Kabar PEB

EEDISI PERDANA

BERITA PEB

SEKSI PERENCANA, EVALUASI DAN BIDUK PAROKI KRAMAT

BACA JUGA :

PRESENTASI SEKSI PEB
DPH BELAJAR SAPA
DARI LAPORAN MANUAL
MENJADI ONLINE
DATA BIDUK SUDAH VALID ??



SEKSI PEB

SEKSI PERENCANAAN, EVALUASI DAN BIDUK PAROKI KRAMAT

PERENCANAAN

Perencanaa program krya setiap
Lingkungan, Seksi dan Ktegorial dan
di input ke program SAPA (Sistem
Aplikasi Program karya dan
Anggaran) KAJ yang mulai berlaku
tahun 2020 ini.

EVALUASI

Evaluasi bersama dengan seluruh
Lingkungan dan Seksi/Kategorial untuk
pelaksanaan program karya yang
sudah direncanakan setiap triwulan.
Dengan demikian, akan terlihat
program yang bisa dilaksanaknan atau
tidak.

BIDUK

BASIS DATA UMAT KEUSKUPAN
Data Umat di Paroki Kramat yang terdiri
dari 26 Lingkungan dan 7 Wilayah.
Data umat ini di update oleh masing-masing
Lingkungan yaitu oleh Sekretaris
Lingkungan setiap ada perubahan.

PAGE 3

PRESENTASI

SAPA DAN BIDUK

SAPA (SISTEM APLIKASI
PROGRAM KARYA DAN
ANGGARAN ) KAJ

Presentasi SAPA dilaksanakan dalam

waktu beberapa kali di aula Antonius

Lt. 3.

Presentasi diawali dengan

pengenalan program SAPA, tutorial

pengisian program karya dan terakhir

adalah pembuatan LPJ.

Presentasi ini diberikan kepada Seksi,

Kategorial, Lingkungan dan DPH.

Dasar dari pengisian prokar di
program SAPA ini adalah rencana
kegiatan yang sudah disusun oleh
masing-masing Seksi/Kategorial/
Lingkungan dan DPH seperti tahun-
tahun sebelumnya.

Setelah di buat secara manual,
disalin ke program SAPA dan
setelah dilaksanakan atau ternyata
kegiatannya batal, dibuatkan LPJ
pada menu yang sudah tersedia,

PAGE 4

Setelah LPJ dibuat dengan benar, Memang banyak menimbulkan
LPJ tersebut dikirim ke Dewan kebingungan karena dalam waktu
pendamping. Tentu mengirimnya yang cukup singkat, para ketua Seksi
dengan menekan tombol KIRIM dan kategorial diharuskan menjadi
saja, bukan dengan mencetak dan "cenayang" untuk mengetahui biaya,
memberikannya kepada Dewan waktu dan kebutuhan suatu program
Pendamping tersebut yaaa.... karya atau kegiatan di tahun yang
akan datang. Oleh karena itu, banyak
Sampai disini, tugas pelaporan kegiatan internal yang bersifat
kegiatan sudahselesai. Selanutnya perkiraan. Berbeda dengan program
tugas sang Dewan Pendampinglah
untuk mengoreksi, menyetujui atau
menolak LPJ tersebut.
Jia menyetujui, maka LPJ tersebut
dikirimkan ke Bendahara paroki.
Jika tidak setuju, maka LPJ
tersebut dikembalikan kepada si
pembuat untuk dibuat kembali
seperti langkah sebelumnya.

Selanjutnya, bendahara paroki
akan memeriksa LPJ yang
dikirimkan kepadanya.
Jika menyetujui, maka LPJ tersebut
"disimpan" sebagai arsip.
Jika tidak setuju, maka LPJ
tersebut dikembalikan kepada si
pembuat untuk dibuat kembali.

Tutorial dan teknis pengisian SAPA
ini sudah dilakukan oleh Seksi dan
Kategorial pada akhir tahun 2019
sehingga data program karya
sudah masuk ke program SAPA.

PAGE 5

karya yang mengadopsi atau
mengikuti kegiatan dari Keuskupan
atau Dekenat Jakarta Pusat, yang
memang sudah ada biaya
kepesertaannya.

Namun demikian, dengan telah

terinputnya program karya selama

1 tahun di program SAPA ini,

kewajiban paroki untuk

menjalankan program SAPA ini

sudah terlaksana.

Sebelum prgram SAPA ini

dilaksanakan, Seksi PEB juga

mensosialisasikan pelaporan

kegiatan tiap Seksi/Kategorial/

Lingkungan melalui aplikasi google

form. Maksudnya adalah agar

setiap kegiatan yang dilakukan

oleh Seksi/Kategorial/Lingkungan

mempunyai data. Dengan

demikian, akan diketahui berapa

banyak kegiatan, jumlah umat yang

ikut dan biaya yang diperlukan

dalam waktu 1 tahun. Apabila Bapak/Ibu mengalami
kesulitan, silahkan hubungi seksi
Untuk itu, peran para sekretaris PEB dengan Bp Bowo, Sdri Siana Ibu
menjadi begitu besar dalam Nelly, atau Sdri Beatrix.
pelaporan kegiatan tersebut dan
menjadikannya sumber berita yang Mereka akan membantu setiap
valid dan dapat dipercaya permasalahan mengenai SAPA ini,
mengenai data seksi/kategorial/ kecuali hal-hal teknis yang
lingkungannya. menyangkut error program***

PAGE 6

BIDUK (BASIS INFORMASI DATA UMAT KEUSKUPAN)
KAJ

BIDUK merupakan aplikasi yang dibuat oleh Keuskupan Agung Jakarta untuk
mengupdate data umat secara real time.
Perubahan yang dapat dilakukan mencakup pindah dan masuk ke suatu
lingkungan/Paroki, mutasi, baik mutasi agama, status almarhum, alamat, data
diri dan perkawinan. Juga untuk memperbaiki data keluarga, seperti pekerjaan,
penerimaan sakramen, penambahan/pengurangan anggota keluarga.
Pada awalnya, BIDUK ini ditangani oleh seksi pendataan umat, namun sekarang
ditangani oleh Seksi PEB dan data di BIDUK ini dibuat dan diproses oleh
sekretaris Lingkungan sebagai pengurus yang mengetahui perkembangan dan
perubahan data warganya.
Tentu saja, setiap perubahan data di BIDUK ini harus diketahui oleh Ketua
Lingkungan sebagai penanggung jawab Lingkungan sehingga dalam hal ini
diperlukan kerjasama yang baik antara keduanya.
Agar data BIDUK tersebut valid, maka diperlukan kearifan dari pengurus
lingkungan untuk terus mengupdate data warganya. Banyak sumber yang bisa
diperoleh agar data BIDUK Lingkungan menjadi update, tinggal bagaimana
kemauan dan kemampuan saja yang diperlukan.

PAGE 7

DPH BELAJAR TENTANG SAPA

Alkisah, di triwulan akhir tentang aplikasi SAPA ini. diingatkan dan dijelaskan
tahun 2019, Keuskupan Agung
Jakarta mengharuskan semua kembali untuk membuat LPJ
Paroki di KAJ untuk
menggunakan aplikasi atau Beberapa anggota DPH kegiatan walaupun kegiatan
program SAPA sebagai
monitoring kegiatan selama khususnya yang membidangi tersebut tidak menggunakan
tahun 2020.
sekretariat, keuangn dan dana dari paroki.
Untuk itu, Paroki Kramat juga
harus segera memasukkan program, menghadiri presentasi
program karya yang ada di
Paroki yang meliputi kegiatan dan pelatihan yang diadakan Ketidaksempurnaan aplikasi ini
Lingkungan, Seksi, Kategorial
dan DPH ke dalam aplikasi oleh KAJ, baik di Wisma Samadi memang masih menimbulkan
tersebut.
Klender, Paroki Pejompongan kendala teknis dalam
Dikarenakan program ini
merupakan sesuatu yang baru, maupun belajar dari WA grup pelaksanaannya. Untuk itu,
maka DPH sebagai penang-
gungjawab kegiatan dan SAPA. pihak developer SAPA harus
anggaran segera belajar
tentang terus memperbaiki program

Walaupun aplikasi ini belum tersebut berdasarkan masukan

sempurna, namun agar dari berbagai paroki dengan

pemonitoran program karya kendalanya masing-masing,

dapat berjalan dengan lebih baik, yang disampaikan dalam forum

maka aplikasi SAPA ini tetap SAPA KAJ.

harus dilaksanakan oleh setiap Diharapka, semester II tahun

paroki. Kenyataannya memang 2020 program ini sudah berjalan

demikian, lebih mudah dalam dengan baik. ***

pemonitoran kegiatan. Hanya

saja, perlu selalu diingatk

PAGE 8

SUDAHKAH BIDUK UPDATE?

MENGGALI PERAN SEKRETARIS LINGKUNGAN

Bagaimana memulai pembaharuan data Jika berkurang, beri status kepada nama
umat yang ada di BIDUK? yang sudah tidak ada, mutasi pindah/
Berikut kami sampaikan caranya : meninggal atau sudah berkeluarga
.1. Periksa nama Kepala Keluarga (KK) sehingga dibuat Kartu Keluarga baru.
yang ada di data BIDUK  : Jika bertambah, isikan data anggota baru
a. Apakah masih tinggal di alamat yg tersebut dengan lengkap.
tercantum atau sudah pindah? Jika sudah
pindah, buat mutasi pindah. Mutasi pindah 2. Periksa kolom pekerjaan, lokasi rumah
lingkungan jika masih dalam 1 paroki atau dan pilihn keluarga pra sejahtera atau
mutasi Paroki jika pindah keluar paroki bukan. Hal ini untuk emudahkan Paroki
Kramat. Buat mutasi almarhum jika dalam membantu dan memperhatikan
.meninggal, kondisi umatnya yang mebutuhkan
Jika tidak diketahui pindahnya, buat bantuan.
catatan di buku dan di keterangan profil
Kepala Keluarga bahwa KK ini sudah 3.Periksa kolom sakramen yang sudah
pindah. Selanjutnya laporkan kepada seksi pernah diterima.oleh setiap anggota
PEB untuk ditindaklanjuti. keluarga. Jika belum lengkap, segera diisi
b. Apakah nama yang ada di susunan sakramen yang pernah diterimakan,
Kartu Keluarga sudah sesuai? khususnya sakramen perkawinan. 

Sakramen  yang sering

diterima dan perlu

diupdate adalah sakramen

pengurapan orang sakit/

perminyakan. Untuk

mengupdate sakramen ini

diperlukan data dari ketua

lingkungan yang lebih tahu

siapa saja yang sedang

menerima sakramen ini.

Selain itu, mutasi yang
juga sering diperbaharui

adalah mutasi almarhum. pada mutasi almarhum ini, diperlukan data seperti hari,
tanggal dan tempat pemakaman/kremasi, Romo yang memimpin Ibadat pelepasan/
pemakaman dan tempat persemayaman jenazah, misalnya di rumah duka atau rumah
abu atau rumah sendiri.
Untuk itu, ketua Lingkungan perlu melaporkan kepada sekretaris jika ada warganya
yang meninggal, agar sekretaris segera memperbarui status almarhum kepada orang
yang meninggal tersebut.

Demikian cara yang dapat dilakukan agar data umat yang ada di lingkungan dapat
senantiasa valid. Jika data yang ada di BIDUK Lingkungan sudah valid, maka Paroki
tidak akan kesulitan dalam memberikan pelayanan sakramen, bantuan sosial dan
pelayanan lainnya yang dibutuhkan oleh warganya seperti misalnya saat terjadi
pandemi covid-19 sekarang ini.

Lalu siapa yang bisa menjadi kepala keluarga, jenis perkawinan apa yang dianggap
sah dan siapa saja yang bisa dimasukkan dalam data BIDUK, semuanya ada pada
menu administrasi dan formulir di program BIDUK tersebut.
Data BIDUK yang valid akan meminimalisir terjadinya pelanggaran sakramentali atau
kebohongan untuk memperoleh keuntungan dari penerimaan sakramen. Misalnya,
menikah lagi, dibaptis lagi, mengaku sebagai warga Paroki Kramat padahal sudah
pindah dan sebagainya.

Oleh karena itu, Seksi PEB Paroki Kramat mengharapkan kerjasama dari para ketua
Lingkungan dan Sekretaris Lingkungan agar dapat memperbarui data yang ada di
BIDUK khususnya yang berkaitan dengan sakramen dan data pribadi.
Semoga kerjasama yang baik dari pengurus Lingkungan mampu memberikan
kontrbusi yang baik, baik kepada Paroki maupun kepada warganya sendiri. ***

THE PEB PROJECT

Presentasi

SERIUS INPUT SAPA

PRESENTASI DI DEWAN PLENO

PRESENTASI KEPADA PENGURUS LINGKUNGAN PERSONEL SEKSI PEB

PAGE 10

Serius &
Semangat

MEMPRAKTEKKAN SAPA DAN BIDUK

PAGE 9

DARI BUKU CETAK
MENJADI BUKU ONLINE

PROSES
PERUBAHAN

Awalnya, program karya dibuat 1
secara manual dalam sebuah 2
tabel. Kemudian dibahas di
DPH dan dimuat dalam sebuah PAGE 11
buku setelah disetujui oleh
DPH. Monitoring dilakukan
berdasarkan LPJ cetak oleh
sekretaris DPH dan dilaporkan
triwulan ke KAJ.

Mulai tahun 2020, tabel yang
sudah dibuat tersebut
dimasukkan ke dalam program
SAPA. Monitoring dilakukan
dengan melihat LPJ di program
SAPA oleh Seksi PEB setiap
triwulan dan LPJ cetak untuk
yang menggunakan dana
Paroki. rekap LPJ bisa dilihat di
rangkuman yang ada di program
SAPA.

LPJ program karya semula

hanya diperuntukkan untuk

program karya yang

menggunakan dana dari paroki

saja. Setelah ada program SAPA,

LPJ dilakukan untuk semua

progra karya.

YANG PERLU DILAKUKAN
DALAM APLIKASI SAPA

MENCETAK
PROGRAM YANG
DIPERLUKAN SAJA

VOLUME 10 MEMMBUAT LPJ
DARI SETIAP
KEGIATAN YANG
SUDAH SELESAI
ATAU KEGIATAN
YANG
DIBATALKAN,

HARAP DIINGAT :
KEGIATAN YANG
DITUNDA, JANGAN
DIBUATKAN LPJ

ISSUE 8 2020

MARI BERGABUNG

DALAM SEKSI PEB

FILOSOFI APAKAH PROGRAM
KARYA DARI SEKSI
MELUASKAN PANDANGAN PEB ?

SERTA MEMPERTAJAM RAPAT

PIKIRAN – Mohammad Hatta SEKSI PEB MERUPAKAN
SEKSI BARU YANG
BERMAIN DENGAN DATA

Sebagai seksi yang baru, Seksi PEB
membutuhkan anggota-anggota untuk
melihat, menganalisa, mencermati
kegiatan yang ada di Paroki Kramat.
Jumlah kegiatan yang ada dalam
setahun mencapai ribuan, sehingga
diperlukan tenaga-tenaga yang cukup
untuk dapat mencermati kegiatan
tersebut.

Mari bergabung , jika anda :
- berjiwa muda, sosial dan gaul
- bisa bekerja dengan komputer & HP
- bertanggungjawab
- memiliki imajinasi dan keinginan
melakukan perubahan
- warga Paroki Kramat
-