TALKING POINT PENDIGITALAN PROSES LAWATAN MURID SEKOLAH DALAM NEGARA BAGI SEKOLAHSEKOLAH NEGERI SELANGOR (i STApp)
PENGENALAN iSTApp Sistem iSTApp (Initiative School Trip Application) Sistem Pengurusan Lawatan Murid Dalam Negara mula dibangunkan pada 15 Disember 2022 menggunakan Php Versi 8.1.127 dan MySQL- PhpMyAdmin 5.2.1. Jawatankuasa Pembangunan Sistem ini ditubuhkan pada 11 November 2022 terdiri daripada Timbalan Pengarah SPS Tn. Hj. Mohd. Azuan bin Mohd Nawawi selaku Pengerusi, Naib Pengerusi KPPK Unit Perhubungan dan Pendaftaran En Mohd Alias bin Awang pada waktu itu dan kini Pn Kholishah binti Hassan. Puan Raja Rosnah binti Raja Zainan selaku Ketua Pasukan dan dibantu oleh Penolong PPD SPS Kuala Selangor En. Mohd. Hairudin bin Saman, Penolong PPD SPS Petaling Perdana Cik Laila binti Omar, Penolong PPD SPS Hulu Langat Puan Sazlin binti Selim dengan kerjasama Penyelaras Pasukan Teknikal ICT Daerah Gombak Encik Nik Mohd Azrul bin Nik Mohd Anuar dan Penyelaras ICT PPD Hulu Selangor Encik Mahathir bin Abdul Razak sebagai Superadmin Pembangunan Sistem iSTApp. Sistem iSTApp ini juga telah mendapat bantuan nasihat dari Unit Akaun JPN Selangor. Mulai tahun 2022 versi 2 digunakan sebelum dinaik taraf menjadi versi 3 yang dilaksanakan pada sesi akademik 2023/2024 mengikut garis panduan terkini SURAT PEKELILING IKHTISAS (SPI) BIL. 9/2023 bertarikh 16 Jun 2023 Garis Panduan Lawatan Murid Sekolah bawah Kementerian Pendidikan Malaysia mulai Tahun 2023. Tujuan dibangunkan sistem ini bagi memudahkan pengurusan proses kerja permohonan lawatan murid dalam negara untuk mendapatkan maklum balas pemohon tanpa perlu mengedarkan semula borang permohonan kepada pemohon dan mempercepatkan proses kelulusan permohonan diberikan kepada sekolah. Banyak perubahan telah dilakukan antaranya menyeragamkan permohonan lawatan di peringkat daerah di negeri Selangor. Selain itu, bagi memudahkan guru-guru di negeri Selangor membuat permohonan lawatan dalam negara dengan lebih cepat, mudah dan jimat. Kini permohonan lawatan antara daerah, antara negeri diuruskan oleh JPN Selangor manakala permohonan dalam daerah diuruskan oleh Pejabat Pendidikan Daerah berdasarkan SPI 9/2023 Lawatan Murid Sekolah.
PERMASALAHAN / ISU 1. Penerimaan dokumen permohonan yang terlalu banyak dari 943 buah sekolah di Selangor - Tahun 2022 : 3864 permohonan secara manual 2. Ruang penyimpanan dokumen terhad. - Stor penyimpanan dokumen fail. 3. Faktor jarak menyebabkan kelewatan menerima surat kelulusan. - 10 daerah di Selangor 4. Dokumen permohonan tidak lengkap dan permohonan yang dikuiri mengambil masa yang lama untuk diterima semula. Tempoh kelulusan akan melebihi had yang ditetapkan dalam SPI Bil. 9/2023. 5. Proses semakan permohonan secara manual hanya dapat dilakukan pada waktu pejabat sahaja. 6. Semakan secara manual mengambil masa yang lama dan kebarangkalian keciciran dokumen boleh berlaku - Salinan dokumen yang telalu banyak untuk disemak (minimum 5 set salinan dokumen permohonan) 7. Kesukaran mengesan dokumen jika berlaku sesuatu isu di luar kawalan – contoh: isu tanah runtuh di Batang Kali. 8. Proses permohonan secara manual sukar untuk menganalisis data mengikut kategori permohonan. 3
OBJEKTIF • Memudahkan pihak sekolah mengisi dan menghantar permohonan lawatan. • Mempercepat proses kelulusan permohonan. • Mesra pengguna, menjimatkan masa, kos, penyimpanan data yang lebih selamat dan terkawal.
JUSTIFIKASI 1. Mewujudkan sistem permohonan lawatan yang lebih sistematik, efisien dan mesra pengguna. 2. Mewujudkan penganalisisan data permohonan dan kelulusan lawatan yang lebih terperinci. 3. Menaik taraf sistem sedia ada: • Memasukkan Akta Hari Kelepasan 1951, Surat Pekeliling Ikhtisas, Surat Siaran, Warta Hari Kelepasan (HKA 2023), Surat Pekeliling Kewangan berkaitan lawatan. • Penambahbaikan penyediaan dokumen lawatan seperti Borang Pelancongan, Kertas Kerja, Maklumat Anggota Rombongan, Surat Iringan dan Surat Kelulusan. 5
Sistem iSTApp memiliki paparan antara muka yang lebih segar dan mesra pengguna. 01 02 Sistem ini menggunakan teknologi PHP 8.2 dan MySQL 5.2.1 03 Sistem ini membenarkan pengguna mengemas kini permohonan yang dikuiri tanpa perlu memohon semula. 04 Sistem menghalang secara automatik permohonan baharu yang tidak mematuhi SPI dan dasar sedia ada yang sedang berkuat kuasa. 05 JPN Selangor dapat memantau dan menganalisis permohonan dari semua sekolah dalam negeri Selangor. 06 Pangkalan data disatukan seterusnya dapat menjimatkan ruang penyimpanan dalam server. KEKUATAN iSTApp 07 Penolakan secara automatik jika tidak mematuhi larangan pelaksanaan program pada hari Sabtu minggu satu, tiga, lima dan cuti umum. 08 Penolakan secara automatik jika PGB tidak membuat pengesahan dalam tempoh 21 hari atau 30 hari berdasarkan SPI Bil. 9/2023. 6
Tempoh proses kelulusan permohonan dapat dipercepatkan kurang daripada 21 hari dan 30 hari. 01 02 Pengurusan data lebih sistematik dan mudah untuk dicapai. Sekolah mudah menjawab kuiri dalam masa yang singkat tanpa perlu membuat permohonan semula. 04 03 Sekolah cepat mendapat surat kelulusan dengan memuat turun dari sistem. 06 Pegawai penyemak dan pelulus boleh memproses dan meluluskan permohonan di mana-mana lokasi pada bila-bila masa yang mempunyai capaian internet. 05 Menjimatkan masa, kos, ruang penyimpanan dokumen dan tenaga kerja. IMPAK PELAKSANAAN iSTApp 07 Pengesanan dokumen kelulusan dapat diakses dengan cepat jika berlaku sesuatu isu di luar kawalan. 08 Mudah untuk membuat statistik dan menganalisis data bagi setiap kategori permohonan. 7 09 Menjadi penanda aras kepada Jabatan Pendidikan Negeri yang lain.
DATA PERMOHONAN LAWATAN MURID DALAM NEGARA MENGGUNAKAN iSTApp Bulan 2023 2024 LAWATAN SAMBIL BELAJAR KURSUS KEPIMPINAN/ PERKHEMAHAN PROGRAM AKADEMIK JEMPUTAN LAWATAN SAMBIL BELAJAR KURSUS KEPIMPINAN/ PERKHEMAHAN PROGRAM AKADEMIK JEMPUTAN JANUARI 0 0 0 0 339 69 20 30 FEBRUARI 0 0 0 0 136 9 7 24 MAC 0 0 0 0 10 4 0 25 APRIL 0 0 0 0 33 16 6 60 MEI 0 0 0 0 80 46 6 109 JUN 0 0 0 0 117 89 18 5 JULAI 0 0 0 161 58 19 5 0 OGOS 81 24 10 68 9 3 1 0 SEPTEMBER 272 114 34 234 2 0 3 0 OKTOBER 285 128 54 143 0 0 0 0 NOVEMBER 410 121 24 69 0 0 0 0 DISEMBER 424 70 52 137 0 0 0 0 JUMLAH 1472 457 174 812 784 255 66 253 JUMLAH KESELURUHAN 2915 1358 Dalam proses kelulusan Tahun 2023 Bulan 1 hingga 6 tiada permohonan kerana arahan penangguhan aktiviti ‘outdoor’/ cuaca panas
GARIS MASA PENGURUSAN LAWATAN MURID iSTApp 10 Ogos 2022 Mesyuarat Penataran Pengurusan Lawatan Murid Dalam Negara Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah di Negeri Selangor 2022 dan Pemurnian iSTApp. 15 & 16 November 2022 Bengkel Pengurusan Lawatan Murid Dalam Negara Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah di Negeri Selangor Tahun 2022. Pembangunan Sistem iSTApp Versi 1.0 dan Penyediaan Slaid Penataran kepada semua PPD. 9 Dis 2022 hingga 29 Mac 2023 22 Mac 2023 Mesyuarat Penataran Lawatan Murid Dalam Negara kepada semua PPD Negeri Selangor. 29 Mac 2023 Uji Lari dan Pemurnian Sistem iSTApp bagi semua PPD Negeri Selangor dan 200 buah sekolah. 04 & 05 April 2023 Bengkel Pemurnian iSTApp Versi 1.0 11 April 2023 Bengkel Uji Lari selepas pemurnian. April & Mei 2023 Jerayawara Lawatan Murid Dalam Negara Tahun 2023 melibatkan 10 PPD. Jun 2023 Mesyuarat Pengurusan Lawatan Murid Dalam Negara Bil. 2/2023. 8 Jun 2023 hingga kini Permohonan dalam talian dibuka kepada semua sekolah di Selangor. 11 November 2022 Penubuhan Jawatankuasa Pembangunan Sistem. 7
TERIMA KASIH