MODUL GMD40223 - UNIT 4

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

MODUL

Unit 4

SERVICES DEPARTMENTAL
MANAGEMENT ASSISTANCE

GMD40223

PROGRAM:
DIPLOMA TEKNOLOGI LUKISAN REKABENTUK
(MEKANIKAL)
DIPLOMA IN DRAUGHTING DESIGN TECHNOLOGY
(MECHANICAL)

Buku ini sebagai rujukan pengajar dan pelajar IKM dan KKTM sahaja

2018 Hakcipta terpelihara
BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL MARA

1|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

4.0 MECHANICAL DRAUGHTING SERVICES DEPARTMENTAL STRATEGIC PLAN
IMPLEMENTATION ASSISTANCE

Apa itu Pelaksanaan Strategik?

Pelaksanaan strategik adalah suatu proses yang menukarkan perancangan dan strategi kepada
tindakan bagi mencapai matlamat. Perancangan strategik adalah dokumen bertulis yang
membentangkan perancangan bagi perniagaan bagi mencapai matlamat, tetapi ianya tidak akan
berguna sekiranya tidak ada sebarang pelaksanaan strategik. Pelaksanaan ini memastikan segala
perancangan syarikat berjalan.

 Fakta
Pelaksanaan strategik sangat penting untuk kejayaan sebuah syarikat, menekankan siapa, di
mana, bila, dan bagaimana untuk mencapai matlamat dan objektif yang diingini. Fokus ia
adalah terhadap seluruh organisasi. Pelaksanaan berlaku selepas imbasan persekitaran, SWOT
(kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman – Strength, Weak, Opportunities, Threat) analisis,
dan mengenalpasti isu dan matlamat strategik. Pelaksanaan melibatkan pemberian tugasan
dan garisan masa kepada individu yang akan membantu sesebuah organisasi dalam mencapai
matlamatnya.

 Ciri-ciri
Perancangan pelaksanaan yang berjaya akan mempunyai seorang pemimpin yang jelas, seperti
CEO, kerana dialah yang akan memastikan visi, keseronokan dan keadaan yang diperlukan
untuk mencapai matlamat. Semua orang dalam organisasi patut melibatkan diri dalam
perancangan ini. Alat mengukur prestasi juga berguna dalam memberi motivasi dan
membolehkan susulan untuk dilakukan. Pelaksanaan juga selalu merangkumi pelan strategik,
yang mengenalpasti dan menentukan ramuan utama yang akan meningkatkan prestasi.
Ramuan tersebut termasuk kewangan, pasaran, persekitaran kerja, operasi, pekerja dan rakan
kongsi.

 Kesilapan Umum
Salah satu kesilapan yang umum dalam pelaksanaan strategik adalah tidak mengasaskan
pemilikan dalam proses. Kurang komunikasi dan perancangan juga merupakan kesilapan-
kesilapan umum. Pelaksanaan strategik juga kebiasaannya terlalu abstrak, dengan sedikit
definisi yang konkrit dan potensi, atau ia diberi tanpa cara untuk menjejaki progresnya.
Syarikat kebiasaannya hanya akan menekankan pelaksanaan pada setiap tahun, membolehkan
pengurusan dan pekerja terlibat dalam operasi harian dan mengabaikan matlamat jangka
lama. Keskukaran yang lain adalah tidak menjadikan pekerja berkeupayaan dalam pelbagai
aspek perancangan atau tidak cukup mampu untuk melakukan perubahan.

 Keperluan
Untuk melaksanakan strategi dengan berjaya, beberapa perkara mestilah berada di tempat
yang betul. Orang yang berkelayakan mestilah bersedia untuk membantu dengan kemahiran
unik dan kebolehan mereka. Perlu mempunyai sumber, yang merangkumi masa dan wang,
bagi melaksanakan strategi dengan sempurna. Struktur pengurusan mestilah boleh mudah
untuk berkomunikasi dan terbuka, dengan mesyuarat yang dirancang untuk penambahbaikan.
Sistem pengurusan dan teknologi mestilah berada di tempat yang betul bagi menjejaki tahap
pelaksanaan, dan persekitaran di tempat kerja mestilah menjadi nyaman agar semua
bermotivasi.

2|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

 Rancangan
Laman web My Strategic Plan menawarkan perancangan selangkah demi selangkah bagi
pelaksanaan. Ianya termasuk menyempurnakan perancangan strategic dengan kesemua
kakitangan yang diperlukan, mengubah belanjawan dan menghasilkan beberapa versi
perancangan bagi kumpulan individu. Selepas itu, membina suatu sistem bagi menjejaki
perancangan dan menguruskan sistem dengan ganjaran. Keseluruhan perancangan
pelaksanaan akan dibentangkan kepada seluruh organisasi, dimasukkan ke dalam perancangan
tahunan syarikat. Yang terakhir, merancang mesyuarat pada setiap bulan bagi memastikan
semua berada di landasan yang betul dan mengikut tarikh-tarikh semakan tahunan untuk
melaporkan progress, dan menambahkan tugasan.

Proses Pelaksanaan bagi Perancangan Strategik

Perancangan strategic tidak akan berguna kepada organisasi sekiranya tidak dijadikan sebagai
tindakan. Bahkan, pelaksanaan merupakan perkara yang penting dalamproses perancangan strategik,
dan organisasi yang merancang perancangan strategic mesti merangkumkan suatu proses untuk
melaksanakan perancangan ini. Proses pelaksanaan ini boleh berubah dari organisasi ke orgaisasi yang
lain, bergantung kepada maklumat-maklumat perancangan strategik yang sebenar, tetapi beberapa
langkah asas boleh membantu dalm proses ini dan memastikan pelaksanaan ini berjaya dan
perancangan strategik ini efektif.

1. Nilai perancangan strategik. Langkah yang pertama dalam proses pelaksanaan adalah untuk
berhenti dan pastikan dahulu agar sudah memahami apa perancangan strategic yang ada.
Semak ia dengan berhati-hati, dan tumpukan kepada elemen-elemen dalam perancangan
tersebut yang berkemungkinan mencabar. Kenal pasti sebarang bahagian dalam perancangan
yang kelihatan tidak realistic atau yang akan memakan kos yang berlebihan, sama ada masa
atau wang. Fokus bahagian-bahagian tersebut, dan pastikan mereka sebelum mula
melaksanakan perancangan strategik itu. Sila sediakan idea kecemasan jika perancangan asal
tidak berjaya.

2. Hasilkan visi untuk pelaksanaan perancangan strategik. Visi ini mungkin menjadi suatu siri
matalamat yang perlu dicapai, selangkah demi selangkah, atau garisan perkara-perkara yang
perlu disempurnakan. Sila pastikan semua orang tahu apa yang patut menjadi hasil akhir dan
kenapa ianya penting. Wujudkan gambaran yang jelas tentang apa yang perancangan strategik
ini ingin capaikan.

3. Pilih ahli pasukan untuk membantu dalam pelaksanaan perancangan strategik. Sila pastikan
untuk mempunyai pasukan yang sedia membantu, and faham tujuan perancangan ini dan
langkah-langkah yang ada dalam melaksanakannya. Pilih seorang ketua pasukan, jika selain
dari anda, seseorang yang boleh memotivasikan pasukan dan mengemukakan soalan atau
menengahkan permasalahan apabila ada.

4. Rancang mesyuarat untuk berbincang tentang laporan progres. Bentangkan senarai matlamat
dan objektif, dan pastikan pasukan perancangan strategic tahu apa yang telah dicapai. Sama
ada pelaksanaan ini berjalan lancar, atau ketinggalan, nilai jadual itu selalu untuk
membincangkan sebarang perubahan yang perlu dibuat. Tubuhkan suatu sistem ganjaran yang
mengenal kejayaan sepanjang proses pelaksanaan.

5. Libatkan pengurusan atasa apabila sesuai. Pastikan ahli eksekutif organisasi tahu tentang
perkembangan semasa, dan sediakan laporan tentang progres terhadap pelaksanaan
perancangan. Dengan memastikan pihak pengurusan organisasi tahu tentang progres
pelaksanaan akan membuatkan mereka sebahagian daripada proses, dan sekiranya masalah
timbul, pihak pengurusan akan dapat mengenalpasti masalah dan potensi dengan lebih baik.

3|Page GMD41223

SERVICES DEPARTMENTAL MANAGEMENT ASSISTANCE

Praktikal:

1. Menjalankan persediaan bahan sesi taklimat latihan
2. Menyediakan sesi taklimat latihan
3. Melaksanakan program fokus-objektif organisasi
4. Menjalankan dan mencapai penyingkiran halangan matlamat
5. Mengembangkan matlamat & mencapai program sokongan persekitaran tempat kerja
6. Melaksanakan kemahiran memantau untuk penambahbaikan program
7. Menjalankan dokumen pelaksanaan strategi perancangan strategik
8. Memerhatikan polisi perancangan strategik & pelaksanaan prosedur

Tugasan:

1. Menjalankan sesi taklimat
2. Menggambarkan bahan matlamat jabatan dan individu
3. Menghasilkan dan mengintegrasikan bahan matlamat & bahan pembentangan pelaksanaan

strategi perancangan strategik.
4. Mengendalikan sesi taklimat, menghasilkan sesi taklimat pemberitahuan, menempah dan

menyediakan tempat majlis, fasiliti, bahan untuk sesi taklimat.
5. Menyediakan perkhidmatan setiausaha dalam sesi taklimat dan rekod kesemua aktiviti
6. Melaksanakan program fokus-objektif organisasi
7. Menafsirkan penanda aras prestasi & sistem ganjaran
8. Menggalakkan nilai penyumbangan strategik
9. Melaksanakan komunikasi pencapaian prestasi bertempoh
10. Melaksanakan penglibatan pekerja
11. Melaksanakan penyingkiran halangan pencapaian matlamat
12. Mengenalpasti & menafsir halangan pencapaian matlamat & strategi penyingkiran halangan

matlamat
13. Melaksanakan program mentor & kaunseling
14. Menghasilkan laporan prestasi penyingkiran halangan pencapaian matlamat
15. Menghasilkan pencapaian matlamat sokongan persekitaran tempat kerja
16. Menafsir dokumen strategi pelaksanaan perancangan strategik
17. Menyediakan persekitaran yang konduksif, selamat & menggalakkan kerjasama
18. Melaksana program penambahbaikan kemahiran memantau, program teknik menyelesaikan

masalah & membuat keputusan, teknik memotivasi pekerja
19. Menggunakan teknik pengubahsuaian keadaan & melatih polisi penglibatan pasukan
20. Menghantar dokumen strategi pelaksanaan perancangan strategik jabatan
21. Menyelesaikan perancangan strategi jabatan & pelaksanaan prosedur

4|Page GMD41223