ใบความรู้

ใบความรู้
เขียนอเี มลเพอ่ื ติดตอ่ สอื่ สาร

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรอื อเี มล (electronic mail หรอื e-mail)

เป็นบริการท่ีได้รับความนิยมมาก เนื่องจากผู้ใช้งานสามารถรับส่งข้อความเพื่อติดต่อ
แลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร กับบุคคลอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วกว่าการใช้บริการระบบไปรษณีย์แบบ
ดั้งเดิม นอกจากนี้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ยังสามารถส่งข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ นอกเหนือจาก
ตวั อกั ษรได้อีกด้วย เช่น ภาพนิ่ง ภาพเคลอื่ นไหว เสยี ง เปน็ ตน้ แนบไปไดอ้ ีกดว้ ย

การส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีการระบุที่อยู่ของผู้รับเช่นเดียวกับการระบุที่อยู่บน
ซองของการส่งไปรษณียธ์ รรมดาทวั่ ไป ซง่ึ ในการสง่ ไปรษณยี อ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ผู้ส่งและผู้รับจะต้องมีที่
อยู่เรยี กว่า ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์แอดเดรส (e-mail Address)

สำหรับรูปแบบของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์แอดเดรสจะประกอบด้วย 2 ส่วน คือ ชื่อผู้ใช้
และชื่อเครื่องบริการ โดยใช้เครื่องหมาย @ (ออกเสียงว่า แอ็ท) คั่นระหว่างทั้งสองส่วนนี้
ตัวอยา่ งเชน่

ส่งผา่ นระบบเครือข่าย
อินเตอร์เนต็

เขยี นจดหมาย

เปดิ อ่านจดหมายได้
ตลอดเวลา

เขียนบนคอมพวิ เตอร์

การขนส่งแบบดง้ั เดมิ

เม่อื ผูใ้ ช้สง่ ไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์แลว้ ไปรษณีย์จะถูกเก็บไว้ทเ่ี ครอ่ื งเซริ ์ฟเวอร์หรอื เมล
เซิรฟ์ เวอร์ (mail server) จนกระทง่ั ผรู้ ับมาเปดิ อา่ น

วธิ กี ารใช้งานอีเมล

ทีอ่ ยูอ่ ีเมลของผ้รู บั To :
เรอ่ื ง Subject :

ขอ้ ความ
จดหมาย

ป่มุ แนบไฟล์ Attachments Send

โปรแกรมอเี มล เช่น ปุม่ สง่

การตอบกลบั อีเมล

เราสามารถคลิกปุ่ม ตอบกลับ หรือ Reply เพื่อตอบอีเมลกลับไปยังผู้ส่ง และยังปรากฏ
เนื้อหาในอีเมลฉบับเดิมอยู่ด้วย สำหรับในกรณีที่อีเมลฉบับนั้นส่งถึงผู้รับหลายๆคนหากต้องการ
ตอบกลับอเี มลไปถงึ ทกุ คนสามารถคลกิ ป่มุ ตอบกลับทง้ั หมดหรอื Reply All ได้

ขัน้ ตอนเขียนอเี มลเพ่อื การตดิ ตอ่ สื่อสาร
1. ระบุหัวข้ออีเมลทชี่ ดั เจน กระชบั และเข้าใจงา่ ย
การระบหุ ัวขอ้ อเี มลใหช้ ดั เจนและกระชับอาจฟังดเู ปน็ เรื่องธรรมดาจนเหมือนเปน็ เร่ือง

ง่ายๆ แต่ก็มีหลายคนระบุหัวข้ออีเมลไม่ดีจนถูกกดลบทิ้งไป เพราะผู้รับเข้าใจผิดว่าเป็นแสปม
ซ่งึ หัวขอ้ ที่ดีไมค่ วรมีความยาวมากนัก ในขณะเดยี วกนั ก็ตอ้ งไมส่ น้ั เกนิ ไป และควรใส่ประเดน็ สำคญั
ทเ่ี ราต้องการกล่าวถึงในอีเมลเป็นข้อความสัน้ ๆ เชน่ สง่ งานรายวิชาวิทยาการคำนวณ

2. ใชค้ ำขน้ึ ตน้ และคำลงท้ายจดหมายท่ีเป็นทางการ
คำขน้ึ ต้นในจดหมายอาจมหี ลายระดบั ต้งั แต่ เรยี น..., ถึง... ซึง่ ระดับความเป็นทางการของ

คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมาย ขึ้นอยู่กับความสมั พันธ์ของตัวเราเองกับผู้รับ ในกรณีที่เป็นอีเมล
ติดต่อคุณครู คำขึ้นต้นและลงท้ายควรใชแ้ บบเปน็ ทางการ เช่น เรียนคุณครู.... ส่วนคำลงท้ายควร
เลอื กใชต้ ามจุดประสงคข์ องการสง่ อเี มลด้วย เชน่ ดว้ ยความเคารพอย่างสูง

3. สร้างเน้อื หาที่กระชบั เข้าใจงา่ ยและเนน้ ข้อความสำคัญ
เม่ือเขียนหัวขอ้ อเี มลและคำข้ึนต้นอเี มลแลว้ ขนั้ ตอนตอ่ มาคอื การเขียนเนื้อหาในอีเมล

ซึ่งในข้ันตอนนี้ เนื้อหาอีเมลก็ควรส้ัน กระชับ และเข้าใจง่ายเช่นเดยี วกัน เพราะผู้รับบางคนอาจมี
งานยุ่งมากจนไม่อยากเสียเวลาในการอ่านขอ้ ความยาว ๆ ดงั น้ันเขียนให้สนั้ ท่สี ดุ ในขณะท่ียังคงไว้
ซึ่งแบบแผนทีเ่ ป็นทางการและเนื้อหาสำคัญ ที่สำคัญอีเมลบางฉบับอาจถูกอ่านแบบผ่าน ๆ ดังนั้น
เพ่ือไม่ให้ผูอ้ ่านละเลยใจความสำคัญ อย่าลืมสรา้ งตวั หนาหรือขีดเส้นใต้ให้กับข้อความทีเ่ ป็นข้อมลู
สำคัญ เพอ่ื ดงึ ความสนใจของผู้อา่ นด้วย

4. แสดงสง่ิ ท่ีเราต้องการให้ชดั เจน
ในกรณีที่เราต้องการให้ผู้รับตอบอเี มลทเี่ ราสง่ ไป อย่าลมื ใส่ประโยคคำถามหรอื ประโยค

แจ้งให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนไว้ เพื่อไม่ให้ผู้รับสับสนว่าเราต้องการอะไร อาจใช้คำง่าย ๆ อย่าง
"เมื่อเราได้รับอเี มลฉบับนก้ี รณุ าแจง้ กลับมาท่.ี ..

5. ตรวจสอบข้อมลู ก่อนส่ง
ส่ิงสดุ ทา้ ยท่ีควรทำกอ่ นทีเ่ ราจะกดส่งอีเมลออกไปคือ ตรวจสอบอีเมลที่เราเขยี นให้

เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นคำผิด การเว้นวรรค สระ ไปจนถึงไวยากรณ์ เพราะความผิดพลาดเล็ก ๆ
นอ้ ย ๆ ก็อาจทำให้ความหมายของเน้ือหาเปล่ียนไป และเกดิ การสอื่ สารทผี่ ิดพลาดได้