AJK AGM PIBG SMK ALAM MEGAH KE-26

MESYUARAT AGUNG PIBG SMK ALAM MEGAH KALI KE-26 TAHUN 2021

Tarikh : 23 Oktober 2021 (Sabtu)

Masa : 9.00 pagi hingga 12.00 tengah hari
Tempat : Pelantar Google Meet

https://meet.google.com/goj-buuk-hkv

Penasihat : Senarai AJK PIBG Sesi 2020

Yang Dipertua : Haji Nordin Bin Ahmad Kadri
Naib YDP PIBG :
Setiausaha : En. Isham Bin Ismail
Bendahari : Pn. Siti Adibah Binti Abdul Rahman
AJK ( Ibu Bapa) : Pn. Memi Memi Binti Osman
Pn. Fazura Binti Awang
AJK ( Guru) : Pn. Fairuz Binti Omar
Pn. Ruzlina Binti Panjang Adni
Juruaudit (Ibu Bapa) : Pn. Pn. Melor Binti Ismail
Pn. Shamsinar Binti Bujang
Juruaudit ( Guru) : En. Chong Chee Kong
En. Zainal Abidin Bin Mohd Yassin
Ex-Officio : Pn. Khariah Binti Raja Abdul Hamid
Pn. Nor Masni Binti Moin
Pn. Fadzlun Azah Binti Ghazali
Pn. Hasnah Binti Ramli
Pn. Nor Azila Binti Anuwal
Pn. Fadzillah Binti Ismail
Pn. Eswari A/P Appukuttan
Pn. Yong Moi Chin
Penolong Kanan Pentadbiran (PKP)
Pn. Siti Maheran Binti Jamil @ Ramlan (PK HEM)
Pn. Hasniza Binti Hafidzin (PK Kokurikulum)

JAWATANKUASA INDUK AJK AGM PIBG SMKAM KALI KE-26

Pengerusi : Haji Nordin Bin Ahmad Kadri
1. Pn. Nik Aziah Binti Wan Kadir (PK Pentadbiran)
Naib Pengerusi : 2. Pn. Siti Maheran Binti Jamil @ Ramlan (PK HEM)
3. Pn. Hasniza Binti Hafidzin (PK Kokurikulum)

Setiausaha : Pn. Memi Binti Osman

Bendahari : Pn. Fazura Binti Awang

1|AJK AGM PIBG KALI KE -26 TAHUN 2021

JAWATANKUASA AGM PIBG SMKAM KALI KE-26 TAHUN 2021

Bil Perkara Bidang Tugas

PENYELARAS : PN. NORBAYA BINTI MOHAMAD

1. Jemputan VIP/AJK PIBG • Menyediakan surat jemputan digital dan

1. Pn. Hasnah Binti Ramli (K) mengedarkan kepada semua VIP dan AJK ibu bapa.

2. Pn. Nurul Nabila Farhana Binti Abdul Rahim • Mencetak dan menyerahkan kepada AJK Dokumentasi.

3. Pn. Azlina Binti Mohamad

4. Pn. Nurul Huda Binti Yusuf

2. Jemputan Ibu Bapa, Pengesahan Kehadiran • Memastikan surat jemputan, pengesahan kehadiran dan
dan Borang Usul borang usul disediakan dalam bentuk digital.
1. Pn. Fadzlun Azah Bin Ghazali (K)
2. Pn. Ku Zaipah Binti Tengku Wook • Memastikan surat jemputan, pengesahan kehadiran dan
3. Pn. Nurul Izza Binti Kahar borang usul diedarkan kepada murid s ek uran g -
4. Pn. Siti Munirah Binti Ismail k ura ngn ya 2 minggu sebelum mesyuarat agung dan
5. Pn. Zainab Binti Ahmad menerima maklum selewat-lewatnya pada 16 Oktober
6. Pn. Asnida Binti Kamaru Zaman 2021.
7. Pn. Azah Affiezah Binti Hasnul
• Membuat pengumuman peringatan melalui medium yang
sesuai dan mengumpul semua usul yang
dikemukakan.

• Usul yang diterima hanyalah usul ibu bapa yang hadir
pada hari Mesyuarat Agung nanti.

• Menaip usul yang diterima dan diserahkan kepada unit-
unit yang berkaitan.

3. Hebahan/Kain Rentang • Mereka bentuk poster hebahan Mesyuarat Agung
1. Pn. Kavitha A/P Subramaniam (K) PIBG
2. Pn. P’ng Bee Lian
• Menempah dan menggantung kain rentang di tepi pagar
3. En. Insan Zafri Bin Othman utama sekurang-kurangnya seminggu dari tarikh
mesyuarat agung. (Rujuk Penyelaras untuk semakan
4. En. Sinnamuthu A/L Perumal ejaan dan ’design’)

• Memastikan kain rentang diturunkan selepas Mesyuarat
Agung.

4. Pendaftaran • Menyediakan borang kehadiran ibu bapa dan guru
1. Pn. Fadzilah Binti Ismail (K) dalam bentuk Google Form.
2. Pn. Farazila Binti Abdullah
3. Pn. Rasidah Binti Isa @ Elias • Memuat naik borang kehadiran pada ruangan chat
4. Pn. Azizah Binti Muhammad semasa awal mesyuarat sedang berlangsung.
5. Pn. Chitira A/P Ramamoorthy
6. Pn. Yong Moi Chin • Membuat pengumuman dari semasa ke semasa agar ibu
bapa dan guru mengisi borang pendaftaran
sebagai bukti kehadiran.

• Menyerahkan jumlah kehadiran ibu bapa (ada nam a
& kelas anak) dan guru kepada setiausaha PIBG.

2|AJK AGM PIBG KALI KE -26 TAHUN 2021

PENYELARAS : PN. NIK NOOR SAMIHAH BINTI NIK MAHMOOD

5. Teknikal (Google Meet) • Menyelaras bahagian teknikal bagi pelantar yang
1. Pn. Khairiah Binti Raja Abdul Hamid (K) akan digunakan.
2. Pn. Nurul Salwani Binti Mohd Noor
3. Pn. Jannatul Naim Binti Azmi • Menjalankan troubleshoot sebelum acara sebenar berlangsung.
• Bekerjasama dengan moderator bagi memastikan perjalanan

mesyuarat berjalan lancar.
• Menjadi Meeting Host dan add co-host kepada AJK

undian untuk pengendalian undian AJK ibu bapa (Polls).
• Merakam mesyuarat menggunakan fungsi Recording.

6. Teks Ucapan • Menyediakan teks ucapan Pengetua dan membantu Pengetua
1. Pn. Nadzirah Binti Zakaria (K) dalam menyediakan slaid yang berkaitan jika perlu.

2. Pn. Nurul Liyana Binti Rusli • Menyediakan teks ucapan YDP PIBG dan membantu YDP PIBG
dalam menyediakan slaid yang berkaitan jika perlu.

7. Tayangan Multimedia • Menyediakan video montaj untuk ditayangkan pada awal

1. Pn. Syahirah Zuriati Binti A. Wahab (K) mesyuarat sementara menunggu para jemputan membuat
pendaftaran.
2. Pn. Shukriyah Binti Wahab
• Menyediakan slaid berkaitan semua program sekolah yang
3. Pn. Foo Jong Ping
telah dijalankan sepanjang tahun 2020 dan 2021.

4. En. Mohd Nor Hadi Bin Jalil

5. Pn. Maslinda Binti Mahadi

6. Pn. Noor Safizan Binti Sabri

8. Tayangan Semasa Mesyuarat • Menyediakan slaid yang perlu ditayangkan semasa mesyuarat
1. Pn. Farah Wahida Binti Abd Aziz (K) sedang dijalankan iaitu :

2. Pn. Nurussaadah Binti Kamarudin a. Minit Mesyuarat Agung PIBG Kali Ke-25

3. Pn. Norhidayah Binti Said b. Laporan Tahunan PIBG

4. Pn. Noor Akmal Surni Binti Malik c. Kehadiran Mesyuarat Ahli Jawatankuasa PIBG Sesi 2020

5. Pn. Wan Rohaiyusma Binti Wan Ahmad d. Laporan Kewangan PIBG SMK Alam Megah 2020

6. Pn. Nur Amalina Binti Zakaria e. Usul/cadangan ibu bapa
f. Cara mengundi melalui fungsi polls dalam GM

• Mendapatkan bahan-bahan slaid daripada AJK Buku Program

• Menyerahkan slaid kepada moderator untuk ditayangkan

semasa mesyuarat dijalankan.
PENYELARAS : PN. NORKAMILAH BINTI OMAR

9. Buku Program

1. Pn. Memi Memi Binti Osman (K) • Mengumpul bahan-bahan untuk dimuatkan dalam buku

- Laporan/Minit/Surat Tahun 2020 program dalam bentuk flipbook.
2. Pn. Fazura Binti Awang • Menaip bahan-bahan tersebut dan menyusun mengikut muka

- Laporan Kewangan Tahun 2020 surat kandungannya.
3. Pn. Mahfuzah Binti Che Cob • Membuat pautan flipbook (QR code) dan dimuat naik dalam

- Laporan unit Kurikulum Tahun 2020 ruangan chat untuk rujukan ibu bapa dan guru.
dan 2021 • Mencetak buku program untuk simpanan sekolah

4. Pn. Noraida Binti Mohd Nor dan dokumentasi.

- Laporan SPM 2019 dan 2020

5. Pn. Norazillah Binti Ibrahim

- Laporan Unit Kokurikulum Tahun 2020 dan

2021

6. Pn. Nor Masni Binti Moin - Cetakan

(dokumentasi)

3|AJK AGM PIBG KALI KE -26 TAHUN 2021

10. Moderator / Juruacara Majlis • Menyediakan skrip yang sesuai dan mengikut protokol
1. En. Syed Idris Bin Syed Hussein (K) yang betul.
2. Pn. Faizah Binti Mohd Othman
• Membuka acara dan menjelaskan latar belakang
mesyuarat, susunan serta tata tertib mesyuarat.

• Mengacarakan majlis sehingga selesai.

11. Pengerusi Sementara • Mempengerusikan mesyuarat sementara lantikan dijalankan.
1. En. Mat Rani Bin Sulung (K) • Menyerahkan majlis kepada Pengerusi yang dilantik setelah

undian AJK selesai.

12. Bacaan Doa • Membaca doa yang sesuai bagi memberkati majlis.
1. En. Fadzlishah Bin Ariffin (K)
2. En. Mohd Rahmat Bin Shahabudin

PENYELARAS : PN. NOR A'FIFAH BINTI YUSSOF

13. Pencatat Minit • Mencatat minit Mesyuarat Agung.
1. Pn. Ramilah Binti Hasim(K) • Menyerahkan kepada Setiausaha PIBG dalam masa 2 minggu
2. Pn. Nor Izati Binti Yusof
3. Pn. Fatimah Binti A. Rahman selepas mesyuarat.
4. Pn. Akmar Binti Mior Wahididdin
5. Pn. Aniza Binti Sidik
6. Pn. Tengku Norsiah Binti Tuan Alang

Undian • Menyediakan borang undian menggunakan fungsi Polls dalam
1. Pn. Noorul Shuhadah Binti Osman (K) Google Meet sebaik sahaja pencalonan AJK dibuat.
2. Pn. Shamillah Binti Hamzah
3. Cik Wan Atikah Binti Wan Azalzudin • Menyediakan slaid cara membuat undian untuk ibu bapa
• Memuat naik pautan undian di ruangan Chat/Polls setelah

pencalonan selesai.
• Memastikan Polls ditetapkan kepada invisible.

15. Sijil Penghargaan • Menyediakan sijil penghargaan untuk semua AJK PIBG
1. Pn. Rozana Binti Mohamed Rozali (K)
2. Pn. Alputhamessie A/p Doraisamy sesi 2020.
3. Pn. Komathi A/p Kannan • Memberikan sijil dalam bentuk digital kepada moderator untuk
4. Pn. Nurul Huda Binti Idris
5. Pn. Noor Atikah Binti Mat Salleh ditayangkan semasa penyampaian sijil secara maya dijalankan.

16. Dokumentasi • Mengumpul bahan-bahan sepanjang perjalanan
1. Pn. Wan Siti Aishah Zakiah Binti Wan mesyuarat
Abdullah (K)
2. Pn. Siti Hajar Binti A.Razak • Mengedarkan borang penilaian / post-mortem kepada semua
3. Pn. Nor Sharihah Binti Hassan @ Jamil
4. Pn. Hjh Norziah Binti Hj Mohd Nor Ketua JK Kerja untuk dimasukkan di dalam dokumentasi.
5. Pn. Nurfarah Izzaty Binti Kamarudin • Menyediakan dokumentasi untuk simpanan sekolah.

17. Fotografi • Merakam gambar sepanjang majlis berlangsung.
1. Pn. Sulehatei Martila@Eda Binti Abd • Menyediakan gambar untuk tujuan dokumentasi.
Ghapar (K)

4|AJK AGM PIBG KALI KE -26 TAHUN 2021

Atur Cara Majlis - 23 Oktober 2021

9.00 pagi : Pendaftaran AJK PIBG/Ibu Bapa/Penjaga dan Guru

9.15 pagi : Tayangan Multimedia

9.30 pagi : - Lagu Negaraku

- Bacaan Doa

- Ucapan Alu-aluan Pengetua SMK Alam Megah, Hj Nordin Bin Ahmad Kadri.

- Ucapan Perasmian YDP PIBG, En. Isham Bin Ismail

10.00 - Pengumuman pemberian Sijil Penghargaan AJK PIBG Sesi 2020
: - Mesyuarat Agung PIBG bermula

- Ucapan Penasihat, Tuan Haji Nordin Bin Ahmad Kadri.

- Ucapan YDP PIBG, En. Isham Bin Ismail

- Pembentangan dan Pengesahan Laporan Minit Mesyuarat Agung Kali Ke-25

- Pembentangan Laporan Aktiviti Tahunan

- Pembentangan Kewangan PIBG 2020

- Membincangkan usul-usul

- Pelantikan AJK PIBG sesi 2021

- Hal-hal Lain

- Ucapan Penangguhan

- Sesi bergambar AJK PIBG sesi 2021 bersama para pentadbir
12.00 tengah hari : Majlis Bersurai

Catatan :

1. Menggunakan pelantar Google Meet.

2. Taklimat Mesyuarat Agung PIBG Kali Ke-26 melibatkan semua guru adalah pada
6 Oktober 2021(Rabu) pukul 2.30 petang secara online (https://meet.google.com/gkt-cuim-vce).

3. Tarikh ibu bapa menyerahkan borang usul bermula 1 Oktober - 16 Oktober 2021.

5|AJK AGM PIBG KALI KE -26 TAHUN 2021