Ahli Kumpulan : • NOOR JANNAH BINTI ABDUL MALIK • ILIAS BIN MOHAMAD
Alan Barker
Kamus Dewan Edisi ke-4
• •
•
••••
Mesyuarat didefinisikanikan sebagai perhimpunan formal antara tiga atau lebih orang menggunakan proses komunikasi untuk mencapai objektif bersama. Berfungsi untuk menyampaikan maklumat, menyelaraskan tugas, menyelesaikan konflik, menentukan keputusan, membincangkan rancangan masa depan, dan memperbaiki prestasi kerja.
a) Perancangan Mesyuarat: • Mesyuarat perlu dirancang dan ditakwimkan. • Dilaksanakan mengikut ketetapan dalam takwim. b) Penangguhan dan Pembatalan: • Maklumkan penangguhan dan pembatalan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat. • Memungkinkan ahli membuat perancangan alternatif. c) Notis Mesyuarat: • Notis penting dihantar dua (2) minggu atau sepuluh (10) hari sebelum mesyuarat. • Memastikan pihak terlibat mempunyai cukup persediaan. d) Minit Mesyuarat: • Draf minit disiapkan dalam tiga (3) hari selepas mesyuarat. • Diedarkan kepada semua ahli dalam tujuh (7) hari selepas kelulusan.
e) Kemudahan Bilik Mesyuarat: • Bilik mesyuarat perlu lengkap, kemas, bersih, dengan perabot mencukupi. • Alat pandang dengar dan kelengkapan lain harus berfungsi dengan baik. f) Keputusan dan Tindakan Susulan: • Urus setia menyediakan maklum balas bagi setiap keputusan mesyuarat. • Minit diedarkan, ringkasan dan analisis maklum balas disusun. g) Penyertaan Semua Ahli: • Mesyuarat yang baik melibatkan penyertaan semua ahli. • Setiap ahli diberi peluang untuk menyuarakan pandangan. h) Pengurusan Masa: • Mesyuarat tidak melebihi 120 minit untuk kualiti yang baik. • Pengerusi mesyuarat juga menjadi pengerusi pertubuhan/organisasi. • Mesyuarat harus efisien tanpa mengganggu atau membosankan ahli.
a) Mesyuarat Pengurusan b) Mesyuarat Kerja Berkumpulan c) Mesyuarat Berkala atau Rutin d) Mesyuarat Penerangan atau Taklimat e) Mesyuarat Acara Khas atau Khas f) Mesyuarat Keputusan atau Penyelesaian g) Mesyuarat Elektronik
CARTA ALIR PENGURUSAN MESYUARAT
4.2.1 Matlamat Mesyuarat Menyatakan matlamat atau objektif mesyuarat dengan jelas untuk memberikan fokus kepada perbincangan. 4.2.2 Agenda Mesyuarat Membuat agenda yang jelas dan terkini sebelum mesyuarat untuk memberi panduan kepada ahli. 4.2.3 Notis Mesyuarat Menghantar notis mesyuarat kepada ahli dengan maklumat penting seperti tarikh, masa, tempat, dan agenda. 4.2.4 Mendapatkan Maklum Balas Bagi Mesyuarat Lepas Mendapatkan maklum balas dari peserta mesyuarat sebelum mesyuarat seterusnya.
4.2.5 Persediaan Tempat Memastikan tempat dan fasiliti mesyuarat disediakan dengan baik. a) Tujuan : Menyampaikan maklumat
4.2.5 Persediaan Tempat Memastikan tempat dan fasiliti mesyuarat disediakan dengan baik. b) Tujuan : Berunding atau membuat keputusan i
4.2.6 Membuat Pra-mesyuarat dan Draf Ucapan Berbincang dengan pengerusi sebelum mesyuarat dan menyediakan draf ucapan jika perlu. 4.2.7 Pengesahan Kehadiran Menguruskan pengesahan kehadiran ahli mesyuarat dan menyediakan senarai kehadiran. 4.2.8 Menangguh atau Membatalkan Mesyuarat Memberitahu ahli mesyuarat jika berlaku penangguhan atau pembatalan mesyuarat.
4.3.1 Pembukaan Mesyuarat Pengerusi membuka mesyuarat dengan jelas menyatakan matlamat dan konsep mesyuarat. 4.3.2 Pengesahan Agenda Peserta mengesahkan agenda pada permulaan mesyuarat. 4.3.3 Pengurusan Masa Menetapkan had masa untuk mesyuarat dan memastikan ia berjalan mengikut jadual.
4.3.4 Mengendalikan Perbincangan Pengerusi memimpin perbincangan dan menggalakkan penyertaan aktif ahli mesyuarat. 4.3.5 Catatan Minit Mesyuarat Mencatat minit mesyuarat dengan teliti dan mencakupi butiran penting serta keputusan yang diambil. 4.3.6 Buat Ringkasan dan Kesimpulan Membuat ringkasan tentang keputusan atau cadangan yang telah dibuat pada akhir perbincangan.
4.4.1 Menyediakan Minit Mesyuarat Menyediakan minit mesyuarat yang betul dan merangkumi butiran penting dan keputusan yang diambil. 4.4.2 Mengedarkan Minit Mesyuarat Mengedarkan minit mesyuarat yang diluluskan kepada ahli mesyuarat dalam masa yang sesuai. 4.4.3 Mendapatkan Maklumbalas Mesyuarat Mendapatkan maklum balas daripada ahli mesyuarat berkenaan tindakan lanjut keputusan mesyuarat. 4.4.4 Kemaskini Rekod dan Fail Mengemas kini rekod dan fail mesyuarat untuk memudahkan akses dan rujukan pada masa akan datang.
4.5.1 Kriteria Penilaian Menetapkan kriteria penilaian yang melibatkan kehadiran, penyertaan, kejelasan objektif, ketepatan masa, dan keberkesanan tindakan yang diambil. 4.5.2 Kaji Semula Pelaksanaan Mesyuarat Melakukan kajian semula terhadap proses pelaksanaan mesyuarat untuk mengenal pasti penambahbaikan yang perlu dilakukan. 4.5.3 Perolehan Maklumbalas Memperoleh maklum balas dari ahli mesyuarat untuk memahami pandangan dan penilaian mereka terhadap keberkesanan mesyuarat.
BORANG PENILAIAN MESYUARAT
SISTEM MYMESYUARAT 5.1 Definisi Sistem MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan mesyuarat dan pemantauan keputusan mesyuarat secara dalam talian. 5.2 Tujuan Tujuan sistem MyMesyuarat ini dibangunkan adalah untuk mentransformasikan proses pengurusan mesyuarat ke arah pengurusan mesyuarat secara digital yang lebih efektif dan efisien bagi menyokong Kerajaan Digital
5.3 Faedah • Memudah dan mempercepatkan kerja keurusetiaan • Memudahkan pemantauan status keputusan/tindakan. • Memudahkan perkongsian dan pencarian maklumat. • Mempercepatkan proses membuat keputusan. • Menjimatkan kos dan masa pengurusan mesyuarat. • Menjurus ke arah paperless dan Green IT
•••••••
NOTIS MESYUARAT
REKOD KEHADIRAN
MINIT MESYUARAT
MAKLUM BALAS MINIT
CONTOH MESYUARAT