หน่วยที่ ๑ ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ งานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๔๙๖ จัดร่างระเบียบงานสารบรรณ เป็นครั้งแรก โดยมีพลเรือเอก หลวงชลธารพฤฒิไกร เป็นประธาน พ.ศ. ๒๕๐๒ ได้มีการปรับปรุงระเบียบงาน สารบรรณ พ.ศ. ๒๔๙๗ และ พ.ศ. ๒๔๙๘ ขึ้นใหม่ เป็นระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ พ.ศ. ๒๕๒๖ ปรับปรุงและพัฒนา ปัจจุบัน ใช้ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม ฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ ฉบับที่ ๓ พ.ศ. ๒๕๖๐ ฉบับที่ ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ ประวัติระเบียบ งานสารบรรณ
ความส าคัญ ของงานสารบรรณ 4
1. เป็นหลักฐานอ้างอิงในการปฏิบัติงาน 2. เป็นศูนย์รวมข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ของหน่วยงาน 3. เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร ท าความเข้าใจ ระหว่างหน่วยงานกับหน่วยงาน หน่วยงานกับบุคคล และ บุคคลกับบุคคล 4. เป็นเครื่องมือเตือนความจ าของหน่วยงาน 5. เป็นเครื่องมือในการบริหารงานหน่วยงานของ หน่วยงานราชการให้มีประสิทธิภาพ 6. เป็นภาพลักษณ์ที่ดีของส่วนราชการ ทั้งหน่วยงาน ภายในประเทศและต่างประเทศ 7. เป็นสิ่งที่มีคุณค่า แสดงให้ทราบถึงความ เจริญก้าวหน้าในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ เพื่อใช้ในการศึกษาค้นคว้าต่อไปในอนาคต 5 ความส าคัญ ของงานสารบรรณ
ความหมายและค าที่เกี่ยวข้อง กับงานสารบรรณ 6
“งานสารบรรณ” หมายถึง งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน เอกสารเริ่มตั้งแต่ การจัดท า การส่ง การรับ การเก็บรักษา,การยืม จนถึง การท าลาย (ท า ส่ง รับ รัก ลาย) “หนังสือ” หมายถึง หนังสือราชการ “อิเล็กทรอนิกส์” หมายถึง การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้ความหมายรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทาง แม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ
“ระบบสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์” หมายถึง การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือ หนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ระเบียบฯ งานสาร บรรณฯ ยังได้ให้ความหมายของหนังสือราชการที่กว้างขวางครอบคลุมถึงระบบ อิเล็กทรอนิกส์ “ส่วนราชการ” หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม ส านักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของ รัฐ ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภาค ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศ และให้ความรวมถึงคณะกรรมการด้วย
“คณะกรรมการ” หมายถึง คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ ปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ และให้ความหมายรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะท างาน หรือ คณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกัน “กรม” หมายถึง ส่วนราชการที่ขึ้นตรงต่อกระทรวง ทบวง และนิติบุคคล “นิติบุคคล” หมายถึง บุคคลที่กฎหมายสมมติให้มีสภาพบุคคลเช่นเดียวกับบุคคลธรรมดา ดังนั้น นิติบุคคลจึงมีความสามารถเช่นเดียวกับบุคคลธรรมดา
ส่วนประกอบของระเบียบว่า ด้วยงานสารบรรณ 10 ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
11 ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เนื้อหาของ ระเบียบ ภาคผนวก ส่วนประกอบ ของระเบียบ
ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เนื้อหาของ ระเบียบ หมวดที่ ๑ ชนิดของหนังสือ หมวดที่ ๒ การรับและส่งหนังสือ หมวดที่ ๓ การเก็บรักษา การยืม และการท าลาย หนังสือ หมวดที่ ๔ มาตรฐานตรา แบบพิมพ์และซอง
ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ภาคผนวก ๑ การก าหนด เลขที่หนังสือออก ภาคผนวก ๒ ค าขึ้นต้น สรรพนามและค าลงท้าย ภาคผนวก ๓ การลงชื่อ และต าแหน่ง ภาคผนวก ๔-๕ แบบ หนังสือราชการ ภาษาอังกฤษ ภาคผนวก
ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ การวินิจฉัยปัญหาในการ ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วย งานสารบรรณ ข้อเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมบาง ประการที่รวบรวมได้จาก ระเบียบ ค าอธิบายประกอบระเบียบ ว่าด้วยงานสารบรรณ วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการจ่า หน้าซอง ส่วนประกอบ ของระเบียบ
15 ประโยชน์ ของงานสารบรรณ ๑.ท าให้เกิดการปฏิบัติงานเป็นระบบ มีความเป็นระเบียบ สะดวกต่อการอ้างอิงและ ค้นหา ๒. ท าให้การท างานมีประสิทธิภาพมีความ รวดเร็วความต่อเนื่องในการท างาน
ค าถามท้ายหน่วย การเรียนรู้ที่ ๑ 16 ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
๑ ๑. ปัจจุบันใช้ระเบียบส านัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ใด ก. ๒๕๒๖ ข. ๒๕๕๒
๒ ๒. จงบอกความส าคัญของ งานสารบรรณ อย่างน้อย ๒ ข้อ
๓ ๓. ใครเป็นประธานจัดร่าง ระเบียบงานสารบรรณเป็น ครั้งแรก ก. ปลัดส านักนายกรัฐมนตรี ข. พลเรือเอก หลวงชลธารพฤฒิไกร
๔ ๔. งานที่เกี่ยวข้องกับการ บริหารงานเอกสาร มี อะไรบ้าง (๕ ข้อ) ส่ง รับ รัก ลาย ท า
๕ ๕. จงอธิบายความหมายของ “ระบบสารสนเทศ อิเล็กทรอนิกส์” “ระบบสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์” หมายถึง การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือ หนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ระเบียบฯ งาน สารบรรณฯ ยังได้ให้ความหมายของหนังสือ ราชการที่กว้างขวางครอบคลุมถึงระบบ อิเล็กทรอนิกส์
๖ ๖. จงอธิบายความหมายของ “งานสารบรรณ” “งานสารบรรณ” หมายถึง งานที่ เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่ การจัดท า การส่ง การรับ การเก็บรักษา,การ ยืม จนถึงการท าลาย (ท า ส่ง รับ รัก ลาย)
๗ เนื้อหาของ ระเบียบ ภาคผนวก ส่วนประกอบ ของระเบียบ ๗. “การรับและส่งหนังสือ” จัดอยู่ในส่วนใดของ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เนื้อหาของ ระเบียบ
๘ เนื้อหาของ ระเบียบ ภาคผนวก ส่วนประกอบ ของระเบียบ ๘. “การวินิจฉัยปัญหาใน การปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วย งานสารบรรณ” จัดอยู่ใน ส่วนใดของ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ส่วนประกอบ ของระเบียบ
๙ เนื้อหาของ ระเบียบ ภาคผนวก ส่วนประกอบ ของระเบียบ ๙. “ชนิดของหนังสือ” จัดอยู่ในส่วนใดของ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เนื้อหาของ ระเบียบ
๑๐ เนื้อหาของ ระเบียบ ภาคผนวก ส่วนประกอบ ของระเบียบ ๑๐. “การลงชื่อและต าแหน่ง” จัดอยู่ในส่วนใดของ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ภาคผนวก