เอกสารประกอบการเรียน
วชิ า การเตรียมความพร้อมสู่อาชีพเลขานุการ
รหัสวชิ า 2203-2105
แผนการเรียนรูห้ น่วยท่ี 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
หน่วยท่ี 1
ความรู้เบอื้ งต้นเกยี่ วกบั การเตรียมความพร้อมสู่อาชีพเลขานุการ
บทบาทและความสาคญั ของเลขานุการ
ทุก ๆ คนในสังคมลว้ นแตม่ ีบทบาทที่ตอ้ งปฏิบตั ิตามสถานภาพของตนเอง ในงานอาชีพกเ็ ช่นกนั
แต่ละอาชีพจะมีบทบาทท่ีแตกตา่ งกนั ไป ซ่ึงผปู้ ฏิบตั ิงานจาเป็นตอ้ งแสดงบทบาทของตนเองอยา่ งเหมาะสม
เพอ่ื ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของงานในหนา้ ท่ี
สาหรับบทบาทของเลขานุการน้นั หากพจิ ารณาจากคาจากดั ความดงั ท่ีแหล่งความรู้ตา่ ง ๆ ไดก้ ล่าวไว้
เลขานุการจะมีบทบาทที่เก่ียวขอ้ งกบั งานเอกสาร การปฏิบตั ิงานตามที่ผบู้ งั คบั บญั ชาส่ัง และการแบ่งเบา
ภาระหนา้ ท่ีของผบู้ งั คบั บญั ชา อาทิเช่น
พจนานุกรมฉบบั ราชบณั ฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 (2546 : 1030) ไดใ้ หค้ วามหมายวา่ “เลขานุการ”
คือ ผมู้ ีหนา้ ท่ีเก่ียวขอ้ งกบั หนงั สือหรืออื่น ๆ ตามท่ีผบู้ งั คบั บญั ชาสั่ง
พจนานุกรมไทย ฉบบั พิสดาร (2544 : 444) ไดใ้ หค้ วามหมายคาวา่ “เลขานุการ” ซ่ึงสอดคลอ้ งกบั
พจนานุกรมฉบบั ราชบณั ฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 วา่ คือ ผมู้ ีหนา้ ท่ีเกี่ยวกบั หนงั สือตามผบู้ งั คบั บญั ชาสง่ั
พจนานุกรมฉบบั มติชน (2547 : 784) กล่าววา่ “เลขานุการ” หมายถึง เจา้ หนา้ ท่ีช่วยเหลืองานประจาวนั
ของผดู้ ารงตาแหน่งใดตาแหน่งหน่ึง มกั เรียกยอ่ ๆ วา่ “เลขา”
ซ่ึงในการปฏิบตั ิงานจริงแลว้ เลขานุการมีบทบาทท่ีมากมายและกวา้ งขวาง ไมเ่ พยี งเฉพาะงานที่กล่าวถึง
ขา้ งตน้ เทา่ น้นั เลขานุการยงั มีบทบาทสาคญั ต่อการดาเนินงานของผบู้ งั คบั บญั ชา เปรียบไดว้ า่ เลขานุการเป็น
ผชู้ ่วยผบู้ ริหาร เป็นเพอ่ื นคู่คิดของผบู้ งั คบั บญั ชาเลยทีเดียว ดงั ท่ีมีผกู้ ล่าววา่ “เลขานุการกบั ผบู้ งั คบั บญั ชาเหมือน
ร่างกายเดียวกนั ผบู้ งั คบั บญั ชาคือส่วนศีรษะที่คิดวางแผนวา่ จะทาอะไร เลขานุการคือตวั ที่รับความคิดไปทาให้
เสร็จ ถา้ มีแต่ศีรษะไมม่ ีตวั งานก็จะไม่เดิน กองอยตู่ รงน้นั ” ประกอบกบั ในยคุ ปัจจุบนั การเปลี่ยนแปลงของโลก
เป็นไปอยา่ งรวดเร็ว มีการแข่งขนั กนั สูง เลขานุการจึงตอ้ งมีการปรับบทบาทของตนเองเพื่อใหก้ ารทางานเป็นไป
อยา่ งมีประสิทธิภาพ สอดคลอ้ งกบั โลกปัจจุบนั และปฏิบตั ิงานอยา่ งเลขานุการมืออาชีพ
อุษณีย์ ตุลาบดี (2545 : 14) ไดก้ ล่าววา่ เลขานุการมีบทบาทท่ีสาคญั ดงั น้ี
1. เป็ นผู้แก้ปัญหาเฉพาะหน้า (Problem Solver) เลขานุการตอ้ งแกไ้ ขปัญหาที่เกิดข้ึนในการ
ดาเนินงานตา่ ง ๆ โดยไมต่ อ้ งสอบถามความคิดเห็นจากผบู้ งั คบั บญั ชาทุกคร้ัง (ยกเวน้ กรณีที่สาคญั ๆ) เช่น
การปฏิเสธเม่ือมีผขู้ อเขา้ พบผบู้ งั คบั บญั ชาในขณะท่ีผบู้ งั คบั บญั ชาไมพ่ ึงประสงค์ หรือการตดั สินใจในการ
ดาเนินการบางอยา่ งแทนผบู้ งั คบั บญั ชา เป็นตน้ เลขานุการจึงตอ้ งเป็นผทู้ ่ีมีไหวพริบในการตดั สินใจกบั
เหตุการณ์หรือปัญหาต่าง ๆ ท่ีเกิดข้ึนไดอ้ ยา่ งทนั ทว่ งที และเป็นไปดว้ ยความเหมาะสม
แผนการเรียนรูห้ น่วยท่ี 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
2. เป็ นกองหนุนทพี่ ร้อมรบ (Prompt Supporter) เลขานุการตอ้ งมีความพร้อมในทุก ๆ ดา้ นเสมอ
ไม่วา่ จะเป็นดา้ นเอกสาร ขอ้ มูล วสั ดุ อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ และสามารถใหข้ อ้ มูลหรือจดั หาส่ิงต่าง ๆ
ไดอ้ ยา่ งทนั ทีและทนั เวลาเมื่อผบู้ งั คบั บญั ชาตอ้ งการ
3. เป็ นกระจกส่องความพร้อม (Ready Mirror) ในที่น้ีหมายถึงเลขานุการตอ้ งเป็นกระจกหรือเป็นเงา
ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา เพ่ือแสดงถึงความพร้อมในทุก ๆ ดา้ นในการทางาน เช่น ความพร้อมดา้ นขอ้ มลู ในการเจรจา
ธุรกิจ เป็นตน้
4. เป็ นภาพสะท้อนขององค์กร (Reputation Reflection) การปฏิบตั ิงานของเลขานุการ เช่น
การบริการ การรับ-ต่อโทรศพั ท์ คุณภาพของงานเอกสาร การดูแลงานของผบู้ งั คบั บญั ชา การประสานงาน
การเจรจาธุรกิจ รวมถึงบุคลิกลกั ษณะของเลขานุการ สามารถสะทอ้ นภาพลกั ษณ์ของผบู้ งั คบั บญั ชาและองคก์ ร
ไดเ้ ป็นอยา่ งดี ซ่ึงจะทาใหผ้ ทู้ ่ีติดต่อกบั องคก์ รเกิดความประทบั ใจและส่งตอ่ ความประทบั ใจไปสู่องคก์ รอื่น ๆ
5. เป็ นผู้ขานรับนโยบาย (Policy Executives) เลขานุการเป็นผรู้ ับนโยบายของผบู้ งั คบั บญั ชามา
ดาเนินการ เพ่ือใหน้ โยบายของผบู้ งั คบั บญั ชาบรรลุวตั ถุประสงค์ ในการดาเนินการบางอยา่ งเลขานุการสามารถ
ทาไดด้ ว้ ยตนเอง และในบางกรณีตอ้ งอาศยั ความร่วมมือจากบุคคลอื่น ๆ ซ่ึงเลขานุการตอ้ งใชค้ วามสามารถ และ
ทกั ษะในดา้ นต่าง ๆ เช่น มนุษยสัมพนั ธ์ ศิลปะในการพดู การประสานงาน เป็ นตน้ ท้งั น้ี หากเลขานุการเห็นวา่
งานหรือนโยบายท่ีไดร้ ับน้นั อาจก่อใหเ้ กิดความเสียหายในวนั ขา้ งหนา้ กส็ ามารถทกั ทว้ งได้ แต่ตอ้ งมีความ
อ่อนละมุนในการพดู และไม่โตเ้ ถียงต่อหนา้ บุคคลอ่ืน
6. เป็ นผ้ปู ระสานงานกลาง (Central Coordinator) เลขานุการจะเป็ นตวั กลางในการส่ือสารขอ้ มูล
ระหวา่ งบุคคลในองคก์ รและภายนอกองคก์ ร เพือ่ ใหง้ านของผบู้ งั คบั บญั ชาสามารถดาเนินไปไดด้ ว้ ยความ
ราบร่ืน และบรรลุวตั ถุประสงค์ ก่อใหเ้ กิดความเขา้ ใจที่ตรงกนั ท้งั ภายในและภายนอกองคก์ ร
7. เป็ นนักบริหารสานักงาน (Office Administrator) เลขานุการจะเป็ นผนู้ าในการบริหารงานต่าง ๆ
ในสานกั งาน เป็นศูนยร์ วมขององคก์ ร และเป็นปัจจยั สาคญั ในกระบวนการทางาน เพอื่ ใหเ้ กิดความมี
ประสิทธิภาพ ทนั สมยั รวดเร็วตลอดเวลา
8. เป็ นคลงั สมองทมี่ ีประสิทธิภาพ (Effective Memory Storage) เลขานุการตอ้ งเป็นผทู้ ่ีมีความจาดี
รู้จกั วธิ ีจดั เก็บขอ้ มลู และสามารถคน้ หาไดท้ นั ที สามารถใหข้ อ้ มลู หรือตอบคาถามผบู้ งั คบั บญั ชาไดเ้ มื่อมีความ
ตอ้ งการ
9. เป็ นมอื ท่ีเช่ือถอื ได้ (Reliable Hands) เลขานุการจะเป็ นผทู้ ี่ผบู้ งั คบั บญั ชาใหค้ วามไวว้ างใจ
มอบหมายงานใหด้ าเนินการ และมีความมนั่ ใจถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของผลงาน
งานในหน้าทขี่ องเลขานุการ
จากบทบาทของเลขานุการท่ีกล่าวถึงขา้ งตน้ จะเห็นไดว้ า่ เลขานุการเป็นผทู้ ี่มีบทบาทสาคญั และ
ขอบข่ายงานในความรับผดิ ชอบของเลขานุการจึงมีอยดู่ ว้ ยกนั หลายประการ ดงั น้ี
แผนการเรียนรูห้ น่วยท่ี 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
1. รับคาสัง่ งาน ซ่ึงอาจเป็นการรับคาสัง่ จากเครื่องสง่ั งาน เช่น เคร่ืองเล่น MP3 หรือเครื่องเล่น MP4
การรับคาสั่งโดยตรงจากผบู้ งั คบั บญั ชา จากการเขียนบนั ทึกสงั่ งาน เม่ือเลขานุการไดร้ ับคาสง่ั งานแลว้ ตอ้ งนามา
ดาเนินการถอดขอ้ ความหรือจดั พมิ พใ์ หเ้ รียบร้อย ถูกตอ้ ง สมบรู ณ์ และรวดเร็ว
2. พมิ พห์ นงั สือโตต้ อบ พิมพร์ ายงาน หรือพมิ พง์ านต่าง ๆ ที่เกี่ยวขอ้ งกบั งานในหนา้ ท่ี
3. รับและจาแนกประเภทของหนงั สือที่ส่งมายงั องคก์ รท้งั ทางไปรษณีย์ ทางโทรสาร ทางอินเทอร์เน็ต
ผา่ นเรื่องไปยงั แผนกตา่ ง ๆ ท่ีเก่ียวขอ้ ง บนั ทึกความเห็นข้นั ตน้ เสนอ เพื่อใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาส่งั การ และจดั ส่ง
หนงั สือท่ีสง่ั การแลว้ ไปยงั แผนกตา่ ง ๆ
4. ดาเนินการตรวจสอบและจดั ส่งหนงั สือออกท้งั ทางไปรษณีย์ ทางโทรสาร และทางอินเทอร์เน็ต
5. จดั เก็บเอกสารใหเ้ ป็ นหมวดหมู่ เป็ นระเบียบ ถูกตอ้ งตามหลกั การจดั เก็บเอกสาร และคน้ หาง่าย ดว้ ย
ระบบแฟ้ มเอกสาร หรือระบบอิเล็กทรอนิกส์
6. รับโทรศพั ท์ โอนสายโทรศพั ท์ และตอ่ สายใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา
7. ตอ้ นรับแขกท่ีมาติดต่อกบั ผบู้ งั คบั บญั ชา กลนั่ กรองแขกที่มาพบ จดั หาสิ่งอานวยความสะดวกให้
แขกในกรณีท่ีตอ้ งคอยพบผบู้ งั คบั บญั ชา
8. จดั ทาแผนงานประจาวนั ของผบู้ งั คบั บญั ชา เช่น การนดั หมายต่าง ๆ คอยเตือนเม่ือใกลเ้ วลา และคอย
ดูแลจดั ใหผ้ ทู้ ่ีจะเขา้ พบผบู้ งั คบั บญั ชาตามท่ีไดก้ าหนดนดั หมายไวล้ ่วงหนา้
9. จดั เตรียมการเดินทางของผบู้ งั คบั บญั ชา เลือกเส้นทางหรือยานพาหนะท่ีใชใ้ นการเดินทาง จอง
สถานท่ีพกั ติดตอ่ นดั หมายกบั บุคคลที่ผบู้ งั คบั บญั ชาจะไปพบ และจดั ทาตาราง การเดินทางใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา
โดยขอความเห็นในการจดั ดว้ ย
10. ตกแต่งสานกั งาน รวมถึงตกแตง่ หอ้ งทางานของผบู้ งั คบั บญั ชาใหอ้ ยใู่ นสภาพสะอาด เรียบร้อย
สวยงาม พร้อมปฏิบตั ิงาน
11. จดั เตรียมและดูแลวสั ดุ อุปกรณ์ ใหค้ รบถว้ น สามารถหยบิ ใชไ้ ดส้ ะดวก และใชเ้ ครื่องใชส้ านกั งาน
ในการปฏิบตั ิงาน ไดแ้ ก่ เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ เครื่องคานวณ เครื่องโทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร และสามารถแกไ้ ข
ขอ้ ขดั ขอ้ งเล็ก ๆ นอ้ ย ๆ เมื่อมีปัญหาได้
12. ช่วยวางระเบียบตา่ ง ๆ ในสานกั งาน และตรวจสอบความเรียบร้อยของงานแทนผบู้ งั คบั บญั ชา และ
ทาหนา้ ท่ีแทนผบู้ งั คบั บญั ชาในขอบข่ายของงานที่ไดร้ ับมอบหมาย
13. ร่างคาปราศรัยหรือคาบรรยายใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา
14. คอยเป็น “กนั ชน” หรือเป็น “พวก” เม่ือผบู้ งั คบั บญั ชามีเรื่องขดั แยง้ กบั คนอื่น ๆ
15. รวบรวมขอ้ มลู เกี่ยวกบั ส่ิงท่ีผบู้ งั คบั บญั ชาสนใจเป็ นพิเศษ
16. เกบ็ บนั ทึกรายละเอียดส่วนตวั ของผบู้ งั คบั บญั ชา ตลอดจนดูแลเรื่องการเงิน ในส่วนท่ีอยใู่ นอานาจ
ของผบู้ งั คบั บญั ชา เพอ่ื ระมดั ระวงั ใหก้ ารใชจ้ ่ายเป็ นไปตามที่ไดร้ ับอนุมตั ิ หรือถา้ เป็นเงินส่วนตวั ของ
ผบู้ งั คบั บญั ชา (ในกรณีที่ไดร้ ับมอบหมาย) ใหท้ าบญั ชีเสนอผบู้ งั คบั บญั ชาเพอ่ื ทราบ
แผนการเรียนรูห้ น่วยที่ 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
17. ทาหนา้ ที่ประชาสัมพนั ธ์ใหก้ บั องคก์ ร สร้างความเขา้ ใจและสร้างภาพลกั ษณ์อนั ดีใหก้ บั
ผบู้ งั คบั บญั ชาและองคก์ ร
18. ประสานงานระหวา่ งผบู้ ริหารและบุคคลในฝ่ ายตา่ ง ๆ ท้งั ภายในและภายนอกองคก์ ร
19. จดั การชาระเงินต่าง ๆ เช่น คา่ ประกนั ภยั คา่ ภาษี ค่าน้า ค่าไฟฟ้ า ของผบู้ งั คบั บญั ชาหรือขององคก์ ร
ตลอดจนใบอนุญาตต่าง ๆ ประจาปี ขององคก์ ร ติดต่อธนาคาร ติดต่อบริษทั ประกนั ภยั เป็นตน้ ตามแตก่ รณีท่ี
ไดร้ ับมอบหมาย
20. วางรูปแบบและออกแบบแบบฟอร์มตา่ ง ๆ ท่ีจาเป็นต่อการใชง้ านในสานกั งาน
21. ใหค้ าปรึกษา คาแนะนา และควบคุมการปฏิบตั ิงานของเสมียน พนกั งานธุรการ หรือ
ผชู้ ่วยเลขานุการ
22. ทางานอ่ืน ๆ ที่ผบู้ งั คบั บญั ชามอบหมาย
ท้งั น้ี ปริมาณงานและรายละเอียดของงานที่เลขานุการแต่ละคนตอ้ งปฏิบตั ิ จะแตกตา่ งกนั ไปข้ึนอยกู่ บั
ปัจจยั ต่าง ๆ ดงั น้ี
1. ขนาดและลกั ษณะของธุรกิจหรือลกั ษณะอาชีพของผบู้ งั คบั บญั ชา
2. ตาแหน่งและสถานภาพของผบู้ งั คบั บญั ชา
3. ลกั ษณะนิสยั และบุคลิกของผบู้ งั คบั บญั ชา
4. ขีดความสามารถ และประสบการณ์ในการปฏิบตั ิงานของเลขานุการ
5. ลกั ษณะนิสัยในการปฏิบตั ิงาน และความรับผิดชอบในงานของเลขานุการ
แนวทางการปฏบิ ตั ิงานประจาในแต่ละวนั ของเลขานุการ
ต่อไปน้ีเป็นแนวทางในการปฏิบตั ิงานประจาในแต่ละวนั ของเลขานุการ ซ่ึงอาจปรับเปลี่ยนไปตาม
สถานการณ์ และความเหมาะสมกบั การทางานของเลขานุการในแต่ละองคก์ ร
1. เม่ือมาถึงท่ีทางาน (อยา่ งนอ้ ยควรมาถึงท่ีทางานก่อนเวลาเริ่มทางาน 10-15 นาที) ใหท้ าความสะอาด
โตะ๊ ทางานของผบู้ งั คบั บญั ชา จดั ของบนโตะ๊ ใหอ้ ยใู่ นสภาพเรียบร้อย เตรียมวสั ดุ อุปกรณ์การทางานใหพ้ ร้อม
เช่น เหลาดินสอ เติมหมึกปากกา จดั หากระดาษบนั ทึกวางบนโตะ๊ เพม่ิ หากลดนอ้ ยลง เปล่ียนวนั ที่บนปฏิทิน
เป็นตน้ หากมีแจกนั ดอกไมค้ วรเปลี่ยนและจดั ให้เรียบร้อย ดูแลสภาพหอ้ งใหเ้ รียบร้อยพร้อมตอ้ นรับผมู้ าติดต่อ
2. ทาความสะอาดโตะ๊ ทางานของตนเอง และจดั เตรียมเครื่องใช้ อุปกรณ์การทางานใหพ้ ร้อม เช่น
ปากกา ดินสอ ท่ีเยบ็ กระดาษใส่ลวดเยบ็ ใหเ้ รียบร้อย ถาดวางหนงั สือเขา้ -ออก ตรายางประทบั ชนิดต่าง ๆ
สมุดบนั ทึกการสงั่ งาน แฟ้ มเอกสาร เป็นตน้ จดั เตรียมให้อยใู่ นสภาพเรียบร้อยพร้อมใชง้ าน
3. เตรียมสมุดจดการสั่งงานพร้อมแผน่ รองเขียน และเครื่องเขียน ซ่ึงควรเตรียมไวห้ ลายอนั เพราะ
อาจจะเกิดปัญหาในขณะจดคาบอก บนหวั กระดาษของสมุดจดสง่ั งานใหเ้ ขียน วนั เดือน ปี ไวใ้ หเ้ รียบร้อย และ
ควรจดั เตรียมเคร่ืองบนั ทึก เช่น เครื่องเล่น MP3 เคร่ืองเล่น MP4 เพือ่ ใชบ้ นั ทึกการสง่ั งานควบคูก่ บั การจดบนั ทึก
แผนการเรียนรูห้ น่วยที่ 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
4. เปิ ดผา้ คลุมเคร่ืองใชส้ านกั งานต่าง ๆ ไดแ้ ก่ เคร่ืองพิมพด์ ีด เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ เคร่ืองถ่ายเอกสาร
ทาความสะอาด เสียบปลก๊ั ไฟในกรณีท่ีเป็นเครื่องใชไ้ ฟฟ้ า เปิ ดเครื่องใชส้ านกั งานต่าง ๆ จดั เตรียมกระดาษ
หมึกใหอ้ ยใู่ นสภาพพร้อมใชง้ านทนั ที เช็ดทาความสะอาดเครื่องโทรศพั ท์ จดั เตรียมกระดาษบนั ทึก ดินสอ
ปากกา พร้อมรับขอ้ ความทางโทรศพั ท์
5. ตรวจสอบดูตารางการนดั หมายของผบู้ งั คบั บญั ชา ดูวา่ มีรายการนดั หมายใดบา้ งในวนั น้ี เพ่ือแจง้
เตือนผบู้ งั คบั บญั ชา จดั เตรียมขอ้ มูล เอกสาร และอุปกรณ์ท่ีตอ้ งใชส้ าหรับการนดั หมายดงั กล่าว
6. ตรวจสอบรายการงานที่จะตอ้ งรีบดาเนินการด่วนในวนั น้ี และลงมือปฏิบตั ิ
7. พิมพห์ นงั สือด่วนท่ีจะตอ้ งส่งออกเพอื่ ให้ผบู้ งั คบั บญั ชาลงนาม
8. เปิ ดซองหนงั สือเขา้ ลงเลขท่ีรับหนงั สือ และอา่ นหนงั สือเขา้ ทุกฉบบั เสนอความคิดเห็นผา่ นไปยงั
ผบู้ งั คบั บญั ชา และดาเนินการตามหนงั สือน้นั เมื่อหนงั สือออกจากห้องผบู้ งั คบั บญั ชาแลว้ โดยใหบ้ นั ทึกเร่ืองที่
ติดต่อมาทุกเร่ืองในสมุดบนั ทึกของตนเองและสมุดช่วยความจาท่ีโตะ๊ ผบู้ งั คบั บญั ชา
9. พิมพห์ นงั สือโตต้ อบที่ยงั คงคา้ งและไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน เตรียมเพือ่ การลงนามและส่งออก
10. จดั เก็บเอกสารตา่ ง ๆ ใหเ้ สร็จวนั ตอ่ วนั เพื่อใหเ้ ป็นปัจจุบนั
11. ปฏิบตั ิงานอื่น ๆ ในหนา้ ท่ีตามสถานการณ์ และงานอ่ืน ๆ ท่ีไดร้ ับมอบหมายจากผบู้ งั คบั บญั ชา
ท้งั น้ี ในขณะท่ีปฏิบตั ิงานตามแผนประจาวนั น้นั เลขานุการตอ้ งพร้อมที่จะไปพบผบู้ งั คบั บญั ชา เพื่อ
รับคาสั่งหรือรับมอบหมายงานโดยงดงานอ่ืนก่อน แลว้ จึงกลบั มาทาต่อ
คุณสมบตั ิของเลขานุการ
ดว้ ยบทบาทและหนา้ ที่ท่ีสาคญั ของเลขานุการ บุคคลที่จะทาหนา้ ที่เลขานุการไดด้ ี จึงตอ้ งเป็นผทู้ ่ีมี
ความพร้อมท้งั ดา้ นความรู้ ทกั ษะในการปฏิบตั ิงาน และมีคุณลกั ษณะที่ดี ดงั น้ี
1. มีคุณวฒุ ิทางการศึกษาและมีความรู้ทเ่ี หมาะสม
เลขานุการควรมีวฒุ ิทางการศึกษาอยา่ งนอ้ ยระดบั ประกาศนียบตั รวชิ าชีพทางเลขานุการ จนถึง
ระดบั ปริญญาตรี หรือปริญญาโท ข้ึนอยกู่ บั ลกั ษณะงานขององคก์ ร ขนาดขององคก์ รและระดบั ของ
ผบู้ งั คบั บญั ชา ใชภ้ าษาไดม้ ากกวา่ หน่ึงภาษา คือ ภาษาไทย และภาษาต่างประเทศ เช่น องั กฤษ ญี่ป่ ุน หรือจีน
ข้ึนอยกู่ บั การประกอบธุรกิจขององคก์ รน้นั ซ่ึงตอ้ งสื่อสารไดท้ ้งั การเขียนและการพดู มีความรู้ทวั่ ไปในดา้ น
ตา่ ง ๆ เช่น ความรู้ดา้ นสังคม เศรษฐกิจ จิตวทิ ยา การเมือง กฎหมาย ศิลปะ เป็นตน้ นอกจากน้นั เลขานุการควร
มีความรู้ในงานขององคก์ รท่ีทางานอยู่ และขวนขวายเพมิ่ พนู ความรู้และวทิ ยาการใหม่ ๆ อยเู่ สมอ
2. มีความรู้และมีทกั ษะในงานเลขานุการ
ความรู้ ความสามารถ และการมีทกั ษะความเชี่ยวชาญในงานเลขานุการเป็นสิ่งที่จาเป็นสาหรับผทู้ า
หนา้ ท่ีเลขานุการ ไดแ้ ก่ การร่างจดหมายโตต้ อบ ดูแลรับผดิ ชอบจดั แฟ้ มเอกสาร จดั การประชุม เตรียมเอกสาร
ในการประชุม จดั ทารายงานการประชุม การทาการนดั หมาย และจดั ตารางการนดั หมายใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา
เตือนการนดั หมาย ตอ้ นรับผมู้ าติดต่อ สามารถทาการประชาสมั พนั ธ์ เพือ่ ประโยชนข์ องผบู้ งั คบั บญั ชาและ
แผนการเรียนรู้หน่วยที่ 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
องคก์ ร ใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานที่จาเป็นต่องาน ใชค้ อมพวิ เตอร์ และโปรแกรมตา่ ง ๆ ในการปฏิบตั ิงาน สามารถให้
คาปรึกษาแนะนาแก่ผบู้ งั คบั บญั ชา ตลอดจนแกไ้ ขปัญหาและอุปสรรคซ่ึงอาจเกิดข้ึนจากงานที่รับผดิ ชอบได้
3. มีบุคลกิ ลกั ษณะทดี่ ี
เลขานุการตอ้ งมีบุคลิกลกั ษณะที่ดี ไดแ้ ก่ มีรูปร่างสมส่วน หนา้ ตาสะอาด ยิม้ แยม้ แจม่ ใส
การแต่งกายดี สุขภาพดี มีการวางตน และมีทว่ งทีกิริยาสง่างาม น้าเสียงและคาพดู ชดั เจน น่าฟัง เพอื่ สร้าง
ภาพลกั ษณ์ท่ีดีใหก้ บั นายจา้ งและองคก์ ร เป็นท่ีประทบั ใจของผมู้ าติดต่อ เป็นท่ียอมรับนบั ถือ และน่าไวว้ างใจ
4. มอี ุปนิสัยและกจิ นิสัยในการทางานทด่ี ี
อุปนิสยั หรือนิสัยส่วนตวั ท่ีดีที่เลขานุการควรมี ไดแ้ ก่ มีความใจเยน็ และควบคุมอารมณ์ไดด้ ี มีความ
เกรงใจและใหเ้ กียรติคนอื่น รู้จกั กาลเทศะ รู้อะไรควร อะไรไมค่ วร ใหค้ วามร่วมมือและช่วยเหลือผอู้ ื่น ยอมรับ
นบั ถือผอู้ ื่น มีความเขา้ ใจผอู้ ่ืน ยอมรับความแตกต่างระหวา่ งบุคคล
กิจนิสยั ในการทางานที่เลขานุการควรมี ไดแ้ ก่ มีความเป็นระเบียบ ตรงต่อเวลา รอบคอบ มีความ
มานะพยายาม อดทน หนกั แน่น กระตือรือร้น รับผดิ ชอบ ซ่ือสัตย์ เกบ็ ความลบั ไดด้ ี มีความคิดริเริ่ม มีความจาดี
แมน่ ยาในรายละเอียด และอุทิศเวลาใหแ้ ก่การทางาน
เลขานุการทดี่ คี วรมีคุณลกั ษณะ ดงั น้ี
1. มีความรู้ ความสามารถ ในงานเลขานุการเป็นอยา่ งดี
2. มีความรอบรู้ ติดตามและปรับปรุง เรียนรู้ความกา้ วหนา้ ทางวทิ ยาการใหม่ ๆ
3. มีสุขภาพดีท้งั กายและใจ มีอารมณ์ขนั
4. มีความสะอาด เป็นระเบียบ เรียบร้อย และรอบคอบในการทางาน
5. ขยนั มานะพยายาม อดทน มีจิตใจหนกั แน่น
6. มีความรับผดิ ชอบ
7. มีสติในการทางาน ควบคุมอารมณ์ไดด้ ี ใจเยน็
8. รู้จกั กาลเทศะ วางตวั เหมาะสม รู้อะไรควร อะไรไม่ควร
9. มีมนุษยส์ ัมพนั ธ์ท่ีดี สามารถปรับตวั เขา้ กบั ผอู้ ื่นและสิ่งแวดลอ้ มไดด้ ี
10. มีศิลปะในการพดู รู้วา่ เม่ือไรควรพดู พดู ถอ้ ยคาที่สร้างสรรค์ น่าฟัง พดู โดยเอาใจเขามาใส่ใจเรา
11. มีปฏิภาณไหวพริบที่ดี พร้อมท่ีจะแกไ้ ขสถานการณ์ตา่ ง ๆ ได้
12. มีทศั นคติท่ีดีตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาและเพ่อื นร่วมงาน ยอมรับนบั ถือผอู้ ่ืน ช่วยเหลือและใหค้ วามร่วมมือ
กบั ผรู้ ่วมงานทุกคน
13. รักษาความลบั ไดด้ ี ซื่อสัตยส์ ุจริตต่อองคก์ รและผบู้ งั คบั บญั ชา ใหเ้ กียรติและนบั ถือผบู้ งั คบั บญั ชา
เป็นที่น่าเชื่อถือไวว้ างใจ
14. มีความคิดริเร่ิมสร้างสรรคด์ ี
15. ปฏิบตั ิตนตามกฎระเบียบขององคก์ ร
แผนการเรียนรูห้ น่วยท่ี 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
ส่ิงทเ่ี ลขานุการไม่ควรปฏิบัติ มีดงั น้ี
1. ใส่ใจแต่งานส่วนตวั หรือปัญหาครอบครัวมากเกินไป
2. ข้ีอาย ขาดความมน่ั ใจ
3. ใจนอ้ ย หงุดหงิด ข้ีโมโห ไม่มีอารมณ์ขนั
4. พดู มาก ชอบคุยเรื่องงาน ช่างนินทา
5. คิดทาแตง่ านประจา ไมส่ นใจท่ีจะทางานเกินขอบเขตงานเลขานุการ ตีโพยตีพายกบั งานที่ไดร้ ับ
มอบหมาย
6. ชอบถกเถียงถึงปัญหาไร้สาระ
7. พยายามปกปิ ดความผดิ ชอบแกต้ วั หรือป้ องกนั ตวั เองมากเกินไป
8. ไม่จริงใจต่อผอู้ ื่น
9. ไม่เปิ ดเผย ไม่ตรงไปตรงมาในส่ิงที่ผบู้ งั คบั บญั ชาควรรู้
10. ชอบคิดล่วงหนา้ ในสิ่งที่ยงั ไมเ่ กิดข้ึน
คุณสมบตั ิของเลขานุการทผ่ี ู้บังคบั บญั ชาพงึ ประสงค์ มีดงั น้ี
1. มีความรอบรู้ถึงภาระหนา้ ท่ีความรับผดิ ชอบและกิจกรรมตา่ ง ๆ ของผบู้ งั คบั บญั ชาท้งั ภายในและ
ภายนอกองคก์ ร
2. เขา้ ใจถึงจุดมุ่งหมายและวธิ ีการของผบู้ งั คบั บญั ชาที่จะทางานต่าง ๆ น้นั ใหป้ ระสบผลสาเร็จ
3. สามารถดูแลรับผดิ ชอบงานของผบู้ งั คบั บญั ชาใหเ้ ป็ นไปดว้ ยความเรียบร้อย แมเ้ ม่ือผบู้ งั คบั บญั ชา
ไมอ่ ยู่
4. รู้จกั จดั ลาดบั ความสาคญั และความเร่งด่วนในการทางาน และสามารถบริหารเวลาของตนเองเพอ่ื ให้
งานสาเร็จไดต้ ามกาหนด
5. มีความคิดริเร่ิมสร้างสรรคท์ ี่ดีและเป็นประโยชน์ รู้จกั ใชว้ จิ ารณญาณในการทางาน มีไหวพริบและ
การตดั สินใจท่ีเหมาะสม
6. เป็นผชู้ ่วยท่ีดีให้แก่ผบู้ งั คบั บญั ชา โดยรู้จกั แยกแยะงานบางอยา่ งออกมาปฏิบตั ิ เพ่ือแบง่ เบาภาระให้
ผบู้ งั คบั บญั ชา โดยไม่ตอ้ งรอใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาบอก
7. เขา้ ใจในความคิดความอา่ นของผบู้ งั คบั บญั ชา และเขา้ ใจคาอธิบายงานของผบู้ งั คบั บญั ชาไดอ้ ยา่ ง
รวดเร็ว สามารถนาไปดาเนินการไดอ้ ยา่ งเรียบร้อย
8. รู้จกั ติดตามงานในแตล่ ะข้นั ตอน โดยผบู้ งั คบั บญั ชาไม่ตอ้ งเตือนหรือถามบอ่ ย ๆ
9. สามารถบริหารเวลาใหก้ บั ผบู้ งั คบั บญั ชาไดเ้ ป็ นอยา่ งดี จดั ตารางเวลาในการนดั หมายตา่ ง ๆ และช่วย
เตือนความจาให้แก่ผบู้ งั คบั บญั ชาได้
10. ตอบหรืออธิบายรายละเอียดของงานไดโ้ ดยไมต่ อ้ งผา่ นผบู้ งั คบั บญั ชา หรือเขา้ ไปรบกวน
ผบู้ งั คบั บญั ชาถา้ ไมจ่ าเป็น และสามารถช่วยแกป้ ัญหาบางเรื่องใหแ้ ก่ผบู้ งั คบั บญั ชาได้
แผนการเรียนรูห้ น่วยท่ี 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
11. มีน้าใจ รู้จกั ช่วยเหลือ ใหค้ วามเคารพและยกยอ่ งผรู้ ่วมงานในธุรกิจของผบู้ งั คบั บญั ชา รวมถึงแขก
และลูกคา้ ของผบู้ งั คบั บญั ชาดว้ ย
12. รู้จกั นาเรื่องราวในส่ิงพิมพต์ า่ ง ๆ ที่เป็นประโยชน์หรือเกี่ยวขอ้ งกบั งานของผบู้ งั คบั บญั ชา ซ่ึงอยใู่ น
ความสนใจมาใหเ้ สมอ ๆ รวมถึงหาขอ้ เทจ็ จริงและขอ้ มูลท้งั ภายในและภายนอกองคก์ รมาเรียนใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา
ทราบ
13. เชี่ยวชาญในงานเลขานุการเป็นอยา่ งดี เช่น งานพิมพด์ ีดและคอมพวิ เตอร์ เทคนิคการรับโทรศพั ท์
การบริหารงานเอกสาร เป็นตน้
14. สามารถควบคุมอารมณ์ ควบคุมสถานการณ์ เมื่อตอ้ งอยใู่ นภาวะตึงเครียด เช่น เมื่อผบู้ งั คบั บญั ชา
อารมณ์เสีย หรือถูกตาหนิ ก็สามารถรับฟังไดอ้ ยา่ งสงบและทางานต่อไปไดเ้ หมือนไม่มีอะไรเกิดข้ึน
15. มีความซื่อสตั ยต์ อ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาอยา่ งแทจ้ ริง สามารถเป็นท่ีไวว้ างใจในการเก็บรักษาขอ้ มูลต่าง ๆ
ที่เป็นความลบั ได้
16. มีความสนใจใฝ่ หาความรู้อยา่ งกวา้ งขวาง และเขา้ ร่วมโครงการอบรมต่าง ๆ ที่เป็ นการพฒั นาตนเอง
และควรเขา้ รับการอบรมเกี่ยวกบั การจดั การ เพื่อจะไดน้ าความรู้มาช่วยในงานสาคญั ๆ ของผบู้ งั คบั บญั ชา
ไดม้ ากข้ึน
17. เตม็ ใจที่จะทางานต่าง ๆ ของผบู้ งั คบั บญั ชาใหเ้ สร็จสมบูรณ์โดยไม่ตอ้ งใหร้ ้องขอ แมจ้ ะเป็นการ
ทางานล่วงเวลากต็ าม
18. สามารถส่งั งาน มอบหมายและเสนองานใหค้ นอ่ืน ๆ ไดอ้ ยา่ งมีหลกั การ และสามารถฝึกสอน
คนอื่น ๆ ไดถ้ า้ จาเป็น
19. สามารถดูแลบริหารงานประจาวนั และโครงการตา่ ง ๆ ได้ โดยที่ผบู้ งั คบั บญั ชาไม่ตอ้ งคอยสัง่ และ
คอยตาม
20. จดั ทารายงานตา่ ง ๆ ของผบู้ งั คบั บญั ชาไดท้ นั เหตุการณ์อยเู่ สมอ
จากคุณสมบตั ิของเลขานุการขา้ งตน้ สามารถสรุปเป็ นคุณสมบตั ิของเลขานุการที่ผบู้ งั คบั บญั ชา
พงึ ประสงค์ ไดด้ งั น้ี (บุศรินทร์ เทพยศ, 2550 : 10-11)
1. เช่ียวชาญงานหลกั
2. รู้จกั กลน่ั กรอง
3. ตอบสนองฉบั ไว
4. รู้ใจนายเสมอ
5. เสนองานเป็นลาดบั
6. มีความรับผดิ ชอบ
7. รอบคอบสอบทาน
8. ปฏิภาณไหวพริบดี
แผนการเรียนรูห้ น่วยท่ี 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
9. มีความซ่ือสตั ย์
10. พฒั นาตนเอง
11. ไม่เกรงงานหนกั
12. รักงานเลขานุการ
คุณสมบตั ิของเลขานุการท่ีเหมาะสมกบั ยุคปัจจุบนั มีดงั น้ี
1. เป็ นนักส่ือสารทดี่ ี เลขานุการตอ้ งมีความสามารถในการสื่อสารท้งั การส่ือสารดว้ ย ลายลกั ษณ์อกั ษร
และการส่ือสารดว้ ยวาจาเพื่อการประสานงาน เลขานุการท่ีมีทกั ษะในการสื่อสารท่ีดี จะช่วยใหก้ ารติดต่อ
ประสานงานเป็นไปดว้ ยความเรียบร้อย ราบรื่น และไม่ผดิ พลาด นอกจากน้นั ยงั เป็นการสร้างภาพลกั ษณ์ท่ีดีของ
ผบู้ งั คบั บญั ชาและองคก์ ร
2. เป็ นเสมอื นตัวแทน หรือด่านแรกสาหรับผู้มาตดิ ต่อ สามารถกลนั่ กรองผมู้ าติดต่อขอพบ
ผบู้ งั คบั บญั ชา มีเทคนิคในการตอ้ นรับและการปฏิเสธผมู้ าติดต่อ มีศิลปะในการพดู ที่ดี ในขณะเดียวกนั ตอ้ งเป็ น
ด่านสุดทา้ ยในการกลนั่ กรองงานตา่ ง ๆ ก่อนท่ีจะส่งถึงมือผบู้ งั คบั บญั ชา
3. มีทกั ษะในการบริการ มีใจรักที่จะบริการ อานวยความสะดวกในการดาเนินงานต่าง ๆ ดว้ ยความ
เตม็ ใจ รวดเร็ว และถูกตอ้ ง เป็นผทู้ ี่มีมนุษยสัมพนั ธ์ท่ีดี มีอธั ยาศยั ไมตรีในการติดต่อกบั บุคคลอื่น
4. เป็ นทไี่ ว้วางใจและมคี วามน่าเชื่อถอื ซ่ึงนบั วา่ เป็นส่ิงสาคญั ในการทางานของเลขานุการ
ผบู้ งั คบั บญั ชาจะตอ้ งสามารถไวว้ างใจผชู้ ่วยของตนเองวา่ สามารถปฏิบตั ิงานตามท่ีไดร้ ับมอบหมายไดอ้ ยา่ ง
ถูกตอ้ ง สามารถสื่อสารกนั ไดอ้ ยา่ งเขา้ ใจและตรงประเด็น สามารถเป็นสื่อกลางในการถ่ายทอดงานสู่หน่วยงาน
ต่าง ๆ ท้งั ภายในและภายนอกไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง
5. มที กั ษะการใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในการปฏบิ ัติงาน ในปัจจุบนั เทคโนโลยสี ารสนเทศเขา้ มา
มีบทบาทในชีวติ ประจาวนั และการทางานเป็นอยา่ งมาก เลขานุการจึงควรกา้ วใหท้ นั เทคโนโลยสี ารสนเทศ
ท่ีเปล่ียนแปลงไปอยา่ งรวดเร็ว โดยตอ้ งศึกษาหาความรู้ และพฒั นาทกั ษะในการใชเ้ ทคโนโลยี และ
นาเทคโนโลยสี ารสนเทศมาใช้ เพื่อใหก้ ารปฏิบตั ิงานมีประสิทธิภาพมากยงิ่ ข้ึน
6. มีความเป็ นมอื อาชีพ ซ่ึงแสดงออกทางดา้ นบุคลิกท่ีดี และการทางานท่ีมีการไตร่ตรอง ทางาน
รอบคอบ มีวจิ ารณญาณท่ีดี คาดการณ์ไกล มีไหวพริบและแกไ้ ขปัญหาเฉพาะหนา้ ตา่ ง ๆ ไดด้ ี
จรรยาบรรณเลขานุการ
พจนานุกรมฉบบั ราชบณั ฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 (2546 : 289) ไดใ้ หค้ วามหมายของคาวา่
“จรรยาบรรณ” วา่ หมายถึง ประมวลความประพฤติที่ผปู้ ระกอบอาชีพการงานแตล่ ะอยา่ งกาหนดข้ึน เพือ่ รักษา
และส่งเสริมเกียรติคุณช่ือเสียงและฐานะของสมาชิก อาจเขียนเป็นลายลกั ษณ์อกั ษรหรือไม่กไ็ ด้
จรรยาบรรณจึงเป็ นหลกั ความประพฤติ เป็นเคร่ืองยดึ เหน่ียวจิตใจใหม้ ีคุณธรรมและจริยธรรมของ
บุคคลในแตล่ ะกลุ่มวชิ าชีพ ซ่ึงเรียกวา่ “จรรยาบรรณแห่งวิชาชีพ”
แผนการเรียนรูห้ น่วยที่ 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
เลขานุการเป็ นอาชีพที่เกี่ยวขอ้ งกบั งานของผบู้ ริหารเป็ นสาคญั นอกจากคุณสมบตั ิท่ีเหมาะสม
ที่เลขานุการพึงมีแลว้ เลขานุการยงั ตอ้ งปฏิบตั ิงานโดยยดึ หลกั จรรยาบรรณแห่งวชิ าชีพ ดงั น้ี
(สุกนั ยา นิมมานเหมินท,์ 2536 : 2 อา้ งอิงใน สุภาณี เอาทองทิพย,์ 2550 : 21)
1. ปฏิบตั ิตนตามกฎระเบียบขององคก์ รดว้ ยความจริงใจ และไมท่ าลายภาพลกั ษณ์ หรือชื่อเสียงของ
องคก์ ร
2. ธารงไวซ้ ่ึงความซื่อสตั ยอ์ นั สูงสุดต่อตนเองและต่องานในหนา้ ท่ีอยา่ งสม่าเสมอ
3. มีความรับผดิ ชอบต่องานของตนเองและผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา
4. ติดตามและเรียนรู้ความกา้ วหนา้ ทางวทิ ยาการ ประสบการณ์และการฝึกฝนดา้ นงานเลขานุการ
การจดั การ รวมท้งั หาทางเพิ่มพนู ความสามารถและความเขา้ ใจในวชิ าชีพเลขานุการโดยการสนบั สนุนใหม้ ีการ
แลกเปล่ียนข่าวสารแก่กนั และกนั
5. ส่งเสริมใหม้ ีการติดต่อส่ือสารกนั อยา่ งมีประสิทธิภาพภายในองคก์ รและภายนอกองคก์ รเท่าที่
เห็นสมควร
6. รักษาความลบั ของงานในหนา้ ท่ีไวอ้ ยา่ งเขม้ งวดและจะไม่ใชค้ วามลบั น้นั เพ่อื ประโยชน์ส่วนตวั หรือ
ในลกั ษณะที่จะก่อความเสียหายตอ่ องคก์ รที่ตนทางานอยหู่ รือทางานมาแลว้
7. คานึงถึงความตอ้ งการและปัญหาของผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาและในฐานะผนู้ า พร้อมท้งั ทาตนใหเ้ ป็ น
ตวั อยา่ งที่ดี
8. ไมใ่ หข้ ่าวหรือแถลงเรื่องราวใด ๆ เกี่ยวกบั งานของตนในฐานะเลขานุการมืออาชีพ โดยมิไดท้ าความ
กระจา่ งแจง้ ถึงอานาจและขอบเขตที่ตนสามารถพดู ไดต้ ามควรกบั ผทู้ ่ีเกี่ยวขอ้ งท้งั หมดก่อน
9. จะไมด่ ูแคลนหรือสร้างความเสียหายต่อสถานภาพทางอาชีพอื่นใดของเลขานุการหรือให้ร้ายทาลาย
ศกั ด์ิศรีงานอาชีพของตน
หลกั การทางานร่วมกบั บุคคลระดบั ต่าง ๆ ในองค์กร
เลขานุการเป็ นอาชีพท่ีตอ้ งทางานร่วมกบั บุคคลตา่ ง ๆ ในองคก์ รอยา่ งหลากหลาย ไมว่ า่ จะเป็น
ผบู้ งั คบั บญั ชา เพื่อนร่วมงาน และผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา หรือผชู้ ่วยของเลขานุการ ดงั น้นั เลขานุการจึงควรยดึ หลกั
ในการทางานร่วมกบั บุคคลในระดบั ตา่ ง ๆ ดงั น้ี
การทางานร่วมกบั ผู้บังคับบัญชา เลขานุการควรปฏิบตั ิตน ดงั น้ี
1. ใหค้ วามเคารพนบั ถือ ยกยอ่ ง และมีทศั นคติท่ีดีต่อผบู้ งั คบั บญั ชา
2. เรียนรู้นิสัยการทางาน และนิสัยส่วนตวั รวมถึงความพึงพอใจของผบู้ งั คบั บญั ชา และพยายาม
ปรับตวั ใหส้ อดคลอ้ งกบั การทางานของผบู้ งั คบั บญั ชา
3. ปฏิบตั ิงานดว้ ยความเตม็ ใจและเตม็ ความสามารถ มีความรอบคอบ รวดเร็ว และถูกตอ้ ง เพื่อให้
ผบู้ งั คบั บญั ชาเช่ือถือ ไวว้ างใจ
4. เขา้ ใจคาส่ังของผบู้ งั คบั บญั ชา และนาไปปฏิบตั ิไดต้ รงตามความประสงค์
แผนการเรียนรูห้ น่วยที่ 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
5. ยนิ ดีทางานนอกเหนือหนา้ ท่ีท่ีไดร้ ับมอบหมาย
6. รับฟังคาวพิ ากษว์ จิ ารณ์จากผบู้ งั คบั บญั ชา หลีกเลี่ยงการแสดงอารมณ์ การโตเ้ ถียง และหาหนทาง
ปรับปรุงแกไ้ ขตนเอง
7. ปฏิบตั ิตนตามกฎระเบียบขององคก์ ร เพื่อเป็นการใหเ้ กียรติผบู้ งั คบั บญั ชา
8. วางตวั ไดเ้ หมาะสมกบั กาลเทศะ รู้วา่ ส่ิงใดควร สิ่งใดไมค่ วร
9. ไมน่ ินทาผบู้ งั คบั บญั ชา ซื่อสัตยแ์ ละจงรักภกั ดีตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา
10. หลีกเล่ียงการบน่ ถึงความยากลาบากในการทางานใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาฟัง และเมื่อตอ้ งขอคาปรึกษา
จากผบู้ งั คบั บญั ชา ควรดูความเหมาะสมและกาลเทศะ
การทางานร่วมกบั เพอ่ื นร่วมงาน เลขานุการควรปฏิบตั ิตน ดงั น้ี
1. ยมิ้ แยม้ ทกั ทายปราศรัย สร้างสัมพนั ธภาพที่ดีกบั เพ่อื นร่วมงาน
2. มองเพอ่ื นร่วมงานในแง่ดี ใหค้ วามจริงใจ ใหค้ วามช่วยเหลือ
3. ใหค้ วามสนใจเพือ่ นร่วมงาน จาช่ือ จาเหตุการณ์หรือเรื่องราวที่ดี ๆ ท่ีเคยเก่ียวขอ้ งกนั จดจาผลงาน
ท่ีไดร้ ับความสาเร็จ และอวยพรในโอกาสสาคญั ตา่ ง ๆ
4. ใหก้ ารยกยอ่ งชมเชยตามโอกาสอนั ควร แต่อยา่ ใหม้ ากไปจนดูไม่จริงใจ
5. หาโอกาสพบปะสงั สรรคก์ บั เพื่อนร่วมงานตามสมควร อยา่ ปลีกตวั ตลอดเวลา
6. รับฟังความคิดเห็นของผอู้ ื่น และเป็นคูส่ นทนาท่ีดี ฟังอยา่ งต้งั ใจ และตอบสนองต่อ คาพดู
ของคู่สนทนา ไม่ขดั จงั หวะ ไมข่ ดั คอ
7. แสดงความมีน้าใจ ห่วงใย แบ่งปันช่วยเหลือ เม่ือเพ่อื นร่วมงานมีความเดือดร้อน
8. หลีกเลี่ยงการนินทาวา่ ร้าย หรือวพิ ากษว์ จิ ารณ์เพื่อนร่วมงานลบั หลงั
9. ใหอ้ ภยั ใหโ้ อกาสเม่ือเพอ่ื นร่วมงานปฏิบตั ิผดิ พลาด
10. เม่ือมีปัญหาตอ้ งพดู คุยกนั ควรพยายามเขา้ หาเพอื่ นร่วมงานก่อนเพื่อใหเ้ กียรติ และหลีกเล่ียงการ
แสดงอารมณ์ เม่ือมีการขดั แยง้ เกิดข้ึนพยายามใชเ้ หตุใชผ้ ลในการแกป้ ัญหา มีความอดทน สุขมุ ใจเยน็
การทางานร่วมกบั ผู้ใต้บงั คบั บัญชา เลขานุการควรปฏิบตั ิตน ดงั น้ี
1. มีทศั นคติที่ดีตอ่ ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา
2. รู้จกั ควบคุมอารมณ์ของตนเอง ไม่ใชค้ าพดู หรือวางอานาจขม่ ข่ผู ใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา
3. ส่งเสริมและใหก้ าลงั ใจ ชื่นชม ยกยอ่ งใหป้ รากฏแก่ผอู้ ่ืนเมื่อผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาทาดี
4. มีศิลปะในการวพิ ากษว์ จิ ารณ์ ใหค้ าแนะนา ตกั เตือนเมื่อผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาผดิ พลาด
5. เปิ ดโอกาสใหผ้ ใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชามีส่วนร่วมในงาน มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็น
6. สื่อสารกบั ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาอยา่ งชดั เจน หลีกเลี่ยงการสื่อสารทางเดียว มีการช้ีแจงหรือแจง้ ข่าวคราว
ความเคลื่อนไหวของงานหรือขององคก์ รใหท้ ราบ
7. ช่วยเหลือเม่ือผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชามีความเดือดร้อนอยา่ งจริงใจ
แผนการเรียนรูห้ น่วยที่ 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
8. รักษาผลประโยชน์ของผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา ดูแลดา้ นสวสั ดิการ คา่ จา้ ง ซ่ึงจะเป็ นแรงจงู ใจในการทางาน
อยา่ งมีความสุข
9. ใชค้ นใหเ้ หมาะสมกบั งานที่เขาถนดั และมีความสุขเมื่อไดท้ างานน้นั
10. สนบั สนุนและเปิ ดโอกาสใหผ้ ใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชามีความเจริญกา้ วหนา้ ในหนา้ ที่การงาน
การพฒั นาปรับปรุงงานของเลขานุการ
การทางานทุกอยา่ งตอ้ งมีการพฒั นาและปรับปรุงงานอยตู่ ลอดเวลา เพื่อใหก้ ารทางานมีความสอดคลอ้ ง
กบั สภาพการณ์และใหม้ ีประสิทธิภาพมากยงิ่ ข้ึน เลขานุการก็เช่นเดียวกนั ควรมีการพฒั นาและปรับปรุงงานของ
ตนเอง ดงั น้ี
1. ศึกษาหาความรู้ที่เก่ียวขอ้ งกบั งานในหนา้ ท่ี งานของผบู้ งั คบั บญั ชา และงานท่ีองคก์ รทาอยอู่ ยา่ ง
กวา้ งขวาง โดยการศึกษาจากแหล่งวทิ ยาการตา่ ง ๆ เช่น วารสารทางธุรกิจ หนงั สือพิมพ์ เวบ็ ไซตต์ ่าง ๆ
ทางอินเทอร์เน็ต สถาบนั การศึกษา หรือสถาบนั การอบรมต่าง ๆ
2. เพม่ิ พนู ความชานาญและความคล่องแคล่วในการสื่อสารท้งั 4 ทกั ษะ ไดแ้ ก่ การฟัง พดู อ่าน และ
เขียน รวมถึงการส่ือสารดว้ ยเทคโนโลยตี ่าง ๆ ที่ทนั สมยั
3. ศึกษาระบบงานในสานกั งานของตน ใหเ้ ขา้ ใจถึงความสมั พนั ธ์ของหน่วยงานภายในองคก์ ร และเห็น
วา่ มีสิ่งใดที่เป็นจุดอ่อนหรือขอ้ บกพร่องในระบบ หรือวธิ ีการปฏิบตั ิงาน โดยเฉพาะอยา่ งยงิ่ ในหน่วยงานของเรา
หรือในส่วนที่เราตอ้ งเกี่ยวขอ้ ง พยายามมองหาโอกาสและลู่ทางท่ีจะปรับปรุงแกไ้ ขใหด้ ีข้ึน
4. ขอคาแนะนาหรือคาปรึกษาจากผทู้ ี่อยใู่ นตาแหน่งท่ีสูงกวา่ หรือมีความชานาญมากกวา่ เพือ่ การ
พฒั นาและปรับปรุงงาน พยายามคิดหาวธิ ีการใหม่ ๆ มาใชใ้ นการปฏิบตั ิงาน และสังเกตวา่ ผลงานดีข้ึนหรือไม่
หากไดผ้ ลดีกน็ ามาจดั ทาเป็นระบบและเสนอแนะใหม้ ีการเปลี่ยนแปลง หรือจดั ทาเป็นเอกสารคาแนะนาในการ
ปรับปรุงงานเผยแพร่แก่ผทู้ ่ีเกี่ยวขอ้ งในองคก์ ร
5. ควรหาโอกาสเพ่ิมภาระหนา้ ท่ีความรับผิดชอบ ขยายขอบขา่ ยงานท่ีตอ้ งการทาดว้ ยการพดู กบั
ผบู้ งั คบั บญั ชา ปรึกษาขอความเห็นและบอกใหท้ ราบวา่ เราตอ้ งการความรับผิดชอบเพ่มิ และส่ิงใดท่ีเราทาไดด้ ี
และยนิ ดีทาเพ่ือช่วยแบง่ เบาภาระงานของผบู้ งั คบั บญั ชา
6. เรียนรู้ลกั ษณะนิสยั และบุคลิกภาพในการทางาน ความรับผดิ ชอบในงานและความมุ่งหวงั ของ
ผบู้ งั คบั บญั ชา ความปรารถนาของผบู้ งั คบั บญั ชาท่ีมีต่อตวั เรา ต่อตวั ท่าน และสิ่งท่ีท่านตอ้ งการจะใหเ้ กิดเป็น
ผลดีตอ่ งานหรือต่อองคก์ ร และนาขอ้ มลู ที่ไดม้ าศึกษาหาวธิ ีการเพ่ือช่วยเสริมความสามารถของผบู้ งั คบั บญั ชา
ดว้ ยการปรับปรุง ลดข้นั ตอนการทางาน ช่วยทางานแทนในเร่ืองที่สามารถทาได้
7. หลีกเล่ียงกิจกรรมที่ทาให้เสียเวลาไปโดยไม่เกิดประโยชนใ์ นการปรับปรุงและพฒั นางาน หรือ
เรียนรู้สิ่งที่มีคุณค่าต่อการพฒั นาตนเอง ใหม้ องหาวธิ ีการท่ีจะปรับปรุงส่ิงตา่ ง ๆ ของตนอยเู่ สมอ
แผนการเรียนรูห้ น่วยที่ 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
สรุปท้ายหน่วย
เลขานุการมีความสาคญั และจาเป็นต่อทุกองคก์ ร ไม่วา่ องคก์ รรัฐ องคก์ รเอกชน วงการธุรกิจ รวมไปถึง
บุคคลในอาชีพต่าง ๆ บทบาทที่สาคญั ของเลขานุการ คือ การเป็นผชู้ ่วยผบู้ งั คบั บญั ชาในการดาเนินงานให้
บรรลุผลสาเร็จตามนโยบายและเป้ าหมายของงานหรือองคก์ ร ตลอดจนช่วยแกไ้ ขปัญหาอุปสรรคและ
ประสานงาน เพอื่ ใหก้ ารบริหารจดั การเป็ นไปดว้ ยความราบรื่น เรียบร้อย
งานของเลขานุการในแต่ละองคก์ รจะมีขอบเขตความรับผดิ ชอบที่หลากหลายและกวา้ งขวาง แต่จะมี
งานที่คลา้ ยคลึงกนั จะแตกต่างกนั ในปริมาณงานและรายละเอียดของงาน ซ่ึงข้ึนอยกู่ บั องคป์ ระกอบตา่ ง ๆ
ท้งั องคก์ ร ผบู้ งั คบั บญั ชา และเลขานุการเอง
ผปู้ ฏิบตั ิงานอาชีพเลขานุการควรมีคุณสมบตั ิ 4 ประการ คือ มีความรู้ทางการศึกษาและความรู้ทว่ั ไป
มีความรู้และมีทกั ษะในงานเลขานุการ มีบุคลิกลกั ษณะทดี่ ี มีอุปนิสัยและกิจนิสยั ในการทางานท่ีดี ซ่ึงเลขานุการ
ท่ีมีคุณสมบตั ิครบถว้ น เหมาะสม ประพฤติปฏิบตั ิตนไดส้ อดคลอ้ งกบั คุณลกั ษณะที่ดีของเลขานุการ ละเวน้ การ
ปฏิบตั ิตนอนั ไมเ่ หมาะสม รู้วา่ สิ่งใดควร สิ่งใดไม่ควร จะส่งผลใหเ้ ลขานุการประสบความสาเร็จในงานอาชีพ
นอกจากการมีคุณสมบตั ิท่ีเหมาะสมแลว้ เลขานุการตอ้ งปฏิบตั ิตนตามจรรยาบรรณของเลขานุการ คือ
วางตนเหมาะสมกบั ตาแหน่งหนา้ ที่ ไมท่ าลายภาพลกั ษณ์ขององคก์ ร มีความซ่ือสตั ย์ มีความรับผดิ ชอบ รักษา
ความลบั ไดด้ ี ทาตนเป็นแบบอยา่ งท่ีดี สามารถติดตอ่ ส่ือสารและประสานงานไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ รู้จกั
เพม่ิ พนู ความรู้และกา้ วทนั วทิ ยาการใหม่ ๆ มีความศรัทธาในอาชีพของตน และมีทศั นคติท่ีดีต่อทุกอาชีพ
เลขานุการตอ้ งทางานร่วมกบั ผบู้ งั คบั บญั ชามากที่สุด เลขานุการจึงควรเรียนรู้นิสัยของผบู้ งั คบั บญั ชา
ท้งั นิสัยการทางานและนิสยั ส่วนตวั รวมถึงความพึงพอใจของผบู้ งั คบั บญั ชา ตลอดจนปรับตวั ใหส้ อดคลอ้ งกบั
การทางานของผบู้ งั คบั บญั ชา และวางตนใหเ้ หมาะสมกบั ความเป็นเลขานุการกบั ผบู้ งั คบั บญั ชา นอกจากน้นั
ในการปฏิบตั ิงานร่วมกบั เพื่อนร่วมงานหรือผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา กค็ วรปฏิบตั ิตนใหเ้ หมาะสมเช่นกนั
เลขานุการควรเรียนรู้ที่จะพฒั นาปรับปรุงงานของตนเองอยอู่ ยา่ งต่อเนื่องและสม่าเสมอ เพื่อการเพม่ิ
ประสิทธิภาพของงานความกา้ วหนา้ ในงานอาชีพของตน
แผนการเรียนรูห้ น่วยท่ี 1 | ครูอรินทยา ใจเอ ผสู้ อน
Create by ครูอรินทยา ใจเอ