นางสาวเสาวลักษณ์ เกษรินทร์

หลักการผลิตเอกสาร30216-2005 การผลิตเอกสารเพื่องานสำ นักงาน หน่น่ น่น่ วยการเรีรี รีรี ยนรู้รู้ รู้รู้ รู้รู้ ที่ที่ ที่ที่ 1

03.ภาพรวมของยอดขายประจำ เดือ ดื น 04.สินค้ายอดนิยม 05.วิเคราะห์ปัจจัยที่ส่งผลต่อยอดขาย 06.แผนการดำ เนินงานในอนาคต 07.ช่วง ถาม-ตอบ 02.รายการสินสิค้า ค้ หัวข้อสำ หรับ การนำ เสนอ 01.เกี่ย กี่ วกับ กั บริษัริ ษั ท Arowwai Industries

สาระสำ คัญ การดำ เนินนิงานของหน่ว น่ ยงานทั้ง ทั้ ส่ว ส่ นราชการและเอกชนต้อ ต้ งใช้เ ช้ อกสารในการติดติต่อ ต่ สื่อ สื่ สาร และเก็บ ก็ ไว้ป็ว้ น ป็ หลัก ลั ฐานอ้า อ้ งอิงอิเอกสารที่ผ ที่ ลิตลิขึ้น ขึ้ มีม มี ากมายหลายชนิดนิทั้ง ทั้ เอกสารเป็น ป็ รูป รู เล่ม ล่ เช่น ช่ ตำ รา เป็น ป็ ลัก ลั ษณะสื่อ สื่ สิ่งสิ่พิมพิพ์ที่ พ์ แ ที่ สดงเนื้อ นื้ หาวิชวิาการในศาสตร์ค ร์ วามรู้ต่ รู้ า ต่ ง ๆ เพื่อพื่ สื่อ สื่ ให้ผู้อ่ผู้ า อ่ นเข้า ข้ใจความหมาย ด้ว ด้ ยความรู้ที่ รู้ เ ที่ป็น ป็ จริงรินิตนิยสาร วารสาร เป็น ป็ ลัก ลั ษณะสื่อ สื่ ที่ผ ที่ ลิตลิ ขึ้น ขึ้ โดยนำ เสนอสาระ ข่า ข่ ว ความบัน บั เทิงทิที่มี ที่ รู มีป รู แบบการนำ เสนอที่โที่ ดดเด่น ด่ สะดุด ดุ ตา จุล จุ สาร เป็น ป็ สื่อ สื่ สิ่งสิ่พิมพิพ์ที่ พ์ ผ ที่ ลิตลิขึ้น ขึ้ แบบไม่ มุ่งมุ่ หวัง วั ผลกำ ไร เป็น ป็ แบบให้เปล่า ล่ โดยให้ผู้อ่ผู้ า อ่ นได้ศึ ด้ ก ศึ ษา หาความรู้ มีกำ มี กำหนดการออกเผยแพร่เ ร่ป็น ป็ ครั้ง รั้ ๆ หรือ รื ลำ ดับ ดั ต่า ต่ ง ๆ ในวาระพิเพิศษ และ เอกสารที่ไที่ ม่เ ม่ป็น ป็ รูป รู เล่ม ล่ เช่น ช่ จดหมาย บัน บั ทึก ทึ เป็น ป็ เอกสารที่ใที่ ช้ ติดติต่อ ต่ ไปมาระหว่า ว่ ง หน่ว น่ ยงานโดยใช้ถ้ ช้ อ ถ้ ยคำ ที่เ ที่ป็น ป็ ทางการ ใบปลิวลิแผ่น ผ่ พับ พั โปสเตอร์ เป็น ป็ สิ่งสิ่พิมพิพ์ที่ พ์ ที่ มุ่งมุ่ เน้น น้ ด้า ด้ นการประชาสัม สั พัน พั ธ์ ผลิตลิภัณ ภั ฑ์ก ฑ์ ารค้า ค้ เป็น ป็ ลัก ลั ษณะการแสดงเนื้อ นื้ หา เป็น ป็ ข้อ ข้ ความที่ผู้ ที่ อ่ผู้ า อ่ น อ่า อ่ นแล้ว ล้ เข้า ข้ใจง่า ง่ ย

เอกสาร หมายถึง กระดาษที่บันทึกข้อมูลซึ่งใช้ในองค์การ ได้แก่ จดหมาย แบบฟอร์ม หนังสือ บันทึก รายงาน คู่มือ แผนที่ และวัตถุอื่น ๆ ที่บรรจุข้อความ ทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางในการใช้จัดทำ ข้อมูลต่าง ๆ ขององค์การด้วย เช่น บัตร เทป หรือไมโครฟิล์ม เป็นต้น โดยเอกสารมีความสำ คัญหลายประการ กล่าวคือ เป็นเสมือน บันทึกความทรงจำ ของหน่วยงานเป็นเครื่องมือที่ใช้อ้างอิงในการปฏิบัติ งานและเมื่อเกิดการฟ้องร้องทางกฎหมายเป็น ประโยชน์ทางด้าน การวางแผนและควบคุมงาน เป็นเครื่องมือในการติดต่อ สื่อสารและทำ ให้การดำ เนินงานขององค์การเป็นไป โดยสะดวกและรวดเร็ว Arowwai Industries

การบริหารงานเอกสาร หมายถึง กิจกรรมที่จัดขึ้นเพื่อควบคุม วงจรชีวิตของเอกสารตั้งแต่การผลิตเอกสารการใช้ประโยชน์ การจัดเก็บ การนำ กลับมาใช้อีก และการทำ ลายเอกสาร การบริหารงานเอกสาร ที่สำ คัญมีทั้งหมด 5 ขั้นตอน คือ 1. การผลิตเอกสาร หมายถึง การคิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ และ การทำ สำ เนา การผลิตเอกสารต้องละเอียดรอบคอบ ไม่ให้เกิดความ ผิดพลาดขึ้นได้ ผู้ร่าง เอกสารจะต้องมีความรู้และรู้เรื่องที่ร่างแยก ประเด็นและจุดประสงค์ให้ชัดเจน ใช้ถ้อยคำ สำ นวนเหมาะสม สุภาพ ใช้ภาษาที่เหมาะสมกับบุคคลและธุรกิจ มีเนื้อหา สาระ สมบูรณ์ครบถ้วน การพิมพ์ต้องให้ถูกต้องตามแบบที่นิยม สะอาดเรียบร้อย ไม่มีคำ ผิดหรือขีดฆ่าสกปรก ใช้กระดาษ คุณภาพดี

2. การใช้เ ช้ อกสาร ประกอบด้ว ด้ ย การเสนอ การรับ รั การพิจพิารณา การอ้า อ้ งอิงอิ การใช้เ ช้ อกสารจะต้อ ต้ งจัด จั ระบบการใช้ใช้ ห้ดี ในการเสนอเอกสารควรทำ อย่า ย่ งไร ต้อ ต้ ง ใส่แ ส่ ฟ้ม ฟ้ เสนอหรือ รื ไม่ และต้อ ต้ งเสนอใครตามลำ ดับ ดั ขั้น ขั้ มีก มี ารลงเลขที่เ ที่ อกสารเพื่อ พื่ สะดวกในการตรวจรับ รั จัด จั เก็บ ก็ และสืบ สื คั้น คั้ เมื่อ มื่ ต้อ ต้ งการนำ มาอ้า อ้ งอิงอิอีก อี 3. การเก็บ ก็ รัก รั ษาเอกสาร หมายถึง ถึ เอกสารที่ใที่ ช้อ ช้ ยู่ใยู่ นสำ นัก นั งานและที่เ ที่ ข้า ข้ มาใน สำ นัก นั งานมีจำ มี จำนวนมากทุก ทุ วัน วั เอกสารบางชนิดนิเมื่อ มื่ ใช้แ ช้ ล้ว ล้ ต้อ ต้ งเก็บ ก็ รัก รั ษาไว้เ ว้ พราะอยู่ ในระหว่า ว่ งการดำ เนินนิการหรือ รื ยัง ยั จำ เป็น ป็ ต้อ ต้ งนำ กลับ ลั มาใช้อ้ ช้ า อ้ งอิงอิอีก อี การจัด จั เก็บ ก็ เอกสารจะเก็บ ก็ นานเท่า ท่ ใดขึ้น ขึ้ อยู่กัยู่ บ กั นโยบายขององค์ก ค์ ารนั้น นั้ ๆ และเป็น ป็ ไปตามที่ กฎหมายกำ หนด บางชนิดนิอาจต้อ ต้ งเก็บ ก็ ไว้ถ ว้ าวรตลอดไป เช่น ช่ หลัก ลั ฐานการก่อ ก่ ตั้ง ตั้ บริษัริ ษั ท บัญ บั ชีแ ชี ผกประเภท งบแสดงฐานะการเงินงิเป็น ป็ ต้น ต้

4. การสืบ สื ค้น ค้ ในการปฏิบัฏิติ บั งติานทั่ว ทั่ ไปจำ เป็น ป็ ต้อ ต้ งค้น ค้ หาเอกสารที่เ ที่ ก็บ ก็ รัก รั ษาไว้ม ว้ า อ้า อ้ งอิงอิ ในการค้น ค้ หาเอกสารมีห มี ลัก ลั ปฏิบัฏิติ บั ติคือ คื ให้พิจพิารณาว่า ว่ เอกสารนั้น นั้ เป็น ป็ เรื่อ รื่ ง อะไร ควรจะอยู่แยู่ ฟ้ม ฟ้ ไหน 5. การทำ ลายเอกสาร เอกสารที่ใที่ ช้ใช้ นองค์ก ค์ ารมีร มี ะยะเวลาในการจัด จั เก็บ ก็ ดัง ดั นี้ 1. เก็บ ก็ ไว้ 1 ปี ได้แ ด้ ก่ หนัง นั สือ สื เข้า ข้ ออกติดติต่อ ต่ ระหว่า ว่ งหน่ว น่ ยราชการ ดำ เนินนิการตามนั้น นั้ เรีย รี บร้อ ร้ ยแล้ว ล้ เช่น ช่ คำ ตอบของ ข้อ ข้ สอบ จรรยาบรรณ ใบลา หลัก ลั ฐานผู้สผู้ มัค มั รสอบบัญ บั ชี รายชื่อ ชื่ ผู้มีผู้ สิ มี ทสิธิ์เข้า ข้ สอบ คะแนนสอบ ประกาศผล สอบ ใบสมัค มั รสอบ ใบประกาศรับ รั สมัค มั ร 2. เก็บ ก็ ไว้ 2 ปี ได้แ ด้ ก่ แบบฟอร์ม ร์ เกี่ย กี่ วกับ กั การเงินงิด้า ด้ นต่า ต่ ง ๆ รายงานและผลสรุป รุ เกี่ย กี่ วกับ กั การปฏิบัฏิติ บั งติานเป็น ป็ การภายใน เพื่อ พื่ จุด จุ ประสงค์ต่ ค์ า ต่ ง ๆ 3. เก็บ ก็ ไว้ 7 ปี ได้แ ด้ ก่ สัญ สั ญารับ รั จ้า จ้ ง สัญ สั ญาจ้า จ้ ง สัญ สั ญาเช่า ช่ ข้อ ข้ ตกลงต่า ต่ ง ๆ ที่เ ที่ป็น ป็ ลายลัก ลั ษณ์อั ณ์ ก อั ษร (ให้เก็บ ก็ ต่อ ต่ ไปอีก อี 7 ปี หลัง ลั จากงานเสร็จ ร็ สิ้นสิ้ตามสัญ สั ญานั้น นั้ ๆ แล้ว ล้ ) บัญ บั ชีพั ชี ส พั ดุ ต่า ต่ ง ๆ รวมทั้ง ทั้ บัน บั ทึก ทึ เกี่ย กี่ วกับ กั การเปลี่ย ลี่ นแปลงพัส พั ดุ นั้น นั้ ๆ ด้ว ด้ ย 4. เก็บ ก็ ไว้เ ว้ ท่า ท่ ที่ก ที่ ฎหมายหรือ รื กฎข้อ ข้ บัง บั คับ คั เฉพาะอย่า ย่ งที่ร ที่ ะบุไ บุ ว้ หรือ รื เก็บ ก็ เอาไว้ใว้ นระยะเวลาอัน อั ควร 5. เก็บ ก็ ตลอดไป ได้แ ด้ ก่ โฉนด พัน พั ธบัต บั ร ทะเบีย บี น ยานพาหนะ แผนการดำ เนินนิงานที่ยั ที่ ง ยั ไม่แ ม่ ล้ว ล้ เสร็จ ร็ ระเบีย บี บ การปฏิบัฏิติ บั ติ งานของกรม รายงานการประชุม ชุ ที่มี ที่ ม มี ติขติองที่ปที่ ระชุม ชุ กำ หนดกฎเกณฑ์ใฑ์ นการดำ เนินนิการเรื่อ รื่ งใดเรื่อ รื่ งหนึ่ง นึ่ ในการปฏิบัฏิติ บั งติานนั้น นั้ ๆ

วิถีชีวิตของเอกสาร

ความหมายของการผลิตเอกสาร จิตรภณ ชิรนรวนิชย์ (2553 : 4) กล่าวไว้ว่า การผลิต หมายถึง การจัดทำ ให้มีขึ้น การสร้างขึ้น จิตรภณ ชิรนรวนิชย์ (2553 : 1) กล่าวไว้ว่า เอกสาร หมายถึง กระคาบที่มีข้อความหรือ ข้อมูล ปรากฎอยู่สำ หรับใช้ในการติดต่อสื่อสารหรือการพิจารณาประกอบการตัดสินใจ มาลัย ม่วงเทศ (2552 : 25) กล่าวไว้ว่า เอกสาร หมายถึง หนังสือที่เป็นหลักฐานกระดาบ หรือ วัตถุอื่นใด ซึ่งได้ทำ ให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข ผัง หรือแบบแผนอย่างอื่นจะเป็น ด้วยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอื่นอันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น จากคำ กล่าวข้างต้นสรุปได้ว่า การผลิตเอกสาร หมายถึง การจัดทำ การสร้างเอกสาร ต่าง ๆ ขึ้น เพื่อติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานภายนอก หรือภายในหน่วยงาน และที่เราพบเห็นอยู่ ทั่วไปจะมีรูปแบบที่หลากหลายแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการผลิตเอกสารนั้น ของ แต่ละสำ นักงาน บางสำ นักงานจะเน้นที่ความสวยงามประณีต บางสำ นักงานจะเน้นที่ความเรียบ ง่าย บางสำ นักงานเน้นในด้านความประหยัด ดังนั้นการที่เอกสารที่ผลิตออกมาของแต่ละ สำ นักงานจะแสดงคุณค่าในตัวเองให้แก่ผู้อ่าน

ความสำ คัญของการผลิตเอกสาร เอกสารเป็นสิ่งสำ คัญสำ หรับหน่วยงาน ใช้เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสาร เป็นสื่อกลาง ในการประชาสัมพันธ์ช่วยให้เกิดความเข้าใจอย่างถูกต้องตรงกัน และ สามารถเก็บไว้เป็น หลัก ฐานเพื่อการอ้างอิงหน่วยงานต่าง ๆ จะมีผู้รับผิดชอบในการจัดทำ เอกสารขึ้นเป็นการเฉพาะ อาศัยผู้ที่มีความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงาน อันจะทำ ให้การผลิตเอกสารมีความเหมาะสม สวยงาม น่าสนใจ เป็นระเบียบเรียบร้อย และสร้างความประทับใจแก่ผู้รับ ช่วยให้งานของหน่วย งานดำ เนินไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

จุดมุ่งหมายของการผลิตเอกสาร จุดมุ่งหมายของการผลิตเอกสารเพื่อการสื่อสารกิจกรรมทางธุรกิจซึ่งกันและกันและ สำ หรับใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเพื่อให้เกิดความเข้าใจอย่างถูกต้องตรงกัน และเป็นวิธีการที่จะสื่อ ให้ผู้อื่นได้ทราบถึงสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องการเผยแพร่ โดยใช้เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ทันสมัย ตาม ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่ได้พัฒนาอยู่เสมอ ผู้ผลิตมีเป้าหมายในการจัดทำ เอกสาร เพื่อ สาเหตุดังต่อไปนี้ 1 เพื่อให้เข้าใจในข้อความในแนวเดียวกัน 2 เพื่อประชาสัมพันธ์ให้บุคคลอื่นทราบถึงจุดประสงค์การเผยแพร่ 3 เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบ สวยงาม 4 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของพนักงาน 5 เพื่อให้เกิดความประทับใจแก่ผู้รับข้อมูล 6 เพื่อเป็นการกระตุ้นให้ผู้รับเกิดความตัดสินใจ 7 เพื่อเป็นการย้ำ เตือนความทรงจำ ของผู้รับ 8 เพื่อให้ทราบข้อเที่จจริงจากข้อความหรือข้อมูลในเอกสาร

จุดมุ่งหมายของการผลิตเอกสาร จุดมุ่งหมายของการผลิตเอกสารเพื่อการสื่อสารกิจกรรมทางธุรกิจซึ่งกันและกันและ สำ หรับใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเพื่อให้เกิดความเข้าใจอย่างถูกต้องตรงกัน และเป็นวิธีการที่จะสื่อ ให้ผู้อื่นได้ทราบถึงสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องการเผยแพร่ โดยใช้เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ทันสมัย ตาม ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่ได้พัฒนาอยู่เสมอ ผู้ผลิตมีเป้าหมายในการจัดทำ เอกสาร เพื่อ สาเหตุดังต่อไปนี้ 1 เพื่อให้เข้าใจในข้อความในแนวเดียวกัน 2 เพื่อประชาสัมพันธ์ให้บุคคลอื่นทราบถึงจุดประสงค์การเผยแพร่ 3 เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบ สวยงาม 4 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของพนักงาน 5 เพื่อให้เกิดความประทับใจแก่ผู้รับข้อมูล 6 เพื่อเป็นการกระตุ้นให้ผู้รับเกิดความตัดสินใจ 7 เพื่อเป็นการย้ำ เตือนความทรงจำ ของผู้รับ 8 เพื่อให้ทราบข้อเที่จจริงจากข้อความหรือข้อมูลในเอกสาร

ประเภทของการผลิตเอกสาร การจัดทำ การสร้างเอกสารต่าง ๆ ขึ้นเพื่อติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานภายนอก หรือ ภายในหน่วยงาน และที่เร าพบเห็นอยู่ทั่วไปจะมีรูปแบบที่หลากหลายแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับ วัตถุประสงค์ของการผลิตเอกสารนั้นของแต่ละสำ นักงาน บางสำ นักงานจะเน้นที่ความสวยงาม ประณีต บางสำ นักงานจะเน้นที่ความเรียบง่าย บางสำ นักงานเน้นในด้านความประหยัด ดังนั้น การที่เอกสารที่ผลิตออกมาของแต่ละสำ นักงานจะแสดงคุณค่าในตัวเองให้แก่ผู้อ่าน ซึ่งเอกสารที่ หน่วยงานจัดทำ ขึ้นนั้นมีอยู่ด้วยกันหลายประเภท ดังต่อไปนี้

ประเภทของการผลิตเอกสาร 1. เอกสารเป็นรูปเล่ม เอกสารเป็นรูปเล่ม เป็นเอกสารที่มวลชนให้ความสนใจเอกสารเป็นรูปเล่มมีมากขึ้น ตามความเจริญของสังคมและบ้านเมือง จนมีคำ กล่าวกันว่า เอกสารเป็นรูปเล่มเป็นเครื่องวัด ความ เจริญของสังคมอย่างหนึ่ง ความสนใจได้แตกแขนงออกไปอย่างกว้างขวางและสนใจใน รายละเอียดลึกลงไปในแต่ละแขนง ทำ ให้เกิดการศึกษาค้นคว้าหาความรู้ และทำ ให้เกิดเอกสาร เป็นรูปเล่มประเภทต่าง ๆ ขึ้นมาก แต่ละประเภทมีกลุ่มบุคคลสนใจแตกต่างกันไป ลักษณะการใช้ งาน อายุการใช้งาน ก็แตกต่างกันไปด้วย วิธีการผลิตเอกสารเป็นรูปเล่มแต่ละประเภทและวัสดุที่ ใช้ผลิตก็ต้องแตกต่างกันออกไป ผู้ผลิตจะต้องหาวิธีการผลิตให้เหมาะสมกับเอกสารเป็นรูปเล่ม การแบ่งประเภทเอกสารเป็นรูปเล่มแบ่งได้หลายวิธี แต่เพื่อให้เห็นลักษณะการผลิต เอกสารเป็นรูปเล่มได้เด่นชัด ซึ่งในบทนี้ได้แบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ คือ หนังสือ นิตยสาร วารสาร จุลสาร

ประเภทของการผลิตเอกสาร 1.1 หนังสือ หมายถึง การบันทึกความรู้ ความคิด ประสบการณ์ ลงบนแผ่นกระดาษขนาด เท่า ๆ กัน โดยใช้ถ้อยคำ สำ นวนโวหารในการสื่อสารให้ผู้อ่านได้รับรู้ และเข้าใจ ซึ่งใช้การเขียน หรือพิมพ์ แล้วนำ มาเย็บรวมเป็นเล่ม 1.2 นิตยสาร เป็นสื่อสิ่งพิมพ์ที่ผลิตขึ้นโดยนำ เสนอสาระข่าว ความบันเทิง ที่มีรูปแบบ การนำ เสนอ ที่ โดดเค่น สะดุดตา และสร้างความพอใจให้กับผู้อ่าน ทั้งนี้การผลิตนั้น มีการกำ หนด ระยะเวลาการออกเผยแพร่ที่แน่นอน ทั้งลักษณะ นิตยสารรายปักษ์ (15 วัน) และรายเดือน 1.3 วารสาร หมายถึง หนังสือที่มีกำ หนดออกเป็นประจำ ต่อเนื่องกันไป ความหมายทาง วิชาการที่แท้จริง วารสารครอบคลุมสื่อสิ่งพิมพ์หลายประเภท เช่น นิตยสาร (Magazine) วารสารวิชาการ (Joumal) จดหมายข่าว (Bulletin) วารสารวิจารณ์ (Review) ซึ่งความหมาย ที่เข้าใจกัน คือวารสารเป็นสิ่งพิมพ์ที่จัดทำ ขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น เพื่อสร้างภาพลักษณ์ ขององค์กร ซึ่งส่วนใหญ่เป็นองค์กรราชการ หรือสมาคม สถาบันวิชาชีพต่าง ๆ หรือเพื่อให้ความ รู้ในเชิงวิชาการของวิชาชีพด้านใดด้านหนึ่ง (สุรสิทธิ์ วิทยารัฐ, 2549 : 49) 1.4 จุลสารเป็นสื่อสิ่งพิมพ์ที่ผู้ผลิต ๆ ขึ้นแบบไม่มุ่งหวังผลกำ ไร เป็นแบบให้เปล่าโดยให้ ผู้อ่าน ได้ศึกษาความรู้ มีกำ หนดการออกเผยแพร่เป็นครั้ง ๆ หรือลำ ดับต่างๆในวาระพิเศษ

ประเภทของการผลิตเอกสาร 2. เอกสารไม่เป็นรูปเล่ม เป็นเอกสารที่หน่วยงานจัดทำ ขึ้นมีหลายประเภทด้วยกัน มวลชนให้ความสนใจ เอกสาร ไม่เป็นรูปเล่ม มีมากขึ้นตามความเจริญของสังคมและบ้านเมือง ความสนใจได้แตกแขนงออกไป อย่างกว้างขวางและสนใจในรายละเอียดลึกลงไปในแต่ละแขนง ทำ ให้เกิดการศึกษาค้นคว้า หาความรู้ และทำ ให้เกิดเอกสารไม่เป็นรูปเล่มประเภทต่าง ๆ ขึ้นมาก แต่ละประเภทมีกลุ่มบุคคล สนใจแตกต่างกันไป ลักษณะการใช้งาน อายุการใช้งาน ก็แตกต่างกันไปด้วย วิธีการผลิตเอกสาร ไม่เป็นรูปเล่มแต่ละประเภทและ วัสดุที่ใช้ผลิตก็ต้องแตกต่างกันออกไป ผู้ผลิตจะต้องหาวิธีการ ผลิตให้เหมาะสมกับเอกสารไม่เป็นรูปเล่ม การแบ่งประเภทเอกสาร ไม่เป็นรูปเล่ม มีวิธีแบ่งได้หลายประเภท แต่เพื่อให้เห็นลักษณะ เอกสารไม่เป็นรูปเล่มให้เด่นชัด ขอกล่าวถึงการผลิตเอกสารดังนี้ คือ จดหมาย บันทึก ใบปลิว แผ่นพับ โปสเตอร์

ประเภทของการผลิตเอกสาร จดหมาย หมายถึง ข้อความที่เขียนขึ้นเพื่อส่งสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง อาจมี ความหมาย รวมไปถึงกระดาบหรือสื่อที่ใช้เขียนหรือสร้างจดหมายนั้น ในอดีตก่อนคริสต์ศตวรรษที่ 19 จดหมายเป็นการสื่อสารที่เชื่อถือได้เพียงชนิดเดียวระหว่างบุดคลสองคนจากสถานที่ต่างกัน โดย การส่งผ่านทางนกพิราบสื่อสารหรือด้วยบริการไปรษณีย์ เมื่อเทคโนโลยีพัฒนามากขึ้น มีการประดิษฐ์โทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร หรือแม้กระทั่งอินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถส่งสาร ได้รวดเร็ว กว่าจดหมาย ทำ ให้จดหมายลดความสำ คัญลงไป จดหมายอาจมีรูปแบบการเขียนที่ตายตัว สำ หรับ การใช้งานอย่างเป็นทางการ เช่น จดหมายราชการ จดหมายเพื่อการติดต่อทางธุรกิจ ส่วนใหญ่จะ ประกอบด้วย ชื่อและที่อยู่ของผู้เขียน วันที่เขียน ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ หัวเรื่อง เนื้อความ คำ ลงท้าย และลายเซ็น และอาจมีตราประทับหรือเครื่องหมายอื่น ๆ ตามรูปแบบที่กำ หนด จดหมายที่ส่งทาง ไปรษณีย์ อาจอยู่ในรูปแบบของจดหมายธรรมดาที่ต้องใส่ในซองจดหมาย หรือรูปแบบไปรษณียบัตร การส่งจดหมายจำ เป็นต้องจำ หน้าที่อยู่ของผู้รับให้ชัดเจน และชำ ระค่าธรรมเนียมก่อนส่งจดหมายให้ เจ้าหน้าที่ หรือติดแสตมปัแล้วหย่อนลงตู้ไปรษณีย์ จากนั้น จดหมายจะถูกส่งไปตามกระบวนการ ไปยังผู้รับตามที่ได้จ่าหน้าไว้ หากจดหมายไม่ได้ติดแสตมป์ อาจมีการเรียกเก็บเงินค่าธรรมเนียม ปลายทาง และหากที่อยู่ปลายทาง ไม่มีผู้รับ จดหมายจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง

ประเภทของการผลิตเอกสาร บันทึก คือ การจดข้อความเพื่อช่วยความทรงจำ หรือเพื่อเป็นหลักฐาน จด หรือถ่ายทำ ไว้ เพื่อช่วยความจำ หรือเพื่อเป็นหลักฐาน เช่น บันทึกรายงานการประชุม บันทึกภาพ บันทึกเสียง โดยทั่วไปแล้วการบันทึกจะเริ่มรู้จัก และมีบทบาทตั้งแต่เริ่มเรียน ในการบันทึกรายละเอียด เนื้อหาต่าง ๆ ของบทเรียนที่ครูสอนในห้องเรียนหลังจากที่เรียนจบ และเข้าทำ งานในหน่วยงาน หรือองค์การ ใดก็ตาม การบันทึกก็ยังมีบทบาทต่อการทำ งานในการจดบันทึก เพื่อรวบรวม ข้อมูลรายละเอียดของงานหรือเหตุการณ์ต่าง ๆ เพื่อเตือนความจำ แบบฟอร์ม คือ เอกสารที่พิมพ์และเว้นที่ว่างไว้สำ หรับเดิมข้อความ เป็นเอกสารที่ผลิตขึ้น ตามความจำ เป็นในการใช้งานของแต่ละสำ นักงาน เพื่ออำ นวยความสะดวก และประหขัดเวลาใน การกรอกข้อความประเภทเดียวกันครั้งละจำ นวนมาก เช่น ใบส่งของ ใบสั่งซื้อ ใบสมัครงาน ประวัติพนักงาน หนังสือ สัญญา ตารางการเดินทาง เป็นต้น นอกจากนั้น แบบฟอร์มยัง เป็นการกำ หนดแนวทางการให้ข้อมูลของผู้กรอกข้อความด้วย

ประเภทของการผลิตเอกสาร ใบปลิว เป็นสื่อสิ่งพิมพ์เฉพาะกิจที่มีเนื้อหาสาระเรื่องใดเพียงเรื่องเดียว โดยข้อความ เหล่านั้นมักเป็นการให้ข้อมูล เพื่อแจกจ่ายไปยังกลุ่มเข้าหมายเฉพาระอาจมีวัตถุประสงค์เพื่อ การ โฆษณา หรือเพื่อการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ มักมีขนาด A4 เป็นข้อความที่ผู้อ่านอ่านแล้ว เข้าใจง่ายแผ่นพับ เป็นสื่อสิ่งพิมพ์ที่ผลิตโดยเน้นการนำ เสนอเนื้อหา ซึ่งเนื้อหาที่นำ เสนอนั้น เป็นเนื้อหาที่สรุปใจความสำ คัญ ลักษณะมีการพับเป็นรูปเล่มต่าง ๆ โปสเตอร์ (Poster) หมายถึง ภาพขนาดใหญ่พิมพับนกระดาย ออกแบบเพื่อใช้ ติดหรือ แขวนบนผนังหรือกำ แพง โปสเตอร์อาจจะเป็นภาพพิมพ์และเหรือภาพเขียน หรืออาจจะเป็น อย่างใดอย่างหนึ่งโดยเฉพาะ จุดประสงค์ก็เพื่อทำ ให้เตะตาผู้ดูและสื่อสารข้อมูล โปสเตอร์อาจ จะใช้สอยได้หลายประการแต่ส่วนใหญ่มักจะใช้ในการเผยแพร่เพื่อการประชาสัมพันธ์ โดยฉพาะ การโฆษณางานแสดงศิลปะ งานดนตรีหรือภาพยนตร์ การโฆษณาชวนเชื่อ หรือในการสื่อสาร ที่ต้องการสื่อสารความเชื่อถือต่อคนกลุ่มใหญ่

บทบาทของเอกสารชนิดต่าง ๆ 1. บทบาทเอกสารในงานสื่อมวลชน เอกสารชนิดต่าง ๆ มีความสำ คัญในด้านการนำ เสนอ ข้อมูล ข่าวสาร สาระ และความบันเทิง งานสื่อมวลชนต้องเผยแพร่จึงต้องผลิตเอกสาร เช่น หนังสือพิมพ์ วารสาร นิตยสาร เป็นต้น 2. บทบาทของเอกสารที่ผลิตในสถานศึกษา สื่อสิ่งพิมพ์ถูกนำ ไปใช้ในสถานศึกษา โดย ทั่วไป ซึ่งทำ ให้ผู้เรียน ผู้สอนเข้าใจในเนื้อหามากขึ้น เช่น หนังสือ ตำ รา แบบเรียน แบบฝึกหัด สามารถพัฒนาได้เป็นเนื้อหาในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้ 3. บทบาทของเอกสารที่ผลิตในด้านธุรกิจ เอกสารพิมพ์ที่ถูกนำ ไปใช้ในงานธุรกิจ ประเภท ต่างๆ เช่น งานโฆษณา ได้แก่ การผลิต หัวจดหมาย/ซองจดหมาย ใบเสร็จ เป็นต้น 4. บทบาทของเอกสารที่ผลิตในงานธนาคาร ซึ่งรวมถึงานการเงินและ งานเกี่ยวกับ หลักฐานทางกฎหมาย ได้นำ สื่อสิ่งพิมพ์หลาย ๆ ประเภทมาใช้ในการดำ เนินงาน 5. บทบาทของเอกสารที่ผลิตในห้างสรรพสินค้า และร้านค้าปลีก เอกสารที่ทาง ห้างสรรพสินค้าหรือร้านค้าปลีกใช้ในการคำ เนินธุรกิจ ได้แก่ ใบปีดโฆษณาต่าง ๆ ใบปลิว แผ่น พับ จุลสาร

สรุป การผลิตเอกสารหมายถึง การจัดทำ การสร้างเอกสารต่าง ๆ ขึ้นเพื่อติดต่อสื่อสารกับ ภายในหน่วยงาน และภายนอกหน่วยงาน มีรูปแบบแตกต่างกันขึ้นกับหน่วยงานจะออกแบบแตก ต่างกันออกไป ซึ่งมีจุดมุ่งหมายคล้ำ ายกันทุกหน่วยงาน ซึ่งต้องการให้เข้าใจข้อความ ส่วนมาก ผลิตเอกสารเพื่อประชาสัมพันธ์ให้บุคคลนอกหน่วยงานทราบถึงจุดประสงค์การประชาสัมพันธ์ เพื่อให้เกิดความประทับใจต่อผู้รับข้อมูลข่าวสารกระตุ้นให้ผู้รับข้อมูลเกิดการตัดสินใจ เตือน ความทรงจำ ทราบข้อเท็จจริงของเอกสาร สามารถแยกออกเป็น 2 ประเภท คือผลิตเอกสาร เป็นรูปเล่ม และผลิตอกสารไม่เป็นรูปเล่ม การผลิตเอกสารเป็นรูปเล่ม เป็นเอกสารที่มุ่ง ประชาสัมพันธ์ เป็นเอกสารที่ผลิตขึ้นเป็นรูปเล่มเข้าใจง่าย รูปแบบน่าสนใจ แบ่งออกเป็นประเภท ใหญ่ ดังนี้ หนังสือ นิตยสาร วารสาร จุลสาร และการผลิตเอกสารไม่เป็นรูปเล่ม เป็นการผลิต เอกสารที่มีลักษณะแผ่นเดียว เนื้อหาน้อย รูปแบบน่าสนใจ น่าติดตาม เช่น จดหมาย บันทึก ใบปลิว แผ่นพับ โปสเตอร์ ศัพท์ภาษาอังกฤษ นิตยสาร Magazine วารสารวิชาการ Joumal จดหมายข่าว Bulletin วารสารวิจารณ์ Review โปสเตอร์ Poster

ช่วง ถาม-ตอบ

ของตกแต่ง