คู่มือการพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมพิมพ์คอมพิวเตอร์ (ปรับแล้ว)

1 การพิมพ์หนังสือราชการภายนอกและภายใน ด้วยโปรแกรมพิมพ์คอมพิวเตอร์Microsoft word กรอบแนวคิด งานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ในส่วนราชการทุกแห่ง เนื่องจากการปฏิบัติงานต่าง ๆ หน่วยงาน ราชการ ต้องด าเนินงานด้วยระบบเอกสารทั้งหมด ซึ่งงานสารบรรณเป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงาน เอกสาร จึงเป็น งานที่มีความส าคัญในการปฏิบัติงานของหน่วยงาน การนด าเนินงานเกี่ยวกับงานสาร บรรณนั้นจะเริ่มตั้งแต่การจัดท า การรับ การร่าง การพิมพ์การท าส าเนา การส่ง การรับ การบันทึก การ จดรายงานการประชุม การสรุป การย่อเรื่อง การน าเสนอ การจัดเก็บ การค้นหา การขอยืม การติดตาม และการท าลาย ซึ่งทั้งหมดเป็นกระบวนการของงานสารบรรณที่ ต้องการปฏิบัติอย่างเป็นระบบ โดย ค านึงถึงความสะดวกรวดเร็ว และปฏิบัติอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้เพื่อประหยัดเวลาแรงงาน และค่าใช้จ่าย งานสารบรรณจึงเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร ของทางราชการเป็นศูนย์ รวมข้อมูลข่าวสารต่างๆ ของหน่วยงาน อย่างไรก็ตาม สามารถสรุปความส าคัญ ได้ ดังนี้ 1. เป็นหลักฐานอ้างอิงในการปฏิบัติงาน 2. เป็นศูนย์รวมข้อมูลข่าวสารต่างๆ ของหน่วยงาน 3. เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร ท าความเข้าใจระหว่างหน่วยงานกับหน่วยงาน หน่วยงานกับบุคคล และบุคคลกับบุคคล 4. เป็นเครื่องมือเตือนความจ าของหน่วยงาน 5. เป็นเครื่องมือในการบริหารงานหน่วยงานของหน่วยงานราชการให้มีประสิทธิภาพ ความหมายและค าที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 6 และระเบียบส านัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ได้ให้ความหมาย และค าเกี่ยวข้องกับงานสาร บรรณไว้ดังนี้ งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดท า การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการท าลาย” ซึ่งเป็นการก าหนดขั้นตอน และขอบข่ายของงานสาร บรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง พิมพ์จด จ า ท าส าเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ท ารหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและท าลาย ทั้งนี้ต้องท าเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย หนังสือ หมายถึง หนังสือราชการ อิเล็กทรอนิกส์หมายถึง การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธี อื่น ใดในลักษณะคล้ายกัน และให้ความหมายรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรือ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่างๆ ระบบสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์หมายถึง การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสาร ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์นอกจากนี้ระเบียบฯ งานสารบรรณฯ ยังได้ให้ความหมายของหนังสือ ราชการที่ กว้างขวางครอบคลุมถึงระบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนราชการ หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม ส านักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ไม่ว่าจะเป็น ราชการส่วนกลาง ราชการส่วนภูมิภาค ราชการส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศ และให้หมายความ รวมถึงคณะกรรมการด้วย

2 คณะกรรมการ หมายถึง การชุมนุมเพื่อปรึกษาหารือ (deliberative assembly) ของบุคคลกลุ่ม เล็ก ๆ กลุ่มหนึ่ง ซึ่งโดยปกติจะอยู่ภายใต้บังคับบัญชาของการชุมนุมหรือองค์กรอื่นที่ใหญ่กว่า คณะกรรมการระดับสูงสุดอาจเรียกว่า คณะกรรมาธิการ คณะกรรมการมีหน้าที่หลายอย่างแตกต่างกันไป ตามวัตถุประสงค์ของการก่อตั้ง กรม หมายถึง ส่วนราชการที่ขึ้นตรงต่อกระทรวง ทบวง และนิติบุคคล นิติบุคคล หมายถึง บุคคลที่กฎหมายสมมติให้มีสภาพบุคคลเช่นเดียวกับบุคคลธรรมดา ดังนั้น นิติบุคคลจึงมีความสามารถเช่นเดียวกับบุคคลธรรมดา ลักษณะของงานสารบรรณที่ดี 1. ปฏิบัติได้ด้วยความเรียบร้อย เป็นไปอย่างรวดเร็วและประหยัดเวลา 2. หาวิธีลัดในการร่าง โต้ตอบ รับ-ส่ง เก็บ ค้น และท าลาย เพื่อประหยัดเวลา และทรัพยากร ทั้งนี้ หนังสือทุกฉบับต้องได้ใจความสมบูรณ์ ประณีต สะอาด ชัดเจน มีความเรียบร้อย และได้มาตรฐาน เดียวกัน 3. ร่างโต้ตอบได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องตามแบบที่ก าหนดไว้โดยไม่ต้องแก้ไขเพิ่มเติม แนวความคิดที่ใช้ในการด าเนินงาน 1. การปฏิบัติหน้าที่ด้านงานธุรการและงานสารบรรณ จ าเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจ เกี่ยวกับ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2560 และแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 เพื่อใช้ในการ ปฏิบัติงานสารบรรณ กล่าวคือ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดท า การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการท าลาย 2. การปฏิบัติหน้าที่ด้านงานธุรการและงานสารบรรณ จ าเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจด้านการ ใช้ ภาษาไทย ตัดสะกด ตัวการันต์เป็นอย่างดี 3. การปฏิบัติหน้าที่ด้านงานธุรการและงานสารบรรณ จ าเป็นต้องมีความรู้ในการใช้เทคโนโลยี เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงานเป็นอย่างดี เช่น การพิมพ์งานด้วยเครื่องพิมพ์ดีด การพิมพ์งานด้วยเครื่อง คอมพิวเตอร์ โดยใช้โปรแกรม Microsoft Word และโปรแกรม Microsoft Excel 4. การปฏิบัติหน้าที่ด้านงานธุรการและงานสารบรรณ จ าเป็นต้องมีการติดต่อประสานงาน หรือ การสื่อสารเข้าใจได้รวดเร็ว กระชับ ถูกต้อง ดังนั้น การจัดท าคู่มือมาตรฐานการพิมพ์หนังสือราชการ ด้วยโปรแกรมพิมพ์คอมพิวเตอร์ ไว้เพื่อ เป็นแนวทางให้นักเรียน นักศึกษา ได้ศึกษา เรียนรู้ อย่างถูกแบบแผนของทางราชการ เพื่อให้นักเรียน นักศึกษาน าไปใช้ ในการปฏิบัติงานสารบรรณ ต่อไป สรุปสาระส าคัญ และระเบียบกฎหมายที่เกี่ยวข้อง “งานสารบรรณ” หมายถึงงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดท า การรับ – การส่ง การเก็บรักษา การยืม การท าลาย ซึ่งเป็นการก าหนดขึ้นตอนขอบข่ายของงานสารบรรณในทาง ปฏิบัติเกี่ยวกับ การบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง พิมพ์ จดจ า ท าส าเนา ส่งหรือสื่อ ข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ จัดเก็บ ค้นหา ติดตามและ ท าลาย ต้องเป็น ระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ

3 “หนังสือราชการ” คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ 6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หนังสือราชการ มี 6 ชนิด ได้แก่ 1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือ ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ ส่วนราชการหรือที่มีถึง บุคคลภายนอก 2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกเป็นหนังสือ ต่อต่อ ภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ (การใช้หนังสือภายใน ส่วน ราชการมักนิยมใช้เฉพาะเรื่องที่ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่ หากมีหนังสือไปต่างกรมแม้ อยู่ใน กระทรวงเดียวกันมักนิยมใช้หนังสือราชการภายนอก) 3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับ กรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ขึ้นไปเป็น ผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อก ากับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วน ราชการ และระหว่าง ส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องส าคัญ 4. หนังสือสั่งการ มี3 ชนิด ได้แก่ ค าสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ 4.1 ค าสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมายให้ใช้ กระดาษตราครุฑ 4.2 ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้อ านาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศัยอ านาจของกฎหมาย หรือไม่ก็ได้เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจ า ให้ใช้กระดาษตราครุฑ 4.3 ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ านาจหน้าที่ก าหนดให้ใช้โดยอาศัยอ านาจ ของกฎหมายที่บัญญัติให้กระท าได้ให้ใช้กระดาษตราครุฑ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์มี3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์และข่าว 5.1 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะ แนวทาง ปฏิบัติ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ 5.2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อท าความเข้าในกิจการ ของทาง ราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ให้ใช้กระดาษครุฑ 5.3 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ (ไม่ใช้ กระดาษตราครุฑ) 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ เจ้าหน้าที่ท าขึ้นนอกจากที่ กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

4 การปฏิบัติงานสารบรรณ (การรับหนังสือ การส่งหนังสือ การจัดพิมพ์และร่างหนังสือ ราชการ) ส่วน ราชการต่าง ๆ ได้มีการปฏิบัติตามระเบียบ ดังนี้ 1. ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 2. ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 3. ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการใช้ต าแหน่งทางวิชาการเป็นค าน าหน้านาม พ.ศ.2536 4. ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.2544 5. พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 6. ค าอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการไทยด้วยโปรแกรมพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หนังสือส านักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 ขั้นตอนการด าเนินงาน และ Flow Chart แสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (โดยละเอียด) การพิมพ์ หนังสือราชการ มีหลักเกณฑ์การพิมพ์ดังนี้ 1. การพิมพ์หนังสือราชการที่ต้องใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า ๑ หน้า หน้าต่อไปให้ ใช้กระดาษไม่ต้องมีตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก ๒. การพิมพ์หัวข้อต่างๆ ให้เป็นไปตามแบบหนังสือที่ก าหนดไว้ในระเบียบ ๓. การพิมพ์ ๑ หน้ากระดาษขนาด เอ ๔ โดยปกติให้พิมพ์ ๒๕ บรรทัด บรรทัดแรกของ กระดาษ ควรอยู่ห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๕ เซนติเมตร ๔. การกั้นระยะในการพิมพ์ ๔.๑ ในบรรทัดหนึ่งให้ตั้งจังหวะเคาะของพิมพ์ดีดไว้ ๗๐ จังหวะเคาะ ๔.๒ ให้กั้นระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือประมาณ ๓ เซนติเมตร เพื่อความ-สะดวก ในการเก็บเข้าแฟ้ม ๔.๓ ตัวอักษรสุดท้ายควรห่างจากขอบกระดาษด้านขวาไม่น้อยกว่า ๒ เซนติเมตร ๕. ถ้าค าสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบค าในบรรทัดเดียวกันได้ให้ใช้ เครื่องหมายยัติภังค์ ( - ) ระหว่างพยางค์ ๖. การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีที่จบประเด็นแล้วจะมีการขึ้นข้อความใหม่ให้เว้นห่างจากระยะกั้น หน้า ๑๐ จังหวะเคาะ ๗. การเว้นบรรทัดโดยทั่วไปจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่ าสุดของ ตัวพิมพ์ไม่ทับกัน ๘. การเว้นวรรค ๘.๑ การเว้นวรรคโดยทั่วไปเว้น ๒ จังหวะเคาะ ๘.๒ การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่อง ให้เว้น ๑ จังหวะเคาะ ถ้าเนื้อหาต่างกันให้เว้น ๒ จังหวะเคาะ ๙. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่าง เครื่องหมายยัติภังค์ ( - ) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมาประมาณ ๓ เซนติเมตร ๑๐. การพิมพ์หนังสือที่มีความส าคัญ และมีจ านวนหลายหน้าให้พิมพ์ค าต่อเนื่องของข้อความ ที่ จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้นๆ แล้วตามด้วย ... (จุด ๓ จุด) โดยปกติให้เว้น ระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย ๓ ระยะบรรทัดพิมพ์และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ใน หน้า สุดท้ายอย่างน้อย ๒ บรรทัดก่อนพิมพ์ค าลงท้ายทั้งนี้เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่มีการลงนามแล้ว

5 การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดท ากระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึกข้อความ โดย ใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์Microsoft word ให้จัดท าให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษ ตราครุฑ และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 โดยเฉพาะส่วนหัวของ แบบกระดาษบันทึกข้อความ จะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังค า ดังต่อไปนี้ ส่วน ราชการ ที่ วันที่ เรื่อง และไม่ต้องมีเส้นขีดทึบแบ่งระหว่างหัวกระดาษบันทึกข้อความกับส่วนที่ใช้ส าหรับ การจัดท าข้อความ 1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์ 1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร 1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติคือ 1 เท่า หรือ Single 1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์อยู่ระหว่าง 0 – 16 เซนติเมตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใช้ส าหรับการจัดท ากระดาษตราครุฑ และตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้ส าหรับการจัดท ากระดาษบันทึกข้อความ 2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร 3. ขนาดตัวอักษร 3.1 รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) 3.2 ตัวอักษรขนาด 16 พอยท์ 3.3 หนังสือราชการให้ใช้เลขไทยทั้งฉบับ ยกเว้นข้อความที่มีศัพท์เทคนิค หรือค าเฉพาะ 4. การพิมพ์ 4.1 หนังสือภายนอก 4.1.1 การพิมพ์เรื่อง ค าขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่าง กันเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์(1 Enter + Before 6 pt) 4.1.2 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์และภาคสรุป ให้มีระยะ บรรทัด ระหว่างข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์(1 Enter + Before 6 pt) 4.1.3 การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์และภาคสรุป ให้มีระยะ ย่อหน้า ตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร 4.1.4 การพิมพ์ค าลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายภาคสรุป เท่ากับระยะ บรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์(1 Enter + Before 12 pt) 4.1.5 การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์3 บรรทัด (4 Enter) จากค าลงท้าย 4.1.6 การพิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์3 บรรทัด จากต าแหน่ง ของเจ้าหนังสือ (4 Enter)

6 ตัวอย่างรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการภายนอก

7 4.2 หนังสือภายใน 4.2.1 ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความก าหนดขนาดตัวอักษร ดังนี้ 4.2.1.1 ค าว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ และปรับ ค่าระยะบรรทัดจาก 1 เท่า เป็นค่าแน่นอน (Exactly) 4.2.1.2 ค าว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์ 4.2.2 การพิมพ์ค าขึ้นต้น ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและ เพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 4.2.3 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ภาคสรุป และการย่อหน้าให้ถือ ปฏิบัติเช่นเดียวกับการพิมพ์หนังสือภายนอก 4.2.4 การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด จากภาคสรุป (4 Enter) 4.3 จ านวนบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสมกับ จ านวนข้อความ และความสวยงาม 4.4 การพิมพ์หนังสือราชการแบบอื่นตามที่ระเบียบก าหนด ให้ถือปฏิบัติตามนัยดังกล่าว ข้างต้น โดยอนุโลม โดยค านึงถึงความเหมาะสมกับรูปแบบของหนังสือชนิดนั้น

8 ตัวอย่างรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการภายใน (บันทึกข้อความ)

9 การพิมพ์หนังสือราชการ 1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์ เปิดโปรแกรม Microsoft Word 1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร วิธีการ คลิกเมาส์ตรงสี่เหลี่ยมลูกศรชี้ลง มุมล่างในวงกลมสีแดง เพื่อตั้ง“คาหน้ากระดาษ” ตามรูป เลือก - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 1.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร เลือก ตกลง

10 1.2 การตั้งระยะบรรทัดให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่บนข้อความที่ต้องการตั้งระยะบรรทัด =>คลิกเม้าส์ขวา => เลือกหนึ่งเท่า 1.3 การตั้งค่าแบบอักษร วิธีการ ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิกตรงช่องสี่เหลี่ยมลูกศรชี้ลง มุมล่างในวงกลม สีแดง เพื่อตั้ง “แบบอักษร”

11 ช่องสี่เหลี่ยมจะปรากฏขึ้นตามรูป เพื่อตั้งค่าแบบอักษร - แบบอักษรเปน “TH SarabunPSK” - ลักษณะแบบอักษร “ธรรมดา” - ขนาด “16 พอยท”

12 1.4 การตั้งค่าย่อหน้า วิธีการ เลื่อนเมาส์มาคลิกตรงช่องสี่เหลี่ยมลูกศรชี้ลง มุมล่างในวงกลมสีแดง เพื่อตั้ง “การย่อ หน้า” ดังรูป ตั้งค่าการย่อหน้า การเยื้อง และระยะห่าง ดังนี้ - ทั่วไป การจัดแนว “กระจายแบบไทย” ระดับเค้าร่าง “เนื้อความ” - ระยะหาง กอน “0 พ.” หลัง “6 พ.” ระยะห่างบรรทัด “หนึ่งเท่า”หรือ Single ตามรูป 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใชส าหรับการจัดท ากระดาษตราครุฑ การวางตราครุฑ ให้ วางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน) 2.2 ตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้ส าหรับการจัดท ากระดาษบันทึกขอความ การวางตราครุฑ

13 ใหวางหาง จากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบนดานซ้าย) ตามรูป 2.3 การใส่ “ครุฑ” ในหนังสือราชการภายใน วิธีการ - เลื่อนเมาส์ไปที่เมนูบาร์ คลิกที่ข้อความ “แทรก” จะมี icon “ภาพประกอบ” ปรากฏขึ้นตามรูป - เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ icon “รูปภาพ” ปรากฏกรอบสี่เหลี่ยม “แทรกรูปภาพ”ขึ้น และเลือก Folder “รูปครุฑ ” ตามรูป - เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ Folder (ที่เก็บรูปภาพที่ต้องการในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือจากเว็บ ไซด์” ซึ่งในที่นี้เปิดจาก Folder ที่นักเรียน และเข้าไปใน Folder“รูปครุฑ” คลิกเข้าไปใน Folder เลือกรูปภาพ ตามที่ต้องการ (ครุฑ-pim1) คลิก “แทรก”

14 - เลื่อนเมาสไปคลิกที่ Folder “รูปครุฑ”คลิกเลือก “ครุฑ” ที่ตองการแทรกรูปภาพ จะปรากฎ บนหนาเอกสาร แตมีขนาดใหญกวาที่ตองการใช ของเมนูบาร “รูปแบบ”ตามรูป - เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ “ครุฑ” จะปรากฏเครื่องหมายรอบรูปจ านวน 8 ที่ และมุม ด้านขวาบน ของโปรแกรม จะปรากฏ “ขนาด” ของรูปภาพ ให้พิมพ์ ตัวเลขที่ช่องความสูง “1.5 ซม.” ส่วน ความ กว้างจะปรับ ตามอัตโนมัติ ตามรูป (กรณีครุฑในหนังสือราชการภายนอก ความสูง 3 ซม)

15 - เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ “ครุฑ”จะปรากฏเครื่องหมายรอบรูปจ านวน 8 ที่ และที่เมนูบาร์ จะ ปรากฏ “เครื่องมือรูปภาพ” มีข้อความ “รูปแบบ”ที่เมนูบาร์ จะเห็นรูป “สุนัข”มีข้อความว่า “ตัด ข้อความ” เพื่อก าหนดการวางรูปภาพ ให้เลือกที่ “ข้างหลังข้อความ” ตามรูป

16 - เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ “ข้างหลังข้อความ” ตามรูป ภาพครุฑ จะไปอยู่ด้านหลังข้อความ และสามารถเลื่อนภาพครุฑ ไปที่ไหนได้อย่างอิสระ - เลื่อนเมาส์ไปที่เมนูบาร์ “มุมมอง” เลือกช่อง “ตาราง”หน้าเอกสารจะปรากฏตาราง ตามที่ได้ ก าหนดการตั้งค่าไว้ สามารถเลื่อนรูปครุฑไปวางตามต าแหน่งที่ต้องการตามรูป - การพิมพ์เรื่อง ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะ บรรทัดปกติ และเพิ่มค าก่อนหน้า อีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่บนข้อความที่ต้องการตั้งระยะบรรทัด =>คลิกเม้าส์ขวา => เลือกย่อหน้า =>เลือกระยะห่าง ก่อน 6 พอยท์ =>ตกลง

17 วิธีการใส่เส้น ประหลังค าว่า ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง - เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ icon “แทรก” “รูปร่าง” และคลิกเลือก “ “ (เส้นตรง) เพื่อท าจุดไข่ปลา แสดงเส้นบรรทัด ที่เป็นช่องว่างหลังค าว่า “ส่วนราชการ” ตามรูป - เมื่อคลิกเลือก “ ” (เส้นตรง) แล้ว เลื่อนเมาส์ลงมาที่หน้ากระดาษ Cursor จะ เปลี่ยนเป็นรูปกากบาท (+) คลิกเมาส์ด้านซ้ายด้วยนิ้วชี้เพื่อวางเส้นหลังค าว่า “ส่วนราชการ” จะเกิด เส้นตรงและมี วงกลมปิดหัวท้ายของเส้นตรง ทูบาร์จะขึ้นที่ “รูปแบบ” (เครื่องมือการวาด) ดูมุมขวาของ หน้าจอคอมพิวเตอร์ จะปรากฎขนาดของเส้น และสีของเส้น (ตามรูปมือชี้) ตามรูป - คลิกเมาส์บนเส้นตรงที่สร้างขึ้น กดเมาส์ค้างไว้ ลากเส้นตรงมาวางไว้หลักอักษร “ร” ของ ค าว่า “ส่วนราชการ” ตามรูป แล้วไปก าหนดขนาดเส้นที่ช่องมุมขวาบนสุดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ ในกรอบวงกลมสีแดง พิมพ์ตัวเลขแนวตั้งเป็น “0 ซม.” และแนวนอนเป็น 13.6 ซม. จะได้ที่เส้น ตามรูป -

18 - เลื่อนเมาส์ไปที่ icon ช่องลักษณะรูปร่าง เลือก “เส้นกรอบรูปร่าง” คลิกเมาส์เลือก “สีด า” - เลื่อนเมาส์ไปที่ icon ช่องลักษณะรูปร่าง เลือก “เส้นกรอบรูปร่าง” คลิกเมาส์เลือก แถบ “เส้นประ” และเลือกเส้นประ (ตามรูปมือชี้) ตามรูป (เส้นประเส้นอื่น ๆ ใช้หลักเกณฑ์เดียวกัน) ตัวอย่างการพิมพ์ส่วนหัวของบันทึกข้อความ

19 ตัวอย่างการพิมพ์บันทึกข้อความ