UP7(i) Minit Mesyuarat (Salinan Pelajar)

1

UNIT PEMBELAJARAN 7

Minit Mesyuarat dan Laras Laporan

(i) MINIT MESYUARAT

Objektif Pengajaran/Pembelajaran:

Mengenal pasti ciri-ciri, struktur dan gaya bahasa minit mesyuarat
Membezakan ungkapan khusus yang terdapat dalam minit mesyuarat
Menghasilkan penulisan minit mesyuarat yang berkualiti
Melaksanakan mesyuarat dengan mengikut prosedur dan bahasa yang betul

Kandungan Modul:

1. Ciri-ciri Minit Mesyuarat Berkualiti
2. Struktur Minit Mesyuarat
3. Penulisan Minit Mesyuarat
4. Bahasa Laporan Mesyuarat
5. Perkataan dan Ungkapan
6. Kesantunan dalam Pengendalian Mesyuarat (Semasa Mesyuarat Diadakan)

PENGENALAN

Mesyuarat ialah perundingan untuk membincangkan perkara atau agenda tertentu dan
bertujuan untuk mencapai persetujuan atau keputusan bersama (Sulaiman Masri & Ahmad
Khair Mohd Nor, 2005). Minit mesyuarat merupakan laporan/catatan/satu rekod bertulis
tentang perkara atau agenda yang ditimbulkan dan dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat.

Minit mesyuarat hendaklah merekodkan:

1. Perkara-perkara penting yang dibincangkan
2. Keputusan-keputusan yang dibuat
3. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil perhatian

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT BERKUALITI

a) Tulen
Fakta benar dan tepat - tidak direka-reka

b) Lengkap
Padat, lengkap dan tiada bahan yang tertinggal atau ditokok tambah
Memudahkan pemahaman apabila dibaca walaupun seseorang itu tidak hadir dalam
mesyuarat

c) Ringkas danTepat
Salinan PeBlajuarti(rF-BbKu) tir perbincangan dicatat dengan tepat dan jelas

d) Bebas daripada keraguan 2
Tarikh
Nombor
Nama
Fakta dan sebagainya.

STRUKTUR MINIT MESYUARAT

Sebagai rakaman mesyuarat, minit mesyuarat mempunyai strukturnya yang tersendiri, seperti
berikut:

1. Tajuk; nama mesyuarat yang berkenaan
2. Keterangan tajuk; keterangan yang memasukkan hari, tarikh, waktu dan tempat

mesyuarat diadakan
3. Kehadiran; susunan nama hendaklah mengikut kekananan

Hadir - senarai nama orang yang hadir sebagai ahli; bermula dengan Pengerusi
Mesyuarat
Hadir bersama - senarai nama orang yang bukan ahli tetapi turut hadir
Tidak Hadir (dengan atau tanpa alasan/kenyataan) - senarai nama orang yang tidak
hadir sama ada ‘dengan alasan/kenyataan’ atau tidak
4. Perbincangan; perkara yang diperkatakan dalam mesyuarat, sama ada yang
dibahaskan atau dilaporkan
Perbincangan berdasarkan agenda yang disediakan
Agenda ialah susunan perkara yang hendak dibincangkan

Contoh agenda mesyuarat;
1. Kata aluan/ perutusan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat terdahulu
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Perbincangan hal-hal berkaitan
5. Hal-hal lain
Sebelum perbincangan dimulakan,
i. Kata alu-aluan diadakan untuk mengalu-alukan ahli yang baharu

*Bahagian ini tidak perlu ada bagi tiap-tiap mesyuarat (jika tiada ahli baharu)
ii. Dalam bahagian ini juga terdapat ucapan tahniah, yakni tahniah kepada

ahli yang mendapat anugerah, kejayaan, kurniaan dan sebagainya
Perbincangan yang sebenarnya bermula daripada perkara pertama, iaitu
pengesahan minit mesyuarat dan seterusnya.
Oleh itu, kita dapat melihat bahawa Perbincangan mempunyai struktur tersendiri
seperti berikut:

1.Pengesahan minit mesyuarat terdahulu
2.Pindaan minit mesyuarat (jika ada)
3.Perkara-perkara berbangkit
4.Perkara-perkara yang dibincangkan (a-n)
5.Penyataan tamat mesyuarat
6.Lampiran (jika ada)
Perkara a hingga n yang dibincangkan tidak ada hadnya; penentuan jumlah
perkara tersebut tertakluk kepada batas waktu yang diizinkan oleh mesyuarat
berkenaan.

Salinan Pelajar (FBK)

PENULISAN MINIT MESYUARAT 3

Laporan mesyuarat atau minit mesyuarat boleh dibuat secara verbatim atau inti sari.

i. Laporan secara penuh atau ‘verbatim’

mencatatkan tiap-tiap sesuatu yang dikatakan oleh ahli yang hadir dan keputusan

mengenainya. Laporan verbatim hanya boleh diadakan jika ada permintaan oleh

mana-mana ahli dan semua ahli bersetuju. Laporan parlimen seperti Hansard
merupakan laporan verbatim.

gaya bahasa laporan verbatim adalah seperti yang dituturkan oleh ahli-ahli dalam
mesyuarat. Cuma pada akhir laporan itu, dimasukkan perenggan yang merakam
keputusan atau persetujuan yang telah dicapai.

Contoh:
(i) Tan Sri Ahmad bin Kasim, ahli Lembaga Pengelola Universiti Melayu Raya

(UMR) meminta Laporan Prestasi Jabatan Mahasiswa dan Jabatan Pensyarah
ditangguhkan, manakala Laporan Prestasi Januari-Disember 2003 dibentangkan
dalam mesyuarat akan datang.

(Dipetik daripada Sulaiman Masri & Ahmad Khair Mohd Nor, 2005)

(ii) Dato' Seri Reezal Merican [Kepala Batas] minta Menteri Belia dan Sukan
menyatakan pencapaian dan penyelidikan semasa yang dijayakan Institut
Penyelidikan dan Pembangunan Belia Malaysia (IPPBM). Sejauh mana IPPBM
menyumbang kepada pemantapan idealisme dan pembangunan belia negara.

Menteri Belia dan Sukan [Tuan Khairy Jamaluddin]: Bismillahi Rahmani
Rahim. Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Terima kasih Ahli Yang
Berhormat daripada Kepala Batas. Tahniah kerana menjadi suara belia dan pemuda
dalam Majlis Tertinggi UMNO dalam pemilihan parti baru-baru ini. Tuan Yang di-
Pertua, untuk makluman Ahli Yang Berhormat, Institut Penyelidikan dan
Pembangunan Belia Malaysia (IPPBM) adalah sebuah agensi badan berkanun di
bawah Kementerian Belia dan Sukan yang diwujudkan di bawah Akta Perpaduan
Belia dan Pembangunan Belia 2007, Akta 668 yang berfungsi sebagai pusat
penyelidikan nasional dalam mengkaji pelbagai aspek aliran dan pembangunan
generasi muda.

(Dipetik daripada Hansard Dewan Rakyat, 28 Oktober 2013)

ii. Laporan inti sari
hanya mencatatkan bahagian/perkara utama yang dibincangkan (pokok
perbincangan, ringkasan hujah-hujah dan persetujuan yang dicapai). Kebanyakan
minit mesyuarat merupakan laporan inti sari.

*Nama orang perseorangan yang mengemukakan pendapat dan butir-butir yang
dihujahkannya tidak dicatat.

Contoh:
Keputusan Mesyuarat Ke-160 Lembaga Pengelola Kementerian Kesihatan:

Cadangan Penyusunan Semula Jabatan Kimia, dipersetujui.
Salinan Pelajar (FBK)Pelantikan Ketua Pengarah Kesihatan, diterima.

(Dipetik daripada Sulaiman Masri & Ahmad Khair Mohd Nor, 2005)

Bahasa Laporan Mesyuarat 4

Laporan mesyuarat mempunyai gaya bahasa yang tersendiri, ditandai dengan struktur-

struktur ayat dan juga ungkapan-ungkapan khusus.

Perkataan-perkataan tertentu yang digunakan dalam bahasa am sehari-hari mempunyai
kedudukan yang khusus kerana mendukung pengertian yang sangat penting bagi perjalanan
mesyuarat dan ketetapan yang dibuat.

Perkataan dan Ungkapan
Bahasa laporan mesyuarat ditandai oleh perkataan dan ungkapan-ungkapan khas yang sudah
menjadi istilah bagi laras minit mesyuarat. Perkataan dan ungkapan-ungkapan ini sebenarnya
diambil daripada bahasa sehari-hari. Perkataan dan ungkapan ini dapat dibahagikan kepada
tiga domain, iaitu:

a. Tindakan terhadap minit mesyuarat
b. Perbincangan
c. Ketetapan

(A) Tindakan terhadap Minit Mesyuarat

Tindakan-tindakan yang mungkin dilakukan:
i. mengesahkan
ii. meminda atau membetulkan.

(I) Mengesahkan

Pengesahan menunjukkan penerimaan minit dengan sepenuhnya. Hal ini
bermakna minit itu merakam dengan betul perkara yang berlaku dalam
mesyuarat sebelumnya.
Berikut merupakan ungkapan yang digunakan bagi tindakan pengesahan:

mengesahkan disahkan

Berdasarkan perakaman yang dilakukan, maka pengesahan boleh terdiri
daripada salah satu daripada dua jenis iaitu:

i. Pengesahan sepenuhnya
Bagi jenis ini, istilah ini diikuti dengan ungkapan ‘tanpa sebarang
pindaan’.

Contoh:
(i) Jawatankuasa telah mengesahkan minit yang diadakan pada 18

April 2017 tanpa sebarang pindaan.
(ii) Minit mesyuarat yang diadakan pada 18 April 2017 telah

disahkan tanpa sebarang pindaan.

ii. Pengesahan yang diterima sesudah pindaan/ pembetulan
Bagi jenis ini pula, istilah ‘mengesahkan’ atau ‘disahkan’ itu diikuti oleh
‘dengan pindaan’ - Sila rujuk contoh dalam (II) di bawah.

Salinan Pelajar (FBK)

(II) Meminda atau membetulkan 5

Pindaan dan pembetulan bertukar ganti dengan bebas.
Pemindaan kepada minit tidak dapat diadakan tanpa konsep pembatalan dan
penggantian.
Dalam bahasa minit mesyuarat, konsep ini diwujudkan oleh kata kerja
batalkan dan gantikan.

Pengesahan yang diterima setelah pindaan dan pembetulan.

Contoh:
(a) Majlis telah mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada 15

April 2011 dengan pindaan berikut:
i. Gantikan perkataan ‘tahunan’ dengan ‘dwitahunan’ dalam

perenggan kedua, perkara 2.4.
ii. Batalkan ayat kedua dalam perenggan pertama, minit 3.2.
iii. Masukkan nama Datuk Siti Nurhaliza Binti Taruddin dalam

senarai hadir.

(b) Minit mesyuarat yang diadakan pada 15 April 2011 telah disahkan
dengan pindaan berikut:
i. Batalkan perenggan (5) yangberbunyi ahli mesyuarat bersetuju
yang Prof. Jalal Ahmad akan menjual buku terbitannya semasa
persidangan dan tiada gantian dilakukan.

(B) Perbincangan

Perbincangan membawa pengertian adanya pelbagai pendapat, dan pendapat-pendapat
itu tidak semuanya sehaluan antara satu sama lain. Antara tindakan yang mungkin
berlaku semasa proses perbincangan ialah:

i. perbincangan
ii. cadangan nama/perkara
iii. menyatakan pendapat
iv. reaksi

(I) Perbincangan
Berikut merupakan ungkapan-ungkapan khusus yang menandai bahasa
mesyuarat semasa perbincangan diadakan:

membincangkan dibincangkan
membahaskan dibahaskan
mempertimbangkan dipertimbangkan
menghujahkan dihujahkan

Ungkapan-ungkapan ini merujuk kepada perbuatan atau proses yang
menggambarkan adanya dua pihak yang saling bertindak balas.

Contoh:

i. Ahli mesyuarat telah membincangkan perkara itu dengan panjang

lebar.

ii. Perkara itu telah dibahaskan dengan panjang lebar.
Ahli mesyuarat telah mempertimbangkan permohonan tersebut.
Salinan Pelajar (FBK)

iii.

iv. Tindakan mencegah kejadian pecah asrama dan mencuri harta

universiti telah dibahaskan dengan panjang lebar.

6
Sungguhpun dalam perbendaharaan Bahasa Melayu wujud perkataan
berbincang, berbahas dan berhujah, namun bentuk-bentuk perkataan yang
menggunakan imbuhan ber- ini tidak digunakan dalam bahasa minit
mesyuarat.

Contoh:
i. Mereka telah berbincang mengenai perkara tersebut.
ii. Ahli mesyuarat telah berbahas mengenai perkara tersebut.

Hal ini kerana imbuhan ber- membawa maksud suasana sosial, yakni
dalam perbualan biasa.
Bentuk me-kan pula membawa maksud suasana lebih formal dan tidak
bersahaja.
Selain itu, bentuk me-kan digunakan dalam laporan/minit mesyuarat
kerana bentuk ini memberi kemungkinan menggunakan padanan pasifnya,
iaitu di-kan secara bersilih ganti dalam bahasa laporan/minit mesyuarat.

(II) Cadangan Nama/Perkara

Membuat cadangan, syor, saranan atau usul merupakan salah satu tindakan
dalam perbincangan. Tindakan ini merujuk kepada cadangan bagi:

i. sesuatu perkara
ii. tindakan
iii. cadangan nama (nomination), yakni apabila hendak mencalonkan

seseorang untuk menjalankan sesuatu tugas dan tindakan
iv. pengesahan minit mesyuarat

Ungkapan-ungkapan khusus yang menandai bahasa mesyuarat semasa
cadangan, syor, saranan atau usul diadakan termasuklah:

mencadangkan dicadangkan
mengesyorkan disyorkan
mengusulkan diusulkan
menyarankan disarankan

Contoh:
i. Tuan Haji luqman telah dicadangkan oleh tuan pengerusi sebagai ahli

jawatankuasa kebajikan.
ii. Pengerusi mencadangkan Tuan Haji Zainal sebagai ahli

jawatankuasa berkenaan.
ii. Mesyuarat mengesyorkan pihak berkenaan mengkaji perkara ini

dengan lebih teliti.
iii. Mesyuarat mengusulkan pihak berkenaan mengkaji perkara ini

dengan lebih teliti.
iv. Pengesahan minit telah dicadangkan oleh Encik Izzan Ahmad.
v. Pengerusi menyarankan semua ahli supaya berusaha mencari tajaan

bagi tujuan membeli cenderamata.

Salinan Pelajar (FBK)

7

Nota*:
Bagaimanapun, dalam laporan-laporan mesyuarat, didapati bahawa perkataan
mencadangkan - dicadangkan paling kerap digunakan. Senarai perkataan seperti
mengesyorkan-disyorkan, menyarankan-disarankan dan mengusulkan-diusulkan lebih
sering didengar dalam perbahasan yang sebenarnya, bukan dalam laporan
mesyuarat.

Nota:
Untuk cadangan nama ungkapan yang paling sesuai digunakan ialah mencadangkan
dan dicadangkan.

(III) Menyatakan Pendapat

‘berpendapat’ ialah bentuk perbuatan bagi pemberian pendapat. Dalam
perbendaharaan bahasa Melayu, ada perkataan yang seerti dengan
berpendapat, iaitu fikir, rasa, dan kira. Walau bagaimanapun,
perkataanperkataan ini terlalu bersahaja penggunaannya dan lebih sesuai
untuk perbualan sosial daripada untuk merakamkan laporan mesyuarat.

Contoh:

a. Suasana formal (dalam mesyuarat)
Encik Ahmad berpendapat cadangan Puan Alima sangat baik.

b. Suasana tidak formal/perbualan sosial
i. Encik Ahmad fikir cadangan Puan Alima sangat baik.
ii. Encik Ahmad rasa cadangan Puan Alima sangat baik.
iii. Encik Ahmad kira cadangan Puan Alima sangat baik.

(IV) Reaksi

Jika ada cadangan, maka ada sokongan atau bangkangan yang merupakan
reaksi positif atau negatif bagi cadangan perkara, cadangan nama dan

cadangan pengesahan.

Berikut merupakan ungkapan-ungkapan khusus yang merupakan reaksi positif
atau negatif bagi setiap jenis cadangan tersebut:

sokongan disokong
bangkangan dibangkang

Contoh:
i. Cadangan Cik Maisarah untuk mengadakan Hari Keluarga Jabatan

pada 16 April 2012 telah disokong oleh Cik Iffah Aliah.
ii. Cadangan pembelian komputer sebanyak 23 unit mendapat sokongan

sepenuhnya daripada ahli mesyuarat.
iii. Cadangan En. Sukri untuk menaik taraf makmal komputer telah

dibangkang oleh En. Zakuan memandangkan peruntukan yang sedia
ada tidak mencukupi.

Salinan Pelajar (FBK)

8

C. Ketetapan

“Ketetapan” bermaksud tindakan yang diambil oleh mesyuarat setelah perbincangan,
sama ada bersetuju menerima, memperakukan, meluluskan dan memutuskan.
Tindakan yang diambil itu boleh merupakan ketetapan positif atau ketetapan negatif.

Sungguhpun dalam perbendaharaan bahasa Melayu ‘bersetuju’ boleh dipadankan
dengan ‘tidak bersetuju’, tetapi dalam laporan mesyuarat, ungkapan ‘tidak bersetuju’
tidak timbul. Hal ini disebabkan mesyuarat mesti mencapai persetujuan sama ada
positif atau negatif, meluluskan atau tidak meluluskan, menerima atau menolak,
memperakukan atau tidak memperakukan dan memutuskan atau tidak memutuskan.

Contoh:
i. Mesyuarat bersetuju menerima cadangan Cik Salmah.

Mesyuarat bersetuju menolak cadangan Encik Roslan.

ii. Majlis bersetuju meluluskan permohonan lawatan ke Sarawak.
Majlis bersetuju tidak meluluskan permohonan lawatan ke Jakarta.

iv. Jawatankuasa bersetuju memperakukan kepada majlis supaya calon-calon ini
dinaikkan pangkat.
Jawatankuasa bersetuju tidak memperakukan kepada majlis supaya calon-
calon ini tidak dinaikkan pangkat.

v. Mesyuarat memutuskan supaya hadiah sagu hati diberikan kepada
penceramah.
Mesyuarat memutuskan tidak memberi sebarang hadiah sagu hati kepada
penceramah.

Contoh-contoh di atas menunjukkan ‘bersetuju’ merupakan unsur yang penting dalam
semua tindakan yang berlaku.

Kelulusan, jika diberi merupakan ‘tindakan mutlak’. Bagaimanapun, sesuatu
tindakan yang dibuat berdasarkan sesuatu perbincangan boleh diambil dengan adanya
syarat-syarat tertentu, dalam hal ini ungkapan yang digunakan ialah “tertakluk
kepada”.

Contoh:
i. Mesyuarat bersetuju meluluskan pelaksanaan projek tersebut tertakluk

kepada adanya belanjawan yang mencukupi.
ii. Majlis bersetuju meluluskan perlantikan calon-calon berikut tertakluk kepada

kelayakan masing-masing.

Salinan Pelajar (FBK)

9

Kesimpulan bagi ketetapan-ketetapan dalam mesyuarat adalah seperti berikut:

i. bersetuju/memutuskan + menerima/menolak
memperakukan
ii. bersetuju/memutuskan menerima/menolak + tidak memperakukan
meluluskan/tidak meluluskan

perakuan
rancangan
cadangan

iii. bersetuju/memutuskan (untuk) memperakukan + cadangan
permohonan

iv. bersetuju/memutuskan (untuk) meluluskan + perlantikan
belanjawan dan sebagainya

v. bersetuju/memutuskan + apa-apa tindakan yang telah
dipersetujui

Di samping itu, ada sejenis fungsi dalam mesyuarat yang tidak ada tindakan yang
menyusulnya. Fungsi ini diwakili oleh ungkapan ‘mengambil perhatian’ atau ‘mengambil
maklum’ dan dalam hal ini, mesyuarat hanya mengambil maklum tentang perkara tertentu.
Tidak ada ungkapan ‘diambil perhatian’ atau ‘perhatian telah diambil’ seperti dalam
penggunaan bahasa seharian.

Contoh:
i. Mesyuarat mengambil perhatian bahawa pihak pentadbiran telah membuat

rayuan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam.

ii. Jawatankuasa mengambil maklum bahawa jawatan-jawatan tersebut telah
diiklankan.

Salinan Pelajar (FBK)

10

KESANTUNAN DALAM PENGENDALIAN MESYUARAT
(SEMASA MESYUARAT DIADAKAN)

A. Bercakap Menunggu Giliran

Perkataan “mesyuarat” bermaksud terdapat sekumpulan orang yang mempunyai minat
yang sama dalam sesuatu perkara, dan mereka bertemu di tempat tertentu untuk
berbincang dan mencapai kata sepakat tentang perkara berkenaan (Asmah, 2007). Ciri
formal yang terdapat pada mesyuarat juga jelas dilihat dalam peluang bercakap. Ahli
mesyuarat tidak boleh bercakap mengikut kehendak mereka sendiri. Mereka harus
menunggu giliran, dan giliran ini ditentukan oleh Pengerusi mesyuarat.

Sikap tidak santun akan wujud dalam konteks seperti yang berikut :

i. Mencelah apabila orang lain sedang bercakap
ii. Bercakap tanpa kebenaran pengerusi
iii. Membuat komen semasa orang lain sedang bercakap
iv. Mengadakan perbincangan sendiri dengan rakan ketika orang lain

sedang bercakap.

B. Menggunakan Rutin Bahasa yang Sesuai
Rutin bahasa yang dimaksudkan ialah ungkapan khas yang digunakan dalam keadaan
tertentu. Di dalam bilik mesyuarat, terdapat ungkapan khusus yang merupakan rutin
bahasa mesyuarat.

1. Rutin bahasa membuka mesyuarat
Contoh:
i. Tuan-tuan dan puan-puan, saya dengan ini memulakan mesyuarat ini…

2. Rutin bahasa menunda atau menamatkan mesyuarat
Contoh:
i. Tuan-tuan dan puan-puan, saya dengan ini menunda mesyuarat ke-7
sehingga suatu tarikh yang akan diberitahu kelak.
ii. Tuan-tuan dan puan-puan, saya dengan ini menamatkan mesyuarat ini.

Ungkapan “dengan ini” perlu digunakan untuk memberi penegasan kepada
peristiwa berkenaan.

3. Rutin bahasa mengemukakan cadangan/usul
Contoh:
i. Tuan Pengerusi, saya ingin mencadangkan supaya jumlah komputer di
bilik sumber ditambah.
ii. Puan Pengerusi, saya ingin mencadangkan agar minit 5.5 dipinda,
dengan menggugurkan ayat kedua.

Dalam konteks ayat 3(a) dan 3 (b), kata “ingin” digunakan untuk
melembutkan suasana dan kedengaran lebih sopan.

Salinan Pelajar (FBK)

11

4. Rutin bahasa apabila bersetuju atau menyokong sesuatu usul
Contoh:
i. Tuan Pengerusi, saya ingin menyokong cadangan Encik Fahim tadi.
ii. Puan Pengerusi, saya bersetuju dengan pendapat tersebut.

5. Rutin bahasa apabila tidak bersetuju atau tidak menyokong sesuatu usul
Contoh:
i. Tuan Pengerusi, saya tidak dapat menyokong cadangan ini kerana…
ii. Puan Pengerusi, saya kurang bersetuju dengan pendapat ini.
(boleh juga nyatakan alasan)

Dalam konteks ayat 5(a) dan 5(b), kata “dapat” dan “kurang” masing-
masingnya dapat melembutkan suasana.

C. Menggunakan Bentuk Rujukan yang Hormat
Dalam mesyuarat, cara yang sesuai menyapa pengerusi mesyuarat ialah “Tuan
Pengerusi” bagi lelaki dan “Puan Pengerusi” bagi perempuan. Cara sapaan ini sudah
memadai walaupun pengerusi mesyuarat mempunyai gelaran seperti “Profesor”, “Dr.”
dan sebagainya.

Walau bagaimanapun, jika pengerusi mesyuarat mempunyai gelaran “Tan Sri” atau
“Datuk/Dato”, maka bolehlah menggunakan sapaan seperti “Tan Sri Pengerusi” atau
“Datuk Pengerusi”.

Rujukan
Asmah Haji Omar (2007).Kesantunan Bahasa dalam Pengurusan Pentadbiran dan Media.

Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Asmah Haji Omar (1987).Bahasa Laporan. Cetakan Pertama. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa

dan Pustaka.
Samsudin Wahab.(2005). Surat, Minit Mesyuarat, Dokumen Perniagaan & Laporan.PTS

Professional Publishing.

Salinan Pelajar (FBK)

Lampiran A 12

CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT …………
(catatkan nama mesyuarat)
Bil…. Tahun…….

(catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :…………………
Masa : …………………
Tempat : …………………

HADIR

(Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat.
Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.)

HADIR BERSAMA/ TURUT HADIR

(Senarai nama pegawai yang bukan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama
menghadiri mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

1. PERUTUSAN YG. BHG. PENGERUSI
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh
Pengerusi Mesyuarat.

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau
disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan
berkenaan.

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat

yang lepas.
Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.

Bagi memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat lepas yang
membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai
yang perlu mengambil tindakan.

4. PERBINCANGAN
Ruangan ini mengandungi catatan tindakan yang berlaku semasa proses perbincangan, iaitu:
i. perbincangan
ii. cadangan nama/perkara
iii. menyatakan pendapat
iv. reaksi
v. ketetapan

5. HAL-HAL LAIN

PENUTUP
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:
v. Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
vi. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat
vii. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan

URUS SETIA
(Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengendalikan/mencatat mesyuarat)

TARIKH
(Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan)

Salinan Pelajar (FBK)

13

Contoh 1

Minit Mesyuarat
Mesyuarat Tamhidi Bil. 4/2010
Tarikh: 3 September 2010 (Jumaat)

Masa: 3.00 petang
Tempat: Bilik Mesyuarat Bangunan MPG

Kehadiran

Puan Suhaili A. Jalil - Pengerusi

Pengarah Pusat Tamhidi
Encik Sanusi Shariff

Penyelaras Tamhidi Syariah & Undang-Undang
Puan Alifah Haji Hamid

Penyelaras Tamhidi Perakaunan & Muamalat
Puan Faaizatul Ahya Haji Abdul Hamid

Pensyarah
Puan Halimaton Sa’adiah Ariffin
Puan Zunaidah Ismail
Encik Mohamed Akhiruddin Ibrahim
Encik Wan Amir Nudin Wan Ishak
Puan Siti Rubaini Mat
Cik Siti Fazilah Shaik Mohd Nor
Encik Muhammad Ridhwan Rajendra
Puan Latipah Mohd Noor
Puan Junaidah Md. Din
Puan Nur Ashikin Zakaria
Puan Azlina Mohamed Nor
Puan Azniwati Abdul Aziz

Guru Bahasa
Puan Shamsiah Mohd. Hidir
Cik Safiah Sharif @ Sheriff
Puan Mina Belfqih
Cik Siti Jalilah Mohd Tubin

Penolong Pendaftar
Puan Mazlina Bt Mohamed Tamjid - Setiausaha

Tidak Hadir Dengan Kenyataan
Dr Salina Mat Radzi
Penyelaras Tamhidi Perubatan, Pergigian, dan Sains & Teknologi

Salinan Pelajar (FBK)

14

1.0 Kata Alu-aluan Pengerusi

1.1 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli mesyuarat dan mengucapkan
terima kasih atas komitmen menghadiri mesyuarat Jabatan.

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 3/2010

2.1 Minit Mesyuarat Pusat Tamhidi Bil. 3/2010 disahkan tanpa pindaan.
3.0 Perkara-Perkara Berbangkit

3.1 Sistem myAKRAB

3.1.1 Perkara 3.1 Minit Mesyuarat Bil. 3/2010

3.1.1.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa taklimat
Kependidikan myAKRAB telah diadakan pada 6 Ogos

2010 bersempena dengan Hari Bersama Pelanggan

PusatTamhidi.

3.1.1.2 Mesyuaratmengambil maklum bahawa Puan Mazlina

binti Mohamed Tamjid, Penolong Pendaftar (Pusat

Tamhidi) 1 telah dilantik sebagai Penyelaras
myAKRAB Pusat Tamhidi yang antara lain ditugaskan

sebagai penyelaras aduan dan masalah berkaitan sistem
myAKRAB dengan Jabatan Pendaftar serta memantau
penggunaan sistem myAKRAB peringkat PTJ.

3.1.1.3 Mesyuaratjuga dimaklumkan bahawa isu berkaitan
myAKRAB akan menjadi agenda tetap Mesyuarat
Pusat Tamhiditerutama berkaitan laporan kehadiran
kakitangan akademik.

Tindakan: Makluman

3.2 Anugerah Khas Tahun 2009

3.2.1 Perkara 3.3.1 Minit MesyuaratBil. 3/2010 Mesyuarat diminta supaya
membuat pencalonan bagi Anugerah Staf Contoh Bulanan seperti arahan
USIM.

Tindakan: Semua ahli mesyuarat

Salinan Pelajar (FBK)

15

3.3 Pelaksanaan Outcome Based Education (OBE)

3.3.1 Perkara 4.4.1 dan 4.4.3 Minit MesyuaratBil. 3/2010
Mesyuarat meminta supaya format pelaporan pelaksanaan OBE
disediakan dan diedarkan kepada guru-guru untuk tujuan
keseragaman.

Tindakan: Penolong Pendaftar
(Pusat Tamhidi) 1

3.4 Malaysian University English Test (MUET)

3.4.1 Perkara 4.5.1 Minit Mesyuarat Bil. 3/2010

3.4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Lembaga Senat

Universiti pada 20 Mei 2010 telah meminta Pusat
Tamhidi menyediakan Laporan Perkembangan MUET

pelajar setiap dua minggu.

Tindakan: Makluman

3.4.1.2 Mesyuarat meminta supaya format pelaporan tersebut
disediakan dan diedarkan kepada guru-guru untuk
tujuan keseragaman.

Tindakan: Penolong Pendaftar
(Pusat Tamhidi) 1

4.0 Agenda Mesyuarat

4.1 Perjawatan Pusat Tamhidi

4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa sehingga September 2010,
terdapat 5 kekosongan jawatan Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan Siswazah(PPPS) Gred DG41. Mesyuarat juga
mengambil maklum bahawa kekosongan tersebut telah
dimaklumkan ke Jabatan Pendaftar untuk dibuat pengisian pada
tahun 2010.

Tindakan: Makluman

4.1.2 Mesyuarat turut dimaklumkan bahawa Pengurusan Universiti
telah membuat keputusan untuk tidak menyambung lantikan
kontrak Encik Abdul Rahim Haji Omar dan Puan Fatimah
Abdul Razak yang akan tamat perkhidmatan pada 31 Oktober
2010. Sehubungan itu, mesyuarat merakamkan ucapan
setinggi-tinggi penghargaan atas sumbangan dan khidmat bakti

Salinan Pelajar (FBK)

mereka selama berkhidmat di Pusat Tamhidi sejak Pusat Tamhidi16
ditubuhkan pada tahun 2004.

Tindakan: Makluman

4.2 Penyelarasan Cuti dan Keselamatan Sempena Cuti Hari Raya Aidilfitri
2010

4.2.1 Mesyurat dimaklumkan bahawa Pengurusan Universiti telah
menetapkan supaya sepanjang Cuti Hari Raya Aidilfitri Tahun
2010, keberadaan kakitangan di pejabat perlu diselaras dan
dipantau bagi memastikan operasi Jabatan tidak terjejas.

Tindakan: Makluman

4.2.2 Mesyuarat juga dimaklumkan mengenai langkah-langkah
keselamatan Universiti sempena Cuti Hari Raya Aidilfitri 2010
seperti berikut:

(i) Setiap Jabatan perlu membuat pemeriksaan terhadap
(ii) peralatan elektronik supaya semua punca kuasa elektrik
(iii) dimatikan sebelum meninggalkan pejabat.
(iv) Setiap Jabatan perlu mengemukakan nama dua orang
(v) pegawai yang bertanggungjawab terhadap keselamatan
(vi) bangunan kepada Bahagian Keselamatan USIM.
Menyimpan peralatan berharga di tempat yang selamat
(vii) dan setempat (berpusat).
Memastikan semua pintu bilik dikunci sebelum
meninggalkan pejabat pada hari terakhir sebelum
bercuti.
Kakitangan dilarang membawa peralatan/harta benda
Universiti keluar daripada kawasan kampus tanpa
kebenaran daripada Ketua Jabatan.
Semua kakitangan tidak dibenarkan sama sekali
memasuki kawasan Universiti pada 10 hingga 12
September 2010. Mana-mana kakitangan yang
dikehendaki bertugas dalam tempoh cuti perlulah
mendapatkan arahan secara bertulis daripada Ketua
Jabatan.
Pintu pagar utama Universiti dan pintu masuk utama
kampus cawangan Pandan Indah akan ditutup
sepenuhnya pada 9 September 2010 (Khamis) mulai jam
11.30 malam.

Tindakan: Semua ahlimesyuarat

Salinan Pelajar (FBK)

17

4.3 Penyelarasan Tugas Penyelaras Program Tamhidi

4.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pusat Tamhidi telah membuat
sedikit pindaan kepada senarai tugas Penyelaras Program
seperti yang diedarkan. Mesyuarat diminta merujuk sebarang
permasalahan senarai tugas yang telah ditetapkan kepada
Penyelaras yang berkaitan.

Tindakan: Semua ahli mesyuarat

4.4 Penyusunan Semula Tugas Penolong Pendaftar PusatTamhidi

4.4.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pusat Tamhidi telah menyusun
semula tugas-tugas Penolong Pendaftar Pusat Tamhidi 1 dan 2
seperti yang diedarkan. Mesyuarat diminta untuk merujuk
sebarang permasalahan kepada pegawai yang berkaitan.

Tindakan: Semua ahli mesyuarat

1.4.2 Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa, selaras dengan
penyusunan semula tugas-tugas Penolong Pendaftar tersebut,
agihan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) telah disusun
seperti berikut:

(i) Puan Suriati Alias - membantu Penolong Pendaftar 1
(ii) Puan Syaslizah Mohamad - membantu Penolong

Pendaftar 2

Tindakan: Makluman

4.5 Urusan Peperiksaan

4.5.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Peperiksaan Akhir Semester
I Pusat Tamhidi akan diadakan pada 25 hingga 29 November
2010 di Stadium Tertutup Nilai. Jadual peperiksaan akan
dikeluarkan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum tarikh
peperiksaan.

Tindakan: Makluman

4.5.2 Mesyuarat diminta mengambil perhatian terhadap tarikh-tarikh
penting dalam Jadual Kerja Peperiksaan Akhir Semester I Pusat
Tamhidi seperti yang diedarkan.

Tindakan: Semua ahli mesyuarat

Salinan Pelajar (FBK)

18

4.5.3 Mesyuarat juga diminta mengambil perhatian supaya
menyediakan dua set soalan bagi setiap mata pelajaran selaras
dengan dasar yang sedang berkuat kuasa.

Tindakan: Semua ahli mesyuarat

4.5.4 Mesyuarat diminta memaklumkan kepada pentadbiran sekiranya
terdapat Tenaga Pengajar Sambilan yang dilantik sebagai
penyedia kertas soalan bagi tujuan penyediaan surat arahan.

Tindakan: Semua ahlimesyuarat

4.5.5 Mesyuarat juga diminta mengambil maklum mengenai dasar
baharu yang menetapkan buku rujukan yang dibenarkan dibawa
semasa peperiksaan akan disediakan oleh pelajar sendiri dan
tidak lagi disediakan oleh Pusat Tamhidi/USIM.

Tindakan: Semua ahli mesyuarat

4.6 Cadangan Sistem Tiga Semester

4.6.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pusat Tamhidi akan membuat
permohonan kepada USIM untuk menangguhkan pelaksanaan
sistem tiga semester di Pusat Tamhidi atas justifikasi-justifikasi
yang telah dinyatakan dalam kertas tersebut. Sebagai langkah
jangka pendek bagi meningkatkan pencapaian pelajar yang
menjadi asas kepada cadangan pelaksanaan sistem tiga semester
tersebut, Pusat Tamhidi telah menggariskan perkara-perkara
berikut:

(i) Mengecilkan saiz kumpulan kuliah supaya setiap pelajar
dapat diberi perhatian yang lebih oleh guru dan
memudahkan pemahaman pelajar

(ii) Melaksanakan pendekatan OBE yang diarahkan bagi
mengurangkan beban pelajar

(iii) Memberi seminar, taklimat dan kem berunsurkan motivasi
untuk memberi galakan kepada pelajar

(iv) Memberi seminar dan taklimat berkenaan teknik belajar dan
teknik mengambil nota bagi membantu pelajar menghadapi
perubahan alam persekolahan dan alam universiti

(v) Mengemukakan PNGK atau keputusan peperiksaan
pertengahan semester pelajar lebih awal supaya pelajar
mengetahui kekuatan dan kelemahan masing-masing

Tindakan: Makluman

Salinan Pelajar (FBK)

19

4.7 5S dan KIK

4.7.1 Mesyuarat mengambil maklum akan penubuhan pasukan 5S
Pusat Tamhidi. Pasukan ini juga telah menyediakan Garis
Panduan Pelaksanaan Amalan 5S di Pusat Tamhidi. Aktiviti-
aktiviti berkaitan 5S adalah seperti yang digariskan dalam pelan
tindakan 5S dalam garis panduan tersebut.

Tindakan: Makluman

4.7.2 Mesyuarat mengambil maklum akan senarai kumpulan KIK
yang telah disediakan dan diedarkan. Giliran kumpulan KIK
yang akan menyertai aktiviti KIK pada tahun 2011 dan
seterusnya akan dilakukan secara cabutan oleh pihak
pentadbiran.

Tindakan: Makluman

4.8 Keperluan Latihan Kakitangan

4.8.1 Mesyuarat mengambil maklum akan laporan kehadiran latihan
kakitangan Pusat Tamhidi seperti yang dibentangkan.

Tindakan: Makluman

4.8.2 Mesyuarat diminta mengambil perhatian bagi memastikan
keperluan menghadiri latihan selama 7 hari setahun dipenuhi
sama ada melalui kursus/latihan/seminar luar atau dalam, atau
menghadiri aktiviti-aktiviti USIM yang direkodkan di U-Event
seperti Perhimpunan Bulanan, Tazkirah dan seumpamanya.

Tindakan: Semua Ahlimesyuarat

4.8.3 Mesyuarat juga diminta mengambil perhatian supaya
memaklumkan Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi) 2 selaku
Pegawai Latihan Pusat Tamhidi sekiranya telah menghadiri
kursus / latihan / seminar / bengkel / persidangan anjuran pihak
luar selain USIM supaya dapat direkodkan dalam sistem
Munazzim untuk dikira sebagai kehadiran ke latihan.

Tindakan: Semua Ahli mesyuarat

Salinan Pelajar (FBK)

20

5.0 Hal-Hal Lain

5.1 Masalah Pelajar

5.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat pelajar yang
mempunyai masalah sama ada dari segi pembelajaran atau
peribadi dan tidak tahu/tidak merujuk kepada pakar (kaunselor)
untuk menyelesaikan masalah mereka.

Tindakan: Makluman

5.1.2 Sehubungan itu, mesyuarat mencadangkan supaya diadakan
sesi taklimat kepada pelajar bersama kaunselor untuk
menerangkan perkhidmatan yang dibekalkan oleh Unit
Kaunseling dan Pembangunan Sahsiah, Bahagian HEP.

Tindakan: Penolong Pendaftar
(Pusat Tamhidi) 2

5.1.3 Mesyuarat turut mencadangkan supaya diadakan sesi latihan
berkaitan kaunseling kepada semua tenaga akademik Pusat
Tamhidi untuk memberi sedikit latihan dan kemahiran kepada
mereka untuk menangani masalah pelajar.

Tindakan:Penolong Pendaftar
(Pusat Tamhidi 2)

6.0 Penutup
Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua ahli yang hadir.
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5.15 petang.

Disediakan oleh: Disemak oleh:

Mazlina Mohamed Tamjid Suhaili A. Jalil
Penolong Pendaftar (Pusat Tamhidi) 1 Pengarah Pusat
Tamhidi
Tarikh:
Tarikh:

Salinan Pelajar (FBK)

21

Latihan Penulisan Minit Mesyuarat

Latihan 1
Arahan: Pilih jawapan yang paling tepat.

1. Ciri-ciri minit mesyuarat yang berkualiti ialah
I. bebas daripada keraguan
II. fakta benar dan tepat
III. panjang dan lengkap
IV. ringkas dan tepat

A. I dan II sahaja
B. III dan IV sahaja
C. I, II dan IV sahaja
D. II, III dan IV sahaja

2. Pilih perkataan yang sesuai untuk menunjukkan tindakan terhadap minit
mesyuarat.
A. membahaskan
B. memutuskan
C. mempertimbangkan
D. mengesahkan

3. Susun semula struktur penulisan minit mesyuarat berikut berdasarkan aturan
yang betul.
I. kata aluan pengerusi
II. perkara-perkara berbangkit
III. perbincangan hal-hal berkaitan
IV. pengesahan minit mesyuarat terdahulu

A. I, II, III dan IV
B. I, IV, II dan III
C. III, II, I dan IV
D. IV, III, I dan II

Salinan Pelajar (FBK)

22
Latihan 2
Arahan: Anda dikehendaki menulis ayat yang lengkap dalam laras minit mesyuarat
untuk setiap ungkapan berikut:

1. Tindakan ke Atas Minit Mesyuarat (Mengesahkan)
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

2. Cadangan Nama
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

3. Menyatakan Pendapat
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

4. Reaksi Positif
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

5. Reaksi Negatif
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

6. Ketetapan
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

*Sila rujuk contoh/nota sebagai jawapan.

Salinan Pelajar (FBK)

23

Latihan 3
Arahan: Terdapat 10 kesalahan penggunaan gaya bahasa yang kurang sesuai untuk
penulisan minit mesyuarat. Garis dan nomborkan kesalahan tersebut, dan seterusnya
gantikan dengan gaya penulisan yang sesuai di ruangan yang disediakan.

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Induk Kedua Persatuan Bahasa Antarabangsa
Universiti Malaya, Kuala Lumpur

Tempat : Dewan Inai, Fakulti Bahasa dan Linguistik,
Tarikh : 25 Jun 2009
Masa : 3.00 petang

Hadir

Y. Bhg. Prof. Dr. Ali. Bin Awang (Pengerusi)
Puan Kamariah Omar (Setiausaha)
Puan Aminah bt. Ahmad
Puan Mary Abraham
Puan Sabariah Abdullah
Puan Aini Mahmud
Prof. Madya Dr. Yap Swee Hang
Puan Zainab Salleh

Tidak Hadir dengan Kenyataan

Dr. Fadzil Khalid
Datin Rohana Said
Tuan Haji Rahman Rahim

Perkara 1: Kata Alu-aluan Pengeruasi
Pengerusi menyambut kehadiran ahli mesyuarat yang hadir dan
mengucapkan terima kasih atas komitmen menghadiri mesyuarat Jabatan.

Perkara 2: Mengesahkan Minit Mesyuarat Induk Jawatankuasa Kedua
Minit ini telah diterima setelah semakan ejaan dibuat.

Perkara 3: Perkara Berbangkit
Tiap-tiap perkara di bawah tajuk ini akan diperkatakan dalam Perkara 4
dalam agenda.

Perkara 4: Laporan Jawatankuasa Kecil
4.1 Kemajuan Percetakan Jurnal Bahasa Antarabangsa, Keluaran 3
Ahli mesyuarat memaklumkan, artikel-artikel masih lagi di peringkat
penyuntingan.Terdapat sembilan artikel yang telah disunting.Ketua
editor dan Puan Sabariah masih menunggu penilaian beberapa artikel
lagi.

Salinan Pelajar (FBK)

24

4.2 Penerbitan Kertas kerja Language and Socialisation
Ahli mesyuarat mengambil maklum penerbitan kertas kerja Language
and Socialisation akan diterbitkan dalam bulan Mei atau Jun 2010.

4.3 Persidangan Language and The Media
Prof. Madya Dr. Shanta David memaklumkan bahawa rancangan ini
masih lagi di peringkat persediaan. Jawatankuasa Persidangan baru
sahaja ditubuhkan. Beliau juga mengatakan bahawa kebanyakan
Jawatankuasa Induk akan menjadi ahli Jawatankuasa persidangan ini.

Ahli Jawatankuasa yang hadir memberi saranan agar tarikh 27
sehingga 29 April tahun 2010 adalah masa yang sesuai bagi
persidangan itu. Dr. Shanta juga diminta menyediakan draf brosur
untuk dilihat dan dibincangkan oleh Jawatankuasa Induk dalam
mesyuarat akan datang.

4.4 Penerbitan Berita Persatuan
Perkara ini telah diterima sepenuhnya oleh semua ahli mesyuarat. Puan
Aini Mahmud diarah menyediakan kertas cadangan.

Perkara 5: Hal-hal Lain
Mesyuarat sebulat suara menerima cadangan program khidmat
masyarakat. Program terperinci akan dibincangkandalam mesyuarat
akan datang.

Mesyuarat dihentikan pada pukul 5.00 petang dengan ucapan terima
kasih daripada Pengerusi.

Disediakan oleh: Disahkan oleh:
Puan Kamariah Omar Prof. Dr. Ali. Bin Awang
Setiausaha Pengerusi
Tarikh: Tarikh:

Jawapan ___
1.
2.
3.
4.
5.

Salinan Pelajar (FBK)

25
6.
7.
8.
9.
10.

Salinan Pelajar (FBK)

26
Latihan 4
Arahan: Terdapat 10 kesalahan penggunaan gaya bahasa yang kurang sesuai untuk
penulisan minit mesyuarat. Garis dan nomborkan kesalahan tersebut, dan seterusnya
gantikan dengan gaya penulisan yang sesuai di ruangan yang disediakan.

MINIT MESYUARAT HARI KELUARGA
FAKULTI BAHASA DAN KOMUNIKASI 03/2017

Tarikh : 01 September 2017
Hari : Jumaat
Masa : 2.30 petang
Tempat : Bilik Mesyuarat Utama (BMU)

Hadir
Dr. Nazri Imran – Pengerusi
Ketua Program Hari Keluarga

Puan Lisa Ellina
Setiausaha Program Hari Keluarga

Cik Anna Sofia
Bendahari Program Hari Keluarga

Encik Zainal Abidin
Ketua Ahli Jawatankuasa Pelaksana

Tidak hadir

Tiada

Bil. 1 – Ucapan Alu-aluan Pengerusi
1.1 Pengerusi menerima kehadiran dan mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua staf
yang hadir.

Bil. 2 – Pengesahan Minit Mesyuarat
2.1 Minit mesyuarat Bil. 02/2017 diterima setelah pindaan dilakukan.

Bil. 3 – Penyertaan Ahli Fakulti
3.1 Mesyuarat berbincang tentang pembahagian ahli fakulti kepada sepuluh kumpulan
disokong sepenuhnya. Setiap ahli fakulti diminta untuk mencabut undi bagi penentuan
kumpulan.

Salinan Pelajar (FBK)

3.2 Pengerusi mengumumkan bahawa setiap ahli fakulti digalakkan membawa ahli keluarg27a
masing-masing untuk memeriahkan lagi Program Hari Keluarga Fakulti Bahasa dan

Komunikasi, Unimas.

Bil. 4 – Perancangan Aktiviti Hari Keluarga
4.1 Mesyuarat sebulat suara untuk mengadakan beberapa pertandingan seperti berikut;
a) Larian
b) Gasing
c) Memanah
d) Tarik tali
e) Badminton
f) Bola jaring
g) Sepak takraw

Bil. 5 – Penyewaan Tapak Gerai Jualan
5.1 Bendahari memberi idea agar gerai jualan dibuka semasa program berlangsung. Mesyuarat
bersetuju untuk mengenakan bayaran sebanyak RM50.00 bagi setiap penyewaan tapak gerai
jualan.

5.2 Cik Anna Sofia diarah untuk menghebahkan tentang penyewaan tapak gerai jualan kepada
sesiapa yang berminat.

Bil. 6 – Lain-lain hal
6.1 Mesyuarat bersetuju menerima cadangan penyewaan tapak gerai jualan dan langganan
baju T-shirt kepada setiap peserta program. Program terperinci juga akan dibincangka dalam
mesyuarat akan datang.

6.2 Mesyuarat dihentikan pada pukul 5.15 petang dengan ucapan terima kasih daripada
Pengerusi.

Disediakan oleh : Disahkan oleh:

Puan Lisa Ellina Dr. Nazri Imran
Setiausaha Pengerusi

Salinan Pelajar (FBK)

28

Jawapan

1. _____________________________________________
2. _____________________________________________
3. _____________________________________________
4. _____________________________________________
5. _____________________________________________
6. _____________________________________________
7. _____________________________________________
8. _____________________________________________
9. _____________________________________________
10. _____________________________________________

Salinan Pelajar (FBK)