SOP PEMBELIAN KOMPUTER PERALATAN IT YEARLY

STANDARD OPERATING PROCEDURE : SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGURUSAN PEMBELIAN KOMPUTER
DAN PERKAKASAN KOMPUTER
(SECARA TAHUNAN)

STANDARD OPERATING PROCEDURE No.Dokumen
PENGURUSAN PEMBELIAN KOMPUTER
DAN PERKAKASAN KOMPUTER
(SECARA TAHUNAN)

STANDARD OPERATING PROCEDURE : SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

1.0 Tajuk

Proses pembelian komputer dan perkakasan IT (secara tahunan)

2.0. Tujuan

Pengurusan pembelian komputer dan peralatan IT disediakan untuk menerangkan secara
terperinci mengenai prose pembelian komputer dan perkakasan komputer (secara
tahunan) berdasarkan permintaan pengguna dan supaya semua pihak sedia maklum ke
atas tanggungjawab yang dijalankan oleh Seksyen Teknologi Maklumat.

Dengan adanya polisi ini, ianya akan menjadi garis panduan yang tetap. Polisi ini juga
bertujuan untuk menerangkan kepada semua pihak supaya tidak yang keliru dengan
pembelian komputer IT.

3.0. Latar Belakang

Kakitangan yang berkenaan di HDC dibekalkan dengan kemudahan komputer bagi
memudahkan kakitangan tersebut melakukan kerja-kerja harian. Pengunaan komputer
yang cekap dan berkesan sudah pasti akan meningkatkan produktiviti kakitangan dan
HDC. Tujuan utama pengurusan ini dibuat adalah bagi memudahkan setiap jabatan
membuat pemohonan pembelian komputer dan perkakasan IT memandangkan
peruntukan pembelian komputer dan perkakasan IT adalah dipusatkan di Seksyen
Teknologi Maklumat. Ini bermakna segala pemohonan pembelian perlu disalurkan kepada
Seksyen Teknologi Maklumat bagi tujuan pengesyoran spesifikasi.

Pembelian komputer dan pekakasan IT adalah untuk menyediakan perkhidmatan capaian
Email, Internet dan semua sistem atas talian yang digunapakai di seperti HIS, HRPAY,
ESS, BiodScan, FAS, CIMB-BizChannel, Maybank2E. Komputer dan peralatan IT juga
diperlukan untuk digunapakai untuk urusan pentadbiran seperti surat menyurat,
penyediaan kertas kerja, kertas minit dan sebagainya.

4.0. Rasional

Supaya pembelian komputer mengikut prosedur dan pekeliling yang telah ditetapkan.

5.0. Definisi

HIS=Housing Information System

FAS=Finance Accounting System

HRPAY=Human Resouce and Payroll

ESS=Emplyee Self Service (Cuti)

STANDARD OPERATING PROCEDURE No.Dokumen
PENGURUSAN PEMBELIAN KOMPUTER
DAN PERKAKASAN KOMPUTER
(SECARA TAHUNAN)

STANDARD OPERATING PROCEDURE : SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

6.0 Rujukan
QP/CS/002

7.0 Tanggungjawab Pelaksanaan
1) Ketua Pegawai Eksekutif
2) Ketua Seksyen Teknologi Maklumat
3) Penolong Pegawai Tadbir
4) Jawatankuasa Tender dan Keewangan
5) Seksyen Pentadbiran

STANDARD OPERATING PROCEDURE No.Dokumen
PENGURUSAN PEMBELIAN KOMPUTER
DAN PERKAKASAN KOMPUTER
(SECARA TAHUNAN)

STANDARD OPERATING PROCEDURE : SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

8.0. Proses Tindakan 1. Bajet pembelian disediakan pada hujung tahun
Menyediakan Bajet sebelumnya kemukakan kepada pihak Pengurusan
bersama dengan bajet-bajet yang lain.
Pembelian
Komputer Tahunan 2. Bajet yang dipohon RM47K setahun. Peruntukkan ini
digunakan untuk membiayai semua kos berkaitan
Menyediakan Dokumen pembelian komputer dari aspek pekakasan, perisian dan
Sokongan Pembelian aksesori.

Proses Pembelian 1. Pihak End User hendakah menghantar kertas minit dan
Komputer borang HDC 204 yang telah lengkap diisi dan diluluskan
oleh Ketua Seksyen mereka.

2. Pihak IT (Pegawai Tadbir N41) akan memutuskan
samada Skop tugas End User memerlukan komputer atau
tidak.

3. Kertas minit (maklumat pembekal, jumlah unit komputer,
angaran harga pasaran dan dokumen sokongan akan
dihantar ke Seksyen Tender.

1. Pihak Jawatankuasa Tender dan Keewangan akan
memaklumkan keputusan Tender kepada seksyen IT.

Surat Setuju Terima 1. Pihak IT akan menyediakan Tawaran Surat Setuju Terima
Penganjuran kepada pembekal terpilih untuk ditandatangani KPE.

Menyediakan RF dan 1. Pihak IT akan menyediakan Tawaran Surat Setuju
kelulusan SO
Terima kepada pembekal terpilih untuk

ditandatangani KPE.

Penyerahan Komputer 1. PihaK IT akan menyediakan minit penyerahan untuk
Kepada End User ditandatangani oleh Pegawai Tadbir.

2. Komputer akan diserahkan kepada End User

STANDARD OPERATING PROCEDURE No.Dokumen
PENGURUSAN PEMBELIAN KOMPUTER
DAN PERKAKASAN KOMPUTER
(SECARA TAHUNAN)

STANDARD OPERATING PROCEDURE : SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT
9.0. Carta Aliran Pembelian Komputer Dan Perkakasan Komputer
(Secara Tahunan)

Mula

Menyediakan Bajet
Pembelian

Komputer Tahunan

Menyediakan Dokumen
Sokongan Pembelian

Proses Pembelian
Komputer

Surat Setuju Terima
Penganjuran

Menyediakan RF dan
kelulusan SO

Penyerahan Komputer
Kepada End User

Tamat

STANDARD OPERATING PROCEDURE No.Dokumen
PENGURUSAN PEMBELIAN KOMPUTER
DAN PERKAKASAN KOMPUTER
(SECARA TAHUNAN)

STANDARD OPERATING PROCEDURE : SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT
10.0 PERAKUAN

Butiran Disediakan oleh Disemak oleh
Nama Mohamad Faisal Bin Jahidin Hjh Siti Maheran Binti Haji Iskandar
Jawatan
Tandatangan Penolong Pegawai Tadbir Pegawai Tadbir

Tarikh 30. 1. 2018 30.1.2018

STANDARD OPERATING PROCEDURE No.Dokumen
PENGURUSAN PEMBELIAN KOMPUTER
DAN PERKAKASAN KOMPUTER
(SECARA TAHUNAN)