คู่มือการใช้เครื่องโทรสารในสำนักงาน

ค่มู อื การใช้เคร่ืองโทรสารในสำนักงาน

จดั ทำโดย

นางสาววลิ าสนิ ี สวสั ดสิ์ าย
ช้ันปวส.1 กจส. เลขท9ี่

นำเสนอ

อาจารย์ปรยี าภรณ์ เหมพนั ธ์

วิทยาลัยอาชีวศึกษากาญจนบุรี 71000

คำนำ

รายงานเรื่อง คู่มือการใช้เครื่องโทรสารในสำนักงาน เล่มนี้จัดทำขึ้นเพื่อศึกษา
ค้นคว้าความรู้เกี่ยวกับเครื่องโทรสาร โดยรายงานเล่มนี้ประกอบด้วยเน้ือหาดังนี้ ความ
หมาย,ความสำคัญเครื่องโทรสาร,ประเภทของเครื่องโทรสาร,การเลือกใช้เคร่ืองโทรสาร,
ประโยชนข์ องเคร่ืองโทรสาร,การทำงานของเครื่องโทรสาร,คุณลักษณะเครื่องโทรสาร,
การบำรงุ รักษาเครอ่ื งโทรสาร

ทั้งนี้ทางคณะผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่ารายงานเล่มนี้จะเป็นประ โยชน์ต่อผู้ที่
ไดม้ าศึกษาเป็นอย่างดีและทางคณะผู้จัดขอขอบคุณผู้ท่มี ีสว่ นช่วยรายงานเล่มนี้สำเร็จมา
ณ โอกาสน้ดี ว้ ย

คณะผจู้ ัดทำ
นางสาววิลาสนิ ี สวสั ด์ิสาย

สารบญั หนา้
1
เร่ือง 2
ความหมาย 3-4
ความสำคญั ของเคร่อื งโทรสาร 5
ประเภทของเครอ่ื งโทรสาร 6
การเลือกใชเ้ ครอ่ื งโทรสาร 7
ประโยชนข์ องเครอ่ื งโทรสาร 8-9
การทำงานของเคร่อื งโทรสาร 10
คุณลักษณะเครอื่ งโทรสาร
การบำรุงรักษาเครอ่ื งโทรสาร

ความหมาย

โทรสาร หรือ โทรภาพ (อังกฤษ: facsimile, fax แฟกซ์) คือเทคโนโลยีโทรคมนาคม
อย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่าย
โทรศัพทท์ ี่เรียกว่า เครอ่ื งโทรสาร หรอื telecopier ในอุตสาหกรรมบางประเภท การส่ง
สำเนาเอกสารจากระยะไกลไปยังบุคคลหน่ึง ข้อดคี อื รวดเร็วกวา่ การสง่ ทางไปรษณีย์ แต่
ข้อเสียคือเอกสารที่ได้รับอาจมีคุณภาพต่ำ และรูปแบบที่จัดวางไว้อาจไม่ตรงตำแหน่ง
หรือผดิ เพย้ี นไป ปัจจบุ ันโทรสารได้ลดความนิยมลงไป เนือ่ งจากนิยมส่งเอกสารทางอเี มล
แทน ซง่ึ จะไมเ่ กิดข้อเสยี ดงั กล่าว

ความสำคัญของเคร่อื งโทรสาร

โทรสาร หรือแฟกซ์ (Fax) เป็นสื่อคมนาคมประเภทหนึ่ง ราชบัณฑิตยสถาน
บัญญัติศัพท์ใช้คำว่าโทรภาพ เพราะเดิมหมายถึงภาพหรือรูปที่ส่งมาโดยทางไกล
ตลอดจนหมายถึงกรรมวิธีในการถอดแบบเอกสารตีพิมพ์หรือรูปภาพโดยทางคลื่นวิทยุ
หรอื ทางสาย เชน่ สายโทรศัพท์ ในสังคมสารนเิ ทศปัจจบุ นั นยิ มใชค้ ำวา่ โทรสารแทนโทร
ภาพ เพราะครอบคลุมประเภทของการส่งสารนเิ ทศได้มากกวา่ ภาพ
การส่งเอกสารผ่านทางโทรสารต้องมีหมายเลขของเครื่องรับ (เบอร์โทรศัพท์) และ
ต้นฉบับที่เป็นเอกสาร และการส่งแฟกซ์แต่ละครั้ง คิดค่าบริการตามอัตราค่า ใช้
โทรศัพท์ ถ้าในพื้นที่เดียวกันก็ครั้งละ 3 บาท ต่างจังหวัดคิดตามอัตราค่าบริการ
โทรศัพท์ทางไกล แต่ในความจริงสถานที่รับบริการส่งแฟกซ์จะคิดค่าบริการแพงกว่า
คา่ ใช้จ่ายจรงิ หลายเทา่ ตวั
ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้รับความนิยมใช้ในสำนักงานกันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากใ ห้
ความสะดวก รวดเร็ว และให้ความแม่นยำในการส่งข้อมูลข่าวสารด้วยสีที่เหมือนกับ
ต้นฉบับ ใช้ถ่ายเอกสารนำไปพ่วงต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้เป็นพรินเตอร์
(Printer) ช่วยลดปัญหาการสื่อสารข้อความผิดพลาด และช่วยให้การติดต่อสื่อสาร
ระหวา่ งกันสะดวกและรวดเร็วยิ่งข้นึ

ประเภทของเครอ่ื งโทรสาร

เคร่ืองโทรสารโดยทั่วไปมอี ยูด่ ว้ ยกัน 3 ประเภท ไดแ้ ก่

1. เคร่อื งโทรสารแบบกระดาษมว้ น

2. เครอ่ื งโทรสารแบบกระดาษธรรมดา ระบบเลเซอร์
3. เคร่อื งโทรสารแบบกระดาษธรรมดา ระบบม้วนฟิลม์

การเลอื กใชเ้ คร่ืองโทรสาร

- คำนึงถงึ ปรมิ าณการรบั
- สง่ ขอ้ ความ และการทำสำเนา
- จำนวนของคนทใี่ ช้
- ค่าใช้จา่ ยทตี่ ้องเสยี ไป
- ความรวดเรว็ ในการรบั
- ส่งเอกสารตา่ งๆ
- คำนงึ ถึงความคุ้มคา่ ทไ่ี ด้รับและส่ิงทต่ี ้องสูญเสยี ไป

ประโยชนข์ องเครอ่ื งโทรสาร

เครื่องโทรสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยในการติดต่อธุรกิจให้เกิดความสะดวก
รวดเร็ว ประหยดั เวลา ค่าใชจ้ า่ ย และเปน็ หลักฐานทสี่ ามาใช้อ้างอิงได้

เนื่องจากสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้รับปลายทางได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาทีและ เสีย
ค่าใช้จ่ายอย่างประหยัดอีกด้วย ธุรกิจทุกแห่งจึงมีเครื่องโทรสารไว้สำหรับการ รับส่ง
ข้อมูล และมักจะเปิดเครื่องไว้ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อที่จะไม่พลาดข่าวสาร ข้อมูลต่าง ๆ
ในปจั จุบนั เครอื่ งโทรสารไดร้ ับการพฒั นาให้มหี น่วยความจำที่ สามารถบนั ทึกข้อมูล แม้
จะปิดเครื่องไวก้ ็ตาม นบั เป็นความกา้ วหน้าอีกขน้ั หนึ่ง

การทำงานของโทรสาร

หลักการทํางานของโทรสารเป็นการเปลี่ยนข้อมูลของเอกสารหรือภาพต้นฉบับให้เป็น
สัญญาณไฟฟ้าโคยผ่านระบบสื่อสาร เช่น สายเคเบิล ฯลฯ แล้วส่งไปยังเครื่องรับที่อยู่
ปลายทางและเปลี่ยนสัญญาณไฟพาที่ได้รับให้กลับมาเป็นข้อมูลของเอกสารหรือภาพ
ซึ่งพิมพ์ออกมาบนกระดาษแผ่นใหม่ที่เหมือนต้นฉบับเดิมทุกประการระบบการทำงาน
ของเครื่องโทรสารแสดงไดด้ ังภาพ

คณุ ลกั ษณะเคร่ืองโทรสาร

1. หมายถงึ เครอื่ ง FACSIMILE หรอื โทรภาพ
2. แบบใชก้ ระดาษธรรมดา ชนดิ ต้ังโต๊ะ
3.. เป็นระบบ Laser หรือดกี ว่า
4. เป็นเครือ่ งใหม่ไม่เคยใชง้ านมาก่อนและอย่ใู นสายการผลติ ไม่เกิน 1 ปี
5. ความเร็วในการสง่ เอกสารไม่เกนิ กว่า 6 วนิ าทีตอ่ แผน่
6. สามารถสง่ เอกสารไดต้ อ่ เนือ่ งโดยอัตโนมัตคิ ร้งั ละไม่นอ้ ยกว่า 30 แผน่
7. สามารถปริน้ สแกน คดั ลอกเอกสาร สง่ แฟกซ์ได้
8. สามารถเก็บข้อมูลรับ-ส่งเอกสารจากหน่วยความจ า กรณีหมึกหมด หรือกระดาษ
หมดไดไ้ มน่ ้อยกวา่ : 80/150 หนา้
9. ความละเอียดการพิมพ์ ไม่น้อยกวา่ 600x600 จุดต่อนิ้ว
10. มถี าดบรรจกุ ระดาษ ขนาด A4 ไดไ้ ม่นอ้ ยกวา่ 250 แผน่
11. มีจอแสดงการใช้งาน เปน็ เมนูภาษาไทย
12. มหี มกึ ที่ใช้กบั เคร่ืองโทรสารรุ่นน้ีอยา่ งน้อย 1 ชดุ

13. มอี ุปกรณต์ อ่ เชื่อมกับวงจรโทรศัพท์
14. สามารถรบั ข้อมูลเอกสารไว้ในหน่วยความจำ

15. สามารถใช้ไดก้ บั ไฟฟา้ 220 โวล์ท
16. ต้องได้รับรองมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม (มอก.) ให้เป็นไปตามส ำนัก
มาตรฐานผลติ ภณั ฑอ์ ตุ สาหกรรมประกาศใช้ หรือ ISO

17. ผลิตภัณฑ์ต้องได้รับเครื่องหมายฉลากสิ่งแวดล้อม เช่น ฉลากสีเขียว หรือใบรับรอง
หรือสัญญาอนญุ าตใหใ้ ชเ้ ครื่องหมายฉลากสง่ิ แวดลอ้ ม

18.มีคูม่ ือใช้งานภาษาไทย อย่างน้อย 1 ชดุ
19.มบี รกิ ารตดิ ตั้งเครอื่ ง พร้อมเจา้ หนา้ ที่สอนการใช้งาน
20.ผู้เสนอราคาต้องรับประกันความเสียหายจากการใช้งานปกติ ทั้งส่วนของอะไหล่และ
การบรกิ ารเป็นเวลาไมน่ อ้ ยกว่า 1 ปี

การบำรงุ รักษาเครอื่ งโทรสาร

1. ใชเ้ คร่อื งโทรสารใหถ้ กู ตอ้ งตามข้ันตอนท่รี ะบไุ วใ้ นค่มู อื การใช้
2. ปัดฝนุ่ ละออง และทำความสะอาดเครอื่ งโทรสาร อย่าใหฝ้ นุ่ เกราะ โดยใชผ้ ้าชบุ น้ำยา
เชด็
3. สำรวจสายตอ่ ให้อยู่ในสภาพทใ่ี ช้การได้เสมอ ระมดั ระวังอยา่ ให้สายไฟเกดิ การหกั งอ
4. สายต่อส่วนทย่ี าวเกนิ ไป ใหม้ ว้ นเปน็ วงกลมเก็บไว้
5. อย่าให้สายต่อถูกความร้อน ทับพาดผ่านสายไฟ จะทำให้สายเสียและรบกวน
สญั ญาณ
6. ตรวจสอบเครือ่ งอยู่เป็นประจำ เพอ่ื ใหเ้ คร่ืองสามารถใชง้ านไดต้ ลอดเวลา
7. ตรวจตรากระดาษโทรสารให้มีอยู่ในเครื่องเสมอ และควรจะต้องมีปริมาณเพียงพอ
สำหรับการรับสารได้ตลอดเวลา แม้ในเวลาหลังเลิกงาน วิธีการใส่กระดาษต้องใส่ให้
ถกู ต้อง
8. ตรวจดูการวางหูโทรศัพท์ของเครื่องว่าวางถูกหรือไม่ หากวางไม่ตรงแท่นจะทำให้รบั
สญั ญาณไมไ่ ด้