MODUL GMD40223 - UNIT 2

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

MODUL

Unit 2

SERVICES DEPARTMENTAL
MANAGEMENT ASSISTANCE

GMD40223

PROGRAM:
DIPLOMA TEKNOLOGI LUKISAN REKABENTUK
(MEKANIKAL)
DIPLOMA IN DRAUGHTING DESIGN TECHNOLOGY
(MECHANICAL)

Buku ini sebagai rujukan pengajar dan pelajar IKM dan KKTM sahaja

2018 Hakcipta terpelihara
BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL MARA

1|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

2.0 MECHANICAL DRAUGHTING SERVICES ANNUAL BUSINESS PLANNING
ASSISTANCE

Pengenalan kepada Perlaksanaan Tugasan Rutin Pentadbiran

Satu aspek yang penting bagi sistem pentadbiran dalam persekitaran jabatan adalah melaksanakan
suatu julat kitaran hidup penyelenggaraan dan operasi pengurusan.

Perniagaan Rutin

Sebuah perniagaan memiliki dua aspek kerja - projek sementara dan projek kekal. Kedua-dua aspek
menyumbang kepada kejayaan perniagaan daripada segi perkembangan produk-produk, penawaran
perkhidmatan dan mendapat tempat di pasaran. Seorang pemilik perniagaan mesti tahu perbezaan di
antara operasi dan projek; kerana kedua-duanya memainkan peranan yang penting dalam bajet
syarikat, jadual harian dan hasil keseluruhan.

Rutin atau Operasi

Perniagaan rutin juga dikenali sebagai operasi umum. Sebuah operasi adalah tugasan harian yang
diulang-ulang yang dapat mengekalkan prestasi perniagaan; sebagai contoh perakaunan umum,
perkhidmatan pelanggan dan sokongan teknikal. Sebagai contoh, jabatan perakaunan mesti
memastikan pemerhatian terhadap peredaran semua pembayaran daripada pelanggan dan semua
pembayaran daripada perbelanjaan. Perbelanjaan operasi biasanya termasuk yuran sewa bagi
bangunan pejabat, gaji pekerja-pekerja, dan penggunaan bil-bil.Penghasilan produk yang berterusan
dan hasil daripada perkhidmatan juga merupakan sebahagian daripada operasi.

 Ciri-ciri Perniagaan Rutin
Ciri-ciri aktiviti perniagaan rutin adalah ianya seringkali dilakukan, sehinggakan ke tahap di mana
perlaksanaannya tidak dirancang dan orang yang melakukannya tidak memerlukan arahan,
keizinan dan latihan. Perniagaan rutin kebiasaannya tidak mempunyai tarikh akhir kerana ianya
boleh diulang. Banyak aktiviti rutin yang merupakan sangat penting bagi sesebuah perniagaan;
syarikat tidak boleh beroperasi tanpa mereka.

Aktiviti-aktiviti Perniagaan Asas

Sehari seseorang pemilik perniagaan dipenuhi dengan keputusan-keputusan yang memberi impak
kepada penghasilan harian dan perkembangan syarikat. Bagi membantu syarikat berjalan dengan lebih
efektif, seseorang pemilik syarikat akan mengumpulkan bersama polisi-polisi dan program-program
yang melambangkan aktiviti-aktiviti perniagaan asas. Garis panduan yang menyeluruh ini dapat
membolehkan para pekerja untuk memahami tentang bagaimana untuk menjalankan tugasan
perniagaan asas dan membolehkan syarikat untuk beroperasi dengan lebih lancar. Mengenalpasti
aktiviti-aktiviti perniagaan asas dapat menyenangkan perancangan perniagaan.

 Bajet Belanjawan

Setiap syarikat menghasilkan bajet yang akan menentukan bagaimana pendapatan akan
digunakan dalam operasi harian dan dalam perkembangan di masa hadapan. Setiap pengurus
jabatan akan memberi input tentang kos-kos operasi yang sedang berjalan, dan selepas itu,
sebuah bajet belanjawan akan dihasilkan bagi membolehkan syarikat untuk menjejaki kesemua
perbelanjaan dan pendapatan. Bajet daripada tahun yang sebelum akan dibandingkan dengan
hasil keputuan sebenar tahun tersebut bagi menghasilkan garis panduan untuk perancangan
perbelanjaan tahun hadapan.

2|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

 Peranan Bajet

Kedua-dua perniagaan operasi dan projek sementara mempunyai bajet-bajet belanjawan. Bajet
bagi operasi tidak mempunyai perubahan yang ketara, sebagai contoh gaji-gaji, dana jabatan
dan penghasilan produk jarang berubah dari bulan ke bulan. Tetapi, bajet bagi operasi mesti
memberikan hasil keuntungan yang maksimum. Projek-projek sementara pula akan
kebiasaannya mempunyai bajet bagi sepanjang tempoh projek, sama ada ianya seminggu
ataupun setahun. Bajet bagi projek mestilah termasuk kerja buruh, peralatan, bahan-bahan
mentah, dan kejadian yang tidak diramal. Pembiayaan bagi rpojek boleh dijadikan sebagai
sebahagian daripada bajet besar perniagaan, ataupun ditanggung oleh pemberian perniagaan
dan biasiswa.

 Perakaunan

Perakaunan ialah proses pengurusan peredaran duit masuk dan keluar dari syarikat. Cabang
yang termasuk dalam bahagian perakaunan adalah pembayaran akaun, penerimaan akaun,
gaji, akaun kredit pelanggan, kumpulan dan perakauan cukai. Laporan perakaunan
bertanggungjawab terhadap pemfailan cukai tahunan, kos pemerhatian syarikat dan menjaga
hubungan perniagaan di antara penjual dan pelanggan.

 Pemasaran

Pemasaran membantu untuk mengembangkan pengenalan syarikat dan jenama dalam
pasaran, di samping meluaskan bahan-bahan pengiklanan supaya dapat dilihat para pembeli.
Bahagian pemasaran mengembangkan perancangan pemasaran yang menyeluruh yang dapat
menggunakan projeksi penjualan bagi menentukan cara yang terbaik untuk menggunakan
sumber syarikat bagi memperoleh lebih pendedahan terhadap organisasi dan produknya.

 Penjualan

Penjualan adalah bahagian yang mengekalkan perhubungan secara terus dengan pelanggan.
Bahagian penjualan menggunakkan prospek-prospek bagi membantu untuk memperbanyakkan
pelanggan, di samping mengekalkan hubungan dengan klien-klien yang sedia ada untuk
mengulangi penjualan. Pasukan penjualan adalah perlu mahir untuk menyesuaikan
penyelesaian syarikat dengan keperluan pelanggan bagi meningkatkan lagi permintaan produk.

 Pengambilan Pekerja

Aspek sumber manusia dalam sesebuah organisasi adalah sangat penting bagi memastikan
perjalanan operasi semasa dan merancang perkembangan kelak. Sesebuah syarikat perlu
sentiasa mencari calon-calon yang layak dengan jawatan yang kosong, sesorang yang boleh
disimpan sekiranya terdapat kekosongan.

 Perkhidmatan Pelanggan

Perkhidmatan pelanggan mengekalkan pendapatan korporat dengan menyelesaikan masalah-
masalah daripada pelanggan dan memelihara hubungan perniagaan. Bahagian perkhidmatan
perniagaan tidak sentiasa diperlukan untuk mengembangkan asas pendapatan syarikat dengan
memberi penyelesaian kepada pelanggan. Hubungan proaktif dengan pelanggan akan
diserahkan kepada bahagian penjualan. Jabatan perkhidmatan pelanggan hanya merupakan
bahagian yang pelanggan akan menelefon apabila mereka mempunyai isu penghantaran,
produk dan bil.

3|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

Ramalan

Ramalan sangat berguna dalam menguruskan kewangan. Ia merupakan ramalan masa hadapan bagi
sesebuah kewangan perniagaan, dibandingkan dengan kenyataan-kenyataan, yang menyediakan
maklumat-maklumat atau hasil sebenar atau progres.
Meramal masa hadapan kewangan sesebuah perniagaan adalah tidak senang, terutama jika masih
memulakan perniagaan dan tidak mempunyai sejarah perniagaan. Tetapi, ramalan dan
pengubahsuaian kebiasaannya membolehkan perniagaan lebih tepat.
Ramalan setiap bulan atau setiap minggu diperlukan apabila memulakan sesuatu perniagaan,
menghadapi perkembangan yang pesat, atau menghadapi kesusahan dalam kewangan. Ramalan yang
kerap akan membolehkan pemerhatian kewangan dan merancang strategi untuk memerbaiki masalah
sebelum ianya menjadi lebih susah.
Ramalan setiap bulan atau setiap penggal adalah lebih sesuai untuk perniagaan yang sudah stabil dah
berkembang.

Ramalan kewangan merangkumi:

 Kos permulaan
 Penjualan
 Perbelanjaan
 Cost of Good Sold (COGS)
 Peredaran duit

Praktikal:

1. Memeriksa aktiviti-aktiviti rutin pentadbiran
2. Memeriksa aktiviti-aktiviti rutin operasi
3. Memeriksa maklumat-maklumat sulit projek
4. Menyediakan ramalan tahunan perniagaan
5. Menyediakan perancangan aktiviti-aktiviti perniagaan tahunan

Tugasan:

1. Menafsir aktiviti-aktiviti rutin pentadbiran
2. Menghasil senarai dan kos aktiviti-aktiviti rutin operasi
3. Menafsir aktiviti-aktiviti rutin operasi
4. Menghasil senarai dan kos aktiviti-aktiviti rutin operasi
5. Menafsir maklumat sulit projek
6. Mempelajari parameter-parameter projek
7. Mengenalpasti harga projek
8. Menunjukkan bajet projek, nilai projek & tempoh projek
9. Membancikan aktiviti-aktiviti jadual projek
10. Menyediakan ramalan tahunan perniagaan, varians perbelanjaan
11. Menyediakan bajet pencapaian tahun yang sebelum, perubahan penjanaan data pendapatan

sepanjang 3 tahun
12. Menyediakan & menafsir justifikasi pencapaian kewangan yang sebelum & faktor persekitaran

tahunan kewangan yang sebelum
13. Mempelajari persekitaran perniagaan semasa
14. Menggunakan teknik-teknik ramalan perniagaan
15. Mempelajari dan meramal trend perniagaan masa hadapan, saiz jualan perkhidmatan, saiz

penghasilan dan saiz pendapatan
16. Menghasilkan perancangan aktiviti-aktiviti pernigaan tahunan
17. Menyenarai aktiviti-aktiviti pentadbiran & projek yang berjalan
18. Melaksanakan senarai aktiviti projek & projeksi senarai aktiviti projek
19. Menghasilkan perancangan aktiviti-aktiviti perniagaan tahunan

4|Page GMD41223