ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมตารางคำนวณ

ฅ

Microsoft Excel คอื Excel คืออะไร

Excel เปน็ โปรแกรมประเภทสเปรตชที (speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงานซึง่ ใช้เกบ็ ขอ้ มูล
ต่าง ๆ สตู รคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกบั การเขยี นข้อมลู ลงไปในสมุดที่มกี ารตชี ่องตารางทง้ั แนวนอนและ
แนวตง้ั ตารางแตล่ ะชอ่ งจะมชี ือ่ กำกบั ไว้ในแนวตัง้ หรอื สดมภข์ องตารางเป็นตัวอักษรภาษอังกฤษเร่ิมจาก A,B,C,...
เรอื่ ยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทงั้ หมด 256 สดมภ์(Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกบั เปน็ บรรทดั ท่ี
1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทดั สุดทา้ ยจำนวนบรรทดั จะตา่ งกนั ในแตล่ ะโปรแกรมในท่นี ้ีเท่ากับ 65,536 แถว(Row)
ชอ่ งท่ีแนวต้ังและแนวนอนตดั กันเรียกวา่ เซลล์ (Cell) ใชบ้ รรจุขอ้ มลู ข้อความ หรือสูตรคำนวณ โปรแกรม
ประเภทสเปรตชีต มีผพู้ ฒั นาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ซุปเปอรแ์ คล (SuperCalc) วสิ ิแคล(VisiCalc) โลตสั
1-2-3 (Lotus 1-2-3) ออราคิล (Oracle) และไมโครซอฟทเ์ อ็กเซล(Microsoft Excel) ซ่ึงเรยี กวา่ เอ็กเซล

Microsoft Excel ใชส้ ำหรับเก็บข้อมลู ในลักษณะของตาราง ทม่ี ีความสามารถในการคำนวณและสร้างกราฟ
จากขอ้ มลู ไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว ปจั จบุ นั ไดพ้ ัฒนามาถึงรุน่ ทมี่ ีชอื่ เรยี กวา่ Microsoft Excel 2010 ท่ีพัฒนารปู ลกั ษณ์ของ
หนา้ ตาและการใช้งานโปรแกรมให้ดงู ่าย โดยมสี ว่ นตดิ ต่อผูใ้ ชท้ ่มี กี ารรวบรวมไว้เป็นหมวดหมใู่ หส้ ามารถใชง้ านได้
งา่ ยและเป็นระบบมากขน้ึ

คุณสมบัติที่สำคัญในโปรแกรม Excel

1. ความสามารถดา้ นการคำนวณ Excelสามารถปอ้ นสูตรการคำนวณทางคณติ ศาสตร์ เชน่ บวก ลบ คณู หาร
เป็นตน้ รวมทง้ั สูตรคำนวณดา้ นอ่นื ๆ และจดุ เดน่ ของการคำนวณคอื ผลลัพธ์ของการคำนวณจะเปลี่ยนแปลงตาม
เมือ่ อนิ พตุ ทีน่ ำมาเปล่ียนค่า ทำให้เราไมต่ อ้ งเสียเวลาเปลย่ี นแปลงคา่ ผลการคำนวณใหม่

2. ความสามารถดา้ นการใช้ฟังกช์ ่ัน นอกจากการป้อนสตู รคูณทางคณติ ศาสตรแ์ ล้ว Excel ยังสามารถป้อน
ฟงั กช์ ั่นอนื่ ๆ ไดอ้ กี เชน่ ฟังกช์ ่นั เกยี่ วกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชั่นเกย่ี วกบั การเงนิ หรือการตัดสินใจ

3. ความสามารถในการสรา้ งกราฟ Excelสามารถนำข้อมลู ท่ีปอ้ นลงในตารางมาสรา้ งเปน็ กราฟไดท้ ันที มี
รูปกราฟใหเ้ ลือกใช้งานหลายรปู แบบตามความเหมาะสม เช่น กราฟแทง่ แสดงยอดขายแตล่ ะเดอื ด กราฟวงกลม
แสดงสว่ นแบง่ การตลาด เป็นต้น

4. ความสามารถในการตกแตง่ ตารางขอ้ มลู Excel สามารถตกแต่งตารางขอ้ มูลหรือกราฟขอ้ มลู ด้วยภาพสแี ละ
รปู แบบตัวอกั ษรตา่ ง ๆ เพอ่ื ให้เกิดความสวยงามและแยกแยะข้อมลู ไดง้ า่ ยขึ้น

5. ความสามารถในการจดั เรยี งลำดบั Excel สามารถคัดเลอื กเฉพาะขอ้ มูลท่ตี อ้ งการมาวเิ คราะห์ได้

6. ความสามารถในการพิมพง์ านออกทางเครอื่ งพมิ พ์ Excel สามารถพมิ พง์ านทงั้ ข้อมูลและรปู ภาพหรอื กราฟออก
ทางเครอื่ งพิมพไ์ ด้ทนั ที ซ่ึงทำใหง้ า่ ยตอ่ การสรา้ งรายงาน

7. ความสามารถในการแปลงขอ้ มูลในตารางใหเ้ ปน็ เว็บเพจเพือ่ นำมาแสดงในโฮมเพจ

แถบเคร่อื งมือ

แท็บ Home (หน้าแรก) เป็นแท็บแรกทใ่ี หม้ าเม่อื เปิดโปรแกรม/งานเขา้ ซึง่ จะเปน็ คำสง่ั มาตรฐาน ทีจ่ ำเป็นตอ้ งใช้
งานบอ่ ย ๆ
แทบ็ Insert(แทรก)เป็นแทบ็ ทม่ี ีกลุม่ คำสั่งใช้งานในการแทรกงานตา่ ง ๆ ไดแ้ ก่ ตาราง ภาพประกอบ แผนภมู ิ การ
เชื่อมโยง และขอ้ ความ เป็นต้น
แท็บ Page Layout (เค้าโครงหนา้ กระดาษ) เป็นแทบ็ ที่มีกลุ่มคำสงั่ ใช้งานในการจดั หนา้ กระดาษต่าง ๆ ไดแ้ ก่ ตง้ั
คา่ หน้ากระดาษ ปรับพอดี เปน็ ตน้
แทบ็ Formulas (สตู ร) เปน็ แทบ็ ทีม่ ีกลุ่มคำสงั่ ใชง้ านในการจดั การเก่ียวกบั สูตรหรือฟังก์ชั่นต่าง ๆ ได้แก่
ตรวจสอบสตู ร และการคำนวณ เปน็ ต้น
แทบ็ Data (ขอ้ มูล) เปน็ แทบ็ ทมี่ ีกลุม่ คำสงั่ ใชง้ านในการจดั การขอ้ มลู ตา่ ง ๆ ไดแ้ ก่ รับขอ้ มลู ภายนอก การ
เรียงลำดับ และเค้าร่าง เป็นตน้
แทบ็ Review (ตรวจทาน) เป็นแทบ็ ทม่ี กี ล่มุ คำสั่งใชง้ านในการตรวจทานพสิ จู น์อกั ษร สรา้ งขอ้ คิดเห็น และการ
เปลยี่ นแปลง
แท็บ View (มมุ มอง) เปน็ แท็บทมี่ ีกลุ่มคำสง่ั ใชง้ านในการจัดการมุมมองของหน้ากระดาษ/แผ่นงาน/สมดุ งาน
ได้แก่ แสดง/ซ่อน ยอ่ /ขยาย หนา้ ต่าง เป็นต้น

หนา้ ที่ของสว่ นประกอบของโปรแกรมตารางคำนวณ

หมายเลข ช่อื หน้าท่ี
1 แถบชอื่ เรอื่ ง (Title Bar)
2 แถบเครื่องมือด่วน (Quick เป็นส่วนทใ่ี ช้แสดงชอื่ โปรแกรม และรายช่อื ไฟลท์ ไี่ ดเ้ ปิดใชง้ าน
Access) เป็นส่วนที่ใชใ้ นการแสดงคำสง่ั ทใี่ ชง้ านบ่อย
3 ปมุ่ ควบคุม
4 ริบบอน (Ribbon) เปน็ ส่วนที่ใช้ควบคมุ การเปดิ หรอื ปิดหน้าตา่ งโปรแกรม
เปน็ ส่วนทใี่ ช้แสดงรายการคำส่ังตา่ ง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกบั
5 Name Box เอกสาร

6 แถบสูตร (Formula Bar) เป็นชอ่ งท่ีใชแ้ สดงชอ่ื เซลท์ ่ใี ช้งานอย่ใู นขณะนนั้ เชน่ ถ้ามกี าร
7 เซลล์ (Cell) ใชง้ านขอ้ มลู ในเซลล์ A1 รายชอ่ื เซลล์นก้ี จ็ ะไปแสดงอยู่ใน
ชอ่ ง Name Box
8 คอลัมน์ (Column)
9 แถว (Row) เป็นชอ่ งที่ใช้แสดงการใชง้ านสูตรการคำนวณต่าง ๆ
10 Sheet Tab
11 แถบสถานะ (Status Bar) เปน็ ช่องตารางทีใ่ ชส้ ำหรับบรรจขุ ้อมลู ต่าง ๆ ซง่ึ ชอ่ งเซลลแ์ ต่
ละชอ่ งนน้ั จะมชี อื่ เรียกตามตำแหน่งแถว และคอลมั น์ ท่แี สดง
ตำแหนง่ ของเซลล์ เช่น เซลล์ B1 จะอยใู่ น คอลมั น์ B ในแถว
ที่ 1 เปน็ ตน้
เปน็ ชอ่ งเซลล์ทีเ่ รียงกนั ในแนวตั้งของแผ่นงาน (Worksheet)

เปน็ ชอ่ งเซลลท์ ่เี รียงกนั ในแนวนอนของแผ่นงาน

เป็นแถบทใี่ ชแ้ สดงจำนวนแผ่นงานทีเ่ ปิดขนึ้ มาใช้งาน
เป็นสว่ นที่ใช้แสดงจำนวนหน้ากระดาษ และจำนวนตวั อักษรท่ี
ใชใ้ นเอกสาร

การใช้งานแท็บริบบอน

แทบ็ ริบบอน (Tap Ribbon) เป็นกล่มุ คำสั่งท่ีออกแบบมาเพ่อื ทดแทนเมนู (Menu) แบบเดิมโดยการนำคำสงั่ ท่ีใช้
งานตา่ งๆแบ่งออกเป็นแท็บ ซงึ่ ในแตล่ ะแท็บจะมคี ำสง่ั เหมอื นกนั หรือใกลเ้ คยี งกันอยู่ในแท็บเดียวกัน

การแสดงหรือซ่อนริบบอน

1. ชลี้ กู ศรท่ี Quick Access Toolbar
2. คลกิ ปมุ่ ขวาของเมาส์ แลว้ คลกิ Minimize the Ribbon

การใชง้ าน แถบเคร่ืองมอื ด่วน (Quick Access Toolbar)

แถบเคร่อื งมอื ด่วน เปน็ ป่มุ คำสง่ั ที่ใช้งานบ่อยเพื่อความสะดวกในการใช้งานโดยโปรแกรมจะกำหนดใหต้ ้ังแตต่ ดิ ตง้ั
โปรแกรมคร้งั แรกผใู้ ช้โปรแกรมสามารถ
กำหนดเพิม่ คำสัง่ ท่ีตอ้ งการไดส้ ามารถปฏิบตั ิได้ ดงั นี้
1. คลิกป่มุ กำหนดแถบเครือ่ งมอื ดว่ นเอง
2. เลอื กคำสัง่ ทตี่ อ้ งการ

แทบ็ ริบบอน พื้นฐานการใช้งานของ Microsoft Office Excel 2013
แทบ็ “หนา้ แรก” เปน็ แท็บเครือ่ งมือที่ใช้จดั รปู แบบเนอ้ื หา รูปแบบขอ้ ความ การแสดงผล การคดั ลอกการ

จัดตำแหน่ง
แท็บ “แทรก” เป็นแทบ็ เครือ่ งมอื ทใ่ี ช้แทรกออบเจ็กต์ตา่ งๆ
แท็บ “เค้าโครงหนา้ กระดาษ” เปน็ แท็บเครอ่ื งมือท่ีใชต้ งั้ คา่ หน้ากระดาษ
แท็บ “สูตร” เป็นแทบ็ เครื่องมือทใี่ ชส้ รา้ งสตู รคำนวณ
แท็บ “ข้อมูล” เปน็ แทบ็ เคร่ืองมอื ทีใ่ ช้ในการจัดการข้อมูล
แทบ็ “รีววิ ” เป็นแทบ็ เคร่อื งมือท่ีใช้ในการตรวจสอบและปอ้ งกันสมุดงาน
แทบ็ “มุมมอง” เปน็ แท็บเครอื่ งมือทใี่ ช้ในการปรบั มมุ มองสมดุ งาน

เรมิ่ ใชง้ านโปรแกรม Microsoft Office Excel2013

วิธที ่ี 1
1. คลกิ ปุ่ม Start บนแถบ Task bar
2. เลอื ก All Programs จากนนั้ เลอื กไปท่ี Microsoft
3. เลือก Microsoft Office Excel 2013 จะเปดิ ให้ใชง้ านไดท้ นั ที

วธิ ที ี่ 2
1. เลอื กดบั เบ้ลิ คลกิ ท่ีไอคอนสญั ลกั ษณ์Microsoft Office Excel2013จะสามารถเปิดใชง้ านไดท้ นั ที

การสรา้ งสมดุ งานใหม่

1. เลือกแท็บไฟล์ (File)
2. คลิกปมุ่ ใหม่
3. เลือกสมุดเปล่า

การบนั ทกึ สมุดงาน
เม่ือสร้างแฟ้มงานเสรจ็ แล้วต้องทำการบันทกึ ขอ้ มูลมขี ั้นตอนดังน้ี

กรณที ี่ 1 การบนั ทึกงานคร้ังแรก
1. คลกิ เลือก Ribbon ไฟล์
2. จะปรากฏหนา้ ตา่ งใหมข่ อง Ribbon ไฟลข์ ึ้นเลอื กคำสัง่ บนั ทึกเปน็ /Save As
จากน้นั ทำตามขัน้ ตอน ดังน้ี

ข้ันตอนท่ี 1 ให้เลอื ก disk ทตี่ ้องการเซฟงาน เชน่ Drive C:, Drive D:, Documents เป็นตน้
ถา้ ไม่พบให้ใช้คำสัง่ เรียกดูแลว้ หาในสว่ นทเี่ ราตอ้ งการเซฟงาน
ขน้ั ตอนท่ี 2 พมิ พ์ช่อื แฟ้ม, ชอ่ื เอกสารท่ตี อ้ งการ และเลอื กบนั ทกึ ชนดิ ของเอกสารท่ตี ้องการ
ขั้นตอนท่ี 3 เม่ือเลอื กรายละเอยี ดในสว่ นตา่ งๆ ได้แล้ว ใหก้ ดปมุ่ บันทกึ ได้เลย
เลอื กตำแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ตอ้ งการเก็บขอ้ มลู จากนัน้ ทชี่ อ่ ง ช่อื แฟม้ /File name พิมพช์ อ่ื ไฟล์
จากตวั อย่างน้ีให้ชือ่ วา่ สมุดงาน1จากน้นั กดปมุ่ บนั ทกึ /Saveจะได้ไฟลน์ ามสกลุ .xlsx