PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA APM

Lampiran A28

CARTA

CARTA KEDUDUKAN ARAS AIR SUNGAI

CARTA PEMINDAHAN MANGSA BANJIR

CARTA BANTUAN

CARTA KEMATIAN / CEDERA / HILANG

10 CARTA HARTA BENDA KERAJAAN / AWAM YANG
MUSNAH / ROSAK

CARTA KEDUDUKAN JALAN PERHUBUNGAN
(TERMASUK JALAN KERETAPI DAN JAMBATAN YANG
DITENGGELAMI AIR)

CARTA LAPORAN KEJADIAN TANAH RUNTUH

CARTA PENGGUNAAN PESAWAT UDARA

BUKU DIARI / LOG YANG MENCATAT PERUTUSAN

KELUAR DAN MASUK UTUSAN SEPERTI BUKU DIARI

11 / LOG BAGI MENCATAT PERUTUSAN MASUK DAN
KELUAR HENDAKLAH DISEDIAKAN BERASINGAN

DENGAN WARNA YANG BERBEZA IAITU MERAH

(MASUK) DAN BIRU (KELUAR).

BORANG CATATAN PENERIMAAN / MENGHANTAR
UTUSAN BERSABIT KEJADIAN / MAKLUMAT /
12 PERMINTAAN BANTUAN DAN LAIN-LAIN SEPERTI
BORANG TERDIRI DUA (2) WARNA IAITU MERAH
DAN BIRU.

13 FAIL BAGI PERUTUSAN KELUAR / MASUK

14 BUKU KEDATANGAN PEGAWAI / KAKITANGAN BER-
TUGAS

15 SLIP' ARAHAN PENGAWAL SEPERTI

50 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran A29

5.1.24 Senarai Mesyuarat Yang Telah Diadakan Oleh JPB Negeri / Daerah

SENARAI MESYUARAT YANG TELAH DIADAKAN OLEH JPB NEGERI / DAERAH
_______________BAGI TAHUN 2016

BIL AGENSI UTILITI NO TALIAN NAMA PEGAWAI YANG JAWATAN NO. TEL BIMBIT
AM BERTANGGUNGJAWAB

1

2

3

4

5

6

7

8

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 51

Lampiran B1

5.2 Aktiviti Keurusetiaan Jawatankuasa Pengurusan Bencana
(Mesyuarat)

Sebelum Mesyuarat PROSES TINDAKAN



Mula.

Mengadakan perjumpaan/perbincangan bersama PPAN / PPAD / JPBN /
Pengerusi JPBN/JPBD untuk menentukan agenda, JPBD
tarikh, masa dan tempat mesyuarat

Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat seperti yang PPAN / PPAD / JPBN /
dipersetujui bersama Pengerusi sekurang-kurangnya JPBD
10 hari sebelum mesyuarat.

Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat seperti yang PPAN / PPAD /
dipersetujui bersama Pengerusi sekurang-kurangnya Agensi berkaitan
10 hari sebelum mesyuarat.

Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat seperti yang PPAN / PPAD / JPBN /
dipersetujui bersama Pengerusi sekurang-kurangnya JPBD
10 hari sebelum mesyuarat.

Menyediakan dan menyemak senarai ahli/wakil yang PPAN / PPAD / JPBN /
akan hadir 2 hari sebelum mesyuarat diadakan beserta JPBD
maklum balas (jika ada)

Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli PPAN / PPAD / JPBN /
mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. * JPBD

Menyusun agenda mesyuarat: perutusan pengerusi, PPAN / PPAD / JPBN /
mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara JPBD
berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain,
dan penutup berserta fail, salinan dokumen yang
berkaitan (jika ada)

Tamat

52 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran B2

5.3 Aktiviti Keurusetiaan Jawatankuasa Pengurusan Bencana
(Mesyuarat)

Selepas Mesyuarat PROSES TINDAKAN



Mula.

Mengedarkan buku/senarai kehadiran. PPAN / PPAD / JPBN /
JPBD

Menyimpan buku/senarai kehadiran. PPAN / PPAD / JPBN /
JPBD

Mencatat minit mesyuarat (Tulis / Rekod) dan menjaga PPAN / PPAD / JPBN /
JPBD

Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima (jika PPAN / PPAD /
ada) seperti minit mesyuarat dan maklum balas yang Agensi berkaitan
lepas

Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima (jika PPAN / PPAD / JPBN /
ada) seperti minit mesyuarat dan maklum balas yang JPBD
lepas

Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima (jika PPAN / PPAD / JPBN /
ada) seperti minit mesyuarat dan maklum balas yang JPBD
lepas

Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima (jika PPAN / PPAD / JPBN /
ada) seperti minit mesyuarat dan maklum balas yang JPBD
lepas

Tamat

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 53

Lampiran B3

5.4 Aktiviti Keurusetiaan Jawatankuasa Pengurusan Bencana
(Mesyuarat)

Selepas Mesyuarat PROSES TINDAKAN



Mula.

Menyedia dan menyemak draf minit dalam tempoh 2 PPAN / PPAD / JPBN /
hari selepas mesyuarat JPBD

Memastikan peralatan dan sisa minuman dikemaskan PPAN / PPAD / JPBN /
(Jika tidak menggunakan khidmat katerer luar) selepas JPBD
mesyuarat.

Mencatat minit mesyuarat (Tulis / Rekod) dan merakam PPAN / PPAD / JPBN /
sesi mesyuarat JPBD

Mencatat minit mesyuarat (Tulis / Rekod) dan merakam PPAN / PPAD /
sesi mesyuarat Agensi berkaitan

Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit dan PPAN / PPAD / JPBN /
mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh Pengerusi JPBD

Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit dan PPAN / PPAD / JPBN /
mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh Pengerusi JPBD

Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang PPAN / PPAD / JPBN /
tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang JPBD
diberi untuk menyempurnakan borang dalam 2 minggu.

Tamat

54 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran B4

5.5 Aktiviti Keurusetiaan Jawatankuasa Pengurusan Bencana
(Program, Latihamal Dan Lain-Lain Aktiviti)

PROSES TINDAKAN



Mula.

Merancang dan menyediakan kertas kerja (jika ada Sekretariat JPBD
berkaitan sekretariat) mengikut kesesuaian

Merancang dan menyediakan kertas kerja (jika ada
berkaitan sekretariat) mengikut kesesuaian

Mengadakan mesyuarat pelantikan dan jawatankuasa Sekretariat JPBD
kerja untuk aktiviti – aktiviti JAWATANKUASA
PENGURUSAN BENCANA

Menyelia dan melaksanakan aktiviti yang dirancang Sekretariat JPBD
dengan kerjasama semua agensi yang terbabit.
( Gambar / Rekod )

Menyediakan Laporan Aktiviti tersebut kepada
Sekretariat JPBN

Menyimpan rekod dalam dalam fail sekretariat untuk Sekretariat JPBD / JPBN
dibentangkan didalam mesyuarat JPBN Negeri.

Tamat

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 55

Lampiran B5

5.6 Laporan Aktiviti Keurusetiaan Bulanan Jawatankuasa Pengurusan
Bencana

PROSES TINDAKAN
Sekretariat JPBD
Mula.

Mengisi format Laporan Aktiviti Sekretariat Bulanan
Daerah pada 2 haribulan setiap bulan seperti
Lampiran C

Penghantaran Laporan Aktiviti Sekretariat Bulanan Sekretariat JPBD
Daerah ke Sekretariat Negeri.

Memeriksa, mengumpul dan memajukan Laporan Sekretariat JPBD
Aktiviti Sekretariat Bulanan Daerah dari setiap daerah
ke Sekretariat Pusat pada 7 haribulan setiap bulan

Menyimpan rekod dalam dalam fail sekretariat untuk Sekretariat JPBD
dibentangkan didalam mesyuarat JPBN Negeri.

Tamat

56 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran C

5.7 Laporan Aktiviti Jawatankuasa Pengurusan Bencana Negeri /
Daerah

Bulan :

PROGRAM /

BIL MESYUARAT TARIKH TEMPAT KOS JEMPUTAN / HASIL TINDAKAN
/ BENGKEL / PELAKSANAAN PESERTA DAPATAN
JKM : Perlu untuk
LATIHAMAL Usul mengenalpasti premis
Pengerusi yang dirasakan
1 Mesyuarat 12-Jun-16 Bilik RM 3,200.00 Pengerusi : Dato berkaitan sesuai dan
JPBN Perak Bil Mesyuarat SS SUK pusat mencadangkan di dalam
Utama SUK pemindahan mesyuarat akan datang
1/2016 Ahli: tambahan
Negeri Meteorologi JKM, JKR, ATM, PDRM
JPS Agihan : Perlu bekerjasama
JPAM bantuan di dalam proses
Bomba & bencana penghantaran bekalan
Penyelamat daripada stor agar tidak terputus
PDRM pusat serta dengan menggunakan
RELA bantuan aset -aset sedia ada
JKM daripada
NGO JPAM : Perlu menyelaras
bantuan daripada NGO
dengan membuka kaunter
dan pusat pengumpulan
sumbangan sementara

Profil JKKK : Menyediakan
penduduk profil penduduk
serta jenis JPAM : Mengadakan
bencana yang latihan yang berse-
kerap berlaku suaian dengan bencana
di daerah setempat

Inter-agency Hotel Sri Penganjur : Kelewatan Sekretariat
JAWATANKUASA penyaluran : Mengemaskini medium
2 Table Top 24-Jul-16 Malaysia, RM 15,800.00 PENGURUSAN maklumat perhubungan dan kaedah
BENCANA Negeri kepada agensi penghantaran maklumat
Exercise Ipoh PDRM penyelamat awal bencana
KKM
JPAM Agensi Penyelamat
Bomba & Utama : Memastikan
Penyelamat sentiasa melaporkan
sebarang perubahan PIC
dan nombor talian jika
bertukar

Bengkel Pusat Penganjur : Penyelarasan Sekretariat :
JAWATANKUASA dan Membentangkan hasil
3 Penyelarasan 25 - 28 Jul Latihan RM 24,300.00 PENGURUSAN perlantikan dapatan untuk kelulusan
Bantuan 2016 Koreksional, BENCANA Negeri tetap JK Pengerusi JKPBN
Langkawi PDRM bagi majlis
Bencana Negeri KKM penyerahan Ahli Kumpulan :
JPAM wang ihsan Memperkemas dan
Perak Bomba & menghantar pindaan
Penyelamat Penyelarasan terakhir 7 hari selepas
dan daripada tarikh bengkel
perlantikan
tetap JK
bagi majlis
penyerahan
wang ihsan

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 57

58 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA NEGERI PERLIS Lampiran D
10,000.00
JUMLAH 9,500.00 5.8 Laporan Prestasi Kewangan Jawatankuasa Pengurusan Bencana
PERUNTUKAN 95%
DIBERIKAN (RM) Laporan Perbelanjaan Penugasan Sekretariat

JUMLAH
PERUNTUKAN
DIBELANJAKAN
(RM)

PERATUSAN
PERBELANJAAN
(%)

PECAHAN JANGKAAN PERBELANJAAN 2016 (RM) JUMLAH
MENGIKUT PERBELANJAAN
SKOP TUGASAN / OBJEK SEBENAR
PROJEK SEBAGAI 2016 (RM)

JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT. OKT NOV DIS

24000 300.00 300.00
1,200.00
Eksesais Zon Utara 29000 1,200.00 1,500.00
1,500.00
Pengagihan wang 24000 1,500.00 5,000.00
Ehsan 29000 1,500.00
0.00
Latihan kepada 29000 2,000.00 2,000.00 1,000.00 0.00
komuniti 0.00

JUMLAH 1,500.00 2,000.00 0.00 3,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2,000.00 1,000.00 0.00 9,500.00
PERBELANJAAN
BULANAN (RM)

Lampiran E

5.9 Pelaporan Sebelum Pengisytiharan Bencana Peringkat Daerah

PROSES TINDAKAN

Mula.

YA Terima panggilan/maklumat berlaku bencana PKOD

Menghantar laporan awal ke PKON menggunakan PKOD
borang Appendix B – 1
Pemakluman kepada Pejabat Daerah Dan Tanah / Sekretariat
Pejabat Daerah Daerah

Mengesyorkan mesyuarat Pengurusan Bencana Sekretariat
Daerah kepada Pejabat Daerah Dan Tanah/ Pejabat Daerah
Daerah
Sekretariat
Perlaksanaan mesyuarat Daerah

Tidak Keputusan mesyuarat Pengerusi
JPBD
Aturgerak operasi mengikut agensi masing-masing
Agensi di
Mengaktifkan PKOB bawah JPBD

Pelarasan tugasan agensi dibawah JPBD Pengerusi
JPBD
Penghantaran laporan ke PKON setiap 4 jam
menggunakan borang Laporan Situasi Bencana Pengerusi
JPBD

Sekretariat
Daerah

Tamat

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 59

Lampiran F1

5.10 Laporan Awal Bencana

60 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran F2

Laporan Perbelanjaan Penugasan Sekretariat

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 61

Lampiran G

5.11 Pelaporan Setelah Bencana Diisytiharkan

(Format Laporan : Laporan Awal Bencana) PROSES TINDAKAN
Mula.
Anggota PKOD
Mengisi format Laporan Awal Bencana
Sekretariat Pembetu
Menyemak dan mengesahkan Laporan Awal Bencana Pengurusan
Bencana Daerah
Sekretariat Pengurusan Bencana Daerah Sekretariat Pen-
gurusan Bencana
Pembetulan
Daerah
Sekretariat Pengurusan Bencana Daerah
Disahkan Sekretariat
Pengurusan
Bencana Negeri

Sekretariat Pengurusan Bencana Negeri Sekretariat
Pengurusan
Bencana Negeri

Membuat salinan Laporan Awal Bencana yang diterima dari negeri Penyelia /

untuk rekod peringkat Pusat. Petugas PKOP

Penghantaran Laporan Awal Bencana ke NDCC Penyelia /
Petugas PKOP

Membuka rekod dalam sistem/Portal Bencana MKN Petugas NDCC

Tamat

62 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran H

5.12 Pelaporan Setelah Bencana Diisytiharkan

(Format Laporan : Laporan Semasa Situasi Bencana)

PROSES TINDAKAN

Mula.

Pembetulan Mengisi format Laporan Semasa Situasi Bencana Anggota PKOD
Menyemak dan mengesahkan Laporan Semasa Situasi Bencana
Penghantaran Laporan Semasa Situasi Bencana ke PKON Menyemak dan
mengesahkan
Laporan Semasa
Situasi Bencana

Sekretariat
Pengurusan
Bencana Daerah

Laporan disemak dan disahkan oleh Negeri Sekretariat
Pengurusan
Bencana Daerah

Disahkan

Benar Penghantaran laporan ke PKOP JPAM setiap 4 jam sekiranya Sekretariat
terdapat pusat pemindahan dibuka. Laporan perlu dihantar Pengurusan
Silap sebelum jam 0740, 1140, 1540, 1940 dan 2340. Bencana Negeri

Laporan benar / silap Penyelia/Petugas
PKOP
Menghantar semula laporan ke PKOB Negeri.
Penyelia/Petugas
PKOP

Membuat pembetulan laporan. Penyelia laporan
PKOB Negeri
Menghantar semula laporan yang telah diperbetulkan ke PKOP
JPAM. Penyelia laporan
PKOB Negeri
Menghantar laporan ke NDCC
Penyelia /
Petugas PKOP

Memasukkan data ke dalam sistem/PORTAL MKN Petugas NDCC

Tamat

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 63

Lampiran I1

5.13 Laporan Situasi Bencana

5.13.1 Tab General_Info

64 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA Pusat Waktu Operasi Jumlah mangsa Jumlah Anggaran Mangsa Pengurus
Pemindahan (Tarikh dan di Pusat keluarga mangsa di Pusat
Daerah Mukim masa) Pemindahan di Pusat luar pusat Jantina
Pemindahan pemindahan Peminda-
[Format dd.mm. ( jika ada) han Jawatan no. tel
yyyy hh:mm AM/
Dewasa Kanak-kanak
PM] Lelaki Perempuan Lelaki Perempuan

Buka Tutup

Lelaki Perempuan

65 Lampiran I2
5.13.2 Shelter_Status

Lampiran I3

5.13.3 Mobilisation

Jenis Kekua- Darat Logisitk Udara Tarikh Tarikh
Tindak tan Ahli Air Mula Tamat
Balas (Contoh Operasi Operasi
Agensi / [Format: [For- Catatan
NGO :40) dd/mm/ mat: dd/
Kuantiti Kuantiti Kuantiti yy] mm/
Jenis (unit) Jenis (Unit) Jenis (Unit) yyyy]

Lampiran I4

5.13.4 Damage Casualties

Jantina Terperinci
Lelaki Perempuan
Daerah Kategori Dewasa Kanak-Kanak Jumlah
Keseluruhan

Lelaki Perempuan Lelaki Perempuan

5.13.5 Casualties Detail Lampiran I5
Sebab Kematian
Nama Alamat Kategori Umur Jantina Bangsa Catatan
Mangsa

66 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

5.13.6 Damage_Infrastructure (Govt) Lampiran I6

Bangunan Terjejas (Unit) Perincian
Kerosakan /
Daerah Kategori Rosak Musnah Hak Milik Kemusnahan

5.13.7 Damage_Infrastructure (Private) Lampiran I7

Bangunan Terjejas (Unit) Perincian
Kerosakan /
Daerah Kategori Rosak Musnah Hak Milik Kemusnahan

Lampiran I8

5.13.8 Damage_Infrastructure (Private)

Daerah Alamat Kategori Sub - Punca Bilangan Anggaran Jumlah Terje- Catatan
Kategori Kerosakan Petani / Kawasan jas (Sangkar
Perternak Terjejas
Terlibat / Petak /
(ha) Ternakan)

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 67

68 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA Koordinat

Daerah Mukim ama /Laluan Lokasi / Laluan / Tarikh / Masa Pe- Tarikh / Masa URL Punca
/ Jalan / Leb- Penutupan Alternatif nutupan Bermula Penutupan Be- Penutupan
Latitude Longtitude [Format: dd /mm/ rakhir [Format:
uhraya Jalan
yyyy dd /mm/yyyy
Hhmm AM /PM] Hhmm AM /PM]

Lampiran I9
5.13.9 Closed Road

5

(

Lampiran J

5.14 Pelaporan Selepas Bencana Tamat

(Format Laporan : Laporan Post Mortem) PROSES TINDAKAN

Mula.

Mengisi format Laporan Post-Mortem Bencana Sekretariat
Pengurusan
Bencana Daerah

Penghantaran Laporan Post-Mortem Bencana ke PKON 2 minggu Sekretariat
selepas bencana diisytiharkan tamat. Pengurusan
Bencana Daerah

Laporan disemak dan disahkan oleh Negeri Sekretariat
Pengurusan
Bencana Negeri

Penghantaran Laporan Post-Mortem Bencana ke PKOP Sekretariat
Pengurusan
Bencana Negeri

Membuat salinan Laporan Post-Mortem Bencana yang diterima Penyelia/Petugas
dari negeri untuk rekod peringkat pusat. PKOP

Penghantaran Laporan Post-Mortem Bencana ke NDCC Penyelia/Petugas
Tamat PKOP

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 69

Lampiran K1

5.15 Laporan Post Mortem

5.15.1 General Info

70 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran K2

5.15.2 Mobilization

Agensi / Jenis Kekua- Darat Logisitk Udara Tarikh Ang- Catatan
NGO Tindak tan Ahli Jenis Air Mula garan
Balas (Contoh Operasi Kos
Kuantiti Jenis Kuantiti Jenis Kuantiti [Format: Operasi
:40) dd/mm/ (RM)
yy]

Lampiran K3

5.15.3 Damage Casualties

Jantina Terperinci
Lelaki Perempuan
Daerah Kategori Dewasa Kanak-Kanak Jumlah
Keseluruhan

Lelaki Perempuan Lelaki Perempuan

5.15.4 Casualties Detail Lampiran K4
Sebab Kematian
Nama Alamat Kategori Umur Jantina Bangsa Catatan
Mangsa

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 71

5.15.5 Damage Infrastructure (Gov) Lampiran K5

Bangunan Terjejas (Unit) Perincian
Kerosakan /
Daerah Kategori Rosak Musnah Hak Milik Kemusnahan

5.15.6 Damage Infrastructure (private) Lampiran K6

Daerah Kategori Bangunan Terjejas Anggaran Kerugian Hak Milik Perincian
(Unit) Rosak Musnah [Contoh : Kerosakan /
Perkasa Sdn Kemusnahan
Rosak Musnah
Bhd ]

Lampiran K7

5.15.7 Aqua, Agri, Livestock Damage

Daerah Alamat Kategori Sub - Punca Bilangan Anggaran Anggran Jumlah Catatan
Kategori Kerosakan Petani / Kawasan Kerugian Terjejas
Perternak Terjejas (Sangkar /
Terlibat (RM) Petak /
(ha) Ternakan)

72 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran K8

5.15.8 Relief Info

Sumber Jenis Perincian Bantuan Daerah Agihan Bilangan Anggran Tarikh Catatan
( Contoh : Bantuan Bantuan Penerima Nilai Bantuan
JKM / Orang (RM) [ Format :
dd / mm /
Ramai)
yyyy]

Lampiran K9

5.15.9 Impact Analysis Perincian

Kategori
Pengurusan Bencana

7

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 73

Lampiran L

5.16 Tatacara Pemulangan Balik Lebihan Wang Ihsan Kepada NADMA

MAJLIS PENYAMPAIAN BANTUAN
MULA WANG IHSAN DI NEGERI

SEKRETARIAT BENCANA NEGERI PENYELARASAN DAN SEMAKAN BAKI
WANG IHSAN BERDASARKAN
MENYEDIAKAN LAPORAN DAN
JUMLAH YANG TELAH DISALURKAN
DOKUMEN LENGKAP BERKENAAN
PEMULANGAN BAKI WANG IHSAN NADMA DENGAN JUMLAH YANG

DIAGIHKAN KEPADA MANGSA

SEKRETARIAT BENCANA NEGERI UNIT KEWANGAN SEKRETARIAT
BERHUBUNG DENGAN BENCANA NEGERI (APM)
MENYEDIAKAN PENYATA
SEKRETARIAT KWABBN NADMA PEMUNGUT.
BERKENAAN PEMULANGAN BAKI HEADER : APM
CHARGELINE : NADMA
WANG IHSAN (280101/57401)

TAMAT PENYATA PEMUNGUT
DIPERAKAUNKAN DAN
SESALINAN PENYATA PEMUNGUT
DIKEMUKAKAN KEPADA NADMA
UNTUK RUJUKAN DAN SEMAKAN.

74 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran M

5.17 Sistem eTerimaan

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 75

5.18 Borang Senarai Nama Lampiran N
CATATAN
BANTUAN MANGSA BANJIR DAERAH :
PUSAT PEMBAYARAN :
TAHUN :

BIL NAMA NO. KAD ALAMAT
PEMOHON PENGENALAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

76 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran O1

5.19 Baucar Bayaran

5.19.1 Bantuan mangsa Banjir Daerah

BANTUAN MANGSA BANJIR DAERAH :
PARLIMEN / DUN / MUKIM / KAMPUNG :
PUSAT PEMINDAHAN :
TAHUN :

BIL Nama No. Kad Alamat Bantuan Cop Jari Tanda Tan-
Pengenalan Yang Kanan gan Saksi
1 Penerima
2 Diterima
3 (RM)
4 500.00
5
6 500.00
7
8 500.00
9
10 500.00

500.00

500.00

500.00

500.00

500.00

500.00

DISEDIAKAN OLEH DISAHKAN OLEH
...................................................... ....................................................

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 77

Lampiran O2

5.19.2 Master list

BANTUAN MANGSA BANJIR DAERAH : KOTA TINGGI
PUSAT PEMBAYARAN :
TAHUN : 02 / 2011

BIL NAMA NO. KAD ALAMAT CATATAN NOMBOR
PEMOHON PENGENALAN KAUNTER
NO.8 JLN BALAU 2,
ABD AZIZ BIN 731023-01-XXXX TMN KUSO. KAUNTER 1

1 ISHAK @
HARUN

2 KAUNTER 1
KAUNTER 1
3 KAUNTER 1
KAUNTER 1
4 KAUNTER 1
KAUNTER 1
5 KAUNTER 1
KAUNTER 1
6 KAUNTER 1

7

8

9

10

78 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran P1

5.20 Prosedur Permohonan KWABBN

5.20.1 Permohonan Bantuan Wang Ihsan

Berikut adalah carta alir bagi pengurusan permohonan Bantuan Wang
Ihsan Bencana Banjir:

Menerima Senarai nama yang disahkan oleh
JKM bagi mangsa yang berpindah di pusat pemindahan dan
pengerusi JPBD/N bagi mangsa yang tidak berpindah beserta
Borang Pengesahan Daftar Nama Penerima Bantuan
(Lampiran Q)

Senarai nama diserahkan kepada Sekretariat Negeri untuk Tidak
permohonan Bantuan Wang Ihsan Bencana
Bantuan Wang Ihsan Bencana
Banjir

Semakan akhir senarai nama yang diterima Lengkap

Ya

Senarai nama dan anggaran peruntukan diangkat kepada Cawangan
Unit Sekretariat Pengurusan Bencana BDP sebelum dipanjangkan
kepada NADMA untuk pertimbangan dan kelulusan Y.A.B

Perdana Menteri Malaysia

Diluluskan Tdiidlualkuskan

Peruntukan Bantuan Wang Ihsan Surat Makluman oleh NADMA
Bencana diserahkan kepada kepada Sekretariat Negeri dan
Sekretariat Negeri sesalinan kepada Unit

Sekretariat Pengurusan Bencana
BDP

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 79

Lampiran P1
5.20.2 Pengeluaran Wang

Berikut adalah carta alir bagi pengurusan permohonan Bantuan Wang
Ihsan Bencana Banjir:

Permohonan telah diluluskan

Penyediaan pembayaran oleh NADMA

Peruntukan disalurkan ke dalam bank di peringkat negeri
setelah diluluskan

Pengeluaran wang di bank diuruskan oleh pegawai yang
dipertanggungjawabkan

Pegawai yang bertanggungjawab harus mendapatkan
surat kelulusan pengeluaran wang di bank oleh NADMA

Surat kelulusan pengeluaran wang dikemukan kepada
bank untuk pengesahan

Pengesahan dan proses dokumentasi sebelum pengeluaran
wang

Proses pengeluaran wang bermula

SELESAI

80 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran P3

5.20.3 Pemberian / Agihan Bantuan Wang Ihsan
Berikut adalah carta alir bagi pengurusan pemberian / agihan Bantuan
Wang Ihsan Bencana terbahagi kepada 2 proses iaitu:
5.20.3.1 Proses Sebelum Agihan Bantuan Wang Ihsan Bencana

Baucer Bayaran dan ‘Master List’ nama penerima Keperluan Tambahan :
akan dikeluarkan oleh Sekretariat Negeri
i. PDRM :
Mesyuarat Penyelarasan diadakan untuk Majlis Permohonan untuk
Penyerahan Bantuan Wang Ihsan Bencana dengan ii. mengiring dan
kerjasama Pejabat Daerah dan Ahli Parlimen atau iii. menempatkan wang
ADUN dengan penetapan seperti pada nota Tindakan ihsan di tempat
yang selamat di
Agensi dan tindakan lain yang bersesuaian sepanjang
perjalanan
membawa wang
Hebahan kepada Penerima Bantuan Wang Ihsan sehingga selesai
Bencana oleh Pejabat Daerah dan Parlimen atau
SPRM : Permohonan
ADUN untuk
membantu,
Majlis berlangsung dan agihan Bantuan Wang Ihsan menasihati dan
Bencana dilaksanakan memantau proses
agihan

Pejabat Daerah :
Menguruskan tempat
penyimpanan wang
ihsan, penyelarasan
dengan JKKK dan
menguruskan majlis
penyerahan
KWABBN

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 81

5.20.4 Proses Ketika Agihan Bantuan Wang Ihsan Bencana Lampiran P4

PPeenneerriimmaa yyaanngg llaayyaakk hhaaddiirr sseennddiirrii ttaannppaa wwaakkiill ddaallaamm Pemakluman
tteempoh yang ditetapkan kepada JKM
/ JKKK
Penerima menyemak Nama, Nombor Kad
Pengenalan, Alamat dan Nombor Giliran dalam Tidak

‘Master List’ di Kaunter Semakan L ayak
Ya

Penerima mendapatkan nombor giliran di Kaunter
Semakan setelah disahkan


Penerima menunjukkan nombor giliran dan
semakan

baucer nama di Kaunter Bayaran

Penerima harus menurunkan tanda jari pada baucer
bayaran, Borang Pengesahan Akuan Penerimaan
Bantuan Ihsan (Borang SPRM – Lampiran R) dan
wang diserahkan terus kepada penerima dengan

serahan tangan

Baucer bayaran perlu ditandatangani oleh pegawai
pembayar / pegawai tanggungjawab selaku saksi

Selesai

82 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran P5

5.20.5 Pemulangan Bantuan Wang Ihsan
Berikut adalah carta alir bagi pengurusan pemulangan Bantuan Wang
Ihsan Bencana :

Majlis agihan selesai

Penyelarasan baucer bayaran dan baki wang
dilakukan oleh Sekretariat Negeri

Semakan baucer bayaran dan baki wang oleh
pegawai yang bertanggungjawab

Baucer Bayaran dan baki wang dibawa pulang dan
disimpan oleh Sekretariat Negeri

Baki wang dipulangkan semula kepada Unit KWABBN, NADMA melalui Bank / Tunai
dalam masa 1 minggu selepas majlis agihan dilaksanakan

Baucer Bayaran (asal) yang telah ditandatangani harus dimajukan kepada Unit KWABBN,
NADMA bersama laporan penuh dan slip bank (asal)

Menyedia dan menghantar Laporan Majlis Pengagihan Wang Ihsan kepada Unit
Sekretariat Pengurusan Bencana BDP

SELESAI

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 83

Lampiran P6

5.20.6 Kehilangan Wang Ihsan

Berikut adalah carta alir bagi kehilangan Bantuan Wang Ihsan Bencana :

Maklumkan kehilangan kepada pegawai
NADMA yang bertanggungjawab dan
Cawangan Sekretariat BDP dengan
kadar segera

Unsur Tidak Membuat laporan bertulis kepada
jenayah Bahagian KWABBN dan sesalinan

kepada Cawangan Sekretariat BDP

Ya

Membuat laporan polis dan

sesalinan laporan perlu di

hantar ke NADMA dan
Cawangsan Sekretariat BDP

84 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran Q

5.20.7 Borang Pengesahan Daftar Nama Penerima Bantuan Ihsan

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 85

Lampiran R

5.20.8 Borang Akuan Penerima Bantuan Ihsan

86 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran S1

5.21 Senarai Semak Proses Pengagihan Wang Ihsan

5.21.1 Pra Majlis Pengagihan Bantuan Wang Ihsan

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 87

Lampiran S2

5.21.2 Majlis Pengagihan

Catatan : Dicadangkan penyediaan booth bagi menguruskan kes-kes terpencil seperti kes aduan,
tercicir dan lain-lain masalah

88 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Lampiran S3

5.21.3 Post Majlis

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA 89

NOTA

90 PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA

Cawangan Sekretariat Jawatankuasa Pengurusan Bencana,
Angkatan Pertahanan Awam Malaysia

ISBN 978-967-11395-4-7 91

PANDUAN PENGURUSAN SEKRETARIAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BENCANA