รายงาน เรื่อง วิธีใช้งานโปรแกรม Microsoft Access 2016 จัดทำโดย นางสาวอาภัสรา ชาทิทักษ์ รหัสประจำตัว 6532200131 เสนอ อาจารย์สังวาล นนทะบูรณ์ รายงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของการเรียนการสอนรายวิชาระบบจัดการฐานข้อมูล รหัสวาชา 30204 - 2002 หลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง (ปวส.) วิทยาลัยเทคโนโลยีพระมหาไถ่ หนองคาย ในพระราชูปถัมภ์ สมเด็จพระกนิษฐาธิราชเจ้า กรมสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี สำนักคณะกรรมการการอชีวศึกษา ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2565
คำนำ รายงานเล่มนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของวิชาระบบจัดฐานข้อมูลระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง ปีที่ 1 เพื่อให้ได้ศึกษาหาความรู้ในเรื่อง ระบบจัดการ Microsoft Access หรือเรีอกสั้นๆ ว่า แอเชส เป็นโปรแกรมทางด้าน การจัดการฐานข้อมูล (Database Management) ทีมีขีดความสารถสูงแต่ใช้งานง่าย ผู้ใช้สามารถใชแอคเชดในการ จัดการฐานข้อมูล,ค้นหาข้อมูลและนำเสนอข้อมูลเหล่างนั้นมาแสดงในแบบฟอร์มที่สวยงาม หรือจัดพิมพ์เป็นรายงาน ได้อย่างง่ายดาย โปรแกรม Access 2016 นั้นยังมีความสามารถต่างๆ ที่ตอบสนองความต้องการระดับสูง เช่นเชื่อมต่อกับ ระบบฐานข้อมูลอื่นๆ ได้ง่าย การสร้างโปรแกรมฐานข้อมูลบนระบบเครือข่ายการนำข้อมูลในฐานข้อมูลออกมา เผยแพร่บนอินตอร์เน็ต ซึงทำได้อย่างง่ายดาย และยังมีภาษาโปรแกรม VBA ให้ใช้ ถ้าต้องการสร้างระบบจัดการ ฐานข้อมูลที่มีความซับซ้อนมากขึ้น หากรายงานฉบับนี้มีข้อผิดพลาดประการใดทางผู้จัดทำขออภัย มา ณ ที่นี้ด้วย ผู้จัดทำ นางสาวอาภัสรา ชาทิทักษ์
สารบัญ เรื่อง หน้า ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access 1 ทำความรู้จักกับโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส 1 ประโยชน์ของไมโครซอฟต์แอคเซส 1 ส่วนประกอบของฐานข้อมูลแอคเซส 2 การใช้งานโปแกรม Microsoft Access 3 ลักษณะงานการใช้Microsoft Access 6 ข้อดีของ Microsoft Access 6 ข้อจำกัดของ Microsoft Access 6 ขั้นตอนการใช้ Microsoft Access 7
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access ฐานข้อมูล (Database) Microsoft Accessเป็นโปรแกรมในการจัดการระบบฐานข้อมูล (Database ManagementSystem) ที่สามารถ จัดเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ เข้ามาและยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์ม (Form) และสร้างรายงาน (Report) ได้อีกด้วย โดยสามารถใช้พัฒนาระบบงานง่ายๆ จนถึงซับซ้อน ได้ และยังสามารถใช้งานพร้อมกันหลายๆคน ได้ โดยมี ส่วนประกอบที่สำคัญของ Microsoft Access ทำความรู้จักกับโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส โปรแกรมAccess นั้นยังมีความสามารถต่างๆ ที่ตอบสนองความต้องการในระดับสูง เช่น เชื่อมต่อกับระบบ ฐานข้อมูลอื่นๆได้ง่าย การสร้างโปรแกรมฐานข้อมูลบนระบบเครือข่าย การนำข้อมูลในฐานข้อมูลออกมาเผยแพร่บน อินเทอร์เน็ต ซึ่งทำได้อย่างง่ายดาย และยังมีภาษาโปรแกรม VBA ให้ใช้ ถ้าต้องการสร้างระบบจัดการฐานข้อมูลที่มี ความซับซ้อนมากขึ้น ประโยชน์ของไมโครซอฟต์แอคเซส Microsoft Access ถูกนำไปใช้งานในระบบฐานข้อมูลได้ในหลากหลายธุรกิจ รองรับการทำงานพร้อมๆ กัน (Concurrent Usage) รองรับการพัฒนาปรับแต่ง และนำไปใช้กับระบบอื่นๆ ได้ สามารถ Import/Export Data ไป ยังระบบต่างๆ เช่น Excel, SQL Server, Text File เป็นต้น ลักษณะงานเหมาะกับ Microsoft Access 1. งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management) 2. งานระบบ เช่า / ยืม-คืน สินค้า (Rental System) 3. งานติดตามใบสั่งซื้อ (Order Tracking) 4. งานระบบ ซื้อ/ขาย สินค้า (Order and Purchase System) 5. งานติดตามงานในองค์กร (Task Tracking) 6. งานบันทึกสินค้าคงคลัง และจัดการสินทรัพย์ (Inventory and Asset Tracking) ระบบฐานข้อมูลแอคเซส ในแอคเซสจะใช้ระบบข้อมูลแบบสัมพันธ์ (Relational Database) โดยมองข้อมูลในรูปแบบตารางข้อมูล (Table) ตารางข้อมูลคือกลุ่มของข้อมูลที่นำมาเก็บรวมกันจะต้องมีความเกี่ยวข้องกัน โดยระบุความสัมพันธ์ระหว่าง กลุ่มข้อมูลและใช้ประโยชน์จากความสัมพันธ์นั้นได้ จะประกอบด้วย 1. บิต (Bit) คือ ข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไปใช้ งานได้ ซึ่งได้แก่ เลข 0 หรือ เลข 1 เท่านั้น 1
2. ฟิลด์ (Field) หรือเขตข้อมูล หมายถึง หัวรายการหรือหัวเรื่องข้อมูลที่เราตั้งขึ้นมาเพื่อเก็บข้อมูลตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์พิเศษ รูปภาพ โดยตั้งชื่อให้สื่อความหมายกับข้อมูลที่จะเก็บภายใต้ชื่อฟิลน์นั้น เช่น ฟิลด์ชื่อสินค้า ก็จะเก็บข้อมูลของชื่อสินค้านั้นๆ เป็นต้ 3. ไฟล์(Files) หรือ แฟ้มข้อมูล ในฐานข้อมูลแอคเซสอาจประกอบด้วย Table, Form, Report, Query, Macro และ Module จำนวนมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับระบบฐานข้อมูลที่ผู้ใช้เก็บ มักจะเก็บฐานข้อมูลซึ่งเป็นเรื่องเดียวกัน เช่น ไฟล์ ข้อมูลพนักงาน ไฟล์ข้อมูลลูกค้า ไฟล์ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ส่วนประกอบของฐานข้อมูลแอคเซส ในฐานข้อมูลหนึ่งๆ จะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ที่ใช้จัดการข้อมูล ซึ่งเรียกว่า วัตถุฐานข้อมูล (Database Object) ซึ่งมีดังต่อไปนี้ ตางราง (Table) ใช้เก็บตัวข้อมูลที่ต้องการซึ่งอยู่ในรูปของตาราง โดยมีแต่ละแถวเป็นเรคคอร์ด (Record) และแต่ละ คอลัมน์เป็นฟิลด์ (Field) แบบสอบถาม (Query) ใช้ในการคัดกรองข้อมูลเพื่อเลือกเอาเฉพาะที่ต้องการ รายงาน (Report) ใช้ในการพิมพ์รายงานจากข้อมูลในแบบฟอร์มข้อมูลที่จัดไว้ แมโคร (Macro) เป็นกลุ่มของการกระทำที่เราเขียนฃึ้นเพื่อให้ทำงานแบบอัตโนมัติ โมดูล (Module) เป็นส่วนของการเขียนโปรแกรมด้วยภาษา Visual Basic เพื่อสั่งงานแบบซับซ้อน การเข้าใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส ส่วนประกอบหน้าต่าง หลักของโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส 2
การใช้งานโปแกรม Microsoft Access การจัดการไฟล์ฐานข้อมูล ในการสร้างและทำงานกับโปรแกรมฐานข้อมูลในโปรแกรม Access นั้น โดยทั่วไปโปรแกรม Access จะ เก็บส่วนประกอบต่างๆ ในไฟล์ฐานข้อมูล (ที่มีนามสกุลไฟล์เป็น .accdb) ดังนั้นเราจำเป็นต้องเข้าใจวิธีการทำงานก่อน การสร้างไฟล์ฐานข้อมูล การสร้างไฟล์ฐานข้อมูลเป็นการสร้างไฟล์เก็บส่วนประกอบต่างๆ ที่เราจะสร้างและเพิ่มเติมเข้าไปใน Access ดังนั้น ขั้นตอนแรกในการสร้างโปรแกรมฐานข้อมูล เราจะต้องสร้งไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ขึ้นมาก่อน โดยทำตามขั้นตอน ต่อไปนี้ สร้างไฟล์ฐานข้อมูลเปล่า สร้างไฟล์ฐานข้อมูลจากแม่แบบ 3
การเปิดไฟล์ฐานข้อมูลเดิม กรณีถ้ามีไฟล์ฐานข้อมูลอยู่แล้ว และต้องการเปิดขึ้นมาแก้ไขสามาถทำได้ง่ายๆ ดังนี้ การใช้ Task pane ในการใช้ Task pane สามารถเรียกจากปุ่ม บนริบบอนหรือเรียกจากคำสั่งบางตัวได้ 4
การใช้ Navigation pane Navigation pane เป็นส่วนที่จะแสดงชื่อออบเจ็กต์ฐานข้อมูลทั้นหมดในไฟล์นั้น ถ้าจะเปิดใช้ออบเจ็กต์ตัวใดให้ ดับเบิ้ลคลิกชื่อออบเจ็กต์ตัวนั้น เนื่องจาก Navigation pane เป็นส่วนหนึ่งของวินโดวส์ Database จึงแยก pane ออกมาไม่ได้ แต่ปรับขนาดรูปและรูปแบบได้ การเรียกใช้คำสั่งในโปรแกรม Access 5
ลักษณะงานการใช้Microsoft Access งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management) งานระบบ เช่า / ยืม-คืน สินค้า (Rental System) งานติดตามใบสั่งซื้อ (Order Tracking) งานระบบ ซื้อ/ขาย สินค้า (Order and Purchase System) งานติดตามงานในองค์กร (Task Tracking) งานบันทึกสินค้าคงคลัง และจัดการสินทรัพย์(Inventory and AssetTracking) ข้อดีของ Microsoft Access 1. ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า เร็วกว่า ด้วยส่วนติดต่อผู้ใช้ OFFICEFLUENT OFFICE ACCESS ให้ประสบการณ์การใช้งานใหม่ ด้วยส่วนติดต่อผู้ใช้ OFFICEFLUENT และมุ่งเน้นผลลัพธ์ บานหน้าต่างการนำทาง และมุมมองหน้าต่างที่ปรากฏเป็นแท็บ แม้ว่าจะไม่มีประสบการณ์กับฐานข้อมูลมาก่อน ผู้ใช้ จะสามารถเริ่มต้นติดตามข้อมูล และสร้างรายงานเพื่อที่จะตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น 2. เริ่มต้นอย่างรวดเร็วโดยใช้โซลูชันที่สร้างไว้ล่วงหน้า ด้วยไลบรารีของโซลูชันที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งมีหลากหลาย คุณสามารถเริ่มต้นติดตามข้อมูลของคุณได้ทันที ฟอร์มและรายงานได้รับการสร้างขึ้นเพื่อความสะดวกของคุณ แต่คุณ สามารถกำหนดโซลูชันเหล่านี้เอง เพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ที่ติดต่อ การติดตามประเด็นปัญหา การติดตามโครงการ และการติดตามสินทรัพย์ เป็นเพียงโซลูชันสำเร็จรูปจำนวนหนึ่ที่มีอยู่ใน Office Access 3. สร้างรายงานหลายรายงานที่มีมุมมองต่างๆ กันสำหรับข้อมูลเดียวกันการสร้างรายงานใน Office Access เป็นแบบ “what you see is whatyou get” (WYSIWYG) อย่างแท้จริง คุณสามารถปรับเปลี่ยนรายงานโดยมีผลลัพธ์ที่ ปรากฏให้เห็นแบบเรียลไทม์และบันทึกมุมมองที่หลากหลายสำหรับผู้ชมในกลุ่มต่างๆ กัน บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม ใหม่ พร้อมด้วยความสามารถในการกรองและเรียงลำดับ ช่วยให้คุณสามารถแสดงข้อมูลสำหรับการตัดสินใจอย่างชาญ ฉลาด 4. สร้างตารางอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกังวลกับความซับซ้อนของ ฐานข้อมูลการตรวจหาชนิดข้อมูลโดยอัตโนมัติ ทำให้การสร้างตารางใน Office Accessเป็นเรื่องง่ายเหมือนการทำงานกับตาราง Excel พิมพ์ข้อมูลของคุณ และ Office Access จะรับรู้เองว่าเป็นวันที่ สกุลเงิน หรือชนิดข้อมูลที่ใช้งานโดยทั่วไปอื่นๆ และคุณยังสามารถวางกระทั่ง ตาราง Excel ทั้งตารางใน OfficeAccess เพื่อที่จะเริ่มต้นติดตามข้อมูลด้วยสมรรถนะของฐานข้อมูลได้อีกด้วย ข้อจำกัดของ Microsoft Access เนื่องจากว่า Microsoft Access เป็นระบบฐานข้อมูลในรูปแบบที่เป็นไฟล์ซึ่งจะมีนามสกุล .accdb หรือ .mdb (ในเวอร์ชั่น 2003) การใช้งานหลายคนจำเป็นจะต้องแชร์ข้อมูล(Sharing) ซึ่งจะต้องกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง ให้เหมาะสมรองรับขนาดไฟล์สูงสุด คือ 2 GB.หากไฟล์เสีย อาจจะทำให้ทุกเครื่องใช้งานไม่ได้ดังนั้นจำเป็นต้อง Backup และดูแลรักษาให้ถูกวิธ 6
ขั้นตอนการใช้ Microsoft Access อันดับแรกกดมาที่ blank desktop database เพื่อการสร้างไฟล์ใหม่ -> ทำการตั้งชื่อไฟล คลิกขวาที่ Table หาคำว่า Design View ก็จะขึ้นตารางข้อมูลขึ้นมาให้เรากรอกฐานข้อมูลตามที่ต้องการ หน้านี้ก็จะเป็นการใช้เครื่องมือในการออกแบบระบบฐานขอมูลซึ่งก็มีเครื่องมือต่างๆมากมาย อย่าง เช่น Create ก็จะมีตาราง (Table), คิวรี่ (Query), ฟอร์ม(Form), รายงาน (Report), มาโคร (Macro) และโมดูล (Module) ซึ่งวันนี้เราจะเลือกใช้Query Design เพราะว่าเราสามารถออกแบบเองได้ ข้อมูลในตารางเราสามารถเพิ่มลดได้เองโดยที่ข้อมูลจะไม่สูญหาย 7
เราจะได้ประโยชน์อะไรจาก Microsoft Access เดี๋ยวจะลองยกตัวอย่างง่ายๆให้เห็นกันนะคะ อย่างเช่นการต้องการ หาข้อมูลลูกค้าคนที่มีชือตัว N ขึ้นต้น เราก็จะสามารถทำได้โดยใส่ *N ในช่อง Name หลังจากนั้นก็ไปกด RUN ที่ มุมซ้ายมือ ซึ่ง Query นั้นจะทำการดึงฐานข้อมูลจาก databese นั้นมาแสดงให้เราเห็นดังในรูป 8
และถ้าเราต้องการทราบเงินเดือนพนักงานในฐานก็มูลของเราว่ามีคนเงินเดือนต่ำน้อยกว่าหนึ่งพันมีใครบ้าง เราก็สามารถทำได้โดยใส่ <1000 ในช่อง Sararyก็จะแสดงข้อมูลขึ้นมาให้เราเห็นกันดังในรูป อ้างอิง : https://anyflip.com/fumuk/rafs/basic 9