-halaman ini sengaja dikosongkan-
PEDOMAN PENGELOLAAN APLIKASI PENDATAAN PERPUSTAKAAN BERBASIS WILAYAH PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA JAKARTA – 2022
Halaman Penerbitan Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah Edisi I, Cetakan Pertama Pembina: Drs. Muh. Syarif Bando, MM Pengarah: Drs. Deni Kurniadi, M.Hum. Penangunggjawab: 1. Dr. Taufiq A. Gani, S.Kom, M.Eng.Sc. 2. Dr. Drs. Upriyadi, SS, M. Hum. 3. Drs. Nurcahyono, SS., M.Si. Tim Penyusun: 1. Agus Wahyudi, S.E., MP. 2. Aristianto Hakim, S.IP. 3. Perwitasari Rengganingtyas, S.Hum. 4. Reza Putra Hariwantyo, S.Sos. 5. Abi Rafdi Ramadhan, S.Hum. 6. Fandi Rahman Hidayat, S.Hum. 7. Ratih Nurhidayah, SIP. 8. Sukarni, S.I.Pust. 9. Dian Widanarta, S.Hum. 10. Dimas Satrio, S.IP. 11. Misbahul Ilmi, S .Hum. 12. M. Ilyas Dalimar, S.Kom. Penerbit: Perpustakaan Nasional RI Jalan Salemba Raya Nomor 28 A Jakarta Pusat DKI Jakarta 10430 © 2022
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page v Kata Pengantar Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka sebagaimana tertuang di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Menurut Undang-Undang ini pula keberadaan perpustakaan harus dilaporkan kepada Perpustakaan Nasional. Salah satu upaya Perpustakaan Nasional sebagai perpustakaan pembina terkait amanat tersebut yakni dengan melakukan pendataan seluruh jenis perpustakaan serta mengeluarkan kode unik berupa Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). Hal tersebut juga merupakan upaya dalam mewujudkan perpustakaan sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan sebagai salah satu misi Perpustakaan Nasional RI. Agar semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan pendataan perpustakaan berbasis wilayah memiliki persamaan persepsi, maka Perpustakaan Nasional RI menerbitkan Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah. Pedoman ini menjadi acuan bagi seluruh pengelola aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah. Ucapan terima kasih kepada semua pihak yang menyumbangkan tenaga, pikiran, dan waktunya, sehingga pedoman ini dapat terwujud. Semoga pedoman ini bermanfaat bagi semua pihak. Jakarta, Januari 2022 Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan, Drs. Deni Kurniadi, M.Hum.
-halaman ini sengaja dikosongkan-
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page vii Daftar Isi Halaman Judul............................................................................................... ii Halaman Penerbitan..................................................................................... iv Kata Pengantar ............................................................................................. v Daftar Isi ......................................................................................................vii Daftar Gambar.............................................................................................. ix I. Pendahuluan......................................................................................... 13 1. Pengantar ....................................................................................................13 2. Dasar Hukum ...............................................................................................13 3. Tujuan.........................................................................................................15 4. Sasaran........................................................................................................15 5. Manfaat .......................................................................................................15 6. Istilah dan Definisi........................................................................................15 II. Pedoman Umum Pelaksanaan Pendataan Perpustakaan .................... 19 1. Persyaratan Pendaftaran Perpustakaan ..........................................................19 2. Persyaratan Pengajuan Nomor Pokok Perpustakaan........................................19 3. Persyaratan Pengelola Akun Pendataan Perpustakaan.....................................20 III. Aplikasi Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah ........................... 21 1. Alur Kerja Aplikasi Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah .........................21 1.1. Registrasi Akun User .........................................................................21 1.2. Hubungkan dengan Perpustakaan......................................................23 1.3. Daftarkan Perpustakaan ....................................................................24 1.4. Validasi dan Verifikasi........................................................................26 1.5. Pengajuan NPP .................................................................................26 1.6. Verifikasi NPP ...................................................................................33 1.7. Sertifikat NPP Digital .........................................................................34 1.8. Simulasi Standar Nasional Perpustakaan.............................................34 2. Ketentuan Pengisian Ruas Pada Aplikasi Pendataan Berbasis Wilayah ..............34 2.1. Penulisan Nama Orang ......................................................................34 2.2. Penulisan Nama Lembaga..................................................................35
Page viii | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah 2.3. Penulisan Nama Perpustakan di luar Nama Lembaga Induk .................35 2.4. Penulisan Alamat ..............................................................................35 3. Pemutakhiran Informasi Perpustakaan pada Aplikasi.......................................35 4. Penanganan Kendala terhadap Aplikasi Pendataan Perpustakaan.....................36 4.1. Fitur FAQ pada aplikasi pendataan perpustakaan ................................36 4.2. Fitur Pengaduan pada aplikasi pendataan perpustakaan......................36 4.3. Live Chat pada aplikasi pendataan perpustakaan ................................37 4.4. Email................................................................................................37 IV. Penutup .................................................................................................38
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page ix Daftar Gambar Gambar 1. Laman Web Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah.............21 Gambar 2. Laman Registrasi Akun Pendataan Berbasis Wilayah .............................21 Gambar 3. Email Pemberitahuan untuk Konfirmasi mengaktifkan Akun User ...........22 Gambar 4. Laman Fitur Hubungkan Perpustakaan .................................................23 Gambar 5. Laman Fitur Daftaran Perpustakaan .....................................................24 Gambar 6. Laman Validasi dan Verifikasi Admin ....................................................26 Gambar 7. Laman Dashboard Pengguna untuk Mengajuan NPP..............................26 Gambar 8. Notifikasi Email Persetujuan Pengajuan NPP .........................................33 Gambar 9 Fitur Pengaduan Pada Aplikasi Pendataan .............................................37
-halaman ini sengaja dikosongkan-
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page xi Daftar Lampiran Lampiran 1. Sertifikat Nomor Pokok Perpustakaan.................................................39
-halaman ini sengaja dikosongkan -
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 13 I. Pendahuluan 1. Pengantar Pasal 15 Ayat (3) huruf e Undang – undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan mengamanatkan agar pembentukan perpustakaan yang berada di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia memberitahukan keberadaannya kepada Perpustakaan Nasional. Salah satu upaya Perpustakaan Nasional sebagai perpustakaan pembina terkait amanat tersebut yakni dengan melakukan pendataan seluruh jenis perpustakaan serta mengeluarkan kode unik berupa Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). Hal tersebut juga merupakan upaya dalam mewujudkan perpustakaan sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan sebagai salah satu misi Perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan yang telah terdaftar dalam aplikasi pendataan berbasis wilayah oleh Perpustakaan Nasional RI dapat memperoleh manfaat sebagai berikut: a. Teridentifikasinya keberadaan perpustakaan; b. Perpustakaan dapat melaporkan perkembangannya melalui update informasi; c. Perpustakaan yang memiliki NPP akan menjadi prioritas program penerima pembinaan dan pengembangan urusan perpustakaan d. Berhak memasang NPP pada papan nama perpustakaan Agar semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan pendataan perpustakaan berbasis wilayah memiliki persamaan persepsi, maka Perpustakaan Nasional RI menerbitkan “Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah”. 2. Dasar Hukum a. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan; b. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan;
Page 14 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah c. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 6 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Desa / Kelurahan; d. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 7 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Kecamatan; e. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 8 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Kabupaten / Kota; f. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 9 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Provinsi; g. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 10 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah; h. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah; i. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 12 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah; j. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 13 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi; k. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 14 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Khusus; l. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2020 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional; m. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 7 Tahun 2020 Tentang Rencana Strategis Perpustakaan Nasional 2020-2024; n. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2021 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Luar Biasa; o. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2021 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Pendidikan Anak Usia Dini;
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 15 3. Tujuan Tujuan dari penyusunan pedoman pengelolaan aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah adalah: a. Memberikan petunjuk pelaksanaan kegiatan pendataan perpustakaan berbasis wilayah. b. Memberikan gambaran dan acuan pengelolaan aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah. c. Meningkatkan kualitas layanan pendataan perpustakaan berbasis wilayah guna memperoleh NPP sebagai upaya mewujudkan perpustakaan berbasis standar nasional perpustakaan. 4. Sasaran Terlaksananya kegiatan pendataan perpustakaan berbasis wilayah guna memperoleh NPP sesuai Norma Standar Prosedur Kriteria (NSPK) Perpustakaan Sekolah, NSPK Perpustakaan Perguruan Tinggi, NSPK Perpustakaan Umum, NSPK Perpustakaan Khusus. 5. Manfaat Manfaat yang diharapkan dari pedoman ini: a. Sarana informasi bagi pengelola / petugas perpustakaan yang akan mengajukan NPP. b. Seluruh tahap pelaksanaan pendaftaran NPP perpustakaan dapat berjalan sesuai NSPK Perpustakaan Perpustakaan Sekolah, NSPK Perpustakaan Perguruan Tinggi, NSPK Perpustakaan Umum, NSPK Perpustakaan Khusus. c. Seluruh petugas Perpustakaan Nasional yang terlibat memiliki acuan dalam pelaksanaan pendaftaran NPP. 6. Istilah dan Definisi a. Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Page 16 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah b. Aplikasi Pendataan Berbasis Wilayah merupakan sistem informasi pangkalan data yang berisi profil kelembagaan berbagai jenis perpustakaan yang dapat diakses dan dimutakhirkan secara online sehingga pengembangan, pembinaan dan pengelolaan kelembagaan perpustakaan per wilayah dapat dipantau secara real time. c. Nomor Pokok Perpustakaan (NPP) merupakan kode identitas khusus pada setiap unit perpustakaan di seluruh Indonesia di bawah koordinasi Perpustakaan Nasional RI yang ditetapkan berdasarkan kode area provinsi, kabupaten/kota, dan kode unik untuk jenis perpustakaan tertentu. d. Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama, dan status sosial-ekonomi. e. Perpustakaan Provinsi adalah perpustakaan daerah yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, dan perpustakaan pelestarian yang berkedudukan di ibukota provinsi. f. Perpustakaan Kabupaten/Kota adalah perpustakaan daerah yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian dan perpustakaan pelestarian yang berkedudukan di kabupaten/kota. g. Perpustakaan Kecamatan adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh pemerintah kecamatan yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kecamatan serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender. h. Perpustakaan Desa/Kelurahan adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh pemerintah desa/kelurahan yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah desa/kelurahan serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender.
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 17 i. Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain. j. Perpustakaan Pondok Pesantren adalah perpustakaan yang berada di lingkungan pondok pesantren yang digunakan untuk siswa pesantren dan lingkungan sekitarnya k. Perpustakaan Rumah Ibadah adalah salah satu jenis perpustakaan khusus yang penyelenggaraannya dilakukan oleh pemilik/ pendiri rumah ibadah, korporasi, yayasan, lembaga masyarakat dan lain sebagainya l. Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang merupakan bagian integral dari kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan berfungsi sebagai pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan yang berkedudukan di perguruan tinggi. m. Perpustakaan Sekolah Menengah Atas /Madrasah Aliyah adalah perpustakaan yang berada pada satuan pendidikan formal di lingkungan pendidikan Sekolah Menengah Atas /Madrasah Aliyah (SMA/SMK/MA/MAK) yang merupakan bagian integral dari kegiatan sekolah yang bersangkutan, dan merupakan salah satu pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan. n. Perpustakaan Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah adalah perpustakaan yang berada pada satuan pendidikan formal di lingkungan pendidikan Sekolah Menengah Pertama /Madrasah Tsanawiyah yang merupakan bagian integral dari kegiatan sekolah yang bersangkutan, dan merupakan salah satu pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan. o. Perpustakaan Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah adalah perpustakaan yang berada pada satuan pendidikan formal di lingkungan pendidikan sekolah dasar/madrasah ibtidaiyah yang merupakan bagian integral dari kegiatan sekolah yang bersangkutan, dan merupakan salah satu pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan.
Page 18 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah p. Perpustakaan Sekolah Luar Biasa adalah perpustakaan yang berada di lingkungan SLB yang merupakan bagian integral dari kegiatan SLB dan merupakan pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan SLB yang bersangkutan. q. Perpustakaan PAUD adalah perpustakaan yang berada di lingkungan PAUD yang merupakan bagian integral dari kegiatan PAUD dan merupakan pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan PAUD yang bersangkutan.
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 19 II. Pedoman Umum Pelaksanaan Pendataan Perpustakaan 1. Persyaratan Pendaftaran Perpustakaan Pendataan perpustakaan baik dalam rangka perolehan NPP dan penyesuaian terhadap Standar Nasional Perpustakaan (SNP) diberlakukan untuk seluruh jenis perpustakaan. Sebelum memperoleh NPP, petugas/pengelola perpustakaan terlebih dahulu harus mendaftarkan perpustakaannya. Pendaftaran perpustakaan dilakukan melalui aplikasi yang sama pada saat registrasi akun user. Persyaratan utama yang harus dipenuhi dalam melakukan pendaftaran perpustakaan dalam program pendataan adalah sebagai berikut: a. Memiliki koleksi perpustakaan yang bervariasi. Syarat ini tidak ada batasan jumlah minimal dan jenis koleksi. b. Memiliki sarana dan prasarana perpustakaan. Syarat ini berupa tersedianya ruang perpustakaan tanpa adanya batasan luas ruang. c. Melakukan layanan rutin. Layanan rutin dapat berupa layanan baca di tempat atau layanan keliling. d. Memiliki tenaga pengelola perpustakaan. Tenaga pengelola perpustakaan dapat berupa pustakawan, tenaga perpustakaan atau pemilik / pendiri perpustakaan. e. Memiliki sumber pendanaan. Sumber pendanaan dapat berasal dari APBN, APBD, donasi atau dana pribadi pemilik perpustakaan tanpa adanya batasan jumlah dana. 2. Persyaratan Pengajuan Nomor Pokok Perpustakaan Setelah mendaftarkan perpustakaannya, pengelola perpustakaan diperkenankan mengajukan permohonan untuk memperoleh Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). Syarat pengajuan NPP adalah memiliki SK Pendirian Perpustakaan atau Surat Keterangan Domisili/Keberadaan Perpustakaan yang disahkan oleh minimal Kepala Lembaga/Pejabat Daerah setempat. Syarat SK Pendirian Perpustakaan (sesuai ketentuan NSPK Perpustakaan) berlaku untuk perpustakaan umum, perpustakaan PAUD/sekolah/madrasah/pondok pesantren dan Lembaga pendidikan keagamaan lain, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan
Page 20 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah khusus baik di lembaga pemerintah dan non pemerintah/swasta. Surat Keterangan Domisili/Keberadaan Perpustakaan berlaku untuk perpustakaan komunitas, perpustakaan rumah ibadah, perpustakaan pribadi dan perpustakaan LSM. Surat Keterangan Domisili/Keberadaan Perpustakaan dapat berasal dari pengurus RT/RW setempat atau lembaga induk dari lembaga / organisasi yang bersangkutan. 3. Persyaratan Pengelola Akun Pendataan Perpustakaan Agar pengelolaan akun pendataan perpustakaan berjalan baik dan berkesinambungan, perpustakaan perlu memperhatikan staf/pegawai yang diberikan tanggung jawab dalam mengelola akun tersebut. Staf/pegawai yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola akun pendataan perpustakaan harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. Bekerja di perpustakaan dibuktikan dengan surat tugas/surat perjanjian kerja oleh pimpinan/pejabat daerah setempat. b. Mampu mengoperasikan komputer, termasuk mengoperasikan aplikasi umum seperti aplikasi perkantoran (office application), dan aplikasi perambah (browser) internet. c. Mengerti tata cara pengambilan titik koordinat suatu lokasi/tempat pada Fitur Maps/Peta Online (dijelaskan lebih rinci pada Bab III poin 1 tentang Alur kerja Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah)
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 21 III. Aplikasi Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah 1. Alur Kerja Aplikasi Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah Pendaftaran perpustakaan dilakukan petugas perpustakaan secara mandiri melalui aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah yang dapat diakses melalui laman http://data.perpusnas.go.id dengan tampilan sebagai berikut: Gambar 1. Laman Web Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah Secara lebih rinci, alur pendaftaran akun pada Aplikasi Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah adalah sebagai berikut: 1.1. Registrasi Akun User Gambar 2. Laman Registrasi Akun Pendataan Berbasis Wilayah
Page 22 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah Registrasi akun user merupakan pengisian akun pribadi dari pengelola perpustakaan (bukan akun Perpustakaan). Pengisian ruas mengikuti Ketentuan Ruas Pendataan Berbasis Wilayah pada Bab III poin 2 tentang Ketentuan Pengisian Ruas Pada Aplikasi Pendataan Berbasis Wilayah. Jika hanya ingin mendaftar sebagai pengguna tanpa menghubungkan akun pribadi ke perpustakaan maka tahapan selesai di sini. User yang melakukan pendaftaran akun akan mendapatkan mail notification/pemberitahuan email untuk melakukan konfirmasi pendaftaran seperti pada Gambar 3. agar akun yang didaftarkan dapat aktif dan dapat login/masuk ke akun user dan melanjutkan ke tahap selanjutnya, yakni Fitur Hubungkan Perpustakaan. Gambar 3. Email Pemberitahuan untuk Konfirmasi mengaktifkan Akun User
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 23 1.2. Hubungkan dengan Perpustakaan Gambar 4. Laman Fitur Hubungkan Perpustakaan Akun User sebagai Petugas/Pengelola Perpustakaan yang ingin menghubungkan dengan akun perpustakaan tertentu yang telah terdaftar dalam aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah, wajib untuk mencari perpustakaannya pada kolom pencarian. Jika perpustakaan yang dimaksud telah ditemukan dalam pencarian maka selanjutnya langsung pilih menu buat akun. Proses menghubungkan akun user sebagai petugas/pengelola perpustakaan dengan perpustakaan di wilayah tertentu berhenti sampai disini. Jika proses akan dilanjutkan melalui permohonan NPP, maka diarahkan ke tahap selanjutnya yakni pengajuan NPP. Pada kondisi lain, jika perpustakaan yang dimaksud tidak ditemukan dalam ruas pencarian maka user sebagai petugas/pengelola perpustakaan diarahkan ke tahap selanjutnya, yakni Fitur Daftarkan perpustakaan.
Page 24 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah 1.3. Daftarkan Perpustakaan Gambar 5. Laman Fitur Daftaran Perpustakaan
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 25 1) Pendaftaran Perpustakaan merupakan pendaftaran akun perpustakaan. Fungsi pendaftaran perpustakaan hanya digunakan pada saat perpustakaan tidak ditemukan dalam kolom pencarian perpustakaan 2) Pemilihan Jenis Perpustakaan dan Subjenis Perpustakaan mengikuti istilah dan definisi sebagaimana dijelaskan pada Bab I. Poin 6. Istilah dan Definisi. 3) Nama Lembaga adalah nama lembaga/instansi/organisasi/yayasan yang menaungi perpustakaan. Penulisan nama institusi mengikuti Ketentuan Ruas Pendataan Berbasis Wilayah pada Bab III Poin 2. 4) Nama Perpustakaan adalah nama yang dimiliki oleh perpustakaan, seperti Perpustakaan Universitas Indonesia mempunyai nama Crystal of Knowledge, maka ditulis Crystal of Knowledge. Penulisan nama perpustakaan mengikuti Ketentuan Ruas Pendataan Berbasis Wilayah pada Bab III Poin 2. 5) Alamat, merupakan letak/alamat perpustakaan itu berada (bukan alamat lembaga induk). Ketentuan penulisan alamat ada pada Bab III Poin 2. Ketentuan Pengisian Ruas Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah. 6) Nomor Telepon merupakan nomor telepon perpustakaan yang dapat dihubungi, jika tidak ada telepon khusus dapat ditulis nomor telepon Lembaga induk. Jika ada ekstensi khusus, maka sertakan ext. (nomor ekstensi). Penulisan nomor telepon terdiri dari angka dengan tidak menyertakan tanda atau simbol seperti “()” kurung, “-“ strip, atau simbol lain. 7) Email perpustakaan merupakan email aktif perpustakaan (bukan email petugas/staf perpustakan). Jika perpustakaan belum memiliki email, maka disarankan untuk mendaftarkan email terlebih dahulu. 8) Informasi Geospasial Perpustakaan merupakan titik koordinat perpustakaan berada. Petugas dapat melakukan pencarian nama perpustakaan/Lembaga induk/alamat perpustakaan untuk kemudian menentukan titik koordinat lokasi perpustakaan.
Page 26 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah 1.4. Validasi dan Verifikasi Gambar 6. Laman Validasi dan Verifikasi Admin Setelah pendaftaran atau hubungkan perpustakaan telah selesai dilakukan oleh petugas/pengelola perpustakaan, maka Admin Perpustakaan Daerah Kota/kabupaten atau Admin Perpustakaan Daerah Provinsi akan melakukan validasi terhadap perpustakaan yang telah didaftarkan. Setelah perpustakaan divalidasi maka Admin Perpustakaan Nasional RI akan memverifikasi data perpustakaan yang didaftarkan. Proses pendaftaran keberadaan perpustakaan di wilayah tertentu berhenti sampai disini. Jika proses akan dilanjutkan melalui permohonan NPP, maka diarahkan ke tahap selanjutnya yakni Fitur Pengajuan NPP. 1.5. Pengajuan NPP Gambar 7. Laman Dashboard Pengguna untuk Mengajuan NPP
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 27 Fitur pengajuan NPP hanya bisa dilakukan oleh perpustakaan yang sudah diverifikasi oleh Perpustakaan Nasional RI. Fitur ini dapat digunakan setelah pengguna login dan terhubung ke perpustakaan di wilayah tertentu sesuai dengan syarat dan ketentuan yang dijelaskan pada Bab II Poin 3. Pada Fitur Pengajuan NPP, data yang dibutuhkan dibedakan berdasarkan jenis perpustakaan. Berikut adalah kebutuhan data dalam Fitur Pengajuan NPP yang perlu dipersiapkan sesuai dengan jenis perpustakaan: 1.5.1. Perpustakaan Sekolah ▪ Nama Kepala Sekolah (wajib) ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) (wajib) ▪ Status Kelembagaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ SK Lembaga (wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Website (tidak wajib) ▪ Jumlah Peserta Didik (wajib) ▪ Jumlah Rombongan Belajar (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan dalam m2 (wajib) ▪ Rata-rata jam layanan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jenis Layanan Perpustakaan (dapat dipilih lebih dari satu) (wajib) ▪ Persentase anggaran perpustakaan dari total anggaran sekolah di luar belanja pegawai dan pemeliharaan serta perawatan Gedung (wajib) ▪ Jam layanan (wajib) ▪ Jumlah jam layanan dalam seminggu (wajib) ▪ Jumlah tenaga pustakawan (wajib) ▪ Jumlah tenaga teknis Perpustakaan (wajib)
Page 28 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah 1.5.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi ▪ Nama Rektor/Kepala Perguruan Tinggi (wajib) ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Status Kelembagaan (wajib) ▪ Jenis Kelembagaan (wajib) ▪ Visi dan Misi Perpustakaan (tidak wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Website Lembaga / Perpustakaan (tidak wajib) ▪ SK Lembaga (wajib) ▪ Jumlah Mahasiswa (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Perpustakaan berdasarkan Kualifikasi Pendidikan (wajib) ▪ Jenis Layanan Perpustakaan (wajib) ▪ Sistem Layanan Perpustakaan (wajib) ▪ Hari buka Layanan (wajib) ▪ Jam buka-tutup Layanan (wajib) ▪ Program kegiatan perpustakaan (wajib) ▪ Sumber anggaran perpustakaan perguruan tinggi (wajib) ▪ Tersedia anggaran perpustakaan setiap tahun minimal 5% dari total anggaran perguruan tinggi di luar pengembangan fisik dan gaji (wajib) ▪ Sarana perpustakaan yang ada (wajib) ▪ Kegiatan pengorganisasian informasi dan pelayanan perpustakaan sudah terotomasi dengan memanfaatkan teknologi informasi (wajib)
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 29 ▪ Sistem otomasi perpustakaan (wajib jika perpustakaan sudah terotomasi) ▪ Pernah menerima bantuan stimulan perpustakaan (wajib) ▪ Jenis Bantuan Stimulan Perpustakaan (wajib jika pernah menerima bantuan) ▪ Sumber Bantuan Stimulan Perpustakaan (wajib jika pernah menerima bantuan) 1.5.3. Perpustakaan Umum Perpustakaan Umum dibagi menjadi beberapa subjenis dengan kebutuhan masing-masing ruas sebagai berikut: 1) Provinsi ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Penduduk Provinsi (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Tanah Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Pustakawan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Teknis (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 2) Kabupaten/Kota ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Penduduk Kab/Kota(wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib)
Page 30 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Tanah Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Pustakawan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Teknis (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 3) Kecamatan ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Penduduk Kecamatan (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 4) Desa/Kelurahan ▪ Nama Lembaga Induk/Desa (wajib) ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Penduduk Desa/Kelurahan (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib)
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 31 5) Perpustakaan Komunitas/Masyarakat/lainnya ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (tidak wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 1.5.4. Perpustakaan Khusus 1) Lembaga Pemerintah/Kementerian ▪ Nama Lembaga Induk (wajib) ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Pustakawan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Teknis Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 2) Rumah Ibadah ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib)
Page 32 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (tidak wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 3) Rumah Sakit ▪ Nama Lembaga Induk (wajib) ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Pustakawan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Teknis Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 4) Lapas ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib) ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Pustakawan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Teknis Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 5) Organisasi Lainnya ▪ Nama Lembaga Induk (wajib) ▪ Nama Kepala Perpustakaan (wajib)
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 33 ▪ Situs Web (tidak wajib) ▪ Tahun Berdiri Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Anggota Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Judul Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Eksemplar Koleksi Perpustakaan (wajib) ▪ Luas Gedung Perpustakaan (wajib) ▪ Jumlah Tenaga Perpustakaan (wajib) ▪ SK Pendirian Perpustakaan (wajib) ▪ Akreditasi Perpustakaan (wajib) 1.6. Verifikasi NPP Setelah data tersebut dipenuhi pada setiap ruas dalam Fitur Pengajuan NPP, maka Admin Perpustakaan Nasional RI akan melakukan verifikasi dan menerbitkan persetujuan pengajuan NPP. Tanda persetujuan pengajuan NPP akan dikirimkan melalui mail notification/pemberitahuan email seperti pada Gambar 8. Setelah perpustakaan memperoleh NPP maka perpustakaan wajib mempublikasikan NPP pada papan nama perpustakaan dan/atau kop surat perpustakaan sebagai bentuk legalitas bahwa perpustakaan tersebut telah terdaftar sebagai mitra binaan Perpustakaan Nasional RI. Gambar 8. Notifikasi Email Persetujuan Pengajuan NPP
Page 34 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah 1.7. Sertifikat NPP Digital Sertifikat NPP Digital akan tersedia apabila Perpustakaan telah melengkapi seluruh data dan NPP sudah terverifikasi. Sertifikat NPP Digital dapat diunduh pada fitur download sertifikat pada aplikasi pendataan perpustakaan. 1.8. Simulasi Standar Nasional Perpustakaan Fitur Simulasi Standar Nasional Perpustakaan adalah fitur untuk Pengelola / Petugas untuk mengukur kesesuaian perpustakaan yang dikelolanya terhadap Standar Nasional Perpustakaan (SNP). Pada simulasi ini, ruas-ruas yang digunakan sudah disesuaikan SNP dengan jenis dan subjenis perpustakaannya. Sehingga pada saat Pengelola / Petugas selesai mengisi simulasi tersebut secara otomatis sistem akan memproses dan menampilkan hasil kesesuaian dari masingmasing komponen terhadap standar yang telah ditetapkan (dalam hal ini adalah SNP). Fitur ini dapat digunakan sebagai acuan awal melakukan self-monitoring terhadap pengelolaan perpustakaan berbasis SNP sebelum melangkah pada tahap pengajuan akreditasi perpustakaan kepada Direktorat Standarisasi dan Akreditasi Perpustakaan Nasional RI. 2. Ketentuan Pengisian Ruas Pada Aplikasi Pendataan Berbasis Wilayah 2.1. Penulisan Nama Orang Penulisan nama ditulis secara lengkap sesuai dengan nama yang tercantum pada bukti identitas seperti Kartu Tanda Penduduk, Akta Pendirian, Surat Ijin Usaha Perusahaan, dan lain sebagainya; ditulis tanpa menggunakan gelar kebangsawanan / gelar akademis / gelar keagamaan / pangkat militer / pangkat polisi. Contoh: Anisa Islami, S.Hum Ditulis: Anisa Islami
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 35 2.2. Penulisan Nama Lembaga Penulisan nama lembaga tanpa mencantumkan nama bentuk hukum, serta mengikuti Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) dan tanpa singkatan Contoh: SMA Negeri 1 Jakarta Ditulis: Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Jakarta 2.3. Penulisan Nama Perpustakan di luar Nama Lembaga Induk Penulisan nama perpustakaan di luar nama lembaga Induk yang dimaksudkan merupakan perpustakaan yang memiliki nama khusus/nama tersendiri di luar nama lembaga induknya. Maka, pedoman penulisannya adalah menuliskan lengkap nama perpustakaan tanpa mencantumkan nama lembaga induknya, mengikuti Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) dan tanpa singkatan. Contoh: Perpustakaan Ki Hajar Dewantara, Lembaga Induk SMA Negeri 70 Jakarta Ditulis: Perpustakaan Ki Hajar Dewantara Sekolah Menengah Atas Negeri 70 Jakarta 2.4. Penulisan Alamat Penulisan alamat tanpa mengulang kembali kelurahan/desa, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi, terdiri dari Tipe Lokasi *Tidak Disingkat (Gedung, Kawasan, Komplek); Nama Lokasi; Tipe Jalan Tidak Disingkat (Jalan, Gang, Desa, Kampung); Nama Jalan; Nomor Contoh: Jl. Taman Malaka Selatan No. 1 Ditulis: Jalan Taman Malaka Selatan Nomor 1 3. Pemutakhiran Informasi Perpustakaan pada Aplikasi Perpustakaan wajib melakukan pemutakhiran informasi sekurang-kurangnya satu tahun sekali. Pemutakhiran informasi dilakukan atas berbagai komponen perpustakaan yang tertera pada aplikasi NPP.
Page 36 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah 4. Penanganan Kendala terhadap Aplikasi Pendataan Perpustakaan Apabila terjadi kendala terhadap akses aplikasi atau membutuhkan penjelasan lebih lanjut mengenai penggunaan aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah, terdapat beberapa kanal komunikasi yang dapat digunakan untuk melaporkan, mengadukan dan menegkonsultasikan kendala-kendala tersebut kepada Admin Perpusnas RI. 4.1. Fitur FAQ pada aplikasi pendataan perpustakaan Fitur FAQ (Frequently Asked Question) merupakan fitur dalam Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis wilayah yang dapat anda gunakan sebagai panduan dalam mencari jawaban dari kendala-kendala yang anda alami dalam menggunakan aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah. Fitur FAQ ini berisi kumpulan pertanyaan yang sering diajukan beserta jawabannya. 4.2. Fitur Pengaduan pada aplikasi pendataan perpustakaan Fitur pengaduan adalah fitur untuk menginformasikan kendala yang ditemukan atau menanyakan lebih detail perihal pendaftaran perpustakaan dan pengajuan NPP. Melalui formulir pengaduan ini, pengguna dapat melengkapi pertanyaan dengan mengunggah lampiran gambar atau dokumen tertentu (jika diperlukan). Tanggapan terhadap pengaduan yang disampaikan melalui fitur ini akan dikirimkan pada email yang tercantum pada formulir pengaduan tersebut.
Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah | Page 37 Gambar 9 Fitur Pengaduan Pada Aplikasi Pendataan 4.3. Live Chat pada aplikasi pendataan perpustakaan Fitur Live Chat merupakan kanal komunikasi bersifat interaktif dan tersedia pada jam operasional tertentu. 4.4. Email Apabila terjadi kendala pada akses aplikasi pendataan perpustakaan dan menyebabkan kanal komunikasi tersebut pada poin 4.1 sampai dengan 4.3 tidak dapat dijangkau, maka pengguna dapat menginformasikan kendala atau pertanyaan yang diajukan melalui alamat email: [email protected] pada jam operasional tertentu sebagai mana disebutkan pada poin 4.3.
Page 38 | Pedoman Pengelolaan Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah IV. Penutup Pedoman ini disusun sebagai acuan penyelenggaraan kegiatan pendataan perpustakaan pada Aplikasi Pendataan Perpustakaan berbasis Wilayah. Melalui pedoman ini diharapkan penyelenggaraan kegiatan pendataan perpustakaan baik oleh Admin Perpustakaan Nasional RI, Admin Perpustakaan Daerah Tingkat Provinsi, Admin Perpustakaan Daerah Tingkat Kabupaten/Kota maupun Admin Pengelola/petugas Perpustakaan dapat terselenggara dengai baik, efektif, dan efisien. Hal-hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini dapat dikembangkan dan akan diatur dalam ketetapan lain oleh Perpustakaan Nasional RI.
Lampiran 1. Sertifikat Nomor Pokok Perpustakaan