การเขียนหนังสือ เชิญประชุม
สาระการเร ี ยนร ู ้ 01 02 หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม การเขียนระเบียบวาระการประชุม 03 การเขย ี นชอ ื ่ เร ื ่ องของระเบย ี บวาระการประช ุ ม
หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม 01 1.1 ส่วนต้น ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้ 1.1.1 เร ื ่ อง โดยทั่วไปมักใช้ว่า “ขอเชิญประชุม” หรือระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการประชุมประเภทใด เช่น ขอเชิญประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ประจ าปี 2563 1.1.2 คา ข ึ น ้ ต ้ น ข ึ น ้ อย ู ่ ก ั บผ ู ้ ร ั บหน ั งส ื อ ถ ้ าเป็ นบ ุ คคลท ่ ว ัไปใช ้ ว ่ า“เรียน...” ต ่ อทา ้ ยด ้ วยชื ่ อบ ุ คคลหร ื อถ ้ าเป็ นหน ั งส ื อทส ี ่ ่ งถง ึ คนจ านวนมาก 1.1.3 อ้างถึง อาจมห ี ร ื อไม ่ มก ีไ็ ด ้โดยท ่ ว ัไปม ั กอ ้ างถง ึ เฉพาะจดหมายทเ ี ่ คยตด ิ ต ่ อก ั นฉบบ ั ส ุ ดทา ้ ยเพย ี งฉบับเดียว 1.1.4 ส ิ ่ งทส ี ่ ่ งมาด ้ วย อาจมห ี ร ื อไม ่ มก ีไ็ ด ้โดยปกตม ิั กเป็ นระเบย ี บวาระการประช ุ ม รายงานการประช ุ มครงก่อน หรือ ั ้ เอกสารประกอบการประชุม
หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม (2) 01 1.2 ส่วนเน ื อ ้ เร ื่อง ควรตรวจสอบข้อมูลในเนื้อหาว่าครอบคลุมประเด็นที่ตั้งค าถาม ถามตนเองหรือไม่ ต่อไปนี้ ใคร หมายถึง ผู้เรียกประชุม ท าอะไร หมายถึง ชื่อของการประชุม เม ื่อไหร ่ หมายถึง กา หนดวนั-เวลา ที่ไหน หมายถึง สถานที่ 1.2.1 ข ้ึ นตน ้ ดว ้ ยคา วา ่ “ด้วย” และระบ ุ ช ื่อผเ ู ้ ร ี ยกประช ุ ม เช ่ น ด้วยบริษัท................. ไดก ้ า หนดใหม ้ี การประช ุ ม........................... 1.2.2 กา หนดวน ั ประช ุ ม ต้องระบุวันให้ชัดเจนด้วย นอกเหนือจากวันที่ เดือน และพ.ศ. เช ่ น วน ั พฤหส ั บด ี ท ี่14 พฤษภาคม 2563 เพ ื่อป้ องกน ัความผิดพลาด 1.2.3 เวลาประชุม น ิ ยมใชภ ้ าษาเป็ นทางการเช ่ น 9.00 น. 13.30 น. เป็ นต้น 1.2.4 สถานที่ประชุม ใชค ้ า วา ่ “ณ” ตามดว ้ ยสถานท ี่ขอ ้ ม ู ลท ี่ใหจ ้ ะละเอ ี ยดเพ ี ยงใด ข ้ึ นอยก ู ่ บ ั ด ุ ลยพ ิ น ิ จของผ ู จ ้ ด ั ทา เช ่ น ณ หอ ้ งประชุมส านักงานบริษัท เลขที่ 121/23 ถนนอ ู ่ ทองนอก 1.2.5 ยอ ่ หนา ้ส ุ ดทา ้ ยของหนง ั ส ื อเช ิ ญประช ุ มจะเป็ นจ ุ ดประสงคข ์ องเร ื่อง น ิ ยมข ้ึ นตน ้ ดว ้ ยคา วา ่ “จึง”
หลักการเขียนหนังสือเชิญประชุม (3) 01 1.3 ส่วนท้าย ประกอบด้วย 1.3.1 ค าลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ถ้าเป็น บุคคลทั่วไปใช้ค าลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถือ” 1.3.2 ลายม ื อชอ ื ่ และตา แหน ่ ง ใหล ้ งลายม ื อชอ ื ่ ของผ ู ้ ออกหน ั งส ื อพร ้ อมทง ั ้ พม ิ พช ์ อ ื ่ เตมไว้ในวงเล็บใต้ ็ ลายม ื อชอ ื ่ และลงตา แหน ่ งของเจา ้ ของลายม ื อชอ ื ่ ด ้ วย 1.4 ส ่ วนเพม ิ ่ เตม ิ หากต ้ องการแจง ้ ข ้ อม ู ลอน ื ่ ใหท ้ ราบเพม ิ ่ เตม ิ จากทก ี ่ ล ่ าวมาแล ้ ว อาจแจง ้ใหท ้ ราบเพม ิ ่ เตม ิได ้ ในย่อหน้าสุดท้ายหรือตอนท้ายของจดหมาย เช่น ขอใหน ้ า เอกสารประกอบวาระการประช ุ มคร ั ้ งท......ี ่ มาด้วย
OFFICE CORRESPONDENCE : เร ื ่ อง.. แบบฟอร์มระเบียบวาระการประชุม การสรุปรายงานการประชุม
การเขียนระเบียบวาระการประชุม 02 2.1 ร ู ปแบบของระเบย ี บวาระการประช ุ ม ระเบียบวาระการประชุม (agenda) อาจแตกต ่ างกน ัไปตามจ ุ ดม ุ ่ งหมายและ ข้อตกลงของแต ่ ละหน ่ วยงาน ร ู ปแบบท ี ่ น ิ ยมใชก ้ น ัโดยทว ั ่ ไป ประกอบดว ้ ย 5 วาระ จด ั เร ี ยงตามลา ดบ ั ดง ั น ้ ี วาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (ถ้ามี) วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง วาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
การเขียนระเบียบวาระการประชุม 02 2.2 หลก ั การเขย ี นระเบย ี บวาระการประช ุ ม ระเบียบวาระการประชุมเปรียบเสมือนหัวใจของการประชุม เพราะเป็ นส ิ ่ ง สา คญ ั ท ี ่ ก ่ อใหเ ้ ก ิ ดการประช ุ มเพ ื ่ อใหไ้ ดม ้ าซ ่ ึ งความค ิ ดเห ็ นหร ื อขอ ้ ตกลงร ่ วมกน ั การ กา หนดวาระการประช ุ มเป็ นหนา ้ ท ี ่ ของประธานและเลขาน ุ การ ท ้ ง ั น ้ ี เลขาน ุ การจะแจ้ง ผเ ู ้ ก ี ่ ยวขอ ้ งใหจ ้ ด ั ส ่ งเร ื ่ องท ี ่ ตอ ้ งการใหบ ้ รรจ ุ ในวาระการประช ุ มเพ ื ่ อความสะดวกในการจัด เตร ี ยมการประช ุ ม เม ื ่ อไดร ้ั บเร ื ่ องท ้ ง ั หมดแลว ้ เลขาน ุ การจะเป็ นผพ ู ้ ิ จารณาจัดเรียงล าดับ ตามความสา คญ ั โดยจด ั เร ี ยงเร ื ่ องเร ่ งด ่ วนเป็ นลา ดบ ั แรกและเร ื ่ องอ ื ่ น ๆ ท ี ่ ส าคัญรองลงมา เป็ นลา ดบ ั ต ่ อ ๆ ไป หากม ี เร ื ่ องพ ิ จารณามากเก ิ นกวา ่ ระยะเวลาการประช ุ มท ี ่ กา หนดไว้ควร เล ื อกเร ื ่ องท ี ่ ไม ่ เร ่ งด ่ วนออกและจด ัไวใ้ นระเบ ี ยบวาระการประช ุ มคร ้ ั งต ่ อไป
03 การเข ี ยนชื ่ อเร ื ่ องของระเบย ี บวาระการ ประชุม • 3.1 เป็ นทางการ กล ่ าวค ื อ ภาษาที่ใช้ควรมีลักษณะเป็ นทางการ เช ่ นเด ี ยวกบ ั จดหมาย เชิญประชุม ไม ่ใชภ ้ าษาพด ู เช ่ น เร ื ่ องการปฏ ิ บต ัิ งานนอกเวลาของเจา ้ หนา ้ ท ี ่ งาน ประชาสัมพันธ์ใหใ้ ชภ ้ าษาท ี ่ เป็ นทางการดว ้ ยคา วา ่ การปฏ ิ บต ัิ งานนอกเวลา ไม ่ใชค ้ า วา ่ การ ท าโอที เพราะเป็ นภาษาพูด 3.2 กะทัดรัด คือ ใชข ้ อ ้ ความร ั ดกม ุ ใหเ ้ ขา ้ใจไดง ้่ ายในทน ั ท ีไม ่ใชค ้ า เยนเย้อและยืดยาว ิ ่ เข้าใจยาก 3.3 ตรงประเด็น กล ่ าวค ื อ สามารถสร ุ ปประเดน ็ สา คญ ั ของเร ื ่ องน ้ น ั ๆ ใหเ ้ป็ นชื่อเรื่องได้ อยา ่ งถ ู กตอ ้ ง 3.4 ใชก ้ ล ุ ่ มคา เป็ นหลก ั ไม ่ ตอ ้ งเร ี ยบเร ี ยงใหเ ้ป็ นประโยค
OFFICE CORRESPONDENCE : เร ื ่ อง.. "หล ั กส ู ตรการเข ี ยน" ตอนท ี ่ 11 : ร ู ปแบบรายงานการประช ุ ม