PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS

PROTOKOL
DALAM

PENGURUSAN
MAJLIS

Aidil Shazwan Bin Mohd
Ahmad Nazmi Bin Che Rahim
Ahmad Aliuddin Bin Shaarani
Fronthy Samuel Anak Udam

ELEMEN PENTING PROTOKOL
DALAM PENGURUSAN MAJLIS

1. JAWATANKUASA 9. PANGGILAN

2. TEMPAT MAJLIS HORMAT

3. SENARAI JEMPUTAN 10. SUSUNAN TEMPAT
DUDUK
4. ATURCARA MAJLIS
5. PAKAIAN DALAM 11. JURUACARA
12. ATURCARA
MAJLIS
PENTADBIRAN
6. KAD JEMPUTAN
13. PENYAMBUT
7. MENU TETAMU

8. SUSUNAN 14. RAPTAI
KEUTAMAAN
15. NILAI-NILAI ISLAM

16. POST-MORTEM

www.protokol-malaysia.com

1. JAWATANKUASA

 KEAHLIAN JAWATANKUASA
 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
 MAJLIS YANG DIKENDALIKAN

www.protokol-malaysia.com

2. TEMPAT MAJLIS

Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana
tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan
anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti
diambilkira adalah seperti berikut:

SENANG DITUJU
TEMPAT LETAK KERETA
RUANG LEGAR
KEMUDAHAN ASAS
KESESUAIAN DENGAN MAJLIS

www.protokol-malaysia.com

3. SENARAI JEMPUTAN

 RINGKASAN SENARAI

-Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu.
Tujuannya adalah supaya dapat diketahui kategori

tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.

 SENARAI NAMA

-Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikan
nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam
kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama
4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis.
Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi
hendaklah mengandung butir lengkap

www.protokol-malaysia.com

 SENARAI KEUTAMAAN

-Senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut
susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut
panduan dan Susunan Keutamaan Persekutuan atau
negeri, atau agensi mana yang berkenaan

SENARAI KEHADIRAN

 -Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi
ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk
ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah
serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan

hadir atau tidak hadir.

 SENARAI YANG HADIR

 -Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai
tetamu yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah
diambil dari senarawiwkwe.peromtokpola-mtadlayesnia.gcoamn mengeluarkan
nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir

4. ATURCARA MAJLIS

Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan
dahulu acaranya mengjkut urutannya. Lepas itu letakkan
masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir rnembawa ke
waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka
masa bagi setiap acara.

MAJLIS SIANG (8 am-2.45a.m)
MAJLIS PADA HARI JUMAAT (Tamat
sebelum 12.15 pm)
MAJLIS MALAM (8 pm-11.30pm)

www.protokol-malaysia.com

5. PAKAIAN DALAM
MAJLIS

 MAJLIS PENUH ISTIADAT
 MAJLIS FORMAL
 MAJLIS SEPARUH FORMAL
 MAJLIS TIDAK FORMAL

www.protokol-malaysia.com

6. KAD JEMPUTAN

 BUTIR-BUTIR KAD JEMPUTAN

 Nama majlis
 Penganjur atau yang menjemput
 Logo agensi
 Tempat majlis
 Ruang nama jemputan
 Tarikh majlis diadakan
 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
 Masa ketibaan tetamu
 Panduan pakaian
 Nama dan nombor telefon rujukan
 Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis

(mengikut keperluan)
 Kad jawapan (mengikut keperluan)
 Plan Lokasi (mengikuwtwkwe.pproetrolkuola-mna)laysia.com

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah
ditulis dengan tangan manakala sampulnya

ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum
majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima

ialah seminggu sebelum majlis diadakan.
Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu
kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan

tangan.

www.protokol-malaysia.com

7. MENU

a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang
diadakan di pertengahan majlis ataupun di penghujung
majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis
mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan
di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan
ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara
jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet duduk
atau duduk.

www.protokol-malaysia.com

b) Majlis khas jamuan ringan

 Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara

duduk dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih
berat dan jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih
muih hendaklah mengikut prinsip; manis-pedas,
berbungkus-terbuka, warna-warni, keras, lembut dan
sebagainya.

Jamuan makan

Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua
iaitu Menu Biasa dan Menu Barat. Makanan China atau
"Chinese food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal
sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan protokol
di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk
pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah
orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya
digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau
majlis tersebut khas

8. SUSUNAN KEUTAMAAN

 SUSUNAN KEUTAMAAN
PERSEKUTUAN..

\Documents\susunan keutamaan.doc

www.protokol-malaysia.com

9. PANGGILAN HORMAT

..\Documents\panggilan hormat.docx

www.protokol-malaysia.com

10. SUSUNAN TEMPAT DUDUK

 Penentuan Susunan Tempat Duduk

 Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.

 Susunan Keutamaan

 Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah
dif terkanan. Kekananan bermula dari kanan Tetamu
Khas.

 Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah
mengikut kekananan.

 Pentas utama – acara perasmian dsb.

 Majlis jamuan rasmi

 Jumlah ganjil atau genap

 Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat

 Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif
yang paling utama sekali.

www.protokol-malaysia.com

 Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.

11. JURUACARA

 Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang
ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang
baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada
tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara
majlis.

 Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi
Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara
hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4
dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman
sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir
berikut:-

www.protokol-malaysia.com

MASA (anggaran)
CUE (panduan bagi juruacara)
ANN (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk
kepada tahap atau taraf majlis yang
berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan
dua juruacara (seorang sebagai simpanan).
Teks juruacara hendaklah disediakan oleh
pihak penganjur.

www.protokol-malaysia.com

12. ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis
yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-

sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan
majlis tersebut

sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang
terlibat dalam majlis tersebut

untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan
mengikut lunas-lunas protokol yang diterima

untuk mengawal masa

untuk menjadi panduan masa akan datang

sebagai rekod www.protokol-malaysia.com

13. PENYAMBUT TETAMU

 PANDUAN

– Keraian dan aturcaranya
– Kawasan dan tempat duduk
– Senarai tetamu
– Pakaian dan ketibaan penyambut
– Teknik menyambut
– Kesulitan
– Kesopanan

www.protokol-malaysia.com

14. RAPTAI

 TUJUAN RAPTAI

– Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas
dan tanggungjawabnya.

– Untuk menentukan urutan majlis.
– Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
– Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
– Untuk penyelarasan acara.
– Untuk membiasakan petugas-petugas dengan

keadaan tempat.

www.protokol-malaysia.com

15. NILAI-NILAI ISLAM

MAJLIS HENDAKLAH
MENGGAMBARKAN HASRAT
KERAJAAN MENGENAI DASAR
PENERAPAN NILAI-NILAI ISLAM
SEJAJAR DENGAN AGAMA ISLAM

SEBAGAI AGAMA RASMI

www.protokol-malaysia.com

16. POST MORTEM

 MENILAI KELANCARAN
PERJALANAN MAJLIS

 KEJAYAAN
 KELEMAHAN YANG DIDAPATI
 MENGATASI KELEMAHAN
 CARA MEMPERBAIKI

KESELURUHAN MAJLIS
 PANDUAN AKAN DATANG

www.protokol-malaysia.com

TAMAT