานราชการ



 Open

ภาพที่ 4.5 การเปดิ แหลง่ ข้อมลู

(7) จะปรากฏหนา้ ต่าง Select Table (เลอื กตาราง) ให้เลอื กตาราง
ทเี่ ก็บข้อมลู ผรู้ ับจดหมาย ในตัวอย่างน้ใี ห้นาเมาสค์ ลิกที่
“รายชือ่ หนว่ ยงาน” ดงั ภาพที่ 4.6

(8) คลกิ เมาส์ท่ีปมุ่ OK (ตกลง)

รายชอ่ื หนว่ ยงาน





OK

ภาพท่ี 4.6 แสดงการเลือกตารางทเ่ี กบ็ ขอ้ มูลผรู้ บั จดหมาย รหสั วชิ า 2501–2010 4

หลกั สูตรประกาศนียบตั รวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วิชา การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในในงานอาชีพ

(9) สามารถเลือกได้วา่ ต้องการสง่ จดหมายถึงผู้รับรายใดบ้าง โดยนา

เมาสไ์ ปคลกิ ท่ีคาส่ัง Edit Recipients list (แกไ้ ขรายชอื่ ผู้รับ)
จะปรากฏหน้าต่าง Mail Merge Recipients (ผู้รบั จดหมายเวียน)

ดงั ภาพท่ี 4.7

(10) หากต้องการสง่ จดหมายถงึ ผ้รู ับรายใด ให้นาเมาส์ไปคลกิ ที่
 จะปรากฏ  หนา้ ชื่อผรู้ ับรายน้ัน

คลิกเมาส์ทป่ี ุ่ม OK (ตกลง)
(11) จากนนั้ ข้ามไปทาข้อ 3.3 หนา้ 299



Edit
Recipients list




 OK

ภาพที่ 4.7 การเลือกรายชือ่ ผรู้ ับจดหมาย

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลักสูตรประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วิชา การประยุกตใ์ ช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

3.2.2 การเลอื กผูร้ บั จดหมาย โดยพมิ พร์ ายชอ่ื ใหม่
การเลอื กผู้รับจดหมาย โดยวธิ ีพิมพ์รายช่อื ใหม่ มขี น้ั ตอนดังน้ี ดังภาพท่ี 4.8
(1) คลิกเมาสท์ ี่แทบ็ Mailings (การสง่ จดหมาย)
(2) คลิกเมาส์ท่ี Select Recipients (เลอื กผู้รับ) จะปรากฏรายการ
คาสงั่ ใหเ้ ลอื ก
(3) ตวั อย่างนี้ให้เลอื ก Type New List (พมิ พ์รายช่ือใหม่)

Select  Mailings

Recipients 
Type New list… 

ภาพที่ 4.8 วธิ ีการเลอื กผูร้ บั จดหมายกรณพี ิมพ์รายช่ือใหม่

(4) หลงั จากน้ันจะปรากฏหน้าต่าง New Address List (รายการที่อยูใ่ หม่)
สามารถเลอื กสรา้ งรายการท่ีอยู่ใหม่ได้ 2 วธิ ี คอื

วิธที ี่ 1 พมิ พ์ข้อมูลผ้รู บั ลงในตารางทโ่ี ปรแกรมแสดงคอลัมนร์ ายการ
ทอี่ ยู่ใหม่ มีขน้ั ตอนดงั นี้ ดังภาพที่ 4.9
(1) พิมพข์ ้อมลู ที่อยู่ในคอลัมน์ หากตอ้ งการเพ่ิมรายการที่อยู่ใหม่
(2) คลกิ เมาสท์ ี่ New Entry (สร้างรายการ) เมื่อเพ่ิมรายการ
ท่ีอยู่ใหม่เรียบร้อยแล้ว
(3) คลิกเมาส์ทป่ี ุ่ม OK (ตกลง) โปรแกรมจะข้นึ หนา้ ต่างให้
จัดเก็บขอ้ มูลรายการท่อี ยใู่ หม่



  OK

New Entry

ภาพที่ 4.9 สรา้ งแหล่งขอ้ มลู ใหม่ รหัสวิชา 2501–2010 4

หลกั สูตรประกาศนยี บัตรวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วิชา การประยุกตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในในงานอาชพี

วิธีท่ี 2 การกาหนดคอลมั นด์ ว้ ยตนเอง มีข้นั ตอนดงั น้ี (ภาพที่ 4.10)
(1) คลิกเมาส์ท่ี Customize Columns (กาหนดคอลมั น์เอง)
จะปรากฏหน้าต่าง Customize Address list (กาหนด
รายการท่ีอย่เู อง) ใหเ้ ลือกรายการท่ีอยู่ตามความต้องการ

Customize Columns... 

ภาพที่ 4.10 หนา้ ตา่ งการกาหนดรายการท่ีอยดู่ ว้ ยตนเอง

วิธีการเพ่มิ ชอ่ื เขตข้อมูล มขี น้ั ตอนดังนี้ ดงั ภาพท่ี 4.11
(1) คลิกเมาสท์ ีป่ มุ่ Add (เพิ่ม) จะปรากฏหนา้ ตา่ ง

Add Field (เพ่มิ เขตข้อมลู )
(2) พมิ พช์ ่ือเขตข้อมลู ท่ีตอ้ งการเพ่มิ เรยี บร้อยแลว้
(3) คลิกเมาส์ทปี่ ุ่ม OK (ตกลง)

 Add…


 OK

ภาพท่ี 4.11 หนา้ ตา่ งการเพิ่มเขตข้อมูล

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลักสูตรประกาศนียบตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556

หน่วยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วิชา การประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในในงานอาชพี

วธิ กี ารลบชื่อเขตข้อมูล มีข้ันตอนดงั น้ี ดงั ภาพที่ 4.12
(1) คลิกเมาส์ท่ี ช่ือเขตข้อมูลทีต่ ้องการลบ
(2) จากนั้นคลิกท่ีปุ่ม Delete (ลบ) จะปรากฏ

หน้าต่างใหย้ นื ยนั การลบ
(3) คลิกเมาส์ทปี่ ุ่ม Yes (ใช่)

 First Name  Delete
 Yes

ภาพท่ี 4.12 หนา้ ตา่ งการลบเขตขอ้ มลู

วธิ กี ารเปล่ียนชอื่ เขตขอ้ มูล มขี ั้นตอนดังนี้ ดังภาพท่ี 4.13
(1) คลิกเมาส์ท่ี ช่ือเขตข้อมูลท่ตี ้องการเปลย่ี น
(2) คลิกเมาส์ทป่ี มุ่ Rename (เปลย่ี นช่อื ) จะปรากฏหน้าตา่ ง

Rename Field (การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมลู )
(3) พมิ พช์ อ่ื เขตข้อมูลใหม่ในช่อง To (ถงึ ) เรยี บรอ้ ยแล้ว
(4) คลกิ เมาสท์ ป่ี ุ่ม OK (ตกลง)

 Title

 Rename...

ลาดบั 

 OK

ภาพท่ี 4.13 หนา้ ต่างการเปล่ียนชอ่ื เขตข้อมลู
รหสั วิชา 2501–2010
หลกั สูตรประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556 4

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

(5) จากตัวอยา่ ง ให้เปลย่ี นช่อื เขตข้อมูล “Title” เป็นเขตข้อมลู
“ลาดบั ” “First Name” เปน็ เขตข้อมลู “หวั หนา้ หน่วยงาน”
เปล่ยี นช่ือเขตข้อมูล “List Name” เป็นเขตข้อมลู “วันท่ี”
สว่ นเขตข้อมลู ท่ีเหลอื ให้ลบท้ังหมด จะเหลอื เขตขอ้ มลู
ดงั ภาพท่ี 4.14

(6) คลิกเมาส์ทปี่ มุ่ OK (ตกลง) จะปรากฏหน้าต่าง
New Address List (รายการทอี่ ยู่ใหม่) ดงั ภาพท่ี 4.15

ลาดับ

หวั หนา้ หนว่ ยงาน

วันที่



OK

ภาพที่ 4.14 วธิ ีการกาหนดรายการที่อยู่ด้วยตนเอง

วธิ กี ารเพิม่ ข้อมูลรายการผ้รู บั มขี ้ันตอนดังนี้ ดงั ภาพที่ 4.15
(1) พมิ พข์ ้อมูลลงในคอลัมน์ หากตอ้ งการเพิ่มรายการท่อี ยใู่ หม่
(2) คลิกเมาส์ท่ี New Entry (สรา้ งรายการ) เมอื่ เพิ่มรายการที่อยู่

เรียบร้อยแลว้
(3) คลิกเมาส์ที่ปุ่ม OK (ตกลง) จะข้นึ หน้าตา่ งให้จัดเก็บข้อมลู

รายการที่อยู่ใหม่ ใหท้ าการบันทึกและตั้งช่ือวา่
“รายชอ่ื หน่วยงานราชการ”



 

New Entry OK

ภาพท่ี 4.15 วิธกี ารเพมิ่ รายการขอ้ มลู ผรู้ บั
รหัสวชิ า 2501–2010
หลักสตู รประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556 4

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในในงานอาชพี

3.3 การผสานข้อมลู รายการผรู้ ับกับจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก
การผสานขอ้ มลู รายการผู้รบั กับจดหมายหลกั หรือเอกสารหลัก มีขั้นตอนดังน้ี ดงั ภาพท่ี 4.16

(1) คลิกเมาส์ตาแหนง่ ท่ีต้องการผสานข้อมูลผรู้ ับในจดหมายหลกั ในตวั อย่างใหน้ า
เมาส์ไปคลิกทหี่ ลงั คาข้ึนตน้ (เรียน) ห่างจากคาขึ้นต้นประมาณ 2 ตวั อักษร

(2) คลกิ เมาส์ท่ีแท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)
(3) คลิกเมาสท์ ่ี Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน)

จะปรากฏช่ือเขตข้อมลู ท่ีเราสร้างไวใ้ นแฟ้มข้อมูลรายชอื่ หนว่ ยงานราชการ
(4) คลิกเมาส์เลอื กเขตข้อมูลที่ต้องการผสาน

Mailings 



ลาดบั 

หวั หนา้ หนว่ ยงาน
วนั ที่



ภาพที่ 4.16 วธิ กี ารผสานข้อมูลรายการผรู้ ับกบั จดหมายหลักหรือเอกสารหลกั

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลกั สตู รประกาศนียบตั รวิชาชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

จากตวั อย่าง เขตข้อมูลทตี่ ้องการแทรกเขตข้อมูลผสานในจดหมายหลัก มีจานวน
2 เขตขอ้ มลู และ 2 ตาแหนง่ คอื

1) เขตข้อมลู “หัวหนา้ หนว่ ยงาน” ตาแหน่งทีจ่ ะผสานคอื หลังคาข้นึ ตน้
คาว่า “เรยี น”

2) เขตขอ้ มลู “วนั ที่” ตาแหน่งที่จะผสานคือ หลังคาว่า “โดยขอรบั บรจิ าค
ในวันท่ี”

การแทรกเขตข้อมลู ผสานจะทาให้ขอ้ ความในจดหมายเปลี่ยนไป คือ ชือ่ เขตข้อมูลที่
แทรกผสานจะปรากฏ ณ ตาแหน่งทีแ่ ทรกผสานข้อมูล ดงั ภาพท่ี 4.17




ภาพท่ี 4.17 จดหมายทแ่ี ทรกผสานเขตข้อมลู เรียบร้อยแลว้

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลกั สูตรประกาศนียบัตรวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในในงานอาชพี

3.4 การแสดงตัวอยา่ งจดหมายทีแ่ ทรกผสานเขตข้อมลู
3.4.1 การแสดงตัวอย่างจดหมายที่แทรกผสานเขตข้อมูลเรียบร้อยแลว้ มีข้ันตอนดังน้ี

ดงั ภาพที่ 4.18
(1) ขณะการทางานของโปรแกรมอยู่ที่แท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)
(2) คลกิ เมาส์ท่ี Preview Results (แสดงตัวอยา่ งผลลพั ธ์)
(3) จะปรากฏข้อมูลจดหมายท่ีแทรกผสานเขตข้อมูลเรยี บร้อยแลว้

Mailings 



๑


ภาพที่ 4.18 จดหมายทีแ่ สดงเขตข้อมลู แทรกผสาน

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลกั สูตรประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วิชา การประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

3.4.2 หากตอ้ งการแสดงจดหมายท่ีแทรกผสานข้อมลู ฉบับท่เี หลอื ให้เล่ือนเมาส์ไปท่ี
กล่มุ คาสั่ง Preview Results (แสดงตวั อย่างผลลัพธ์) จากนนั้ คลกิ เมาส์ที่ ลูกศร เพ่ือแสดง
จดหมายฉบับที่แทรกผสาน ดงั ภาพที่ 4.19

ภาพท่ี 4.19 การแสดงเขตขอ้ มลู แทรกผสานในจดหมาย

3.4.3 และหากต้องการยกเลิกการสง่ จดหมายถึงผรู้ บั รายใด มีขัน้ ตอนดังนี้
ดงั ภาพท่ี 4.20

(1) ขณะการทางานของโปรแกรมอยทู่ ี่ แทบ็ Mailings (การส่งจดหมาย)
(2) คลิกเมาส์ที่ Edit Recipients list (แก้ไขรายช่อื ผู้รบั )
(3) จะปรากฏหน้าตา่ ง Mail Merge Recipients (ผู้รบั จดหมายเวยี น) ใหน้ า

เมาส์คลกิ ซ้าที่  หน้าชอื่ ทีต่ อ้ งการยกเลกิ การสง่ จดหมาย ใหเ้ ป็น 
เพอื่ ยกเลกิ การส่งจดหมาย
(4) เรยี บรอ้ ยแล้ว คลิกเมาสท์ ่ีปุ่ม OK (ตกลง)

Mailings



Edit 

Recipients list





ตกลง

ภาพท่ี 4.20 การยกเลกิ การส่งจดหมายถึงผู้รบั

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนียบตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556

หน่วยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วิชา การประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

3.5 การผสานจดหมายกบั รายชอื่ ผู้รบั เขา้ ด้วยกนั
การผสานจดหมายกบั รายช่ือผูร้ ับเขา้ ด้วยกนั เพื่อผสานเป็นเอกสารฉบับใหม่ มีขัน้ ตอนดงั น้ี
ดงั ภาพท่ี 4.21

(1) ขณะการทางานของโปรแกรมอยู่ทแี่ ท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)
(2) คลิกเมาส์ท่ี Finish & Merge (เสร็จสิน้ และผสานเสร็จสน้ิ ) จะปรากฏคาส่ัง

ใหเ้ ลอื กทางาน
(3) คลิกเมาสท์ ี่ Edit Individual Document (แกไ้ ขแต่ละเอกสาร) จะปรากฏหน้าตา่ ง

Merge to New Docum…? (ผสานเปน็ เอกสารใหม่) ใหเ้ ลอื กผสานดังนี้
1) All (ทง้ั หมด)
2) Current Record (ระเบียนปจั จบุ ัน)
3) From - To (จาก....ถึง.....)
(4) คลิกเมาส์เลือกรายการ เพื่อผสานจดหมายกบั รายชื่อผ้รู บั เข้าดว้ ยกนั ตาม
ความตอ้ งการ ในตัวอยา่ งนีใ้ หเ้ ลือก All (ทง้ั หมด)
(5) คลกิ เมาสท์ ป่ี ุ่ม OK (ตกลง)

Mailings Finish& 

 Merge

Edit Individual Document…






ภาพที่ 4.21 การรวมจดหมายกับรายช่อื ผ้รู บั เขา้ ดว้ ยกัน

โปรแกรมจะทาการผสานจดหมายกับรายชอื่ ผรู้ บั เขา้ ดว้ ยกัน และสร้างเป็นจดหมายฉบับ

ใหม่ข้นึ สาหรบั ตัวอยา่ งน้ีใหบ้ ันทึกชื่อวา่ จดหมายเชิญร่วมทาบุญ
รหสั วชิ า 2501–2010
หลักสตู รประกาศนียบัตรวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556 4

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยุกตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

4. การสง่ั พมิ พจ์ ดหมายเวยี นออกทางเคร่อื งพมิ พ์
เม่อื เสรจ็ สน้ิ การจดั ทาจดหมายเวียนแลว้ และต้องการท่จี ะพมิ พจ์ ดหมายออกทางเครือ่ งพมิ พ์

เพอ่ื จดั ส่ง มีข้นั ตอนดงั นี้ ดงั ภาพท่ี 4.22
(1) ขณะการทางานของโปรแกรมอยู่ท่แี ท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)
(2) คลิกเมาส์ที่ Finish & Merge (เสร็จสนิ้ และผสาน) จะปรากฏคาสั่งให้เลือกทางาน
(3) คลิกเมาส์ท่ี Print Documents (พิมพเ์ อกสาร)
(4) หลงั จากน้ันจะปรากฏหน้าตา่ ง Merge to Printer (ผสานไปยงั เคร่ืองพมิ พ์) คลิกเมาส์

เลือกระเบียนการพิมพ์ ทต่ี ้องการ คือ พิมพ์
1) All (ท้ังหมด)
2) Current Record (ระเบียนปัจจบุ ัน)
3) From - To (จาก....ถงึ .....)

(5) คลิกเมาสท์ ป่ี ุ่ม OK (ตกลง)

Mailings Finish& 

 Merge

Print Documents … 




ภาพที่ 4.22 การสัง่ พิมพ์จดหมายออกทางเครอ่ื งพมิ พ์

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยกุ ตใ์ ช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

(6) เมอื่ คลกิ เมาสท์ ่ีปมุ่ OK (ตกลง) จะปรากฏหนา้ ตา่ ง Print (การพมิ พ์) เพ่ือใหต้ ง้ั ค่า
การพิมพ์

การต้ังค่าการพิมพ์ มีขัน้ ตอนดังน้ี ดังภาพท่ี 4.23
(1) Name (ชอ่ื ) เลือกชื่อเคร่อื งพิมพ์
(2) Page range (ชว่ งการพมิ พ์) ระบชุ ว่ งเอกสารที่ต้องการพิมพ์
(3) Copies (สาเนา) ระบจุ านวนเอกสารท่ตี ้องการพิมพ์ เรียบรอ้ ยแล้ว
(4) คลิกเมาสท์ ี่ ปุ่ม OK (ตกลง)






ภาพที่ 4.23 หน้าตา่ งการพิมพ์เพ่ือต้งั คา่ การพิมพ์

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลักสูตรประกาศนียบตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

5. การสรา้ งซองจดหมายเวยี น
การสรา้ งซองจดหมายเพอื่ ส่งจดหมายมี 2 วธิ ี คอื กรณีท่ไี ม่ได้บนั ทึกข้อมลู ท่ีอยู่ของผรู้ บั ไว้

และกรณีท่ีบันทึกข้อมูลท่ีผูร้ ับจดหมายไวแ้ ลว้
5.1 การสร้างซองจดหมาย กรณที ไี่ ม่ไดบ้ นั ทึกข้อมลู ท่ีอยู่ของผรู้ ับไว้ มีขั้นตอนดังน้ี

ดงั ภาพที่ 4.24
(1) เปดิ เอกสารใหม่ จากน้ันให้คลิกเมาสท์ แ่ี ทบ็ Mailings (การส่งจดหมาย)
(2) คลิกเมาส์ท่ี Envelopes (ซองจดหมาย) จะปรากฏหนา้ ตา่ ง
Envelopes and Labels (ซองจดหมายและปา้ ยผนกึ )
(3) ทแ่ี ทบ็ Envelopes (ซองจดหมาย)
ช่อง Delivery address (ทีอ่ ยู่ผู้รับ) ให้พมิ พช์ ื่อ-ท่อี ย่ผู ้รู บั
(4) ชอ่ ง Return address (ท่อี ยผู่ ู้สง่ ) ให้พมิ พช์ อื่ -ที่อยู่ผู้สง่
หากไม่ตอ้ งการพิมพ์ ชือ่ -ทอี่ ย่ผู ้สู ่ง ให้เชค็  ท่ี Omit (ละเว้น)
(5) คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Options (ตัวเลือก)
จะปรากฏหน้าต่างตวั เลือกซองจดหมาย (Envelope Options) ดังภาพท่ี 4.24

 Mailings

Envelopes



เรยี น นายอาเภอสนั ปา่ ตอง

ทวี่ า่ การอาเภอสนั ปา่ ตอง

อาเภอสนั ปา่ ตอง 
จงั หวดั เชยี งใหม่

50120

วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ขยี งใหม่
อาเภอสนั ปา่ ตอง

จงั หวดั เชยี งใหม่ 

 Options...

ภาพท่ี 4.24 หนา้ ต่างซองจดหมายและปา้ ยผนกึ และการเพ่ิมซอื่ -ทอ่ี ย่ผู รู้ บั และผ้สู ง่

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วิชา การประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

(6) คลกิ เมาส์ทแ่ี ท็บ Envelope Options (ตัวเลือกซองจดหมาย) ดงั ภาพท่ี 4.25
Envelope size: เลอื กขนาดซองจดหมาย
Delivery address (ทีอ่ ย่ผู รู้ ับ) พิมพ์ที่อยู่ผู้รับ
Font: (อกั ษร) เลือกอักษร From left: (จากด้านซ้าย)
From Top: (จากด้านบน)
Return address (ท่อี ยูผ่ ู้ส่ง)
Font: (อักษร) เลอื กอักษร From left: (จากดา้ นซา้ ย)
From Top: (จากดา้ นบน)

(7) คลิกเมาส์ที่แท็บ Printing Options (ตวั เลอื กการพมิ พ์) ดังภาพที่ 4.25
Feed method (วธิ ปี ้อน) ให้เลอื กวธิ ีการวางซองบนเครือ่ งพมิ พ์
Feed From (ปอ้ นจาก) ให้เลือกวิธกี ารปอ้ นซองจดหมายเข้าเครื่องพิมพ์

(8) คลกิ เมาสท์ ่ี OK (ป่มุ ตกลง)

Envelope Options Printing Options






OK

ภาพท่ี 4.25 การกาหนดรปู แบบซองจดหมาย

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยุกตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

(9) หากตอ้ งการพิมพซ์ องจดหมายออกทางเคร่ืองพิมพ์ใหค้ ลิกเมาสท์ ่ีปุ่ม Print (พมิ พ์)
(10) หากต้องการเพ่ิมข้อมูลท่อี ยู่ผ้รู บั และผู้สง่ จดหมายในเอกสาร

คลกิ เมาสท์ ีป่ ่มุ Add to Document (เพ่มิ ในเอกสาร) ดังภาพที่ 4.26
โปรแกรมจะเกบ็ ข้อมลู ทอ่ี ยู่ผู้รบั และผู้ส่งจดหมายในเอกสาร ดังภาพที่ 4.27
และหากต้องการพิมพ์ออกทางเครอ่ื งพมิ พ์ให้เลือกคาสัง่ Print (พิมพ์)
จากแทบ็ เมนู File หรือจะบันทึกเกบ็ ไว้ใชใ้ นโอกาสต่อไป

Envelope

Print Add to Document



ภาพที่ 4.26 การพิมพซ์ องจดหมายออกทางเครอ่ื งพมิ พ์

ภาพที่ 4.27 การเกบ็ ขอ้ มลู ทอ่ี ยู่ผรู้ ับและผ้สู ่งจดหมายในเอกสารรหสั วิชา 2501–2010 4

หลักสตู รประกาศนียบตั รวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในในงานอาชีพ

5.2 การสร้างซองจดหมายท่ีมีการบันทึกรายช่ือและที่อยไู่ ว้แล้ว
การสร้างซองจดหมายท่ีมกี ารบันทึกรายชือ่ และท่ีอยู่ของผรู้ ับจดหมายไว้แล้วใหเ้ ปิดเอกสาร
ใหมข่ ึ้นมา จากนนั้ ลงมือสร้างซองจดหมายใหม่ มีขั้นตอนดังน้ี ดังภาพท่ี 4.28

(1) คลิกเมาส์ที่แทบ็ Mailings (การส่งจดหมาย)
(2) คลกิ เมาส์ท่ี Envelopes (ซองจดหมาย) จะปรากฏหนา้ ตา่ ง

Envelopes and Labels (ซองจดหมายและปา้ ยผนกึ )
(3) กอ่ นพิมพ์ท่ีอยผู่ ู้สง่ จดหมายให้คลกิ  Omit (ละเว้น) ใหเ้ ปน็ 
(4) หลงั จากนน้ั พิมพ์ทอ่ี ยผู่ สู้ ง่ ในช่อง Return address (ทอ่ี ยผู่ ูส้ ่ง)
(5) คลิกเมาส์ทป่ี ุ่ม Add to Document (เพม่ิ ในเอกสาร)

จะปรากฏหน้าเอกสารใหเ้ พิม่ ช่ือที่อยู่ผูร้ ับจดหมาย

สว่ นการเลือกขนาดซองจดหมาย การเลือกอักษรและตาแหน่งการพมิ พท์ ี่อยู่ผู้รับ
การเลือกอักษรและตาแหน่งการพมิ พท์ ี่อยผู่ ูส้ ง่ และเลอื กวธิ กี ารป้อนซองจดหมาย สามารถ
ศกึ ษาได้จากหวั ขอ้ การสร้างซองจดหมายกรณที ่ีไม่ไดบ้ ันทึกขอ้ มูลที่อยู่ของผรู้ ับไว้



Mailings

Envelopes





Omit

วทิ ยาลยั เกษตรและเทคโนโลยเี ขยี งใหม่

อาเภอสนั ปา่ ตอง 
จงั หวดั เชยี งใหม่

50120

Add to Document



ภาพท่ี 4.28 การพมิ พแ์ ละเพิ่มชื่อที่อย่ผู สู้ ่งจดหมายในซองจดหมาย

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนียบัตรวชิ าชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในในงานอาชีพ

(6) การเพม่ิ ชอ่ื และท่ีอยู่ผรู้ ับบนซองจดหมาย
หลงั จากคลกิ เมาส์ที่ปมุ่ Add to Document (เพม่ิ ในเอกสาร) จะปรากฏหนา้ เอกสาร
ใหเ้ พ่มิ ช่อื ทีอ่ ยู่ผู้รับจดหมาย ให้คลกิ เมาสต์ าแหน่งท่จี ะเพ่ิมชือ่ และท่ีอย่ผู รู้ ับบนซองจดหมาย
จากน้ันใหท้ าการเลือกแหล่งข้อมูลผูร้ ับจดหมาย

การเลอื กแหล่งข้อมูลผู้รบั มีขน้ั ตอนดงั นี้ ดังภาพท่ี 4.29
(1) คลกิ เมาส์ท่ี Select Recipients (เลือกผู้รบั ) จะปรากฏคาสั่งให้เลือกทางาน
(2) คลิกเมาส์ที่ Use Existing List (ใชร้ ายชื่อทีม่ อี ยู่) เพื่อเปดิ แฟม้ ข้อมลู

ทอ่ี ยู่ผู้รับทไี่ ดจ้ ดั พิมพ์ไวแ้ ลว้

 Mailings

Select
Recipients

Use Existing List… 

ภาพท่ี 4.29 การเลือกแหลง่ ข้อมลู ทีอ่ ยผู่ ูร้ บั จดหมาย

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนยี บัตรวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วิชา การประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในในงานอาชีพ

(7) เมื่อคลกิ เมาส์ท่ี Use Existing List (ใชร้ ายชอื่ ทมี่ ีอยู่) จะปรากฏหน้าตา่ ง
Select Data Source (เลือกแหลง่ ขอ้ มลู )

การเลอื กแฟ้มข้อมูล มีขัน้ ตอนดงั นี้ ดงั ภาพท่ี 4.30
(1) คลิกเมาส์เลอื ก ไดร์ฟ และ โฟลเดอร์ ท่เี ก็บแฟ้มข้อมูลท่ีอยู่ผูร้ ับจดหมาย
(2) คลกิ เมาส์เลือก แฟ้มข้อมูล ทเี่ กบ็ ข้อมลู ที่อยูผ่ รู้ ับจดหมาย ในตวั อย่างน้ี

ให้เลอื กแฟ้มท่ีทาด้วยโปรแกรม Microsoft Excel ช่ือแฟ้มวา่ “รายช่ือ
หนว่ ยงานราชการ”
(3) คลกิ เมาสท์ ่ีปุ่ม Open (เปิด)

รายชอ่ื หนว่ ยงานราชการ 
รายชอื่ หนว่ ยงานราชการ 


 เปดิ
 Open

ภาพท่ี 4.30 การเลอื กแฟม้ ขอ้ มูลที่อยู่ผู้รบั จดหมาย

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลกั สตู รประกาศนียบตั รวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วิชา การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในในงานอาชพี

(8) การแทรกเขตข้อมลู ผสานลงบนซองจดหมาย มีข้นั ตอนดงั น้ี ดงั ภาพท่ี 4.31
(1) ก่อนอนื่ ให้พิมพค์ าขน้ึ ตน้ “เรยี น” บนเอกสาร เว้น 3 อักษร
(2) คลกิ เมาส์ท่ี Insert Merge Filed (แทรกเขตข้อมูลผสาน)
จะปรากฏช่อื เขตข้อมูลให้เลือกแทรกเขตข้อมูลผสาน
(3) คลกิ เมาส์ที่ ช่ือเขตขอ้ มูลท่ีต้องการแทรกผสานจนครบ ดงั ภาพท่ี 4.32



Insert Merge
Field

ลาดบั
หวั หน้าหนว่ ยงาน
วันท่ี
 สถานทต่ี ัง้

อาเภอ
จงั หวดั
รหัสไปรษณยี ์

 เรยี น

ภาพท่ี 4.31 การแทรกเขตขอ้ มลู ผสานบนซองจดหมาย

ภาพท่ี 4.32 การแทรกเขตขอ้ มลู บนซองจดหมายเรยี บรอ้ ยแลว้

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลกั สตู รประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

(9) การแสดงข้อมูลที่อยู่ผู้รบั บนซองจดหมาย มีขนั้ ตอนดงั นี้ ดังภาพที่ 4.33
(1) คลิกเมาสท์ ี่ Preview Results (คาสั่งแสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์)
(2) จะปรากฏชื่อและทอ่ี ยผู่ ู้รับจดหมายทแี่ ทรกผสานเขตข้อมูลบน
ซองจดหมาย





ภาพที่ 4.33 ท่อี ย่ผู ูร้ บั เมื่อผสานเขตข้อมูลบนซองจดหมายเรียบรอ้ ยแลว้

(10) การรวมซองจดหมายทบ่ี ันทกึ รายช่อื ผ้รู ับและผ้สู ง่ เขา้ ดว้ ยกนั มีขัน้ ตอนดังนี้
ดงั ภาพท่ี 4.34

(1) ขณะการทางานของโปรแกรมอยู่ท่ีแทบ็ Mailing (การส่งจดหมาย)
คลิกเมาสท์ ่ี Finish & Merge (เสรจ็ สน้ิ และผสานเสรจ็ สิน้ ) จะปรากฏ
คาส่ังใหเ้ ลอื กทางาน

(2) คลกิ เมาสท์ ่ี Edit Individual Documents (แก้ไขแตล่ ะเอกสาร)
จะปรากฏหน้าต่าง Merge to New Docum…? (ผสานเป็นเอกสารใหม่)

(3) คลิกเมาส์ที่ All (ทง้ั หมด)
(4) คลกิ เมาส์ท่ีป่มุ OK (ตกลง)

 


 OK

ภาพท่ี 4.34 การรวมซองจดหมายทบ่ี ันทกึ รายชือ่ ผู้รับและผู้สง่ เขา้ ดว้ ยกนั
รหสั วิชา 2501–2010
หลักสตู รประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556 4

หนว่ ยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วิชา การประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

โปรแกรมจะทาการผสานรายชอื่ ผู้รับกับผสู้ ง่ เข้าด้วยกัน และสร้างเป็นแฟม้ เอกสารใหม่
สาหรบั ตัวอย่างนี้ใหบ้ ันทึกชอื่ แฟม้ ว่า “ซองส่งหนงั สือทาบุญ” จากนัน้ หากตอ้ งการพมิ พ์ออกทาง
เคร่ืองพมิ พ์ ให้เลอื กคาสั่งพิมพจ์ าก แทบ็ เมนู File (แฟ้ม)

6. บทสรปุ
จดหมายเวียน หมายถึง จดหมายท่ีมีเนื้อความเหมือนกันและส่งถึงผู้รับหลายคน จดหมาย

แต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น ส่วนองค์ประกอบของจดหมายเวียนนั้นมี
2 ส่วน คือ จดหมายหลักและแหล่งข้อมูล จดหมายหลัก คือ เอกสารที่จะใช้เป็นต้นแบบในการสร้าง
จดหมาย และแหล่งข้อมูล คือ ข้อมูลท่ีต้องการผสานเข้ากับจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก ข้ันตอน
การสร้างจดหมายเวียนมดี ังน้ี สรา้ งจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก เลอื กแหล่งผู้รบั จดหมาย เสรจ็ แล้ว
ทาการผสานข้อมูลรายการผู้รับเขา้ กับจดหมาย ก่อนจะพิมพ์ควรแสดงตัวอย่างจดหมายท่ีแทรกผสาน
เขตข้อมูลเพ่ือตรวจดูความเรียบร้อย หลังจากน้ันจึงพิมพ์จดหมายออกทางเคร่ืองพิมพ์ ส่วนการสร้าง
ซองจดหมาย มีขั้นตอนเหมือนกับการสร้างจดหมายเวียน ซึ่งสามารถนาความรู้ในการสร้างจดหมาย
เวียนไปประยุกต์ใช้ในงานอาชีพกับการสร้างเอกสารอ่ืนได้ เช่น การพิมพ์เกียรติบัตร และป้ายผนึก
เปน็ ตน้

รหัสวชิ า 2501–2010 4
หลักสูตรประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วิชา การประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชีพ

แบบฝกึ หดั ทา้ ยหนว่ ยท่ี 4

จงตอบคาถามต่อไปน้ี
1. จดหมายเวียน หมายถึง (2 คะแนน)
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. จงบอกองคป์ ระกอบของจดหมายเวียน (3 คะแนน)
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. จงอธิบายขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียนกรณีท่ีสรา้ งแหล่งข้อมลู ผู้รับไว้ มาพอเขา้ ใจ (5 คะแนน)
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. จงบอกขนั้ ตอนพมิ พ์จดหมายเวยี นออกทางเครื่องพิมพ์มาพอเข้าใจ (5 คะแนน)
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5. จงอธบิ ายขั้นตอนการสร้างซองจดหมายเวยี นกรณีท่ีไม่มีแหลง่ ข้อมูลผ้รู ับมาพอเขา้ ใจ (5 คะแนน)
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………

รหัสวิชา 2501–2010 4
หลกั สูตรประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยกุ ต์ใชค้ อมพวิ เตอร์ในในงานอาชีพ

แบบทดสอบหลงั เรยี นหนว่ ยที่ 4

จดุ ประสงค์ เพื่อประเมนิ ความก้าวหนา้ ในการเรยี นรขู้ องผเู้ รียนเกีย่ วกับเร่อื ง
“การประกอบจดหมายเวียน”

คาชแ้ี จง 1. ขอ้ สอบมีทงั้ หมด 10 ขอ้ ขอ้ ละ 1 คะแนน เวลารวม 10 นาที
2. เลอื กคาตอบที่ถกู ทส่ี ุดเพยี งคาตอบเดยี วแล้วทาเคร่ืองหมาย (×) ลงในกระดาษคาตอบ

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. กรณีท่ีได้จดั พมิ พร์ ายชื่อข้อมลู ผ้รู บั จดหมายไวแ้ ล้ว หากตอ้ งการนามาใช้ จะต้องเลือก
คาสงั่ ในข้อใด

ก. คลิกทีค่ าสงั่

ข. คลิกที่คาสงั่

ค. คลิกท่คี าส่งั

ง. คลิกทคี่ าสั่ง

2. หากต้องการพิมพจ์ ดหมายที่กาลงั แสดงอยู่บนหนา้ จอออกทางเครื่องพมิ พ์ ตอ้ งใช้คาสั่งในขอ้ ใด
ก. All (ท้ังหมด)
ข. From - To (จาก - ถงึ )
ค. Current (ปจั จุบนั )
ง. Current Record (ระเบียนปัจจบุ นั )

3. หากตอ้ งการ Insert Merge Field (แทรกเขตขอ้ มลู ) ลงในจดหมายหลัก ควรเลอื กในข้อใด

ก. คาส่งั

ข. คาส่งั

ค. คาสงั่

ง. คาสัง่

4. โปรแกรมในขอ้ ใดไม่สามารถสร้างเอกสารแหล่งข้อมลู ได้

ก. โปรแกรม

ข. โปรแกรม

ค. โปรแกรม

ง. โปรแกรม

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลกั สูตรประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พุทธศักราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วิชา การประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอร์ในในงานอาชีพ

5. หากต้องการ Preview Results (แสดงตวั อย่างผลลัพธ์) การแทรกเขตข้อมูลผสาน ควรเลอื กคาส่งั
ในขอ้ ใด
ก. คาสง่ั

ข. คาสั่ง

ค. คาสงั่

ง. คาสงั่

6. ขอ้ ใดกล่าวถงึ จดหมายเวยี นไม่ถูกต้อง
ก. จดหมายท่ีมเี น้ือความเหมือนกันหลายฉบับ
ข. จดหมายท่ีส่งถึงผูร้ บั หลายคน
ค. จดหมายที่มีผู้ส่งหลายคน
ง. จดหมายหลายฉบบั ท่มี ีเนื้อความเหมือนกนั

7. ข้อใดกล่าวถูกต้องเกี่ยวกับเอกสารหลกั
ก. จดหมายที่ทาการผสานข้อมูลแลว้
ข. เนอื้ ความจดหมายท่ีเหมอื นกนั
ค. ชอื่ ทอี่ ยผู่ รู้ บั
ง. ช่ือทีอ่ ยู่ผู้ส่ง

8. ถ้าหากต้องการสรา้ งซองจดหมาย ต้องเลือกคาสงั่ ในข้อใด

ก. คลิกที่คาสง่ั

ข. คลกิ ท่ีคาสัง่

ค. คลกิ ที่คาสัง่

ง. คลิกท่คี าสั่ง

9. องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น มอี ะไรบ้าง
ก. เอกสารหลกั และแฟ้มขอ้ มูลผรู้ บั
ข. เอกสารหลกั และแฟ้มขอ้ มูลผู้ส่ง
ค. แฟม้ ขอ้ มลู ผ้รู ับ และแฟ้มขอ้ มลู ผูส้ ง่
ง. เอกสารหลัก และจดหมายหลกั

10. ขอ้ ใดไมใ่ ช่ขั้นตอนในการสรา้ งจดหมายเวยี น
ก. สร้างจดหมายหลกั
ข. สร้างแหลง่ ข้อมูลผูร้ ับ
ค. สรา้ งแหลง่ ขอ้ มูลผูส้ ่ง
ง. เรม่ิ จดหมายเวยี น

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนียบัตรวิชาชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วิชา การประยุกตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

เอกสารอา้ งองิ

ดวงพร เกี๋ยงคา. คู่มือ Word 2010 ฉบบั สมบรู ณ.์ กรงุ เทพฯ : ดวงกมลสมัย, 2554.
ราชบณั ฑิตยสถาน. พจนานกุ รม ฉบบั ราชบณั ฑติ ยสถาน พ.ศ. 2542. กรุงเทพฯ : นานมบี ุ๊คส,์

2546.
มนัสชยั กีรติผจญ. โปรแกรมประมวลผลคา. กรงุ เทพฯ : เอมพนั ธ์, 2558.
วิภาวลั ย์ พนั ธ์คา และนา้ ทิพ สมคั รไทย. Word 2010 โปรแกรมประมวลผลคา. กรุงเทพฯ :

วงั อักษร, 2557.
เศรษฐชยั ชัยสนทิ และรัชฎาวรรณ น่ิมนวล. Word 2010 โปรแกรมประมวลผลคา. กรุงเทพฯ :

วังอักษร, 2557.

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยที่ 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอร์ในในงานอาชีพ

แนวการตอบแบบฝึกหดั หนว่ ยที่ 4

ข้อ 1 จดหมายเวียนหมายถึง
จดหมายท่ีมีเนื้อความเหมอื นกันสง่ ถึงผรู้ บั หลายคน จดหมายแตล่ ะฉบบั แตกต่างเฉพาะ

บางส่วนของจดหมายเทา่ นนั้

ข้อ 2 องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น ประกอบดว้ ย
1. เอกสารหลัก (Main Document) คอื เอกสารทจ่ี ะใชเ้ ปน็ ต้นแบบในการสร้างจดหมาย

หรอื เอกสารทีม่ ีถงึ ผรู้ บั จานวนมาก เนื้อความ และรปู แบบของเอกสารหลกั หรือจดหมายหลักจะ
เหมือนกัน เว้นแต่ชื่อและทอี่ ยู่ของผรู้ บั เท่านั้นท่ีจะเวน้ ไวเ้ พ่ือรอรวมหรือผนวกกับแหล่งข้อมูล

2. แหลง่ ขอ้ มลู (Data Source) คือข้อมูลทตี่ ้องการผสานเขา้ กับจดหมายหลกั หรอื เอกสาร
หลกั เชน่ รายช่อื ทีอ่ ยู่ผรู้ บั จดหมาย ซ่ึงส่วนใหญจ่ ะเก็บอยู่ในรปู ของตาราง ซงึ่ สามารถสรา้ งแฟ้ม
แหลง่ ข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Word Microsoft Excel หรือ Microsoft Access

ข้อ 3 ข้ันตอนการสร้างจดหมายเวียนกรณีทส่ี ร้างแหล่งข้อมลู ผู้รบั แลว้ มีข้ันตอนดังน้ี
1. สร้างจดหมายหลักหรือเอกสารหลกั
1.1 ใหท้ าการเปดิ แฟ้มจดหมายหลักหรอื เอกสารหลักท่ีไดจ้ ดั พิมพ์ไวแ้ ลว้
คลิกเมาส์ทแ่ี ทบ็ Mailings (การส่งจดหมาย)
1.2 เล่ือนเมาสค์ ลิกที่ Start Mail Merge (เร่มิ จดหมายเวยี น) จะปรากฏรายการให้
เลือกทางาน
1.3 คลกิ เมาส์ท่ี Letters (จดหมาย) เพื่อกาหนดให้จดหมายที่เปิดเป็นจดหมายหลกั
หรือเอกสารหลัก
2. การเลือกผู้รบั จดหมาย โดยใช้รายช่ือทีม่ ีอยแู่ ลว้ สามารถทาไดด้ ังน้ี
2.1 คลิกเมาสท์ ี่แท็บ Mailings (การสง่ จดหมาย)
2.2 คลกิ เมาสท์ ี่ Select Recipients (เลอื กผู้รบั ) จะปรากฏรายการคาส่งั ใหเ้ ลอื ก
ทางาน
2.3 คลกิ เมาส์ท่ี Use and Existing list (ใชร้ ายชอื่ ทมี่ ีอยู่)
3. การผสานขอ้ มูลรายการผู้รบั กบั จดหมายหลักหรือเอกสารหลกั มขี ้นั ตอนดังนี้
3.1 คลกิ เมาส์ตาแหน่งท่ีตอ้ งการผสานขอ้ มูลผรู้ ับในจดหมายหลกั ในตัวอยา่ งให้นาเมาส์
ไปคลกิ ท่หี ลังคาขนึ้ ต้น (เรยี น) หา่ งจากคาข้ึนตน้ ประมาณ 2 ตวั อกั ษร
3.2 คลกิ เมาสท์ ี่แท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)
3.3 คลิกเมาสท์ ่ี Insert Merge Fields (แทรกเขตขอ้ มูลผสาน)
3.4 จะปรากฏชอ่ื เขตข้อมูลที่เราสร้างไวใ้ นแฟ้มขอ้ มลู รายชือ่ หน่วยงานราชการใหเ้ ลือก
แทรกเขตข้อมูลผสาน

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลกั สตู รประกาศนียบตั รวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยุกตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในในงานอาชีพ

4. การแสดงตัวอย่างจดหมายท่แี ทรกผสานเขตข้อมลู เรียบร้อยแล้ว มีขนั้ ตอนดงั นี้
4.1 ขณะการทางานของโปรแกรมอยู่ท่แี ท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)
4.2 คลิกเมาส์ที่ Preview Results (แสดงตวั อยา่ งผลลัพธ์)
4.3 จะปรากฏข้อมลู จดหมายทแี่ ทรกผสานเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

5. การผสานจดหมายกบั รายชือ่ ผ้รู บั เข้าดว้ ยกันเพอ่ื ผสานเปน็ เอกสารใหม่ มีขั้นตอนดงั น้ี
5.1 ขณะการทางานของโปรแกรมอยทู่ ี่แท็บ Mailings (การสง่ จดหมาย)
5.2 คลกิ เมาส์ที่ เสรจ็ สนิ้ และผสานเสร็จส้ิน (Finish & Merge) จะปรากฏคาส่งั
ใหเ้ ลือกทางาน
5.3 คลิกเมาสท์ ่ี Edit Individual Document (แกไ้ ขแต่ละเอกสาร) จะปรากฏหนา้ ต่าง
Merge to New Docum… (ผสานเปน็ เอกสารใหม่) ให้เลอื กผสานดังน้ี
1) All (ทั้งหมด)
2) Current Record (ระเบยี นปจั จบุ นั )
3) From - To (จาก....ถงึ .....)
5.4 คลิกเมาส์เลือกรายการ เพ่อื ผสานจดหมายกบั รายชอื่ ผรู้ ับเขา้ ด้วยกันตาม
ความต้องการ ในตวั อย่างนใ้ี หเ้ ลือก All (ทั้งหมด)
5.5 คลกิ เมาสท์ ี่ปุ่ม OK (ตกลง)
โปรแกรมจะทาการผสานจดหมายกบั รายชอ่ื ผรู้ ับเขา้ ด้วยกนั และสรา้ งเป็นจดหมายฉบับ

ใหมข่ นึ้

ข้อ 4 การพมิ พ์จดหมายออกทางเคร่ืองพิมพ์ มีข้ันตอนดงั น้ี
4.1 ขณะการทางานของโปรแกรมอยู่ทแี่ ทบ็ Mailings (การส่งจดหมาย)
4.2 คลกิ เมาส์ท่ี Finish & Merge (เสร็จสน้ิ และผสาน) จะปรากฏคาสัง่ ให้เลือกทางาน
4.3 คลิกเมาส์ท่ี Print Documents (พิมพ์เอกสาร)
4.4 หลังจากน้ันจะปรากฏหนา้ ตา่ งผสานไปยังเคร่อื งพิมพ์ คลิกเมาส์เลอื กระเบยี นการพิมพ์

ทีต่ อ้ งการ คือ พมิ พ์
1) All (ทง้ั หมด)
2) Current Record (ระเบยี นปัจจุบัน)
3) From - To (จาก....ถึง.....)

4.5 คลิกเมาสท์ ปี่ ุ่ม OK (ตกลง)
4.6 จะปรากฏหน้าต่างการพิมพ์ เพื่อให้ตั้งคา่ การพมิ พ์ เช่น ชอื่ เครื่องพมิ พ์ ช่วงการพิมพ์
จานวนสาเนา เรยี บร้อยแลว้ ให้คลิกเมาส์ทปี่ ุ่มตกลง

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลักสตู รประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หน่วยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวียน 330
วชิ า การประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอรใ์ นในงานอาชพี

ข้อ 5 การสร้างซองจดหมายกรณที ่ีไม่ไดบ้ ันทึกข้อมูลที่อยู่ของผรู้ บั ไว้ มีข้ันตอนดงั น้ี
5.1 เปดิ เอกสารใหม่ จากนนั้ ให้คลิกเมาส์ท่ีแทบ็ Mailings (การสง่ จดหมาย)
5.2 คลกิ เมาสท์ ่ี Envelopes (ซองจดหมาย) จะปรากฏหน้าตา่ ง
Envelopes and Labels (ซองจดหมายและป้ายผนกึ )
5.3 ทแี่ ท็บ Delivery Address (ซองจดหมาย) ชอ่ ง (ทีอ่ ยู่ผ้รู ับ) ให้พมิ พช์ ่อื -ทอี่ ยผู่ ูร้ ับ
5.4 ชอ่ ง Return Address (ที่อยผู่ ูส้ ง่ ) ให้พิมพช์ ื่อ-ทอ่ี ยผู่ สู้ ่ง
หากไม่ต้องการพมิ พ์ ช่อื -ที่อยผู่ ู้สง่ ให้เชค็  ท่ี Omit (ละเวน้ )
5.5 คลกิ เมาสท์ ่ปี ุ่ม Options (ตวั เลอื ก) จะปรากฏหนา้ ตา่ งตัวเลอื กซองจดหมาย
(Envelope Options)
5.6 คลกิ เมาส์ทแี่ ทบ็ Envelope Options (ตวั เลอื กซองจดหมาย)
Envelope size: เลอื กขนาดซองจดหมาย
Delivery address (ท่ีอยู่ผรู้ ับ)
Font: (อกั ษร) เลือกอกั ษร From left: (จากด้านซ้าย)
From Top: (จากดา้ นบน)
Return address (ทอี่ ย่ผู ู้ส่ง)
Font: (อักษร) เลอื กอักษร From left: (จากด้านซ้าย)
From Top: (จากดา้ นบน)
5.7 คลิกเมาส์ที่แท็บ Printing Options (ตวั เลือกการพิมพ์) เพอ่ื Feed method (วธิ ีปอ้ น)
ให้เลือกวธิ ีการวางซองบนเครือ่ งพิมพ์ Feed From: (ปอ้ นจาก) ให้เลือกวิธีการปอ้ น
ซองจดหมายเขา้ เครื่องพิมพ์
5.8 คลิกเมาส์ท่ี OK (ปุ่มตกลง)

5.9 หากต้องการพิมพ์ซองจดหมายออกทางเคร่ืองพมิ พ์ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Print (พิมพ์)
5.10 หากต้องการเพ่มิ ขอ้ มูลที่อยูผ่ ูร้ บั และผสู้ ง่ จดหมายในเอกสาร คลิกเมาส์ท่ีปุ่ม

Add to Document (เพม่ิ ในเอกสาร) โปรแกรมจะเกบ็ ข้อมลู ท่ีอยผู่ รู้ ับและ
ผ้สู ง่ จดหมายในเอกสาร
5.11 หลังจากนน้ั หากตอ้ งการพมิ พ์ออกทางเคร่ืองพิมพ์ให้เลอื กคาสง่ั Print (พิมพ์)

จากแท็บเมนู File หรือจะบันทึกเกบ็ ไว้ใชใ้ นโอกาสตอ่ ไป

รหสั วิชา 2501–2010 4
หลกั สูตรประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศกั ราช 2556

หนว่ ยท่ี 4 การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น 330
วชิ า การประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในในงานอาชพี

เฉลยแบบทดสอบกอ่ นเรยี น
หนว่ ยที่ 4

เร่อื ง การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น

1. ก
2. ค
3. ค
4. ข
5. ข
6. ง
7. ก
8. ง
9. ก
10. ง

เฉลยแบบทดสอบหลงั เรยี น
หนว่ ยที่ 4

เรือ่ ง การประกอบเอกสารจดหมายเวยี น

1. ก
2. ง
3. ข
4. ง
5. ง
6. ค
7. ข
8. ค
9. ก
10. ค

เกณฑ์การผา่ นการประเมนิ
คะแนนรวมได้ระหว่าง 8-10 คะแนน หมายถงึ ผ่าน
คะแนนรวมได้ระหว่าง 0-7 คะแนน หมายถึง ไมผ่ ่าน

รหสั วชิ า 2501–2010 4
หลกั สตู รประกาศนยี บตั รวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2556