Traineeship - Concrete planning voor nieuwkomer

Traineeship

Onboarding process for newcomers

8 maart 2019

Entiteit Departement HR
Dienst Selectie

28 februari 2019 I Traineeship 1
Departement HR Stad Gent

Voorbereiding – Komst nieuwkomer

1 maand vóór komst nieuwkomer
Het is interessant om op Mia op te zoeken hoe je constructieve feedback geeft aan collega’s of aan de nieuwe collega. Meer in formatie vind je op Mia, als je zoekt naar
“feedback”:

- Stad Gent / OCMW Gent › Personeel › Functioneren › Feedback

Personeelsbeheer zorgt voor de badge bij het aanmaken van het personeelsdossier.
Als de nieuwkomer extern is, geef je dit door aan Sam Kellens (contactpersoon ICT).
Hij contacteert Digipolis voor praktisch zaken zoals…

- Toegang tot de gemeenschappelijke OneNote
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Login voor Mia
- Rechten voor E-HRM
- Rechten voor de juiste mappen & toegang tot de V-schijf

28 februari 2019 I Traineeship 2
Departement HR Stad Gent

Tips bij het opstellen van een planning voor de nieuwe collega….

- Zoek naar interessante procedures om mee te volgen en die opgestart worden in de 1ste week van de nieuwkomer ( = Procedure A) door peter of meter /
startbuddy

- Organiseer een Discovery Day, hierbij gaat de nieuwkomer op bezoek bij een dienst of organisatie waarvoor zijn of haar cluster kandidaten selecteert.
o Vraag welke diensten of organisaties hiervoor openstaan
o Plan deze activiteit in de 1ste 3 weken van de nieuwkomer

- Betrek collega’s op basis van hun expertise of sterrol in het onthaalbeleid (zie pg. 11)
- Betrek nieuwkomer bij interessante events of projecten (vb. Jobbeurs, Student Kickoff,…)
- Kijk welke arbeidspsychogen selectiegesprekken hebben in de 1ste week van de nieuwe collega ( = Procedure A)

o Vraag aan één arbeidspsycholoog om de nieuwkomer te betrekken en informatie te geven over de selectiegesprekken zoals…
 Wat is er voorafgegaan aan de selectiegesprekken? (PA, intakegesprek met jury, PV opstellen, publicatie opstellen, leidraad, ….)
 Welke stap is dit in de selectieprocedure?
 Welke stappen komen er na de selectiegesprekken? (wie behandelt die verschillende stappen? AM of AP?)
 Overlopen van leidraad en gevraagde competenties
 Tonen waar de informatie te vinden is op de V-schijf
 V:\Selectie & Mobiele ploeg\Selecteren

Ondertekenen van het contract

Nadat de nieuwe collega zijn of haar contract ondertekend heeft bij de dossierbeheerder, kan je de collega meenemen naar
Dienst Selectie voor een korte kennismaking. Dan is het ijs al gebroken en is de omgeving al meer vertrouwd voor de 1ste
werkdag. Bij deze ontmoeting kan je ook een tof welkomstpakket afgeven met interessante gadgets en informatie zoals…

- Een welkomstkaartje
- Een kennismakingsbundel
- Schrijfmateriaal: Atomaschrift, fluostiften en stylo
- Gadgets: fietslichtjes of/en lint om badge aan je nek te hangen

28 februari 2019 I Traineeship 3
Departement HR Stad Gent

1 week vóór de komst van de nieuwkomer

Regel voor de nieuwe collega:

- Een locker en de bijhorende code
- Een plaats in de kast
- Persoonlijk lade voor documenten

Verzamel of print de relevante documenten voor de nieuwe collega:

- Afsprakenbundel Selectie
- Kennismakingsbundel
- Checklist – Nieuwkomer
- Competentiehandboek

Nodig de collega uit voor toekomstig overleg (clusteroverleg, psychologenoverleg, consulenten overleg, …) én events (vb. jobbeurs,..) in Outlook.

Richtlijnen tijdens de beginperiode van de werknemer

- Controleer of alle informatie niet te snel op elkaar volgt voor de nieuwkomer. Zorg voor een opbouwend leerproces.
- Zorg dat je in het begin van de inloopperiode een open gesprek hebt met de nieuwkomer over zijn of haar sterktes en zwaktes

 “Waarin wil de persoon groeien? Wat doet de persoon graag? Welke ervaring heeft de persoon? Welke computerkennis wil hij?,…”
 Doel van deze vragen: begeleiding en ondersteuning op maat te bieden

Overzichtelijk schema voor de 1ste 3 weken van de nieuwkomer

Dit is een praktisch hulpmiddel, dit hoeft zeker niet op de dag gevolgd te worden. In de planning is er een logische volgorde maar deze volgorde moet niet exact gevolgd
worden. In deze planning worden veel collega’s betrokken, je kan de activiteiten spreiden over 4 weken in plaats van 3 weken bij tijdsnood.
De tijdsindicaties bij de infosessies of zelfstudiemomenten zijn ruwe inschattingen en zou ik niet strikt hanteren.

Veel succes!

28 februari 2019 I Traineeship 4
Departement HR Stad Gent

Week 1 - Voormiddag

Dag 1 Dag 2 Dag 3 Dag 4 Dag 5

Korte kennismaking Uitgebreide rondleiding Discovery Day Bijwonen – Procedure A Bijwonen – Procedure A
Voormiddag Voormiddag
 Dienst Selectie; Meter of peter Op bezoek bij diensten of
 Collega’s van Sodigent; departementen waarvoor de
 Interne Dienst voor  Verschillende HR- cluster kandidaten selecteert.
diensten in De Stroom;
Preventie en Cluster Persoon
Bescherming op het  Vergaderzalen;
Werk (IDPBW).  Fietsenstalling;  Ouderenzorg – WZC
 Restaurant.  MAACT
30’ …
30’
Samenzitten met meter of peter Cluster Grond
Mappenstructuur V-schijf
 Structuur en werking overlopen mondeling  Mobiliteitsbedrijf
van Dienst Selectie;  Publieke Ruimte
 Focus op relevante …
 Flow selectieprocedures; mappen
 Type sollicitanten; Cluster COCO
 Selectieonderdelen;  Advies bij het maken van
 Onthaalmap tonen. mappen  Financiën
 Onderwijs
60’ 15’-20’  Cultuur
…
Welkomst
Rechtspositieregeling VB. De dienst van Procedure A
Teamcoach of/en Sigrid Zelfstudie bezoeken om betrokkenheid
tijdens de procedure te verhogen
15’ – 30’
2 uur of 120’ 3u of 180’

28 februari 2019 I Traineeship 5
Departement HR Stad Gent

Week 1 - Namiddag

Welkomstlunch Lunchpauze Lunchpauze Lunchpauze Lunchpauze

Outlook Mia ontdekken Visie HR & Dienst Selectie Flexibel in te plannen

 E-mails checken  Favoriete pagina’s maken : Peter of meter Terugkoppeling nieuwkomer
 Handtekening maken veelgebruikte websites Peter of meter
 Verzoek sturen naar (competentiehandboek, …)  Presentatie op Mia: ‘Welke
werkgever willen we zijn’  Bevinding van de 1ste dagen
collega’s om agenda te  Lid worden van groepen:  Overlopen van competenties
delen Dienst Selectie, HR, …  Praktische implementatie
 Planning bekijken van deze visie waarop men beoordeeld wordt
45’  Vertellen over opvolging en
60’ 30’
evaluatie in proefperiode
Briefing clusteroverleg* Duiding selectieprocedure A 1u of 60’

Kennismakingsbundel  Inhoud clusteroverleg  PV als vertrekpunt Bijwonen – Procedure A
Zelfstudie  Rol nieuwkomer  Wat is voorafgegaan aan Namiddag
20’
(observeren, noteren, …) selectiegesprekken? (PA,
Xtremis, E-HRM & Mia intakegesprek met jury, PV
Sylvie (Antenne HR) 15’ – 20’ opstellen, publicatie
45’ opstellen, leidraad, ….)
Clusteroverleg*  Welke stap is dit in de
selectieprocedure?
Verwelkomen van nieuwe  Welke stappen zijn er na de
medewerker selectiegesprekken ?
 Overlopen van leidraad en
Persoon/Grond/Coco gevraagde competenties
 Tonen waar de informatie
60’ – 70’ over de procedure te
vinden is op de V-schijf

60’ – 75’
Tabel 1 (*) De tijdstippen van de briefing over het clusteroverleg én het clusteroverleg zijn afhankelijk van in welke cluster de nieuwkomer zit.

28 februari 2019 I Traineeship 6
Departement HR Stad Gent

Week 2 - Voormiddag Dag 7 Dag 8 Dag 9 Dag 10
Flexibel in te plannen
Dag 6 Rechtspositieregeling Procedure meevolgen Procedure meevolgen
Afsprakenbundel Selectie Voormiddag Voormiddag
Zelfstudie
Zelfstudie
30’ – 40’ 30’ – 45’

Competentiehandboek Opstart van procedure B
Katleen
Peter of meter of
 Hoe bevraag je competenties? arbeidspsycholoog
 Welke hulpmiddelen zijn er om een
 Nieuwkomer betrekken bij
leidraad op te stellen? begin tot het einde van de
30’ – 45’ procedure

 Gestructureerd alle
stappen doorlopen

45’

Tabel 2 - Paarse gekleurde activiteiten zijn voor (beginnende) arbeidspsychologen

28 februari 2019 I Traineeship 7
Departement HR Stad Gent

Week 2 - Namiddag Lunchpauze Lunchpauze Lunchpauze Lunchpauze
Flexibel in te plannen Flexibel in te plannen
Lunchpauze Procedure meevolgen Procedure meevolgen
Namiddag 180’
Meevolgen bij administratief
medewerker SVZ
Peter of meter
 Telefonie
wie belt er naar Dienst Selectie? 30’
Waarom? Wanneer verwijs je door?
Wie kan je zelf helpen?

 Afspraken inplannen in OneNote
 Praktisch: Opnemen van de

telefoon, terugbellen naar nummer
& historie
 Kijken welke taken AM opneemt
 Onderscheid en samenwerking AP –
AM uitleggen

Namiddag

Tabel 3 - Paarse gekleurde activiteiten zijn voor beginnende Arbeidspsychologen

28 februari 2019 I Traineeship 8
Departement HR Stad Gent

Week 3 - Voormiddag

Dag 11 Dag 12 Dag 13 Dag 14 Dag 15
Flexibel in te vullen Excel
Selectiemethodieken Publicaties Procedure meevolgen Vorming of tutorial
Niels / Ellen / Bieke : Redacteurs Namiddag
Vanessa  Nuttige kennis voor het
 Wervende publicatie opstellen van
 Gebruik van testen Cebir & schrijven verbetersleutel,
Hudson geïntegreerd verslag
 Publicatie ingeven in
 STAR(R) - techniek Succesfactors  VB. Filteren, Formules, …
 Types testen: Abalet, Intel, 50’ – 60’
60’
Plan,…
 Interpreteren van de E-besluitvorming
Aanvragen via E-HRM
testresultaten
 Rollenspelen
 Cases

120’

Personeelsreglementering
 Infosessie volgen
 Zelfstudie “verscherp je

kennis”
30’

Tabel 4 - Paarse gekleurde activiteiten zijn voor (beginnende) arbeidspsychologen

28 februari 2019 I Traineeship 9
Departement HR Stad Gent

Week 3 - Namiddag Lunchpauze Lunchpauze Lunchpauze Lunchpauze

Lunchpauze

Meevolgen bij consulent E-recruitment Webinars voor efficiënt plannen SRM Flexibel in te vullen
Opleiding door collega & organiseren in Outlook: Joke namiddag
 Kaderen van rol in  Timemanagement SVZ
samenwerking  Consulent : Inge Of 45’
 AP of AM : Tom  Meester over je inbox Peter of meter
 Wanneer heb je contact 60’ 30’ – 45’
als AP of AM met de 45’ – 75’
consulent van je cluster? 10

30’ - 90’

Tabel 5 - Paarse gekleurde activiteiten zijn voor (beginnende) arbeidspsychologen

28 februari 2019 I Traineeship
Departement HR Stad Gent

Traineeships : Wie doet wat?

SRM Joke

E-recruitment : arbeidspsycholoog of administratief medewerker Tom

Mappenstructuur – V-schijf: Opmerking: Tom vertelde dat Inge veel kennis had van E-recruitment en dat zij
Inzicht & logica in structuur uitleggen OF via een overzichtelijk document mogelijks beginnende consulenten kan opleiden.

Nele, Laure of Inge

Wervende functiebeschrijving opstellen - ingeven in Succesfactors (Jobsite) Niels, Bieke en Ellen (Vanuit rol als redacteurs)

Competentiehandboek Katleen (Zie kennismakingsbundel : Quote over competentiegericht interviewen)

Selectiemethodieken Vanessa (sterrol)
Meevolgen bij administratief medewerker Sam, Stefanie, Yasemin, Gratiën, Martine, Solange, Sofie B., Anja, Handan,…

Meevolgen bij consulent Thomas, Sylvie, Inge, Freya, Laure

Xtremis, verlof, Mia Sylvie

28 februari 2019 I Traineeship 11
Departement HR Stad Gent