MODUL GMD40223 - UNIT 1

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

MODUL

Unit 1

SERVICES DEPARTMENTAL
MANAGEMENT ASSISTANCE

GMD40223

PROGRAM:
DIPLOMA TEKNOLOGI LUKISAN REKABENTUK
(MEKANIKAL)
DIPLOMA IN DRAUGHTING DESIGN TECHNOLOGY
(MECHANICAL)

Buku ini sebagai rujukan pengajar dan pelajar IKM dan KKTM sahaja

2018 Hakcipta terpelihara
BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL MARA

1|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

1.0 MECHANICAL DRAUGHTING SERVICES DEPARMENT STRATEGIC PLAN
ASSISTANCE

Apa itu Perancangan Strategik?

Perancangan strategik ialah aktiviti pengurusan organisasi yang digunakan untuk menetapkan
keutamaan, menumpukan tenaga dan sumber, memperkasakan operasi, memastikan pekerja
dan pemegang saham menuju ke arah matlamat yang sama, menubuhkan perjanjian bagi
hasil yang diingini, menilai dan melaras matlamat organisasi bagi menepati perubahan
semasa persekitaran. Ianya merupakan suatu usaha yang menghasilkan keputusan asas dan
langkah-langkah yang membentuk dan memandu berkenaan apa itu organisasi, siapa yang
berkhidmat, apa fungsi ia, dan kenapa ia berfungsi seperti itu, beserta focus-fokus untuk masa
hadapan. Perancangan strategik yang berkesan akan melancarkan bukan sahaja di mana
organisasi akan bergerak dan langkah-langkah itu diperlukan, tetapi juga bagaimana ia boleh
Berjaya.

Apa itu Pelan Strategik?

Pelan strategik ialah sebuah dokumen yang digunakan untuk menerangkan kepada organisasi
berkenaan matlamat organisasi, langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai matlamat
tersebut, dan semua elemen-element kritikal yang terhasil semasa latihan perancangan.

Apa itu Pengurusan Strategik?

Pengurusan strategik ialah koleksi kesemua aktiviti yang sedang berjalan dan suatu proses
yang digunakan oleh organisasi untuk menyelaras dan menyusun kesemua sumber dan dan
langkah secara bersistematik bagi menepati misi, visi dan strategi organisasi. Aktiviti-aktiviti
pengurusan strategic menukarkan suatu perancangan kepada sistem yang menyediakan
maklum balas berkenaan pencapaian strategik sehingga melakukan keputusan dan
memboehkan perancangan tersebut berkembang sebagai keperluan dan perubahan keadaan.

Apa itu Perlaksanaan Strategik?

Perlaksanaan strategik secara dasarnya adalah seperti pengurusan strategic dan jumlah
perlaksanaan yang sistematik dalam sesuatu strategi.

Apakah langkah-langkah dalam Perancangan dan Pengurusan Strategik?

Ada beberapa rangka kerja dan metodologi bagi perancangan dan pengurusan strategik.
Walaupun tiada cara yang tetap bagi rangka kerja yang betul, tetapi kebanyakan rangka kerja
akan mempunyai corak dan atribut yang sama. Kebanyakan rangka kerja akan dijalankan
melalui suatu kitaran beserta frasa-frasa asas:

1) Analisis atau penilaian awal, di mana kefahaman tentang persekitaran dalaman dan
luaran semasa dikembangkan.

2) Formulasi strategi, di mana strategi bertahap tinggi akan dikembangkan dan
perancangan strategik asas organisasi akan didokumentasikan.

3) Perlaksanaan strategik, di mana perancangan bertahap tinggi akan ditafsirkan dalam
bentuk perancangan operasi dan langkah-langkah.

4) Frasa penilaian atau pengurusan, di mana isu-isu pembaikan dan penilaian semasa,
budaya, komunikasi, pelaporan data-data, dan pengurusan strategic yang lain akan
berlaku.

2|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

Keperluan Strategi dan Keperluan Perancangan

Keperluan strategi ialah suatu deskripsi tentang bagaimana kerja-kerja keperluan akan
dijalankan dalam projek-projek, jabatan-jabatan, dan kerja-kerja yang lain dalam organisasi.
Ianya merupakan suatu dokumen yang membantu menetapkan tahap cita-cita yang betul.
Keperluan strategi menerangkan tentang apa kerja-kerja yang akan terlibat dalam keperluan
pengurusan, bagaimana keperluan pembangunan akan berjalan dan bagaimana untuk
menyusul dan dokumen keperluan kerja. Keperluan strategi adalah merupakan input bagi
keperluan perancangan.
Sesuatu keperluan strategi mungkin akan melibatkan suatu sistem atau penyelenggaraan
objek dan menerangkan tentang siapa yang akan melakuan apa, bagaimana, bila dan kenapa
pada tahap umum. Sebaliknya, keperluan perancangan adalah lebih terperinci dan
menenrangkan hanya satu situasi sahaja, sebagai contohnya satu pelepasan dalam sistem.
Dalam sistem yang lebih kecil, perancangan tersebut mungkin akan menyebabkan kesemua
pelepasan pada tahun yang akan datang.
Keperluan strategi yang bagus akan merangkumi tiga cabang: keperluan pengurusan,
keperluan pembangunan, dan pemantauan dan dokumentasi keperluan.
Bahagian keperluan pengurusan menerangkan kerja-kerja yang perlu dilakukan oleh pengurus
keperluan. Kebiasaannya ia akan menerangkan:

 Bagaimana perancangan dalam keperluan akan dilakukan
 Bagaimana untuk menjalankan analisis risiko
 Bagaimana untuk mengendalikan pelbagai keperluan dan dokumen-dokumen

keperluan
 Kebolehkesanan di antara keperluan-keperluan, kes-kes kerja, dan laporan-laporan

yang salah
 Keutamaan dan pengesahan untuk keperluan-keperluan
 Proses bagi pembenaran untuk keperluan-keperluan
 Pengurusan dalam perubahan

Bahagian perkembangan keperluan kebiasaannya akan menerangkan:

 Proses pengurusan bagi keperluan organisasi
 Bagaimana untuk melakukan analisis perniagaan dan di cabang mana ianya biasa

dilakukan
 Teknik-teknik mengumpul keperluan yang mana boleh diguna pakai dan bila mereka

boleh diaplikasikan
 Bagaimana untuk mengembangkan dan memperincikan keperluan-keperluan pada

tahap yang berbeza
Bahagian pemantauan dan dokumentasi keperluan menerangkan:

 Bagaimana untuk mendokumentasikan keperluan
 Dokumen-dokumen contoh yang ada dan apa bahan yang perlu dipakai
 Sebarang jenis pengukuran yang perlu diguna
Keperluan strategi hanyalah pada tahap umum dan perlu disesuai masuk dalam konteks,
sebagai contoh spesifik pelepasan. Hal ini mungkin bermaksud mengurangkan tekni-teknik
mengumpul keperluan yang tidak sesuai untuk projek individu, atau tidak melakukan analisis
risiko bagi situasi yang sudah dilakukan oleh jabatan IT untuk kesemua sistem IT. Ianya
penting untuk menerangkan sebarang perubahan dalam keperluan strategi. Tambahan,
pastikan untuk mendapat kebenaran daripada orang yang betul dalam organisasi.

3|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

Melaksanakan Kerja Keperluan

Sebaik sahaja perancangan keperluan sudah selesai dilakukan, tiba masa untuk analisis
keperluan yang sebenar. Berdasarkan perancangan keperluan yang sudah dilakukan, kerja
dijalankan mengikut cabang demi cabang keperluan. Kebiasaanya, permasalahan situasi
berlaku di mana perancangan keperluan perlu untuk dikemaskini dan disesuaikan dengan
perubahan realiti. Tetapi, untuk mengawal perubahan ini dengan bantuan laporan kejadian,
dan dengan memastikan pemegang saham sedar akan perubahan yang diperlukan untuk
perancangan keperluan ini.

Penyerahan Keperluan kepada Penyelenggaraan

Dalam kebanyakan organisasi, ianya sangat penting apabila pengurusan keperluan telah
disiapkan, ianya diserahkan kepada penyelenggaraan. Tugas pengurus keperluan tidak akan
berakhir selagi keperluan tidak dihantar dan diterima oleh penerima. Penyerahan kepada
pasukan penyelenggaraan hendaklah dipastikan awal-awal agar ada orang untuk
menyerahkannnya. Penerima haruslah sudah menyertai atau mempunyai kefahaman
mengenai pengurusan keperluan. Kedua-duanya mestilah bersetuju tentang dokumen mana
yang mesti dihantar, kandungan dokumen tersebut, dan cara kandungan tersebut disemak
agar ianya boleh diterima. Perancangan untuk penyerahan hendaklah dirangkumi di dalam
jadual dalam perancangan keperluan beserta dengan kriteria penyerahan. Penerima akan
membuat keputusan bila keperluan tersebut akan diserah. Sekiranya penerima tidak bersetuju
dengan cara bahan yang telah dihantar, maka bahan itu tidak sempurna. Hal ini sangat
penting kerana kemungkinan besar yang keperluan tidak akan dapat diurus dan digunapakai
sebagai basis pada perubahan kelak.

Struktur dan Perancangan akan Membantu untuk Kerja yang Lebih Sempurna

Ianya lebih mudah untuk menumpukan dalam analisis keperluan jika telah dikenalpasti
peraturan tentang bagaimana untuk menjalankan analisis keperluan dan struktur perancangan
untuk perlaksanaan tugasan. Sekiranya kita tidak perlu merekacipta semula suatu tayar dan
menentukan apa itu maksud analisis keperluan kepada kita, sekiranya kita boleh meramal
keperluan yang sedia ada dan berada di tahap yang baik agar kita dapat terus berkembang,
sekiranya kita mengetahui bagaimana proses keperluan, kita boleh fokus dalam
melaksanakan analisis keperluan untuk cabang keperluan yang berlainan pada masa dan
sumber yang tepat, dalam cara yang diramal dan dikawal.

Kita menjadi beruntung dengan berfikiran jauh. Hal ini dapat meningkatkan keberangkalian
yang kerja-kerja itu akan menjadi lebih senang dan tidak memenatkan. Berfikiran jauh dan
perancangan awal juga memberi lebih masa untuk mereka sistem yang diperlukan untuk
perniagaan, sambal mengurangkan risiko kesilapan dalam keperluan.
Kebiasaannya, syarikat yang berpengalaman menghabiskan 30% daripada jumlah masa
projek untuk keperluan kejuruteraan.

Fasilitasi Bengkel-bengkel Perancangan Strategik

Fasilitasi bengkel akan dapat membantu untuk memastikan keberkesanan proses
perancangan strategic. Proses yang berkesan akan berjaya dalam perlaksanaan
perancangan.
Perancangan strategik yang berjaya adalah perancangan yang direka dan dilaksanakan oleh
mereka yang layak untuk melaksanakannya, dan mereka yang berkaitan.

4|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

Apa itu Fasilitasi Bengkel Perancangan Strategik?

Bengkel, bermaksud perjumpaan di mana orang-orang akan melibatkan diri dalam
perbincangan intensif dan aktiviti-aktiviti berkenaan sesuatu perkara.
Suatu pasukan perancangan akan terdiri daripada pengurus-pengurus yang mempunyai
peranan dan tanggungjawab tertentu. Dalam perancangan strategik, sebuah bengkel ialah
suatu mesyuarat di mana sebuah pasukan perancangan akan saling melibatkan diri dalam
perbincangan dan aktiviti-aktiviti berkenaan isu-isu besar yang dihadapi oleh syarikat. Mereka
akan berbincang tentang bagaimana isu-isu strategik ini perlu ditangani. Matlamat mereka
adalah untuk memastikan organisasi akan dapat memperbaiki perlaksanaannya. Mereka juga
bermatlamat untuk melakukan hal ini dengan risiko yang masih dapat dikawal dan sumber
yang ada.

Semasa perancangan strategik, akan ada beberapa kali mesyuarat, bukan hanya satu
mesyuarat. Fasilitasi merangkumi latihan-latihan yang diperlukan untuk menyediakan dan
menjalankan mesyuarat yang menghasilkan perancangan strategik yang dipersetujui. Hasil
daripada proses yang membina perancangan strategic korporat, merangkumi:

 Sasaran
 Ramalan
 Analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan bahaya
 Pemilihan keputusan strategik
Hasil yang terpenting daripada keseluruhan proses adalah tandatangan-tandatangan daripada
pasukan perancangan. Perkara ini akan melambangkan segala usaha mereka dalam
melaksanakan strategi yang telah dipersetujui.

Fasilitasi-fasilitasi bukanlah yang menjadi penunjuk arah bagi para pengurus dalam proses
perancangan. Ketua eksekutif masih akan menjadi ketua dalam proses perancangan. Mereka
akan membahagikan tugas fasilitasi dan sokongan kepada pasukan.

Fasilitator sepatutnya berpihak bebas dalam perbincangan. Mereka tidak akan memberi
pandangan mereka, melainkan setelah diminta berlaku sedemikian.

Fasilitasi bengkel perancangan strategic adalah seumpama menunggang motorsikal. Fasilitasi
yang hebat akan membantu sebuah pasukan pengurusan untuk memperoleh komitmen bagi
mengembangkan dan melaksanakan perancangan strategic. Menggunakan cara yang
bersistematik dalam bengkel fasilitasi adalah seperti menunggang motorsikal (SCOOTER).

Apa yang saya maksudkan dengan hal ini? Bengkel fasilitasi akan membolehkan:

Structured Conversations Offering Opportunities To Exercise Responsibility (Perbincangan
yang Berstruktur Memberi Peluang Untuk Melatih Bertanggungjawab) – S.C.O.O.T.E.R.
Seorang penunggang motorsikal perlu berusaha untuk memastikan motorsikal itu bergerak ke
hadapan, kadang-kadang penunggang motorsikal itu dapat mengurangkan beban apabila
motorsikalnya bergerak sendiri disebabkan momentum, ataupun apabila ia telah menurun
bukit. Tetapi, ia masih perlu dikawal untuk memastikan motorsikal itu sampai ke destinasi yang
ditujui. Tambahan pula, motorsikal itu memerlukan penunggang atau fasilitator bagi
memastikan ianya seimbang, agar tidak keterlaluan dan sebagainya.

5|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

Contoh Mesyuarat/Bengkel Perancangan Strategik

Jemputan – Bengkel Perancangan Strategik

Input dan kemahiran anda adalah sangat berguna untuk proses perancangan strategik
universiti. Kami telah berada dalam proses membentuk suatu perancangan strategic yang
dapat menetapkan kursus kami pada masa hadapan. Bantuan anda adalah diperlukan dalam
menetapkan arah strategic kita; dan mentakrifkan matlamat dah keutamaan universiti.
Anda telah dijemput untuk menyertai dalam Bengkel Perancangan Strategik yang akan
datang:

Bengkel 1: Selasa, 17 Februari, 12:00pm sehingga 2:00pm di EMU Ballroom

Fokus: Menarik minat pelajar yang berkualiti tinggi dan pelbagai, dan mempromosikan laluan,
pengekalan dan kejayaan untuk pelajar; Menarik minat fakulti dan staf yang berkualiti tinggi
dan pelbagai; dan menerapkan infrastruktur fizikal dan IT bagi memastikan pencapaian
akademik yang cemerlang.

Bengkel 2: Rabu, 18 Februari, 10:00am sehingga 12:00pm di Many Nations Longhouse

Fokus: Meningkatkan impak-impak daripada kajian, biasiswa, permintaan kreatif dan
penambahan graduasi.

Bengkel 3: Isnin, 23 Februari, 1:00pm sehingga 3:00pm di Many Nations Longhouse

Fokus: Meningkatkan impak-impak daripada kajian, biasiswa, permintaan kreatif dan
penambahan graduasi.

Makanan dan minuman akan disediakan dan tiada tempahan perlu dilakukan. Anda dijemput
untuk datang bagi kesemua sesi. Sila sediakan sebarang idea dan soalan, libatkan diri dalam
bengkel yang dijalankan, dan sila pastikan suara anda didengari semasa perbincangan.
Perancangan strategiK akan menumpukan kepada matlamat dan keutamaan universiti,
seperti:

 Menarik dan memiliki pelajar yang bekualiti dan pelbagai;
 Mempromosi laluan, pengekalan dan kejayaan untuk pelajar;
 Menarik dan memiliki ahli fakulti, staf dan pengkaji yang berkualiti dan pelbagai;
 Mengembangkan pendidikan dan kajian graduasi;
 Membina dan menyokong ruang untuk pengajaran dan kajian;
 Membentuk infrastruktur fizikal dan IT bagi memastikan kecemerlangan akademik.
Fakulti, staf dan pelajar dari seluruh kampus akan menjalankan perancangan ini, dan mereka
memerlukan input dan kemahiran anda dalam proses ini. Penglibatan anda akan
membolehkan kami untuk menentukan bagaimana kami dapat menggunakan sumber-sumber
kami untuk berkhidmat kepada pelajar, melakukan kajian kami, dan berkhidmat untuk
komuniti. Sila datang untuk berkongsi segala pendangan anda.
Kami sangat mengalu-alukan kerjasama antara kita dalam proses perancangan strategic
kelak.
Selamat maju jaya,

Awang Selamat
Senator Presiden

6|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

Praktikal:

1. Menganalisis keperluan perancangan
2. Menyediakan keperluan perancangan
3. Menjalankan penghantaran perancangan
4. Menyelaraskan mesyuarat/bengkel
5. Menjalankan penyertaan mesyuarat/bengkel
6. Menjalankan dokumentasi mesyuarat/bengkel
7. Menyediakan bahan-bahan perbentangan

Tugasan:

1. Bagaimana hendak menafsir perancangan strategik jabatan
2. Bagaimana hendak menetapkan objektif jabatan
3. Bagaimana hendak menganalisis keperluan
4. Bagaimana untuk merancang strategi/perancangan dan mengembangkan keperluan
5. Bagaimana untuk menafsir keperluan bengkel perancangan strategik
6. Bagaimana hendak menghasilkan keperluan perancangan strategik
7. Tunjukkan perancangan strategik perniagaan korporat
8. Tunjukkan faktor informasi strategik bagi perkhidmatan lukisan mekanikal
9. Kumpulkan analisis data operasi yang sebelum ini, analisis data penjanaan

pendapatan, sumber tenaga manusia & analisis utiliti
10. Laksanakan analisis sumber bahan & utility, dan sediakan analisis laporan pencapaian

yang terkini
11. Laksanakan penghantaran keperluan
12. Kumpulkan dokumen-dokumen maklumat suapan
13. Carikan analisis data operasi yang sebelum ini, analisis data penjanaan pendapatan,

sumber tenaga manusia & analisis utility
14. Laksanakan dan kompilasikan analisis laporan pencapaian yang terkini
15. Hantarkan keperluan perancangan strategic
16. Selaraskan mesyuarat//bengkel
17. Sediakan senarai ahli mesyuarat/ senarai nama kehadiran & agenda mesyuarat
18. Susunkan fasiliti mesyuarat & susunkan bahan-bahan mesyuarat
19. Keluarkan notis pemberitahuan mesyuarat
20. Kemaskini buku log mesyuarat
21. Laksanakan penglibatan mesyuarat/bengkel
22. Susunkan perkhidmatan setiausaha mesyuarat/bengkel
23. Sesi “brainstorming”
24. Tetapkan objektif
25. Sertai dalam aktiviti mengformulasikan perancangan strategik perancangan taktikal

jabatan
26. Laksanakan dokumentasi mesyuarat/bengkel
27. Hasilkan bahan-bahan perbentangan perancangan

7|Page GMD41223