PENGURUSAN UNIT INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA (UIDM) OL E H : AFIFATUN NADHIRAH BINTI AWANG PANDUAN MUHAMMAD FAHMI BIN MD SABRI
PENGURUSAN UNIT INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA (UIDM) PANDUAN
UNIT INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA Diterbitkan oleh: POLITEKNIK HULU TERENGGANU Jalan Pengkalan Gawi - Tasek Kenyir Kuala Jeneris 21700 Kuala Berang, Hulu Terengganu Terengganu No. Tel : 09-6825555 No. Faks : 09-6825556 Laman web : https://pht.mypolycc.edu.my/ Cetakan Pertama, 2024 Hak Cipta Terpelihara Mana-mana bahagian dalam penerbitan ini tidak dibenarkan ditiru, diterbitkan semula, disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, atau dipindah dalam mana-mana cara, baik dengan cara elektronik, mekanikal, penggambaran semula, perakaman atau sebaliknya, tanpa izin bertulis daripada Politeknik Hulu Terengganu
UNIT INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA PENAUNG Hj Azahan Bin Hj Daud PENASIHAT Abdullah @ Mat Yusof Bin Yaacob PENYUSUN Dameliza Binti Damain PENULIS Afifatun Nadhirah Binti Awang Muhammad Fahmi Bin Md Sabri GRAFIK & FOTO Md Nor Azmihan Bin Md Nasir TUGAS KHAS Zaidah Binti Mamat Suhaily Binti Che Mohamad Shukri SIDANG RIDAKSI
2.1 Pengurusan Risiko dan Peluang ISI KANDUNGAN 2.2 Takwim Tahunan 1.1 Pengenalan 3 1.2 Objektif 4 1.3 Carta Organisasi 5 1.5 Skop Tugas 7-8 1.6 Proses Kerja 9-13 1.7 Carta Alir 14-18 1.8 Senarai Semak 19-22 1.4 Jawatankuasa UIDM 6 BAB 1: PORTFOLIO Prakata 1 BAB 2: DOKUMENTASI 24-26 27-31 2.3 Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM) 32-35 3.1 Google Sites 3.2 Google Calendar BAB 3 : LAMAN PERKHIDMATAN UIDM 38 39 3.3 Google Drive 40 3.4 Telegram PHT Channel 41-42 3.5 Youtube PHT Shout! TVET 43 2 23 36-37 LAMPIRAN 44-53 SUMBER RUJUKAN 54-56
UNIT INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA PRAKATA e-Book Panduan Pengurusan Unit Instruksional & Multimedia diterbitkan oleh Unit Instruksional Dan Multimedia (UIDM), Politeknik Hulu Terengganu sebagai sumber rujukan dan panduan kepada pegawai dan staf di unit ini. Penghasilan e-book ini dapat membantu memantapkan pengurusan di Unit Instruksional dan Multimedia sekaligus memberikan impak yang positif kepada pegawai di unit ini terutama kepada pegawai baru. 1
PORTFOLIO BAB 1 2
PENGENALAN PENGENALAN Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia (UIDM) adalah satu unit sokongan yang bertanggungjawab mengumpul,menyimpan dan menyebarkan bahan multimedia untuk semua aktiviti yang dijalankan di politeknik. Semenjak awal penubuhan PHT sehingga tahun 2008, UIDM telah menyimpan segala rekod aktiviti yang telah dijalankan dalam bentuk gambar/imej dan video. Unit ini juga berperanan dalam memberikan perkhidmatan berkaitan fotografi, rekaan grafik dan audio visual bagi sebarang aktiviti utama Politeknik Hulu Terengganu. Untuk melaksanakan tugas-tugas berkenaan, UIDM mempunyai beberapa peralatan seperti kamera video (HD), LCD projector, kamera DSLR dan PA sistem. UIDM juga memberikan perkhidmatan teknikal bagi penyediaan video PDP serta berkongsi maklumat terkini pembelajaran abad ke-21 kepada semua staf PHT, kakitangan dan pelajar melalui kursus atau bengkel yang diadakan. 3 1.1
PENGENALAN Menghasilkan sumber pengajaran dan pembelajaran yang lebih efektif VISI, MISI & OBJEKTIF Mengintegrasikan teknologi multimedia dalam pengajaran dan pembelajaran membimbing pensyarah menggunakan teknologi multimedia Mewujudkan budaya penggunaan teknologi multimedia dalam pengajaran dan pembelajaran Mempertingkatkan kualiti pendidikan teknikal di Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia. 4 1.2 OBJEKTIF VISI Meningkatkan penggunaan teknologi multimedia dalam proses PdP serta membantu pensyarah dalam penyediaan bahan PdP yang lebih interaktif. MISI Menjadi unit sokongan yang efisyen dalam menyediakan kemudahan & perkhidmatan audio visua bagi keperluan warga PHT sama ada untuk proses PdP atau sebarang aktivti yang melibatkan PHT
PENGARAH JAWATAN GRED JUMLAH PPPT DH54 1 TIMBALAN PENGARAH JAWATAN GRED JUMLAH PPPT DH48 1 KETUA UNIT JAWATAN GRED JUMLAH PPPT DH48 1 PEGAWAI MULTIMEDIA & SUMBER JAWATAN GRED JUMLAH PPPT DH41 1 JURUAUDIO VISUAL JAWATAN GRED JUMLAH JAV N19 1 CARTA ORGANISASI 5 1.3
JAWATANKUASA UIDM MUHAMMAD FAHMI BIN MD SABRI Ketua Unit AFIFATUN NADHIRAH BINTI AWANG Pegawai Multimedia & Sumber MD NOR AZMIHAN BIN MD NASIR JuruAudio Visual 6 1.4
SKOP TUGAS 1. Menguruskan perkhidmatan penerbitan: Mengurus penerbitan bahan bercetak Mengurus percetakan bahan 2. Mengemaskini arkib bahan simpanan dan foto yang telah diambil. 3. Menguruskan pengurusan Pentadbiran Multimedia dan Sumber: Menguruskan penyediaan anggaran belanjawan bagi unit. Menguruskan penggubalan dasar dan peraturan di dalam unit. Menguruskan pengurusan personnel di dalam unit. Menguruskan perancangan aktiviti tahunan. Menguruskan penyediaan laporan. 4. Menguruskan produksi penyediaan bahan PdP dan bukan PdP yang berasaskan teknologi multimedia: Penyediaan bahan seperti skrip/papan cerita Menguruskan aktiviti pra-produksi Menguruskan aktiviti produksi Menguruskan aktiviti pasca-produksi 7 1.5
5. Menguruskan penyediaan perkhidmatan pinjaman peralatan audio dan video: Perkhidmatan audio visual Perkhidmatan pinjaman peralatan Perkhidmatan fotografi 6. Menguruskan akaun Youtube untuk sebaran luas bahan PdP atau bukan PdP (sekiranya perlu). 7. Bertanggungjawab ke atas arahan semasa oleh Timbalan Pengarah Sokongan Akademik (TPSA). 8. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pihak pengurusan tertinggi di institusi masing-masing dari semasa ke semasa. SKOP TUGAS 8 1.5
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA Pegawai Multimedia dan Sumber Menerima borang permohonan daripada pensyarah Menyemak aspek teknikal permohonan perkhidmatan Menganjurkan bengkel/kursus untuk membantu pensyarah menyediakan storyboard menggunakan software tertentu PPPT PROSES KERJA AKTIVITI 1: MENGURUS PRODUKSI BAHAN PdP & BUKAN PdP BERASASKAN TEKNOLOGI MULTIMEDIA YANG TERKINI PROSES KERJA 9 1.6
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA Pegawai Multimedia dan Sumber Menerima borang permohonan daripada pensyarah Menyemak aspek teknikal permohonan perkhidmatan Mengisi borang Kew-Pa9 PPPT AKTIVITI 2: MENGURUS PINJAMAN PERALATAN/ASET MULTIMEDIA BAGI MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK PROSES KERJA PROSES KERJA 10 1.6
AKTIVITI 3: PENGARKIBAN BAHAN BERKAITAN MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA Pegawai Multimedia dan Sumber Mengarahkan jurufotografi untuk mengambil dan menyimpan gambar serta video program di saluran (channel) yang selamat apabila selesai program PPPT PROSES KERJA PROSES KERJA 11 1.6
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA Pegawai Multimedia dan Sumber Menerima borang permohonan daripada pensyarah Menyemak aspek teknikal permohonan perkhidmatan Mengarahkan pereka grafik untuk menyediakan design mengikut ketetapan pemohon Menyerahkan kepada pemohon untuk semakan dan urusan seterusnya PPPT AKTIVITI 4: REKABENTUK DAN LAYOUT BAHAN PdP ATAU BUKAN PdP BERASASKAN TEKNOLOGI MULTIMEDIA (REKAAAN GRAFIK) PROSES KERJA PROSES KERJA 12 1.6
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA Pegawai Multimedia dan Sumber Menerima arahan secara bersurat/ minit mesyuarat daripada pihak pengurusan Menyemak aspek teknikal permohonan perkhidmatan Mengarahkan juru AV untuk menyediakan peralatan mengikut ketetapan pemohon Mengarahkan juru AV untuk membantu aspek teknikal semasa program berlansung PPPT AKTIVITI 5: MENGURUS KHIDMAT TEKNIKAL AUDIO SISTEM DALAM MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK PROSES KERJA 13 1.6
CARTA ALIR AKTIVITI 1: MENGURUS PRODUKSI BAHAN PdP & BUKAN PdP BERASASKAN TEKNOLOGI MULTIMEDIA YANG TERKINI CARTA ALIR 14 1.7
AKTIVITI 2: MENGURUS PINJAMAN PERALATAN/ASET MULTIMEDIA BAGI MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK CARTA ALIR 15 1.7
AKTIVITI 3: PENGARKIBAN BAHAN BERKAITAN MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK CARTA ALIR 16 1.7
AKTIVITI 4: REKABENTUK DAN LAYOUT BAHAN PdP ATAU BUKAN PdP BERASASKAN TEKNOLOGI MULTIMEDIA (REKAAAN GRAFIK) CARTA ALIR 17 1.7
AKTIVITI 5: MENGURUS KHIDMAT TEKNIKAL AUDIO SISTEM DALAM MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK CARTA ALIR 18 1.7
BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1 Menerima borang permohonan daripada pensyarah 2 Menyemak aspek teknikal permohonan perkhidmatan 3 Menganjurkan bengkel/ kursus untuk membantu pensyarah menyediakan storyboard menggunakan software tertentu AKTIVITI 1: MENGURUS PRODUKSI BAHAN PdP & BUKAN PdP BERASASKAN TEKNOLOGI MULTIMEDIA YANG TERKINI SENARAI SEMAK 19 1.8
BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1 Menerima borang permohonan daripada pensyarah 2 Menyemak aspek teknikal permohonan perkhidmatan 3 Mengisi Kew-Pa9 AKTIVITI 2: MENGURUS PINJAMAN PERALATAN/ASET MULTIMEDIA BAGI MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1 Mengarahkan jurufotografi untuk mengambil dan menyimpan gambar dan video program di saluran (channel) yang selamat apabila selesai program AKTIVITI 3: PENGARKIBAN BAHAN BERKAITAN MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK SENARAI SEMAK 20 1.8
BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1 Menerima borang permohonan daripada pensyarah 2 Menyemak aspek teknikal permohonan perkhidmatan 3 Mengarahkan pereka grafik untuk menyediakan design mengikut ketetapan pemohon 4 Menyerahkan kepada pemohon untuk semakan dan urusan seterusnya AKTIVITI 4: REKABENTUK DAN LAYOUT BAHAN PdP ATAU BUKAN PdP BERASASKAN TEKNOLOGI MULTIMEDIA (REKAAN GRAFIK) SENARAI SEMAK 21 1.8
BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1 Menerima arahan secara bersurat/ minit mesyuarat daripada pihak pengurusan 2 Menyemak aspek teknikal permohonan perkhidmatan 3 Mengarahkan juruaudio visual untuk menyediakan peralatan mengikut ketetapan pemohon 4 Mengarahkan juruaudio visual untuk membantu aspek teknikal semasa program berlansung AKTIVITI 5: MENGURUS KHIDMAT TEKNIKAL AUDIO SISTEM DALAM MAJLIS ATAU PROGRAM POLITEKNIK SENARAI SEMAK 22 1.8
DOKUMENTASI BAB 2 23
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG Dokumen pengurusan risiko dirangka berdasarkan Buku Pelan Strategik PHT tahun 2019-2025. Pegawai MARO dan Ketua Unit bertanggungjawab untuk menyediakan serta menyenaraikan risiko semasa yang dikenalpasti berlaku di UIDM mengikut template dan garis panduan yang dikongsikan oleh Penyelaras Pengurusan dan Peluang PHT bagi memantapkan lagi pengurusan di UIDM. 24 2.1
CONTOH TEMPLATE 25
CONTOH TEMPLATE 26
Takwim tahunan adalah pelan perancangan aktiviti dan program yang akan dijalankan sepanjang tahun. Setiap penghujung tahun, satu template akan dikeluarkan oleh Penyelaras Takwim Aktiviti PHT untuk diisi oleh setiap ketua jabatan serta unit bagi memastikan perancangan aktiviti yang akan dijalankan pada tahun berikutnya adalah terancang, menjimatkan kos serta dijalankan mengikut takwim yang ditetapkan. TAKWIM TAHUNAN 27 2.2
CONTOH TEMPLATE 28
CONTOH TAKWIM 29
CONTOH TAKWIM 30
CONTOH LAPORAN 31
ABM adalah template belanjawan yang akan dikeluarkan oleh Pihak Kewangan PHT untuk diisi oleh setiap ketua jabatan dan unit pada penghujung tahun sekiranya ingin memohon peruntukan kewangan pada tahun berikutnya. Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Proses Penyediaan Belanjawan Tahunan Kementerian Kewangan berdasarkan Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) dan Pemantauan Keberkesanan Penggunaan Anggaran Belanjawan Tahunan dilaksanakan dengan teratur. ANGGARAN BELANJA MENGURUS (ABM) 32 2.3
CONTOH TEMPLATE ABM 2024 2025 33
OS21000 PERBELANJAAN PERJALANAN DAN SARA HIDUP KAKITANGAN AWAM DALAM NEGERI. Tuntutan elaun penginapan, makan minum, harian, perjalanan staf. OS24000 SEWAAN Sewaan pelbagai yang di sewa dalam apa-apa jua program/majlis aktiviti OS25000 BAHAN MAKANAN DAN MINUMAN Bahan-bahan mentah masakan. OS26000 BEKALAN BAHAN MENTAH DAN BAHAN-BAHAN UNTUK SENGGARAAN DAN PEMBAIKIAN Alat-alat ganti dan sebagainya. Kebiasaannya untuk senggaraan dan pembaikian. Bahan pencuci seperti syampu, sabun, petrol, barang luak kayu/wayar. KOD OBJEK UNTUK PENGURUSAN KEWANGAN ABM OS27000 BEKALAN DAN BAHAN-BAHAN LAIN Surat khabar, sijil, air minuman, berus cat, test pen, alat tulis pejabat dan sebagainya. 34
OS28000 KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN MESIN/ PERALATAN OS29000 PERKHIDMATAN IKHTISAS DAN LAIN-LAIN Penceramah (makan minum, penginapan,pengangkutan), percetakan borang,kad, bunting, banner, sijil, jamuan makan staf, cenderahati, hadiah dan sebagainya. OS42000 PEMBERIAN DALAM NEGERI Semua aktiviti pelajar a. Sebut Harga/Quotation (3 syarikat) b. SSM/ Sijil Kewangan c. Salinan Penyata Bank d. Kertas Kerja (Jika melibatkan OS42) e. Kew-Pa 10 (Jika melibatkan penyelenggaraan aset) DOKUMEN YANG PERLU DISERTAKAN SEMASA MEMBUAT LO : KOD OBJEK UNTUK PENGURUSAN KEWANGAN ABM 35
LAMAN PERKHIDMATANBAB 3 36
PLATFORM UIDM GOOGLE DRIVE TELEGRAM GOOGLE CALENDAR YOUTUBE WEBSITE UIDM 37
WEBSITE UIDM Platform ini dibangunkan bagi memudahkan pengguna untuk mendapatkan maklumat mengenai perkhidmatan yang disediakan di UIDM. Objektif utama platform ini adalah untuk menghasilkan satu laman interaktif dan mesra pengguna dimana warga PHT dapat mengisi permohonan perkhidmatan UIDM serta mengakses arkib gambar dan video secara atas talian. Pegawai MARO dan Ketua Unit perlu menyemak, memberi maklum balas serta mengemaskini setiap permohonan yang diterima daripada platform ini. 38 3.1
Platform ini dibina bagi memudahkan pengguna untuk melihat rekod penggunaan serta tempahan Mini Auditorium Pintar (MAP) sepanjang tahun. Permohonan tempahan MAP akan diisi oleh pemohon menggunakan borang yang disediakan dan data yang diterima akan dikemaskini oleh Pegawai Maro di dalam Google Calendar. Aplikasi Styled Calendar turut digunakan bagi menghasilkan reka bentuk kalendar yang lebih menarik dan mesra pengguna. GOOGLE CALENDAR 39 3.2
Platform ini merupakan hub pengumpulan dokumentasi rasmi UIDM dan menjadi tempat rujukan pegawai di unit ini. Pegawai MARO dan Ketua Unit bertanggungjawab dalam mengemaskini serta memuat naik dokumen rasmi yang berkaitan di platform ini bagi mencegah kehilangan sebarang jenis dokumen penting serta memastikan dokumen dapat diakses oleh pegawai di UIDM terutama sewaktu betugas di luar kawasan. GOOGLE DRIVE 40 3.3
TELEGRAM Platform ini disediakan sebagai tempat pengumpulan gambar dan video aktiviti yang berlansung di PHT sepanjang tahun. Pegawai Maro akan memuat naik gambar yang diambil oleh jurukamera ke dalam telegram PHT Channel mengikut tarikh program berlansung dan link gambar berikut akan disebarluas kepada semua staf melalui saluran Whatsapp Official PHT. Selain itu, Pegawai MARO juga akan mengemaskini data gambar yang ada di Telegram Channel PHT ke dalam Google Sheets dan seterusnya memuat naik link tersebut ke dalam Arkib UIDM yang terdapat di dalam Website UIDM. 41 3.4
Jurugambar menyerahkan bahan yang diambil kepada Pegawai MARO Pegawai MARO memuat naik bahan ke dalam Telegram PHT Channel dan membuat sebar luas link bahan kepada warga PHT Pegawai MARO mengemaskini data dan link bahan di Google Sheets seterusnya memuat naik ke dalam Website UIDM. Pengguna boleh mencari bahan dikehendaki melalui Telegram PHT Channel dan Website UIDM CARTA ALIR PROSES PENGARKIBAN GAMBAR DAN VIDEO PROGRAM 1 2 3 4 42
Youtube Channel Video PdP dikira sebagai sumber bahan digital dan disenaraikan sebagai sasaran kerja tahunan (SKT) di bawah penyeliaan Pegawai e-Learning (PEL) atau Pegawai Multimedia dan Sumber (MARO). Terdapat beberapa kriteria dan komponen yang perlu dipatuhi oleh PEL dan MARO dalam pembangunan dan pengelolaan youtube channel di institusi memasing sebagaimana yang dinyatakan di dalam Garis Panduan Pembangunan Youtube yang disediakan oleh BIPD, JPPKK. (Sila rujuk link eDola di bahagian sumber rujukan). Selain itu, platform ini juga menjadi hub simpanan video aktiviti dan program yang berlansung di PHT. YOUTUBE 43 3.5
LAMPIRAN Kamus KPI POLYCC 2024 eDOLA 44
KAMUSKPI POLYCC 2024 45 UIDM dan Unit e-Learning bertanggungjawab dalam melaksanakan serta mencapai sasaran KPI 14 (Bahan Digital PdP) yang telah ditetapkan oleh Unit Bahagian Instruksional dan Multimedia (BIPD) bagi tahun 2024. K PI 1 4: B a h a n Digit al P d P