KERTAS CADANGAN PROJEK TOMANI ESTUARY NATIONAL PRIMARY SCHOOL ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT (TENSEM)
ISI KANDUNGAN • Latar Belakang Organisasi • Masalah (Isu dan Potensi) • Rasional, Matlamat dan Objektif • Aktiviti-Aktiviti Projek • Anggaran Kos • Jadual Projek • Carta Alir • Pelan Kontingensi • Penilaian Projek
Nama Sekolah : Sekolah Kebangsaan Kuala Tomani Tenom Jenis Sekolah : Sekolah Harian Gred A (Luar bandar) Bilangan Guru dan Enrolmen Murid : 40 orang guru / 543 orang murid Kedudukan Geografi Sekolah : 43 kilometer dari Pekan Tenom (4°51'02.2"N 115°53'24.7"E) Status Capaian Talian Internet : Interim (Celcom) / Sederhana LATAR BELAKANG ORGANISASI
Isu: • Pengurusan fail kakitangan secara manual menyebabkan kelewatan dalam akses maklumat dan kehilangan data. • Pengemaskinian fail secara manual memerlukan masa dan tenaga kerja yang banyak. • Penyimpanan fail fizikal memerlukan ruang besar dan kos tinggi. • Keselamatan maklumat kakitangan sukar dijamin dengan fail fizikal yang mudah rosak atau hilang. Potensi: • Pengurusan fail secara digital menggunakan Google Drive dan Google Classroom dapat meningkatkan kecekapan melalui akses cepat dan mudah. • Penyimpanan digital mengurangkan keperluan ruang fizikal dan kos penyimpanan. • Data digital lebih mudah diurus dan dikemas kini, menjamin ketepatan maklumat. • Sistem Google menawarkan keselamatan tinggi melalui enkripsi dan kawalan akses yang ketat. MASALAH (ISU DAN POTENSI)
Rasional: Dalam era digital, organisasi perlu beradaptasi dengan teknologi untuk kekal kompetitif dan relevan. Google Drive dan Google Classroom adalah platform yang boleh diakses dengan mudah, kos efektif, dan menawarkan ciri keselamatan yang tinggi. Matlamat: Mewujudkan sistem pengurusan fail dan tugasan kakitangan yang efisien, selamat, dan mudah diakses melalui Google Drive dan Google Classroom. Objektif: Memindahkan semua fail kakitangan daripada format fizikal ke format digital dalam masa 12 bulan. Meningkatkan kecekapan akses dan pengurusan maklumat kakitangan. Mengurangkan kos penyimpanan dan pengurusan fail sebanyak 50% dalam tempoh dua tahun. Menjamin keselamatan maklumat kakitangan dengan mengimplementasikan sistem keselamatan data yang kukuh. RASIONAL, MATLAMAT, DAN OBJEKTIF
AKTIVITI AKTIVITI PROJEK Projek 1 E-RPH (Telah dilaksanakan) Projek 2 E-Sasaran Keberhasilan PBPPP 2024 (Sedang dilaksanakan) Projek 3 E-Documentation Vault (Dalam perancangan)
PELAN TAKTIKAL 2024 JADUAL 2 KPI SEKOLAH Peningkatan kualiti pengurusan dan pentadbiran secara eletronik/atas talian. UNIT PENERAJU Unit Pentadbiran dan Pengurusan UNIT SOKONGAN Unit Kurikulum STRATEGI Memantapkan pengurusan dokumentasi melalui aplikasi elektronik/atas talian. BIL PROGRAM/ PROJEK OBJEKTIF TANGGUNG JAWAB TARIKH/ TEMPOH KOS/ SUMBER KPI TOV SASARAN PELAN KONTIGENSI 1 TENSEM a) ERPH b) E-Sasaran Keberhasilan Memastikan Rancangan Pengajaran Harian dihantar secara teratur dan mengikut ketetapan. Memastikan sasaran keberhasilan dihantar dan disimpan dengan baik dan mudah dicapai. Guru Besar, Semua Penolong Kanan, Penyelaras TS25 Mac 2024 – Feb 2025 Tiada 39 Orang 35 orang Semua guru Penghantaran RPH melalui emel Penghantaran Sasaran Keberhasilan Melalui emel
PELAN TAKTIKAL 2024 JADUAL 2 KPI SEKOLAH Peningkatan kualiti pengurusan dan pentadbiran secara eletronik/atas talian. UNIT PENERAJU Unit Pentadbiran dan Pengurusan UNIT SOKONGAN Unit Kurikulum STRATEGI Memantapkan pengurusan dokumentasi melalui aplikasi elektronik/atas talian. BIL PROGRAM/ PROJEK OBJEKTIF TANGGUNG JAWAB TARIKH/ TEMPOH KOS/ SUMBER KPI TOV SASARAN PELAN KONTIGENSI 1 TENSEM c) E-Documentation Vault Memastikan semua dokumen pegawai disimpan secara elektronik bagi penyediaan urusan rasmi (EPangkat) Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir Jan – Dis 2025 Tiada 47 orang 26 orang Semua kakitangan Penghantaran dokumen melalui emel
PELAN OPERASI 2024 JADUAL 3 UNIT PENERAJU Unit Pentadbiran dan Pengurusan PROGRAM TENSEM PROJEK ERPH OBJEKTIF Memastikan Rancangan Pengajaran Harian dihantar secara teratur dan mengikut ketetapan. TARIKH/TEMPOH Mac 2024 – Feb 2025 KUMPULAN SASARAN Semua Guru TANGGUNGJAWAB Guru Besar, Semua Penolong Kanan, Penyelaras TS25 PROSES KERJA 1. Penyediaan kertas Cadangan projek 2. Bengkel ERPH / Penyediaan Google Classroom 3. Pelaksanaan ERPH 4. Pelaporan 5. Tindak susul KEKANGAN Capaian Internet, peranti yang lapuk PEMANTAUAN Pengauditan Sebulan Sekali oleh Guru Besar PENILAIAN Penghantaran RPH mengikut masa yang ditetapkan. PENAMBAHBAIKAN
PELAN OPERASI 2024 JADUAL 3 UNIT PENERAJU Unit Pentadbiran dan Pengurusan PROGRAM TENSEM PROJEK E-Sasaran Keberhasilan PBPP 2024 OBJEKTIF Memastikan sasaran keberhasilan dihantar dan disimpan dengan baik dan mudah dicapai. TARIKH/TEMPOH Mac 2024 – Feb 2025 KUMPULAN SASARAN Semua Guru TANGGUNGJAWAB Guru Besar, Semua Penolong Kanan, Penyelaras TS25 PROSES KERJA 1. Penyediaan kertas Cadangan projek 2. Bengkel E-Sasaran Keberhasilan / Penyediaan Google Classroom 3. Pelaksanaan E-Sasaran Keberhasilan 4. Pelaporan 5. Tindak susul KEKANGAN Capaian Internet, peranti yang lapuk PEMANTAUAN Semakan Tugasan Google Classroom PENILAIAN Penghantaran E-Sasaran Keberhasilan mengikut masa yang ditetapkan. PENAMBAHBAIKAN
PELAN OPERASI 2024 JADUAL 3 UNIT PENERAJU Unit Pentadbiran dan Pengurusan PROGRAM TENSEM PROJEK E-Documentation Vault OBJEKTIF Memastikan semua dokumen pegawai disimpan secara elektronik bagi penyediaan urusan rasmi TARIKH/TEMPOH Jan – Dis 2025 KUMPULAN SASARAN Semua kakitangan TANGGUNGJAWAB Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir PROSES KERJA 1. Penyediaan kertas Cadangan projek 2. Bengkel Penyediaan Data\Penyediaan Google Classroom dan Google Drive 3. Pelaksanaan Projek 4. Pelaporan 5. Tindak susul KEKANGAN Capaian Internet, peranti yang lapuk PEMANTAUAN Semakan Tugasan Google Classroom PENILAIAN Bilangan keciciran bagi urusan kenaikan pangkat PENAMBAHBAIKAN
ANGGARAN KOS Tanpa melibatkan kos kerana menggunakan aplikasi Kerajaan sedia ada iaitu MyGovUC dan DELIMa.
JADUAL PROJEK ERPH & E-SASARAN KEBERHASILAN
PELAN KONTINGENSI Penghantaran dokumen menggunakan emel dalam Delima 2.0 atau MyGovUC 3.0 Penyimpanan dokumen dalam Penyimpanan Awan (Cloud Storage)
PENILAIAN PROGRAM Penilaian program ini akan menggunakan adalah melalui penyemakan dalam Google Classroom (tugasan yang dihantar oleh guru dan kakitangan
TERIMA KASIH