Guía Mineducación-MS-WORD - Gestión Documental-V2015.00.286

Guía de Uso
Componente WordTMS

MEN - Sistema de
Gestión Documental.

Versión de la aplicación: 2015.00.286

La presente Guía describe de manera breve y detallada el flujo y
gestión de las solicitudes que utilizan el componente Word
dentro del Sistema de Gestión Documental

Fecha de aprobación: 24 de febrero de 2016

ÁREA DE CALIDAD – SERTISOFT S.A.S.

© República de Colombia - Derechos Reservados

Guía de Uso Componente
WordTMS MEN - Sistema de
Gestión Documental.
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CONTROL DE VERSIONES

V. Fecha de Proceso / Modificaciones Autores
aprobación
Yonattan Stivens
1 24/02/2016 Creación inicial del documento Donoso Villegas

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Guía de Uso Componente TABLA DE CONTENIDO
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1. Introducción ................................................................................................................................... 3
2. Alcance........................................................................................................................................... 4
3. Generalidades del Sistema .......................................................................................................... 4

3.1. Requisitos ...................................................................................................................................... 4
3.2. Configuración inicial en Word.................................................................................................. 4
3.1. Ingresar al Sistema...................................................................................................................... 6
3.2. Interfaz de Usuario...................................................................................................................... 6
3.3. Gestionar actividades ............................................................................................................... 7
4. Gestión y Seguimiento .................................................................................................................. 7
5.3 Iniciar Proceso de Aprobación................................................................................................. 18
5. Aprobación documento de respuesta carta. ........................................................................ 20
6. Glosario de términos ................................................................................................................... 27

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Guía de Uso Componente TABLA DE IMÁGENES
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Imagen 1: Habilitar macros en Word ......................................................................................................................... 5

Imagen 2: Autenticación de usuarios........................................................................................................................ 6

Imagen 3: Interfaz de usuario – navegación ........................................................................................................... 6
Imagen 4: Tareas asignadasGestión Respuesta a Documento ....................................................................... 7
Imagen 5: Solicitudes Gestión Respuesta a Documento................................................................................... 8
Imagen 6: Documento MS-WORDDescargas. .................................................................................................... 8
Imagen 7: Explorador de ArchivosDirectorio de Descargas ............................................................................. 9
Imagen 8: Documento MS-WORD ........................................................................................................................ 10

Imagen 9: Macro T&MS - Destinatario Carta. ....................................................................................................... 10
Imagen 10: Acción Adicionar Autocomplete.................................................................................................... 11
Imagen 11: Acción a SeleccionarActualizar Sección en Documento......................................................... 11
Imagen 12: Campo Destinatario Carta Diligenciado. ..................................................................................... 12

Imagen 13: Información Remitente ......................................................................................................................... 12
Imagen 14: T&MS Adicionar/ Eliminar remitente................................................................................................ 13
Imagen 15: Resultados de la búsquedaAcción Aceptar ................................................................................ 14

Imagen 16: Remitente Memorando Diligenciado ................................................................................................ 14

Imagen 17: Copia Externa ......................................................................................................................................... 14

Imagen 18: Usuarios Copia Externa ......................................................................................................................... 15
Imagen 19: Acción a SeleccionarCampos autopoblados ............................................................................. 15

Imagen 20: Actualizar sesión en el Documento .................................................................................................... 16

Imagen 21: Campo Copia Externa diligenciado.................................................................................................. 16

Imagen 22: Usuarios Copia Interna .......................................................................................................................... 16

Imagen 23: Forma Usuarios Copia............................................................................................................................ 17
Imagen 24: SubfiltrosAcción Adicionar................................................................................................................ 17
Imagen 25: Usuarios InternosActualizar sesión en Documento ...................................................................... 17

Imagen 26: Usuarios Copia Interna diligenciado .................................................................................................. 18

Imagen 27: Complemento T&MS.............................................................................................................................. 18
Imagen 28: T&MS Inicio Proceso de Aprobación .............................................................................................. 18
Imagen 29: Confirmar Solicitud Acción a Seleccionar .................................................................................... 19
Imagen 30: Aviso Guardado Exitoso .................................................................................................................... 19
Imagen 31: Comentarios Ciclo de aprobación ................................................................................................ 19
Imagen 32: Comentario Acción a Seleccionar................................................................................................. 20

Imagen 33: Confirmación del Sistema .................................................................................................................... 20

Imagen 34: Herramientas de WORD........................................................................................................................ 20
Imagen 35: Tareas asignadas Revisar Comunicación externa enviada respuesta ................................... 21
Imagen 36: Revisar Comunicación externa enviada respuesta Ver Documento. .................................... 21
Imagen 37: Documento MS-WORDDescargas. ................................................................................................ 22
Imagen 38: Explorador de ArchivosDirectorio de Descargas ......................................................................... 22
Imagen 39: DocumentoComplementos. ............................................................................................................ 23
Imagen 40: Acciones, ComplementosT&MS ...................................................................................................... 23
Imagen 41: T&MS Radicar en TMS. ....................................................................................................................... 24
Imagen 42: Confirmar SolicitudAcción a Seleccionar ..................................................................................... 24

Imagen 43: Mensaje Contraseña TMS ..................................................................................................................... 24

Imagen 44: Autentificación ....................................................................................................................................... 25
Imagen 45: ContraseñaAcción a seleccionar................................................................................................... 25
Imagen 46: Seguridad de WindowsCertificado ................................................................................................ 26

Imagen 47: Confirmación de Firmado .................................................................................................................... 26

Imagen 48: Radicación y Cod. de barras .............................................................................................................. 27

1. INTRODUCCIÓN

La presente guía de usuario describe de forma sencilla la navegabilidad de los Usuarios del Sistema de
Gestión Documental utilizando el nuevo componente de T&MS-Word dentro de su flujo de proceso.

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2. ALCANCE

El presente documento pretende contextualizar y guiar a los Usuarios que ingresan al sistema de
Gestión Documental, en la elaboración de compromisos, gestión y seguimiento. Se especifica de una
forma organizada cada uno de los pasos que se deben tener en cuenta al momento de gestionar
estas opciones.

3. GENERALIDADES DEL SISTEMA

3.1. PRE-REQUISITOS

Para que el componente de WordTMS funcione correctamente en el computador del usuario, este debe
tener configurado e instalado los siguientes componentes. (Por favor consultar con su área de soporte)

1. Componente WordTMS DigitalSing
Este complemento es el encargado de realizar el proceso de firma digital de documentos PDF. Muestra los
certificados digitales instalados en la máquina y firma el documento PDF que posteriormente se transmitirá
a TMS.

2. CAPICOM
Componente que se utiliza para hacer el cifrado y descifrado de información. Se requiere que este
componente sea registrado en el COM+.

3. MSXML 4.0
Componente que permite interactuar con documentos XML

4. Certificado Digital
Se debe tener en la maquina el documento electrónico (con su respectiva llave privada) con el
cual se firmará digitalmente el documento a transmitir a TMS.

5. Microsoft Word 2010 o posteriores.

3.2. CONFIGURACIÓN INICIAL EN WORD

Se deben habilitar el uso de macros en el documento en el centro de confianza de Microsoft Word.
Esta configuración solo se realiza una única vez.

El usuario debe ingresar por la opción del menú ARCHIVO/Opciones/Centro de Confianza, ingresar
a la opción Configuración del centro de Confianza y seleccionar la opción habilitar todas las macros,
así como seleccionar en la sección Configuración de la macro del programador la opción Confiar
en el acceso al modelo de objetos de VBA. A continuación, se muestra el proceso en la imagen 1.

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Imagen 1: Habilitar macros en Word

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CEóndeDsotec: cTMaSp-íPtuRlUo-PsLeAd-0e0s4c-1ribe en orden acorde con los procesos, los pasos a seguir para el manejo de

las actividades a realizar por cada usuario de acuerdo a los componentes y etapas Definidas.
A continuación, se describe el ingreso, autenticación y menús genéricos de navegación del sistema
que serán estándar para todos los usuarios así:

4.1. INGRESAR AL SISTEMA

El funcionario debe ingresar con la URL asignada por la institución, aquí, debe digitar su usuario y
contraseñas válidos.

Imagen 2: Autenticación de usuarios

4.2. Interfaz de Usuario

Al ingresar al aplicativo el usuario visualiza la ventana principal, la cual cuenta con un encabezado, el
Modulo, nombre del Aplicativo, Nombre de usuario, Dependencia de Destino y las tareas asignadas
discriminadas por las que están a Tiempo, Por Vencer y Vencidas y el Total de las mismas.

Imagen 3: Interfaz de usuario – navegación

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C4ód.3D.oc:GTMeS-sPtRiUo-PnLaA-r00a4-c1 tividades

Cada tarea tiene al frente un semáforo que clasifica las labores en orden cronológico, siendo así las
verdes las tareas a tiempo , las amarillas las tareas por vencer y las rojas las tareas vencidas , en
el último color que es el azul se indican el total de tareas por cada proceso o etapa .

5. GESTIÓN Y SEGUIMIENTO

Ingresar al sistema Digitando Usuario y Contraseña con un usuario que tenga asignado el rol
Administrador de Correspondencia.

Dar clic sobre la Tarea “Gestión o Respuesta a Documento” de las tareas asignadas del Usuario en sesión,
dar clic en el semáforo correspondiente ya sea en la Tarea a tiempo, por vencer, vencida.

Imagen 4: Tareas asignadasGestión Respuesta a Documento

Al dar clic sobre la tarea indicada el sistema muestra un listado con las solicitudes correspondientes a la
etapa seleccionada, donde se observa por cada una:

Ver Documento Documento
Ver Gestión Etapa
Ver Expediente Generar
Ver Flujo Tarea
Cierre
Automático

Dar clic sobre el icono de gestión Documento Etapa ( ) de una de las tareas que se encuentren
pendientes.

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Imagen 5: Solicitudes Gestión Respuesta a Documento

Al dar clic sobre el icono de Documento Etapa ( ), se visualiza una tabla con dos plantillas de
Respuesta, seleccionar la plantilla “Comunicación externa general respuesta carta” dando clic sobre el
icono Escoger ( ).

Al seleccionar la plantilla

Comunicación externa

general respuesta carta se

descarga el Documento MS-

WORD al directorio de

descargas.

Imagen 6: Documento MS-WORDDescargas.
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Ir al directorio de Descargas del equipo y abrir el documento MS-WORD en el equipo.

Imagen 7: Explorador de ArchivosDirectorio de Descargas
Se visualiza el documento de “Respuesta Carta”, que está compuesto por los campos.

 Encabezado: se sitúa el número de radicación o el código de Barras.
 Destinatario Carta
 Asunto
 Cuerpo del Asunto
 Información del Remitente
 Folios y Anexos
 Copia Externa e Interna.
Cerciorarse de que la pestaña “Complementos" ubicada en la parte superior del documento
(Herramientas de Wok), se encuentre habilitada.

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Imagen 8: Documento MS-WORD
° Destinatario Carta
Dar clic sobre el campo destinatario carta, se visualiza una macro llamada T&MS - Destinatario Carta.

Imagen 9: Macro T&MS - Destinatario Carta.
Digite el Nombre del Destinatario en el Campo Correspondiente, se visualizan los resultados de la
consulta, seleccione Destinatario, seguido dar clic en el botón Adicionar.

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Al dar clic en el botón Adicionar Se autopoblan los campos.
 Nombre Entidad
 Dirección
 Localización

Imagen 10: Acción Adicionar Autocomplete
Se deben diligenciar los campos.

 Titulo/Profesión
 Nombre Destinatario
 Cargo
Al diligenciar estos campos, dar clic en el botón “Actualizar Sección en el Documento”.

Imagen 11: Acción a SeleccionarActualizar Sección en Documento
Al dar clic en el botón Actualizar Sección en el Documento Se visualiza el campo Destinatario Carta
diligenciado con los datos ingresados por el usuario.

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Imagen 12: Campo Destinatario Carta Diligenciado.
Diligencie los siguientes campos teniendo en cuenta que los datos suministrados deben estar dentro
del cuadro de texto respectivo de cada bloque, Para que así los cambios que se hagan en el
documento sean Guardados y exportados a la plataforma T&MS.
° Asunto

° Cuerpo del asunto

° Folios
° Anexos
° Información del Remitente
Dar clic sobre el Campo Registrar información del remitente.

Imagen 13: Información Remitente
Se visualiza una ventana emergente Adicionar/ Eliminar remitente, con las opciones.

 Usuario TMS: Si el usuario esta logueado en el sistema.
 Usuario externo: El usuario no pertenece al sistema.
Seleccione la opción requerida.

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Imagen 14: T&MS Adicionar/ Eliminar remitente
Seleccione una opción Usuario TMS o Usuario Externo, Ingrese el nombre del usuario para filtrar la
búsqueda. Se visualizan los resultados de la Búsqueda, seleccionar el usuario y por ultimo dar clic en el
botón Aceptar ubicado en la parte inferior.

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Imagen 15: Resultados de la búsquedaAcción Aceptar
Al dar clic en el botón, se visualiza el campo Remitente Memorando Diligenciado en el Documento.

Imagen 16: Remitente Memorando Diligenciado
° Copia Externa
Para diligenciar el campo dar clic sobre el campo Usuario Copia externa.

Imagen 17: Copia Externa
Se visualiza una ventana emergente Usuarios Copia Externa.

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Imagen 18: Usuarios Copia Externa
Diligencie el campo Destinatario, se visualizan los resultados de la búsqueda, seleccione el usuario
correspondiente, Y dar clic en el botón Adicionar Se autopoblan los campos.

 Nombre entidad
 Dirección
 Localización

Imagen 19: Acción a SeleccionarCampos autopoblados
Diligencie los siguientes campos de la Forma.

 Nombre Destinatario
 Cargo
Al finalizar dar clic en el botón Actualizar sección en documento.

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Imagen 20: Actualizar sesión en el Documento
Se visualiza el campo Copia Externa diligenciado.

Imagen 21: Campo Copia Externa diligenciado
° Copia Interna
Dar clic sobre el campo Usuarios Copia interna.

Imagen 22: Usuarios Copia Interna
Se visualiza una ventana emergente, Usuarios copia.

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Imagen 23: Forma Usuarios Copia
El usuario se puede filtrar por alguno de los subfiltros bien sea por, Usuario, Cargo o Departamento, al
ingresar los datos requeridos. Se visualizan los resultados de la búsqueda, seleccione los o el usuario
interno por ultimo dar clic en el botón Adicionar.

Imagen 24: SubfiltrosAcción Adicionar
Se visualizan los usuarios en el framework usuarios internos, por ultimo dar clic en el botón Actualizar
sección en documento ubicado en la parte inferior de la interfaz.

Imagen 25: Usuarios InternosActualizar sesión en Documento
Se visualiza el campo Usuarios Copia Interna diligenciado en el Documento.

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Imagen 26: Usuarios Copia Interna diligenciado

5.3 INICIAR PROCESO DE APROBACIÓN

Al diligenciar completamente el Documento, ir a la pestaña “Complementos" ubicada en la parte
superior del documento (Herramientas de Wok) y dar clic, se visualiza la barra personalizada y el botón”
T&MS”.

Imagen 27: Complemento T&MS
Dar clic sobre el botón T&MS, se visualizan las acciones de gestión del documento, dar clic sobre la
opción Inicio Proceso Aprobación.

Imagen 28: T&MS Inicio Proceso de Aprobación
Se visualiza una ventana T&MS con el mensaje ¿Desea continuar con la operación?

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Imagen 29: Confirmar Solicitud Acción a Seleccionar
Dar clic en el botón SI, Se recarga mostrando un mensaje de Guardado Exitoso seguido se visualiza una
ventana del ciclo de aprobación para ingresar un comentario.

Imagen 30: Aviso Guardado Exitoso

Imagen 31: Comentarios Ciclo de aprobación
Digitar un comentario en el campo correspondiente y dar clic en el botón Aceptar.

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Imagen 32: Comentario Acción a Seleccionar
Se visualiza el mensaje El proceso se generó con éxito; Se ha creado la solicitud en el ciclo de
aprobación.

Imagen 33: Confirmación del Sistema
Dar clic en el botón Aceptar, Se realiza la gestión y desaparece la pestaña Complementos, Generando
la tarea “Revisar comunicación externa enviada respuesta”.

Imagen 34: Herramientas de WORD.

6. APROBACIÓN DOCUMENTO DE RESPUESTA CARTA.

Ingresar al sistema Digitando Usuario y Contraseña con un usuario que tenga asignado el Rol de Jefe de
oficina de tecnología y sistemas de información.
Dar clic sobre la Tarea “Revisar Comunicación externa enviada respuesta” de las tareas asignadas del
Usuario en sesión, dar clic en el semáforo correspondiente ya sea en la Tarea a tiempo, por vencer,
vencida.

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Imagen 35: Tareas asignadas Revisar Comunicación externa enviada respuesta

Al dar clic sobre la tarea indicada el sistema muestra un listado con las solicitudes correspondientes a la

etapa seleccionada, donde se observa por cada una:

Ver Documento Ver

Expediente

Ver Gestión Ver Flujo

Dar clic sobre el icono de gestión Ver Documento ( ) de una de las tareas que se encuentren
pendientes.

Imagen 36: Revisar Comunicación externa enviada respuesta Ver Documento.
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CóAdl Ddoacr:cTMlicS-sPoRbUr-ePLeAl-i0c0o4n-1o Ver

Documento ( ) se
descarga el Documento MS-
WORD al directorio de
descargas.

Imagen 37: Documento MS-WORDDescargas.
Ir al directorio de Descargas del equipo y abrir el documento MS-WORD en el equipo.

Imagen 38: Explorador de ArchivosDirectorio de Descargas
Se visualiza el documento de “Respuesta Carta” en el ciclo de aprobación Revisar el Documento de
Respuesta deben estar diligenciados por la gestión de la tarea anterior “Gestión o Respuesta a
Documento” Revisar el documento que se encuentre bien diligenciado. Cerciorarse de que la pestaña
“Complementos" ubicada en la parte superior del documento (Herramientas de Wok), se encuentre
habilitada.

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Imagen 39: DocumentoComplementos.
Ir a la pestaña “Complementos" ubicada en la parte superior del documento y dar clic, se visualiza la
barra personalizada y el botón” T&MS”.

Imagen 40: Acciones, ComplementosT&MS
Dar clic sobre el botón T&MS, se visualizan las acciones de gestión del documento, dar clic sobre la
opción” Radicar en TMS”.

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Imagen 41: T&MS Radicar en TMS.
Se visualiza una ventana T&MS con el mensaje ¿Está seguro de realizar el proceso de Firma y
Radicación?

Imagen 42: Confirmar SolicitudAcción a Seleccionar
Dar clic en el botón SI, Se visualiza el mensaje el remitente no utiliza directorio activo; Debe implementar
la contraseña TMS, dar clic en el botón Aceptar.

Imagen 43: Mensaje Contraseña TMS
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Cód DoSce: vTMisuSa-PliRzUa-PuLnAa-0v0e4n-1tana T&MS, Defina el Modo de Autenticación Directorio Activo, Login TMS.

Imagen 44: Autentificación
Ingresar la Contraseña en el campo correspondiente y dar clic en el botón Aceptar.

Imagen 45: ContraseñaAcción a seleccionar
Al dar clic en el botón Aceptar se recarga el documento y se visualiza una ventana de seguridad de
Windows, dar clic en el botón Aceptar.

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Imagen 46: Seguridad de WindowsCertificado
Al dar clic en el botón Aceptar, Se visualizan los mensajes de Preparación del Documento a Firmar y la
ventana T&MS con el mensaje "Proceso de Radicación Realizado de manera exitosa".

Imagen 47: Confirmación de Firmado
Dar clic en el botón Aceptar, Se visualiza la fecha de Radicación el número de Radicado y el Código
de barras y desaparece la pestaña de Complementos.

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Imagen 48: Radicación y Cod. de barras
° Rechazo de Documento enviado a respuesta
En caso tal de que la Respuesta sea rechazada por el Jefe de oficina de tecnología y sistemas de
información, se serrara la tarea de Revisar Comunicación externa enviada respuesta y se notificara por
medio de un correo electrónico al Gestor o Usuario encargado de la Gestión o Respuesta a Documento,
que el proceso ha sido rechazado, para realizar las respectivas modificaciones al Documento y así volver
a ser sometido al ciclo de aprobación.

7. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ROL: Función desempeñada por una persona dentro del sistema.
ADJUNTO: Archivo digitalizado incluido en el sistema por medio del método de cargue de archivos
Windows Microsoft.
AUTO-POBLADO: Evento generado al dar clic en icono con un “binocular”, o una “lupa” cuando el
sistema de manera automática escribe datos dentro de uno o varios campos.
BLOQUE: Conjunto de campos dentro de un documento digital con un mismo tema. Por ejemplo, el
bloque DATOS SOLICITANTE contiene los campos relacionados con los datos del usuario solicitante,
campo para el nombre, campo para el e-mail, etc.
CAMPO: Espacio donde se escriben datos en un proceso. Existen campos para nombres, apellidos,
fechas, etc.
ESTADO: Situación en tiempo real de la solicitud. Los estados en una solicitud tras la radicación
inicialmente se generan de manera automática.

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