English for (6)

WARM UP

1.Have you ever written an E-mail?
2.Is it easy to write an E-mail?
3.What type of E-mail did you write?
4.To whom did you write E-mail?
5.What about the content of your E-mail?

Vocabulary Practice

congratulate sign up password E-mail Address

attach carbon copy reply Best wishes

subject salutation compose draft

forward inbox signature webmail

Activity 1 Write the words to complete the sentences below

by using the words given in the box.

97.

1.I______________you on graduating in bachelor degree.
2. At last I have time to ________________ to mail that I have

received these 3 weeks.
3. ________________of a letter. is a conventional greeting.
4. I'm looking_______________ to see you in the near future.
5. His________________has been "soccer” since the fifth grade.
6. If you want to send your E-mail to other friend at the same

time, you must type in____________ item.
7. I've made a first_________________of my E-mail.
8. Make sure you_________________ before you write E-mail.
9. Here you go, write your_________________ down on that and

I'll be sure to add you to our 500-hundred-member strong
mailing list.
10. I want his___________________ on the paperwork.

Grammar Tips

การเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์เป็นการรับส่งข้อความต่าง ๆ ทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
มีความสะดวกทั้งผู้รับ ผู้ส่ง นิยมใช้กันแพร่หลายทั่วโลก อีกทั้งยังสามารถแนบรูปภาพ หรือ
แฟ้มเอกสารได้อีกเป็นจำนวนมากพร้อมจดหมายนั้น โดยปกติมักเขียนปนกัน ระหว่างการ
เขียนอย่างเป็นทางการ (Formal) ที่มักใช้กับจดหมาย และไม่เป็นทางการ (Informal) อีเมล
ส่วนใหญ่จะเป็นการเขียนที่อยู่ในรูปแบบกลาง ๆ (Neutral) หรือไม่เป็น ทางการ (Informal)
แต่ทั้งนี้ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับผู้รับด้วยว่าเป็นใคร ถ้าเป็นระดับ ผู้ใหญ่เนื้อหาที่เขียน
ต้องเป็นทางการ

คำศัพท์ที่ใช้ในการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Vocabulary)

Attached File ไฟล์ที่ส่งออกไปพร้อมกับอีเมล

98.

BCC (Blind Carbon Copy) การสำเนาอีเมลให้บุคคลหนึ่งหรือคนกลุ่ม
หนึ่ง โดยมีหลักการ คือ ผู้รับทั้งหมดที่เรา
ใส่ในช่อง To หรือ CC จะไม่ทราบว่าเราได้
ทำการส่งให้บุคคลนี้ด้วย

CC (Carbon Copy) การส่งสำเนาอีเมลของเราไปให้บุคคลอื่น ๆ
ด้วย เป็นการส่งให้ ผู้รับที่อยู่ในช่อง CC
Compose ทราบว่า เราได้ส่งอีเมลนี้โดยตรงถึงใคร
และ คุณเป็นอีกคนหนึ่งที่เป็นผู้รับ แต่
Drafts เป็นการให้รับทราบเท่านั้น

E-mail Address / การเรียกใช้คำสั่งในการสร้างอีเมลเพื่อ
E-mail Account การจัดส่ง มีความหมาย เดียวกับ NEW
MAIL

ที่อยู่ที่เก็บอีเมลที่เรากำลังเขียน หรือ
อาจเขียนยังไม่เสร็จ

ชื่อที่อยู่อีเมลของเรา ใช้สำหรับการระบุตัว
ตนของเรา Email Address เปรียบได้กับ
บ้านเลขที่ที่ใช้สำหรับการส่งจดหมาย
อิเล็กทรอนิกส์

Forward การส่งต่ออีเมลที่ได้รับไปยังอีกบุคคลหรือ
กลุ่มบุคคลหนึ่ง

Inbox ที่อยู่ที่เก็บอีเมลที่มีคนอื่ นส่งเข้ามา

99.

Reply การตอบกลับอีเมลที่ได้รับ ไปยังผู้ส่งถึงเราเท่านั้น
Reply All
Sent Items การตอบกลับทุก ๆ คนที่มีชื่อ Email
Signature Address อยู่ในอีเมลฉบับนั้น ๆ

To โฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์อีเมลที่ถูกส่งออกไป เพื่อใช้
สำหรับตรวจสอบย้อนหลัง
Unread / read
คำลงท้ายในอีเมลที่เราเขียน เหมาะสำหรับการใส่
Webmail ชื่อและที่อยู่ในการติดต่อรวมทั้งอาจใส่ชื่อเว็บไซต์
Deleted items ด้วย โดยปกติเวลาเราสร้าง Signature เรามัก
กำหนดให้แสดง Signature ทุก ๆ ครั้งที่เรา เขียน
อีเมล รวมทั้งเวลาเราตอบกลับอีกด้วย

ผู้รับ ที่เราต้องการส่งอีเมลให้ โดยจะมีการใส่ชื่อ
ที่อยู่อีเมลของ ผู้รับที่ช่อง To นี้ การใส่สามารถ
ใส่ได้มากกว่าหนึ่งอีเมล โดยจะ ใช้เครื่องหมาย
semi-colon (,) ในการคันระหว่างอีเมล

อีเมลที่ได้รับ แต่ยังไม่ได้อ่าน / อ่านแล้ว ทั้งนี้ เพื่อ
เป็นการทราบสถานะของอีเมลนั้น ๆ ว่า เราได้
ทำการอ่านแล้วหรือยัง เพื่อเป็น ตัวช่วยในการ
ตรวจสอบอีเมลที่ยังค้างอยู่นั่นเอง

การรับส่งอีเมลผ่านทางเว็บไซต์ ตัวอย่างเช่น
Gmail เป็นต้น

ที่อยู่ที่เก็บอีเมลที่ถูกลบไว้สามารถกู้อีเมลกลับ
คืนได้จากโฟลเดอร์นี้

100.

โครงสร้างของการเขียนอีเมล มีส่วนประกอบหลักๆ ดังนี้

1. เรื่อง(subject)

เป็นการแจ้งวัตถุประสงค์สั้น ๆ ของอีเมลหลักในการเขียน ถ้าเป็นเรื่องใหม่
ควรตั้งเป็น วลีหรือประโยคสั้น ๆ เกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่เราต้องการสื่อ เช่น

Project Update
Take Leave
Inquiring about Tickets
Dinner Talk by Mr. Peter
Good to learn

101.

2. คำขึ้นต้น (salutation)

ในการเขียนอีเมลต้องระบุคำนำหน้าชื่อเพื่อเรียกขานอีกฝ่าย เช่น
Mr./Mrs. ตามด้วยชื่อ นามสกุล แต่ถ้าสนิทสนมกันเรียกชื่ออย่างเดียว
ก็ได้ หากไม่แน่ใจชื่อ สกุลของผู้รับอีเมลใช้ Dear Sir or Madam แทน
ตัวอย่างเช่น

เป็นทางการ, ทั่วไป Forma/ Neutral ไม่เป็นทางการ Informal

ใช้คำขึ้นต้นว่า - Hi/Hello
Dear Mr. / Ms. / Dr. / Professor + - Tommy,...(or no name at all)

นามสกุลผู้รับ + comma (,) หรือ colon (:)
-Dear Tom.

-Dear Sir or Madam.

-To Whom it May Concern

3. เนื้อหา (Message
content)

เนื้อหาในอีเมลควรเรียบง่าย เริ่มจากเกริ่นนำ (Previous Contact) บอกวัตถุประสงค์
ของอีเมล เนื้อความ (content) แสดงความต้องการอย่างชัดเจน และสำนวนปิดท้าย
(conclusion) เพื่อแสดงความขอบคุณ เช่น

3.1 การเกริ่นนำ (Previous Contact)

เป็นทางการ, ทั่วไป Forma/ Neutral ไม่เป็นทางการ Informal

- Thank you for your email of ... - Thanks for your email.
- Further to your last email..... - Re your email....
- I apologize for not getting in - Sorry I haven't written for ages, but

contact with you before now. I've been really busy.

102.

3.2 วัตถุประสงค์ของการเขียนอีเมล (Reason for writing)

เป็นทางการ, ทั่วไป Forma/ Neutral ไม่เป็นทางการ Informal

I am writing in connection with... Just short note about...
I am writing with regard to ... I'm writing about...
In reply to your email, here are... I got your name from...
Your name was given to me by... Here's the ... you wanted.
We would like to point out that... Please note that...
I'm writing to let you know that... Just a note to say...
We are able to confirm that......... We can confirm that...
I am delighted to tell you that... Good news!
We regret to inform you that... Unfortunately,

3.3 สำนวนปิดท้าย (conclusion) เช่น

เป็นทางการ, ทั่วไป Forma/ Neutral ไม่เป็นทางการ Informal

Thank you for your help. Thanks again for...
Do not hesitate to contact us Let me know if you need anything
again if you require any further else.
information. Just give me a call if you have any
Please feel free to contact me if questions. My number is...
you have any questions. My direct I have to go.
line is... Got to go now.
I'm looking forward to see you in Keep in touch
the near future. Have a nice weekend.
Thank you for your cooperation. See you later.
Thank you for your kind Speak to you soon
assistance. See you soon
Bye (for now)
All the best
Take care.
Give my regards to……

103.

4. คำลงท้าย (Closing)

ในการเขียนอีเมลมักจะไม่ต้องลงท้ายด้วย “Sincerely,” หรือ “Your truly,”
เหมือนจดหมาย แต่เรามักจะนิยมใช้ “Regards,” หรือ “Best regards,”
แล้วลงชื่อผู้ส่งในบรรทัดต่อมา

เป็นทางการ, ทั่วไป Forma/ Neutral ไม่เป็นทางการ Informal

- Respectfully - Cheers
- Best wishes - Best
- Best regards. - Warmly
- Regards. - TTYL (Talk to You Later) -
- XOXO
- Take care

5. ข้อมูลผู้เขียน
(Signature file)

ประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลการติดต่อ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ แฟกซ์ อีเมลแอดเดรส
เช่น

104.

ไฟล์แนบ ไม่เป็นทางการ Informal

6. (Attachments) I've attached...
Here the.... you wanted.
เป็นทางการ, ทั่วไป Forma/ Neutral I have included ...
I have attached ...
Please find attached my report. I have added ...
I'm sending you... as a pdf file.
For your consideration,
enclosed is ...
For your consideration,
attached is ...
Please find enclosed ...
Please find affixed ...

ขั้นตอนในการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)

1. ก่อนส่งอีเมล ผู้ส่งจะต้องมีบัญชีผู้ใช้อีเมลซึ่งสามารถสมัครได้จากเว็บไซต์ที่ให้บริการ
เช่น Gmail, Hotmail หรือ Yahoo เพื่อขอที่อยู่อีเมลและก่อนส่งอีเมลเราจะต้องมีที่อยู่
(E-mail address) ของคนที่จะส่งถึงด้วย

2. การส่งอีเมล

ขั้นที่ 1 นำเมาส์ไปคลิกที่ Compose/New mail/New message
ขั้นที่ 2 หลังจากเลือก compose/new mail/new message แล้ว มีวิธีการ ดังนี้
- หลังคำว่า To : ให้ใส่ชื่ออีเมลของคนที่เราต้องการจะส่งอีเมลไปหา หากต้องการส่งไปให้

หลายคน ให้ใช้เครื่องหมาย Comma (,) คั่นระหว่าง E-mail address ของแต่ละคน
- หลังคำว่า Subject : ให้ใส่ชื่อเรื่องของอีเมลของเรา หรืออาจจะไม่ใส่ก็ได้
- ในช่อง CC: เป็นการทำสำเนา (carbon copy) ของอีเมลไปถึงผู้รับ โดยการใส่ชื่ออีเมล

ของคนที่เราต้องการส่งอีเมลไปให้ (เพิ่มเติมจากใน To: )
- ในช่อง Bcc เป็นการทำสำเนาแบบ Blind Carbon Copy ใช้ในกรณีที่ต้องการส่งอีเมล

ถึงบุคคลอื่น โดยบุคคลที่เราส่งอีเมลไปให้ใน To: และ CC: จะไม่ทราบว่าเราส่งไปให้ บุคคล
นี้ด้วย
- ในกล่องใหญ่ในส่วนล่าง จะเป็นพื้นที่ในการเขียนข้อความที่เราต้องการที่จะส่ง
- เมื่อเขียนข้อความเสร็จแล้วให้นำเมาส์ไปคลิกที่ปุ่ม “send”การส่งไฟล์ข้อมูลใด ๆ ไปกับ
อีเมลในกรณีที่เราต้องการส่งไฟล์ใด ๆ ก็ตามแนบไปกับ อีเมลด้วย มีขั้นตอนการส่งดังนี้

105.

» นำเมาส์ไปคลิกที่ปุ่มที่มีคำว่า “attachments”
» เลือกไฟล์ที่ต้องการจะส่ง โดยกดปุ่มที่มีคำว่า “browse”
» เมื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการส่งได้แล้ว กดปุ่มที่มีคำว่า “open” แล้วจะเห็นว่า ชื่อไฟล์ที่เรา

เลือกจะปรากฏอยู่ในช่องว่าง
» ขั้นต่อมากดปุ่มที่มีคำว่า “attachments” เพื่อแนบไฟล์ไปกับอีเมล
» เห็นได้ว่าชื่อไฟล์ที่ต้องการจะส่งจะปรากฏบนช่องว่าง ถ้าเราเกิดลังเลเปลี่ยนใจ จะ

เปลี่ยนแปลงไฟล์ที่จะส่ง สามารถทำได้โดยการนำเมาส์ไปคลิกที่ปุ่ม remove ถ้าทุกอย่าง
เรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม done
» ขั้นตอนสุดท้ายคือหลังจากที่เรากด done แล้วจะกลับมายังหน้าจอเดิม การจะส่งอีเมล ที่
มีการแนบไฟล์ใด ๆ ไปด้วยนั้น ก็ให้ทำตามวิธีการส่งอีเมล ตามปกติจะเห็นได้ว่าใน ส่วนที่มี
คำว่า attachments จะมีชื่อไฟล์ที่เราแนบไปด้วย

3. ข้อควรคำนึงในการเขียนอีเมลส่วนตัว

- คำขึ้นต้นที่นิยมใช้ คือคำว่า Dear
- ย่อหน้าแรกให้เขียนวัตถุประสงค์หลักของจดหมาย ถ้าเป็นการตอบจดหมายให้ขึ้นต้นด้วย

การกล่าวขอบคุณที่ตอบจดหมาย เช่น Thank you for your reply
- ย่อหน้าสุดท้ายให้เขียนกล่าวลา ความปรารถนาดีหรือความคาดหวังและอื่น ๆ เช่น

It's time to work, so let me end my letter here.
- คำลงท้ายจดหมาย/อีเมลส่วนตัวที่ใช้กันทั่วไป เช่น

Bye for now, See you soon, Best wishes, Regards

4. วัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมายและอีเมลส่วนตัว มี 6 ประการ คือ

4.1 เขียนเพื่อขอบคุณ (Thank you) มักใช้สำนวน ดังนี้

I would like to take this opportunity to express my most heartfelt
appreciation to you for your assistance.
Thank you for your delightful letter.
Thank you very much for looking after my daughter when she
was training at your company.
Thank you for sending me the birthday gift.
I have received your information letter. Thank you very much.

4.2 เขียนเพื่อเชิญชวน (Invitation) การเขียนเพื่อเชิญชวนให้ไปร่วมงานต่าง ๆ เช่น เชิญ
รับประทานอาหาร ขึ้นบ้านใหม่ งานฉลองรับปริญญา งานพิธีทางศาสนา เป็นต้น ตัวอย่าง
สำนวนที่ใช้

We'd like to invite you to
Could you come ............. on .............?
We wondered if you'd like to come …..
I should be delighted if you would come to lunch at my house on .......
Will you give us the pleasure of your company at our Wedding party on....?

106.

4.3 เขียนเพื่อขอโทษ (Apology) ควรบอกเหตุผลให้ชัดเจนถึงการขอโทษ และควรเขียน
อย่างสุภาพ ตัวอย่างสำนวนที่ใช้

I must apologize for not coming to your Wedding party.
I'm very sorry that I haven't written to you for such a long time.
I sincerely apologize for ...
I deeply apologize for ...
I truly apologize for ...

4.4 เขียนเพื่อแสดงความยินดี (Congratulations) ยินดีกับความสำเร็จหรือการได้รับ
สิ่งดี ๆ ของผู้อื่น ตัวอย่างสำนวนที่ใช้

I congratulate you on graduating in bachelor degree.
I am pleased to hear that you have a new baby.
I write to congratulate you on your success.
It was great to hear that you ….

4.5 เขียนเพื่อขอร้อง (request) เมื่อเราต้องการให้ผู้อื่นช่วยเหลือในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
ตัวอย่างสำนวนที่ใช้

Could you please….
Would it be possible to……
I was wondering if I could….
Please could you….

4.6 เขียนเพื่อสอบถาม (Inquiry) เพื่อสอบถามข่าวคราวความคืบหน้า หรือข้อมูลต่าง ๆ
ตัวอย่างสำนวนที่ใช้

I'd like to know if…..
I wonder if you could tell me….
How have you been recently?

5. ตัวอย่างจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)

107.

Activity 2 Match the e-mails below with their details in the

box. Then, write the details in front of each item

Message content E-mail address Signature file
Closing  Subject

108.

^ Activity 3 Write the missing statements in the e-mail below

using the words/statements given in the box.

- 123 ABC Street
DEF CITY,CA,90210

- congratulate
- Congratulation on Your Recent Wedding
- Dear
- Best wishes
- Oliver Jacobs
- I was so happy

New Email

To: ____________________
Subject:_________________

_____________Oliver,
I am writing to ______________you on your recent wedding.

_______________when I heard this good news. Wishing you lots of happy
moments on your wedding,
God truly made both of you for one another!

Once again, congratulations, and have a wonderful honeymoon.
________________,

Susan Dean
__________________

A 109.

Activity 4 Read the e-mail below. Then, answer the questions.

1. Who wrote this e-mail?
2. What is the subject of this e-mail?
3. What is the salutation of this e-mail?
4. Who received this e-mail?
5. What is the closing word of this e-mail?

110.

Activity 5 Write an E-mail to your friend to congratulate
him/her on graduation. The information can be real
or imaginary.

111.

Activity 6 Write an E-mail to reply to the email you received

from activity 5.

112.

Activity 6 Write an E-mail to your teacher. Tell him/her you

cannot go to his/her class tomorrow.

113.

Activity 6 Write an E-mail to your friend. It depends on you to
write any things in your E-mail.Then, send your mail
to his/her.

114.

Motivation is what sets you in motion,
habit is what keeps you going.

(Jim Ryun)