M E N T O R S Y S T E M คู่มืคู่ อ มื พี่เพี่ ลี้ยง
ค ว า ม เ ป็ น ม า ข อ ง โ ค ร ง ก า ร ปัญหาการบริหารทรัพยากรบุคคลในยุคปัจจุบัน ที่เกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อองค์กรในระดับต้นๆ คือ ปัญหาการปรับตัวของพนักงานใหม่ ให้เข้ากับหน่วยงาน ลักษณะงานใหม่ และเพื่อนร่วมงานใหม่ รวมไปถึงความสามารถที่ยัง ไม่เพียงพอสำ หรับการปฎิบัติงานของพนักงานใหม่ ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นและพบเห็น ได้ในหลายหลายหน่วยงานสังเกตได้จากความ สัมพันธ์ภายในหน่วยงาน การปฎิบัติงาน สถิติการมาทำ งานหรืออัตราการเข้าออก ของพนักงานเป็นต้น บริษัท ผลิตภัณฑ์ตราเพชร จำ กัด (มหาชน) เห็นความสำ คัญในเรื่องนี้จึงได้เกิดโครงการ “ระบบพี่เลี้ยง” เพื่อเป็นแนวทาง ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นโดยพี่เลี้ยง จะมีบทบาทหน้าที่ในการชี้แนะให้คำ ปรึกษา ดูแลเอาใจใส่ สร้างแรงจูงใจที่ดีให้แก่พนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับหน่วย งานเพื่อนร่วมงานและสามารถทำ งานร่วมกับผู้อื่นได้ อย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุข เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน มีความภาคภูมิใจและเต็มใจในการทำ งาน เพื่อให้บรรลุผลตามที่หน่วยงานตั้งไว้
คำ นำ คู่มื คู่ อ มื เล่มนี้ จัด จั ทำ ขึ้น ขึ้ เพื่อ พื่ เป็นแนวทางให้ผู้ ห้ ที่ผู้ ที่ได้รับ รั การแต่งตั้ง ตั้ เป็นพี่เ พี่ ลี้ยงทราบ ว่า ว่ ควรทำ หน้าที่อย่า ย่ งไรบ้า บ้ ง นับตั้ง ตั้ แต่รู้จั รู้ กห จั น้าที่ เรื่อ รื่ งต่างๆ ในบริษัริ ษั ท ที่ควรทราบ การช่ว ช่ ยแก้ปัญหา ตลอดจนการติดตาม ประเมินมิผลเบื้อ บื้ งต้นของพนักงานใหม่ เนื้อ นื้ หาสาระในคู่มื คู่ อ มื เล่มนี้รวบรวมและปรับ รัใช้ม ช้ าจากตัวอย่า ย่ งหลายๆ องค์กร / หน่วยงานที่ได้นำ มาเเชร์เ ร์ พื่อ พื่ เป็นข้อ ข้ มูลให้ผู้ ห้ ที่ผู้ ที่ ต้องการศึกษา สามารถนำ มาปรับ รั ใช้ไช้ด้และเพื่อ พื่ ใช้เ ช้ป็นแนวทางที่จะเป็นพี่เ พี่ ลี้ยงที่สมบูรณ์แบบต่อไป
สารบัญ บั ค่านิยมหลัก (Core Value) ความเป็นมาของโครงการ คุณ คุ สมบัติ บั ติพี่เ พี่ ลี้ยง คุณ คุ สมบัติ บั ติทั่ว ทั่ ไป ความรู้ค รู้ วามเข้า ข้ใจ (Knowledge) ขอบเขตความรับ รั ผิดผิชอบของพี่เ พี่ ลี้ยง ทัศนคติ (Adtitude) ทักษะ (Skill) บทบาทและหน้าที่ของพี่เ พี่ ลี้ยง สร้า ร้ งความรู้สึ รู้ ก สึ ดี การให้คำ ห้ คำ ปรึก รึ ษาแนะนำ ด้านการปรับ รั ตัว การให้คำ ห้ คำ ปรึก รึ ษาและแนำ เกี่ยวกับงานที่ปฎิบัติ บั ติ พัน พั ธกิจ (Mission) วิสัวิย สั ทัศน์ (Vision)
V I S I O N “เป็นทางเลือกที่ดีก ดี ว่า ว่ ด้านวัส วั ดุก่ ดุ ก่ อสร้า ร้ งและบริก ริ าร”
M I S S I O N พันพัธกิจ “เราอยู่ใยู่ นธุรกิจของการผลิต การจัดจัจำ หน่า น่ ย รวมถึงการให้บ ห้ ริกริารเกี่ยวกับกระเบื้อบื้งหลังคา ผนังนั และอุปกรณ์ปณ์ระกอบ เราเชื่อชื่ว่า ว่ การประกอบธุรกิจอย่า ย่ งมีจมีริยริธรรมและมีคมีวามรับรัผิดผิชอบต่อสังสัคมจะเป็น ป็ พื้นพื้ฐานตอบสนองความต้องการและความคาดหวังวัของลูก ลู ค้า พนักนังาน สังสัคม และผู้ถืผู้ ถือหุ้น หุ้ ของเรา สู่ ความสำ เร็จ ร็ ต่อพันพัธกิจของเรา” สำ หรับรัลูก ลู ค้า เราจะส่ง ส่ มอบผลิตภัณฑ์ที่มีคุมีณ คุ ภาพและการออกแบบที่แตกต่างอย่า ย่ งมีคุมีณ คุ ค่าในราคาที่ แข่ง ข่ ขันขั ได้ โดยการประยุกต์ใช้เ ช้ ทคโนโลยีที่ยี ที่ ทันสมัยมัตลอดจนให้บ ห้ ริกริารที่เป็นเลิศกับลูก ลู ค้า ด้วยช่อ ช่ งทางจัดจั จำ หน่ายที่แข็ง ข็ แกร่ง ร่ และระบบการบริหริารจัดจัการที่มีคมีวามสามารถของเรา สำ หรับรัพนักงาน เราจะสร้า ร้ งและส่ง ส่ เสริมริสภาพแวดล้อมแห่ง ห่ การเรียรีนรู้ และความเป็นอยู่ที่ ยู่ ที่ ดีของ พนักงาน รวมถึงครอบครัวรัของพนักงาน เพื่อพื่ ให้พ ห้ นักงานสามารถพัฒพันาศักยภาพ ได้อย่า ย่ งเต็มความ สามารถ สำ หรับรัสังสัคม เราจะให้ก ห้ ารสนับสนุนช่ว ช่ ยเหลือสังสัคมที่เราอยู่ใยู่ ห้มี ห้ คุมีณ คุ ภาพชีวิชีตวิที่ดี โดยตระหนักว่า ว่ สังสัคม ของเราเป็นกลไกสำ คัญที่จะช่ว ช่ ยส่ง ส่ เสริมริผลักดันให้กิ ห้ กิจการของบริษัริ ษัทฯ คงอยู่แ ยู่ ละเติบโตอย่า ย่ งยั่งยั่ยืนยื สำ หรับรัผู้ถือหุ้น หุ้ เราจะสร้า ร้ งผลตอบแทนด้านการเงินที่เติบโตอย่า ย่ งต่อเนื่องและมั่นมั่คง
C O R E V A L U E ค่านิยมองค์กร “เราจะขยันยัตั้งตั้ ใจทำ งาน ด้วยความรับรัผิดผิชอบ มุ่ง มุ่ มั่นมั่สู่คสู่ วามสำ เร็จ ร็ และความเป็นเลิศ เพื่อพื่รักรัษาสมดุลดุ ของผลประโยชน์ของผู้มีผู้ ส่มีว ส่ นได้เสียสีทุก ทุ ฝ่ายอย่า ย่ งเป็นธรรม ทำ งานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ด้วยความซื่อซื่สัตสัย์ สุจ สุ ริตริ และโปร่ง ร่ ใส ส่ง ส่ เสริมริการเรียรีนรู้ แบ่ง บ่ ปัน และพัฒพันาอย่า ย่ งไม่ห ม่ ยุดยั้งยั้เพื่อพื่ความแตกต่างที่ดีกว่า ว่ รวมทั้งทั้การดูแ ดู ลเอาใจ ใส่สั ส่ งสัคม ชุมชน และสิ่งสิ่แวดล้อม เพื่อพื่การสร้า ร้ งคุณ คุ ค่าอย่า ย่ งยั่งยั่ยืนยื ” โดยใช้อั ช้ อักษรย่อ ย่ “D-BUILDS” มีคำมี คำ จำ กัดความว่า ว่ “ มุ่ง มุ่ มั่นมั่ โปร่ง ร่ ใส ใฝ่พัฒพันา รักรัษาสิ่งสิ่แวดล้อม ” ซึ่งซึ่มีคมีวามหมายดังนี้
ขอบเขตความรับ รั ผิดผิชอบ 1. พี่เ พี่ ลี้ยงควรดูแ ดู ลพนัก นั งานใหม่เ ม่ ป็น ป็ รายบุคคล 2. ระยะเวลาของการเป็น ป็ พี่เ พี่ ลี้ยงพนัก นั งานใหม่ปม่ ระมาณ 1 ปี 3. ให้ค ห้ วามเห็น ห็ และหรือ รืประเมินมิพนัก นั งานใหม่ต ม่ ามรอบการประเมินมิ (ตามแบบฟอร์ม ร์ รายงานที่กำ หนด) รวมทั้ง ทั้ ผู้บัผู้ ง บั คับบัญ บั ชาของพนัก นั งานใหม่ท ม่ ราบ M E N T O R S Y S T E M
มีวาจาดีสามารถสื่อความกับคนอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยอมรับฟัง ฟั ความเห็นของผู้อื่นอย่างเต็มใจ มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อบุคคลทั่วไป มีความพร้อมและเต็มใจเป็น ป็ พี่เลี้ยง มีความเสียสละ อดทน และรู้จักให้อภัย ทัศนคติ (Attitude) ทักษะการเป็น ป็ ที่ปรึกษา การสื่อสารและประสานงานที่ดี มีความเป็น ป็ ผู้นำ การทำ งานอย่างเป็น ป็ ระบบ ความสามารถในการวิเคราะห์และแก้ไขปัญ ปั หา ทักษะ (Skill) M E N T O R S Y S T E M คุณสมบัติของพี่เลี้ยง คุณสมบัติทั่วไป มีประสบการณ์ทำ งานไม่น้อยกว่า 3 ปี อาวุโสกว่าพนักงานใหม่ ปฏิบัติตามกฎระเบียบบริษัท มีความรู้เกี่ยวกับบริษัท ความรู้ในงานที่รับผิดชอบและงานที่เกี่ยวข้อง ความรู้เกี่ยวกับกฎระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง ความรู้ความเข้าใจ (Knowlede)
บทบาทหน้าที่ของพี่เลี้ยง1. สร้างความสัมพันธ์กับพนักงานใหม่ โดยการพบปะพูดคุยกับพนักงานใหม่ เพื่อสร้างบรรยากาศ ความเป็นกันเองและความรู้สึกอบอุ่น เสมือนหนึ่งพนักงานใหม่เป็นคนในครอบครัวเดียวกัน และไม่รู้สึกโดดเดี่ยว เช่น การพบปะ, การส่งอีเมล การโทรคุยเป็นระยะ ๆ, การทำ กิจกรรมร่วมกัน ฯลฯ 2. ให้แนวคิดและคำ แนะนำ ต่าง ๆ ได้แก่ การวางตัว, การปฏิบัติงาน, แนะนำ บุคคลต่าง ๆ แนวนโยบายของบริษัท ฯลฯ 3. แบบอย่างที่ดี โดยสามารถถ่ายทอดในเรื่อง Vision, Core Values, Core Competency ของบริษัท, แนวคิดในการ Balance เป้าหมายชีวิตและ การทำ งาน, การไม่รู้เรียนรู้ การพัฒนาตนเอง และการสร้างแรงจูงใจได้ 4. ให้คำ ปรึกษาและช่วยเหลือ โดยการให้คำ ปรึกษาและช่วยเหลือทั้งในงานและนอกงานรวมถึงการปรับตัวต่าง ๆ เมื่อพนักงานใหม่ประสบกับปัญหาตามความเหมาะสม 5. ติดตามให้ความเห็นต่อพนักงานใหม่ใม่ นเรื่องต่าง ๆ โดยการให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับการปฏิบัติตนของพนักงานใหม่ เพื่อส่งให้ต้นสังกัด หรือ HR ใช้ประกอบในการประเมินผลทดลองงานและนำ มาเสนอแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพื่อพัฒนาทักษะ ด้านการ เรียนรู้ให้แก่พนักงานใหม่ M E N T O R S Y S T E M
6. พัฒนาการเรียนรู้ของพนักงานใหม่ โดยการมอบหมายการเรียนรู้/การศึกษางานในงานของพนักงานใหม่ และนำ มาเสนอ/แลกเปลี่ยนความ คิดเห็นเพื่อพัฒนาทักษะด้านการเรียนรู้ให้แก่พนักงานใหม่ 7. ศึกษาและเตรียมข้อมูลความรู้ต่างๆและถ่ายทอด ให้กับพนักงานใหม่ โดยทำ หน้าที่ในการศึกษาหาข้อมูลความรู้ต่างๆ ที่จำ เป็น ป็ เพื่อให้พนักงานเกิดพัฒนาการการเรียนรู้ในเรื่อง ต่าง ๆ และสามารถปรับตัวในการทำ งานได้ เช่น ข้อมูลทั่วไปของธุรกิจ, บริษัท, แนวทางการบริหารงาน บุคคลของกลุ่มบริษัทหรือกลุ่มธุรกิจ, การบริหารงานภายในกลุ่มธุรกิจ, ผู้บริหารระดับสูงของบริษัท, กิจกรรมสำ คัญ ๆ ของบริษัท รวมถึงแหล่งข้อมูลใน Intranet ต่าง ๆ ที่เป็น ป็ ประโยชน์กับพนักงานใหม่ อาทิ website ที่สำ คัญขององค์กร เช่น KM, Innovation เป็น ป็ ต้น 8. การเป็น ป็ ผู้สอนแนะ (Coach) และผู้อำ นวยความสะดวก (Facilitator) โดยการทำ หน้าที่ในการสอนและชี้แนะวิธีการในการทำ งานของ พนักงานใหม่ เช่น การใช้งาน คอมพิวเตอร์, การฝึกอบรมและพัฒนา ฯลฯ 9. เป็น ป็ แบบอย่างในการวางตัวกับเพื่อนร่วมงานทุกระดับอย่าง เหมาะสม โดยการทำ ตัวเป็น ป็ แบบอย่างที่ดีในการวางตัวกับเพื่อนร่วมงานทุกระดับเพื่อให้การทำ งานในหน่วยงานมี บรรยากาศที่ดีในการทำ งาน เป็น ป็ ทีม และสอดคล้องกับวัฒนธรรมขององค์กร M E N T O R S Y S T E M บทบาทหน้าที่ของพี่เลี้ยง
10. ติดตามและประเมินผลอย่างเป็น ป็ ทางการ โดยการทำ หน้าที่ในการติดตามและประเมินผลการเรียนรู้ของพนักงานใหม่เพื่อรับฟังฟั Feedback ที่จะนำ มาปรับปรุงแนวทางการให้ ความช่วยเหลือพนักงานใหม่ และสื่อสารให้หน่วยงานต้นสังกัดทราบ ก่อนที่ จะมีการนำ ความเห็นมาประกอบการประเมินผลงาน โดยพิจารณา ถึงความรู้ความเข้าใจข้อมูลเบื้องต้นที่ สำ คัญ เช่น วิสัยทัศน์นโยบายของ บริษัท, หน้าที่งานและความรับผิดชอบของตนเอง, ระเบียบ/ข้อ บังคับการ บริหารงานบุคคล, แหล่งข้อมูลสำ คัญต่าง ๆ, ความปลอดภัยในการทำ งาน เป็นต้น รวมทั้ง การติดตามผลด้านพฤติกรรม เช่น การปรับตัวเข้ากับ หน่วยงาน เพื่อนร่วมงาน ผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้ บังคับบัญชา (ถ้ามี), ทัศนคติของพนักงานใหม่ต่อหน่วยงาน, การเรียนรู้ในการทำ งาน, การ แก้ไขปัญหา เฉพาะหน้าในงาน, ประเมินความรู้สึกในภาพรวมของ พนักงานใหม่ต่อวัฒนธรรมขององค์กร, บรรยากาศในการทำ งาน เครื่องมือในการทำ งาน, อิสระในการทำ งาน, ความสอดคล้องกับความ ต้องการ ของพนักงาน ฯลฯ M E N T O R S Y S T E M บทบาทหน้าที่ของพี่เลี้ยง
ข้อมูลที่พี่เลี้ยงควรทราบ M E N T O R S Y S T E M จุดมุ่งหมาย เพื่อเป็นแนวทางให้พี่เอาจต้องการทราบลี้ยงทราบว่ามีข้อมูลอะไรบ้างที่พนักงานใหม่อาจต้องการทราบ กา ร จัดอ งค์กา ร แ ล ะ ส า ยกา รบังคับบัญช า จำ นวนโ ร ง ง าน สถานที่ตั้ง แ ล ะกำ ลั งกา รผลิต ย อดข า ย ในแต่ล ะปี จำ นวนพนักง านข อ งบริษัท 1 . 3 นโ ยบา ย ร ะเบียบ ข้ อบังคับ วินัย นโ ยบา ยกา รบริ ห า ร ง านบุคคล ข อ งบริษัท ร ะเบียบแ ล ะ ข้ อบังคับด้านกา รบริ ห า ร ง านบุคคล โดย ร ะเบียบด้านกา ร อ อกเ อกส า ร ค่า ใ ช้ จ่ า ย กา ร เบิกเ งินทั่ว ๆ ไป กา ร ใ ช้ สิ่ ง อำ นว ยคว ามส ะดวกข อ งบริษัท กิจกร รมพื้นฐ านข อ งบริษัท กลุ่มคุณภาพ (QC ) 5 ส แ ล ะคว ามปล อดภัย ในกา รทำ ง าน ข้ อ เ สนอ แนะ (S UGGESSTION ) บุคคล ในอ งค์กา ร ผู้บริ ห า ร ร ะดับสู งทั้งบริษัท ชื่ อ แ ล ะตำ แ หน่ง ข อ งผู้บริ ห า รตามกลุ่ม เพื่อนร่ วมง านทุกร ะดับชั้นในหน่ว ย ง านที่สั งกัด หน่ว ย ง านข้ า ง เคีย ง บุคคลที่อ ยู่ ในหน่ว ย ง านอื่นซึ่ งมีคว ามจำ เป็นต้อ งติดต่อ อ ยู่ เ สมอ บุคคลภา ยนอกอ งค์กา ร บุคคลที่ต้อ งติดต่อ อ ยู่ เ สมอ สถานที่ตั้ง ข อ ง สถานที่ต่า ง ๆ ภา ย ในหน่ว ย ง าน สำ นักง าน โ ร ง ง าน สถานที่ตั้ง ข อ ง หน่ว ย ร า ชกา ร ห รื อ หน่ว ย ง านภา ยนอกที่ต้อ งติดต่อด้ว ย สถานที่ตั้ง ข อ ง สถานที่ที่คว รทร าบ วัฒนธ ร รมข อ ง อ งค์กร อุดมกา รณ์ เป้า หมา ย แ ล ะนโ ยบา ย ข อ งบริษัท จ ร ร ย าบร รณเครื อ ฯ กา ร ว า งตัวต่อ เพื่อนร่ วมง านทุกร ะดับชั้น ธ ร รมเนียมปฏิบัติต่า ง ๆ เ ช่น กา ร แต่งกา ย กา ร ใ ช้ ส ร รพนาม กา ร เ ขี ยนบันทึกติดต่อภา ย ใน ฯ ล ฯ 1 . ข้ อมูล เกี่ย วกับบริษัทแ ล ะกา รบริ ห า ร 2 . ข้ อมูล เกี่ย วกับบุคคล 3 . ข้ อมูล เกี่ย วกับสภาพแ วดล้ อม
แนวปฏิบัติของพี่เลี้ยงในการช่วยเหลือ แก้ปัญหาให้พนักงานใหม่ M E N T O R S Y S T E M จุดมุ่งหมาย เพื่อเป็นแนวทางกว้าง ๆ ให้พี่เลี้ยงใช้ประกอบการพิจารณา เมื่อพนักงานใหม่ประสบปัญหา แนวปฏิบัติ 1 . ศึกษาปัญห าที่เกิดขึ้นโดย ล ะเ อี ยด 2 . ร ะบุใ ห้ แน่ชัดว่ า ปร ะเด็นข อ งปัญห านั้นคือ อ ะไ ร A. ค้นห าคำ ตอบ/ แนวปฏิบัติที่ถูกต้อ ง อ ย่ า ง ร วดเ ร็ ว แ ล ะ ชัดเ จน B. ติดต่อผู้บังคับบัญช า / หน่ว ย ง านที่เกี่ย ว ข้ อ ง ( ห ากจำ เป็น) C . เ ลื อกวิ ธีกา ร สื่ อคว ามที่เ หมา ะ สม D . เ อ า ใ จ เ ข ามา ใ ส่ ใ จ เ ร า ในกา ร ใ ห้คำ แนะนำ E.ปลูกฝังทัศนคติที่ดี แ ล ะ สิ่ งที่อ งค์กรมุ่ง ห วั ง F. ติดตามผล /ปรับปรุ ง วิ ธีกา ร แก้ไ ขปัญห า
ตัวอย่าง แบบฟอร์มการติดตามผล การดูแลพนักงานใหม่ M E N T O R S Y S T E M
M E N T O R S Y S T E M
M E N T O R S Y S T E M ตัวอย่าง การสร้างกระบวนการเรียนรู้สำ หรับพนักงานใหม่
M E N T O R S Y S T E M ตัวอย่าง ผลการประเมินพี่เลี้ยง
M E N T O R S Y S T E M ตัวอย่าง การวิเคราะห์พี่เลี้ยง VS น้องเลี้ยงผ่าน DISC และพฤติกรรมส่วนตัว