TAKLIMAT PROSEDUR PEMUSNAHAN REKOD
KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
DISEDIAKAN OLEH: ENCIK BONIFES CHUYU ANAK BARAU
ISI KANDUNGAN
PENGENALAN TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN
DAN PERAKAUNAN
DEFINISI REKOD KEWANGAN
DAN PERAKAUNAN TATACARA PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN
DAN AKAUN
TAKRIF PELUPUSAN DAN
PEMUSNAHAN REKOD 8 ALIRAN AKTIVITI SEBELUM
PERMOHONAN
REKOD YANG BOLEH
DIMUSNAHKAN FORMAT PENGIRAAN
PENGENALAN
Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)
S.26 – Pelupusan Rekod Awam
S.27 – Jadual Pelupusan Rekod
AP150
AP299
Surat Kementerian Kewangan Bil. KB557/97/54 bertarikh 03 November 1993
Pelupusan Bahan – bahan Bercetak/Kertas Terpakai daripada Kementerian / Jabatan
Kerajaan / Badan Berkanun
PENGENALAN
Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 1997
Peraturan Pemeliharaan Rekod – Rekod Jabatan
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007
Panduan Pengurusan Pejabat (Bab VIII)
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009
Tatacara Pengurusan Stor (Bab F – Keselamatan & Kebersihan)
Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)
S.25 – Larangan terhadap pemusnahan rekod awam
S.25(5) – Sabit Kesalahan: denda<RM5000 atau Penjara<setahun; atau kedua - duanya
DEFINISI REKOD KEWANGAN & PERAKAUNAN
Rekod – rekod yang diterima / dikeluarkan oleh
Kementerian/ Jabatan/ Agensi Kerajaan dalam apa
jua bentuk bagi pegawai / kakitangan awam
menjalankan urusan rasmi kewangan dan
perakaunan
(Definisi oleh Bahagian Pengurusan Audit Dalam)
TAKRIF PELUPUSAN DAN PEMUSNAHAN
REKOD
PELUPUSAN VS PEMUSNAHAN
PELUPUSAN
PEMUSNAHAN PEMINDAHAN
KE ARKIB
TANAM BAKAR
DIRINCIH JUAL • Ada nilai sejarah
• Diperlukan untuk rujukan masa depan
• Rekod – rekod tahun 1948 dan sebelumnya.
REKOD YANG BOLEH DIMUSNAHKAN
Rekod yang tidak boleh digunakan dan usang – rujuk AP 299
“Kelulusan Ketua Audit Negara hendaklah diperolehi sebelum resit
rasmi, lesen dan borang seumpamanya yang belum digunakan atau
usang hendak dimusnahkan”
REKOD YANG BOLEH DIMUSNAHKAN
Rekod yang telah tamat tempoh simpanan – AP150
Persoalan:
BERAPA LAMAKAH TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN
DAN PERAKAUNAN?
TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 (AP150) – LAMPIRAN M
JADUAL PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
(Arkib Negara Malaysia)
JADUAL PEMISAHAN REKOD / TEMPOH SIMPANAN REKOD
JABATAN (Jika ada)
TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
AP150
Semua buku rekod kewangan dan perakaunan termasuk dalam membentuk mikro grafik atau
media elektronik perlu disimpan dengan cermat sekurang – kurangnya selama tempoh yang
ditetapkan di Lampiran M.
Tempoh ini telah mengambil kira pengauditan oleh Ketua Audit Negara dan keperluan siasatan.
Buku dan rekod kewangan serta perakaunan hendaklah dimusnahkan selepas tempoh
minimum penyimpanan.
Bagi tujuan pemusnahan, kebenaran hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Ketua
Pengarah Arkib Negara dan Ketua Audit Negara sebelum memohon kelulusan daripada
Akauntan Negara atau Akauntan Negeri / Bendahari negeri.
Permohonan hendaklah mengandungi mengenai jenis dan tempoh simpanan dokumen yang
hendak dimusnahkan.
TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
LAMPIRAN M – AP150
TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
LAMPIRAN M – AP150
TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
LAMPIRAN M – AP150
TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
PERSOALAN
Tempoh Simpanan Rekod Kewangan dan
Perakaunan di Jabatan tiada dalam
Lampiran M, AP150.
Senarai Rekod Kewangan dan Perakaunan
di Lampiran M tidak jelas dan tidak
terperinci.
TEMPOH SIMPANAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
PENYELESAIAN
Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan
Perakaunan
Sesuaikan ikut fungsi / persamaan
Rekod Kewangan dan Perakaunan di
Lampiran M, AP150.
TATACARA PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
TATACARA PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
ALIRAN AKTIVITI SEBELUM PERMOHONAN
LANGKAH 1
Asingkan Rekod Kewangan & Bukan
Kewangan
Asingkan Rekod Kewangan dan
Perakaunan mengikut jenis dan tahun
penyelesaian
ALIRAN AKTIVITI SEBELUM PERMOHONAN
LANGKAH 2 – Semak Tempoh
Simpanan
Lampiran M
JPRKA
Jadual Pemisahan Rekod Jabatan (JIKA ADA)
ALIRAN AKTIVITI SEBELUM PERMOHONAN
LANGKAH 3
Sediakan senarai rekod kewangan dan perakaunan yang perlu
dimusnahkan – Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod
Kewangan dan Perakaunan (Kewangan – Arkib 4/08)
Nota : Pastikan rekod kewangan dan perakaunan yg hendak
dimusnahkan:
tidak lagi mempunyai hal kewangan/ perakaunan yang belum
selesai - bebas daripada penyiasatan pihak-pihak spt:
Audit Dlm Kementerian, SPRM, Polis dan Mahkamah
FORMAT : BORANG PERMOHONAN BAGI
PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN & PERAKAUNAN
FORMULA PENGIRAAN
Baucar Bayaran (bukan kontrak) bagi tahun 2011 - 2019
TAHUN SEMASA 2020
TEMPOH SIMPANAN 4
YANG DIPERLUKAN 1
FORMULA
REKOD YANG BOLEH 2015
DIMUSNAHKAN
ALIRAN AKTIVITI SEBELUM PERMOHONAN
LANGKAH 4
Pohon kebenaran/sokongan:
• Ketua Pengarah Arkib Negara/wakil -> maklumat
tambahan - jumlah meter panjang/persegi/padu
rekod kewangan
• Ketua Audit Negara/wakil
ALIRAN AKTIVITI SEBELUM PERMOHONAN
LANGKAH 5
Pohon kelulusan JANM –
sertakan
1) Surat permohonan pemusnahan (cover letter)
2) 2) Salinan surat kebenaran / sokongan dari:
Arkib Negara, Audit Negara,
SPRM Sokongan / Kebenaran
Audit Dalam Kementerian Tambahan jika berkaitan
3) Senarai rekod kewangan dan perakaunan yang hendak dimusnahkan
(Borang Kew Arkib 4/08)
ALIRAN AKTIVITI SEBELUM PERMOHONAN
LANGKAH 6
Terima surat kelulusan JANM - beserta Borang
Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan
Perakaunan (Kewangan – Arkib 13/08)
ALIRAN AKTIVITI SEBELUM PERMOHONAN
LANGKAH 7
Laksanakan aktiviti pemusnahan dalam tempoh 3 bulan
dari tarikh surat kelulusan JANM
Kaedah pemusnahan – berdasarkan garis panduan yang
telah ditetapkan oleh surat Kementerian Kewangan
rujukan KB557/97/54 Jilid. 4 (47) bertarikh 3
November 1993
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD
Pemusnahan Rekod Kewangan Secara Jualan
Pemusnahan Rekod Kewangan Secara Rincih
Pemusnahan Rekod Kewangan Secara Tanam
Pemusnahan Rekod Kewangan Secara Bakar
TINDAKAN SELEPAS PEMUSNAHAN
LANGKAH 8
Kembalikan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan
Perakaunan (Kewangan- Arkib 13/08) kepada Ketua Pengarah Arkib
Negara, Ketua Audit Negara dan Akauntan Negara dalam tempoh 1
bulan selepas aktiviti pemusnahan dilaksanakan
Sertakan pengesahan jualan – salinan resit rasmi kerajaan (jika
berkaitan)
Maklumkan kepada JANM sekiranya perlu masa tambahan untuk
pemusnahan
BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN
REKOD KEWANGAN & PERAKAUNAN
SOALAN LAZIM
1) Adakah surat permohonan kebenaran
kepada Arkib Negara Malaysia dan Jabatan
Audit Negara boleh dihantar serentak?
2) Sekiranya, jabatan/ PTJ memilih untuk
menjual rekod kewangan dan perakaunan
yang hendak dimusnahkan, perlukah rekod
itu dirincih terlebih dahulu?
SOALAN LAZIM
3) Perlukah dinyatakan jenis baucer bayaran yang
hendak dimusnahkan?
4) Bagaimanakah untuk mendapatkan JADUAL
PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN?
5) Bagaimanakah sekiranya dalam satu fail itu
bercampur aduk rekod kewangan dan
perakaunan?
SOALAN LAZIM
6) Apakah yang perlu dilakukan sekiranya surat
kebenaran daripada Arkib Negara Malaysia dan
Jabatan Audit Negara lewat diterima?
7) Bagaimanakah sekiranya masa tambahan
diperlukan untuk memusnahkan rekod kewangan
dan perakaunan yang telah diluluskan?
8) Bagaimanakah sekiranya rekod yang hendak
dimusnahkah bercampur aduk dan sukar untuk
menentukan bidang kuasa pihak yang meluluskan?
SOALAN LAZIM
9) Adakah jabatan-jabatan yang terbabit akan
membuat lawatan semakan sebelum pemusnahan
rekod kewangan dan perakaunan diluluskan?
10) Bagaimanakah sekiranya rekod-rekod kewangan
yang hendak dimusnahkan telah rosak seperti akibat
banjir atau dimakan anai-anai?
11) Bagaimanakah sekiranya rekod kewangan tersebut
telah mencapai tempoh simpanan minimum tetapi
Jabatan masih belum mahu melupuskan?