Buku Petunjuk Monday.com untuk Revisi Anggaran

1

DAFTAR ISI

1. Log in ke Monday.com ..................................................................................... 1
2. Mengubah & Menambah Board Baru ............................................................... 2
3. Mengubah & Menambah Group Baru............................................................... 4
4. Menambah Task & Subitem ............................................................................. 7
5. Menambah Kolom Fitur .................................................................................. 10
6. Menggunakan Fitur Percakapan dan Unggah Dokumen................................ 11
7. Memilih PIC & Mengundang Anggota Baru .................................................... 13
8. Menentukan Status, Deadline, dan Prioritas .................................................. 15
9. Mengisi Kolom Teks ....................................................................................... 17
10. Melihat Rekap Status & Prioritas .................................................................... 18
11. Menggunakan Filter Penugasan berdasarkan PIC ......................................... 19

i

1. Log in ke Monday.com

Cara mengakses ke halaman log in adalah dengan membuka browser yang tersedia
di perangkat Anda dengan url https://monday.com. Klik menu log in pada kanan atas
layar, pilih sign in with google, Anda dapat menggunakan e-mail pribadi atau e-mail
bagian Anda.

1

2. Mengubah & Menambah Board Baru

Untuk mengakses board, klik Work Management pada menu vertikal di sisi kiri layar.
Anda dapat mengubah judul board Anda dengan tema kegiatan, yang dalam hal ini
adalah tema revisi anggaran (sebagai contoh, Revisi Anggaran – Buka Blokir Tahap
II [Tunkin]).

2

Untuk menambah board baru, klik tanda panah kecil di samping kiri judul board (open
navigation), pilih add, new board, tulis judul board yang diinginkan (sebagai contoh,
Revisi Anggaran – Buka Blokir Tahap III [DOB-Wamen]). Pilih privacy dan jenis board
yang diinginkan, lalu pilih create board.

3

3. Mengubah & Menambah Group Baru

Dalam setiap board, terdapat group yang nantinya akan mengelompokkan check list
task (tugas) dan subitem. Untuk mengubah nama group yang ada, klik pada tulisan
group, kemudian ketik judul group yang diinginkan.

4

Adapun untuk kegiatan revisi anggaran ini, struktur group, task, dan subitem yang
dirancang adalah sebagai berikut:

Group Task Subitem
Surat/Dokumen Masuk (Nama Unit Kerja
Surat/Dokumen Keluar Eselon I) Surat Permohonan Penelitian UKE
I ke Biro Perencanaan
Rapat Nota Dinas Surat Usulan Revisi UKE I ke DJA
Menteri Surat Pernyataan Pejabat Eselon I
Penetapan Laporan Reviu APIP
Revisi Dokumen Pendukung
Surat Pengantar Nota Dinas Karo ke Sekjen
Revisi Nota Dinas Sekjen ke Menteri
Kementerian Dalam Negeri
Surat Nota Dinas Menteri Penetapan
Permohonan Nota Dinas Karo ke Sekjen
Reviu APIP Surat Sekjen ke DJA
Koordinasi
Surat Permohonan Reviu APIP
Penelitian Karo ke Ses Itjen

Undangan Rapat
Nota Dinas Peminjaman Ruangan
Nota Dinas Fasilitasi Zoom
Pemesanan Snack & Makanan
Daftar Hadir
Dokumentasi
Asisten Sorot
Berita Acara Rapat
Laporan Rapat
Undangan Penelitian

5

Group Task Subitem
Penelahaan
Nota Dinas Fasilitasi Zoom
Pemesanan Snack & Makanan
Daftar Hadir
Dokumentasi
Asisten Sorot
Berita Acara Penelitian
Laporan Rapat Penelitian
Bahan Tayang Penelaahan
Asistensi Sorot
Penandatanganan Berita Acara
Penelaahan
Arsip seluruh dokumen revisi
(termasuk SPRA)

Jika ingin menambah group, scroll layar ke paling bawah, dan pilih add new group.

6

4. Menambah Task & Subitem

Untuk menambah task baru, klik add task yang terdapat di bawah baris terakhir, dan
tulis nama task yang diinginkan (sebagai contoh, task di group Surat/Dokumen
Masuk adalah nama UKE I yang mengusulkan revisi).

7

Untuk menghapus task yang ada, klik kanan pada mouse, dan pilih delete (selain
menu delete, juga terdapat banyak opsi aksi untuk task setelah klik kanan mouse
tersebut).

Untuk menambah subitem, klik kanan mouse pada task yang telah dibuat, pilih add
subitem, lalu tulis nama subitem yang diinginkan (sebagai contoh subitem di task UKE
I adalah Dokumen Pendukung).

8

Untuk menghapus subitem yang ada, klik kanan pada mouse, dan pilih delete (selain
menu delete, juga terdapat banyak opsi aksi untuk subitem setelah klik kanan mouse
tersebut).

9

5. Menambah Kolom Fitur

Untuk menambah kolom fitur, klik pada tanda + (add column) di samping kolom
terakhir, dan pilih jenis fitur yang diinginkan (pada akun individual plan/gratis, fitur yang
dapat digunakan terbatas pada fitur-fitur dasar/tidak semua fitur dapat digunakan).

10

Pada kegiatan revisi anggaran ini, kolom fitur yang telah ditambahkan pada task yaitu:
a. Person in Charge (PIC)/Penanggung Jawab Tugas;
b. Status;
c. Deadline;
d. Prioritas;
e. Catatan.

Sementara itu, kolom fitur yang telah ditambahkan pada subitem yaitu:
a. Person in Charge (PIC)/Penanggung Jawab Tugas;
b. Status;
c. Deadline;
d. Prioritas;
e. Rangkuman Isi;
f. Tanggal Surat;
g. Nomor Surat;
h. Perihal.

Penggunaan kolom fitur ini akan dijelaskan pada bagian selanjutnya.

6. Menggunakan Fitur Percakapan dan Unggah Dokumen

Untuk menggunakan fitur percakapan, klik icon (start conversation) di samping
kanan nama subitem. Setelah jendela conversation terbuka, klik pada box “Write an
update”, dan tulis update yang diinginkan, submit dengan cara klik update pada box
biru.

11

Untuk mengunggah dokumen, klik files, pilih add file, kemudian pilih file yang akan
diunggah.

12

7. Memilih PIC & Mengundang Anggota Baru

Untuk menambahkan PIC pada task dan subitem, klik pada icon pada cell PIC.
Setelah jendela member/anggota terbuka, pilih nama anggota yang akan menjadi
penanggung jawab tugas.

Untuk menghapus anggota sebagai PIC, klik tanda silang pada nama yang tertera
sebagai PIC sebelumnya.

13

Untuk mengundang member/anggota baru, klik invite new member by e-mail, ketik
nama e-mail calon anggota, dan klik invite new member pada box biru.

14

8. Menentukan Status, Deadline, dan Prioritas

Untuk menentukan Status, klik cell pada kolom Status, lalu pilih Done/On
Progress/Stuck (sesuai status penyelesaian pekerjaan). Label Status ini dapat diubah
dengan cara klik Edit Labels pada bagian bawah pilihan Status.

Untuk menentukan Deadline, klik cell pada kolom Deadline, lalu pilih tanggal deadline
di box kalender. Cara yang sama juga dapat dilakukan untuk menentukan Tanggal
Surat.

15

Untuk menentukan Prioritas, klik cell pada kolom Prioritas, lalu pilih
Critical/High/Medium/Low (sesuai dengan tingkat urgency/prioritas pekerjaan). Sama
halnya dengan Status, label prioritas ini dapat diubah dengan cara klik Edit Labels
pada bagian bawah pilihan Prioritas.

16

9. Mengisi Kolom Teks

Untuk mengisi kolom teks, klik cell pada kolom teks yang ingin diisi (yang dalam
Kegiatan Revisi ini yaitu Catatan, Rangkuman Isi, Nomor Surat, dan Perihal Surat),
lalu ketik isi yang diinginkan sesuai tema kolom.

17

10. Melihat Rekap Status & Prioritas

Untuk melihat rekap Status penyelesaian dan Prioritas masing-masing task, Anda
dapat melihatnya di bawah baris terakhir task dan subitem-nya. Dari rekap tersebut
dapat diketahui presentase status penyelesaian pekerjaan dan tingkat prioritasnya.

18

11. Menggunakan Filter Penugasan berdasarkan PIC

Untuk melihat penugasan berdasarkan PIC-nya, Anda dapat menggunakan fitur Filter
by Person, dengan klik tulisan Person di bawah judul Board, lalu pilih anggota yang
ingin Anda lihat daftar tugasnya.

19

20

Jika seseorang telah ditetapkan menjadi PIC task, maka yang akan muncul adalah
task tersebut beserta seluruh subitem di dalamnya, meskipun PIC subitem bukan
orang tersebut. Hal ini dikarenakan PIC task dianggap bertanggung jawab terhadap
seluruh subitem di dalamnya.

21