คู่มือเครื่องทำลายเอกสาร

คูม่ ือเคร่ืองทำลำยเอกสำร

นำงสำว วรัญชลี เต้ียมเครือ
ปวส.1 กจส. เลขที่ 12
เสนอ

อำจำรย์ ปรียำภรณ์ เหมพนั ธ์
วิชำโปรแกรมสมยั ใหมใ่ นสำนกั งำน

วิทยำลยั อำชีวกำญจนบุรี

คำนำ

กำรจดั เก็ยเอกสำรเป็นส่ิงที่ทุกท่ำนจดั เกบ็ กนั มำนำนแลว้ เช่น โฉนดท่ีดิน ใบสำคญั สมรส พนั ธบตั ร สมดุ
บญั ชีเงินฝำก ซ่ึงเอกสำนเหล่ำน้ีเป็นเอกสำรส่วนตวั ที่มีจำนวนไม่มำกซ่ึงสำมำรถจดั เก็บและคน้ หำดว้ ย
ตนเอง

สำหรับงำนในหน่วยงำน ป้ปู ฎิบตั ิในหน่วยงำนควรมีควำมรู้ และควำมเขำ้ ใจถึงข้นั ตอนและวธิ ีกำรจดั เกบ็
เอกสำร ใหเ้ ป็นระเบียบตำมสำนกั งำนนำยกรัฐมนตรี วำ่ ดว้ ยงำนสำรบญั พ.ศ. 2526 แต่ในทำงปฏิบตั ิแลว้
เจำ้ หนำ้ ท่ีเก็บเอกสำรตำมควำมคิด และควำมเขำ้ ใจของตนเองทำใหเ้ กิดปัญหำในกำรคน้ หำเอกสำร และ
ทำลำยเอกสำรตำมมำในภำยหลงั

สำรบญั 1
2
คุณสมบตั ิของเครื่องทำลำยเอกสำร 3
ข้นั ตอนกำรใชง้ ำนของเครื่องทำลำยกระดำษ 4-6
กำรบำรุงรักษำเครื่องทำลำยเศษกระดำษ 7
วธิ ีแกป้ ัญหำกระดำษติดในเคร่ืองทำลำย
ขอ้ แนะนำ

1

คุณสมบัตขิ องเครื่องทำลำยเอกสำร:

· ทำลำยเอกสำรไดค้ ร้ังละ 5-7 แผน่ (กระดำษ A4/70 แกรม)
· ทำลำยเอกสำรแบบตดั ชิ้นละเอียด (Cross-Cut) ขนำด 4x40 มม.
· ทำลำย DVD/CD Credit Card เป็นเสน้ ตรง (Strip-Cut) ขนำด 30 มม.
· ช่องใส่เอกสำรกวำ้ ง 22.5 ซม. / ช่องใส่ DVD/CD Credit Card กวำ้ ง 12.4 ซม.
· ถงั จุกระดำษได้ 20 ลิตร
· ควำมเร็วในกำรทำลำย 3 เมตร/นำที
· สำมำรถทำลำยลวดเยบ็ กระดำษเบอร์ 10 ได้
· ทำลำยบตั รเครดิต ไดค้ ร้ังละ 1 แผน่
· ทำลำยแผน่ CD ไดค้ ร้ังละ 1 แผน่
· รับประกนั เคร่ือง 1 ปี / รับประกนั ใบมีด 1 ปี
· ควำมดงั ของเคร่ืองขณะทำลำยเอกสำร 59 เดซิเบล
· เครื่องทำงำนระบบอตั โนมตั ิ (AUTO START / STOP)
· มีช่องใส่เอกสำร และแผน่ DVD/CD Credit Card แยกช่อง

2

ข้นั ตอนกำรใช้งำนของเครื่องทำลำยกระดำษ
1. เสียบสาย usb เข้าไปท่ี พอรท์ usb ของ คอมพวิ เตอร์ โน๊ตบุ๊ค แทบเลต หรือ จะใช้พลงั งานจากถ่านไฟฉาย
ขนาด AA 4 ก้อน ก็ไดค้ ่ะ แล้วค่อยทำสายไฟด้านทเี่ ป็น AC เสียบเ้ข้าไปท่ตี วั เครื่องทำลายเอกสารค่ะ
2.เชคฝาดา้ นบนว่าเราปดิ ลงแนบกับตัวถงั รองรบั กระดาษใหแ้ นบสนทิ เพ่ือการใช้งานเครอ่ื งทำลายเอกสาร
อยา่ งมีประสิทธิภาพคะ่
3. เปิดสวิทซ์ท่ีตัวเครื่อง และนำกระดาษหรือเอกสารที่ต้องการทำลาย ใสล่ งไปในช่องใส่กระดาษค่ะ
4. เมือ่ ใช้งานเสร็จแลว้ เราก็ปิดสวทิ ซ์และเปดิ ฝาถังรองกระดาษเพ่ือนำเศษกระดาษมาท้ิงค่ะ
5. อย่าลืมสายไฟของเครื่องทำลายเอกสารนะคะ เราอาจจะเกบ็ ไว้ในถังรองกระดาษก็ได้คะ่ ก็จะทำใหส้ ะดวก
ต่อการพกพา และหาสายไฟง่าย

3

กำรบำรุงรักษำเคร่ืองทำลำยเศษกระดำษ

1. เคร่ืองมือการบำรงุ รักษาของเครื่องมือเคร่ืองห่นั เปน็ สว่ นที่แม่นยำทส่ี ุดของเครื่องทำลาย
เอกสาร นอกเหนือจากข้อกำหนดสำหรบั ความแมน่ ยำในการข้ึนรูปแลว้ ยังมีข้อกำหนดขั้นสงู สำหรับการติดตงั้
เครื่องมอื อกี ดว้ ย การเยื้องศูนยเ์ ชิงกลและการขาดนำ้ มนั จะส่งผลกระทบต่อเคร่ืองมืออย่างจริงจงั อายกุ ารใช้
งาน เคร่ืองมือควรไดร้ ับการหลอ่ ล่ืนอยา่ งสม่ำเสมอและสารหล่อลน่ื ที่ใชค้ วรสอดคล้องกับกฎระเบียบ

2, การบำรุงรักษาเกียร์ Shredder หนา้ ทห่ี ลกั ของเกยี รค์ ือการสง่ พลังงานโดยทวั่ ไปทำจากพลาสติกวศิ วกรรม
แมว้ า่ จะมีความแขง็ แรงเชิงกลบางอยา่ ง แต่ในเครื่องหัน่ เป็นส่วนทม่ี คี วามเสี่ยง เนอื่ งจากความสามารถในการ
โอเวอร์โหลดท่แี ข็งแกรง่ ของมอเตอร์ AC เมอื่ ปริมาณกระดาษทม่ี ีขนาดใหญ่เกนิ ไปและกระดาษติดเกิดข้นึ
แรงบิดท่เี กิดจากมอเตอร์จะทำให้เกยี รเ์ กิดการแตกหกั โฟกัสการบำรุงรักษาอยู่ท่ีการตรวจสอบความสมบูรณ์
ของเกยี รเ์ อาฝนุ่ และคราบสกปรกอน่ื ๆ ระหวา่ งฟนั และน้ำมนั หล่อลน่ื จะถูกจารบี เปลี่ยนเกียรท์ ่มี ปี ัญหาเสมอ

3, การบำรุงรักษาร่างกายของกลอ่ งกระดาษห่ันฝอยกลอ่ งเปน็ ภาชนะของกระดาษหัน่ ฝอยนอกจากน้ยี งั มีการ
สนับสนุนของเคร่ืองท้ังหมดด้านลา่ งของล้อเคลื่อนยา้ ยบนพนื้ ดนิ มคี วามสะดวกมาก การปอ้ งกันตเู้ ปน็ หนึง่ ใน
เนื้อหาการบำรุงรกั ษา หลีกเลยี่ งการวางของหนกั บนเครือ่ งทำลายหลีกเล่ียงการกระแทกกับวตั ถุแข็งและอย่า
ใชน้ ำ้ ยาเคมเี พอื่ กำจดั สิ่งสกปรกออกจากพ้นื ผวิ ของตู้ ประการทส่ี องคอื การหลกี เลยี่ งการเคลือ่ นยา้ ยเคร่ือง
ทั้งหมดโดยเรว็ ทส่ี ดุ หากพบวา่ ลกู ล้อว่งิ ได้ไม่ดีกค็ วรไดร้ บั การซอ่ มแซมทันเวลา หากเกิดความเสยี หายควร
เปล่ียนให้ทนั เวลา ตคู้ วรเก็บแห้งและเปน็ ระเบียบ

4
วิธีแก้ปัญหากระดาษตดิ ในเครื่องทำลาย
ถอดปลก๊ั เคร่ืองทำลายเอกสาร.
พอรูส้ ึกผดิ ปกติ วา่ กระดาษน่าจะเข้าไปติด ใหร้ บี หยดุ การทำลายเอกสาร ป้องกันไม่ใหส้ ถานการณเ์ ลวร้ายไป
กว่าน้ี เปน็ โอกาสใหค้ ุณได้ตั้งสติ ประเมินเหตกุ ารณ์วา่ ต้องแก้ไขยังไงต่อไป
สญั ญาณท่บี อกว่ามีกระดาษติดในเครื่องทำลายเอกสาร ก็คือกระดาษขยบั เข้าไปในเครอ่ื งทำลายเอกสารได้ช้า
ลง เครื่องหยดุ ทำงานทนั ที หรอื มเี สียงดังหวอื ๆ เหมือน "มีอะไรคา้ ง" อยู่ข้างใน

ถ้าจำเป็น ใหเ้ อาเศษกระดาษในถังขยะไปทงิ้ ก่อน.
สาเหตุหน่ึงท่บี างทีกระดาษติดในเครือ่ งทำลายเอกสารได้ กค็ อื เศษกระดาษเก่าเตม็ ถงั ขยะในเครื่อง จน
กระดาษใหม่ทีเ่ พงิ่ ทำลายไม่มีท่ไี ป ถา้ ถงั ขยะเตม็ แบบนี้ ให้ดงึ ออกมาจากเคร่ือง เอาไปเทท้งิ ก่อน แลว้ คอ่ ย
ประกอบคนื นา่ จะแกป้ ัญหาได้ในระดับหนึ่ง
แต่ถา้ กระดาษยังตดิ ไมห่ าย ให้ทำตามข้นั ตอนต่อๆ ไป

5

ปรับใหเครื่องทำงำนยอ้ นกลบั หรือ "reverse" แลว้ เสียบปลกั๊ ตำมเดิม.

อยำ่ งท่ีบอกวำ่ กระดำษติดเป็นปัญหำที่ตอ้ งเจอเวลำใชเ้ ครื่องทำลำยเอกสำรอยแู่ ลว้ เพรำะง้นั เคร่ืองทำลำย
เอกสำรรุ่นใหมๆ่ เลยมกั จะมีตวั เลือกใหใ้ บมีดทำงำนยอ้ นกลบั ได้ กใ็ หค้ ุณสลบั ไปใชต้ วั เลือก "reverse"
(ปกติจะเป็นป่ มุ พร้อมสัญลกั ษณ์ชดั เจน อยดู่ ำ้ นบนของเครื่องทำลำยเอกสำร) แลว้ เสียบปลกั๊ ตำมเดิม

ตอนเสียบปลกั๊ ระวงั อยำ่ ใหน้ ิ้วคุณเองหรืออุปกรณ์อื่นๆ ไปคำ้ งอยแู่ ถวๆ ใบมีด

ถำ้ กระดำษติดตอนเขำ้ โหมด reverse ก็แค่สลบั ไปทำงำนในโหมด auto/forward.

พอเขำ้ โหมด reverse แลว้ ถำ้ กระดำษติดไม่มำกจะแกไ้ ขไดแ้ ทบจะในทนั ที แต่ถำ้ ติดหนกั ๆ ระวงั
สถำนกำรณ์จะยง่ิ เลวร้ำย ตอนเดินเคร่ืองแบบยอ้ นกลบั แบบน้ีใหถ้ อดปลก๊ั อีกรอบ สลบั ไปใชโ้ หมด "auto"
หรือ "forward"

ใหส้ ลบั โหมดไปมำเรื่อยๆ ระหวำ่ ง auto กบั reverse ปกติถำ้ กระดำษติดเยอะจนเคร่ืองคำ้ งตอนใชโ้ หมด
reverse กเ็ สี่ยง คำ้ งซ้ำ ตอนใชโ้ หมด forward รอบสอง แตถ่ ำ้ สลบั โหมดกำรทำงำนไปมำ

6

ใส่กระดำษเขำ้ เคร่ืองทำลำยต่อคร้ังให้นอ้ ยลง จะไดไ้ ม่เป็นต้งั หนำ.
หน่ึงในสำเหตุยอดนิยมที่ทำเคร่ืองคำ้ ง มกั เป็นเพรำะคณุ ทำลำยกระดำษทีเดียวเป็นปึ กๆ ถำ้ แกป้ ัญหำกระดำษ
ติดในเครื่องไดแ้ ลว้ ใหเ้ ปล่ียนมำทำลำยเอกสำรทีละไมก่ ี่แผน่ แทน อยำ่ ใส่เป็นต้งั หนำตำมเคย กระดำษปึ ก
บำงๆ จะไหลลงไปในเคร่ืองไดแ้ บบสบำยๆ
แต่ถำ้ ยงั ไมเ่ ห็นว่แี วว วำ่ กระดำษจะเลิกติด ท้งั ๆ ที่เดินเคร่ืองสลบั ไปมำระหวำ่ ง reverse กบั auto/forward
หลำยที แสดงวำ่ กระดำษติดข้นั หนกั ตอ้ งกำจดั ออกเอง ไมต่ อ้ งห่วง ไม่ไดย้ ำกขนำดน้นั เลื่อนลงไปอำ่ นส่วน
ท่ี 2 ของบทควำมวกิ ิฮำวน้ีไดเ้ ลย

7

ข้อจำกดั กำรใช้งำน :
หำ้ มนำกระดำษที่เป้ื อนกำวหรือมีเทปกำวติดอยเู่ ขำ้ เครื่องทำลำยเอกสำร และใชง้ ำนตำมคณุ สมบตั ิท่ีกำหนด
มิฉะน้นั หำกเกิดกำรชำรุดจำกกำรใชง้ ำนผดิ ปกติสินคำ้ จะหมดกำร Warranty ทนั ที และ ควรอ่ำนคุณสมบตั ิ
กำรใชง้ ำนของเคร่ืองทำลำยรุ่นที่ท่ำนเลือกซ้ือเพือ่ กำรใชง้ ำนท่ีมีประสิทธิภำพสูงสุด
ข้อแนะนำ:
ไม่ควรยอ่ ยกระดำษต่อเนื่องกนั เป็นเวลำนำน หรือใส่กระดำษหนำเกินกวำ่ ที่กำหนด เพื่อยดื อำยกุ ำรใชง้ ำน
ของใบมีด และมอเตอร์