PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

MANUAL PENGURUSAN SMK DESA CEMPAKA 2020

SENARAI TUGAS

PENGURUSAN DAN

PENTADBIRAN

6.0 PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

6.1 JAWATANKUASA INDUK

SENARAI TUGAS

 Menyedia dan mengawal polisi sekolah selaras kepentingan KPM (Akademik, HEM dan
Kokurikulum).

 Menentukan sasaran sekolah dan merancang peningkatan akademik , kokurikulum dan sahsiah
selaras visi, misi dan piagam pelanggan sekolah.

 Menentukan polisi-polisi penilaian dan peperiksaan dilaksanakan.
 Melaksanakan penyeliaan dan pencerapan PdPc dan menguruskan tindakan penambahbaikan.
 Memastikan panitia mata pelajaran melaksanakan strategi dan program pendidikan dengan

berkesan.
 Membantu guru dan staf sokongan menentukan sasaran kerja dan memberikan perkhidmatan

bermutu.
 Memastikan program kokurikulum dilaksanakan dengan berkesan dan mencapai matlamat serta

mematuhi SOP.
 Memastikan program HEM, dan program kebajikan murid dilaksanakan dengan berkesan serta

mematuhi SOP.
 Menentukan anggaran perbelanjaan tahunan.
 Menentukan proses pendaftaran, pelantikan, pengesahan jawatan, pengurusan pencen dan

urusan cuti guru dan staf sokongan mengikut peraturan.
 Memastikan penyediaan buku akaun sekolah yang belum diaudit dan dokumen sokongan dan

membuat tindakan susulan.
 Mengawal dan menyemak pemberian per kapita, gaji, laporan penyata kewangan dan punca

kewangan sekolah serta mematuhi SOP.
 Memastikan keadaan fizikal sekolah dan kemudahan lengkap dan mencukupi serta sentiasa

dalam keadaan baik.

6.2 LEMBAGA TATATERTIB SEKOLAH

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat khas apabila diperlukan.
 Membuat siasatan dan laporan.
 Mengambil tindakan seperti nasihat, bimbingan, amaran lisan dan amaran bertulis.
 Menyediakan laporan untuk urusan tatatertib di peringkat Jabatan dan Kementerian.

6.3 JAWATANKUASA KEWANGAN

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
 Membaca dan memahami pekeliling / surat pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan

kewangan dan perakaunan sekolah yang diedarkan dari masa ke masa.
 Mengeluarkan surat kuasa memungut yuran kepada penolong kanan, penyelaras tingkatan,

guru tingkatan dan kerani.
 Memesan dan mendaftar buku resit untuk tujuan pungutan.
 Mengagihkan buku resit kepada guru tingkatan dan penyelaras tingkatan.
 Memastikan semua terimaan telah dimasukkan ke dalam bank.
 Memastikan semua pembelian / pembayaran dibuat mengikut peraturan kewangan (pesanan,

tempahan, invois, bil, baucar dan cek).
 Menyediakan Buku Tunai Kerajaan / SUWA / Panjar Wang Runcit.
 Menyemak dan menandatangani penyata kewangan dalam Buku Tunai Kerajaan / SUWA /

Panjar Wang Runcit.
 Memastikan semua kutipan yuran mendapat kebenaran JPN.

1

 Menyelaraskan belanjawan bagi panitia dan unit-unit.
 Menentukan pemilihan sebut harga dan tender.
 Memastikan peruntukan setiap unit dibelanjakan mengikut peraturan kewangan.
 Mengemukakan laporan kepada Pengetua.
 Membuat pengauditan buku-buku,rekod-rekod, dokumen dan minit mesyuarat bagi Akaun

Kerajaan dan SUWA sebulan sekali.
 Memastikan operasi kewangan dan perakaunan adalah tepat dan boleh dipercayai dengan

membuat pemeriksaan dan kajian ke atas operasi-operasi dan rekod -rekod kewangan.
 Memastikan urus niaga harian dilaksanakan dengan betul dan mematuhi sistem kawalan

dalaman yang ditetapkan.

6.4 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
 Membaca dan memahami pekeliling / surat pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan Aset

Alih dan Aset Tak Alih yang diedarkan dari masa ke masa.
 Memastikan semua aset alih yang diterima dan direkodkan serta dilabelkan.
 Memeriksa keadaan aset alih 2 kali setahun dan menyediakan laporan keadaan aset alih

tersebut.
 Memastikan aset alih yang tidak boleh digunakan lagi dan tidak sesuai untuk diselenggara, atau

dilupuskan.
 Membuat siasatan sekiranya berlaku kes kecurian atau kehilangan.
 Mengemukakan laporan kepada Pengetua.

6.5 JAWATANKUASA STATISTIK DAN DATA

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
 Menyediakan dan memastikan semua maklumat yang berkaitan dengan ”e” dilengkapkan.
 Menyediakan data enrolmen murid mengikut tingkatan, kelas, kaum dan jantina.
 Menyediakan data / maklumat guru mengikut jantina, gred, kategori, opsyen dan lain-lain.

Menyediakan penyata bulanan murid dan penyata bulanan butiran guru.
 Menyediakan data tentang latar belakang murid mengenai sosioekonomi, alamat dan pekerjaan

penjaga, jenis pengangkutan ke sekolah, agama yang dianuti dan lain-lain.
 Menyediakan data murid yang menerima biasiswa.
 Menyemak jadual kedatangan kelas pada setiap hujung bulan.
 Memastikan buku pendaftaran murid dijaga dengan rapi.
 Memastikan setiap murid baharu diberikan nombor pendaftaran sekolah.
 Mengemukakan laporan kepada Pengetua.
 Tugas Penyelaras – Semak MPM.

6.6 JAWATANKUASA AUDIT KUALITI DALAMAN DAN SISTEM PEMASTIAN
SKPMg2

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
 Membuat anggaran perbelanjaan.
 Menyenarai, mengumpul, menyusun dan mengkatalog dokumen-dokumen sekolah dengan

sistematik.
 Memastikan bilik sentiasa bersih, kemas dan ceria dan boleh menerima pelawat pada bila-bila

masa.
 Memastikan setiap jawatankuasa mengemas kini dokumen pada setiap awal tahun dan dari

semasa ke semasa.
 Membukukan dan menjilidkan dokumen yang diperoleh.

2

 Memastikan rekod penggunaan dan peraturan penggunaan bahan-bahan di bilik dokumentasi
dilaksanakan dan dipatuhi .

 Mengurus inventori di bilik dokumentasi.
 Membuat laporan dan mengambil tindakan tentang sebarang kerosakan peralatan kepada pihak

pentadbir.
 Mengaudit dokumen-dokumen sebanyak 2 kali setahun berdasarkan Standard Kualiti Pendidikan

Malaysia (SKPMg2) atau berdasarkan kriteria unit-unit berkenaan.
 Mengambil tindakan pemberitahuan kepada unit/ bahagian yang tidak lengkap supaya

mengemaskinikannya dalam tempoh 2 minggu.
 Membuat laporan audit dan menyerahkannya kepada Pengetua untuk dilaporkan kepada

Kementerian.

6.7 JAWATANKUASA DOKUMENTASI PROGRAM SEKOLAH

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

PENYELARAS
 Menyelaras,merancang dan memantau pelaksanaan pendokumentasian sekolah.

PENOLONG PENYELARAS
 Membantu tugas-tugas penyelaras.
 Menyediakan borang senarai semak,borang laporan semakan.
 Menganalisis dan membuat laporan pemantauan semakan.
 Mengurus atur Bilik Dokumentasi.
 Membuat anggaran belanjawan untuk keperluan pendokumentasian.

SETIAUSAHA
 Membuat, mencatat dan mengedarkan surat panggilan mesyuarat dan minit mesyuarat serta hal-

hal lain yang berkaitan dengan surat-menyurat Bilik Dokumentasi.
 Mengemas kini fail Bilik Dokumentasi.

AJK (SETIAUSAHA KURIKULUM, HEM, KOKURIKULUM, GPM, SU SUKAN, PENYELARAS PPKI,
PENYELARAS ICT, KAUNSELOR)
 Mengarahkan AJK setiap unit masing-masing mengemas kini fail dengan maklumat

semasa/terkini.
 Memaklumkan semua unit mewujudkan FAIL HIDUP sebelum dipindahkan ke Fail Induk di Bilik

Dokumentasi.
 Setiausaha setiap unit bertanggungjawab terhadap fail unit masing-masing untuk memastikan fail

tersebut dikemas kini.
 Setiausaha setiap unit bertanggungjawab memastikan semua unit dalam JK dan bilik-bilik khas

mengemas kini brosur masing-masing dan meghantar 1 salinan kepada jawatankuasa Bilik
Dokumentasi.
 Mengumpul kertas kerja dan laporan unit masing-masing untuk Bilik Dokumentasi.

AJK BULETIN SEKOLAH
 PSS menerbitkan Buletin Sekolah 2 kali setahun.

AJK FOTOGRAFI DAN RAKAMAN VIDEO
 Mengadakan sesi fotografi bagi setiap program.
 Menyimpan foto (softcopy) dan album untuk didokumentasi.
 Membekalkan foto kepada unit-unit yang berkaitan dengan laporan.
 Mempamerkan foto-foto yang diambil pada papan kenyataan sekolah.

AJK KERTAS KERJA DAN LAPORAN
 Memastikan semua kerja dan laporan program dihantar ke Bilik Dokumentasi.
 Memaklumkan kepada JK yang berkaitan sekiranya belum berbuat demikian.

3

AJK BUKU PROGRAM
 Memastikan buku program dihantar ke Bilik Dokumentasi.
 Mencatat dan memaklumkan kepada JK yang berkaitan sekiranya belum berbuat demikian.

AJK FAIL
 Memastikan guru-guru menyusun fail mengikut unit dan rak yang telah ditentukan.
 Membuat sistem kod / no indeks untuk fail-fail.
 Mengesan keberadaan fail jika didapati tiada di Bilik dokumentasi.

Memastikan semua fail disemak oleh JK berkaitan mengikut ketetapan.

6.8 JAWATANKUASA ICT

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat 3 kali setahun.
 Menyusun dan merancang aktiviti / LDP untuk guru dan murid sepanjang tahun.
 Memastikan alatan berada dalam keadaan baik.
 Menggalakkan penggunaan makmal seoptimum mungkin.
 Menyediakan stok / inventori dan buku laporan penggunaan.
 Memastikan keceriaan dan kebersihan makmal.
 Mengemas kini maklumat dan dokumen di dalam makmal komputer.
 Memastikan laman web sekolah dikemas kini.
 Menerima arahan daripada Pengetua dan pentadbir dari semasa ke semasa.

6.9 JAWATANKUASA KAJIAN TINDAKAN DAN INOVASI

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat dua kali setahun.
 Merancang pementoran dan membimbing guru-guru.
 Merancang cadangan kajian yang perlu dilakukan.
 Memperoleh dapatan kajian bagi setiap kajian.
 Mengurus pertandingan inovasi peringkat sekolah.

6.10 JAWATANKUASA PIBG

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
 Merancang dan melaksanakan aktiviti berdasarkan biro bersama AJK daripada ibu bapa.
 Mengurus program permuafakatan yang melibatkan ibu bapa.
 Membantu menjayakan program sekolah untuk kecemerlangan akademik, kokurikulum dan

sahsiah anak-anak.
 Memberikan sumbangan dari segi moral dan material untuk pembangunan sekolah.
 Memantau pelaksanaan program dan membuat post mortem.
 Mengurus mesyuarat agung setahun sekali mengikut peraturan yang ditetapkan oleh

kementerian.

4

6.11 JAWATANKUASA MESYUARAT SEKOLAH

SENARAI TUGAS

 Menguruskan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
 Membuat dan mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada semua guru sekurang-kurangnya

sehari sebelum mesyuarat.
 Berbincang dengan Pengetua mengenai agenda mesyuarat.
 Mencatat dan mengurus fail serta minit mesyuarat.
 Mendapat pengesahan minit mesyuarat daripada pengerusi sebelum minit diedarkan.
 Mengedarkan minit mesyuarat selewat-lewatnya seminggu selepas mesyuarat diadakan.
 Mengumpul laporan / cadangan daripada guru sebelum mesyuarat diadakan apabila perlu.
 Melaporkan kehadiran dan mendapatkan maklumat tentang sebab guru tidak hadir ke

mesyuarat.
 Melaksanakan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan oleh Pengetua.
 Mengemukakan laporan kepada Pengetua.

6.12 JAWATANKUASA PEMBANGUNAN FIZIKAL DAN PENYELENGGARAAN

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
 Merancang pembangunan fizikal bangunan, bilik. sudut dan laman yang ada di sekolah.
 Memastikan kerosakan bangunan ( tingkap, dinding, lantai, bumbung dan lain-lain) diurus dan

dipulihkan.
 Memastikan peralatan ICT, dan Bahan Bantu Mengajar yang rosak diuruskan, diselenggarakan

dan dipulihkan.
 Mengurus penyelenggaraan bekalan dan peralatan elektrik (soket, lampu awam, kipas, dan

pendingin hawa dan lain-lain).
 Mengurus penyelenggaraan sistem bekalan air dan kumbahan (paip dan tandas).
 Mengurus penyelenggaraan sistem telefon dan perhubungan.
 Mengurus baik pulih bangunan.
 Mengurus penyelenggaraan perabot dan peralatan bilik-bilik darjah dan bilik-bilik khas.
 Mengemukakan laporan kepada Pengetua.

6.13 JAWATANKUASA PENYELIAAN BLOK DAN PERSEKITARAN

SENARAI TUGAS

 Menyediakan perancangan strategik, pelan operasi dan taktikal.
 Menyediakan laporan berkala untuk diserahkan kepada GPK HEM.
 Menyelia dan memantau blok mengikut kawasan yang telah ditetapkan.
 Memastikan pengurusan kelas dilaksanakan dengan sempurna.
 Mengambil tindakan segera terhadap masalah yang didapati semasa menyelia.
 Memberikan cadangan untuk penambahbaikan blok dan kawasan masing-masing.
 Mengemukakan laporan semasa mesyuarat pengurusan.
 Mengemukakan laporan bertulis kepada Pengetua.
 Mengawasi kebersihan dan keceriaan blok-blok agar sentiasa terjaga.
 Memastikan semua kelas mempunyai bakul sampah, penyapu, pengaut sampah dan pemadam

papan hitam/putih.

5

6.14 JAWATANKUASA LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN (LDP)

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
 Membuat analisis keperluan tentang kursus yang diperlukan oleh staf.
 Meninjau program-program terbaik yang dilaksanakan di mana-mana organisasi yang boleh

dijadikan penandaarasan.
 Merancang program dan menyusun jadual pengisian program. Setiap penyelaras perlu

menyediakan kertas kerja dan membentuk jawatankuasa program tersebut.
 Membuat anggaran perbelanjaan LDP.
 Melantik dan memastikan ahli jawatankuasa sesuatu program menjalankan tugas yang

dipertanggungjawabkan.
 Mengenal pasti guru-guru yang menghadiri kursus.
 Mengatur “in house training” untuk disampaikan oleh guru-guru di sekolah.
 Memastikan guru-guru mengisi minit curai setiap kali hadir kursus,bengkel,seminar dan lain-lain

lagi.

6.15 JAWATANKUASA PERMUAFAKATAN GURU

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun.
 Membuat perancangan untuk tujuan kebajikan guru-guru.
 Merancang Majlis Akhir Tahun/Hari Guru dan Hari Keluarga.
 Mengurus majlis keraian untuk guru-guru yang bertukar sekolah/pencen, naik pangkat, bersalin,

berkahwin atau menerima menantu.
 Mengurus sumbangan kebajikan untuk guru-guru yang ditimpa musibah atau kemalangan.
 Mengemukakan laporan bertulis kepada pengetua untuk setiap aktiviti dan program.

6.16 JAWATANKUASA PENGIKTIRAFAN SEKOLAH

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali setahun atau sebelum program dijalankan.
 Merancang program pengiktirafan sepanjang tahun.
 Menyediakan kertas kerja dua bulan sebelum program dan melantik jawatankuasa pelaksana.
 Menentukan senarai tugas AJK.
 Memastikan program berjalan lancar dan berjaya dilaksanakan.
 Menyediakan laporan setiap majlis.
 Bertanggungjawab merekod semua anugerah yang diterima oleh sekolah.
 Mengurus penyimpanan hadiah, trofi dan sijil.
 Mengurus sijil-sijil bagi setiap majlis anugerah.
 Bertanggungjawab menyusun dan menyelenggara anugerah.
 Menyediakan laporan bertulis untuk didokumentasikan sebanyak 2 salinan.

6

6.17 JAWATANKUASA MANUAL PENGURUSAN SEKOLAH DAN TAKWIM

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat penyelarasan untuk agihan tugas.
 Penyelaras mengagihkan tugas mengikut bidang masing-masing dengan merujuk kepada

jawatankuasa.
 Setiausaha akan mengumpul dan menggabungkan kesemua elemen tersebut untuk tujuan

cetakan.
 Semua jawatankuasa perlu menyiapkan takwim mengikut bidang masing-masing dan

menyerahkannya kepada setiausaha.
 Urus setia mencari, mengumpul dan menaip semua elemen jawatankuasa sekolah.
 AJK menyerahkan data kepada urus setia untuk dikemas kini mengikut tahun semasa.
 AJK mengenal pasti tugasan unit masing-masing dikemas kini dan mengikut perancangan

semasa.
 Mencetak buku manual pengurusan sekolah dan takwim mengikut keperluan.

6.18 JAWATANKUASA PPPM

SENARAI TUGAS

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
 Menyelaras program yang dijalankan di peringkat sekolah mengikut teras.
 Memantau pelaksanaan program dan memastikan post mortem dilaksanakan.
 Memantau keberkesanan program dan impak terhadap pencapaian PPPM.
 Mencadangkan tindakan susulan bagi meningkatkan keberkesanan program.
 Menyediakan laporan bertulis mengikut teras kepada Pengetua.
 Menyediakan jadual program 5 minit untuk guru-guru membacakan PPPM di perhimpunan rasmi.
 Merekodkan bahan bacaan 5 minit tersebut.
 Bahan bacaan didokumentasikan.
 Setiap unit PPPM merancang, melaksanakan dan membuat laporan program.
 Mengemas kini fail unit PPPM.

6.19 JAWATANKUASA PBPPP

SENARAI TUGAS

 Menilai kompetensi dan potensi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP).
 Menilai keberhasilan yang merupakan hasil kerja PPP.
 Mengenal pasti kompetensi dan potensi PPP untuk membolehkan Program Pembangunan

Profesional Berterusan (CPD) dilaksanakan.
 Mengenal pasti keperluan latihan PPP untuk pembangunan laluan kerjaya.
 Menilai elemen pembangunan kompetensi dan potensi berasaskan gred dan jawatan.
 Mengambil kira keunikan pelbagai skim perkhidmatan.

7

6.20 STAF SOKONGAN

PN MERJITA BINTI ALI
KETUA PEMBANTU TADBIR N26

SEMUA STAF SOKONGAN

Senarai Tugas Utama :

PERKHIDMATAN DAN KEWANGAN
 Memantau – Kawal selia urusan perkhidmatan dan perjawatan.
 Memantau – Kawal selia urusan Pentadbiran.
 Bertanggungjawab menyediakan Laporan Tatatertib guru dan AKP.
 Menyelia dan memantau tugas-tugas AKP.
 Mengurus nota serah tugas guru dan AKP yang bertukar keluar.
 Mengurus segala kontrak kawalan keselamatan sekolah dan syarikat pembersihan kawasan

dan sekolah.
 Menyelia dan memantau pekerja pembersihan kawasan.
 Menyelia dan memantau kawalan keselamatan sekolah.
 Penilai pertama laporan prestasi bagi kumpulan staf sokongan (tidak termasuk Pembantu

Makmal dan Penyelia Asrama).
 Menyelia dan menyemak kehadiran guru-guru dan AKP.
 Menyelia Anggaran Belanja Mengurus.
 Menyelia akaun sekolah / Per kapita Sekolah Sahaja.
 Memantau - Kawal selia urusan kewangan dan stok, aset alih dan aset tak alih.
 Menyemak borang perubahan gaji (SG20) dan borang TNT guru dan AKP.
 Menyemak laporan Payroll dan Master Listing.
 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Ketua Jabatan dari semasa ke semasa.

Senarai Tugas :

1.Mengurus Pusat Tanggungjawab

 Menyelenggara Buku Vot (jika ada).
 Menyelenggara Buku Tunai Ceraikan.
 Menulis Resit Rasmi Kerajaan ( Kew.8 ).
 Mengurus Pesanan Kerajaan ( Am 75 ) bagi Pengurusan kira-kira PTJ (jika ada) , Kerajaan

dan SUWA.
 Menyediakan baucar bayaran dan kelompok.
 Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan ( Prestasi perbelanjaan PTJ ).
 Menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan.
 Merekod laporan R2 ke dalam Buku Vot pada setiap bulan.
 Mengurus Daftar Bil bagi akaun PTJ dan Akaun Sekolah biasa termasuk KERAJAAN.
 Laporan lewat bil

2.Menyelia Anggaran Belanja Mengurus

 Menyediakan ABM gaji dan emolumen – dasar sedia ada.
 Menyediakan ABM mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.
 Menyediakan ABM pengurusan Pusat Tanggungjawab.

3.Memantau Urusan Perkhidmatan dan Perjawatan.

 Urusan Pelantikan
 Urusan Pengesahan
 Urusan Pemberian Taraf Berpencen
 Urusan Pelepasan Jawatan

8

 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
 Urusan Pertukaran Guru /Bukan Guru Keluar dan Dalam Negeri
 Menyemak Permohonan Pinjaman Perumahan, Pinjaman Kenderaan, Pinjaman Komputer.
 Urusan Permohonan Semua Jenis Cuti
 Urusan Persaraan Wajib Dan Pilihan Sendiri
 Urusetia Laporan Pengisytiharan Harta
 Urusan Tanggungjawab Kerja Dan Memangku

4.Memantau Urusan Kewangan Dan Stok

 Menyemak buku tunai Fund Kerajaan, SUWA dan Asrama.
 Menyemak semua dokumen kewangan – Buku Resit, Daftar Kutipan Harian.
 Menyemak data PATSKOM ( Penerimaan dan Pembayaran ).
 Menyelia dan menyemak pengurusan stok harta modal, inventori dan bekalan pejabat.
 Setiausaha jawatan pengurusan stok harta modal, inventori dan bekalan.

5.Memantau Urusan Pentadbiran

 Menyelia dan memantau pengawal keselamatan swasta atau jaga sekolah.
 Mengurus urusan sebut harga kantin, surat keputusan lembaga sebut harga kantin.
 Menyelia dan memantau kakitangan – kakitangan kontrak pembersihan kawasan sekolah.
 Ahli jawatankuasa pembangunan fizikal, keselamatan dan keceriaan.
 Menyelia dan memantau staf sokongan sekolah.

Pn Noorazianie Binti Md Atan
(Penolong Akauntan Gred W29 (KUP))

Senarai Tugas Utama :

KEWANGAN

 Mengurus terimaan dan pungutan wang bagi akaun Kerajaan dan SUWA.
 Mengurus pembelian dan pesanan bagi akaun Kerajaan dan SUWA.
 Mengurus pembayaran bagi akaun Kerajaan dan SUWA.
 Mengurus panjar wang runcit.
 Mengurus penyediaan Buku Tunai bagi akaun Kerajaan dan SUWA.
 Mengurus penyediaan Penyata Akaun Sekolah.
 Mengurus penyediaan Sistem Maklumat Sekolah (SMS).
 Mengurus penyediaan rekod subsidiari, daftar bil,daftar buku cek,daftar buku resit dan daftar

cek batal.
 Mengurus stok dan bekalan peralatan pejabat.
 Menyediakan dokumen pelupusan dan hapus kira.
 Mengurus tuntutan biasiswa BKP,BRN dan elaun murid khas (EMK).
 Mengurus tuntutan pemberian per kapita dan pelarasan per kapita.
 Mengurus urusan perakaunan sekolah melalui sistem e-SPKWS.
 Membantu menyemak dokumen gaji yang disediakan oleh PT yang menguruskan gaji.
 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh ketua jabatan dari semasa ke semasa.

9

Pn Hasnida Binti Hashim
En Muhammad Hasif Bin Md Darus

( Pembantu Tadbir N19 )

Senarai Tugas :

 Menyelenggara Buku Tunai.
 Menulis Resit Rasmi Kerajaan ( Kew.8 )
 Mengurus Pesanan Kerajaan (Am 75) bagi , Kerajaan, SUWA
 Mengurus Panjar Wang Runcit
 Menyediakan baucar bayaran dan kelompok
 Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan
 Menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan
 Mengurus Daftar Bil bagi Akaun Sekolah biasa termasuk KERAJAAN
 Laporan lewat bil

1. Memantau Urusan Perkhidmatan dan Perjawatan.

 Urusan Pelantikan
 Urusan Pengesahan
 Urusan Pemberian Taraf Berpencen
 Urusan Pelepasan Jawatan / Letak
 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
 Urusan Pertukaran Guru / Bukan Guru Keluar Dan Dalam Negeri
 Menyemak Pemohonan Pinjaman Perumahan, Pinjaman Kenderaan, Pinjaman Komputer.
 Urusan Permohonan Semua Jenis Cuti
 Urusan Persaraan Wajib Dan Pilihan Sendiri
 Urusetia Laporan Pengisytiharan Harta
 Urusan Tanggungjawab Kerja Dan Memangku
 Merekod dan mengemas kini Buku Tunai Akaun Suwa setiap urusniaga yang dijalankan dari

semasa ke semasa.
 Merekod terimaan dan bayaran ke dalam sistem Patskom setiap bulan.
 Menyemak dan Mengurus Penyediaan Buku Subsidiari akaun SUWA.
 Mengurus Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir Pada 31 Disember untuk

dikemukakan kepada pihak Jabatan dan Audit.
 Menulis Inden Sekolah bagi kerja-kerja baik pulih dan penyelenggaraan.
 Mengurus cek-cek bayaran dan pembelian.
 Menyediakan baucar-baucar.
 Menfailkan salinan baucar bayaran yang telah disempurnakan. Menfailkan salinan baucar

bayaran yang telah disempurnakan.
 Membantu, mengurus dan menyediakan borang pertukaran murid dalam dan luar negeri .

2. Mengurus Akaun Kerajaan

 Mengurus Pembayaran- menyediakan baucar-baucar dan cek-cek bayaran.
 Mengurus Penyediaan Buku Tunai Akaun Kerajaan- merekod terimaan dan bayaran ke

dalam Sistem Patskom pada setiap bulan.
 Mengurus Penyediaan Penyata Akaun.

3. Mengurus Akaun SUWA.

 Mengurus terimaan dan pungutan.
 Menerima kutipan bayaran dan lain-lain kutipan dari semasa ke semasa.
 Menyediakan Daftar Stok Buku Resit murid dan Buku Resit Pejabat.
 Menyemak nombor siri dan merekodnya ke dalam buku daftar stok resit.
 Menyediakan dan menulis Buku Resit Murid dan Pejabat.

10

 Merekod dan Menyediakan Borang bayaran.
 Urusetia Laporan Pengisytiharan Harta
 Urusan Tanggungjawab Kerja dan Memangku
 Urusan Tanggungjawab Kerja dan Memangku
 Merekod dan mengemas kini Buku Tunai Akaun Suwa setiap urusniaga yang dijalankan dari

semasa ke semasa.
 Merekod terimaan dan bayaran ke dalam sistem Patskom setiap bulan.
 Menyemak dan mengurus Penyediaan Buku Subsidi akaun SUWA.
 Mengurus penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir pada 31 Disember untuk

dikemukakan kepada pihak Jabatan dan Audit.
 Menulis Inden Sekolah bagi kerja-kerja baik pulih dan penyelenggaraan.
 Mengurus cek-cek bayaran dan pembelian.
 Menyediakan baucar bayaran yang telah disempurnakan. Menfailkan salinan baucar bayaran

yang telah disempurnakan.
 Membantu,mengurus dan menyediakan borang pertukaran murid dalam dan luar negeri.

4. Mengurus Penyediaan Buku Subsidiari – merekod dan menyemak perbelanjaan yang telah
dibelanjakan

 Mengurus Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran – mengemukakan borang SM dan
lampiran-lampiran yang berkaitan.

 Menyediakan kuasa tandatangan baucar-baucar dan kad kuasa tandatangan.
 Menyediakan Nota Minta dan baucar kecil bayaran untuk pesanan pembelian dan tuntutan

perbelanjaan tunai.
 Mengawal dan mengurus pergerakan Harta Modal (LCD) dalam almari kabinet Pengetua.
 Mengeluarkan dan menyimpan wang tunai dan lain-lain bayaran ke dalam peti besi di bilik

Pengetua.
 Menyediakan tuntutan perjalanan pengetua, guru dan kakitangan.
 Membantu menjawab telefon, menerima pesanan guru/murid serta menyampaikan pesanan

kepada yang berkenaan.
 Mendaftar dan mengisi maklumat-maklumat murid ke dalam buku pendaftaran murid.
 Menyediakan Laporan Perisytiharan Harta guru dan staf yang baru dilantik dan yang telah

lima (5) tahun mengisytiharkan harta serta yang ada perubahan dari segi penambahan dan
pelupusan harta dalam tempoh tersebut.

5. Memantau Urusan Pentadbiran

 Menyelia dan memantau pengawal keselamatan swasta atau jaga sekolah.
 Mengurus urusan sebut harga kantin, surat keputusan lembaga sebut harga kantin.
 Menyelia dan memantau kakitangan – kakitangan kontrak pembersihan kawasan sekolah.
 Ahli jawatankuasa pembangunan fizikal, keselamatan dan keceriaan
 Menyelia dan memantau staf sokongan sekolah.
 Menyelia Anggaran Belanja Mengurus.
 Menyediakan ABM gaji dan emolumen .
 Menyediakan ABM mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.
 Urusan penyediaan gaji guru-guru, staf sokongan, guru ganti, guru sandaran terlatih

siswazah, guru sandaran tidak terlatih dan guru Interim.
 Menaip surat-surat pejabat, surat-surat murid, surat disiplin dan lain-lain yang diarahkan oleh

pihak pentadbir sekolah.
 Menaip borang-borang, Baucar Bayaran, sijil-sijil dan surat akuan murid yang berkaitan

dengan peperiksaan PT3 dan SPM serta Surat Pengesahan.
 Mengurus cuti-cuti guru dan kakitangan. Merekodkan kelulusan cuti guru dan staf sokongan

dalam Buku Rekod Perkhidmatan.
 Mengurus, menaip dan mencetak penyata cuti dan cuti untuk GCR bagi guru dan staf.
 Menyemak jadual kedatangan murid dan menyediakan data setiap bulan.
 Mengurus dan menyediakan borang pertukaran guru dan bukan guru serta murid keluar dan

dalam negeri.
 Menyemak kehadiran guru dan kakitangan dalam ‘punch card’, dan disimpan. Memastikan

semua guru dan kakitangan dan menggunakan ‘punch card’.
 Menyedia dan menaip buku laporan bertugas harian guru dan buku-buku kehadiran guru.

11

 Urusan tuntutan biasiswa BKP dan BRN, urusan pengambilan buku bank pada waktu cuti
panjang persekolahan.

 Urusan permohonan pinjaman kenderaan, pinjaman perumahan dan pinjaman komputer.
 Merekodkan semua kelulusan Laporan Perubahan (kew.8) dan kelulusan dokumen berkaitan

perkhidmatan guru dan kakitangan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP).
 Mengurus penyediaan dan penjualan borang tender kantin (bermusim).
 Melaksanakan tugas yang diarahkan oleh Pengetua, dan semua PK dari semasa ke semasa.
 Menaip surat-surat pejabat, surat-surat murid, surat disiplin dan lain-lain yang diarahkan oleh

Pengetua dan Semua PK.
 Menaip borang, sijil, surat akuan murid yang berkaitan dengan peperiksaan PT3 dan SPM,

serta surat pengesahan.
 Mendaftar pesanan tempatan (LO) Akaun Suwa dan Kerajaan ke dalam buku pesanan

(daftar bil).
 Mengurus stok, penerimaan, permintaan dan kawalan barang-barang di dalam stor.
 Melaksanakan tugas yang diarahkan oleh Pengetua dan semua GPK dari masa ke masa.
 Menyediakan dan merekod Buku Daftar Kutipan Harian.
 Menyediakan Slip Masuk Bank bagi wang tunai dan cek.
 Mengemas kini SP apabila terdapat sebarang perubahan.
 Mengurus kelulusan, menyediakan Laporan Perubahan (Kew.8) semua perkara yang

berkaitan dengan perubahan gaji.
 Urusan Pelantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Pemberian Taraf Berpencen dan

Perlanjutan Tempoh Percubaan.
 Mengurus permohonan pemangkuan dan kenaikan pangkat setiap gred jawatan yang

diperuntukan di SMK Desa Cempaka.
 Menyediakan baucar bayaran guru ganti, pindah kerana bertukar dan pindah kerana masuk

ke rumah yang disediakan kerajaan, pindah ke rumah yang dibeli dengan pinjaman
perumahan kerajaan serta tuntutan KWSP.
 Menyediakan Laporan Cukai Taksiran Tahunan bagi Guru dan Staf untuk Lembaga Hasil.
(bermusim).
 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) tahunan (bermusim).
 Menyediakan Laporan Cukai taksiran mulai gaji Januari bagi semua guru dan staf yang
berkhidmat di SMK Desa Cempaka bagi sepanjang tahun tersebut.
 Urusan persaraan wajib dan pilihan sendiri guru-guru dan staf sokongan.
 Mengurus Tuntutan-tuntutan Lain.
 Menyediakan dan menaip surat kuasa permohonan kelulusan kutipan yang diluluskan oleh
Jabatan.
 Mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan peruntukan kluster pada setiap bulan ke
Kementerian.

6. Memantau Urusan Kewangan dan Stok
 Menyemak buku tunai Fund Kerajaan,SUWA
 Menyemak semua dokumen kewangan - Buku Resit,Daftar Kutipan Harian.
 Menyemak data PATSKOM (Penerimaan dan Pembayaran)
 Menyelia dan menyemak pengurusan stok harta modal,inventori dan bekalan.
 Setiausaha jawatan pengurusan stok harta modal,inventori dan bekalan.
 Urusan penyediaan Laporan Nilaian Prestasi untuk urusan kenaikan pangkat dan

permohonan jawatan yang lebih tinggi.
 Urusan pelepasan jawatan dengan izin serta urusan peletakan jawatan.
 Melaksanakan tugas yang diarahkan oleh Pengetua dan semua Guru Penolong Bidang dari

semasa ke semasa.
 ‘Bank in’kan bayaran yang telah dikutip ke Bank Islam.
 Membaca dan mengemukakan sewa kantin dan elektrik kantin pada setiap bulan.
 Sekolah Berakhir pada 31 Disember dikemukakan kepada pihak Jabatan dan Audit.

12

Pn Erdawati Binti Ali
Pn Maimunah Binti Md Saad
Pn Nur Ainaa bt Mohd Yunus
(Pem.Makmal Men. Rendah C19)

Senarai tugas:

 Bertanggungjawab dan bertugas di makmal menengah rendah.
 Menyediakan alatan untuk keperluan guru dalam pembelajaran bagi menjalankan uji kaji.
 Menyediakan senarai pembelian barang-barang yang diperlukan di makmal.
 Mengurus penerimaan, penyimpanan bahan-bahan, memproses hapus kira dan pelupusan

stok serta mengemas kini stok tahunan.
 Mengecat,mengurus kebersihan, dan keceriaan makmal.
 Merekod dan mengawal masuk / keluar stok bekalan pejabat.
 Menyediakan dan menyelia senarai, juga Pembantu Am Rendah dan memberi kuasa dalam

perkhidmatan yang diperlukan.
 Membantu guru-guru sains semasa uji kaji dijalankan dan mengawasi kelas amali harian.
 Mengawasi keselamatan di dalam makmal dan memastikan murid-murid mematuhi

peraturan-peraturan makmal yang disediakan.
 Memperbaiki dan membaik pulih peralatan sains dan perabot yang rosak.
 Menanggalkan, mencuci langsir dan memasangnya semula.
 Menjalankan tugas yang diarahkan oleh pentadbir dan ketua panitia dari masa ke masa.

En Muhammad Zulhelmi bin Alfian
Cik Afarizah Binti Ali

Cik Siti Hajar Binti Azizi
Cik Leelavathy A/P Morgan
(Pem. Makmal Biologi / Fizik/Kimia C19, C22)

Senarai Tugas:

 Bertanggungjawab dan bertugas di makmal kimia.
 Menyediakan alatan untuk keperluan guru dalam pembelajaran bagi menjalankan uji kaji.
 Menyediakan senarai pembelian barang-barang yang diperlukan di makmal.
 Mengurus penerimaan, penyimpanan bahan-bahan, memproses hapus kira dan pelupusan

stok serta mengemas kini stok tahunan.
 Mengecat, mengurus kebersihan, dan keceriaan makmal.
 Menyediakan dan menyelia senarai, juga Pembantu Am Rendah dan memberi kuasa dalam

perkhidmatan yang diperlukan.
 Membantu guru-guru sains semasa uji kaji dijalankan dan mengawasi kelas amali harian.
 Mengawasi keselamatan dalam makmal dan memastikan murid-murid mematuhi peraturan-

peraturan makmal yang disediakan.
 Memperbaiki dan membaik pulih peralatan sains dan perabot yang rosak.
 Menanggalkan, mencuci langsir dan memasangnya semula.
 Merekod dan mengawal masuk / keluar stok bekalan pejabat.
 Menjalankan tugas yang diarahkan oleh pentadbir dan ketua panitia dari masa ke masa.
 Bertanggungjawab dan bertugas di Makmal Biologi, Makmal Kimia dan Makmal Fizik.
 Menyediakan alatan untuk keperluan guru dalam pembelajaran bagi menjalankan uji kaji.
 Menyediakan senarai pembelian barang-barang yang diperlukan di makmal.
 Mengurus penerimaan, penyimpanan bahan-bahan,
 memproses hapus kira dan pelupusan stok serta mengemas kini stok tahunan.
 Membantu guru-guru sains semasa uji kaji dijalankan dan mengawasi kelas amali harian.
 Mengawasi keselamatan di dalam makmal dan memastikan murid-murid mematuhi

peraturan-peraturan makmal yang disediakan.
 Memperbaiki dan membaik pulih peralatan sains dan perabot yang rosak. Menanggalkan,

mencuci langsir dan memasangnya semula.

13

Pn Jamilah Binti AB Rahman
En Mohd Zolfadilah Bin Zainal
Pn Nurul Ain Sharina Binti Ismail
(Pembantu Am Rendah N11)

Senarai Tugas:

 Waktu bertugas perlu mengikut waktu yang telah ditetapkan iaitu dari jam 6.40 pagi hingga
4.40 petang.

 Urusan membuka pejabat, menghidupkan komputer, suis P.A System, Internet dan suis
mesin fax.

 Membantu urusan cap tarikh terima dan merekod surat keluar / masuk dan yang perlu dipos
ke dalam buku daftar. Seterusnya menghantarnya ke bilik Pengetua untuk diminitkan dan
difotostat serta diedarkan kepada guru dan staf berkenaan untuk tindakan selanjutnya.

 Menjaga keselamatan fail-fail dan semua peralatan di pejabat.
 Memfail surat dan menulis minit rujukan.
 Menghantar dan mengambil surat(Dispatch ).
 Melayan tetamu yang berurusan di kaunter, menjawab panggilan telefon dan mengambil

pesanan.
 Menyelia penggunaan telefon serta mengutip bil telefon peribadi berdasarkan bil telefon.
 Mengurus pengesahan sijil dan dokumen serta penyerahan sijil-sijil akademik kepada murid.
 Membantu mengurus borang-borang yang terdapat di pejabat.
 Membantu menjaga kebersihan pejabat dan kekemasan bilik pentadbir.
 Merekod dan mengawal masuk / keluar stok bekalan pejabat.
 Menjalankan tugas yang diarahkan oleh pentadbir dan ketua panitia dari masa ke masa.
 Melayan tetamu yang berurusan di kaunter, menjawab panggilan telefon dan mengambil

pesanan.
 Menyelia penggunaan telefon.
 Mengurus borang-borang yang terdapat di pejabat.
 Menjaga kebersihan pejabat dan kekemasan bilik pentadbir.
 Mengurus surat-surat melalui fax.
 Membantu mengawal masuk / keluar stok bekalan pejabat dan penggunaan kunci simpanan

pejabat.
 Menutup pejabat dan memastikan semua bilik guru, bilik mesyuarat, dan bilik Penolong

Kanan dikunci.
 Mengurus dan menjaga peralatan fotostat dan riso.
 Membantu memfail surat dan menulis minit rujukan.
 Membantu mengurus borang-borang yang terdapat di pejabat.
 Mengumpulkan semua buku persediaan mengajar guru-guru, cap untuk diperiksa atau

ditandatangani oleh Pengetua atau wakilnya.
 Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pentadbir dari semasa ke semasa.

14

Pn Zaimah Binti Ngaiman SEPANJANG
Pn Nor Fazlin Binti Buyong TAHUN
(Pembantu Pengurusan Murid N19)
MURID PPKI
1. MENJAGA HAL EHWAL MURID PENDIDIKAN KHAS
a. Bertanggungjawab memastikan murid sentiasa berada dalam SEPANJANG
keadaan bersih dan kemas. TAHUN
b. Bertanggungjawab menyambut kedatangan murid semasa
menghadiri kelas/stesen P&P. MURID PPKI
c. Bertanggungjawab menjaga keselamatan murid sewaktu berada di
sekolah.
d. Mengurus rekod kehadiran murid.
e. Bertanggungjawab menunggu murid yang pulang lewat dan
memastikan murid pulang dengan selamat.
f. Mengawasi murid semasa perubahan P&P sewaktu guru menghadiri
taklimat atau urusan rasmi.
g. Mengawasi murid yang sakit sementara menunggu kedatangan ibu
bapa/penjaga/semasa urusan ke hospital.
h. Membantu mengurus murid baharu.
i. Membantu mengambil dan menghantar buku rekod kedatangan
murid ke pejabat.
j. Membantu mengawasi murid sewaktu rehat.
k. Membantu membuat lawatan susulan ke rumah ibu bapa/penjaga
murid yang bermasalah.

2. PENGURUSAN BILIK PENDIDIKAN KHAS

a. Bertanggungjawab membuka dan menutup kelas dalam keadaan
terurus sebelum dan selepas P&P.

b. Memastikan kebersihan dalam dan luar bilik darjah.
c. Memastikan kebersihan di dalam dan di luar tandas bangunan

Pendidikan Khas.
d. Membantu murid menjaga projek Pendidikan Khas seperti kebun,

taman dan lain-lain.
e. Membantu menjaga keselamatan alatan di dalam dan di luar bilik

darjah.
f. Membantu menyediakan ruang maklumat dan mengemas kini papan

kenyataan dari semasa ke semasa.
g. Membantu memastikan kandungan peralatan dalam peti ubat dan

alat pemadam api masih berfungsi.

PENGURUSAN DOKUMEN DAN STOK PENDIDIKAN KHAS SEPANJANG
3 a. Membantu menyusun fail pendidikan khas dengan teratur dan TAHUN

mudah diperoleh. PENGURUSAN
b. Membantu dalam pengurusan surat menyurat. PPKI
c. Membantu mengemas kini data pada setiap bulan.
d. Membantu membuat inventori peralatan dan perabot di dalam kelas.

Perjalanan Pengajaran dan Pembelajaran. SEPANJANG GURU &
4 P&P MURID
PPKI

5 Pengurusan / Pergerakan dan aktiviti murid pendidikan khas (mobiliti) SEPANJANG MURID
TAHUN PPKI

15