คู่มือการปฏิบัติ

คู่มือ ( M a n u a l ) การใช้งานฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) กับแบบสัญญาจ้าง (Word) องค์การบริหารส่วนจังหวัดสระแก้ว กองการเจ้าหน้าที่

คู่มือ (Manual) รหัสเอกสาร คม.003/กจ./ฝสห./2565 หน่วยงานที่จัดทำ กองการเจ้าหน้าที่ ฝ่ายสรรหาและบรรจุแต่งตั้ง ที่ปรึกษา นางสาววริศรา สุรโคตร ผู้อำนวยการกองการเจ้าหน้าที่ เดือน กันยายน พ.ศ. 2565 การใช้งานฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) กับแบบสัญญาจ้าง (Word) องค์การบริหารส่วนจังหวัดสระแก้ว

ก คำนำ จากการดำเนินงานต่อสัญญาจ้างของพนักงานจ้างในสังกัดองค์การบริหารส่วนจังหวัดสระแก้ว ที่ผ่านมา พบว่าการปรับปรุง แก้ไข เพิ่มเติมข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงานจ้าง เช่น อายุ ฐานเงินเดือน ผู้มีอำนาจ ลงนามและพยานลงนามที่มีการเปลี่ยนแปลง จึงต้องแก้ไขหรือเพิ่มเติมในทุกสัญญาจ้างของพนักงานจ้างแต่ละคน ซึ่งทำให้ใช้เกิดความล่าช้าในการดำเนินงาน ด้วยเหตุนี้ กองการเจ้าหน้าที่ในฐานะหน่วยงานที่รับผิดชอบได้ศึกษาหาวิธีการทำงานที่ช่วย ลดเวลาการปฏิบัติงาน ทำให้เกิดความรวดเร็วในการดำเนินงาน จึงจัดทำคู่มือ “การใช้งานฐานข้อมูลพนักงาน จ้าง (Excel) กับแบบสัญญาจ้าง (Word)” เพื่อนำฐานข้อมูล (Database) ของพนักงานจ้างที่บันทึกในระบบ โปรแกรม Excel นำมาประยุกต์ใช้กับแบบสัญญาจ้าง (Word) เพื่อให้สามารถใช้งานได้ไปในทิศทางเดียวกัน ช่วยเสริมให้การทำงานของระบบเดิมที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและมีความคล่องตัวและรวดเร็วมากขึ้น นางสาวจินตนา พรหมอยู่ เจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน 1

ข สารบัญ หน้า ส่วนที่ 1 บทนำ หลักการและเหตุผล 1 วัตถุประสงค์ 1 ขอบเขต 1 คำนิยาม 2 ผลที่คาดว่าจะได้รับ 3 ส่วนที่ 2 ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การออกแบบระบบงานฐานข้อมูลด้วย Excel 4 สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการออกแบบฐานข้อมูลด้วย Excel 4 เงื่อนไขการออกแบบฐานข้อมูลด้วย Excel 5 เหตุผลที่ควรทำงานแบบฐานข้อมูล 5 การวิเคราะห์ระบบเพื่อการออกแบบฐานข้อมูล 6 ลักษณะของฐานข้อมูลที่ดี 6 Mail Merge คืออะไร 7 Mail Merge ดียังไง 7 วิธีการใช้ Mail Merge 8 ส่วนที่ 3 การสร้างฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) การสร้างฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) 14 ส่วนที่ 4 การใช้งานฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) กับแบบสัญญาจ้าง (Word) การใช้งานฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) กับแบบสัญญาจ้าง (Word) 17

ส่วนที่ 1 บทนำ 1. หลักการและเหตุผล ตามที่องค์การบริหารส่วนจังหวัดสระแก้วดำเนินการต่อสัญญาจ้างพนักงานจ้างในสังกัด ตามประกาศคณะกรรมการข้าราชการองค์การบริหารส่วนจังหวัด จังหวัดสระแก้ว (ก.จ.จ.สระแก้ว) เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์และเงื่อนไขเกี่ยวกับพนักงานจ้าง ลงวันที่ 14 กรกฎาคม 2547 ข้อ 9 การจ้าง พนักงานจ้าง จะต้องได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการข้าราชการองค์การบริหารส่วนจังหวัดก่อน จึงทำสัญญาจ้างได้ โดยพนักงานจ้างตามภารกิจและพนักงานจ้างผู้เชี่ยวชาญพิเศษ ให้ทำเป็นสัญญาจ้าง ไม่เกินคราวละ 4 ปี สำหรับพนักงานจ้างทั่วไปให้ทำสัญญาจ้างไม่เกินคราวละ 1 ปีหรือตามโครงการที่มี กำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดไว้ โดยอาจมีการต่อสัญญาได้ ทั้งนี้ตามความเหมาะสมและความจำเป็นของแต่ละ องค์การบริหารส่วนจังหวัด ซึ่งจากการต่อสัญญาจ้างในแต่ละครั้งต้องมีการปรับปรุง แก้ไข เพิ่มเติมข้อมูลต่าง ๆ ในหนังสือสัญญาจ้างของพนักงานจ้าง เช่น อายุ ฐานเงินเดือน ผู้มีอำนาจลงนามและพยานลงนามที่มีการ เปลี่ยนแปลง จึงต้องแก้ไขหรือเพิ่มเติมในทุกสัญญาจ้างของพนักงานจ้างแต่ละคน ซึ่งทำให้ใช้เกิดความล่าช้า ในการดำเนินงาน ด้วยเหตุนี้ กองการเจ้าหน้าที่ในฐานะหน่วยงานที่รับผิดชอบได้ศึกษาหาวิธีการทำงานที่ช่วย ลดเวลาการปฏิบัติงาน ทำให้เกิดความรวดเร็วในการดำเนินงาน จึงจัดทำคู่มือ “การใช้งานฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) กับแบบสัญญาจ้าง (Word)” เพื่อนำฐานข้อมูล (Database) ของพนักงานจ้างที่บันทึกในระบบ โปรแกรม Excel นำมาประยุกต์ใช้กับแบบสัญญาจ้าง (Word) เพื่อให้สามารถใช้งานได้ไปในทิศทางเดียวกัน ช่วยเสริมให้การทำงานของระบบเดิมที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและมีความคล่องตัวและรวดเร็วมากขึ้น 2. วัตถุประสงค์ 2.1 เพื่อให้การนำข้อมูลจากฐานข้อมูลพนักงานจ้างในระบบโปรแกรม Microsoft Excel ที่มีอยู่มารวมกับหนังสือสัญญาจ้างที่จัดเตรียมตามฟอร์แมตของ Microsoft Word มาใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมี ประสิทธิภาพ 2.2 เพื่อเสริมการทำงานของระบบเดิมที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และมีความ คล่องตัวและรวดเร็วมากขึ้น ๒.3 เพื่อลดขั้นตอนและประหยัดเวลาในการทำงาน 2.4 เพื่อเป็นมาตรฐานในการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน 3. ขอบเขต เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการจัดทำหนังสือสัญญาจ้างของพนักงานจ้างในสังกัด

2 4. คำนิยาม พนักงานจ้าง หมายความว่า ลูกจ้างขององค์การบริหารส่วนจังหวัด ตามพระราชบัญญัติ ระเบียบบริหารงานบุคคลส่วนท้องถิ่น พ.ศ. 2542 โดยเป็นบุคคลซึ่งได้รับการจ้าง ตามสัญญาจ้างตามมาตรฐานทั่วไปนี้ โดยได้รับค่าตอบแทนจากงบประมาณขององค์การบริหารส่วนจังหวัด เพื่อปฏิบัติงานให้กับองค์การบริหารส่วนจังหวัดนั้น สัญญาจ้าง หมายความว่า สัญญาจ้างพนักงานจ้างตามมาตรฐานทั่วไป พนักงานจ้างตามภารกิจ หมายความถึง พนักงานจ้างที่มีลักษณะงานเป็นการ ส่งเสริมหรือสนับสนุนการทำงานของข้าราชการองค์การบริหารส่วนจังหวัด หรืองานที่ต้องใช้ทักษะ เฉพาะบุคคล พนักงานจ้างผู้เชี่ยวชาญพิเศษ หมายความถึง พนักงานจ้างที่มีลักษณะงานเป็นที่ปรึกษา โดยเป็นผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษหรือความชำนาญพิเศษ หรือวิชาชีพเฉพาะพิเศษ เฉพาะด้านอันเป็นที่ ยอมรับในวงการวิชาการหรือวงการในงานที่เกี่ยวข้องกับภารกิจขององค์การบริหารส่วนจังหวัดด้านนั้น ๆ พนักงานจ้างทั่วไป หมายความถึง พนักงานจ้างที่มีลักษณะงานเป็นการใช้ แรงงานทั่วไป ซึ่งไม่ต้องใช้ความรู้หรือทักษะเฉพาะด้านในการปฏิบัติงาน และมีระยะเวลาการจ้างในช่วงสั้น ๆ ไม่เกิน 1 ปี ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ข้อเท็จจริง ที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดิโอไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง และต้องถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึง ตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งของที่เราสนใจ ฐานข้อมูล (Database) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ โดยมี ความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน โดยไม่ได้บังคับว่าข้อมูลทั้งหมดนี้จะต้องเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลเดียวกันหรือแยกเก็บ หลาย ๆ แฟ้มข้อมูล Mail Merge (จดหมายเวียน) คือ จดหมายที่มีข้อความเหมือนๆ กัน จะมีข้อความแตกต่างกันเพียงบางส่วนเท่านั้น การสร้างจดหมายเวียนจึงช่วยลดขั้นตอนและประหยัดเวลา ในการทำงานโดย Word สามารถสร้างฟอร์มจดหมายและข้อมูลผู้รับ โดยนำเอกสารทั้ง 2 ส่วนมาผนวกกัน เอกสารหลัก(Main Document) คือ การสร้างหรือพิมพ์แบบฟอร์มจดหมาย เวียน หรือเอกสารต้นแบบ (Word) ผู้ใช้งานควรจัดรูปแบบของเอกสารให้เรียบร้อย เว้นช่องว่างไว้สำหรับ ใส่ข้อมูล และบันทึก (Save) ไว้ ใช้สำหรับเป็นเอกสารต้นฉบับ แหล่งข้อมูล (Data Source) คือ ข้อมูลรายชื่อ ที่อยู่ของผู้รับ หรือข้อมูล อื่น ๆ โดยทำการสร้างในรูปแบบตาราง (Excel) ใส่หัวตารางให้เรียบร้อยและบันทึก (Save) ไว้

3 5. ผลที่คาดว่าจะได้รับ 5.1 สามารถนำข้อมูลจากฐานข้อมูลพนักงานจ้างในระบบโปรแกรม Microsoft Excel ที่มีอยู่มารวมกับหนังสือสัญญาจ้างที่จัดเตรียมตามฟอร์แมตของ Microsoft Word มาใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมี ประสิทธิภาพ 5.2 เสริมการทำงานของระบบเดิมที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และมีความคล่องตัว และรวดเร็วมากขึ้น 5.3 สามารถลดขั้นตอนและประหยัดเวลาในการทำงาน 5.4 เป็นมาตรฐานในการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

ส่วนที่ 2 ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง 1. การออกแบบระบบงานฐานข้อมูลด้วย Excel ในการสร้างแฟ้มข้อมูล ต้องทราบความต้องการในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลนั้น เพื่อการกำหนดเขต ข้อมูลอย่างครอบคลุม ที่มาของข้อมูลที่เป็นเอกสารควรเก็บไว้อย่างเป็นระบบและสามารถตรวจสอบกลับได้ ในการกรอกข้อมูลแต่ละรายการ จะต้องมีความถูกต้องแม่นยำ ข้อมูลในเขตข้อมูล (field) เดียวกันเป็นข้อมูล ประเภทเดียวกัน และไม่ควรให้ชื่อ Field ซ้ำกัน 2. สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการออกแบบฐานข้อมูลด้วย Excel 2.1 จะจัดแบ่งฐานข้อมูลออกเป็นตารางย่อย ๆ ที่มีความสัมพันธ์กันอย่างไร และจะแบ่งออกเป็น กี่ตาราง 2.2 ตารางฐานข้อมูลควรอยู่ในชีทเดียวกัน หรือคนละชีท หรือควรจะแยกเป็นคนละไฟล์ 2.3 ทำอย่างไรให้ไฟล์มีขนาดเล็ก และใช้เวลาในการคำนวณเร็วที่สุด 2.4 ต้องมีการกำหนดรูปแบบ (Format) ให้กับข้อมูลที่จัดเก็บหรือไม่ อย่างไร 2.5 ต้องบันทึกข้อมูลลงไปเองทีละเซลล์ หรือจะใช้เครื่องมือใดช่วยในการนำเข้าข้อมูล 2.6 หากโครงสร้างตำแหน่งของข้อมูลเปลี่ยนไปจากเดิม จะค้นหาข้อมูลนั้นได้อย่างไร 2.7 ถ้าหากขนาดของตารางข้อมูลเปลี่ยนไปทั้งจำนวน Row/Column จะส่งผลกระทบอะไรบ้าง 2.8 จะป้องกันความพลั้งเผลอของผู้ใช้ได้อย่างไรบ้าง เช่น การสะกดผิดหรือบันทึกข้อมูลผิดประเภท ฯลฯ เป็นต้น 2.9 ขีดความสามารถและข้อจำกัดของสูตร คำสั่งบนเมนู หรือการใช้งานร่วมกันมีอะไรบ้าง field Field name Record 1 ➔ Record 2 ➔ Record 3 ➔

5 3. เงื่อนไขการออกแบบฐานข้อมูลด้วย Excel 3.1 ให้มองว่าข้อมูล 1 แถว (Row) หมายถึง 1 รายการ (Record) 3.2 แถวที่เป็นชื่อคอลัมน์ (Field name หรือ Column Header) จะต้องมีเพียงแถวเดียวซึ่งเป็น แถวแรกของตาราง โดยชื่อคอลัมน์ดังกล่าวนั้นต้องไม่ซ้ำกัน และไม่มีเซลล์ใดของแถวนี้เป็นเซลล์ว่าง 3.3 แถวแรกของข้อมูล (แถวแรกที่ถัดลงมาจากแถวที่เป็นชื่อคอลัมน์) ต้องไม่เป็นแถวว่าง 3.4 ควรเก็บข้อมูลแยกกันคนละชีท และสร้างความสัมพันธ์ระหว่างชีทด้วยรหัส (Keys) 3.5 ข้อมูลแบบ One-2-One ควรกำหนดให้คอลัมน์แรกเป็น รหัส (Primary Keys) ส่วนข้อมูลแบบ One-2-Many ควรกำหนดให้คอลัมน์แรกเป็นลักษณะ Running No. 3.6 งานส่วนที่เป็น Output หรือ Report ควรแยกเป็นคนละชีทกับข้อมูลหลัก 4. เหตุผลที่ควรทำงานแบบฐานข้อมูล 4.1 ลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล 4.2 สะดวกในการเพิ่ม-ขยาย หรือปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบใหญ่ในอนาคต 4.3 ประหยัดเวลาในการปรับปรุงแก้ไขข้อมูล เพราะสามารถแก้ไขจากจุดเดียว แล้วข้อมูลจะปรับปรุง ไปยังทุกจุดโดยอัตโนมัติ 4.4 ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึกข้อมูล 4.5 สามารถสร้างรายงานที่มีผลลัพธ์ได้หลากหลาย และมีประสิทธิภาพกว่าการทำงานแบบ Manual 4.6 ข้อมูลผลลัพธ์จะมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือมากขึ้น (เมื่อข้อมูลที่นำเข้ามีความถูกต้อง)

6 5. การวิเคราะห์ระบบเพื่อการออกแบบฐานข้อมูล กระบวนการในการวิเคราะห์เพื่อจะนำไปสู่การออกแบบระบบใด ๆ ส่วนใหญ่แล้วจะมีอยู่ 3 ขั้นตอน คือ การวิเคราะห์ข้อมูลนำเข้า (Input) การวิเคราะห์กระบวนการประมวลผล (Process) และการวิเคราะห์ ผลลัพธ์(Output) เนื่องจากการออกแบบฐานข้อมูลด้วย Excel มีความยุ่งยากซับซ้อนน้อยกว่า Access หรือโปรแกรม อื่น ๆ จึงขอแนะนำให้วิเคราะห์จากผลลัพธ์ก่อน คือต้องหาให้ได้ก่อนว่าเราต้องการอะไร (Output), ความต้องการนั้นจะได้มาจากอะไร (Input) และข้อมูลที่ได้มานั้นจะต้องทำอย่างไรบ้าง (Process) เช่น 5.1 การวิเคราะห์ผลลัพธ์ (Output) ➢ พิจารณาดูว่ามีผลลัพธ์อะไรบ้างที่เราต้องการจริง ๆ จากฐานข้อมูล ➢ ผลลัพธ์ที่คาดว่าอาจจะเป็นที่ต้องการในอนาคต ➢ รูปแบบของผลลัพธ์ เช่น รายงานในรูปสิ่งพิมพ์, หน้าจอ, ไฟล์ข้อมูล, กราฟ ฯลฯ เป็นต้น 5.2 การวิเคราะห์ข้อมูลนำเข้า (Input) ➢ พิจารณาว่า เพื่อจะให้ได้ผลลัพธ์อย่างที่ต้องการ จำเป็นต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง ➢ ข้อมูลที่จะต้องใช้ทั้งหมดนั้น จะได้มาอย่างไร จากแหล่งไหน ➢ มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่จะนำเข้านั้นหรือไม่ อย่างไร 5.3 การวิเคราะห์กระบวนการประมวลผล (Process) ➢ ผลลัพธ์แต่ละตัว จะประมวลผลมาจากข้อมูลตัวใดบ้าง ➢ หลักเกณฑ์ เงื่อนไข ในการประมวลผลหรือการคำนวณ ➢ สูตรและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผล 6. ลักษณะของฐานข้อมูลที่ดี ในการทำงานจริงนั้น เนื่องจากความถี่ในการใช้ข้อมูลแต่ละประเภทไม่เท่ากัน จึงควรแยกข้อมูล แต่ละประเภทออกเป็นคนละตาราง เช่น ข้อมูลส่วนตัวพนักงาน ข้อมูลสถานะการว่าจ้าง ข้อมูลการเข้ารับการ ฝึกอบรม หรือข้อมูลประวัติการลา ฯลฯ เป็นต้น นอกจากนี้ ข้อมูลในบางคอลัมน์ที่มีโอกาสผิดพลาดได้ง่ายจากการป้อนข้อมูล ก็ควรมีการตรวจสอบ ความผิดพลาด (Data Validation) และลดความซ้ำซ้อนของการบันทึกข้อมูล เช่น ➢ ข้อความที่มีการใช้ได้หลายแบบ เช่น “กรุงเทพมหานคร” “กรุงเทพฯ” หรือ “กทม.” ก็ควรกำหนดไปเลยว่าจะใช้แบบไหน มิฉะนั้นเวลากรองข้อมูลจะพบว่าเป็นคนละจังหวัดกัน ➢ ชื่อตำแหน่งงาน ชื่อหน่วยงาน วุฒิการศึกษา ฯลฯ อาจใช้การแยกเป็นตารางย่อย และกำหนดเป็นรหัสขึ้นมาแทน และใช้รหัสนั้นมากรอกในฐานข้อมูลหลัก เพื่อเชื่อมโยงไปยังตารางย่อยนั้น อีกทีหนึ่ง

7 ➢ ข้อมูลที่อยู่ ก็ควรแยกให้ละเอียด เช่น บ้านเลขที่ หมู่ที่ ถนน ตำบล อำเภอ จังหวัด ซึ่งจะช่วยเพิ่มความฉลาดให้กับฐานข้อมูล ในการคัดกรองและค้นหาข้อมูล เพราะสามารถกำหนดเงื่อนไข การค้นหาได้ละเอียดขึ้น เช่น ค้นหาเฉพาะคนที่อยู่อำเภอนี้ ของจังหวัดนั้น ฯลฯ เป็นต้น ➢ ข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ (Calculate Field) ไม่ควรใส่ไว้ในฐานข้อมูล เช่น อายุ หรือ อายุงาน เนื่องจากแต่ละวันที่ผ่านไป อายุก็ย่อมเพิ่มขึ้นทุกวัน หากไประบุตัวเลขอายุเอาไว้ตายตัว จะทำให้ ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน จึงควรเก็บเฉพาะวันที่เข้างาน หรือวันเกิด แล้วใช้สูตรคำนวณในรายงาน (Output) ที่ต้องการ ซึ่งจะทำให้ได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุด ณ วันนั้น ๆ (แหล่งที่มา ครูเอก IT for HR http://it-for-hr.blogspot.com/2010/11/excel.html) 7. Mail Merge คืออะไร Mail Merge คือ ความสามารถหนึ่งของ Microsoft Word ที่สามารถดึงข้อมูลจาก Database ต่าง ๆ (รวมถึงข้อมูลใน Excel) ที่มีข้อมูลหลาย ๆ Record (บรรทัด) มาโปรยลงแบบฟอร์มที่ได้เตรียมเอาไว้ใน Microsoft Word ได้ ซึ่งเราสามารถเอามาประยุกต์ทำเรื่องต่าง ๆ ได้มากมาย โดยมี Concept ดังนี้ 7.1 ทำใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จให้ลูกค้า/สัญญา กรณีนี้ กระดาษ 1 ชุด จะรองรับข้อมูลลูกค้า 1 Record ถ้ามีลูกค้าหลายคนในฐานข้อมูล ก็สามารถ Print ทีเดียวออกมาตามจำนวนข้อมูลลูกค้า 1 – 100 คนได้ 7.2 ทำเป็น Label เพื่อติดจดหมายต่าง ๆ กรณีนี้กระดาษ 1 ใบ จะสามารถมีข้อมูลหลาย record รวมกันได้ 8. Mail Merge ดียังไง การใช้ Mail Merge เป็นการเสริมจุดแข็ง และปิดจุดอ่อนของ Word 8.1 เสริมจุดแข็ง : Word สามารถจัดข้อมูลลงหน้ากระดาษเพื่อ Print ได้สวยงามกว่า การใช้ Excel ทำให้สามารถใส่ความคิดสร้างสรรค์เรื่องความสวยงามได้ 8.2 ปิดจุดอ่อน : โยนเรื่องที่ Word ไม่ถนัดให้ไปอยู่ที่โปรแกรมอื่น เช่น ความสามารถ ในการคำนวณ หรือ เรื่องความเป็นระเบียบของข้อมูล ก็ให้ไปอยู่ในฐานข้อมูล Excel (ใน Word แม้จะคำนวณได้ แต่ยากและมีข้อจำกัด)

8 9. วิธีการใช้ Mail Merge 9.1 สร้างแฟ้มเอกสารข้อมูลจาก Microsoft Excel พิมพ์ข้อมูลโดยให้มีชื่อฟิลด์ (ชื่อคอลัมน์) เช่น ชื่อ, นามสกุล, ตำแหน่ง เป็นต้น ดังรูป 9.2 ตั้งชื่อเอกสารแล้วบันทึกแฟ้มเอกสาร 9.3 สร้างแฟ้มเอกสารเนื้อหาด้วย Microsoft Word จัดวางรูปแบบตามต้องการ ยกเว้นส่วนที่เป็น ข้อมูลเนื้อหาที่ต้องนำจาก Data File ไม่ต้องพิมพ์อะไร และบันทึกแฟ้มเอกสาร Microsoft Word

9 9.4 นำเข้าไฟล์ข้อมูลเข้าสู่ระบบ (ไฟล์ Excel ที่ได้จัดทำไว้) โดยเลือกเมนูคำสั่ง Mailing>> Use an Existing List 9.5 เลือกไฟล์ที่ได้เตรียมไว้แล้วคลิกปุ่ม Open 9.6 เลือก Sheet ที่ต้องการแล้วคลิก OK โปรแกรมจะนำเข้าไฟล์ข้อมูลโดยอัตโนมัติ

10 9.7 นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้บริเวณตำแหน่งที่ต้องการดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel ที่ได้นำเข้าไปก่อน หน้านี้ ในตัวอย่างคือ ในส่วนของบรรทัดที่มีคำว่า เรียน โดยจะดึงฟิลด์ คำนำหน้าแล้วตามด้วยชื่อพร้อม นามสกุล ในรูปแบบนี้ “คำนำหน้าชื่อ นามสกุล” เมื่อได้วางตำแหน่งที่ต้องการแล้วให้คลิกที่คำสั่ง Mailings>> Insert Merge Field แล้วเลือกฟิลด์ที่ต้องการตามลำดับ สามารถเคาะ 1 ระหว่างชื่อกับนามสกุลได้ 9.8 คลิกปุ่ม Perview Results เพื่อดูผลลัพธ์ สามารถคลิกปุ่มลูกศรซ้าย-ขวา เพื่อดูรายชื่อที่ 2 – 3 หรือรายการอื่นได้ 9.9 ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ได้

11 9.10 หากมีการแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูล สามารถแก้ไขที่ไฟล์ต้นฉบับ และทำตามขั้นตอนนำเข้าใหม่ อีกครั้ง แต่ถ้าต้องการแก้ไขทันที่สามารถคลิกที่ปุ่มคำสั่ง Mailings >>>Edit Recipient List 9.11 จากนั้นให้แก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ตามที่ต้องการ และคลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกโปรแกรม จะอัพเดทไปที่ไฟล์ต้นฉบับที่เป็น Excel ให้อัตโนมัติ

12 9.12 ทดสอบการแสดงที่ปุ่ม Preview อีกครั้ง 9.13 เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเป็นที่เรียบร้อยแล้วสามารถสั่งพิมพ์เอกสาร หรือให้โปรแกรม แบ่งหน้าตามรายชื่อได้ เช่นถ้ามี 4 รายชื่อ ก็ได้หน้าเอกสาร 4 หน้า เป็นต้น 9.14 สั่งพิมพ์เอกสาร Mail Merge โดยเลือกคำสั่ง Finish & Merge >>> Print Documents.. 9.15 โปรแกรมจะถามจำนวนหน้าที่ต้องการพิมพ์ และคลิกปุ่ม OK

13 9.16 ให้เลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการในตัวอย่าง เลือกพิมพ์เป็น PDF ฉะนั้นจะได้ไฟล์ PDF ที่มี จำนวน 4 หน้าตามรายชื่อที่ได้เตรียมไว้ 9.16 กรณีที่เลือกคำสั่ง Edit Individual Documents… จะเป็นการแบ่งรายชื่อแต่ละท่านออกเป็น หน้าๆ แทน เพื่อใช้สำหรับการแก้ไขรายหน้าก่อนการพิมพ์ โดยโปรแกรมจะสร้างไฟล์ขึ้นมาให้ใหม่อีกไฟล์ ไม่กระทบไฟล์ต้นฉบับที่ได้ทำไว้ก่อนหน้า (แหล่งที่มา https://oer.learn.in.th/search_detail/ZipDownload/237543 บุญเกียรติ เจตจำนงนุช-ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (STKS))

ส่วนที่ 3 การสร้างฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) 1. เปิดโปรแกรม Microsoft Excel 2. พิมพ์ชื่อคอลัมน์ (Field name หรือ Column Header) จะต้องมีเพียงแถวเดียวซึ่งเป็นแถวแรก ของตาราง โดยชื่อคอลัมน์ดังกล่าวนั้นต้องไม่ซ้ำกัน และไม่มีเซลล์ใดของแถวนี้เป็นเซลล์ว่าง โดยกำหนด Field name ดังนี้ field Field name Record 1 ➔ Record 2 ➔ Record 3 ➔

15 2.1 field A >>Field name เป็น เลขประจำตัวประชาชน รูปแบบ Number เช่น 1234567891111 2.2 field B >>Field name เป็น TEXT (เลขประจำตัวประชาชน) (ผูกสูตร) รูปแบบสูตร =TEXT(A2,"[$-,100]0-0000-00000-00-0") 2.3 field C >>Field name เป็น เลขที่สัญญา รูปแบบ General 2.4 field D >>Field name เป็น สำนัก/กอง/รร. รูปแบบ General 2.5 field E >>Field name เป็น ประเภทพนักงาน รูปแบบ General 2.6 field F >>Field name เป็น ชื่อ-สกุล รูปแบบ General 2.7 field G >>Field name เป็น ตำแหน่ง รูปแบบ General 2.8 field H >>Field name เป็น วัน/เดือน/ปี เกิด รูปแบบ Date d/mmm/yyyy 2.9 field I >>Field name เป็น อายุ (ผูกสูตร) รูปแบบสูตร =IFERROR(DATEDIF(EDATE(H2,-543*12),TODAY(),"Y"),"") 2.10 field J >>Field name เป็น ค่าจ้าง รูปแบบ Number 2.11 field K >>Field name เป็น บ้านเลขที่ รูปแบบ Text 2.12 field L >>Field name เป็น ถนน (ถ้าไม่มีให้ - ) รูปแบบ General 2.13 field M >>Field name เป็น ซอย (ถ้าไม่มีให้ - ) รูปแบบ Text 2.14 field N >>Field name เป็น หมู่ที่ รูปแบบ General 2.15 field O >>Field name เป็น ตำบล รูปแบบ General 2.16 field P >>Field name เป็น อำเภอ รูปแบบ General 2.17 field Q >>Field name เป็น จังหวัด รูปแบบ General 2.18 field R >>Field name เป็น รหัส รูปแบบ General 2.19 field S >>Field name เป็น โทร (ถ้าไม่มีให้ - ) รูปแบบ General จะได้ตัวอย่างดังรูป

16 3. ไปที่ไฟล์>>Save As หรือคลิกที่ มุมบนซ้าย หรือ Ctrl+S 4. เลือกโพล์เดอร์ที่ต้องการจัดเก็บ ตั้งชื่อเอกสาร “ฐานข้อมูลพนักงานจ้าง” หรือชื่อเอกสารตามที่ ต้องการ กดบันทึก (Save)

ส่วนที่ 4 การใช้งานฐานข้อมูลพนักงานจ้าง (Excel) กับแบบสัญญาจ้าง (Word) 1. สร้างฐานข้อมูลพนักงานจ้างใน Excel ให้มีข้อมูลที่ต้องการตามแบบสัญญาจ้างแล้ว Save เก็บไว้ 1.1 ฐานข้อมูล “พนักงานจ้างตามภารกิจ” 1.2 ฐานข้อมูล “พนักงานจ้างทั่วไป”

18 2. เปิดไฟล์ Word “สัญญาจ้างพนักงานจ้างตามภารกิจ” ดังรูป 3. เปลี่ยนข้อมูลที่สัญญาจ้างจะเหมือนกันทุกคน หรือตามที่ต้องการ เช่น 3.1 เมื่อวันที่...................................... 3.2 โดย...............................................ตำแหน่ง.................................... 3.3 ข้อ 3 อบจ. ตกลงจ้างพนักงานจ้างมีกำหนด.............................................................. 3.4 พิมพ์ชื่อจาก 3.2 และชื่อพยาน สำหรับลงชื่อ (ยกเว้นชื่อพนักงานจ้างไม่ต้องพิมพ์)

19 4. คลิกแถบ Mailings >> Select Recipients >> Use an Existing List… ดังรูป 5. เลือกไฟล์ “DEMO บัญชีคุมพนักงานจ้าง” (หรือชื่อที่ตั้งไว้จากข้อ 1) >>> คลิก Open

20 6. คลิกที่ “ข้อมูลภารกิจ” >>> OK 7. จะพบว่าระบบเปิดใช้งานได้แล้ว ดังรูป

21 8. คลิกที่แถบ Insert Merge Field ดังรูป 9. จากข้อ 8. ข้อมูลที่ต้องการ Insert Merge Field ดังนี้ 8.1 TEXT_เลขประจำตัวประชาชน1 Insert Merge Field หมายเลขประจำตัวผู้ถือบัตรฯ 8.2 เลขที่สัญญา Insert Merge Field สัญญาเลขที่ 8.3 ชื่อ_สกุล Insert Merge Field ชื่อ-นามสกุลของพนักงานจ้าง 8.4 อายุ Insert Merge Field อายุ 8.5 ค่าจ้าง Insert Merge Field ข้อ 4 .............อัตราเดือนละ 8.6 บ้านเลขที่, ถนน, ซอย,...... Insert Merge Field ข้อมูลที่อยู่ของพนักงานจ้าง 1 ใช้TEXT_เลขประจำตัวประชาชน เนื่องจากต้องการบัตรประชาชนแสดงในรูปแบบ x-xxxx-xxxxx-xx-x

22 10. การ Insert Merge Field ดำเนินการดังนี้ 10.1 นำเม้าท์วางไว้ที่ “สัญญาเลขที่ | /2566” Insert Merge Field>>>เลขที่สัญญา จะได้ดังรูป

23 10.2 นำเม้าท์วางไว้ที่ “ฝ่ายหนึ่ง กับ| ” Insert Merge Field>>>ชื่อ_สกุล พร้อมทำตัวหนา จะได้ดังรูป

24 10.3 นำเม้าท์วางไว้ที่ “อายุ | ปี” Insert Merge Field>>>อายุ 10.4 นำเม้าท์วางไว้ที่ “หมายเลขประจำตัวผู้ถือบัตรประจำตัวประชาชน | ” Insert Merge Field>>> TEXT_เลขประจำตัวประชาชน

25 10.5 นำเม้าท์วางไว้ที่ “อยู่บ้านเลขที่ | ” Insert Merge Field>>>บ้านเลขที่ 10.6 นำเม้าท์วางไว้ที่ “ถนน | ” Insert Merge Field>>>ถนน

26 10.7 นำเม้าท์วางไว้ที่ “ซอย | ” Insert Merge Field>>>ซอย 10.8 นำเม้าท์วางไว้ที่ “หมู่ที่ | ” Insert Merge Field>>>หมู่ที่

27 10.9 นำเม้าท์วางไว้ที่ “แขวง/ตำบล | ” Insert Merge Field>>>ตำบล 10.10 นำเม้าท์วางไว้ที่ “เขต/อำเภอ | ” Insert Merge Field>>>อำเภอ

28 10.11 นำเม้าท์วางไว้ที่ “จังหวัด | ” Insert Merge Field>>>จังหวัด 10.12 นำเม้าท์วางไว้ที่ “รหัสไปรษณีย์| ” Insert Merge Field>>>รหัส

29 10.13 นำเม้าท์วางไว้ที่ “โทรศัพท์| ” Insert Merge Field>>>โทร พร้อมทำตัวหนา และใส่เส้นปะ จะได้ดังรูป

30 10.13 นำเม้าท์วางไว้ที่ “ตำแหน่ง |” Insert Merge Field>>>ตำแหน่ง จะได้ดังรูป 10.14 นำเม้าท์วางไว้ที่ “อัตราเดือนละ |.-บาท” Insert Merge Field>>>ค่าจ้าง

31 จะได้ดังรูป เนื่องจาก จะโชว์ในรูปแบบ 15000.-บาท (ไม่มีจุลภาค) ดำเนินการดังนี้ คลุมดำ กดคีย์ลัดที่คีย์บอร์ด Shift+F9 จะได้ดังรูป พิมพ์ \#,##0 หลังค่าจ้าง ดังรูป แล้วกดคีย์ลัดที่คีย์บอร์ด Shift+F9 กลับคืน 10.15 นำเม้าท์วางไว้ที่ “(|)” Insert Merge Field>>>ชื่อ_สกุล

32 จะได้ดังรูป 10.16 จะได้ข้อมูลการ Insert Merge Field ดังรูป

33 10.17 ให้คลิก Preview Results 10.18 จะพบว่าข้อมูลพนักงานจ้าง ดังรูป ดำเนินการปรับแต่งข้อมูลให้อยู่ในบรรทัด ให้เรียบร้อย

34 10.19 ให้เลื่อนมาตัวเลข เพื่อเช็คข้อมูลว่ามีกี่หน้า (ในที่นี้มี 10 หน้า) 10.20 ให้คลิกที่ Finish & Merge >> Edit… ดังรูป 10.21 จะมีกรอบข้อความขึ้นมา ให้ติ๊กเลือก From ระบุ1 To: 1 คลิก OK

35 10.22 จะพบว่าหัวชื่อเรื่องเปลี่ยนเป็น “Letters1” ดังรูป 10.23 ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลถ้าพบว่าข้อมูลยาวหรือบรรทัดตกให้ดำเนินการแก้ไข 10.24 หลังจากดำเนินการตามข้อ 10.23 เรียบร้อยแล้ว ให้บันทึก (Save As) ตั้งชื่อพนักงานจ้าง หรือชื่อตามที่ต้องการ

36 10.25 ดำเนินการตามข้อ 10.20 กรอบข้อความขึ้นมา ให้ติ๊กเลือก From ระบุ2 To: 2 คลิก OK 10.26 จะพบว่าหัวชื่อเรื่องเปลี่ยนเป็น “Letters2” ดังรูป 10.27 ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลถ้าพบว่าข้อมูลยาวหรือบรรทัดตกให้ดำเนินการแก้ไข 10.28 หลังจากดำเนินการตาม 10.27 เรียบร้อยแล้ว ให้บันทึก (Save As) ตั้งชื่อพนักงานจ้าง หรือชื่อตามที่ต้องการ 10.29 ดำเนินการตามข้อ 10.25 – 10.28 จนครบทุกคน