เอกสารประกอบการสอน รายวิชา งานการบัญชี 2 รหัสวิชา 30201 -5102 จัดทำโดย นางพัชรอรกุล ขุนแก้ว แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลัยเทคนิคแม่วงก์ สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ
โครงการจัดการเรียนรู้ รหัสวิชา 30201-5102 ชื่อวิชา งานการบัญชี 2 จำนวนหน่วยกิต 3 หน่วยกิต จำนวนชั่วโมง/สัปดาห์ 9 ชั่วโมง ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2566 หมวดวิชา สมรรถนะวิชาชีพเลือก แผนกวิชา การบัญชี สถานศึกษา วิทยาลัยเทคนิคแม่วงก์ ครูผู้สอน นางพัชรอรกุล ขุนแก้ว 1. จุดประสงค์รายวิชา เพื่อให้ 1. เข้าใจหลักการและกระบวนการปฏิบัติงานอาชีพทางด้านการบัญชี 2. สามารถประยุกต์ใช้ความรู้และทักษะในการวิเคราะห์ วางแผน ปฏิบัติการและแก้ไขปัญหาในการ ดำเนินงานอาชีพระดับเทคนิค ทางด้านการบัญชีในสถานประกอบการตามภาระงานที่รับผิดชอบ 3. มีเจตคติที่ดีต่องานอาชีพ และมีกิจนิสัยในการทำงานด้วยความรับผิดชบอ รอบคอบ ปลอดภัย มีวินัยตรง ต่อเวลา ขยัน ซื่อสัตย์ อดทน และสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่น 2. สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการของระบบสารสนเทศทางการบัญชี 2. ออกแบบสารสนเทศทางการบัญชี 3. คำอธิบายเนื้อหารายวิชา ศึกษา และปฏิบัติเกี่ยวกับงานอาชีพระดับเทคนิคทางด้านการบัญชีในสถานประกอบการ การเตรียมความ พร้อมส่วนบุคคล การวิเคราะห์งาน การวางแผน การดำเนินงาน การประเมินผลและแก้ไขปัญหาในการดำเนินงาน การ บันทึกสรุป จัดทำรายงานและนำเสนอผลการปฏิบัติงานอาชีพ 4. กิจกรรมการเรียนการสอน 4.1 เข้าสู่บทเรียนโดยการยกตัวอย่าง 4.2 บรรยายเนื้อหา 4.3 มอบหมายงาน ใบงาน แบบฝึกหัด 4.4 แบบตั้งคำถาม 4.5 แบบแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
5. สื่อการสอน 5.1 หนังสือแบบเรียน 5.2 Internet 5.3 Power Point 5.4 วีดีโอ 5.5 Google Classroom 5.6 Zoom meeting, Google meet 6. เวลาเรียน -จำนวนชั่วโมงสอน X 18 สัปดาห์ (9x18) = 162 ชั่วโมง - 80 % ของชั่วโมงสอน = 130 ชั่วโมง 7. การประเมินผล - คะแนนเก็บ 80 คะแนน - จิตพิสัย 20 คะแนน - ทดสอบย่อย/ใบงาน 60 คะแนน - คะแนนสอบประเมิน 20 คะแนน รวมคะแนนเต็ม 100 คะแนน 8. เกณฑ์การวัดผลและประเมินผล ใช้การตัดเกรดแบบอิงเกณฑ์ โดยใช้ระดับคะแนนดังนี้ คะแนน เกรดที่ได้ 80-100 4 75-79 3.5 70-74 3 65-69 2.5 60-64 2 55-59 1.5 50-54 1 ต่ำกว่า 50 0
9. หน่วยการสอน สัปดาห์ ที่ หน่วยที่ ชื่อหน่วยการสอน/ชื่อเรื่อง จำนวน ชั่วโมง หมายเหตุ ท. ป. 1 1 ระบบสารสนเทศทางการบัญชี 0 9 2 2 การจัดทำเอกสารระบบสารสนเทศทางการบัญชี 0 9 3 2 การจัดทำเอกสารระบบสารสนเทศทางการบัญชี 0 9 4 3 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและกระบวนการทางธุรกิจ 0 9 5 3 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและกระบวนการทางธุรกิจ 0 9 6 4 ฮาร์ดแวร์ ซอฟแวร์ พีเพิลแวร์ 0 9 7 5 ซอฟต์แวร์บัญชี และองค์กร 0 9 8 6 อาชญากรรมคคอมพิวเตอร์ จริยธรรมและความแป็นส่วนตัว 0 9 9 สอบกลางภาค 0 9 10 7 ระบบการควบคุมภายในเบื้องต้น 0 9 11 8 การควบคุมระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ 0 9 12 9 การพัฒนาและการใช้ระบบข้อมูลการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ 0 9 13 10 การพัฒนาและการใช้ระบบข้อมูลการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ 0 9 14 10 การพัฒนาและการใช้ระบบข้อมูลการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ 0 9 15 11 การตรวจสอบเทคโนโลยีสารสนเทศ 0 9 16 12 การจัดระเบียบและตัดการข้อมูลในฐานข้อมูล 0 9 17 12 การจัดระเบียบและตัดการข้อมูลในฐานข้อมูล 0 9 18 สอบปลายภาค 0 9 รวม 0 162
บทที่ 1 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและนักบัญชี (Accounting Information Systems and The Accountant) บทที่1 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและนักบัญชี (Accounting Information Systems and The Accountant) ระบบสารสนเทศทางการบัญชี(Accounting Information System) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมา เพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการ ตัดสินใจต่อผู้ใช้ ระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงาน และการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของ สารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศ เฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
ผู้ใช้ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีแบ่งได้2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ 1. บุคคลภายในองค์กร ได้แก่ ผู้บริหารในระดับต่าง ๆ 2. บุคคลภายนอกองค์กร เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น (ที่มา: http://kttybpw.blogspot.com/2014/11/accounting-information-system.html ) ระบบสารสนเทศทางด้านการบัญชี จะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ 1. ระบบบัญชีทางการเงิน (Financial Accounting System) จะเป็นการบันทึกรายการค้าที่ เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไร ขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก้ผู้ใช้และผู้ที่สนใน ข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และเจ้าหนี้ 2. ระบบบัญชีผู้บริหาร (Managerial Accounting System) เป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงิน แก่ผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และ การศึกษาระบบ (ที่มา: http://ac2-009.blogspot.com,2555) ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี 1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives) 2.ข้อมูลเข้า (Inputs) - ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ - ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน 3.ตัวประมวลผล (Processor) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศมักใช คอมพิวเตอร์ทำงานการคำนวณ การเรียงลำดับ การคิดร้อยละ การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ 4. ข้อมูลออกหรือผลลัพธ์ (Output) คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้ 5. การป้อนกลับ (Feedback) 6. การเก็บรักษาข้อมูล (Data Storage) 7. คำสั่งและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures) 8. ผู้ใช้ (Users) 9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and Security Measures)
หน้าที่ Account Information System : AIS 1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection) 2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) 3. การจัดการข้อมูล (Data Management) 4. การควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and Data Security) 5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation) (ที่มา: http://dodeedewa.blogspot.com,2558) ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) เป็นระบบพื้นฐานของการทำงานต่าง ๆ ในรูปแบบ ของการเก็บ (input) การประมวลผล (processing) เผยแพร่ (output) และมีส่วนจัดเก็บข้อมูล (storage) องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคือ • ฮาร์ดแวร์ • ซอฟต์แวร์ • มนุษย์ • กระบวนการ • ข้อมูล • เครือข่าย ระบบสารสนเทศนั้นจะประกอบด้วย
ข้อมูล (Data) หมายถึง ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการ ปรับแต่งหรือประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ สารสนเทศ (Information) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกตามกฎเกณฑ์ตามหลักความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมี ประโยชน์และมีความหมายมากขึ้น การจัดการ (Management) คือ การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นการกำหนดเป้าหมายและ ทิศทางการจัดการของ องค์กรนั้น ซึ่งต้องมีการวางแผน กำหนดการ และจัดการทรัพยากรภายใน องค์กร เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ของ องค์กรนั้น ๆ ระบบสารสนเทศและ MIS (IS) หรือการประยุกต์ใช้ภูมิทัศน์ คือการรวมกันของเทคโนโลยี สารสนเทศ (information technology) และกิจกรรมของผู้คนว่าด้วยการดำเนินการให้ความช่วยเหลือใด ๆ, การ ทำการจัดการ และการตัดสินใจ ในความหมายที่กว้างมาก ระบบสารสนเทศเป็นคำที่ใช้บ่อยในการอ้าง ถึงปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้คน กระบวนการข้อมูลและเทคโนโลยี ในแง่นี้คำที่ใช้ในการอ้างอิงไม่เพียงแต่ จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) ที่องค์กรจะใช้เท่านั้น, แต่ยังรวมถึงวิธีที่คนมี ปฏิสัมพันธ์กับเทคโนโลยีนี้ในการสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ บางสิ่งบางอย่างสร้างความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างระบบสารสนเทศ ,ระบบคอมพิวเตอร์, และกระบวนการทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศมักจะรวมถึงองค์ประกอบของ ICT แต่ก็ไม่ได้มีความ เกี่ยวข้องอย่างหมดจดกับ ICT เสียทีเดียว (ที่มา : https://th.wikipedia.org/wiki/%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A% E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%AA%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%9 7%E0%B8%A8 ) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้ สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงาน ขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ ดังนี้ 1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกัน อย่างเป็นระบบ 2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วย สนับสนุนการ ปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร
ดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลักสองประการ ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลัก ทั้งสองได้อย่างครบถ้วน และสมบูรณ์ ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบ MIS ได้ ระบบ MIS ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์MIS อาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์ อะไรก็ได้ แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้งสองประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์ แต่เนื่องจาก ปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer) จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการ จัดการสารสนเทศ ปัจจุบันขอบเขตการทำงานของระบบสารสนเทศขยายตัวจากการรวบรวมข้อมูลที่มาจากภายใน องค์การไปสู่การเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมภายนอก ทั้งจากภายในท้องถิ่น ประเทศ และ ระดับนานาชาติปัจจุบันธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสาร สนเทศที่มีศักยภาพ สูงขึ้นเพื่อสร้าง MIS ให้สามารถ ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่ม ขีดความสามารถของธุรกิจ และ ขีดความสามารถในการบริหารงานของผู้บริหารในยุคปัจจุบัน แต่ปัญหาที่น่าเป็นห่วงคือคน ส่วนใหญ่ยังไม่ เข้าใจในศักยภาพและขอบเขตของการใช้งานระบบสารสนเทศ (MIS) นอกจากนี้บุคลากรบางส่วนที่ขาด ความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการใช้งานระบบสารสนเทศ ไม่ ยอมเรียนรู้และเปิดรับการเปลี่ยนแปลง จึงให้ความสนใจหรือความสำคัญกับการปรับตัวเข้ากับ MIS น้อย กว่าที่ควร ความสัมพันธ์ระหว่าง MIS และ AIS มี 2 แนวคิด คือ 1. AIS คือ ระบบย่อย ของ MIS 2. AIS และ MIS มีความสัมพันธ์แบบคาบเกี่ยวกัน (ที่มา: http://naruemonjantee.blogspot.com,2557) MIS และ AIS เป็นระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ องค์กรใดต้องการข้อมูลจำนวนมากเพื่อให้ สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลทั้งหมดนี้มาจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆเกี่ยวกับแง่มุมต่าง ๆ ของธุรกิจจะถูกรวบรวมและวิเคราะห์ผ่านทางคอมพิวเตอร์และจัดทำรายงานโดยละเอียดซึ่งจะกลายเป็น เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้บริหารในการจัดระเบียบประเมินและบริหารกิจการของตนได้อย่างมี ประสิทธิภาพ ระบบสารสนเทศแบบใช้คอมพิวเตอร์นี้เรียกว่า Management Information System (MIS) ซึ่งปัจจุบันเป็นแกนนำสำหรับองค์กรที่ทำงานได้อย่างราบรื่น MIS มีข้อมูลล้ำค่าที่สามารถนำมาใช้ อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อประเมินการตัดสินใจที่ผ่านมาและวางแผนเพื่อทำนายความสำเร็จในการ ดำเนินงานในอนาคต
ระบบสารสนเทศทางบัญชีหรือ AIS เป็นระบบย่อยของ MIS และเกี่ยวข้องกับระบบการจัดเก็บ สมุดบัญชีและงบการเงินพร้อมกับบันทึกการขายและการซื้อและการทำธุรกรรมทางการเงินอื่น ๆ . ระบบ นี้มีความสำคัญอย่างมากในการรักษาระบบบัญชีขององค์กรใด ๆ ในขณะที่เอไอเอสไม่ต้องสงสัยเลยว่าจะเป็นประโยชน์มากต่อผู้บริหารในการประเมินผลการ ปฏิบัติงานในอดีตและตัดสินใจเรื่องโครงการในอนาคตไม่ใช่แค่ข้อมูลทางการเงินเท่านั้นที่สามารถแต่งหน้า ได้ทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานขององค์กรใด ๆ ก็ตาม ผู้บริหารต้องการข้อมูลที่เกินกว่า ความสามารถและขอบเขตของ AIS ด้วยขนาดและการทำงานขององค์กรใด ๆ ที่กำลังเติบโตและ กลายเป็นเรื่องซับซ้อนข้อมูลเพิ่มเติมจำเป็นต้องใช้สำหรับหลาย ๆ เหตุผลเช่นการวางแผนการผลิตการ พยากรณ์การขายการวางแผนคลังสินค้าการวิจัยตลาด ฯลฯ ข้อมูลทั้งหมดนี้มาจาก MIS เนื่องจากข้อมูล ประเภทนี้ไม่ได้ถูกประมวลผลโดยปกติ โดย AIS แบบดั้งเดิม เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนักบัญชี 1. เทคโนโลยีพื้นฐาน เช่น - คอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ต และการแก้ปัญหาเบื้องต้น - การทํางานจากระยะไกล (Remotely online working) - เครื่องมือ เครื่องใช้สํานักงาน เช่น Scanner, Fax, Printer 2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการติดต่อสื่อสารทั่วไป - อีเมล (Email) - โปรแกรมเพื่อการสื่อสารอื่น ๆ เช่น Line, Skype
บทบาทของนักบัญชีต่อระบบสารสนเทศทางการบัญชี (ที่มา: http://naruemonjantee.blogspot.com) หลักการขั้นพื้นฐานในการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี 1. รวบรวบเอกสารขั้นต้นที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายการค้า 1.1 วงจรรายได้ : ขายสินค้า - ใบสั่งซื้อของลูกค้า - ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี - ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี 1.2 วงจรค่าใช้จ่าย : ซื้อสินค้า, จ่ายค่าใช้จ่าย - ใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ - ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี - ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี 2. บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวัน - วิเคราะห์รายการค้า - จัดทำผังบัญชีตามลักษณะรายการค้าของธุรกิจ - สมุดรายวันทั่วไป สำหรับ ธุรกิจขนาดเล็ก - สมุดรายวันเฉพาะ สำหรับธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ 3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและแยกประเภทย่อย 4. จัดทำงบทดลองและกระดาษทำการ 5. จัดทำรายงานการเงินและรายงานเพื่อการบริหารรายงานการเงินตามมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 35 ย่อหน้าที่ 7 ประกอบด้วย
- งบดุล - งบกำไรขาดทุน - งบกระแสเงินสด - งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ หรืองบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ - หมายเหตุประกอบงบการเงิน ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางบัญชี 1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน - รายงานการขายประจำวันแยกตามสายผลิตภัณฑ์ - รายงานสินค้าคงเหลือ/วัตถุดิบแยกตามคลัง - รายงานการรับเงินประจำวัน - รายงานการจ่ายเงินประจำวัน - รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระ 2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจวางแผน และควบคุมการดำเนินงาน - รายงานต้นทุนการผลิตแยกตามสายผลิตภัณฑ์, สาขา - รายงานจำนวนและมูลค่าสินทรัพย์ถาวรแยกตามฝ่าย - รายงานยอดขายรายไตรมาสแยกตามผู้จำหน่าย, พนักงาน - รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือนแยกตามฝ่าย - เป็นต้น ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งานของผู้บริหาร 3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก - รายงานการเงินตามที่มาตรฐานการบัญชีฉบับที่35 กำหนดให้จัดทำ - รายงานการเงินตามที่ตลาดหลักทรัพย์กำหนดให้จัดทำ - รายงานการเงินตามที่กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์ กำหนดให้นิติบุคคลจัดทำ
แบบฝึกหัดท้ายหน่วยที่ 1 1. ข้อมูล และสารสนเทศ แตกต่างกันอย่างไร 2. ระบบสารสนเทศ หมายความว่าอย่างไร 3. คุณสมบัติของระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีลักษณะใดบ้าง 4. ระบบสารสนเทศ มีองค์ประกอบพื้นฐานใดบ้าง อธิบาย 5. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) การประมวลผลแบบโต้ตอบ (Interactive) การประมวลผลแบบ ออนไลน์ (Online Processing) มีลักษณะอย่างไร 6. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีประโยชน์กับบุคคลใดบ้าง 7. ระบบสารสนเทศทางด้านการบัญชีประกอบกี่ส่วน 8. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินการ มีกี่ประเภท อะไรบ้าง เลือกอธิบายมา 1 ระบบ 9. ระบบสารสนเทศทางการบัญชี หมายถึงอะไร มีวัตถุประสงค์อย่างไร 10. ระบบสารสนเทศทางการบัญชี มีวิวัฒนาการ 4 ระยะ คือระยะใดบ้าง 11. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีกี่องค์ประกอบ อะไรบ้าง 12. ระบบสารสนเทศทางการบัญชีประกอบด้วยหน้าที่หลักใดบ้าง 13. หน้าที่ของ AIS ได้แก่ 14. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคือ
บทที่ 2 การจัดทำเอกสารระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Documenting Accounting Information Systems) บทที่2 การจัดทำเอกสารระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Documenting Accounting Information Systems) ความสำคัญของเอกสารระบบสารสนเทศ - แสดงให้เห็นถึงเส้นทางการไหล (Flow) ของข้อมูล หรือข้อมูล ประเภทเอกสารที่ใช้ และ กระบวนการปฏิบัติ - ผู้ใช้ในองค์กรปฏิบัติตามเอกสารขององค์กรทำให้เกิด มาตรฐานเดียวกัน - เป็นเอกสารประกอบการอบรมพนักงาน - เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์และผู้พัฒนาระบบใช้ตรวจสอบระบบ - เป็นเอกสารที่ผู้ตรวจสอบภายในและผู้สอบบัญชีใช้เป็นเครื่องมือประเมินประสิทธิภาพการควบคุม ภายใน
ประเภทของเอกสารระบบสารสนเทศ 1. แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram :DFD) แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams : DFD) เป็นเอกสารที่ผู้วิเคราะห์ระบบ (System analysts) นิยมใช้ ในการวิเคราะห์ระบบงานที่ใช้ในปัจจุบัน เพื่อพัฒนาระบบใหม่ แผนภาพกระแสข้อมูล นี้แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน แหล่งที่เก็บข้อมูล จุดเริ่มต้น และ จุดสิ้นสุดของข้อมูล ซึ่งจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของข้อมูลนั้นเป็นได้ทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงาน ภายนอกกิจการ - DFD เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts) ใช้สำหรับการวิเคราะห์ระบบงาน ปัจจุบัน เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศใหม่ - DFD แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน (process) แหล่งเก็บ ข้อมูล (data store) จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของข้อมูล วิธีการเขียน DFD 1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน 2. เขียน DFD ฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง 3. นำข้อมูลที่มีอยู่มาเขียน Context Diagram โดยใส่ชื่อกระบวนการไม่ต้องใส่หมายเลข 4. หลีกเลี่ยงการเขียนเส้น Data Flow ทับหรือตัดกัน 5. แหล่งเก็บข้อมูล (Data Store) ต้องมีเส้นการไหลข้อมูลเข้าหรือออก 6. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา 7. Process ที่มีรายละเอียดซับซ้อน อาจจะเขียนเป็นระดับ 0,1,2,3
8. ใช้ตัวเลขบอกระดับของ Process เช่น Level 0 เช่น 1.0, 2.0 Level 1 เช่น 1.1 1.2 1.3 level 2 เช่น 1.11 1.12 2. ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts) Document Flowcharts เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชี และนักบัญชีใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานใน ปัจจุบัน เพื่อหาข้อบกพร่องของการควบคุมภายใน และการจัดทำรายงาน แสดงเส้นทางของเอกสารทั้ง เอกสารขั้นต้นและรายงานระหว่างกระบวนการปฏิบัติงานของระบบงานที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล วิธีการเขียน Document Flowcharts 1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน 2. ระบุหน่วยงานจุดเริ่มต้นและจุดจบของผังงานเอกสาร 3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง 4. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา 5. เขียนหัวลูกศรเพื่อแสดงเส้นทางการไหลของเอกสาร 6. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข 1 7. ระบุชื่อเอกสารในสัญลักษณ์ของเอกสาร 8. ระบุชื่อกระบวนการปฏิบัติงานในสัญลักษณ์ของเอกสาร 9. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อในกระดาษหน้าเดียวกันและระหว่างหน้ากระดาษ
10. ใช้สัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม 3. ผังงานระบบ (System Flowcharts) ผังงานระบบ (System Flowcharts) เป็นเอกสาร ที่นักบัญชีนิยมใช้กันมาก เพราะในผังงานระบบ ได้อธิบายให้เห็นความสัมพันธ์ของกระบวนการปฏิบัติงานทั้งหมดในระบบ แสดงให้ทราบว่าใครเกี่ยวข้อง กับกระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลที่นำเข้าและผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจัดเก็บไว้ ที่ใด ข้อมูลอะไรที่ กิจการได้รับเข้ามาและผลลัพธ์ที่ได้จาก การประมวลผลคืออะไร รูปแบบเป็นอย่างไร รวมทั้ง ลำดับ ขั้นตอนการประมวลผลเป็นอย่างไร
วิธีการเขียน System Flowcharts 1. ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน 2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม 3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง 4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวาใช้หัวลูกศรระบุทิศทาง
5. กรณีมีการเชื่อมต่อหน้าระหว่างหน้ากระดาษให้ใช้สัญลักษณ์การเชื่อมต่อ 6. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อหน้าเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงการตัดกันของเส้นทิศทาง 7. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ 8. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์ 9. ใช้กฎของ Sandwich rule ในกระบวนการประมวลผล 10. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1 11. แสดงแหล่งปลายทางที่เก็บของเอกสาร 12. เขียนสัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม . ผังโปรแกรม (Program Flowcharts) ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts) เป็นเอกสารที่แสดงถึงกรอบแนวคิดของกระบวนการ ปฏิบัติงานในแต่ละลำดับขั้นของชุดคำสั่งงาน (Computer program) เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานของระบบ ผู้เขียน ชุดคำสั่งงาน (Programmer) ใช้ผังงานโปรแกรมเป็นต้นแบบหรือแนวทางในการเขียนชุดคำสั่งงาน ส่วนนักบัญชีใช้ผังงานโปรแกรมเปรียบเทียบกับชุดคำสั่งงานที่ใช้จริงในการปฏิบัติงาน
วิธีการเขียน Program Flowcharts 1. ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน 2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม 3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง 4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง 5. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ 6. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์ 5. แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts) แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts) เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงาน ตามลำดับชั้นของโมดูล (Module) โดยระดับบนสุดของแผนภูมิโครงสร้างอธิบายภาพรมโครงสร้าง โปรแกรมโมดูลของการปฏิบัติงาน ในระบบ สำหรับระดับที่สองจะขยายภาพกระบวนการปฏิบัติงานของ โปรแกรมโมดูลระดับบนสุด โดยแบ่งเป็น โมดูลย่อย (submodule) และเป็นเช่นนี้เรื่อยไป
- Structure Charts เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับชั้นของ โมดูล (Module) โดยระดับบนสุดอธิบายภาพรวมโครงสร้าง ระดับที่สองจะขยายภาพกระบวนการปฏิบัติ ของระดับบนสุด ระดับที่สามจะขยายภาพของโมเดลระดับสอง - Structure Charts ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาชุดคำสั่งงานในระบบงานแทนการใช้ผังงาน โปรแกรม - Structure Charts เขียนไปในทิศทางจากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา
แบบฝึกหัดท้ายหน่วยที่ 2 1. ให้นักศึกษาเลือกวาดผังทางเดินเอกสารดังต่อไปนี้ มา 1 ผัง - ผังทางเดินระบบเจ้าหนี้ - ผังทางเดินระบบการจัดซื้อ - ผังทางเดินระบบการขาย - ผังทางเดินระบบส่งคืน
บทที่ 3 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและกระบวนการทางธุรกิจ (AIS and Business Processes) บทที่ 3 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและกระบวนการทางธุรกิจ (ส่วนที่ 1) (AIS and Business Processes Part 1) กระบวนการทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจ (Business process) เริ่มจากการที่เจ้าของนำเงินสดหรือสินทรัพย์อื่นมา ลงทุนในธุรกิจ ถ้าเงินสดมีไม่เพียงพอ อาจต้องกู้เพิ่มจากเจ้าหนี้ จากนั้นจึงเริ่มเอาเงินไปซื้อที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่จะต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจหรืออาจใช้วิธีการเช่าแทนการซื้อก็ได้ เมื่อกิจการเริ่ม ดำเนินการ ลักษณะของการดำเนินการเงินจะขึ้นอยู่กับธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการผลิต การค้าขาย หรือการใช้ บริการ โดยจะมีรายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นขณะดำเนินการธุรกิจ เมื่อรายได้สูงกว่าค่าใช้จ่ายจะเกิดเป็นผล กำไร แต่ถ้าค่าใช้จ่ายสูงกว่ารายได้จะเกิดเป้นผลขาดทุน กระบวนการทางธุรกิจของการเปิดแฟรนไชส์ ท็อป มาร์เก็ต (Tops market) คือเริ่มตั้งแต่สถานที่ เมื่อมีบุคคลที่ต้องการที่จะเปิดแฟรนไชส์ จะต้องมีที่ตั้งและสถานที่เพื่อทำการเปิดร้าน แล้วทางบริษัทจะ ทำการไปดูที่ตั้งและทำเลให้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย และเมื่อได้ที่ตั้งก็ทำการเข้าร่วมลงทุนกับ ท็อป มาร์เก็ต แล้วทางบริษัทจะทำการตกแต่งร้านและนำสินค้าและอุปกรณ์ต่าง ๆ มาทำการดำเนินธุรกิจในขั้นตอน ต่อไป ผลกำไรที่ได้จะมาจากการขายสินค้า สรุปคือกระบวนการทางธุรกิจนั้นจะเป็นขบวนการต่าง ๆ หรือขั้นตอนในทุก ๆ ขั้นตอนในการ ดำเนินธุรกิจ ผลกำไรที่จะเกิดขึ้นมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับธุรกิจนั้น ๆ
โดยทั่ว ๆ ไปการดำเนินธุรกิจจะมีอยุ่ 3 ประเภทคือ 1. กิจการให้บริการ (Service Firm) กิจการให้บริการจะมีรายได้หลัก คือ ค่าธรรมเนียม ค่าบริการรับ รายจ่ายหลัก คือ เงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และอื่น ๆ รายจ่ายในกิจการให้บริการถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นในกิจการให้บริการคือการ วัดผลการดำเนินงาน ลักษณะของผลิตภัณฑ์จะไม่เห็นเป็นตัวตนที่ชัดเจน ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น โรงพยาบาล สำนักงานกฎหมาย บริษัทที่ปรึกษา เป็นต้น 2. กิจการซื้อมาขายไป (Merchandising Firm) หมายถึง กิจการที่ซื้อขายสินค้าทั้งขายส่งและขาย ปลีกโดยไม่ใช่ผู้ผลิต รายได้หลักของกิจการ คือ เงินที่ขายสินค้าได้ ค่าใช้จ่ายจำแนกเป็น 2 ส่วน คือ ต้นทุน สินค้าขาย และค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ห้างสรรพสินค้า ร้าน ขายยา ร้านขายของชำ เป็นต้น 3. กิจการผลิต (Manufacturing Firm) กิจการผลิตส่วนใหญ่จะมีโรงงานสำหรับผลิตสินค้า รายได้ หลัก คือ เงินที่ได้จากการขายสินค้า ค้าใช้จ่าย คือ ต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบ ค่าจ้างคนงาน และค่าใช้จ่ายใน ขบวนการผลิต ค่าใช้จ่ายทั้งสามส่วนนี้จะรวมเป็นต้นทุนสินค้า ส่วนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในสำนักงานจะถือ เป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร (ที่มา: https://sites.google.com/site/naysmchaycanthrraks/home/krabwnkar-thang-thurkic) สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือสมุดบัญชีขั้นต้น ที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทันที โดยบันทึกเรียงตามลำดับวันที่ที่เกิด รายการค้าขึ้น การบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นจะบันทึกโดยเดบิตบัญชีหนึ่งและเครดิตอีกบัญชีหนึ่งไว้ ด้วยกัน ซึ่งเป็นไปตามหลักการบัญชีคู่ พร้อมทั้งอธิบายลักษณะรายการค้าที่เกิดขึ้นให้ทราบโดยย่อ (ที่มา: https://cad.go.th/cadweb_client/ewt_news.php?nid=2865&filename=index)
ประเภทของสมุดบัญชีขั้นต้น (Types of Books of Original Entry) แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท 1. สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) คือ สมุดรายวันหรือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการ ค้าที่เกิดขึ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ 1.1 สมุดรายวันรับเงิน (Cash Received Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการ ค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินเท่านั้น เช่น การรับรายได้ การรับชำระหนี้ เป็นต้น 1.2 สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payment Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการ ค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินเท่านั้น เช่น จ่ายค่าใช้จ่าย ซื้อสินทรัพย์ จ่ายเงินชำระหนี้ เป็น ต้น 1.3 สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่ เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็น เงินเชื่อเท่านั้น 1.4 สมุดรายวันขาย (Sales Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับ การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น 1.5 สมุดรายวันส่งคืนสินค้า (Purchases Returns and Allowance Journal) เป็น สมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าที่ซื้อมาเป็นเงินเชื่อเท่านั้น 1.6 สมุดรายวันรับคืนสินค้า (Sales Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดราย วันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อเท่านั้น 2. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือ สมุดบัญชีขั้นต้นหรือสมุดรายวันที่ใช้จดบันทึก รายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวัน เฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุด รายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้ (ที่มา: https://chalita896.weebly.com/36273609365636233618360736373656-2.html)
บัญชีแยกประเภท หมายถึง บัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบันทึกรายการ ค้าในสมุดรายวันทั่วไป เรียบร้อยแล้ว จัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่ รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด บัญชีลูกหนี้ เป็นบัญชีที่รวบรวม รายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้ การ บันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกไม่ปะปนกันเพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อความเป็นระเบียบ เรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ 1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของ บัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อ จากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภท สินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝาก ธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีอาคาร เป็นต้น บัญชีแยก ประเภทหนี้สิน เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ บัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ เป็นต้น บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ เช่น บัญชี ทุน บัญชีรายได้ (Income) บัญชีค่าใช้จ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว 2. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยก ประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป เช่น สมุดบัญชีแยก ประเภทลูกหนี้รายตัว บัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภท รายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอด รวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (ที่มา: http://www.pw.ac.th/emedia/media/tech/accounting1/lesson5.php) งบการเงิน เป็นรายงานทางบัญชีที่แสดงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงานของกิจการ การเปลี่ยนแปลงของเงิน สดและส่วนของผู้ถือหุ้น ในรอบปีบัญชีที่ผ่านมา เพื่อใช้ในการตัดสินใจด้านการเงิน โดยทั่วไปงบการเงินจะ ประกอบด้วย 1. งบแสดงฐานะการเงิน 2. งบกำไรขาดทุน 3. งบแสดงส่วนของผู้ถือหุ้น 4. งบกระแสเงินสด 5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน (ที่มา: https://th.wikipedia.org/wiki/%E0%B8%87%E0%B8%9A%E0%B8%81%E0%B8%B2%E 0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99)
กำหนดตามหมวดบัญชี โดยบัญชีทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็น 5 หมวด ดังนี้ หมวดที่1 หมวดสินทรัพย์ รหัสบัญชี คือ 1 หมวดที่2 หมวดหนี้สิน รหัสบัญชี คือ 2 หมวดที่3 หมวดส่วนของเจ้าของ รหัสบัญชี คือ 3 หมวดที่4 หมวดรายได้ รหัสบัญชี คือ 4 หมวดที่5 หมวดค่าใช้จ่าย รหัสบัญชี คือ 5 ดังนั้นหากเป็นบัญชีหมวดสินทรัพย์ เช่น เงินสด ลูกหนี้ ที่ดิน เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 1 หาก เป็นบัญชีหมวดหนี้สิน เช่น เจ้าหนี้ เงินกู้ระยะยาว หุ้นกู้ เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 2 หากเป็นบัญชี หมวดส่วนของเจ้าของ เช่น ทุน ถอนใช้ส่วนตัว เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 3 หากเป็นบัญชีหมวดรายได้ เช่น รายได้ค่าเช่า ดอกเบี้ยรับ รายได้อื่น ๆ เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 4 และหากบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า เงินเดือน ค่าสาธารณูปโภค เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 5 (ที่มา: https://www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/89301) กระบวนการขาย กระบวนการขาย เป็นเรื่อของกระบวนการดำเนินงานทางการขายอย่างกนึ่ง ที่จะทำให้สินค้าหรือ บริการเกิดการเปลี่ยนกรรมสิทธิ์ความเป็นเจ้าของ โดยมีวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานเป็นขั้นตอนของ กระบวนการขาย เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดอย่างไรก็ตาม ขั้นตอนของกระบวนการขาย 1. การแสวงหาผู้มุ่งหวัง 2. การเตรียมตัวก่อนเข้าพอลูกค้า 3. การเข้าพบลูกค้า 4. การเสนอขาย 5. การจัดการกับข้อโต้แย้งหรือการขจัดข้อโต้แย้ง 6. การปิดการขาย 7. การติดตามผล และบริการหลังการขาย ปัจจัยการผลิต ( Factors of Production) ปัจจัยการผลิต หมายถึง ทรัพยากรที่ใช้เพื่อการผลิตเป็นสินค้าและบริการ ในความหมายทาง เศรษฐศาสตร์แบ่งปัจจัยการผลิตเป็น 4 ประเภท ดังนี้
1. ที่ดิน (Land) ซึ่งใช้เป็นที่ของอาคารโรงงานที่ทำการผลิต รวมถึงทรัพยากรที่อยู่ในดิน โดย ผลตอบแทนของที่ดินได้แก่ ค่าเช่า (Rent) 2. แรงงาน (Labor) หมายถึง ความคิดและกำลังกายของมนุษย์ได้นำไปใช้ในการผลิต โดยมี ผลตอบแทนคือ ค่าจ้าง (Wage or Salary) 3. ทุน (Capital) ในความหมายทางเศรษฐศาสตร์ หมายถึง สิ่งก่อสร้าง และเครื่องจักรเครื่องมือ ที่ใช้ในการผลิต นอกจากนี้ทุนยังแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ - เงินทุน (Money Capital) หมายถึงปริมาณเงินตราที่เจ้าของเงินนำไปซื้อวัตถุดิบ จ่ายค่าจ้าง ค่าเช่า และดอกเบี้ย - สินค้าประเภททุน (Capital Goods) หมายถึง สิ่งก่อสร้าง รวมถึงเครื่องมือเครื่องจักรที่ใช้ในการ ผลิตเป็นต้น ผลตอบแทนจากเงินทุน คือ ดอกเบี้ย (Interest) 4. ผู้ประกอบการ (Entrepreneurship) หมายถึง บุคคลที่สามารถนำปัจจัยการผลิตต่าง ๆ มา ดำเนินการผลิตให้มีประสิทธิภาพที่สุด โดยอาศัยหลักการบริหารที่ดี การตัดสินใจจากข้อมูลหรือจากเกณฑ์ มาตรฐานอย่างรอบคอบ รวมถึงความรับผิดชอบ ผลตอบแทน คือ กำไร (Profit) กิจกรรมทางเศรษฐกิจ กิจกรรมทางเศรษฐกิจ หมายถึง การผลิต การแลกเปลี่ยน การบริโภค และการกระจายรายได้ • การผลิต (Production) หมายถึงการนำปัจจัยการผลิตที่มีอย่างจำกัดมาผ่านกระบวนการผลิต ซึ่ง ต้องอาศัยการผลิต การบริหาร การตัดสินใจเลือกวิธีการผลิตที่เหมาะสม เพื่อให้ใช้ต้นทุนการผลิตต่ำสุด ให้ ได้สินค้าที่ได้มาตรฐานมีคุณภาพเป็นที่พึงพอใจของผู้บริโภค • การแลกเปลี่ยน (Exchange) ในทางเศรษฐศาสตร์ หมายถึง การแลกเปลี่ยนกรรมสิทธิ์ในสินค้าแล บริการต่าง ๆ เดิมเป็นการแลกเปลี่ยนระหว่างสินค้ากับสินค้า แต่ต่อมาได้ใช้เงินตราเป็นสื่อกลางในการ แลกเปลี่ยน • การบริโภค (Consumption) หมายถึง การได้รับประโยชน์หรือความพอใจจากการซื้อสินค้าและ บริการ เช่น การทานอาหาร ใช้ตู้เย็น เป็นต้น • การกระจายผลผลิต (Product Distribution) หมายถึง การปันส่วนหรือการจำแนกแจกจ่ายสินค้า และบริการให้ถึงมือผู้บริโภค โดยการนำออกมาวางขาย หรือการสั่งซื้อทางสื่อสารต่าง ๆ รวมถึงการขนส่ง ด้วย • การกระจายรายได้ (Income Distribution) หมายถึง การปันรายได้ให้กับผู้ผลิตสินค้าและบริการ รวมถึงเจ้าของปัจจัยการผลิตอย่างเป็นธรรม ได้แก่ ค่าเช่า ค่าจ้าง ดอกเบี้ย และกำไรของเจ้าของปัจจัยการ ผลิต
(ที่มา: https://nkw04951nkw.wordpress.com/37-2/) การจัดซื้อ การจัดซื้อ (Purchasing) และการจัดหา (Supply) เป็นกิจกรรมหนึ่งที่สำคัญมากอีกกิจกรรมหนึ่ง ของโลจิสติกส์ (Logistic) ซึ่งในการบริหารจัดการโซ่อุปทานก็เล็งเห็นถึงความสำคัญที่จะต้องมีการจัดการ ในการจัดซื้อวัตถุดิบ (Purchasing Materials) และการจัดหาวัตถุดิบ (Supply Materials) ที่ดีมีคุณภาพ เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไปจากการเน้นที่ราคา (Price) ไปเป็นคุณภาพที่ดี โดยใน การจัดซื้อ (Purchasing) และการจัดหาจะต้องมีกระบวนการเพื่อใช้ในการตัดสินใจเลือกวัตถุดิบ และ ตัดสินใจเลือกผู้จัดจำหน่ายวัตถุดิบ (Supplier) ที่มีคุณภาพในราคาที่ยอมรับได้ และที่สำคัญจะต้องมี ระบบที่ใช้ในการตรวจสอบคุณภาพ ของวัตถุดิบ และตัวผู้จัดจำหน่ายวัตถุดิบ (Supplier) ซึ่งจะเป็นตัวที่ ส่งผลทำการต้นทุน (Cost) รวมของโลจิสติกส์ (Logistic) ต่ำลงตรงตามวัตถุประสงค์ของการบริหาร จัดการโซ่อุปทาน โดยองค์ความรู้ในเรื่องของการจัดซื้อ (Purchasing) และการัดหาเป็นการเรียบเรียงองค์ ความรู้จากแหล่งข้อมูลระบบสารสนเทศ และหนังสือที่มีความน่าสนใจหลาย ๆ แหล่งข้อมูล โดยมี วัตถุประสงค์เพื่ออธิบายความรู้พื้นฐานสำหรับการบริหารจัดการโซ่อุปทาน ซึ่งกำหนดขอบเขตในการ รวบรวมองค์ความรู้ดังต่อไปนี้ ความหมายและความสำคัญของการจัดซื้อ การจัดหา (Importance of purchasing, supply) มีผู้ให้ความหมายและคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อไว้มากมาย ดังนี้ Weele (2005) ให้ความหมายของการจัดซื้อไว้ คือ การบริหารจัดการแหล่งทรัพยากรภายนอก ของ องค์กร ซึ่งได้แก่ สินค้า งานบริการ ความสามารถ (Capabilities) และความรู้ (Knowledge) ที่มี ส่วนสำคัญในการดำเนินงาน ธำรงรักษาไว้ และบริหารจัดการกิจกรรมหลัก (Primary Activities) และ กิจกรรมสนับสนุน (Support Activities) เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด Leenders, et al. (2006) กล่าวว่าบางสถาบันได้ให้คำนิยามของการจัดซื้อ (Purchasing) ว่าเป็น กระบวนในการซื้อ โดยศึกษาความต้องการ หาแหล่งซื้อและคัดเลือกผู้ส่งมอบ เจรจาต่อรองราคา (Price) และกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงติดตามการจัดส่งสินค้าเพื่อให้ได้รับสินค้า ตรงเวลา และติดตามการชำระเงินค่าสินค้าด้วย ซึ่งแท้ที่จริงแล้ว การจัดซื้อ (Purchasing) การจัดการ พัสดุ (Supply Management) และการจัดหา (Supply) นั้น ถูกนำมาใช้แทนกันในการจัดหาให้ได้มาซึ่ง พัสดุและงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายในองค์กร ดังนั้น การจัดซื้อ (Purchasing) หรือการจัดการพัสดุ ไม่ใช่เป็นเพียงความเกี่ยวเนื่องในขั้นตอนมาตรฐานในกระบวนการ จัดหาที่ประกอบด้วย 1. การรับรู้ความต้องการใช้สินค้า
2. การแปรความต้องการใช้สินค้านั้นไปเป็นเงื่อนไขสำหรับการจัดหา 3. การแสวงหาผู้ส่งมอบที่มีศักยภาพเพียงพอกับความต้องการ 4. การเลือกแหล่งสินค้าที่เหมาะสม 5. การจัดทำข้อตกลงตามใบสั่งซื้อหรือสัญญาซื้อขาย 6. การส่งมอบสินค้าหรืองานบริการ 7. การชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับผู้ส่งมอบ (ที่มา: https://sites.google.com/site/karcadkarsoxupthan/kar-cadkar-so-xupthan/krabwnkarcadkar-cad-sux-cadha) แบบฝึกหัดท้ายหน่วยที่ 3 1. กระบวนการทางธุรกิจ (Business process) หมายถึง 2. ธุรกิจแบ่งออกเป็นกี่ประเภท 3. สมุดบัญชีขั้นต้น ได้แก่อะไรบ้าง 4. ปัจจัยการผลิต มีกี่ประเภท อะไรบ้างอธิบาย 5. กิจกรรมทางเศรษฐกิจหมายถึง
บทที่ 4 ฮาร์ดแวร์ ซอฟแวร์ พีเพิลแวร์ (Hardware Software People ware) บทที่4 ฮาร์ดแวร์ ซอฟแวร์ พีเพิลแวร์ (Hardware Software Peopleware) ฮาร์ดแวร์ ฮาร์ดแวร์ (hardware) หมายถึง อุปกรณ์ต่างๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ มีลักษณะเป็น โครงร่างสามารถมองเห็นด้วยตาและสัมผัสได้ (รูปธรรม) เช่น จอภาพ คีย์บอร์ด เครื่องพิมพ์ เมาส์ เป็นต้น ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ตามลักษณะการทำงาน ได้ 4 หน่วย คือ หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU) หน่วยรับข้อมูล (Input Unit) หน่วยแสดงผล (Output Unit) หน่วย เก็บข้อมูลสำรอง (Secondary Storage) โดยอุปกรณ์แต่ละหน่วยมีหน้าที่การทำงานแตกต่างกัน ดังนี้ 1. หน่วยประมวลผลกลาง (CPU) หน่วยประมวลผลกลาง ( CPU : Central Processing Unit ) หรือมักจะเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ไมโครโปรเซสเซอร์ มีหน้าที่ในการประมวลผลข้อมูล ในลักษณะของการคำนวณและเปรียบเทียบ โดยจะ ทำงานตามจังหวะเวลาที่แน่นอน เรียกว่าสัญญาณ Clock เมื่อมีการเคาะจังหวะหนึ่งครั้ง ก็จะเกิดกิจกรรม
1 ครั้ง เราเรียกหน่วย ที่ใช้ในการวัดความเร็วของซีพียูว่า “เฮิร์ท”(Herzt) หมายถึงการทำงานได้กี่ครั้งใน จำนวน 1 วินาที เช่น ซีพียูPentium4 มีความเร็ว 2.5 GHz หมายถึงทำงานเร็ว 2,500 ล้านครั้ง ในหนึ่ง วินาที กรณีที่สัญญาณ Clock เร็วก็จะทำให้คอมพิวเตอร์เครื่องนั้น มีความเร็วสูงตามไปด้วย ซีพียูที่ทำงาน เร็วมาก ราคาก็จะแพงขึ้นมากตามไปด้วย การเลือกซื้อจะต้องเลือกซื้อให้เหมาะสมกับงานที่ต้องการ นำไปใช้ เช่นต้องการนำไปใช้งานกราฟฟิกส์ ที่มีการประมวลผลมาก จำเป็นที่จะต้องใช้เครื่องที่มีการ ประมวลผลได้เร็ว ส่วนการพิมพ์รายงานทั่วไปใช้เครื่องที่ความเร็ว 100 MHz ก็เพียงพอแล้ว 2. หน่วยรับข้อมูล (Input Unit) หน่วยป้อนข้อมูล (Input Unit) ทำหน้าที่ในการป้อนข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการป้อนข้อมูล เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ได้แก่ แป้นพิมพ์ สำหรับพิมพ์ตัวอักษรและ อักขระต่าง ๆ เมาส์สำหรับคลิกสั่งงานโปรแกรม สแกนเนอร์สำหรับสแกนรูปภาพ จอยสติ๊ก สำหรับเล่น เกมส์ ไมโครโฟนสำหรับพูดอัดเสียง และกล้องดิจิตอลสำหรับถ่ายภาพ และนำเข้าไปเก็บไว้ ในดิสก์ของ เครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนำไปใช้งานต่อไป 3. หน่วยแสดงผล (Output Unit) หน่วยแสดงผล (Output Unit) มีหน้าที่ในการแสดงผลข้อมูล ที่ผ่านการประมวลผลในรูปของ ข้อความ ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวหรือ เสียง เป็นต้น อุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการแสดงผลได้แก่ จอภาพ
(Monitor) สำหรับแสดงตัวอักษรและรูปภาพ เครื่องพิมพ์ (Printer) สำหรับพิมพ์ข้อมูลที่อยู่ในเครื่อง ออก ทางกระดาษพิมพ์ ลำโพง (Speaker) แสดงเสียงเพลงและคำพูด เป็นต้น 4. หน่วยความจำ (Memory Unit) หน่วยความจำ (Memory Unit) มีหน้าที่ในการจำข้อมูล ให้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ มีอยู่ 2 ชนิดคือ หน่วยความถาวร (ROM : Read Only Memory) เป็นหน่วยความจำที่สามารถจำข้อมูลได้ ตลอดเวลา ส่วนหน่วยความจำอีกประเภทหนึ่งคือ หน่วยความจำชั่วคราว (RAM : Random Access Memory) หน่วยความจำประเภทนี้ จะจำข้อมูลได้เฉพาะช่วงที่มี การเปิดไฟเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น หน่วยความจำชั่วคราว ถือว่าเป็นหน่วยความจำหลักภายในเครื่อง สามารถซื้อมาติดตั้งเพิ่มเติมได้ เรียกกัน ทั่วไปคือหน่วยความจำแรม ที่ใช้ในปัจจุบันคือ แรมแบบ SDRAM , RDRAM เป็นต้น 5. หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (Secondary Storage) หน่วยความจำสำรองคืออุปกรณ์ที่ทำหน้าที่เก็บข้อมูลไว้ใช้ในโอกาสต่อไป เนื่องจาก หน่วยความจำแรมจำข้อมูลได้เฉพาะช่วงที่มีการเปิดไฟ เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น ถ้าต้องการเก็บ ข้อมูลไว้ใช้ในโอกาสต่อไป จะต้องบันทึกข้อมูลลงในหน่วยความจำสำรอง ซึ่งหน่วยความจำสำรองมีอยู่ หลายชนิดด้วยกัน แต่มีนิยมใช้กันทั่วไปคือ ฮาร์ดดิสก์ ดิสก์ไดร์ฟ ซีดีรอม ดีวีดีรอม ทัมท์ไดร์ฟ เป็นต้น
โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้สั่งงานคอมพิวเตอร์จึงเป็นซอฟต์แวร์ เพราะเป็นลำดับขั้นตอนการ ทำงานของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งทำงานแตกต่างกันได้มากมายด้วยซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ซอฟต์แวร์จึงหมายรวมถึงโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทุกประเภทที่ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้ ซอฟแวร์ ซอฟต์แวร์ (software) หมายถึงชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ใช้สั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงลำดับขั้นตอนการทำงานที่เขียนขึ้นด้วยคำสั่งของคอมพิวเตอร์ คำสั่งเหล่านี้เรียงกัน เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ จากที่ทราบมาแล้วว่าคอมพิวเตอร์ทำงานตามคำสั่ง การทำงานพื้นฐานเป็น เพียงการกระทำกับข้อมูลที่เป็นตัวเลขฐานสอง ซึ่งใช้แทนข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ หรือแม้แต่ เป็นเสียงพูดก็ได้การที่เราเห็นคอมพิวเตอร์ทำงานให้กับเราได้มากมายเพราะว่ามีผู้พัฒนาโปรแกรม คอมพิวเตอร์มาให้เราสั่งงานคอมพิวเตอร์ ร้านค้าอาจใช้คอมพิวเตอร์ทำบัญชีที่ยุ่งยากซับซ้อนบริษัทขายตั๋ว ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในระบบการจองตั๋วคอมพิวเตอร์ช่วยในเรื่องกิจการงานธนาคารที่มีข้อมูลต่างๆมากมาย คอมพิวเตอร์ช่วยงานพิมพ์เอกสารให้สวยงามเป็นต้น การที่คอมพิวเตอร์ดำเนินการให้ประโยชน์ได้มากมาย มหาศาลจะอยู่ที่ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์จึงเป็นส่วนสำคัญของระบบคอมพิวเตอร์ หากขาดซอฟต์แวร์ คอมพิวเตอร์ก็ไม่สามารถทำงานได้ซอฟต์แวร์จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นและมีความสำคัญมากและเป็น ส่วนประกอบหนึ่งที่ทำให้ระบบสารสนเทศเป็นไปได้ตามที่ต้องการ ซอฟท์แวร์และภาษาคอมพิวเตอร์ เมื่อมนุษย์ต้องการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการทำงาน มนุษย์จะต้องบอกขั้นตอนวิธีการให้ คอมพิวเตอร์ทราบ การที่บอกสิ่งที่มนุษย์เข้าใจให้คอมพิวเตอร์รับรู้ และทำงานได้อย่างถูกต้อง จำเป็นต้อง มีสื่อกลาง ถ้าเปรียบเทียบกับชีวิตประจำวันแล้ว เรามีภาษาที่ใช้ในการติดต่อซึ่งกันและกันเช่นเดียวกันถ้า มนุษย์ต้องการจะถ่ายทอดความต้องการให้คอมพิวเตอร์รับรู้และปฏิบัติตามจะต้องมีสื่อกลางสำหรับการ ติดต่อเพื่อให้คอมพิวเตอร์รับรู้เราเรียกสื่อกลางนี้ว่าภาษาคอมพิวเตอร์ เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณทางไฟฟ้า ใช้แทนด้วยตัวเลข 0 และ 1 ได้ ผู้ออกแบบคอมพิวเตอร์ใช้ตัวเลข 0 และ 1 นี้เป็นรหัสแทนคำสั่งในการสั่งงานคอมพิวเตอร์ รหัสแทนข้อมูล และคำสั่งโดยใช้ระบบเลขฐานสองนี้ คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ เราเรียกเลขฐานสองที่ประกอบกันเป็น
ชุดคำสั่งและใช้สั่งงานคอมพิวเตอร์ว่าภาษาเครื่องการใช้ภาษาเครื่องนี้ถึงแม้คอมพิวเตอร์จะเข้าใจได้ทันที แต่มนุษย์ผู้ใช้จะมีข้อยุ่งยากมาก เพราะเข้าใจและจดจำได้ยาก จึงมีผู้สร้างภาษาคอมพิวเตอร์ในรูปแบบที่ เป็นตัวอักษร เป็นประโยคข้อความ ภาษาในลักษณะดังกล่าวนี้เรียกว่า ภาษาคอมพิวเตอร์ระดับสูง ภาษา ระดับสูงมีอยู่มากมายบางภาษามีความเหมาะสมกับการใช้สั่งงานการคำนวณทางคณิตศาสตร์และ วิทยาศาสตร์บางภาษามีความเหมาะสมไว้ใช้สั่งงานทางด้านการจัดการข้อมูลในการทำงานของ คอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์จะแปลภาษาระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่อง ดังนั้นจึงมีผู้พัฒนาโปรแกรม คอมพิวเตอร์สำหรับแปลภาษาคอมพิวเตอร์ระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่องโปรแกรมที่ใช้แปลภาษา คอมพิวเตอร์ระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่องเรียกว่า คอมไพเลอร์ (compiler) หรืออินเทอร์พรีเตอร์ (interpreter)คอมไพเลอร์จะทำการแปลโปรแกรมที่เขียนเป็นภาษาระดับสูงทั้งโปรแกรมให้เป็น ภาษาเครื่องก่อนแล้วจึงให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามภาษาเครื่องนั้นส่วนอินเทอร์พรีเตอร์จะทำการแปลทีละ คำสั่ง แล้วให้คอมพิวเตอร์ทำตามคำสั่งนั้น เมื่อทำเสร็จแล้วจึงมาทำการแปลคำสั่งลำดับต่อไป ข้อแตกต่าง ระหว่างคอมไพเลอร์กับอินเทอร์พรีเตอร์จึงอยู่ที่การแปลทั้งโปรแกรมหรือแปลทีละคำสั่ง ตัวแปลภาษาที่ รู้จักกันดี เช่น ตัวแปลภาษาเบสิก ตัวแปลภาษาโคบอล ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์จึงเป็นส่วนสำคัญที่ควบคุมการทำงานของ คอมพิวเตอร์ให้ดำเนินการตามแนวความคิดที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว คอมพิวเตอร์ต้องทำงานตาม โปรแกรมเท่านั้น ไม่สามารถทำงานที่นอกเหนือจากที่กำหนดไว้ในโปรแกรม ชนิดของซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ระบบ
คือซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตสร้างขึ้นมาเพื่อใช้จัดการกับระบบ หน้าที่การทำงานของ ซอฟต์แวร์ระบบคือดำเนินงานพื้นฐานต่าง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น รับข้อมูลจากแผงแป้นอักขระ แล้วแปลความหมายให้คอมพิวเตอร์เข้าใจ นำข้อมูลไปแสดงผลบนจอภาพหรือนำออกไปยังเครื่องพิมพ์ จัดการข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูลบนหน่วยความจำรองเมื่อเราเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ทันทีที่มีการจ่าย กระแสไฟฟ้าให้กับคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์จะทำงานตามโปรแกรมทันที โปรแกรมแรกที่สั่งคอมพิวเตอร์ ทำงานนี้เป็นซอฟต์แวร์ระบบ ซอฟต์แวร์ระบบอาจเก็บไว้ในรอม หรือในแผ่นจานแม่เหล็กหากไม่มี ซอฟต์แวร์ระบบคอมพิวเตอร์จะทำงานไม่ได้ซอฟต์แวร์ระบบยังใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาซอฟต์แวร์อื่น ๆ และยังรวมไปถึงซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการแปลภาษาต่าง ๆ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กับงานด้านต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ โดยตรง ปัจจุบันมีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ใช้งานทางด้านต่าง ๆ ออกจำหน่ายมาก การประยุกต์งาน คอมพิวเตอร์จึงกว้างขวางและแพร่หลาย เราอาจแบ่งซอฟต์แวร์ประยุกต์ออกเป็นสองกลุ่มคือ ซอฟต์แวร์ สำเร็จ และซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นใช้งานเฉพาะ ซอฟต์แวร์สำเร็จในปัจจุบันมีมากมาย เช่น ซอฟต์แวร์ ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ฯลฯ ซอฟท์แวร์ระบบ คอมพิวเตอร์ประกอบด้วย หน่วยรับเข้า หน่วยส่งออก หน่วยความจำ และหน่วยประมวลผล ในการทำงานของคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีการดำเนินงานกับอุปกรณ์พื้นฐานที่จำเป็น ดังนั้นจึงต้องมี ซอฟต์แวร์ระบบเพื่อใช้ในการจัดการระบบ หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์ระบบประกอบด้วยใช้ในการจัดการ หน่วยรับเข้าและหน่วยส่งออก เช่น รับการกดแป้นต่าง ๆ บนแผงแป้นอักขระ ส่งรหัสตัวอักษรออกทาง จอภาพหรือเครื่องพิมพ์ ติดต่อกับอุปกรณ์รับเข้า และส่งออกอื่น ๆ เช่น เมาส์ อุปกรณ์สังเคราะห์เสียงใช้ ในการจัดการหน่วยความจำ เพื่อนำข้อมูลจากแผ่นบันทึกมาบรรจุยังหน่วยความจำหลัก หรือในทำนอง กลับกันคือนำข้อมูลจากหน่วยความจำหลักมาเก็บไว้ในแผ่นบันทึกใช้เป็นตัวเชื่อมต่อระหว่างผู้ใช้งานกับ คอมพิวเตอร์ สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น เช่น การขอดูรายการสาระบบในแผ่นบันทึก การทำสำเนา แฟ้มข้อมูลซอฟต์แวร์ระบบพื้นฐานที่เห็นกันทั่วไป แบ่งออกเป็นระบบปฏิบัติการ และตัวแปลภาษา ซอฟต์แวร์ทั่งสองประเภทนี้ทำให้เกิดพัฒนาการประยุกต์ใช้งานได้ง่ายขึ้น ระบบปฏิบัติการ
ระบบปฏิบัติการ หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า โอเอส (Operating System : OS) เป็นซอฟต์แวร์ ใช้ในการดูแลระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการนี้ ระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้กันมากและเป็นที่รู้จักกันดีเช่นดอส (Disk Operating System : DOS) วินโดวส์ (Windows) โอเอสทู (OS/2) ยูนิกซ์ (UNIX) 1) ดอส เป็นซอฟต์แวร์จัดระบบงานที่พัฒนามานานแล้ว การใช้งานจึงใช้คำสั่งเป็นตัวอักษร ดอสเป็นซอฟต์แวร์ที่รู้จักกันดีในหมู่ผู้ใช้ไมโครคอมพิวเตอร์ 2) วินโดวส์ เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนาต่อจากดอส เพื่อเน้นการใช้งานที่ง่ายขึ้น สามารถทำงานหลายงานพร้อมกันได้ โดยงานแต่ละงานจะอยู่ในกรอบช่องหน้าต่างที่แสดงผลบนจอภาพ การใช้งานเน้นรูปแบบกราฟิก ผู้ใช้งานสามารถใช้เมาส์เลื่อนตัวชี้ตำแหน่งเพื่อเลือกตำแหน่งที่ปรากฏบน จอภาพ ทำให้ใช้งานคอมพิวเตอร์ได้ง่าย วินโดวส์จึงได้รับความนิยมในปัจจุบัน 3) โอเอสทู เป็นระบบปฏิบัติการแบบเดียวกับวินโดว์ส แต่บริษัทผู้พัฒนาคือ บริษัทไอบีเอ็ม เป็นระบบปฏิบัติการที่ให้ผู้ใช้สามารถใช้ทำงานได้หลายงานพร้อมกัน และการใช้งานก็เป็นแบบกราฟิก เช่นเดียวกับวินโดวส์ 4) ยูนิกซ์ เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนามาตั้งแต่ครั้งใช้กับเครื่องมินิคอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์เป็นระบบปฏิบัติการที่สามารถใช้งานได้หลายงานพร้อมกัน และทำงานได้หลาย ๆ งานในเวลาเดียวกัน ยูนิกซ์จึงใช้ได้กับเครื่องที่เชื่อมโยงและต่อกับเครื่องปลายทางได้หลายเครื่องพร้อมกัน ระบบปฏิบัติการยังมีอีกมาก โดยเฉพาะระบบปฏิบัติการที่ใช้ในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์ ทำงานร่วมกันเป็นระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการเน็ตแวร์ วินโดว์สเอ็นทีตัวแปลภาษา ในการพัฒนาซอฟต์แวร์จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการแปลภาษาระดับสูง เพื่อแปลภาษา ระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่อง ภาษาระดับสูงมีหลายภาษา ภาษาระดับสูงเหล่านี้สร้างขึ้นเพื่อให้ผู้เขียน โปรแกรมเขียนชุดคำสั่งได้ง่าย เข้าใจได้ ตลอดจนถึงสามารถปรับปรุงแก้ไขซอฟต์แวร์ในภายหลังได้ ภาษาระดับสูงที่พัฒนาขึ้นมาทุกภาษาจะต้องมีตัวแปลภาษาสำหรับแปลภาษา ภาษา ระดับสูงซึ่งเป็นที่รู้จักและนิยมกันมากในปัจจุบัน เช่น ภาษาปาสคาล ภาษาเบสิก ภาษาซี และภาษาโลโก 1) ภาษาปาสคาล เป็นภาษาสั่งงานคอมพิวเตอร์ที่มีรูปแบบเป็นโครงสร้าง เขียนสั่งงาน คอมพิวเตอร์เป็นกระบวนความ ผู้เขียนสามารถแบ่งแยกงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ แล้วมารวมกันเป็น โปรแกรมขนาดใหญ่ได้ 2) ภาษาเบสิก เป็นภาษาที่มีรูปแบบคำสั่งไม่ยุ่งยาก สามารถเรียนรู้และเข้าใจได้ง่ายมีรูปแบบคำสั่ง พื้นฐานที่สามารถนำมาเขียนเรียงต่อกันเป็นโปรแกรมได้
3) ภาษาซี เป็นภาษาที่เหมาะสำหรับใช้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์อื่น ๆภาษาซีเป็นภาษาที่มีโครงสร้าง คล่องตัวสำหรับการเขียนโปรแกรมหรือให้คอมพิวเตอร์ติดต่อกับอุปกรณ์ต่าง ๆ 4) ภาษาโลโก เป็นภาษาที่เหมาะสำหรับการเรียนรู้และเข้าใจหลักการโปรแกรมภาษาโลโกได้รับ การพัฒนาสำหรับเด็ก นอกจากภาษาที่กล่าวถึงแล้ว ยังมีภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบันอีกมากมายหลายภาษา เช่น ภาษาฟอร์แทรน ภาษาโคบอล ภาษาอาร์พีจี ซอฟท์แวร์ประยุกต์ การที่เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้พัฒนาก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะการที่มี คอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก ทำให้มีการใช้งานคล่องตัวขึ้น จนในปัจจุบันสามารถนำคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก ติด ตัวไปใช้งานในที่ต่าง ๆ ได้สะดวก การใช้งานคอมพิวเตอร์ต้องมีซอฟต์แวร์ประยุกต์ ซึ่งอาจเป็นซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีผู้พัฒนาเพื่อใช้งานทั่วไป ทำให้ทำงานได้สะดวกขึ้น หรืออาจเป็นซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะ ซึ่งผู้ใช้เป็นผู้พัฒนาขึ้นเองเพื่อให้เหมาะสม กับสภาพการทำงานของตน ซอฟต์แวร์สำเร็จ ในบรรดาซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่มีใช้กันทั่วไป ซอฟต์แวร์สำเร็จ (package) เป็นซอฟต์แวร์ที่มีความ นิยมใช้กันสูงมาก ซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทพัฒนาขึ้น แล้วนำออกมาจำหน่าย เพื่อให้ ผู้ใช้งานซื้อไปใช้ได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาซอฟต์แวร์อีก ซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีจำหน่ายใน ท้องตลาดทั่วไป และเป็นที่นิยมของผู้ใช้มี5 กลุ่มใหญ่ ได้แก่ ซอฟต์แวร์ประมวลคำ (word processing software) ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (spread sheet software) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (data base management software) ซอฟต์แวร์นำเสนอ (presentation software) และซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูล (data communication software) 1) ซอฟต์แวร์ประมวลคำ เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้สำหรับการพิมพ์เอกสาร สามารถแก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างดี เอกสารที่พิมพ์ไว้จัดเป็นแฟ้มข้อมูล เรียกมาพิมพ์หรือ แก้ไขใหม่ได้ การพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็มีรูปแบบตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบ เอกสารจึงดูเรียบร้อย สวยงาม ปัจจุบันมีการเพิ่มขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประมวลคำอีกมากมาย ซอฟต์แวร์ประมวลคำที่ นิยมอยู่ในปัจจุบัน เช่น วินส์เวิร์ด จุฬาจารึก โลตัสเอมิโปร
2) ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการคิดคำนวณ การทำงานของซอฟต์แวร์ ตารางทำงาน ใช้หลักการเสมือนมีโต๊ะทำงานที่มีกระดาษขนาดใหญ่วางไว้ มีเครื่องมือคล้ายปากกา ยางลบ และเครื่องคำนวณเตรียมไว้ให้เสร็จ บนกระดาษมีช่องให้ใส่ตัวเลข ข้อความหรือสูตร สามารถสั่งให้คำนวณ ตามสูตรหรือเงื่อนไขที่กำหนด ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ตารางทำงานสามารถประยุกต์ใช้งานประมวลผลตัวเลขอื่น ๆ ได้กว้างขวาง ซอฟต์แวร์ตารางทำงานที่นิยมใช้ เช่น เอกเซล โลตัส 3) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล การใช้คอมพิวเตอร์อย่างหนึ่งคือการใช้เก็บข้อมูล และจัดการกับ ข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ จึงจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล การรวบรวมข้อมูลหลาย ๆ เรื่องที่ เกี่ยวข้องกันไว้ในคอมพิวเตอร์ เราก็เรียกว่าฐานข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจึงหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ ช่วยในการเก็บ การเรียกค้นมาใช้งาน การทำรายงาน การสรุปผลจากข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่ นิยมใช้ เช่น เอกเซส ดีเบส พาราด็อก ฟ๊อกเบส 4) ซอฟต์แวร์นำเสนอ เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับนำเสนอข้อมูล การแสดงผลต้องสามารถ ดึงดูดความสนใจ ซอฟต์แวร์เหล่านี้จึงเป็นซอฟต์แวร์ที่นอกจากสามารถแสดงข้อความในลักษณะที่จะสื่อ ความหมายได้ง่ายแล้วจะต้องสร้างแผนภูมิ กราฟ และรูปภาพได้ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์นำเสนอ เช่น เพาเวอร์พอยต์ โลตัสฟรีแลนซ์ ฮาร์วาร์ดกราฟิก 5) ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูล ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูลนี้หมายถึงซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้ ไมโครคอมพิวเตอร์ติดต่อสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นในที่ห่างไกลโดยผ่านทางสายโทรศัพท์ซอฟต์แวร์ สื่อสารใช้เชื่อมโยงต่อเข้ากับระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เช่น อินเทอร์เน็ต ทำให้สามารถใช้บริการอื่นๆ เพิ่มเติมได้ สามารถใช้รับส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ใช้โอนย้ายแฟ้มข้อมูลใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลอ่าน ข่าวสารนอกจากนี้ยังใช้ในการเชื่อมเข้าหามินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม เพื่อเรียกใช้งานจากเครื่อง เหล่านั้นได้ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูลที่นิยมมีมากมายหลายซอฟต์แวร์ เช่น โปรคอม ครอสทอล์ค เทลิก ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะ การประยุกต์ใช้งานด้วยซอฟต์แวร์สำเร็จมักจะเน้นการใช้งานทั่วไป แต่อาจจะนำมา ประยุกต์โดยตรงกับงานทางธุรกิจบางอย่างไม่ได้ เช่นในกิจการธนาคาร มีการฝากถอนเงิน งานทางด้าน บัญชี หรือในห้างสรรพสินค้าก็มีงานการขายสินค้า การออกใบเสร็จรับเงิน การควบคุมสินค้าคงคลัง ดังนั้น จึงต้องมีการพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะสำหรับงานแต่ละประเภทให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้แต่ละ ราย ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะมักเป็นซอฟต์แวร์ที่ผู้พัฒนาต้องเข้าไปศึกษารูปแบบการทำงานหรือความต้องการ ของธุรกิจนั้น ๆ แล้วจัดทำขึ้น โดยทั่วไปจะเป็นซอฟต์แวร์ที่มีหลายส่วนรวมกันเพื่อร่วมกันทำงาน ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะที่ใช้กันในทางธุรกิจ เช่น ระบบงานทางด้านบัญชี ระบบงานจัดจำหน่าย ระบบงาน
ในโรงงานอุตสาหกรรม บริหารการเงิน และการเช่าซื้อความต้องการของการใช้คอมพิวเตอร์ในงานทาง ธุรกิจยังมีอีกมาก ดังนั้นจึงต้องมีความต้องการผู้พัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะต่าง ๆ อีกมากมาย พีเพิลแวร์ พีเพิลแวร์ คือ ผู้ปฏิบัติงานตามกระบวนวิธีการในกิจกรรมต่างๆ อันได้แก่ การสร้างหรือเก็บ รวบรวมข้อมูลบางกลุ่มอาจทำหน้าที่ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ขึ้นมาใหม่ๆ ตามความต้องการและในการ ประมาลผล และอาจเปลี่ยนแปลงโปรแกรมที่มีอยู่แล้วให้สอดคล้องตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงใน โอกาสต่าง ๆจะเห็นว่าบุคลากรทางคอมพิวเตอร์บางกลุ่มทำหน้าที่สร้างกระบวนการวิธีการให้แก่บุคลากร ทางคอมพิวเตอร์กลุ่มอื่นๆได้เพื่อให้การทำงานหรือใช้งานด้วยคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์มีหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทก็มีหน้าที่และความรับผิดชอบแตกต่าง กันไปดังนี้ ผู้ใช้ (user) หมายถึงผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไปสามารถทำงานตามหน้าที่ในหน่วยงานนั้นๆ เช่น การพิมพ์งานการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ผู้ใช้ คอมพิวเตอร์ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคต่างๆของคอมพิวเตอร์ก็ได้ โปรแกรมเมอร (programmer) หมายถึงผู้เขียนโปรแกรมตามผู้ออกแบบและวิเคราะห์ระบบ คอมพิวเตอร์เป็นผู้กำหนด เพื่อให้ได้โปรแกรมที่ตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งานในองค์กร กลุ่มนี้จะ ศึกษามาทางด้านภาษาคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ สามารถเขียนคำสั่งคอมพิวเตอร์โดยภาษาต่างๆ ได้ และ เป็นนักพัฒนาโปรแกรมให้คนอื่นเอาไปใช้งาน
นักวิเคราะห์ระบบงาน (system analysist : SA) เป็นผู้ที่มีหน้าที่พิจารณาว่าองค์กรควรจะ ใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะใดจึงจะเหมาะสม เกิดประโยชน์สูงสุดและได้คุณภาพดี เป็นผู้ออกแบบ โปรแกรมก่อนส่งงานไปให้โปรแกรมเมอร์ทำงานในส่วนต่อไป พนักงานปฏิบัติการ (operator) ทำหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่ง จะต้องมีความรู้เกี่ยวกับการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์บ้างพอสมควร วิศวกรระบบ (system engineer) คือผู้ที่ทำหน้าที่ศึกษางานที่กระทำโดยใช้คอมพิวเตอร์ว่า จะจัดทำได้โดยระบบใดและเมื่อนำคอมพิวเตอร์มาใช้แล้ว จะต้องเปลี่ยนแปลงอย่างไรจึงจะไม่เกิด ปัญหา และคอมพิวเตอร์จะเข้ามาช่วยงานด้านใดบ้างจึงจะเกิดประสิทธิภาพดีที่สุด และประหยัด ที่สุด นักวิเคราะห์ระบบจึงควรจะเป็นผู้ที่มีมนุษย์สัมพันธ์ดีและเข้าใจงานนั้นๆอย่างดีเยี่ยม จึงจะทำได้ รวดเร็วมิฉะนั้นแล้วอาจต้องใช้เวลาแรมปีจึงจะวางระบบเสร็จ ในงานบางลักษณะอาจจะต้องใช้ นักวิเคราะห์หลายสิบคน หรือหลายร้อยคนทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่า งานนั้นมีความยากง่ายอย่างไร ผู้บริหารระบบงาน (administrator) บุคคลที่ถูกว่าจ้างเพื่อที่จะดูและจัดการระบบหรือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ หน้าที่ของผู้ดูแลระบบมีความหลากหลายขึ้นอยู่กับหน่วยงานหรือโครงการ โดยทั่วไปผู้ดูแลมักจะทำหน้าที่ติดตั้ง ตอบคำถาม ดูแลเซิร์ฟเวอร์ หรือระบบคอมพิวเตอร์อื่น รวมถึงการ วางแผนงาน การดูแล ควบคุมโครงการที่เกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ผู้ดูแลอาจมีหน้าที่ของ โปรแกรมเมอร์ร่วมไปด้วย ในด้านการเขียนโปรแกรม รวมไปถึงการเตรียมตัว และสอนการใช้งานต่อผู้ใช้ ทั่วไป สรุป ฮาร์แวร์หมายถึง ตัวเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง (Peripheral Devices) ที่ เห็นได้หรือจับต้องได้ ได้แก่ ส่วนประกอบทุกส่วนของเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น จอภาพ คีย์บอร์ด โมเด็ม ฮาร์ดดิสก์ ชิ้นส่วนต่างๆ ภายในเครื่องและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกนเนอร์ เป็นต้น ซอฟต์แวน์คือโปรแกรมคำสั่งที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานโดยโปรแกรมจะถูกเก็บไว้ในหน่วยความจำ หลังจากนั้นเครื่องจะทำงานด้วยตนเองตามโปรแกรมภายใต้การควบคุมของหน่วยควบคุม พีเพิลแวร์ (Peopleware) หมายถึง บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการใช้คอมพิวเตอร์ทั้งทรงตรงและทางอ้อม บุคคลที่เกี่ยวข้องทางตรง ได้แก่ บุคคลที่ต้องใช้ความรู้เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เช่น นักวิเคราะห์ระบบงาน โปรแกรมเมอร์ ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น บุคคลที่เกี่ยวข้องทางอ้อม ได้แก่ ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือได้รับ ผลกระทบจากการใช้คอมพิวเตอร์
แบบฝึกหัดหน่วยที่ 4 1. การคำนวณผลข้อมูล ลักษณะเปรียบเทียบ ได้แก่ส่วนใด 2. แป้นพิมพ์ สแกนเนอร์ได้แก่ส่วนใดของคอมพิวเตอร์ 3. หน่วยความจำ มีกี่ชนิด ได้แก่อะไรบ้าง 4. ซอฟต์แวร์ระบบ หมายถึง 5. สมองมนุษย์ เปรียบเสมือนส่วนใดของคอมพิวเตอร์ 6. พีเพิลแวร์ หมายถึงอะไร
บทที่5 ซอฟต์แวร์บัญชี และองค์กร (Accounting and Enterprise Software) บทที่5 ซอฟต์แวร์บัญชี และองค์กร (Accounting and Enterprise Software) ความหมายของโปรแกรมสำเร็จรูป โปรแกรม หรือ ซอฟแวร์หมายถึง ชุดของคำสั่งที่มีการจัดเรียงลำดับได้อย่างถูกต้อง ซึ่ง สามารถทำงานและได้ผลลัพธ์ตามที่ผู้ใช้โปรแกรมต้องการ
ภาพที่1 ประเภทของโปรแกรม (ที่มา : http://nontri.csc.ku.ac.th/~b5240201137/introduction2.html) นอกจากนี้ โปรแกรมจำแนกได้เป็น 2 ประเภท คือ 1. โปรแกรมที่ผู้ใช้เขียนขึ้นเอง (User's Written Program) เป็นโปรแกรมที่ผู้ใช้เขียนสั่งให้ คอมพิวเตอร์ทำงานได้ตามความต้องการ หรือ ตรงตามวัตถุประสงค์ และเหมาะสมด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ โดยใช้เทคนิคและความชำนาญของผู้เขียนโปรแกรมด้วย ภาษาคอมพิวเตอร์ ที่นิยมใช้ เช่น ภาษาเบสิก ภาษาซี เป็นต้น 2. โปรแกรมสำเร็จรูป (Package Program) เป็นโปรแกรมที่มีผู้เขียนได้เขียนไว้เรียบร้อยแล้ว โปรแกรม สำเร็จรูปจะให้ความสะดวกในการใช้งานมาก โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์มากนัก เพียงแต่เรียนรู้วิธีการใช้งาน ซึ่งส่วนมากจะมีคำอธิบายการใช้โปรแกรมมาให้ และในขณะทำงานก็สามารถ ขอรายละเอียดเพิ่มเติมได้ตลอดเวลาในการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป โปรแกรมสำเร็จรูป (Package Software) คือ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมประยุกต์ที่มีผู้จัดทำไว้ เพื่อใช้ใน การทำงานประเภทต่างๆ โดยที่ผู้ใช้คนอื่นๆ สามารถนำโปรแกรมไปใช้กับข้อมูลของตนเองได้ แต่จะไม่ สามารถทำการดัดแปลงหรือแก้ไขโปรแกรมภายในได้ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเขียนโปรแกรมเองทั้งหมด ซึ่ง ประหยัดเวลาและแรงงาน เพียงแต่มาเรียนรู้วิธีใช้เท่านั้น บางครั้งจะเรียกซอฟต์แวร์ประเภทนี้ว่า COTS : Commercial off the Shelf (http://202.143.168.214/uttvc/HardwareUtility/page2_2.html) ซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อใช้ในสำนักงานทั่ว ๆ ไป สร้างโดยบริษัทที่มีความชำนาญในด้านนั้น ๆ โดยเฉพาะมีการปรับปรุงรุ่น (Version) ของซอฟต์แวร์ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นอยู่เสมอ โปรแกรมสำเร็จรูป สามารถแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ ดังนี้คือ 1. โปรแกรมประมวลผลคำ ใช้สำหรับพิมพ์เอกสารรายงานหรือสร้างตารางแบบต่าง ๆ 2. โปรแกรมตารางงาน ใช้สำหรับคำนวณ สร้างกราฟ และจัดการด้านฐานข้อมูล 3. โปรแกรมนำเสนอผลงาน ใช้ในการนำเสนอผลงานและนำเสนอข้อมูลในรูแปบบสไลด 4. โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล คือ โปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูล 5. โปรแกรมเว็บเพจ ใช้ในการเขียนเว็บเพจเพื่อใช้งานในเว็บไซต์ของอินเทอร์เน็ต 6. โปรแกรมสื่อสารระยะไกล ใช้ในการติดต่อสื่อสารทางอินเตอร์เน็ต 7. โปรแกรมเขียนแบบ ใช้ในการออกแบบและเขียนแบบด้านต่าง ๆ เช่น ชิ้นงาน อาคาร 8. โปรแกรมการฟิกส์ ใช้ในการสร้างและจัดการรูปภาพในคอมพิวเตอร์ 9. โปรแกรมเพื่อความบันเทิง ได้แก่ เกมส์ ภาพยนต์และเสียงเพลงต่าง ๆ 10. ฯลฯ
ปัจจัยพื้นฐานที่ควรจะพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมทางการบัญชีให้เหมาะสมกับองค์กร โปรแกรมบัญชีที่มีขายอยู่ในประเทศไทยตอนนี้มีอยู่หลายชนิด ตั้งแต่ประเภทที่รองรับการ บันทึกบัญชีและทำงบการเงินเพียงอย่างเดียว (ระบบ GL), ประเภทที่เป็น integrated accounting system คือ เอาระบบการขาย ออกใบกำกับสินค้า ฯลฯ มาเชื่อมกับระบบบัญชีและบันทึกบัญชีโดย อัตโนมัติ ไปจนถึงระบบซอฟแวร์บัญชีขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมฟังก์ชั่นการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) ไว้ด้วย ERP Integrated accounting systems ระบบ GL 1. ราคา สูง ปานกลาง ต่ำ 2. ความ ซับซ้อนในการ ติดตั้งและ นำมาใช้งาน ต้องมี การ customize โดยผู้ มีความชำนาญก่อนจึง สามารถใช้งานได้เต็ม ประสิทธิภาพ ต้อง customize ก่อนบ้าง บางครั้ง อาจไม่ต้อง customize เลย Install แล้วใช้ได้เลย 3. Hardware requiremen t สูง ปานกลาง/ต่ำ ต่ำ 4. ความ ยุ่งยากในการ ใช้งาน มีความยุ่งยาก ต้อง train พนักงาน ก่อนจึงสามารถใช้ ระบบได้ถูกต้อง ผู้ติดตั้งระบบแนะนำการใช้งาน เบื้องต้นและศึกษาวิธีใช้งานจากคู่มือ เพิ่มเติม ศึกษาวิธีใช้งานจาก คู่มือด้วยตนเอง 5.การ บำรุงรักษา หลังจากที่ ซอฟแวร์ถูก มีค่าใช้จ่ายสูงทั้งด้าน การ upgrade ซอฟแว ร์ และการดูแล เครื่อง server มีค่าใช้จ่ายพอสมควรหาก ต้องการ upgrade เป็น version ให ม่ ไม่ค่อยมีการ บำรุงรักษา หาก ต้องการ upgrade มั กติดตั้งโปรแกรมใหม่
นำมาใช้แล้ว แทนเลยเนื่องจาก ราคาต่ำ ตารางที่1 ปัจจัยพื้นฐานที่ควรจะพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมทางการบัญชีให้เหมาะสมกับ องค์กร ที่มา : http://ac427tu.googlepages.com/index.html การจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี องค์กรแต่ละแห่งสามารถพัฒนาโปรแกรมทางการบัญชีขึ้นมาเองหรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจาก บริษัทผู้ผลิตโปรแกรมโดยเฉพาะก็เป็นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละ องค์กร ตารางต่อไปนี้จะแสดงถึงข้อแตกต่างระหว่าง 2 ทางเลือกในการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี พัฒนาใช้เอง ซื้อสำเร็จรูปจากภายนอก (Package) คุณภาพ มั่นใจในคุณภาพ ความสามารถของ โปรแกรมอาจไม่ตรงกับ ลักษณะของธุรกิจ ทำให้ ไม่ได้คุณภาพตามต้องการ การฝึกอบรมและ บำรุงรักษา ต้องฝึกอบรมการใช้งาน และบำรุงรักษาเอง บริษัทผู้ขายจัดฝึกอบรม และบำรุงรักษา โปรแกรมเมอร์ ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์มา เขียนโปรแกรม ไม่ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์ ตรงตามความต้องการ ละเอียด ตรงตามความ ต้องการ เป็นมาตรฐาน อาจต้องมี การแก้ไข ความละเอียด ขึ้นอยู่กับราคา ต้นทุน ต้นทุนสูงและยากในการ ประมาณการล่วงหน้า ต้นทุนต่ำและประมาณการ ล่วงหน้าได้ ระยะเวลา ใช้เวลาในการพัฒนานาน ซื้อเมื่อต้องการ เข้ากันได้กับระบบงาน ออกแบบเพื่อให้เข้ากับ ต้องเลือกประเภทและชนิด
ระบบงานได้ดี ที่เข้ากับระบบงานได้มาก ที่สุด หาได้ในท้องตลาด ไม่มีจำหน่ายในท้องตลาด มีจำหน่ายในท้องตลาด ราคาอยู่ในระดับที่สามารถ ซื้อขายได้ ตารางที่ 2 การจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี ที่มา : http://ac427tu.googlepages.com/index.html ภาพที่2 ตัวย่าง บริษัท พัฒนกิจ บัญชี ภาษีและฝึกอบรม จำกัด ที่มา : www.pattanakit.net โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง ข้อดี– ตรงกับความต้องการของผู้ใช้, มีความยืดหยุ่นสูง ข้อเสีย – ลงทุนสูง, ใช้เวลาในการพัฒนานาน, โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลง ทีมงาน โปรแกรมสำเร็จรูป (Package) ข้อดี– สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ, ราคาถูกกว่าพัฒนาโปรแกรมใช้เองมาก ข้อเสีย – ไม่มีความยืดหยุ่น, ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า โปรแกรมที่เป็นกึ่ง Package เป็นการแก้ปัญหาของโปรแกรมทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีโปรแกรมเป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก ความเหมือนที่แตกต่างของระบบโปรแกรมทางการบัญชี
• ความเหมือน: ใช้หลักการในทางบัญชีเดียวกัน ใช้หลักการในทางด้านภาษีเดียวกัน ขั้นตอนในการทำงานมีลักษณะเดียวกัน • ความแตกต่าง: คุณภาพของโปรแกรมที่แตกต่างกัน ความยากง่ายในการใช้งานที่แตกต่างกัน ความยืดหยุ่นในการใช้งานแตกต่างกัน ความสมบรูณ์ของโปรแกรมแตกต่างกัน ความถูกต้องของโปรแกรมแตกต่างกัน ความรวดเร็วของโปรแกรมแตกต่างกัน เสถียรภาพการใช้งานของโปรแกรมที่แตกต่างกัน แนวทางในการพัฒนาโปรแกรมแตกต่างกัน ความต่อเนื่องในการพัฒนาแตกต่างกัน การแนะนำและการอบรมการใช้งานที่แตกต่างกัน การบริการหลังการขายที่แตกต่างกัน ความใส่ใจในการบริการลูกค้าที่แตกต่างกัน การแก้ปัญหาของลูกค้าแตกต่างกัน ทีมงานขาย, ทีมบริการหลังการขาย, ทีมพัฒนาและทีมบริหารการจัดการที่แตกต่างกัน องค์ประกอบและงานพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี งานพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี มีองค์ประกอบการทำงานดังนี้ 1. เทคโนโลยีที่เป็นรากฐานของโปรแกรมทางบัญชี 2. ทางเลือกของผู้ใช้ระบบงาน 3. การกำหนดรหัสผ่าน หน่วยรายงาน และการกำหนดงวดบัญชี 4. การสร้างแฟ้มหลัก การเพิ่ม ลด และเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มหลัก 5. การป้อนรายการค้าและการตรวจทานรายการค้า 6. การผ่านบัญชี (Posting) 7. การปิดบัญชีเมื่อสิ้นงวด 8. การพิมพ์แบบฟอร์ม
9. การพิมพ์รายงาน 10. การแลกเปลี่ยนโยกย้ายข้อมูลระหว่างระบบบัญชีย่อยและระหว่างโปรแกรม คุณสมบัติของโปรแกรมทางการบัญชีที่ดี • โปรแกรมบัญชี ระดับมาตรฐาน มีผู้ใช้กันอย่างแพร่หลาย และกรมสรรพากรยอมรับ • พัฒนาโดยบริษัทที่มั่นคง และ มีชื่อเสียงมายาวนาน ด้วยทีมโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ • ทำงานบน Windows ด้วย ระบบบัญชี ต่าง ๆ ครบวงจร • ใช้งานง่าย สะดวก ลดเวลาการทำงาน และมีรายงานที่สมบูรณ์แบบ • การอบรมเพื่อการใช้งานได้จริงก่อนซื้อและมีบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม • สามารถรองรับธุรกิจในอนาคตได้ เช่น E- Commerce คุณสมบัติของโปรแกรมทางการบัญชีที่ไม่มีคุณภาพ • เลือกบริษัทที่ไม่มั่นคง เลิกกิจการแล้วไม่มีใครบริการหลังการขาย • สถานที่ติดต่อไม่สะดวก ก่อนซื้อไม่เคยเข้าไปบริษัทที่จำหน่ายโปรแกรม • เลือกบริษัทที่ไม่มีความรู้ทางด้านบัญชีที่จะคอยให้คำแนะนำในการประยุกต์ใช้โปรแกรม • เลือกโปรแกรมที่ใช้Database ไม่ดีพอ (เปรียบเหมือนฐานรากของอาคาร) • เลือกโปรแกรมที่ไม่สามารถ Modification ให้ท่านได้ ท่านทราบได้อย่างไรว่าความ ต้องการของท่านมีเพียงเท่านี้ • ผู้จำหน่ายโปรแกรมขาดวิสัยทัศน์ในการพัฒนาโปรแกรมเพื่อชื่อมต่อกับระบบงานอื่น ๆ ใน อนาคต • ไม่มีคำแนะนำในการเลือกซื้อ Software ให้เหมาะสมกับ Hardware • ผู้พัฒนาและจำหน่ายไม่มีความรู้ความเข้าใจทางด้านบัญชี • คำนึงถึงโปรแกรมราคาถูกอย่างเดียว ลืมคำนึงถึงคุณภาพโปรแกรมและการบริการหลังการ ขาย & โปรแกรมที่ดีต้องมุ่งเน้นทางด้านการบริการเป็นหลัก • เลือกบริษัทที่ไม่มีการพัฒนาโปรแกรมอย่างต่อเนื่อง โปรแกรมล้าสมัย ระบบบัญชีของเรา ไม่สามารถนำเสนอข้อมูลเพื่อการตัดสินใจได้รวดเร็วเท่ากับคู่แข่งขัน
• Report ที่ได้ไม่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหาร โดยเฉพาะ Software ที่ เป็น Package เพราะบางครั้งผู้บริหารลืมให้ความสำคัญกับข้อมูลบางส่วน ดูรายละเอียดไม่คลอบ คุมทั้งหมด • ไม่มีโอกาสได้ทดลองใช้งานจริง ก่อนตัดสินใจซื้อท่านควรจะได้ทดลองใช้งานจริงก่อน • เลือกโปรแกรมที่ใช้งานยาก โปรแกรมบางตัวคุณสมบัติอาจจะครบถ้วน แต่สิ่งที่จะลืมไม่ได้ คือ ต้องง่ายในการใช้งาน สะดวก รวดเร็ว ครบถ้วน ถูกต้อง อย่าลืมว่าเรานำโปรแกรมเข้ามาใช้ เพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ข้อมูลต้องตอบสนองต่อธุรกิจ • หลงเชื่อในโฆษณา เราถามอะไรเขาจะตอบว่าได้หมด ฝ่ายขายไม่มีจรรยาบรรณ ฝ่ายขาย ควรนำเสนอสิ่งที่ดี ที่มีอยู่ในโปรแกรมนั้น ๆเป็นหลัก ไม่ควรที่จะเน้นการขายให้ได้เพียงอย่างเดียว • เลือกบริษัทที่ไม่มีทีมบริการหลังการขาย สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ การบริการหลังการขาย เพราะธุรกิจของคุณจะต้องใช้Software ไปอีกนานตราบที่ธุรกิจของคุณต้องดำเนินต่อไป บริษัทที่ ขายโปรแกรมอาจบอกท่านว่าไม่รู้เรื่องบัญชีก็ยังใช้งานได้ ท่านเคยคิดไหมว่าทำไมบริษัทใหญ่ ๆ ถึง เลือกโปรแกรมที่มีคุณภาพพร้อมบริการ แม้เขาจะมีฝ่ายบัญชีที่มีความสามารถ ฝ่าย IT ประจำ บริษัทเพราะงาน Software คือ งานบริการหลังการขาย • ไม่สามารถรองรับธุรกิจในอนาคต เช่น E- Commerce โปรแกรม DOS ไม่สามารถรองรับ ได้แน่นอน ส่วนระบบอื่น ๆ ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบด้วย ทำไมผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับการเลือกซื้อโปรแกรมทางการบัญชี • ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อโปรแกรมราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด โปรแกรมถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน โปรแกรมราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้อง เปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อโปรแกรมราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากันต้อง พิจารณาในหลายๆ ประเด็น เข่น คุณภาพของโปรแกรม การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ขณะเดียวกันโปรแกรมที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป • โปรแกรมไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้โปรแกรมแล้ว ไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะโปรแกรมที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทางด้านไอทีใน