หนังสือราชการ 6 ชนิด

หนังสือราชการ 6 ชนดิ

เสนอ
อาจารย์พัชนยิ า ชมุ ผอม

จดั ทาโดย
นางสาวพลอยไพลนิ ออ้ นชยั ภูมิ
ช้ันประกาศนยี บตั รวชิ าชพี ช้นั ปที ี่ 3

ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2562
วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีระนอง

คานา

เอกสารฉบับน้ีเปน็ สว่ นหนง่ึ ของวิชาการประยกุ ต์ใช้คอมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพเพ่อื ให้ไดศ้ กึ ษาหาความรู้
ในเร่อื งประเภทหนงั สือราชการ 6 ชนดิ เช่นหนงั สอื ภายนอก /หนังสือภายนอก / หนังสอื ประทับตรา /
หนังสือสั่งการประกอบด้วยหนังสือคาส่ัง , หนังสือระเบียบ , หนังสือข้อบังคับ / หนังสือประชาสัมพันธ์
ประกอบด้วย ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว / หนังสือท่ีเจา้ หนา้ ที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ประกอบด้วยหนังสือรับรอง , รายงานการประชุม, บันทึก , หนังสืออ่ืนๆ และได้ศึกษาอย่างเข้าใจเพื่อเป็น
ประโยชนก์ ับการเรยี น

ผจู้ ัดทาหวังว่า เอกสารฉบับนี้จะเปน็ ประโยชน์กับผู้อ่าน ท่ีกาลังหาข้อมูลเร่อื งนีอ้ ยู่หากมีขอ้ แนะนา
หรอื ขอ้ ผดิ พลาดประการใด ผู้จดั ทาขอนอ้ มรบั ไวแ้ ละขออภัยไว้ ณ ทน่ี ี้ด้วย

จัดทาโดย

นางสาวพลอยไพลนิ ออ้ นชยั ภมู ิ

สารบญั หนา้
ก
เรอ่ื ง 1
คานา
หนังสอื ภายนอก 4

หนงั สือภายใน 6
หนังสอื ประทบั ตรา 9
หนังสอื สง่ั การ 10

- คาสัง่ 11
- ระเบยี บ 13
- ข้อบังคับ 15
หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ 16
- ประกาศ 17
- แถลงการณ์ 19
- ข่าว 21
หนังสอื ทเี่ จ้าหน้าทีท่ าขึ้นหรือรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ 22
- หนงั สอื รบั รอง 24
- รายงานการประชมุ 26
- บนั ทึก 28
- หนังสอื อนื่ ๆ 30
ตวั อยา่ งหนังสือราชการ 6 ชนิด

1

ประเภทหนังสอื ราชการ
1. หนงั สือภายนอก

หนงั สอื ราชการภายนอก คือหนงั สือตดิ ต่อราชการท่ีเปน็ แบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เปน็ หนังสือ
ตดิ ตอ่ ระหว่างส่วนราชการที่อยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอ่ืนซ่ึงไมใ่ ช่ส่วน
ราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก โดยมีส่วนประกอบ ดังน้ี

๑. ที่ ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแลว้ ตามด้วยเลขลาดบั ทีป่ ระจาของเจา้ ของเรอ่ื ง ท่หี น่วยราชการน้ันสง่ ออก
แลว้ ทับด้วยเลขทะเบยี นหนงั สอื ตามลาดับในรอบปี เช่น ที่ กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการส่วนกลาง เลขท่อี อกหนงั สอื ประกอบดว้ ยพยญั ชนะ ๒ ตวั ซงึ่ เปน็ อักษรยอ่ ประจา
กระทรวง ทบวงและส่วนราชการท่ไี ม่สงั กดั กระทรวง ทบวง เช่น

กก - กระทรวงการทอ่ งเทยี่ วและกีฬา รส - กระทรวงแรงงานและสวัสดกิ ารสงั คม
- ราชการสว่ นภมู ิภาค เลขทอ่ี อกหนงั สือประกอบดว้ ยพยญั ชนะ ๒ ตัว ซ่ึงเป็นอกั ษรยอ่ ของจงั หวัด
เชน่
ชพ - ชุมพร นว - นครสวรรค์
๒. ชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ คอื ชอื่ สว่ นราชการทีเ่ ป็นเจา้ ของหนังสือน้นั ราชการนั้นสง่ ออก และ
ใหล้ งทตี่ ง้ั ไวด้ ว้ ย
๓. วัน เดือน ปี ท่ีออกจดหมาย ใหล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของ
ปพี ุทธศกั ราช เชน่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เรอ่ื ง ให้ลงเรอื่ งยอ่ ทเี่ ป็นใจความทสี่ ัน้ ทีส่ ุดของหนังสือฉบบั นัน้ ในกรณที เ่ี ป็นหนงั สอื ต่อเนอ่ื ง
โดยปกติใหล้ งเรือ่ งของหนังสอื ฉบบั เดมิ
๕. คาขน้ึ ต้น ใชต้ ามฐานะผู้รับหนงั สอื ตามตารางการใชค้ าข้ึนต้น สรรพนามและคาลงท้ายตาม
ระเบยี บ สานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซงึ่ ให้ใชบ้ ังคับตั้งแตว่ นั ท่ี ๑ มถิ นุ ายน
๒๕๒๖ เปน็ ตน้ ไป
๖. อา้ งถงึ (ถา้ ม)ี ใหอ้ ้างถึงหนังสอื ทเ่ี คยมีติดต่อกันเฉพาะหนงั สอื ทสี่ ว่ นราชการผู้รับหนังสอื ได้รบั มา
ก่อนแล้วจากสว่ นราชการใดก็ตาม โดยอา้ งถงึ ให้ชดั เจนวา่ ใครเปน็ เจ้าของหนงั สอื เลขที่ วนั ที่ เดอื น และปี
ที่ออกหนงั สือ
๗. สิง่ ทส่ี ง่ มาด้วย (ถ้าม)ี ใหล้ งชื่อสง่ิ ของ เอกสาร หรือบรรณสารทส่ี ่งไปพรอ้ มกบั หนังสอื นัน้ ถา้ ส่งไป
ในซองเดยี วกันไมไ่ ด้ ก็ใหร้ ะบุว่าสง่ ไปทางใด
๘. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรอื่ งให้ชดั เจนและเขา้ ใจง่าย หากมีความประสงคห์ ลายประการ
ให้แยกเปน็ ข้อ ๆ
๙. คาลงท้าย ใหใ้ ช้คาลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือ
๑๐. ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชื่อเจา้ ของหนงั สอื และใหพ้ ิมพ์ชอ่ื เต็มของเจ้าของลายมอื ช่อื ไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ
๑๑. ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สอื
๑๒. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงช่ือส่วนราชการหรือหน่วยงานท่อี อกหนงั สือ ถ้าส่วนราชการท่ี
ออกหนงั สืออยู่ในระดบั กระทรวงหรอื ทบวงให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจ้าของเรื่องทง้ั ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วน
ราชการทอ่ี อกหนงั สอื อยู่ในระดบั กรมลงมา กล็ งชอ่ื เจ้าของเรอื่ งเพยี งระดับกองหรอื หนว่ ยงานทรี่ ับผิดชอบ
๑๓. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ ง หรือหนว่ ยงานท่อี อกหนังสอื และเลข
หมายภายในตู้สาขาไว้ดว้ ย (ถ้าม)ี

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

2. หนงั สอื ภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทาตมแบบที่ 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอี ยด
พอสมควร โดยปกตสิ ่วนราชการท่อี อกหนงั สืออยใู่ นระดับกรมขนึ้ ไปให้ลงช่ือสว่ นราชการเจา้ ของเรื่องท้ังระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดบั กรองหรอื สว่ นราชการเจ้าของเร่อื งพร้อมทั้งหมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ มี)

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเร่ือง ตามท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบยี นหนังสือส่ง สาหรับหนงั สือของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหัสตวั พยญั ชนะเพิ่มขน้ึ ตามความจาเปน็

วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชท่ีออกหนังสอื

เรื่อง ให้ลงช่ือยอ่ ทีเ่ ป็นใจความสั้นท่ีสดุ ของหนงั สือฉบับนั้น ในกรณีทีเ่ ป็นหนังสือตอ่ เนอื่ งโดยปกตใิ ห้
ลงเรื่องของหนังสอื ฉบับเดิม

คาขน้ึ ตน้ ให้ใชค้ าขึน้ ตน้ ตามฐานะของผรู้ บั หนังสอื ตามตารางการใช้คาข้นึ ต้นสรรพนามและคาลงท้าย
ท่กี าหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหน่งของผู้ทีร่ บั หนังสือนั้นมีถงึ หรอื ชื่อบุคคลในกรณีท่ีมีถงึ ตัวบคุ คลไม่
เกี่ยวกับตาแหน่งหนา้ ที่

ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ือใหช้ ดั เจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยก
เป็นขอ้ ๆ ในกรณที ่ีมีการอา้ งถึงหนงั สือทีเ่ คยมีการตดิ ต่อกันหรอื มสี ิ่งท่ีส่งมาดว้ ย ให้ระบุไว้ในข้อน้ี

ลงช่อื และตาแหน่ง ให้ปฏิบัติตามขอ้ 10 และข้อ 11 โดยอนโุ ลม

**ในกรณที ่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขยี นโดยเฉพาะเพอื่ ใช้ตามความ
เหมาะสมกใ็ หก้ ระทาได้ **

5

รูปแบบหนังสือภายใน

6

3. หนังสือประทบั ตรา

คอื หนงั สือท่ใี ชก้ ระดาษตราครฑุ จดั ทา โดยประทับตราแทนการลงชอ่ื ของหวั หน้าส่วนราชการ
ระดบั กรมขนึ้ ไป โดยใหห้ ัวหน้าสว่ นราชการระดบั กอง หรอื ผทู้ ่ไี ด้รบั มอบหมายจากหวั หน้าส่วนราชการระดบั
กรมขึ้นไป เปน็ ผรู้ บั ผิดชอบลงชื่อย่อกากบั ตราหนังสือประทบั ตราใหใ้ ช้ไดท้ ัง้ ระหว่างส่วนราชการกับสว่ น

ราชการ และระหว่างสว่ นราชการกับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใ่ ช่เรื่องสาคญั ไดแ้ ก่
1. การขอรายละเอยี ดเพิ่มเตมิ
2. การสง่ สาเนาหนงั สือ สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร

3. การตอบรบั ทราบท่ีไมเ่ ก่ียวกบั ราชการสาคญั หรือการเงนิ
4. การแจ้งผลงานทไี่ ดด้ าเนนิ การไปแลว้ ให้ส่วนราชการทเี่ กย่ี วข้องทราบ
5. การเตือนเร่อื งทีค่ า้ ง

6. เร่อื งซึ่งหัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรมขึ้นไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสง่ั ใหใ้ ช้หนงั สอื
ประทับตรา

โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยสว่ นสาคญั 3 สว่ น ตราครุฑ

หัวหนังสอื
ท่ี.............
ถึง............................

เหตุและจดุ ประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ท่ีมหี นงั สือไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสอื (สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื )
ตราชื่อส่วนราชการ
(วัน เดอื น ปี)

(ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส.์ ..........

7

1. ที่ ใหล้ งรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามทีก่ าหนดไว้
2. ถึง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลทีห่ นงั สือนน้ั มถี งึ เชน่ ถึง กรมพัฒนาทด่ี นิ ,
นายขจร เพียรทา
3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจง่าย
4. ชอ่ื ส่วนราชการท่สี ง่ หนงั สอื ออก ให้ลงช่อื ส่วนราชการทส่ี ง่ หนงั สือออก
5. ตราชอื่ สว่ นราชการ ให้ประทบั ตราช่ือสว่ นราชการด้วยหมกึ แดง และให้ผู้รบั ผิดชอบลงลายมอื ช่ือ
ยอ่ กากับตรา
6. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราช ท่อี อกหนงั สอื
7. สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สือ
8. โทร. หรือท่ีตงั้ ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และหมายเล (ถา้ ม)ี ด้วย
ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศัพท์ ใหล้ งชื่อทต่ี ั้งของสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองโดยใหล้ งตาบลท่ีอยู่ตามความจาเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ลก็ ทรอนิกส์

8

รูปแบบหนงั สือประทับตรา

9

4. หนังสือสงั่ การ

หนงั สือสงั่ การ ใหใ้ ช้ตามแบบทก่ี าหนดไว้ หนงั สอื สงั่ การมี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คาส่ัง ระเบียบ และ
ข้อบังคับ

คาสัง่ คือบรรดาขอ้ ความทผ่ี ู้บังคบั บญั ชาสง่ั การให้ปฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฏหมาย ใช้กระดาษตรา
ครฑุ

ระเบียบ คือบรรดาขอ้ ความทผ่ี ู้มอี านาจหน้าทไ่ี ด้วางไวโ้ ดยจะอาศัยอานาจของกฏหมายหรือไมก่ ็
ได้ เพื่อถือเปน็ หลกั ปฏิบตั ิงานเปน็ การประจา ใช้กระดาษตราครุฑ

ข้อบงั คับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี ้มู อี านาจหนา้ ทกี่ าหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจของกฏหมายท่ี
บญั ญตั ิให้กระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑ
หนังสือสั่งการมี ๓ ชนดิ ไดแ้ ก่ คาสง่ั ระเบียบ และขอ้ บงั คับ

1. คาส่งั คือ ข้อความที่ผบู้ ังคบั บญั ชาสั่งใหป้ ฏิบัตโิ ดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอียด ดงั นี้

1.1 คาสงั่ ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผู้มอี านาจท่ีออกคาส่งั
1.2 ท่ี ใหล้ งเลขทอ่ี อกคาส่งั โดยเร่มิ ฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงไปตามลาดบั ทับเลขทีป่ ีพทุ ธศักราชทอ่ี อก
คาส่ัง
1.3 เรอ่ื ง ใหล้ งชอ่ื เรอ่ื งที่ออกคาสัง่
1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตทุ ีอ่ อกคาสง่ั และอา้ งถึงอานาจทีใ่ หอ้ อกคาสง่ั (ถา้ ม)ี ไวด้ ว้ ย และวนั เดือน ปี ที่
ใชเ้ รมิ่ บงั คับ
1.5 สั่ง ณ วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อก
1.6 ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ช่ือผูอ้ อกคาสงั่ และพิมพ์ชื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอื่ ไว้ใตล้ ายมอื ชื่อ
1.7 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผูอ้ อกคาสัง่

10

รปู แบบหนงั สอื ส่ังการ

11

2. ระเบียบ บรรดาขอ้ ความทผ่ี มู้ ีอานาจหนา้ ที่ได้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรอื ไม่ก็ได้ เพอ่ื ใชเ้ ปน็
หลักปฏบิ ัติงานเป็นประจา ใชก้ ระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดงั นี้

2.1 ระเบียบ ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่ออกระเบยี บ
2.2 ว่าด้วย ใหล้ งชือ่ ของระเบยี บ
2.3 ฉบบั ท่ี ถ้าเปน็ ระเบียบทก่ี ลา่ วถงึ เป็นครัง้ แรกในเรอื่ งนัน้ ไมต่ ้องลงว่าเป็นฉบับทเ่ี ท่าไร แตถ่ า้ เป็นเรอื่ ง
เดยี วกันแต่มีการแก้ไขเพม่ิ เตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบับท่ี๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกระเบียบ
2.5 ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตุผลโดยยอ่ เพอ่ื แสดงถึงความมงุ่ หมายท่ตี ้องการออกระเบยี บ และอ้างถงึ
กฎหมายทใ่ี ห้อานาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี
2.6 ข้อความ ให้เรยี งขอ้ ความท่ีจะใช้เปน็ ข้อ ๆ โดย ขอ้ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันทใี่ ช้บงั คับ (กาหนด
ว่าใช้บังคับเม่อื ใด สว่ นขอ้ สุดท้ายเปน็ ผรู้ กั ษาระเบียบ ถ้ามมี ากขอ้ หรือหลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้
เล่อื นขอ้ ผรู้ กั ษาการไปเปน็ ข้อสุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะขน้ึ หมวดหน่งึ
2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดอื น และตวั เลขปพี ทุ ธศักราชทอี่ อกบงั คับ
2.8 ลงช่อื ใหล้ งลายมอื ช่ือผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บังคบั และพมิ พ์ชื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชือ่ ไวใ้ ต้ลายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของผอู้ อกระเบยี บหรอื ขอ้ บงั คบั น้นั

12

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

13

3. ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาข้อความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ทกี่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญตั ิให้
กระทาได้
ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

3.1 ขอ้ บังคบั ใหล้ งชื่อสว่ นราชการท่อี อกขอ้ บังคับ
3.2 ว่าดว้ ย ให้ลงช่ือของข้อบงั คบั
3.3 ฉบบั ท่ีถา้ เปน็ ข้อบงั คับทก่ี ลา่ วถงึ เปน็ ครง้ั แรกในเรอ่ื งนน้ั ไมต่ อ้ งลงวา่ เป็นฉบับทเี่ ท่าใด แตถ่ า้ เปน็
ขอ้ บังคับ
เรือ่ งเดียวกนั ทมี่ ีการแกไ้ ขเพิม่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และทถ่ี ัด ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชทอี่ อกข้อบงั คบั
3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพอื่ แสดงถงึ ความมงุ่ หมายทต่ี อ้ งออกข้อบังคบั และอา้ งถงึ กฎหมาย
ทใ่ี หอ้ านาจออกข้อบังคบั
3.6 ข้อ ให้เรยี งข้อความทจี่ ะใช้บงั คับเปน็ ขอ้ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เป็นช่ือขอ้ บังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคบั
กาหนดวา่
ใหใ้ ช้บังคับตง้ั แตเ่ มือ่ ไดแ้ ละข้อสุดท้ายเป็นขอ้ ผรู้ กั ษาการข้อบังคับใดถา้ มีมากข้อหรือหลายเรือ่ งจะแบ่งเปน็
หมวดกไ็ ด้โดยให้ย้ายขอ้ ผรู้ ักษาการไปเปน็ ขอ้ สุดทา้ ยก่อนที่จะขึน้ หมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่ีออกขอ้ บงั คบั
3.8 ลงชอ่ื ให้ลงลายมือชื่อผอู้ อกข้อบังคับ และพิมพช์ อื่ เต็มของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ใต้ลายมือชือ่
3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกข้อบงั คบั

14

รูปแบบหนงั สือบังคบั

15

5. หนังสือประชาสมั พนั ธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณ์และขา่ ว

ประกาศ คือบรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศหรอื ช้ีแจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใช้
กระดาษตราครุฑ

แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรอื เหตุการณ์ หรือในกรณีใด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยทั่วกนั ใช้กระดาษตราครุฑ

ข่าว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ
1 ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการประกาศหรือชแ้ี จงให้ทราบ หรอื แนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ใชก้ ระดาษ
ตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี 7 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

1.1 ประกาศ ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่อี อกประกาศ
1.2 เรื่อง ใหล้ งชอื่ เรื่องที่ประกาศ
1.3 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลทตี่ ้องออกประกาศและขอ้ ความที่ประกาศ
1.4 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดือนและตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชท่อี อก
ประกาศ
1.5 ลงชอ่ื ให้ลงลายมอื ช่ือออกประกาศ และพมิ พช์ อื่ เตม็ ของเจ้าของลายมือชอื่ ไวใ้ ต้ลายมือชอ่ื
1.6 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผ้อู อกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจง้ ความ ให้
เปล่ยี นคาว่าประกาศ เป็นแจง้ ความ

16

ตัวอย่างแบบประกาศ

17

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพอื่ ทาความเขา้ ใจในกิจการของทางราชการหรอื
เหตกุ ารณ์ หรือกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทั่วกันใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จดั ทาตามแบบที่ 8 ทา้ ย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

2.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.2 เร่ือง ใหล้ งชื่อเร่อื งที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณที ี่จะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบับในเร่ืองเดยี วทต่ี ่อเนอื่ งกันให้ลงฉบบั ทีเ่ รยี ง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
2.4 ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความทแ่ี ถลงการณ์
2.5 สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการที่ออกแถลงการณ์
2.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชทอ่ี อกแถลงการณ์

18

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

19

3. ขา่ ว คือ บรรดาข้อความทท่ี างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ ใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี 9 ท้ายระเบียบ
โดยกรอก รายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ข่าว ให้ลงชอื่ ส่วนราชการที่ออกข่าว
3.2 เร่ือง ให้ลงชอ่ื เร่อื งที่ออกขา่ ว
3.3 ฉบบั ท่ี ใชใ้ นกรณีท่จี ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเรอื่ งเดียวทีต่ อ่ เนื่องกนั ใหล้ งฉบบั ทเี่ รยี งตามลาดบั
ไวด้ ้วย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกยี่ วกบั เรอ่ื งของขา่ ว
3.5 ส่วนราชการที่ออกขา่ ว ให้ลงช่อื ส่วนราชการทีอ่ อกข่าว
3.6 วัน เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชอื่ เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชทอี่ อกข่าว

20

ตัวอย่างแบบข่าว

21

6. หนังสอื ทเี่ จา้ หน้าท่ที าข้นึ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนงั สอื ทเ่ี จ้าหนา้ ที่ทาขน้ึ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คอื หนังสอื ทท่ี างราชการทาขึ้น
นอกจากท่ีกลา่ วแล้วข้างตน้ หรือหนังสือทห่ี นว่ ยงานอนื่ ใดซง่ึ มใิ ช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสว่ น
ราชการและส่วนราชการรบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนดิ คอื หนังสือรับรอง รายงานการประชมุ
บนั ทกึ และหนงั สอื อ่นื
1.หนังสอื รับรอง คือ หนงั สือทสี่ ว่ นราชการออกให้เพ่ือรบั รองแกบ่ ุคคล นิติบคุ คล หรอื สว่ นราชการ เพอ่ื
วัตถปุ ระสงค์อย่างใดอยา่ งหน่งึ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

1.1 เลขที่ ใหล้ งเลขทเี่ รมิ่ แต่ ๑ เป็นต้นไปจนสนิ้ ปปี ฏทิ ิน
1.2 ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ ใหล้ งช่ือส่วนราชการ และจะลงทต่ี ง้ั ด้วยก็ได้
1.3 ข้อความ ใหล้ งขอ้ ความขน้ึ ต้นว่า “หนงั สอื ฉบบั นี้ ใหไ้ ว้เพอื่ รบั รองว่า” แล้วตอ่ ช่อื บุคคล นิติบุคคล
หรือหนว่ ยงานทที่ างราชการรบั รอง เฉพาะบุคคล ใช้ระบุคานาหน้านาม ชื่อ นามสกลุ ตาแหน่งหนา้ ที่ สังกัด
หนว่ ยงาน แลว้ จงึ ลงขอ้ ความ
1.4 ให้ไว้ ณ วันท่ี ให้ลงเลขบอกวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงชอื่ ใหป้ ฏิบัติเช่นเดียวกบั ในระเบียบ
1.6 ตาแหนง่ ใหป้ ฏิบัติเช่นเดียวกับในระเบียบ
1.7 รูปถา่ ยและลายมอื ชื่อผไู้ ด้รบั การรับรอง ใช้ในกรณีทีส่ าคัญซงึ่ ออกให้แกบ่ คุ คล ใหต้ ิดรปู ถ่ายของผู้
ได้รบั การรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราช่ือส่วนราชการบนขอบด้านขวามือของ
รปู ถา่ ย ให้ลงชื่อผไู้ ด้รบั การรบั รองลงลายมอื ช่อื ไวด้ า้ นล่างและมีชอื่ เตม็ ดว้ ย
หนงั สอื ทเ่ี จา้ หน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลกั ฐาน คือ หนังสือที่ทางราชการทาขน้ึ นอกจากทกี่ ลา่ วมาแล้วข้างตน้
หรอื หนงั สอื ทหี่ น่วยงานอนื่ ใดซงึ่ มิใช่สว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมมี าถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรบั
ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานของทางราชการมี 4 ชนดิ คอื หนังสือรับรอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สอื อน่ื ๆ

22

หนงั สือรบั รอง คอื หนังสอื ทสี่ ่วนราชการออกใหเ้ พื่อรบั รองแก่บุคคล นติ บิ ุคล หรอื หน่วยงานเพอ่ื วตั ถุประสงค์
อย่างหนึง่ อยา่ งใดใหป้ รากฏแกบ่ ุคคลโดยทวั่ ไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใชก้ ระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบท่ี
10 คล้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้
เลขที่ ให้ลงเลขท่ีของหนงั สือรบั รองโดยเฉพาะ เรม่ิ ต้ังแตเ่ ลข 1 เรียงเป็นลาดบั ไปจนถึงสิน้ ปปี ฏิทิน ทับเลขปี
พทุ ธศักราชทอ่ี อกหนังสือรบั รอง หรือลงเลขท่ขี องหนงั สอื ทวั่ ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอย่างหนงึ่ อยา่ งใด
3. สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื ให้ลงชื่อส่วนราชการซงึ่ เป็นเจ้าของหนงั สือนนั้ และจะลงสถานทีต่ ง้ั ของ
ส่วนราชการเจา้ ของหนังสอื ด้วยก็ได้
4. ข้อความ ให้ลงข้อความขึน้ ตน้ ว่า หนงั สือฉบบั นีใ้ ห้ไวเ้ พือ่ รบั รองว่า และต่อด้วยช่อื บุคคล นติ บิ คุ คล
หรอื หน่วยงานทห่ี นงั สือทางราชการรบั รอง ในกรณเี ป็นบุคคลใหพ้ ิมพช์ อ่ื เต็มโดยมีคานาหน้านาม ชอ่ื
นามสกลุ ตาแหน่งหนา้ ท่ี และสงั กัดหน่วยงานทผี่ นุ้ น้ั ทางานอย่อู ยา่ งชัดแจง้ แล้วจงึ ลงขอ้ ความทรี่ บั รอง
5. ใหไ้ ว้ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชอื่ เตม็ ของเดือนและตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อกหนงั สอื รบั รอง
6. ลงช่ือ ให้ลงรายมือช่ือหวั หน้าสว่ นราชการผอู้ อกหนงั สอื หรอื ผู้ที่ไดร้ บั ราชการมอบหมายและพมิ พ์ช่ือเต็ม
ของเจ้าของลายมือชอ่ื ไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ
7. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผลู้ งรายมือชือ่ ในหนงั สอื
8. รปู ถ่ายและลายมอื ชือ่ ผู้ไดร้ บั การทดลอง ในกรณที ่กี ารรับรองเปน็ เรื่องสาคัญทอี่ อกใหแ้ กบ่ คุ คลใหต้ ิด
รูปของผทู้ ไ่ี ดร้ ับการรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราช่อื สว่ นราชการทอี่ อก
หนงั สือบนขอบล่างด้านขวาของรปู ถ่ายคาบตอ่ ลงบนกระดาษ และให้ผูน้ น้ั ลงลายมือชอ่ื ไว้ใต้รปู ถ่ายพร้อมทั้ง
ชอื่ เตม็ ของเจ้าของลายมือชอ่ื ไวใ้ ต้ลายมอื ช่อื ดว้ ย

23

ตวั อย่างแบบหนงั สอื รบั รอง

24

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตกุ ารณ์ในทป่ี ระชมุ ความคดิ เห็นของผู้มาประชมุ ผเู้ ขา้ รว่ มประชุมและ
มติของที่ประชุมไวเ้ ป็นหลักฐาน มรี ายละเอียดดงั น้ี

2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงช่อื คณะท่ปี ระชุม หรือชือ่ การประชุม
2.2 ครั้งที่ ใหล้ งครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เมื่อ ให้ลง วัน เดือน ปี ทปี่ ระชุม
2.4 ณ ใหล้ งสถานท่ีท่ปี ระชุม
2.5 ผ้มู าประชุม ใหล้ งชื่อหรอื ตาแหนง่ ของผู้ทเ่ี ป็นคณะทป่ี ระชมุ ซงึ่ มาประชมุ ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบุวา่ มาประชมุ แทนผใู้ ดหรอื ตาแหนง่ ใด
2.6 ผ้ไู ม่มาประชมุ ใหล้ งชื่อและตาแหนง่ ผเู้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ ซ่งึ มไิ ด้มาประชุมพร้อมทง้ั เหตุผลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผเู้ ขา้ รว่ มประชุม ใหล้ งชือ่ และตาแหน่งของผทู้ ีม่ ิไดเ้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ แต่มารว่ มประชมุ
2.8 เริ่มประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเ่ี รมิ่ ประชมุ
2.9 ขอ้ ความ ใหบ้ ันทึกข้อความทป่ี ระชุม ใหเ้ รม่ิ ดว้ ยประธานกล่าวเปิดประชุม และเร่อื งท่ีประชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทง้ั มตหิ รือขอ้ สรปุ ของทป่ี ระชุมแต่ละเรอ่ื งตามลาดับ
2.10 เลกิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาเลิกประชุม
2.11 ผู้จดรายงานการประชมุ ใหล้ งชอ่ื ผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผูร้ บั รองรายงานการประชมุ หมายถงึ ประธานทป่ี ระชมุ ซง่ึ ลงนามรบั รองในเมอื่ ท่ีประชุมรบั รอง
รายงานการประชุมน้ันแลว้

25

ตวั อยา่ งแบบรายงานการประชุม

26

3. บันทึก คอื ข้อความซ่งึ ผูใ้ ต้บังคบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คับบญั ชาหรือผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ ผ้ใู ตบ้ ังคับบัญชา หรอื
ข้อความที่เจา้ หนา้ ที่หรอื หนว่ ยงานตา่ กว่าระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้
กระดาษบันทกึ ข้อความ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ชื่อหรอื ตาแหน่งทีบ่ ันทึกถงึ โดยใชค้ าขนึ้ ตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเร่ืองทบ่ี ันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบใหร้ ะบุไว้ด้วย
3.3 ชอื่ และตาแหนง่ ให้ลงลายมือชอื่ และตาแหนง่ ของผู้บันทกึ และในกรณีทไ่ี มใ่ ชก้ ระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดือน ปี ทบี่ นั ทกึ ไวด้ ้วย

27

ตัวอย่างแบบบันทึก

28

หนังสืออนื่ ๆ

หนังสอื อ่ืน ๆ คอื หนังสือหรอื เอกสารอน่ื ใดทเี่ กิดขนึ้ เนื่องจากการปฏิบตั ิงานของเจ้าหน้าทเ่ี พอ่ื เปน็

หลกั ฐานในทางราชการ ซึ่งหมายรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์มเทปบนั ทกึ เสียง แทบบันทกึ เสียง และเทป บนั ทึกภาพ
และสื่อกลางบันทึกข้อมลู ดว้ ย หรือหนงั สอื ของบุคคลภายนอกท่ียื่นต่อเจ้าหน้าที่ และ เจา้ หน้าทไ่ี ดร้ บั เขา้
ทะเบียนรบั หนังสอื ของทางราชการแลว้ มรี ปู แบบตามท่กี ระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใช้ตามความ
เหมาะสม เวน้ แตม่ แี บบตามกฎหมายเฉพาะเรอ่ื งใหท้ าตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง หลักฐาน การ
สืบสวนและสอบสวน และคาร้อง เปน็ ตน้ สื่อกลางบนั ทกึ ข้อมลู ตามวรรคหนงึ่ หมายความถงึ สอื่ ใด ๆ ทอ่ี าจใช้
บนั ทึกขอ้ มลู ได้ดว้ ย อปุ กรณท์ างอเิ ลก็ ทรอนิกส์ เชน่ แผ่นบนั ทึกข้อมลู เทปแมเ่ หลก็ จานแมเ่ หลก็ แผ่นซดี ี -
อา่ นอยา่ งเดียว หรอื แผน่ ดจิ ิทลั อเนกประสงค์ เป็นต้น

29

รูปแบบหนงั สอื อนื่ ๆ

30

ตวั อย่างหนงั สอื ราชการ 6 ชนิด

1. หนังสือภายนอก

31

2. หนังสือภายใน

32

3. หนังสอื ประทบั ตรา

33

4. หนงั สอื สงั่ การ

34

4.1 ตวั อย่างหนงั สอื สงั่ การ

35

4.2 ตวั อย่างหนงั สอื ระเบยี บ

36

4.3 ตวั อย่างหนงั สอื บงั คับ

37

5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์

38

5.1 ตวั อย่างหนงั สอื ประกาศ

39

5.2 ตัวอยา่ งแบบแถลงการณ์

40

5.3 ตัวอย่างข่าว

41

6. หนงั สอื ทเ่ี จา้ หนา้ ทท่ี าขน้ึ หรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

42

6.1 ตวั อย่างหนงั สอื รบั รอง

43

6.2 ตัวอย่างรายงานการประชุม

6.3 ตวั อย่างบนั ทกึ

44

6.4 ตัวอยา่ งหนงั สอื อนื่ ๆ

45