วงจรรายจ่าย

รายงาน
เร่ือง วงจรรายจ่าย

โดย
นางสาวภิญญดา มัณฑนาจารุ
นางสาวนิภาศิริ ศลิ าแก้ว
นางสาวกลุ ธิดา ไพโรจนก์ จิ ตระกูล
หลักสตู รเทคโนโลยบี ัณฑติ สาขาการบญั ชปี ี 2

เสนอ
อาจารยน์ ิพร จุทัยรตั น์

รายงานเล่มน้เี ป็นส่วนหนึ่งของวชิ าปฏิบตั ิการเทคโนโลยีสารสนเทศทางการบญั ชแี ละดจิ ติ อล
ภาคเรียนที่ 2/2565

วทิ ยาลยั อาชวี ศกึ ษาชลบุรี
สำนกั งานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

ก

คำนำ

รายงานเล่มน้ีจดั ทำขึ้นเพื่อเป็นส่วนหน่ึงของวิชาปฏบิ ัติการเทคโนโลยสี ารสนเทศทางการบัญชแี ละ
ดจิ ิตอล (Accounting Information System and Digital Practice) รหัส 23-4201-8001 เพอ่ื ให้ได้ศึกษา
หาความรู้ เร่ือง วงจรรายจ่าย ประกอบดว้ ย วงจรค่าใช้จ่าย วตั ถปุ ระสงค์หลกั ของวงจรค่าใชจ้ ่าย
หน้าท่ีหลกั ของวงจรรายจา่ ย กระบวนการจดั ซ้ือ หน้าที่ของฝา่ ยจดั ซือ้ การเพิ่มประสทิ ธิภาพของกระบวน
การจดั ซือ้ วิธีการบริหารสนิ ค้าคงคลัง การเพิม่ ประสิทธิภาพในการรบั สนิ ค้า กระบวนการจา่ ยชำระค่าสินค้า
และบริการ การเพิ่มประสทิ ธิภาพในกระบวนการจ่ายเงิน วิธกี ารจ่ายชาระเงนิ เอกสารในวงจรค่าใช้จา่ ย
ทบทวนสัญลักษณ์ กระบวนของวงจรคา่ ใช้จ่าย กระบวนของวงจรจา่ ยชำระหนี้ การควบคมุ วงจรค่าใชจ้ ่าย
สรุปการควบคมุ ในวงจรค่าใช้จา่ ย การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในวงจรค่าใชจ้ ่าย กระบวนการจดั ซ้ือ
แบบอตั โนมตั ิ การประมวลผลการส่งั ซือ้ การประมวลผลการรับสินค้า และการประมวลผลการจา่ ยชำระเงนิ

ผู้จัดทำ
นางสาวภิญญดา มณั ฑนาจารุ

นางสาวนภิ าศิริ ศิลาแกว้
นางสาวกลุ ธิดา ไพโรจนก์ ิจตระกลู

ข หนา้
ก
สารบัญ ข
1
เรอื่ ง 2
คำนำ
สารบญั 2
วงจรค่าใชจ้ า่ ย
วตั ถุประสงคห์ ลกั ของวงจรคา่ ใช้จา่ ย 3
หนา้ ท่ีหลกั ของวงจรรายจ่าย 3
กระบวนการจัดซื้อ 3
หนา้ ทข่ี องฝา่ ยจดั ซ้ือ 3
การเพิ่มประสิทธภิ าพของกระบวนการจัดซือ้ 4
วธิ ีการบรหิ ารสินค้าคงคลัง 4
การเพิ่มประสิทธภิ าพในการรับสินคา้ 5
กระบวนการจา่ ยชำระคา่ สินค้าและบรกิ าร 5
การเพิ่มประสทิ ธิภาพในกระบวนการจ่ายเงิน 5
วิธีการจ่ายชาระเงนิ 5
เอกสารในวงจรค่าใชจ้ า่ ย 6
ทบทวนสญั ลกั ษณ์ 6
กระบวนของวงจรคา่ ใชจ้ า่ ย 7
กระบวนของวงจรจา่ ยชำระหน้ี 7
การควบคมุ วงจรคา่ ใช้จา่ ย 8
สรุปการควบคมุ ในวงจรค่าใช้จา่ ย 8
การนำเทคโนโลยสี ารสนเทศมาใชใ้ นวงจรค่าใช้จ่าย 8
กระบวนการจดั ซอ้ื แบบอตั โนมตั ิ 8
การประมวลผลการส่ังซื้อ 9
การประมวลผลการรบั สินค้า 10
การประมวลผลการจา่ ยชำระเงิน
บรรณานุกรม

วงจรค่าใชจ้ า่ ย
วงจรค่าใช้จา่ ย (Expenditure Cycle) กระบวนการของกิจการทางธรุ กิจและการดำเนินการ

ประมวลผลขอ้ มูลทเี่ กย่ี วข้องเชื่องโยงกบั การจดั ซื้อและการจา่ ยชำระเงนิ ดังรปู ภาพต่อไปนี้

ตวั อยา่ งภาพ แผนภาพกระแสข้อมลู ระดบั context ของวงจรรายจ่าย

2
วตั ถุประสงคห์ ลกั ของวงจรคา่ ใช้จา่ ย

การทำใหต้ ้นทุนของการจดั หา การเก็บรกั ษา และการให้บรกิ ารทจ่ี ำเป็นต่อการทำหน้าที่งานต่าง ๆ
ในองค์กรมีจำนวนเงนิ ต้นทนุ ต่ำทีส่ ุด โดยใหข้ ้อมูลแก่ผบู้ ริหารเพ่ือการตดั สินใจ ดงั น้ี

- ระดับราคาสนิ ค้าและวัสดุท่ีเหมาะสม
- การคัดเลอื กผู้ขาย
- สถานท่ีเกบ็ รักษาสินค้า
- ขนาดการสั่งซ้ือทป่ี ระหยดั
- การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้
- เง่ือนไขการชำระเงนิ
- การตรวจตดิ ตามและประเมินผลการดำเนินการในวงจรค่าใชจ้ า่ ย

หน้าที่หลักของวงจรรายจ่าย

3

กระบวนการจัดซ้ือ

หนา้ ท่ีของฝา่ ยจดั ซ้ือ
- ตดั สินใจดำเนินการในเร่ือง ราคาและคุณภาพของวตั ถุดิบ คัดเลอื กผขู้ าย และการจัดสง่ สนิ ค้าท่ี

น่าเชือ่ ถอื

การเพิม่ ประสิทธิภาพของกระบวนการจดั ซื้อ การรบั สนิ ค้า
วธิ ีการบริหารสินค้าคงเหลือ - Bar-code
- EOQ - RFID
- Reorder point - EDI
- MRP
- Just-in-time

วิธีการบริหารสินคา้ คงคลัง
Economic order quantity (EOQ) คอื การคำนวณปริมาณสนิ ค้าที่ส่งั ซ้ือ “ขนาดการส่ังซอื้ ที่

ประหยัด” โดยพจิ ารณา “ต้นทนุ ของการสั่งซ้ือ + ต้นทุนการขนสง่ + การขาดสตอ๊ กต่ำทสี่ ุด”

4
Reorder Point : จดุ สั่งซือ้ เปน็ วิธีการกำหนดเวลาทีต่ ้องทำการสัง่ ซือ้ โดยการกำหนดจุดส่ังซอ้ื จาก “เวลา
การจัดสง่ + ระดบั ของสต๊อกทีป่ ลอดภยั เพ่ือรบั มือกบั ความตอ้ งการ”

Material requirements planning : MRP คือ การวางแผนความตอ้ งการวตั ถุดิบ เพื่อลดระดับ
ปริมาณสินค้าคงเหลอื โดยการวางแผนการจัดซื้อให้เหมาะสมกบั ความต้องการการผลติ “แผนการผลิต +
ปรมิ าณวตั ถุดิบท่ีตอ้ งการ + จุดเวลาทม่ี ีความต้องการ”

Just-in-time : JIT คอื วธิ กี ารที่พยายามลดและขจดั การเก็บสต๊อกสินคา้ โดยการจัดซื้อและการผลติ
เพ่อื ตอบสนองความต้องการของลูกค้า “การจดั ส่งสนิ ค้าเมื่อตอ้ งการผลิต + ส่งไปยงั สถานที่ท่หี น่วยผลติ
มคี วามต้องการ”
การเพิม่ ประสิทธิภาพในการรับสนิ ค้า

การตรวจรบั และตรวจสอบสภาพสินค้าตามใบสง่ั ซื้อ เพื่อพจิ ารณาความถูกต้องของ “ปรมิ าณ +
คณุ ภาพ + วันทจ่ี ดั สง่ ” โดยเป็นงานของคลงั สินคา้

1. การใชร้ หสั แท่ง (Bar code) โดยใหผ้ ขู้ ายติดรหสั แท่งบนตัวสนิ คา้ และเม่ือมีการรบั สนิ คา้ จะใช้
“เครอื่ งสแกนรหัสแท่ง” ป้อนขอ้ มลู สนิ คา้ เข้าสู่ระบบ เพื่อลดความผิดพลาด/ลดเวลาในการป้อนข้อมลู

2. การส่งสญั ญาณคล่นื ความถ่ี Radio frequency identification (RFID) โดยมีปา้ ยสนิ คา้ ท่ตี ิดบน
สินค้าเพ่ือส่งสัญญาณไปยงั เคร่อื งรบั สัญญาณ ลดเวลาในการตรวจรับสินค้า

3. การใช้การแลกเปลีย่ นข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (electronic data interchange : EDI) เปน็ การใช้
เทคโนโลยีสัญญาณดาวเทยี ม ชว่ ยเพมิ่ ประสิทธิภาพในการกระจายสนิ ค้า สามารถติดตามตัวสินค้าไดร้ ะหวา่ ง
การขนสง่ ตลอดเวลา
กระบวนการจา่ ยชำระคา่ สินค้าและบรกิ าร

มกี ิจกรรมที่เกยี่ วข้องคือ
1. การตรวจสอบใบกำกบั สนิ คา้ ของผขู้ าย
2. การจา่ ยชำระเงนิ ตามใบกำกบั

5

การเพ่มิ ประสิทธภิ าพในกระบวนการจ่ายเงนิ
1. การใชร้ ะบบ EDI : Electronic data interchange เพื่อแลกเปลีย่ นข้อมลู ทางอิเลก็ ทรอนิกส์ โดย

ให้ผ้ขู ายสง่ ข้อมลู ในรูปแบบ electronic data เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ทำการเปรียบเทียบกบั ใบสง่ั ซ้ือและ
การรบั สนิ คา้ ทเี่ กย่ี วขอ้ ง

2. การใชร้ ะบบ Evaluated receipt settlements (ERS) เป็นกระบวนการจ่ายเงิน เม่ือระบบ
รบั ทราบสารสนเทศทจี่ ะเป็น จากข้อมลู ใบส่งั ซ้ือและการรบั ของครบถ้วนแล้ว จะทำการจ่ายเงนิ ทันที
โดยไม่ตอ้ งตรวจสอบเอกสารใบกำกบั สนิ ค้าแล้ว

3. การใช้ Procurement card / credit card เปน็ การออกการด์ เพ่อื จา่ ยชำระเงินในการจัดซอ้ื ของ
ผู้ขาย ลดค่าใชจ้ า่ ยในการจดั ทำใบกำกับสนิ คา้ โดยกำหนดใหม้ กี ารจา่ ยชำระเงนิ เม่ืองวดของการ์ดถึงกำหนด

4. การใชก้ ารโอนระบบข้อมูลผา่ นทางอเิ ล็กทรอนิกส์ (Financial electronic data interchange :
FEDI) โดยแลกเปล่ยี น ข้อมลู การจัดเตรียมและสง่ เช็ค เพ่ือให้กจิ การจดั การกบั กระแสเงิน สดจ่ายได้อย่าง
แม่นยำ

วิธกี ารจา่ ยชาระเงนิ
• ระบบใบสำคัญ
– จัดทำใบสำคญั เพ่ือรวบรวมใบกำกับสินค้าหลาย ๆ ใบทีย่ ังไม่ได้ชำระ ระบุจำนวนสทุ ธิ

ท่ตี อ้ งจ่าย และจ่ายด้วยเชค็ เพียงใบเดียว
• ระบบไมใ่ ช้ใบสำคญั
– ใช้ใบกำกับสนิ ค้าทกุ ฉบบั ท่ีผา่ นการตรวจสอบยนื ยนั การรบั ของและผ่านไปยังบญั ชีเจา้ หนี้

เมื่อครบกำหนดชำระ ระบบจะทำการเขยี นเชค็ ให้ใบกำกบั สินคา้ แต่ละใบและทำสัญลักษณ์การจ่ายชาระเงนิ
แลว้ เปน็ การอนุมัตกิ ารจ่ายเช็ค

เอกสารในวงจรค่าใชจ้ า่ ย • ใบสั่งซอ้ื
• ใบขอซื้อ • ใบลดหน้ี
• รายงานการรบั ของ

ทบทวนสญั ลักษณ์

เอกสาร แสดงผล (หน้าจอ)

การประมวลผลโดย คยี ข์ ้อมูลเข้า
คอมพวิ เตอร์

การประมวลผลดว้ ยมือ ดิสก์แม่เหล็ก

การประมวลผลโดย
อปุ กรณ์อืน่

6

กระบวนของวงจรคา่ ใชจ้ า่ ย

2 1 2 1
1 1
N A
N

4 4 2
3
A 2
1
5
N 4
B 432
NA
1

4 N
B

กระบวนของวงจรจา่ ยชำระหนี้

(Invoice) 31 1A
3
N 3

1 -
3 2-
1-
D A
-

1

A

การควบคมุ วงจรค่าใชจ้ า่ ย 7
- การใหอ้ ำนาจในการอนุมัตริ ายการค้า
- การอำนวยการและการกำกับดแู ล - การแบ่งแยกหน้าท่กี ารทำงาน
- การควบคมุ การเข้าถงึ - การควบคมุ การบนั ทกึ ทางบัญชี
- การแบ่งแยกหน้าที่การทำงาน - การให้อำนาจในการอนมุ ัตริ ายการค้า
- การควบคมุ การบนั ทึกทางบัญชี - การอำนวยการและการกำกับดูแล
- การควบคุมการเขา้ ถึง
สรปุ การควบคุมในวงจรค่าใช้จ่าย

กิจกรรมการควบคุม ระบบการจัดซื้อ ระบบการจ่ายเงิน

1. การมอบหมายอำนาจความ การควบคุมสนิ ค้าโดยฝา่ ยควบคมุ ฝา่ ยบัญชีเจา้ หนี้มีอำนาจและความ

รบั ผิดชอบในการอนุมตั ิรายการค้า สินคา้ คงคลงั และการจัดซอื้ โดย รับผดิ ชอบในการตรวจสอบการจ่ายเงนิ

ฝ่ายจดั ซอ้ื และฝา่ ยการเงนิ ดำเนนิ การจา่ ยเงนิ

2. การแบ่งแยกหน้าท่ี - หน้าทค่ี วบคุมสินคา้ แยกออก - หน้าทบ่ี ญั ชยี ่อยเจ้าหนี้แยกออกจาก

จากหน้าทก่ี ารจดั ซอื้ บญั ชแี ยกประเภทท่วั ไป

- หน้าท่ีบญั ชยี อ่ ยเจา้ หน้ีแยกออก

จากบญั ชีแยกประเภทท่ัวไป

3. การอำนวยการและการกำกบั สถานทท่ี ใ่ี ชใ้ นการควบคุมและรบั สถานท่ีจัดเกบ็ เงนิ สดและเชค็
ดแู ล (ทรัพยส์ นิ )
สนิ ค้าหรือวตั ถุดิบ ทะเบยี นคุมเช็ค
4. การบนั ทกึ ทางบญั ชี
- การบนั ทกึ ข้อมูลแยกประเภท - การบนั ทกึ ข้อมลู ในไฟล์ใบสำคญั จา่ ย
ย่อยและแยกประเภททวั่ ไป บัญชแี ยกประเภทย่อยเจ้าหน้ี
- กำหนดใหม้ ไี ฟลข์ อซื้อ ไฟล์ สมดุ รายวนั จา่ ย และบัญชีแยกประเภท
การสัง่ ซือ้ และไฟล์การรบั สนิ คา้ เงินสด

5. การเข้าถึง - การปอ้ งกันรักษาสินทรพั ย์ - การปอ้ งกนั รักษาความปลอดภยั อย่าง
ทางด้านกายภาพ เหมาะสม
- การจำกัดการเข้าถึงข้อมลู ที่ - การจำกัดการเข้าถึงรายการบันทึก
บนั ทกึ ข้างต้น ทางบญั ชีข้างตน้

6. การตรวจทานโดยอสิ ระ - การตรวจทานบญั ชีเจา้ หนีโ้ ดย - การตรวจทานข้ันสุดทา้ ยของการจ่าย

กระทบยอดกบั เอกสารต้นกำเนดิ ชำระเงิน

กอ่ นหน้ีสินถูกบนั ทึก - ฝา่ ยบญั ชแี ยกประเภทตรวจทานการ

- ฝ่ายบัญชีแยกประเภทกระทบ กระทบยอดโดยรวมทง้ั หมด

ยอดโดยรวม กระทบยอดเงนิ ฝากธนาคาร

8
การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในวงจรคา่ ใชจ้ ่าย

การนำระบบสารสนเทศมาใช้ในกระบวนการประมวลผลแทนระบบมือ
- กระบวนการจัดซ้ือแบบอตั โนมตั โิ ดยการประมวลผลแบบกลุ่ม
- กระบวนการจ่ายชำระเงนิ อัตโนมตั ิ

กระบวนการจดั ซือ้ แบบอัตโนมัติ
- ฝ่ายประมวลผลขอ้ มูล จะทำหน้าท่ีดูแลข้อมูลคลงั สินคา้ กำหนดระดบั สินค้าที่ถงึ จุดสั่งซอ้ื

แจ้งเตือนรายการทส่ี นิ ค้าเมื่อสินคา้ ถึงจดุ ที่ต้องส่งั ซื้อ และบันทกึ ลงใบไฟลใ์ บขอซ้ือ ส่งข้อมลู ใหฝ้ ่ายจดั ซ้ือ
- ฝ่ายจัดซ้ือทำการจัดเตรยี มเอกสารใบส่ังซื้อ และดำเนินการส่ังซ้อื

กระบวนการจัดซ้ือแบบอตั โนมัติ
วิธีท่ี 1 : ใหร้ ะบบคอมพิวเตอร์เตรยี มใบขอซื้อให้ ส่วนการสงั่ ซ้ือใหฝ้ ่ายจดั ซื้อดำเนินการ
วธิ ีท่ี 2 กระบวนการสง่ั ซื้อดำเนินการโดยระบบคอมพิวเตอร์และส่งใบส่ังซ้ือไปยังผู้ขายโดยตรง โดยไม่

ผ่านฝา่ ยจดั ซอื้ ฝา่ ยจัดซอื้ จะตรวจทานในภายหลงั
วิธีท่ี 3 ใชร้ ะบบแลกเปล่ยี นข้อมลู อิเล็กทรอนิกส์ (EDI) โดยระบบคอมพวิ เตอร์ของกิจการผู้ซอื้ และ

ผขู้ ายจะถูกเชือ่ มโยงดว้ ยเทคโนโลยที างการสอ่ื สาร ทำงานรว่ มกนั ในกระบวนการการส่ังซื้อ ทำใหม้ ีความ
รวดเร็วย่ิงขน้ึ

การประมวลผลการสั่งซ้ือ
เมอ่ื สำเนาของใบสั่งซ้ือถูกส่งไปยงั กระบวนการประมวลผลอัตโนมัติ และถกู บนั ทึกเขา้ ไฟล์เปิดใบสัง่ ซ้อื

และปดิ ใบขอซื้อ
เม่ือผ้ขู ายสง่ สินค้ามายังกจิ การ ผรู้ บั สินค้าจะจัดทำรายงานการรบั สินคา้ และส่งข้อมลู มายังฝา่ ยจัดซ้อื

บญั ชเี จ้าหนี้และฝ่ายประมวลผลขอ้ มูล

การประมวลผลการรับสนิ ค้า
ฝา่ ยประมวลผลจะสร้างรายงานการรบั สนิ ค้าจากข้อมูลท่ีอย่ใู นรายการการรับสนิ ค้า
- ทำการอัพเดทไฟลส์ ินค้า
- อัพเดทไฟล์รายการสั่งซ้ือท่ดี ำเนินการแล้ว
- อัพเดทบัญชีแยกประเภทสินคา้
- ปดิ ใบสั่งซอ้ื
- ตรวจสอบรายการใบกำกบั สินคา้ ของผขู้ ายและเปดิ บญั ชีย่อยเจา้ หน้ี
- ยอดรวมกลุ่มใบกำกบั สินคา้ จะถกู ผา่ นรายการไปบญั ชแี ยกประเภททว่ั ไป

9
การประมวลผลการจ่ายชำระเงิน

ฝา่ ยประมวลผลจะสงั่ ใหแ้ ตล่ ะวัน ระบบคอมพวิ เตอรท์ ำการสแกนฟวิ ส์ของวนั ครบกำหนดชำระในไฟล์
ทะเบยี นใบสำคัญจ่าย

- ดงึ ข้อมูลไฟลท์ ี่ครบกำหนดชำระมาจ่ายชำระ
- จัดพมิ พ์เช็คและบันทึกทะเบียนเช็ค
- ปดิ ไฟลใ์ บสำคัญจ่าย และปิดไฟลเ์ จา้ หนี้การคา้
- ส่งไปยงั แผนกการเงิน
- คำนวณยอดรวมกลุ่มเจ้าหนี้การคา้ เพื่อสง่ ไปอัพเดทบัญชีแยกประเภทท่ัวไป
ทุกสน้ิ วันกระทบยอดรายละเอียดเจา้ หนี้การคา้ คงเหลือ

10

บรรณานกุ รม

สบื ค้นเม่อื วันท่ี 5 ธนั วาคม 2565 http://www.bablog.mju.ac.th/