PEDOMAN MITRA BUKU Politeknik Negeri Bandung 202 WEB ORMAWA (SARANA 3 DAN PRASARANA) PKM-PM
Akhmad Bakhrun, S.KOM., M.T. Falia Davina Gustamani Aini Nurul Azizah Rahma Divina Welsya Almaira Indra Penyusun : 1. 2. 3. 4. 5. Kontak : for_polbanormawa Asal Instansi : Politeknik Negeri Bandung Jl.Gegerkalong Hilir, Ciwaruga, Kec. Parongpong, Kabupaten Bandung Barat, Jawa Barat 40559 BUKU PEDOMAN MITRA PKM-PM Sistem Peminjaman Sarana dan Prasarana Berbasis Web untuk Mempermudah Alur Birokrasi Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan Politeknik Negeri Bandung Disusun sebagai Luaran Wajib Program Kreativitas Mahasiswa Pengabdian Masyarakat Tahun 2023
KATA PENGANTAR 1 Puji dan syukur dipanjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya. Atas berkat tersebut beserta berbagai upaya, kami dapat menyelesaikan buku pedoman mitra yang berjudul “Buku Pedoman Mitra Sistem Peminjaman Sarana dan Prasarana Berbasis Web untuk Mempermudah Alur Birokrasi Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan Politeknik Negeri Bandung” dengan baik dan tepat waktu. Buku pedoman mitra ini kami susun dengan tujuan untuk memberikan informasi kepada mitra mengenai pengertian dan tujuan dari aplikasi web yang kami buat. Buku ini juga disusun sebagai petunjuk yang membantu mitra untuk memahami konsep penggunaan aplikasi Web Ormawa (Sarana dan Prasarana). Buku pedoman mitra ini akan memberikan gambaran pentingnya pemanfaatan teknologi sehingga dapat mengefisienkan sistem peminjaman sarana dan prasarana untjuk kegiatan organisasi mahasiswa khususnya di Politeknik Negeri Bandung. Dalam proses keberhasilan penyusunan buku pedoman ini tentunya tidak luput dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada mitra yang telah bersepakat dan semua pihak yang telah membantu memberikan wawasan dan bimbingan kepada kami sebelum maupun ketika menulis buku panduan ini. Kami menyadari bahwa buku pedoman yang kami buat masih belum dapat dikatakan sempurna. Oleh karena itu, dukungan serta segala kritik dan saran sangat diharapkan demi penyempurnaan program kreativitas ini. Bandung, 22 November 2023 Tim Penyusun
DAFTAR ISI 01 02 03 05 06 08 09 18 19 KATA PENGANTAR DAFTAR ISI 1. Pendahuluan dan Latar Belakang 2. Tujuan dan Manfaat 3. Metode Pelaksanaan 4. Website Ormawa (Sarana dan Prasarana) 5. Fitur dan Operasional Website PENUTUP TIM PENYUSUN 2
PENDAHULUAN 3 PKM-PM atau singkatan dari Pengabdian Kepada Masyarakat merupakan salah satu jenis Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) yang berfokus pada penerapan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni yang berorientasi non-profit dalam upaya membantu meningkatkan kualitas hidup, mengakhiri kemiskinan, mengurangi kesenjangan, dan melindungi lingkungan. PKM-PM ini berupa program kemasyarakatan yang bertujuan memberikan solusi atas permasalahan atau kebutuhan masyarakat dengan tidak mengharapkan keuntungan. Mitra PKM-PM adalah pihak yang bekerja sama dengan mahasiswa dalam melaksanakan program pengabdian kepada masyarakat. Mitra PKM-PM adalah masyarakat non-profit, seperti lembaga pendidikan (formal maupun non-formal), instansi pemerintah, atau lembaga sosial kemasyarakatan yang lain. Mitra PKM-PM berkomunikasi dan berinteraksi dengan mahasiswa, serta memberikan masukan dan dukungan untuk menyelesaikan permasalahan atau kebutuhan yang dihadapi. Sebagaimana penjelasan di atas, mitra dalam PKM-PM kali ini adalah Organisasi Kemahasiswaan Politeknik Negeri Bandung, yang selanjutnya akan disebut dengan Ormawa Polban.
LATAR BELAKANG Kegiatan mahasiswa Politeknik Negeri Bandung, yang selanjutnya disebut Polban, diwadahi oleh sebuah organisasi yang disebut dengan Organisasi Mahasiswa atau Ormawa. Ormawa terdiri dari Majelis Perwakilan Mahasiswa (MPM), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Pada saat ini, Polban memiliki 35 Ormawa, yaitu 10 HMJ, 23 UKM, MPM, serta BEM. Kegiatan mahasiswa khususnya yang dilakukan di dalam Kampus Polban tentunya membutuhkan sarana dan prasarana atau tempat yang layak untuk digunakan. Kampus Polban sendiri memiliki beberapa gedung yang biasa digunakan oleh Ormawa untuk melakukan kegiatannya seperti Gedung Pendopo, Gedung P2T, dan Gedung Pascasarjana. Namun, karena banyaknya kegiatan dari setiap Ormawa yang tidak sebanding dengan banyaknya gedung yang dapat digunakan oleh Ormawa tersebut, maka perwakilan dari Ormawa tersebut harus mengajukan surat permohonan terlebih dahulu untuk peminjaman sarana dan prasarana yang akan digunakan dan diajukan ke pihak manajemen bidang kemahasiswaan yang selanjutnya akan diteruskan ke bidang sub bagian umum atau Tata Usaha (TU). Proses pengajuan surat permohonan peminjaman sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan perwakilan Ormawa mendatangi sub-bagian umum dan membawa surat permohonan yang sudah ditandatangani oleh Ketua Pelaksana Kegiatan, Ketua Himpunan, Ketua BEM, Pembina Himpunan, dan Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan. Namun, penumpukan surat di pihak kemahasiswaan dapat menyebabkan beberapa surat tidak terbaca, menghambat proses peminjaman. Ormawa juga kesulitan mendapatkan informasi tentang reservasi sarana dan prasarana oleh Ormawa lain, kecuali dengan mengunjungi sub-bagian umum untuk melihat papan kegiatan. Untuk mengatasi masalah ini, kami mengusulkan aplikasi web yang memfasilitasi Ormawa dalam memeriksa ketersediaan, mengajukan permohonan secara online, serta memudahkan pihak kemahasiswaan dalam memberikan status dan meminimalkan penumpukan surat. Untuk mengatasi masalah ini, kami mengusulkan aplikasi web yang memungkinkan Ormawa memeriksa ketersediaan sarana dan prasarana, serta mengajukan permohonan secara online. Aplikasi ini juga memudahkan pihak kemahasiswaan dalam memeriksa dan memberikan status permohonan, mengurangi penumpukan surat dan mempercepat proses peminjaman. 4
TUJUAN & MANFAAT 5 Mengimplementasikan sistem informasi yang mengintegrasikan data ketersediaan sarana dan prasarana di Polban. Mempercepat dan mempermudah alur birokrasi peminjaman sarana dan prasarana di Polban. Meningkatkan transparansi dan pemantauan status pengajuan surat peminjaman gedung dan ruangan oleh pihak pengaju. Mengurangi kemungkinan penumpukan surat pengajuan yang belum diperiksa oleh pihak berwenang. Adapun tujuan yang hendak dicapai bersama mitra dalam pelaksanaan program ini adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Tujuan Mengefisiensikan waktu dan tenaga karena sistem pengajuan surat peminjaman sarana dan prasarana dilakukan melalui platform digital sehingga prosesnya lebih efektif dan efisien. Peningkatan transparansi sehingga dapat dilakukan monitoring dan evaluasi dengan lebih cepat dan mudah jika terdapat kesalahan yang harus direvisi. Mempermudah pemeriksaan dan persetujuan bagi pihak berwenang sehingga mengurangi resiko terjadinya penumpukan surat pengajuan. Adapun manfaat yang diperoleh adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. Manfaat
METODE PELAKSANAAN Pendefinisian Masalah Studi Literatur Pengembangan Perangkat Lunak Penyusunan Laporan Akhir Metode pelaksanaan pembangunan Aplikasi Peminjaman Sarana dan Prasarana Politeknik Negeri Bandung dijelaskan melalui beberapa tahapan yang digambarkan dalam diagram di atas. 1. Pendefinisian Masalah Tahap pertama pengembangan aplikasi adalah mendefinisikan masalah. Masalah didefinisikan melalui diskusi dengan anggota kelompok dan dosen pembimbing untuk menentukan topik dan problem domainnya. Hasil diskusi digunakan untuk menentukan latar belakang, rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup, dan batasan. Selain itu, wawancara juga dilakukan dengan pihak manajemen dan sub bagian umum untuk menentukan kebutuhan dan requirement aplikasi. 2. Studi Literatur Tahap studi literatur adalah tahap mengumpulkan informasi mengenai apa saja yang perlu dipersiapkan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah didefinisikan sebagai landasan pengembangan aplikasi. Studi literatur terhadap informasi mengenai aplikasi sejenis juga dilakukan melalui artikel atau jurnal yang tersedia di internet. 6
METODE PELAKSANAAN Analisis Kebutuhan merupakan tahap persiapan pengembangan aplikasi. Tahap ini menganalisis dan mengidentifikasi kebutuhan sistem, termasuk ruang lingkup, batasan, persyaratan fungsional, dan non-fungsional. Analisis dlakukan dengan menggali informasi dari pihak Kemahasiswaan dan Ormawa terkait, serta studi literatur yang telah dilakukan sebelumnya. Desain Aplikasi adalah tahap untuk membuat gambaran konkret mengenai arsitektur dan antarmuka pengguna aplikasi. Hasil desain aplikasi digunakan untuk membantu pengembang mengembangkan arsitektur dan antarmuka pengguna yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Implementasi adalah tahap penulisan kode untuk merealisasikan fungsionalitas aplikasi. Implementasi dilakukan secara bertahap, satu modul per tahap. Setiap modul diuji dan diintegrasikan dengan modul lain. Pengujian dilakukan untuk memvalidasi apakah fungsionalitas aplikasi yang dikembangkan sudah berfungsi sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang telah ditetapkan atau belum. Deployment dan Maintenance adalah tahap akhir pengembangan perangkat lunak. Tahap ini bertujuan untuk mengirimkan dan menginstal aplikasi ke Politeknik Negeri Bandung, sehingga dapat digunakan oleh pengguna. Selama aplikasi berjalan, dilakukan pemeliharaan berupa pemantauan dan perbaikan jika ditemukan kesalahan. Untuk melakukan pengembangan perangkat lunak, kami menentukan metode pengembangan yang akan digunakan adalah metode Software Development Life Cycle Incremental. Adapun tahapan dalam pengembangannya adalah Analisis Spesifikasi Kebutuhan, Desain Aplikasi, Implementasi, Pengujian, dan Penerapan serta Pemeliharaan. 3. Pengembangan Perangkat Lunak 4. Penyusunan Laporan Akhir Tahap akhir yang dilakukan adalah pembuatan laporan akhir sebagai dokumen hasil kegiatan pengerjaan yang telah dilaksanakan dalam membangun Aplikasi Peminjaman Sarana dan Prasarana Politeknik Negeri Bandung, serta sebagai dokumen pertanggungjawaban kami dalam pelaksanaan Program Kreativitas Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung. 7
WEBSITE ORMAWA (SARANA PRASANA) Merupakan website yang menjadi luaran dari Program Kerativitas Mahasiswa (PKM) Pengabdian Masyarakat (PM) dengan judul “Sistem Peminjaman Sarana dan Prasarana Berbasis Web untuk Mempermudah Alur Birokrasi Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan Politeknik Negeri Bandung“. Sebagaimana maksud dari pembuatan Web Ormawa (Sarana Prasarana), website ini merupakan bentuk pemanfaatan teknologi informasi dan digitalisasi dalam proses peminjaman sarana dan prasarana yang ada di Politeknik Negeri Bandung untuk kegiatan organisasi mahasiswa. Hadirnya website ini akan mempermudah Ormawa untuk mendapatkan infromasi mengenai status sarana dan prasarana yang diinginkan, apakah sudah direservasi atau masih tersedia. Hal ini dapat membantu ormawa dalam menentukan waktu dan tempat yang tepat untuk melakukan kegiatannya. Web ini juga akan mempermudah proses peminjaman sarana dan prasarana karena pihak Ormawa hanya perlu mengakses web dan mengisi surat permohonan peminjaman. Sistem akan meneruskan surat permohonan tersebut kepada pihak kemahasiswaan untuk diperiksa dan disetujui. Hal ini dapat mempersingkat waktu dan proses peminjaman sarana dan prasarana. Kemudian web ini akan menampilkan status apakah permohonan peminjaman disetujui atau ditolak sehingga dapat memberikan kepastian kedapa Ormawa mengenai kelanjutan kegiatannya. 8
FITUR & OPERSIONAL WEBSITE 9 Fitur Membuat Pengajuan mencakup kemampuan pengguna untuk mengajukan peminjaman sarana dan prasarana untuk kegiatan ormawa yang dapat dliakukan dengan mengisi formulir pengajuan yang mencakup informasi terkait program kerja yang akan dilaksanakan, tanggal, waktu, data pelaksana, dan jenis sarana/prasarana yang dibutuhkan. Setiap pengajuan memiliki status pengajuan yang dapat dilihat oleh pengguna. Status pengajuan ini diberikan dari pihak-pihak terkait seperti BEM, Kemahasiswaan, dan Sub Bagian Umum Sarana Prasarana. Membuat Pengajuan Salah satu fitur yang tersedia pada Web Ormawa ini adalah fitur Pengajuan Peminjaman Sarana dan Prasarana. Fitur ini digunakan untuk menampung dan mengelola pengajuan peminjaman sarana dan prasarana untuk kegiatan Ormawa Polban. Dalam fitur ini pengguna dapat membuat pengajuan peminjaman sarana prasarana dan melihat daftar pengajuan yang dibuat serta status pengajuannya. Nantinya pengajuan ini dapat dievaluasi oleh pihak yang berkaitan seperti BEM, Kemahasiswaan, dan Sub Bagian Umum Sarpras dengan cara disetujui, ditolak, atau diberikan revisi dan catatan. Fitur Daftar Pengajuan menampilkan daftar pengajuan peminjaman sarana prasarana yang diajukan ormawa. Di sini pengguna ormawa dapat memantau status pengajuan peminjakan yang sedang berlangsung. Statusnya sendiri meliputi "Diajukan", "Acc Tahap 1", "Acc Tahap 2", "Acc Tahap 3", “Ditolak”, atau “Revisi”. Selain itu, fitur ini juga menyediakan opsi untuk mengedit pengajuan yang telah diajukan. Pengguna ormawa dapat melakukan perubahan atau revisi pada informasi yang diberikan dalam pengajuan mereka. Daftar Pengajuan
GET STARTED Setiap Ormawa akan diberikan akun untuk masuk ke Website Ormawa. Dengan akun tersebut ormawa dapat masuk ke halaman Website dengan cara login menggunakan akun ormawa, lalu memilih menu “Peminjaman Sarpras” Login dengan akun Ormawa Pilih menu “Peminjaman Sarpras” 10
DAFTAR PENGAJUAN Dengan memilih menu “Peminjaman Sarpras”, pengguna akan langsung diarahkan ke halaman “Daftar Pengajuan” yang berisi daftar pengajuan peminjaman yang dilakukan Ormawa Tampilan Daftar Peminjaman Sarpras 11
TAMBAH PENGAJUAN Dari halaman Daftar Pengajuan, terdapat tombol “Tambah Pengajuan”. Tombol ini digunakan untuk menambah pengajuan baru. Setelah tombol ini dipilih, pengguna akan diarahkan ke halaman memilih program kerja yang akan dilaksanakan. Pilih Tombol “Tambah Pengajuan” Halaman Pemilih Program Kerja 12
TAMBAH PENGAJUAN Pada halaman memilih Program Kerja (Proker), pilih program kerja yang tersedia(*) pada dropdown yang tersedia, lalu pilih tombol “Buat Pengajuan Peminjaman” Pilih Program Kerja Pilih tombol “Buat Pengajuan Peminjaman” (*) Data Program Kerja di fitur ini didapatkan dari pengisian KAK dan Daftar Porgram Kerja pada fitur “KAK Ormawa” 13
TAMBAH PENGAJUAN Selanjutnya pengguna akan diarahkan ke halaman pengisian data pengajuan. Data yang perlu diisi oleh pengguna adalah lokasi sarpras dan inventaris di dalamnya yang dibutuhkan serta waktu (jam) peminjaman sarpras. Untuk data proker dan pelaksana sudah otomatis terisi berdasarkan proker yang dipilih dan tidak dapat diganti. Jika sudah mengisi data pengajuan dengan lengkap, pengguna dapat memilih “Ajukan Peminjaman” Data Proker dan Pelaksana Pada Halaman Data Pengajuan Pengisian Waktu Peminjaman, Sarpras, dan Inventaris yang harus diisi di Halaman Data Pengajuan 14
TAMBAH PENGAJUAN Pengguna selanjutnya diarahkan ke halaman Review Pengajuan. Disini pengguna dapat memastikan kembali data pengajuan apakah sudah diisi dengan benar atau belum, serta meng-upload surat peminjaman sarpras di sini. Disediakan template surat peminjaman sarpras yang dapat digunakan pengguna untuk mengisi surat pengajuan. Selanjutnya pilih tombol “Buat Pengajuan” Template Surat Peminjaman Sarpras yang otomatis ter-download saat dipilih Upload surat peminjaman sarpras pada kolom “Upload Surat” dan pilih “Choose File” untuk meng-upload file dari penyimpanan. Surat yang di15 upload dapat merupakan template surat yang disediakan
TAMBAH PENGAJUAN Berikut adalah tampilan template surat peminjaman yang disediakan 16
TAMBAH PENGAJUAN Setelah memilih tombol “Buat Pengajuan”, sistem akan menyimpan data pengajuan yang dibuat dan menampilkan pesan “Pengajuan Berhasil”. Selanjutnya pengguna diarahkan ke halaman Daftar Pengajuan. Dapat dilihat pengajuan sarpras untuk Proker Markisa yang baru saja dibuat ada pada daftar pengajuan Pesan Berhasil Membuat Pengajuan Pengajuan untuk Proker Markisa Berhasil 17
PENUTUP Demikian Buku Pedoman Mitra Sistem Peminjaman Sarana dan Prasarana Berbasis Web untuk Mempermudah Alur Birokrasi Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan Politeknik Negeri Bandung ini dibuat. Besar harapan kami dengan adanya buku ini dapat membantu mitra dalam memahami dan menggunakan aplikasi web yang telah kami buat untuk mencapai tujuan dan manfaat pembuatan aplikasi dengan maksimal. 18
TIM PENYUSUN Falia Davina Gustaman Aini Nurul Azizah Rahma Divina Ketua Anggota Anggota Welsya Almaira Indra Anggota Akhmad Bakhrun, S.Kom., M.T. Dosen Pendamping 19
Special Thanks to: