CARTA ALIR PERANAN DAKerja-kerja pengauditan dijalankan 1) Teknik-teknik pengauditan (bukti audit, teknik-teknik pengauditan) Rekod Penemuan audit Kertas Kerja Audit Mesyuarat Penutupan Mesy. Agung - Perlantikan ALK (6- 15 orang) Mesy. LembagaPerlantikan JAD (3-5 orang) Seksyen 42 A(1), GP 4 & UUK 53
AN TANGGUNGJAWAB JAD Mesyuarat Pembukaan Penyediaan Program Audit Isu-isu utama yang dipersetujui bersama untuk tindakan Laporan Audit SKM Lembaga Anggota (Mesy. Agung Tahunan) Surat Perlantikan JAD daripada ALK Mesyuarat JAD Lantikan ketua, setiausaha Perancangan Audit Skop Audit Tahap Risiko Tahap Materialiti
SENARAI SEMAK JAD BIL PERKARA TINDAKAN 1. Surat Perlantikan JAD daripada ALK 2. Mesyuarat JAD Pertama - Perlantikan Pengerusi JAD, Setiausaha - Perancangan audit (skop audit/tempoh masa/kos) - Pembahagian mengikut kumpulan audit 3. Pengetahuan berkaitan koperasi - Perundangan koperasi - Latar Belakang Koperasi 4. Penyediaan Program Audit - Cth: Program audit penerimaan tunai/pembayaran tunai 5. Pemilihan perkara diaudit berdasarkan: - Tahap risiko - Tahap material (cth: melihat kepada pendapatan yang material) 6. Kerja-kerja pengauditan - Teknik-teknik pengauditan - Pengumpulan bukti audit 7. Rekod penemuan audit 8. Perbincangan bersama JAD untuk membincangkan penemuan 9. Kertas kerja audit (menyenaraikan isu dan cadangan audit berdasarkan kepentingan) 10. Mesyuarat Penutupan - Membincangkan isu-isu utama bersama ALK/Pengurusan yang dipersetujui 11. Laporan Audit - SKM - Mesyuarat Agung Tahunan (Anggota) - Lembaga
CONTOH SURAT PERLANTIKAN JAD Koperasi ABC Berhad Ruj Kami : KOOPABC/JAD /23(1) 103 Jalan Melawati, Ruj Tuan : 53100 Kuala Lumpur Tarikh : 27 Disember 20XX Wilayah Persekutuan Tel : 03-888888777 Fax : 03-888888779 103 Jalan Melawati, 53100 Kuala Lumpur Wilayah Persekutuan Tel : 03-888888777 Fax : 03-888888779 Kepada: Ali Bin Abu 4 Taman Mega 53100 Kuala Lumpur Tuan, PERLANTIKAN SEBAGAI JURUAUDIT DALAMAN KOPERASI TAHUN 2017 & 2018 Perkara di atas dirujuk. 2. Adalah dimaklumkan bahawa tuan telah dilantik sebagai Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi ini untuk menjalankan tugas sebagai juruaudit dalaman koperasi selaras dengan kehendak Subseksyen 42A(1) Akta Koperasi 1993 dan GP4: Garis Panduan Perlantikan JAD. 3. Berikut adalah tugas dan tanggungjawab perlu dilaksanakan: i. Menjalankan kerja-kerja audit dalaman koperasi mengikut piawai pengauditan dalaman diterima umum termasuk memeriksa akaun-akaun pada tempoh masa tidak kurang daripada tiga bulan sekali, ii. Mengemukakan laporan audit dalaman kepada lembaga, anggota dan Suruhanjaya. 4. Tempoh perlantikan adalah setahun bermula daripada tarikh persetujuan JAD. 5. Tuan dikehendaki kemukakan semula surat persetujuan perlantikan beserta pelan perancangan audit dan kadar yuran audit untuk tindakan selanjutnya tidak lewat daripada 15 hari dari tarikh surat ini. Atas kerjasama diucapkan ribuan terima kasih …………………………………… (Aminah Binti Rashid) Pengerusi Koperasi MKM Bhd. s.k Fail Pejabat
CONTOH PERANCANGAN AUDIT Perancangan audit Jan M1 M2 M3 M4 M1 MMesyuarat Jawatankuasa Audit Dalaman Menyemak semula fail tetap dan fail semasa Menyediakan dan menyemak semula program audit Mesyuarat Permulaan Bersama ALK Aktiviti Pasar Mini Aktiviti Kredit Penerimaan Tunai Pembayaran Tunai Pengurusan Keanggotaan Pengurusan Aset Tetap Pengurusan Mesyuarat Lembaga Pengurusan Mesyuarat Agung Tahunan Pengurusan sumber manusia - Berapa orang JAD - Tempoh masa yang diperlukan - Kos audit dan bajet yang diluluskan - Skop audit yang hendak dijalankan tempoh setahun
Feb Mac April M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4
KOMPETENSI JAD Bil Tahap Pengetahuan Memuaskan/Tidak Tindakan selanjutnya 1. Latar belakang koperasi - Fungsi koperasi - Carta Organisasi Koperasi - Undang-undang kecil koperasi 2. Perundangan koperasi - Akta Koperasi 1993 - Peraturan-peraturan koperasi 2010 - Arahan/GP/Pekeliling - Undang-undang kecil koperasi - Aturan 3. Aktiviti Koperasi 4. Kewangan
GARIS PANDUAN PROGRAM AUDIT UNTUK JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN
No. Rujukan PROGRAM AUDIT : PENGURUSAN PENERIMAAN TUNAI DAN BUKU TUNAI OBJEKTIF : 1) Memastikan semua terimaan diambilkira dan dibankkan mengikut peruntukan prosedur. 2) Memastikan semua terimaan telah direkodkan dalam buku tunai dengan betul. 3) Memastikan wang tunai tidak disalahgunakan. Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 1 Tentukan koperasi mempunyai sistem untuk merekodkan semua bentuk wang tunai sebaik sahaja diterima 2 Pastikan wang diterima oleh orang yang diberi kuasa menerima wang. 3 Semak secara lebih terperinci urus niaga penerimaan dan tentukan perkaraperkara berikut dilakukan: i. Resit yang berpendua, bernombor siri dan ditandatangani dikeluarkan untuk semua tunai yang diterima; ii. Semak bank-in slip dan pastikan semua wang tunai yang diterima telah dimasukkan ke bank secara ‘intact’, pada hari yang sama atau mengikut undang-undang dan polisi koperasi; iii. Wang terimaan tidak digunakan untuk membuat lain-lain pembayaran secara tunai. 4 Pastikan nombor resit berturutan dan tiada yang tertinggal. 5 Pastikan resit yang rosak ditandakan ‘Batal” dan disimpan dalam Buku Resit. 6 Pastikan perkara berikut berkaitan urusniaga penerimaan di catat dengan betul dalam Buku Tunai : i. Tarikh ii. Nombor resit iii. Nama pembayar iv. Amaun diterima v. Tujuan penerimaan vi. No. Cek/ Money Order dll. vii. Nama Akaun ( jenis terimaan) 7 Pastikan sebarang potongan atau pelarasan atas penerimaan telah diambilkira dan dicatat dengan betul. 8 Semak semua amaun pindahan wang tunai ke bank ( amaun kontra) dan susur semakan dengan maklumat dalam Penyata Bank. 9 Pastikan jumlah semua jenis terimaan telah dicatat dan dikira dengan betul. 10 Pastikan pindahan ke lejar am dan lejar kecil telah dibuat dengan lengkap, kemaskini dan betul. PA 1
No. Rujukan PROGRAM AUDIT : PENGURUSAN PEMBAYARAN TUNAI DAN BUKU TUNAI OBJEKTIF : 1) Memastikan semua pembayaran dapat disahkan, dibuat dengan terkawal dan mengikut prosedur. 2) Memastikan semua pembayaran telah direkodkan dalam buku tunai dengan betul 3) Memastikan wang tunai tidak disalahgunakan Tatacara /Kerja Audit Rujukan Kertas Kerja 1 Pastikan semua pembayaran selain daripada pembayaran runcit dibuat menggunakan cek. 2 Pastikan semua cek tunai yang dikeluarkan mengikut polisi dan disahkan. 3 Semak secara lebih terperinci urus niaga pembayaran dan tentukan penyediaan cek untuk pembayaran disokong : i. dengan dokumen sokongan yang asal ii. dengan baucer bayaran 4 Tentukan perkara berikut di catat dalam baucer bayaran dengan lengkap dan betul: i. Tarikh ii. Nombor baucer iii. Nama penerima bayaran iv. Tujuan pembayaran dan rujukan dokumen sokongan v. Jumlah bayaran dan nombor Cek 5 Pastikan penandatangan baucer dan cek dibuat oleh pegawai yang diberi kuasa dan mengikut polisi koperasi (had bayaran dan bilangan penanda tangan). 6 Semak samada penandatangan cek adalah terasing dari orang yang terlibat dengan pembelian, penerimaan dan merekod stok barang niaga. 7 Pastikan baucer bayaran disusun, dinombor dan difailkan dengan lengkap dan teratur. 8 Pastikan semua dokumen sokongan telah di cop ‘ Sudah Bayar’ beserta tarikh dan nombor cek. 9 Pastikan maklumat dalam keratan cek di isi dengan lengkap dan cek disimpan di tempat yang selamat. 10 Pastikan tiada cek yang dipra tandatangan. PA 2
11 Pastikan cek yang rosak di tanda ‘Batal’ dan disimpan bersama keratan cek lain. Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 12 Tentukan perkara berikut berkaitan urus niaga pembayaran di catat dengan betul dan terperinci dalam Buku Tunai : i. Tarikh ii. Nombor baucer/ no. cek iii. Nama penerima bayaran iv. Amaun bayaran v. Nama Akaun ( jenis pembayaran ) 13 Pastikan sebarang potongan atau pelarasan atas pembayaran telah diambilkira dan dicatat dengan betul. 14 Pastikan jumlah semua jenis pembayaran telah dicatat dan dikira dengan betul. 15 Semak semua cek pembayaran dengan Penyata Bank dan pastikan pelarasan sewajarnya dibuat keatas cek yang tidak ditunaikan melebihi tarikh laku. 16 Pastikan pindahan ke lejar am dan lejar kecil telah dibuat dengan lengkap, kemaskini dan betul. 17 Pastikan baki-baki tunai dan bank pada akhir bulan telah dibuat dengan betul.
No. Rujukan PROGRAM AUDIT : PENGURUSAN BELIAN TUNAI DAN BELIAN KREDIT OBJEKTIF : 1) Memastikan semua belian barangniaga dapat disahkan, dibuat dengan terkawal dan mengikut prosedur. 2) Memastikan semua belian barangniaga telah direkodkan dalam buku akaun dan lejar kecil dengan betul dan kemaskini. Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 1 Pastikan fungsi belian terasing daripada penerimaan barangan dan pembayaran akaun. 2 Pastikan perkara-perkara berikut bagi urus niaga belian barang niaga : i. belian adalah berkaitan dengan perniagaan koperasi ii. disokong oleh permohonan belian yang dibuat menggunakan borang pesanan tertentu iii. borang pesanan mengandungi maklumat yang lengkap, di pra nombor dan difailkan secara teratur iv. borang pesanan disemak dan diluluskan orang yang diberi kuasa v. semua penerimaan barangan disertakan dengan nota hantaran atau inbois dari pembekal vi. penerimaan barang telah di semak dan di sahkan oleh orang yang diberi kuasa menerima barang vii.barang yang diterima adalah barangan seperti dalam borang pesanan 3 Pastikan barangan yang dihantar telah disemak dengan mengambilkira bilangan, jenama, harga dan kualiti barangan. 4 Pastikan semua inbois dari pembekal telah disahkan, difailkan dan diproses untuk pembayaran. 5 Jika belian tunai, pastikan semua pembayaran untuk belian telah dicatatkan dalam Buku Tunai dengan betul dan lengkap. 6 Jika belian dibuat secara kredit, pastikan jumlah belian dicatat dan dipindahkan kedalam: i. jurnal belian ii. akaun belian dalam lejar am iii. akaun kawalan pemiutang dalam lejar am iv. akaun pemiutang individu yang berkaitan 7 Pastikan semua pemulangan barangan (nota kredit) telah diambilkira dan dicatat dengan betul. 8 Pastikan koperasi telah mengambil tindakan pembayaran atau tindakan yang sewajarnya atas akaun pembekal /pemiutang. PA 3
No. Rujukan PROGRAM AUDIT : PENGURUSAN JUALAN TUNAI DAN JUALAN KREDIT OBJEKTIF :1) Memastikan jualan barangniaga atau jualan perkhidmatan di buat dan diterima mengikut prosedur. 2) Memastikan semua jualan barangniaga telah direkodkan dalam akaun dengan betul dan kemaskini. Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 1 Pastikan terdapat pesanan atau tempahan bagi setiap jualan perkhidmatan menggunakan borang yang ditentukan koperasi. Tentukan ia mengandungi maklumat i. Tarikh ii. Nama individu/agensi yang membuat pesanan iii. Butiran pesanan seperti bilangan/nilai/tarikh 2 Pastikan borang pesanan/tempahan telah di cop “Delivered” atau di batalkan setelah tempahan atau pesanan disampaikan/sempurnakan. 3 Pastikan koperasi mengeluarkan bil/inbois rasmi untuk perkhidmatan yang telah disampaikan/sempurnakan. 4 Pastikan perkara-perkara berikut bagi urus niaga jualan barang niaga : i. jualan adalah berkaitan dengan perniagaan koperasi ii. hasil jualan dikutip mengikut polisi dan secara berjadual iii. harga jualan adalah harga rasmi dan harga terkini iv. jumlah jualan yang dikutip mestilah sama dengan rol daftar tunai/ resit kutipan yang telah disahkan v. penerimaan kutipan jualan telah di sahkan oleh orang yang diberi kuasa mengutip hasil jualan dan/atau dikeluarkan resit 5 Pastikan untuk jualan tunai, semua jumlah jualan telah dicatatkan dalam Buku Tunai dengan betul dan lengkap. 4 Untuk jualan secara kredit, pastikan anggota /pelanggan yang diberi kemudahan kredit adalah mereka yang layak dan disahkan “ credit worthiness” oleh koperasi ( dari segi tarikh layak, tempoh, had kredit) 6 Jika jualan dibuat secara kredit, pastikan jumlah jualan dicatat dan dipindahkan kedalam: i. jurnal jualan ii. akaun jualan dan akaun kawalan dalam lejar am iii. akaun penghutang individu yang berkaitan 7 Pastikan semua pemulangan barangan (nota debit ) telah diambilkira dan dicatat dengan betul. 8 Pastikan koperasi mempunyai sistem yang berkesan untuk kutipan hutang 9 Pastikan koperasi telah mengambil tindakan yang sewajarnya atas akaun penghutang yang tertunggak . PA 4
No Rujukan PROGRAM AUDIT : PENGURUSAN PINJAMAN ANGGOTA OBJEKTIF : 1) Memastikan semua permohonan pinjaman untuk anggota dan kelulusan pinjaman dibuat mengikut prosedur. 2) Memastikan semua pinjaman di dokumen dan direkodkan dalam akaun dengan betul dan kemaskini. 3)Memastikan semua kawalan dan tindakan mengutip pinjaman dipatuhi. Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 1 Tentukan koperasi mempunyai dan menyimpan Aturan berkaitan aktiviti pinjaman yang kemaskini. 2 Tentukan koperasi menggunakan borang pinjaman yang terkini dan yang telah diterima pakai. 3 Pastikan semua borang permohonan yang diterima telah disemak, diberi nombor giliran/rujukan, direkodkan dalam Daftar Permohonan Pinjaman dan difailkan dalam Daftar/ fail Pinjaman . 4 Pastikan permohonan pinjaman diproses dengan mematuhi syarat yang ditentukan koperasi dari segi; i. jumlah syer/yuran ii. kelayakan gaji/pendapatan dan had pinjaman iii. baki pinjaman lama/pinjaman bertindih iv. penjamin v. borang yang lengkap vi. dokumen sokongan 5 Tentukan permohonan yang tidak lengkap diambil tindakan susulan oleh koperasi. 6 Tentukan permohonan yang lengkap dan layak dipertimbangkan disenaraikan untuk dibawa ke mesyuarat Lembaga/ Jawatankuasa Pinjaman dengan lengkap 7 Pastikan Mesyuarat ALK /Jawatankuasa Pinjaman melulus atau menolak permohonan pinjaman berdasarkan : i. kedudukan kewangan semasa koperas ii. keperluan pinjaman, mengikut keutamaan iii. keupayaan bayaran balik iv. jaminan yang mencukupi 8 Pastikan keputusan mesyuarat dicatat dalam Daftar/Fail Pinjaman dengan lengkap dan dihantar untuk proses pembayaran dengan segera. 9 Pastikan jumlah bayaran untuk pinjaman tidak dibuat melebihi jumlah dilulus PA 5
Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 10 Jika ada pinjaman-pinjaman bertindih, pastikan pinjaman lama diselaraskan atau pun diselesaikan dan direkod dengan cara yang betul. 11 Pastikan bayaran untuk pinjaman telah dicatatkan dengan betul ke dalam Buku Tunai dan juga lejar kecil pinjaman anggota. 12 Pastikan baki-baki akaun individu dalarn lejar kecil diselaraskan dengan jumlah baki di akaun kawalan pinjaman anggota di Lejar Am dibuat secara berkala.Semak uji: i. baki awal tahun dan baki akhir dibawa ke tahun hadapan ii. terimaan ansuran pinjaman dan faedah mengikut jadual iii. jika ada pelarasan tertentu 13 Kenalpasti dan senaraikan pinjaman yang telah lama tidak bergerak dan siasat samada pihak pengurusan telah mengambil tindakan yangwajar untuk membuat kutipan. Pastikan jika : i. Surat peringatan telah dihantar kepada peminjam dan penjamin ii. Tindakan wajar diambil keatas peminjam dan penjamin yang gagal membayar hutang 14 Tentukan persediaan hutang waham secukupnya telah dibuat keatas pinjaman yang berkemungkinan tidak dapat dikutip semula. 15 Sekiranya ada pertikaianJperbezaan ke atas baki pinjaman, pastikan pengurusan telah mengambil tindakan yang wajar. 16 Pastikan jumlah-jumlah pinjaman yang hendak dihapuskira adalah mengikut dasar yang telah ditetapkan dan mendapat kelulusan Mesyuarat Agung.
No Rujukan PROGRAM AUDIT : PENGURUSAN ASET TETAP OBJEKTIF : 1) Memastikan semua perolehan asset tetap dibuat mengikut prosedur. 2) Memastikan semua perolehan aset direkodkan dalam akaun dengan betul dan kemaskini. 3) Memastikan aset koperasi dilindungi dengan sewajarnya. Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 1 Tentukan koperasi mempunyai polisi dan prosedur bagi perolehan aset yang bernilai kecil atau besar. 2 Tentukan belanjawan untuk pembelian aset tetap telah disahkan dan diluluskan oleh Mesyuarat Agung /mesyuarat Lembaga 3 Tentukan pembelian aset telah mengikut polisi dan dasar yang ditetapkan tertakluk kepada had/nilai yang ditentukan seperti:- i. Melalui sebutharga ii. melalui kontrek iii. melalui sistem tender 4 Pastikan semua keputusan berkaitan perolehan aset dicatat dengan lengkap dalam minit mesyuarat yang berkaitan. 5 Pastikan semua pembayaran untuk perolehan aset dicatatkan dengan betul ke dalam i. Buku Tunai (jika secara tunai) ii. Jurnal am ( jika secara kredit) iii. Akaun kawalan pemiutang harta iv. Lejar kecil Pemiutang Harta 6 Tentukan sebarang perubahan harga perolehan aset (variation) telah di sahkan dan dicatatkan dalam mesyuarat berikutnya. 7 Tentukan tidak terdapat unsur-unsur komisyen atas pembelian atau keuntungan tidak wajar kepada mana-mana individu/anggota dari perolehan aset ini. 8 Pastikan perolehan aset didaftar kan dalam Daftar Aset Tetap dengan butiran yang lengkap: i. jenis aset/ jenama/kod aset ii. harga Kos iii. kadar susutnilai mengikut dasar perakaunan dan konsisten iv. lokasi diletakkan dan penjaga v. nilai buku 9 Pastikan semua pergerakan aset direkodkan dan dipantau. PA 6
Tatacara /Kerja Audit Ruj.K/Kerja 10 Pastikan aset disenggara dan pemeriksaan fizikal ke atas aset-aset dibuat secara berkala 11 Pastikan pemilikan aset didaftar atas nama koperasi. 12 Tentukan aset-aset berharga dilindungsi polisi insuran secukupnya. 13 Tentukan sebarang penjualan/pelupusan aset telah mendapat kelulusan mesyuarat / mesyuarat Agung dan prosedur penjualan/pelupusan diikuti 14 Pastikan semua dokumen berkaitan aset disenggara, kemaskini dan di simpan dengan selamat.
No Rujukan PROGRAM AUDIT : DAFTAR ANGGOTA DAN MODAL SYER/YURAN OBJEKTIF : 1) Memastikan maklumat keanggotaan disenggara dengan baik dan mengikut prosedur 2) Memastikan semua urusniaga berkaitan keanggotaan direkodkan dalam akaun dengan betul dan kemaskini. Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 1 Tentukan koperasi menyimpan daftar Anggota dengan lengkap dan disenggara dengan kernaskini mengikut kehendak Akta Koperasi 1993 2 Pastikan Daftar Anggota mengandungi nama orang yang hanya memenuhi syarat, layak dan telah diluluskan untuk menjadi anggota. 3 Pastikan setiap anggota mempunyai lejar kecil untuk modal syer/ modal yuran yang dikemaskini. 4 Tentukan semua potongan, kemasukan, penambahan atau pengeluaran modal syer/ modal yuran telah dicatat dan dikemaskini dalam Buku Tunai dan lejar kecil berkaitan. 5 Tentukan jumlah baki-baki akaun individu didalam lejar modal Syer/Yuran diselaraskan dengan baki di akaun kawalan di Lejar Am secara berkala 6 Pastikan pemberhentian menjadi anggota atau pengeluaran modal yuran telah disahkan melalui surat permohonan berhenti dan kelulusan dalam mesyuarat 7 Pastikan sebarang bayaran balik baki modal syer/modal yuran dibuat setelah mengambil kira liabiliti/pinjaman tertunggak selaras dengan peruntukan Undang-undang Kecil Koperasi. 8 Pastikan Daftar Anggota dikemaskini dengan mengambil kira anggota baru dan anggota yang telah berhenti. PA 7
No Rujukan PROGRAM AUDIT : PELABURAN SYER/SEKURITI OBJEKTIF : 1) Memastikan pembelian dan pelupusan pelaburan dibuat mengikut prosedur 2) Memastikan semua urusniaga berkaitan pelaburan direkodkan dalam akaun dengan betul dan kemaskini. Tatacara /Kerja Audit Ruj. K/Kerja 1 Pastikan semua pembelian saham telah mendapat kelulusan mesyuarat dan Suruhanjaya mengikut peruntukan Akta Koperasi dan Undang – Undang Kecil Koperasi dan disokong dengan nota – nota kontrak perjanjian dan lain – lain dokumen 2 Pastikan koperasi menyimpan buku daftar pelaburan syer/sekuriti yang disenggara dan dikemaskini . Simpan daftar yang berasingan di antara saham siarharga (quoted) dengan saham taksair harga (unquoted) disimpan dengan mengandungi perkara berikut ; a) Nama pelaburan dan agensi penerbit; b) Jumlah saham yang dimiliki; c) Harga belian d) Harga pasaran pada tarikh Lembaran Imbangan. 3 Pastikan pelaburan syer/sekuriti dibuat atas nama koperasi. 4 Pastikan pembelian syer/sekuriti dicatat dengan betul dalam Buku Tunai dan akaun berkaitan. 5 Tentukan penyelarasan rekod – rekod perakaunan dengan pelaburan syer/sekuriti yang dipeganag dibuat secara berkala untuk membandingkan jumlah pelaburan syer/sekuriti dengan angka – angka ditunjukkan di Lejar Am. 6 Tentukan semua pendapatan daripada pelaburan syer/sekuriti telah di ambilkira dan direkodkan. 7 Pastikan penjualan pelaburan syer/sekuriti adalah mengikut peraturan – peraturan , dasar – dasar yang telah ditetapkan dan telah mendapat kelulusan mesyuarat. 8 Pastikan semua keuntungan / kerugian semasa penjualan telah dikredit atau didebit ke dalam akaun. PA 8
REKOD PEAUD
ENEMUAN DIT
REKOD PENETarikh Audit : Perkara : Objektif : PENEMUAN AUDIT
EMUAN AUDIT Tempoh Liputan Audit : __________________ Juruaudit : ______________________________ RUJUKAN CADANGAN DAN KOMEN
KERTAS KERJA AUDIT
No. Rujukan KERTAS KERJA AUDIT KOPERASI TERUS MAJU BERHAD Tarikh Audit : 31/03/2023 Perkara : URUSNIAGA PENERIMAAN WANG TUNAI Skop Audit : Menyemak semua terimaan tunai di buku tunai bagi bulan Jan – Mac 2023 (Resit no. 3001 – 4500) Objektif : Memastikan wang tunai tidak disalahgunakan dan telah disimpan serta direkod dengan betul. BAHAGIAN I : PENEMUAN TERPERINCI AUDIT BIL PENEMUAN BUKTI/RUJUKAN 1. 2. Semua urusniaga terimaan tunai telah diurus dan direkod dengan betul kecuali perkaraperkara berikut : Resit tidak digunakan sepenuhnya bagi menyokong pengesahan wang jualan daripada jurujual kepada pengurus kedai runcit Terimaan tunai dari 20 – 25/3/23 berjumlah RM9,000 tidak dibankkan. Sebaliknya wang tersebut digunakan untuk menjelaskan 3 invois kepada pembekal berjumlah RM9,000. Slip Bank no. 230451, 450321, 221233, 221234, 223453 didapati adalah tunai daripada jualan yang dibankkan tetapi tiada resit dibuka untuk penerimaan jualan ini. Rujuk buku tunai Jan-Mac 2023 Rt 4489 – Rt 4495 & Inv MO123, Inv A789 & Inv A791. Rujuk buku tunai Mac 2023 PA1/3/2010
BAHAGIAN II : CADANGAN TINDAKAN PEMBETULAN / KOMEN 1. Jurujual perlu memastikan resit rasmi diterima pada setiap kali wang diserah kepada pengurus. Cara ini dapat memastikan penggunaan resit digunakan sepenuhnya bagi menyokong semua terimaan wang. 2. Pihak pengurusan koperasi perlulah menetapkan amaun bayaran yang boleh dibayar secara tunai. Walaubagaimanapun, penjelasan invois pembekal tidak sepatutnya dibuat secara tunai. Juruaudit Auditee Kamal Siti ………………………………. ………………………………. (Mohd Kamal Ali ) (Siti Sharifah Ahmad ) Tarikh : 31/3/2023 Tarikh : 31/3/2023
LAPORAN AUDIT
Contoh 1 Contoh Laporan JAD kepada ALK LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN KEPADA ANGGOTA LEMBAGA KOPERASI Rujukan Kami : JKAD 4/23 Tarikh : 15 April 2023 Pengerusi dan Anggota Lembaga Koperasi Serbaguna Semantan Berhad Tingkat 1, Blok B Jalan Angsana 50500 Kuala Lumpur. Tuan, LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN BAGI TEMPOH 3 BULAN MULAI 1 JANUARI HINGGA 31 MAC 2023 Bahawa kami anggota Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Serbaguna Semantan Bhd., mengikut Undang-undang Kecil 57(4)(c), mengemukakan laporan kepada pihak tuan hasil daripada pengauditan dalaman yang telah dijalankan pada 5 April hingga 10 April 2023. 2. Laporan yang dibuat adalah berasaskan kepada hasil pengauditan terhadap hal-ehwal kewangan, pentadbiran dan aktiviti-aktiviti koperasi bagi tempoh 3 bulan mulai 1 Januari hingga 31 Mac 2023. 3. Sehubungan dengan itu penemuan kami adalah seperti berikut: Urusniaga penerimaan tunai Semua urusniaga terimaan tunai telah diurus dan direkodkan dengan betul kecuali perkara-perkara berikut : (i) Penemuan Didapati resit tidak digunakan sepenuhnya bagi menyokong penyerahan wang jualan daripada jurujual kepada pengurus kedai runcit.
Cadangan Untuk setiap kutipan jualan kedai runcit, resit perlu dikeluarkan bagi pengesahan bahawa wang telah diterima untuk jualan pada hari tersebut. (ii) Penemuan Didapati terimaan tunai daripada 20/3/23 hingga 25/3/23 berjumlah RM9,000.00 tidak dibankkan. Sebaliknya wang tersebut telah digunakan untuk menjelaskan 3 invois pembekal berjumlah RM 9,000.00. Cadangan Atas setiap penerimaan resit hendaklah dikeluarkan dan wang tersebut perlu dibankkan secepat mungkin untuk mengelak daripada kehilangan. Wang yang diterima tidak boleh digunakan untuk maksud lain. Untuk membayar pembekal, baucer bayaran perlu dikeluarkan beserta dengan cek untuk memastikan ia mengikut prosedur yang telah ditetapkan. 4. Diharap perkara-perkara yang dibangkitkan di atas dapat diberi perhatian dan tindakan sewajarnya oleh pihak tuan. Atas kerjasama yang telah diberikan, diucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih. (ZULKIFLI MAHMUD) Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Serbaguna Semantan Bhd.
Contoh 2 Contoh Laporan JAD kepada SKM LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN KEPADA SURUHANJAYA KOPERASI MALAYSIA Rujukan Kami : JKAD 5/23 Tarikh : 30 April 2023 Suruhanjaya Suruhanjaya Koperasi Malaysia, Wilayah Persekutuan, 50574 Kuala Lumpur. Tuan, LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN BAGI TEMPOH 3 BULAN MULAI 1 JANUARI 2023 HINGGA 31 MAC 2023 Bahawa kami anggota JAD Koperasi Serbaguna Semantan Bhd, mengikut kehendak Undang-Undang Kecil 57(4)(c) , mengemukakan laporan kepada pihak tuan hasil dari pengauditan dalaman bagi tempoh 3 bulan mulai 1 Januari 2023 hingga 30 Mac 2023. 2. Laporan yang dibuat adalah berasaskan daripada pengauditan terhadap halehwal kewangan, pentadbiran dan aktiviti-aktiviti koperasi yang telah dijalankan. 3. Sehubungan dengan itu kami mendapati : Mesyuarat Lembaga Sepanjang tempoh di atas koperasi tidak mengadakan mesyuarat lembaga sekurangkurangnya dua bulan sekali sebagaimana kehendak Undang-undang Kecil Koperasi 42(2). Perkara ini telah pun dimaklumkan kepada anggota lembaga dalam laporan kami kepada mereka.
Dividen Cadangan dividen bagi tahun 2022 sebanyak RM 20,500.00 yang telah diluluskan oleh mesyuarat agung tahunan koperasi pada 20 Disember 2022, masih belum dibayar atau dikreditkan ke akaun modal syer anggota koperasi seperti yang dikehendaki oleh Undang-undang Kecil 72(2). Perkara ini telah juga dimaklumkan kepada lembaga agar mengambil tindakan sewajarnya. 4. Mohon kerjasama pihak tuan untuk memberi perhatian terhadap perkara yang dilaporkan. Segala perhatian dan kerjasama daripada pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, terima kasih. (ZULKIFLI MAHMUD) Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Serbaguna Semantan Bhd.
Contoh 3 Contoh Laporan JAD kepada Anggota-Anggota Koperasi (Dibacakan oleh ALK) LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN KEPADA ANGGOTA-ANGGOTA KOPERASI Rujukan Kami : JKAD 6/23 Tarikh : 31 Disember 2023 Semua Anggota-anggota Koperasi Serbaguna Semantan Berhad Tingkat 1, Blok B Jalan Angsana 50500 Kuala Lumpur. Tuan/Puan, LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN Laporan audit ini disediakan untuk mematuhi kehendak Undang-undang Kecil 31(1)(b), untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan Kali ke 11. 2. KEANGGOTAAN JAD Keanggotaan JAD koperasi adalah seperti berikut: i) Zulkifli Mahmud - Pengerusi JAD ii) Pn. Siti Aminah bt. Abd. Rahim iii) Cik Noraini bt. Mat Yasin 3. SKOP AUDIT Laporan dibuat adalah berasaskan hasil pengauditan terhadap hal-ehwal kewangan, pentadbiran dan aktiviti-aktiviti koperasi yang dijalankan dari 1 Januari 2023 hingga 31 Disember 2023. 4. HASIL PENEMUAN AUDIT Penemuan-penemuan kami adalah seperti berikut: Aktiviti Kredit Baki pinjaman anggota berjumlah sebanyak RM25,500.00, yang terdiri daripada 20 orang anggota gagal dikutip balik melebihi tempoh enam bulan. Surat-surat peringatan tidak diedarkan kepada anggota-anggota berkenaan.
Penyenggaraan Buku-buku dan Rekod-rekod Perakaunan Daftar aset tetap koperasi tidak disenggara dan dikemaskinikan dengan baik dan pindahan-pindahan akaun ke lejar am tidak dibuat sepenuhnya. Mesyuarat Lembaga Anggota Lembaga koperasi tidak mengadakan mesyuarat sepanjang tempoh tiga bulan mulai bulan Februari 2023 hingga April 2023. Perkara ini tidak selaras dengan kehendak Undang-undang Kecil 42(2) di mana lembaga perlu mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua bulan. 5. KESIMPULAN DAN PANDANGAN Tertakluk kepada perkara-perkara di atas, kami berpendapat bahawa pengurusan dan hal-ehwal koperasi telah dilaksanakan dengan baik sebagaimana yang dikehandaki oleh Akta Koperasi 1993, Peraturan- peraturan Koperasi 2010 dan Undang-undang Kecil Koperasi. 6. PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH Kami merakamkan penghargaan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab pengauditan dalaman yang diamanahkan. Sekian, terima kasih. (ZULKIFLI MAHMUD) Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Serbaguna Semantan Bhd