๒ ชนิดและแบบหนังสือราชการ

ชนิดและแบบ หนังสือราชการ หน่วยที่ ๒

ตามระเบ ี ยบส าน ั กนายกรฐ ั มนตร ี ว ่ าด ้ วย ง า น ส า ร บ ร ร ณ พ . ศ . ๒ ๕ ๒ ๖ ไ ด้ ใ ห้ ความหมายของค าว ่ า“หนังสือ” หมายถึง ห นั ง สื อ ร า ช ก า ร แ ล ะ ร ะ เ บี ย บ ส า นั ก นายกรฐ ั มนตร ี ว ่ าด ้ วยงานสารบรรณ (ฉบับ ที่ ๒)พ.ศ. ๒๕๔๘ ได ้ แก ้ไขเพ ิ่มเต ิ มระเบ ี ยบ ข้อ ๙ ไว ้ ว ่ า“หนังสือราชการ” คือ เอกสารที่ เป็ นหลักฐานในราชการ ความหมายของหนังสือราชการ 2

3 ๑ หน ั งสื อท ี่ม ีไปมาระหว ่ างส ่ วนราชการ หน ั งสื อท ี่ส ่ วนราชการม ีไปถ ึ งหน ่ วยงานอ ื่นใดซึ่งม ิใช ่ ส ่ วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก ๒ หน ั งสื อท ี่หน ่ วยงานอ ื่นใดซึ่งไม ่ใช ่ ส ่ วนราชการ หร ื อบ ุ คคลภายนอก ม ี มาถ ึ งส ่ วนราชการ ๓ ๔ เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นเพื่อเป็ นหลักฐานในราชการ ๕ เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ข ้ อม ู ลข ่ าวสารหร ื อหน ั งสื อท ี่ได ้ ร ั บจากระบบสารบรรณ อ ิ เลก ็ ทรอน ิ กส ์ ๖

ชนิดของหนังสือราชการ 4 หนังสือภายนอก ๑ ๒ หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา ๓ ๔ หนังสือสั ่งการ หนังสือ ประชาสัมพันธ์ ๕ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือ รับไว้เป็ นหลักฐานในราชการ ๖

๑. หนังสือภายนอก

หนังสือภายนอก ตามระเบียบข้อ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หน ั งสื อต ิ ดต ่ อราชการท ี่เป็ นแบบพ ิ ธ ีโดยใช้ กระดาษตราครฑ ุ เป็ นหน ั งสื อต ิ ดต ่ อระหว ่ างส ่ วน ราชการ หร ื อส ่ วนราชการม ี ถ ึ งหน ่ วยงานอ ื่นใดซึ่ง ม ิใช ่ ส ่ วนราชการหร ื อท ี่ม ี ถ ึ งบ ุ คคลภายนอก โดย จะต้องจัดท าตามแบบที่ ๑ และกรอกรายละเอียด ดังนี้ 6

7 ๒. ส ่ วนราชการเจ ้ าของหน ั งสื อ ให ้ ลงชื่อส ่ วนราชการ สถานท ี่ ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็ นเจ้าของหนังสือนั้น และให้ลง ท ี่ตง ั ้ไว ้ ด ้ วย ตว ั อย ่ างเช ่ น ส านักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา กระทรวงศึ กษาธ ิ การ ถนนราชดา เน ิ นนอก กรง ุ เทพฯ ๑๐๓๐๐ ๑. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจ าของเจ้าของเรื่องตามที่ กา หนดไว ้ ทบ ั เลขทะเบ ี ยนหน ั งสื อส ่ ง ตว ั อย ่ างเช ่ น ที่ ศธ ๐๖๐๑/๑๒๕

๔. เรื่อง ให ้ ลงเร ื่องย ่ อท ี่เป็ นใจความสน ั ้ ท ี่สด ุ ของหน ั งสื อฉบับนั้น ในกรณี ท ี่เป็ นหน ั งสื อต ่ อเน ื่องโดยปกต ิให ้ ลงเร ื่องของหน ั งสื อเด ิ ม ตว ั อย ่ างเช ่ น เร ื่อง เล ื่อนเง ิ นเด ื อนข ้ าราชการ 8 ๕. ค าขึ้นต้น ให้ใช้ค าขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามตารางการใช้ คา ข ึ น ้ ต ้ น สรรพนามและคา ลงท ้ ายท ี่กา หนดไว ้ แล ้ วลงตา แหน ่ งของผู้ที่ หน ั งสื อน ั น ้ ม ี ถ ึ ง ตว ั อย ่ างเช ่ น เร ี ยน ผ ้ อ ู า นวยการว ิ ทยาลย ั พณ ิ ชยการธนบร ุ ี ๓. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลข ของปี พท ุ ธศก ั ราชท ี่ออกหน ั งสื อ ตว ั อย ่ างเช ่ น ๑๔ เมษายน ๒๕.......

9 ๗. ส ิ่งท ี่ส ่ งมาด ้ วย (ถ้ามี) ให ้ ลงชื่อส ิ่งของ เอกสาร หร ื อบรรณสารท ี่ส ่ งไป พร ้ อมกบ ั หน ั งสื อน ั น ้ ในกรณ ี ท ี่ไม ่ สามารถส ่ งไปในซองเด ี ยวกน ัได้ ให้แจ้ง ด ้ วยว ่ าส ่ งไปโดยทางใด ตว ั อย ่ างเช ่ น ส ิ่งท ี่ส ่ งมาด ้ วย วารสารว ิ ทยาลย ั พณ ิ ชยการธนบร ุ ี จา นวน ๑ เล ่ ม ๖. อ้างถึง (ถ้ามี) ให ้ อ ้ างถ ึ งหน ั งสื อท ี่เคยม ี ต ิ ดต ่ อกน ั เฉพาะหน ั งสื อท ี่ส ่ วน ราชการผ ้ ร ู บ ั หน ั งสื อได ้ รบ ั มาก ่ อนแล ้ ว จะจากส ่ วนราชการใดกตาม โดย ็ ให ้ ลงชื่อส ่ วนราชการเจ ้ าของหน ั งสื อและเลขท ี่หน ั งสื อวน ั ท ี่เดือน ปี พุทธศักราชของหนังสือนั้น อ ้ างถ ึ ง หน ั งสื อกระทรวงศึ กษาธ ิ การ ท ี่ศธ ๐๒๐๒/๒๓๒๓ ลงวันที่ ๑๖ พฤษภาคม ๒๕.......

๘. ข้อความ ให ้ ลงสาระสา คญ ั ของเร ื่องให ้ ชด ั เจนและเข ้ าใจง ่ าย หากมี ความประสงค์หลายประการให้แยกเป็ นข้อๆ 10 ๙. ค าลงท้าย ให้ใช้ค าลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามตาราง การใช ้ คา ข ึ น ้ ต ้ น สรรพนามและคา ลงท ้ ายท ี่กา หนดไว ้ ตว ั อย ่ างเช ่ น ขอแสดงความน ั บถ ื ออย ่ างย ิ่ง ๑๐. ลงชื่อ ให ้ ลงลายม ื อชื่อเจ ้ าของหน ั งสื อ และให ้ พ ิ มพช์ ื่อเตมของเจ้าของ ็ ลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ ตามรายละเอียดที่ก าหนดไว้ ตัวอย ่ างเช ่ น ลายมือชื่อ (นายสท ุ ธ ิ พงษ์จล ุ เจร ิ ญ)

๑๒. ส ่ วนราชการเจ ้ าของเร ื่อง ให ้ ลงชื่อส ่ วนราชการเจ ้ าของเร ื่อง หรือ หน ่ วยงานท ี่ออกหน ั งสื อ 11 ๑๑. ตา แหน ่ ง ให ้ ลงตา แหน ่ งของเจ ้ าของหน ั งสื อ ตว ั อย ่ างเชน ่ ลายมือชื่อ (นายสท ุ ธ ิ พงษ์จล ุ เจร ิ ญ) อธ ิ บด ี กรมส ่ งเสร ิ มการปกครองท ้ องถ ิ่น

๑๔. สา เนาส ่ ง (ถ้ามี) ในกรณ ี ท ี่ผ ้ ส ู ่ งทา สา เนาส ่ งไปให ้ ส ่วนราชการหรือ บ ุ คคลอ ื่นทราบ และประสงค ์ จะให ้ ผ ้ ร ู บ ั ทราบว ่ าได ้ ม ีส าเนาส ่งไปให้ ผ ้ใ ู ดบ ้ าง ให ้ พ ิ มพช์ ื่อเตม ็ หร ื อชื่อย ่ อของส ่ วนราชการ หร ือชื่อบุคคลที่ ส ่ งสา เนาไปให ้ เพ ื่อให ้ เป็ นท ี่เข ้ าใจระหว ่ างผ ้ ส ู ่ งและผ ้รับ ู 12 ๑๓. โทร. ให ้ ลงหมายเลขโทรศพ ั ท ์โทรสาร ของส ่ วนราชการเจ ้ าของเร ื่อง หร ื อหน ่ วยงานท ี่ออกหน ั งสื อ และถ ้ าม ี หมายเลขภายในต ้ ส ู าขา ไปรษณีย์ อ ิ เลก ็ ทรอน ิ กส ์ เวบ ็ไซต ์ กใ็ ห ้ใส ่ เพ ิ่มไว ้ ด ้ วย ตว ั อย ่ างเช ่ น โทรศัพท์ ๐ ๒๔๖๗ ๕๑๓๘ ต ่ อ ๗๑๓ โทรสาร ๐ ๒๔๕๗ ๙๗๒๗ Website : http://www.panitthon.ac.th E-mail : [email protected]

13

๒. หนังสือภายใน

หนังสือภายใน 15 ตามระเบียบข้อ ๑๒ หนังสือภายใน คือ หน ั งสื อต ิ ดต ่ อราชการท ี่เป็ นแบบพ ิธีน้อย กว ่ าหน ั งสื อภายนอก เป็ นหน ั งสื อต ิ ดต ่ อ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด เดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ โดย จะต้องจัดท าตามแบบที่ ๒ และกรอก รายละเอียดดังนี้

๑. ส ่ วนราชการ ให ้ ลงชื่อส ่ วนราชการเจ ้ าของ เร ื่อง หร ื อหน ่ วยงานท ี่ออกหน ั งสื อ ๒. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจ าของ เจ้าของเรื่องตามที่ก าหนดไว้ ทับเลขทะเบียน หน ั งสื อส ่ ง เช ่ น ที่ ศธ ๐๕๘๑.๐๓/๕๐๕ 16 ๓. วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พุทธศักราชที่ออกหนังสือ ตว ั อย ่ างเช ่ น ๒๐ พฤษภาคม ๒๕.........

๔. เรื่อง ให ้ ลงเร ื่องย ่ อท ี่เป็ นใจความสน ั ้ ที่สุดของ หน ั งสื อฉบบ ั น ั น ้ ในกรณ ี ท ี่เป็ นหน ั งสื อต ่อเนื่องให้ ลงเร ื่องเด ิ มของหน ั งสื อฉบบ ั เด ิ ม ตว ั อย ่ างเช ่ น เรื่อง ขอให้ส ารวจนักเรียน/นักศึกษาพ้นสภาพ ๕. ค าขึ้นต้น ให้ใช้ค าขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับ หนังสือตามตารางการใช้ค าขึ้นต้น สรรพนามและ ค าลงท้ายที่ก าหนดไว้ 17

๖. ข้อความ ให้ลงสาระส าคัญของเรื่องให้ชัดเจน และเข ้ าใจง ่ าย ๗. การลงชื่อและตา แหน ่ ง ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของ หน ั งสื อ และให ้ พ ิ มพช์ ื่อเตม ็ ของเจ ้ าของลายม ือชื่อไว้ ใต ้ ลายม ื อชื่อ ส ่ วนตา แหน ่ งให ้ ลงตา แหน ่ งของ เจ ้ าของหน ั งสื อ ตว ั อย ่ างเช ่ น ลายมือชื่อ (นายณรงค์ แผ้วพลสง) เลขาธ ิ การคณะกรรมการการอาชี วศึ กษา 18

19

๓. หนังสือประทับตรา

หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของ ห ั วหน ้ าส ่ วนราชการระด ั บกรม ข ึ ้ น ไ ป โ ด ย ใ ห ้ ห ั ว ห น ้ า ส ่ ว น ราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับ มอบหมายจ ากห ั วหน ้ าส ่ วน ราชการระดับกรมขึ้นไป เป็ น ผ ้ ร ู บ ั ผ ิ ดชอบลงชื่อย ่ อกา กบตรา ั หนังสือประทับตรา 21

๒. ถึง ให ้ ลงชื่อส ่ วนราชการ หน ่ วยงาน หร ื อบค ุ คลท ี่หน ั งสือนั้นมี ถ ึ ง ตว ั อย ่ างเช ่ น ถ ึ ง กรมท ี่ด ิ น 22 ๑. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจ าของเจ้าของเรื่องตามที่ กา หนดไว ้ และทบ ั เลขทะเบ ี ยนหน ั งสื อส ่ ง ตว ั อย ่ างเช ่ น ที่ ศธ ๐๖๐๑/๑๒๓ ๓. ข้อความ ให ้ ลงสาระสา คญ ั ของเร ื่องให ้ ชด ั เจนและเข ้ าใจง ่ าย

๔. ชื่อส ่ วนราชการท ี่ส ่ งหน ั งสื อออก ให ้ ลงชื่อส ่ วนราชการท ี่ส ่งหนังสือออก ตว ั อย ่ างเช ่ น กระทรวงมหาดไทย ๕. ตราชื่อส ่ วนราชการใช้ตามระเบียบหมวด ๔ ข้อ ๗๒ ตามแบบที่ ๒๗ โดยให ้ประทบ ั ตราชื่อส ่ วนราชการด ้ วยหม ึ กสี แดง และให ้ ผ ้ ร ู บ ั ผ ิ ดชอบลง ลายม ื อชื่อย ่ อกา กบ ั ตราดง ั ภาพ 23

สา หรบ ั ส ่ วนราชการใดท ี่ม ี การต ิ ดต ่ อกบ ั ต ่ างประเทศ จะให ้ ม ีชื่อภาษาต ่ างประเทศ เพ ิ่มข ึ น ้ ด ้ วยกไ็ ด ้โดยให ้ อก ั ษรไทยอย ่ ข ู อบบน และอก ั ษรโรมน ั อย ่ ข ู อบล ่ างของตรา ดังภาพ 24

๗. ส ่ วนราชการเจ ้ าของเร ื่อง ให ้ ลงชื่อส ่ วนราชการเจ ้ าของเร ื่อง หรือ หน ่ วยงานท ี่ออกหน ั งสื อ 25 ๖. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พท ุ ธศก ั ราชท ี่ออกหน ั งสื อ ตว ั อย ่ างเช ่ น ส านักนายกรัฐมนตรี ๒๐ พฤษภาคม ๒๕....... ๘. โทรศัพท์ โทรสาร หรือที่ตั้ง ให ้ ลงหมายเลขโทรศพ ั ท ์ ของส ่ วน ราชการเจ้าของเรื่องและหมายเลขภายในตู้สาขาด้วย

26

๔. หนังสือสั่งการ

ตามระเบียบข้อ ๑๕ หนังสือสั ่งการมี ๓ ชน ิ ด ได ้ แก ่ หนังสือสั่งการ 28 ค าสั ่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั ่งการให้ ปฏ ิ บต ัิโดยชอบด ้ วยกฎหมาย ใช ้ กระดาษตราครฑ ุ ๑ . ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ านาจหน้าที่ได้วาง ไว ้โดยจะอาศย ั อา นาจของกฎหมายหร ื อไม ่ กไ็ ด ้ ๒ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ านาจหน้าที่ก าหนดให้ใช้ โดยอาศย ั อา นาจของกฎหมายท ี่บญ ั ญต ัิให ้ กระทา ได ้ ๓

๕. หนังสือ ประชาสัมพันธ์

ตามระเบียบข้อ ๑๙ หนังสือประชาสัมพันธ์ มี ๓ ชน ิ ด ได ้ แก ่ หนังสือประชาสัมพันธ์ 30 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หร ื อชี ้ แจงให ้ ทราบ หร ื อแนะแนวทางปฏ ิ บต ัิ ๑ . แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการ แถลงเพ ื่อทา ความเข ้ าใจในก ิ จการของทางราชการ ๒ ข ่ าว ค ื อ บรรดาข ้ อความท ี่ทางราชการเหน ็ สมควร เผยแพร ่ให ้ ทราบให ้ ๓ .

๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานใน ราชการ

หนังสือที่เจ้าหน้ าที่ท าขึ้นหรือรับไว้เป็ นหลักฐานใน ราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการท าขึ้นนอกจากหนังสือที่ กล ่ าวมาแล ้ วทง ั ้ ๕ ชน ิ ด หร ื อหน ั งสื อท ี่หน ่ วยงานอื่นใดซึ่ง ม ิใช ่ ส ่ วนราชการ หร ื อบ ุ คคลภายนอกม ี มาถ ึ งส ่ วนราชการ และส ่ วนราชการรบ ัไว ้ เป็ นหลก ั ฐานของทางราชการ มี ๔ ชน ิ ด ค ื อ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือรับไว้ เป็ นหลักฐานในราชการ 32

๑. หน ั งสื อรบ ั รอง ค ื อ หน ั งสื อท ี่ส ่ วนราชการออกให ้ เพ ื่อรับรอง แก ่ บ ุ คคล น ิ ต ิ บ ุ คคล หร ื อหน ่ วยงาน เพ ื่อวต ั ถป ุ ระสงค ์ อย ่ างหน ึ่ง อย ่ างใดให ้ปรากฏแก ่ บค ุ คลโดยทว ั่ ไปไม ่ จา เพาะเจาะจง ๒. รายงานการประช ุ ม ค ื อ การบน ั ท ึ กความค ิ ดเห ็ นของผ ้ ู มา ประชม ุ ผ ้ เ ู ข ้ าร ่ วมประชม ุ และมต ิ ของท ี่ประชม ุ ไว ้ เป็ นหลักฐาน ๓. บันทึก ๔. หน ั งสื ออ ื่น ค ื อ หน ั งสื อหร ื อเอกสารอ ื่นใดท ี่เก ิ ดข ึ ้นเนื่องจาก การปฏ ิ บต ัิ งานของเจ ้ าหน ้ าท ี่เพ ื่อเป็ นหลก ั ฐานในราชการ

การจ่าหน้าซอง 34 ตามระเบียบข้อ ๔๕ การจ ่ าหน ้ าซอง ให ้ ปฏ ิ บต ัิ ตามแบบท ี่๑๕ ท ้ ายระเบ ี ยบ ซึ่งว ิ ธ ีปฏ ิ บต ัิใน การจ ่ าหน ้ าซองหน ั งสื อราชการม ี ๒ กรณี คือ

35 กรณ ี ท ี่ส่วนราชการเป็ นผ ้ จ ู ดัส่งหนังสื อเองโดยใช ้ สม ุ ดส่งหนังสื อ หรือมีใบรับ แนบต ิ ดไปกบัซอง และม ี พนักงานหร ื อเจ ้ าหน ้ าท ี่ส่งหนังสื อของส่วนราชการเป็ น ผไ้ ู ปส่งด ้ วยตนเอง ๑

36 กรณ ี ท ี่ส่วนราชการจดัส่งหนังสื อโดยทางไปรษณ ี ย ์ ม ี ว ิ ธ ี จ่าหน ้ าซองหนังสือ ราชการท ี่จดัส่งทางไปรษณ ี ย ์ ๒