MAJALAH AKTUALISASI

OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP
DOKUMEN PERENCANAAN
SECARA DIGITALISASI

ISU
Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen
Perencanaan Pada Bagian Perencanaan
GAGASAN
Meningkatkan Penataan Arsip Dokumen
Perencanaan Secara Digitalisasi
TUJUAN
Terwujudnya Penataan Arsip Dokumen
Perencanaan secara Digitalisasi

KEGIATAN I
Mengumpulkan Dokumen Perencanaan

KEGIATAN II
Menyiapkan Dokumen Elektronik

KEGIATAN III
Membuat Akun & Mengupload Dokumen

Perencanaan
KEGIATAN IV
Mengevaluasi Kegiatan

8 1 3AKUNTABILITAS : NASIONALISME : ETIKA PUBLIK :
7 9KOMITMEN MUTU : ANTI KORUPSI :

LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN IX
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI PAPUA BARAT
TAHUN 2021

NAMA : Nur Christian Rantung
NIP : 19910925 202011 1 001
INSTANSI : Badan Penanggulangan Bencana Daerah

JABATAN Provinsi Papua Barat
NDH : Pengadministrasi Umum
: 25

JUDUL AKTUALISASI
“Optimalisasi Penataan Arsip Dokumen Perencanaan Secara Digitalisasi”

Pada Bagian Perencanaan Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Provinsi Papua Barat

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Rancangan Aktualisasi Pelatihan
Dasar CPNS Golongan II Angkatan IX Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Provinsi Papua Barat tahun 2021.

Manokwari, November 2021

Menyetujui,

Coach Mentor

Satria Eka Tri Laksana, S.IP Satriani Sikku, ST.,MM

LEMBAR PERSETUJUAN HASIL PERBAIKAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN IX
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI PAPUA BARAT
TAHUN 2021

NAMA : Nur Christian Rantung
NIP : 19910925 202011 1 001
INSTANSI : Badan Penanggulangan Bencana Daerah

JABATAN Provinsi Papua Barat
NDH : Pengadministrasi Umum
: 25

JUDUL AKTUALISASI
“Optimalisasi Penataan Arsip Dokumen Perencanaan Secara Digitalisasi”

Pada Bagian Perencanaan Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Provinsi Papua Barat

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukan dari Penguji, Coach
dan Mentor pada tanggal November 2021.

Manokwari, November 2021

Menyetujui,

Coach Mentor

Satria Eka Tri Laksana, S.IP Satriani Sikku, ST.,MM

Penguji

Wellem Auparay, SE

KATA
PENGANTAR

S egala Puji dan Syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan
Yang Maha Esa karena berkat rahmat Nya sehingga
saya dapat menyelesaikan Laporan Aktualisasi dengan
lancar sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Judul Aktualisasi yaitu “Optimalisasi Penataan
Arsip Dokumen Perencanaan Secara Digitalisasi” Pada
Bagian Perencanaan Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Provinsi Papua Barat, Telah disusun guna memenuhi
persyaratan penyelesaian Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil. Dalam penulisan Laporan Aktualisasi ini, tentunya banyak pihak yang
telah memberikan dukungan baik moril maupun materil. Oleh karna itu penulis ingin
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Kasubag Perencanaan BPBD Provinsi Papua Barat Ibu. Satriani Sikku,
ST.,MM selaku mentor yang telah mendidik dan memberikan bimbingan
selama ± 30 hari kepada saya;
2. Bapak Satria Eka Tri Laksana, S,IP, selaku coach yang telah melatih dan
membimbing selama penyusunan Rancangan Aktualisasi;
3. Segenap Widyaiswara selaku Tenaga Pengajar dan Panitia Penyelenggara
Latsar CPNS serta Tim MFD sebagai Pelatih yang dengan setia menjaga dan
melatih kami.
4. Kepada orang tua serta seluruh keluarga yang selalu mendoakan dan
memberikan semangat kepada saya,
5. Seluruh rekan-rekan peserta Latsar CPNS Golongan II Angkatan IX.
Menyadari laporan aktualisasi tidak terlepas dari kekurangan, maka penulis
mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan agar rancangan aktualisasi ini
nantinya dapat memberi manfaat dalam bidang pekerjaan dan penerapannya di
lapangan serta mampu di kembangkan lebih lanjut.



BAB I
PENDAHULUAN

LATAR

BELAKANG

PNS sebagai pegawai ASN dalam
pengelolaannya diatur dalam manajemen ASN yaitu
Sistem Manajemen Kepegawaian yang meliputi
sistem perencanaan, pengembangan karier,
penggajian, dan batas usia pensiun. Diharapkan
aturan ini mampu memperbaiki manajemen
pemerintahan yang berorientasi pada pelayanan
publik, sebab PNS tidak lagi berorientasi melayani
atasannya, melainkan masyarakat. Aturan ini
menempatkan PNS sebagai sebuah profesi yang
bebas dari intervensi politik dan akan menerapkan
sistem karier terbuka yang mengutamakan prinsip
profesionalisme, yang memiliki kompetensi, 2
kualifikasi, kinerja, transparansi, objektivitas, serta
bebas dari intervensi politik dan KKN yang
berbasis pada manajemen sumber daya manusia dan
mengedepankan sistem merit menuju terwujudnya
birokrasi pemerintahan yang profesional.

Fungsi Pegawai Aparatur Sipil Negara dalam UU
No 5 tahun 2014

Pelaksana kebijakan publik, Guna menciptakan dan melahirkan
pelayan publik dan perekat
dan pemersatu bangsa, maka Aparatur Sipil Negara (ASN) atau Pegawai
pegawai ASN berperan sebagai perencana,
pelaksana dan pengawas penyelenggaraan Negeri Sipil (PNS) yang berkualitas, berdaya
tugas umum pemerintah dan pembangunan
nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan saing, profesional dan berintegritas tinggi
pelayanan publik yang professional, bebas
dari intervensi politik serta bersih dari serta memiliki etika yang baik dan bebas dari
praktik korupsi, kolusi dan nepotisme.
tindak korupsi, maka diharapkan melalui
Aparatur Sipil Negara yang disingkat
ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil pembentukan karakter dan penguatan
dan pegawai pemerintah dengan perjanjian
kerja yang bekerja pada instansi pemerintah kompetensi sesuai dengan bidang tugas
dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh
pejabat pembina kepegawaian dan diserahi melalui Pelatihan Dasar Calon Pegawai
tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau
diserahi tugas negara lainnya dan digaji Negeri Sipilin diharapkan dapat menciptakan
berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Pegawai negeri sipil yang disingkat PNS Aparatur Sipil Negara yang mampu
adalah warga negara Indonesia yang
memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai menerapkan atau mengaktualisasikan nilai-
pegawai ASN secara tetap oleh pejabat
pembina kepegawaian untuk menduduki nilai dasar ANEKA, yaitu : Akuntabilitas,
jabatan pemerintahan. Manajemen ASN
adalah pengelolaan ASN untuk Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu
menghasilkan pegawai ASN yang
profesional, memiliki nilai dasar, etika serta Anti Korupsi di tempat kerjanya
profesi, bebas dari intervensi politik, bersih
dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. masing-masing.

Dengan demikian melalui kegiatan

pelatihan dasar CPNS ini dapat diterapkan

nilai-nilai dasar ANEKA dalam

melaksanakan tugas dan pelayanan penulis

selama masa habituasi, terutama terkait
dengan kegiatan dalam “Optimalisasi

Penataan Arsip Dokumen Perencanaan
Secara Digitalisasi” Pada Bagian

Perencanaan Badan Penanggulangan

Bencana Daerah Provinsi Papua Barat.

TUJUAN MANFAAT

Adapun tujuan dari kegiatan Manfaat dari kegiatan aktualisasi
aktualisasi ini, yaitu: yang dilaksanakan di Bagian

1. Mampu menerapkan nilai-nilai Perencanaan Badan
dasar profesi ASN yang meliputi
Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi
Publik, Komitmen Mutu, dan Anti
Korupsi (ANEKA) dalam setiap Papua Barat adalah agar penulis mampu
pelaksanaan kegiatan sehingga
dapat menjadi suatu kebiasaan atau melaksanakan tugas secara profesional
karakter diri ideal sebagai seorang
ASN. dengan menerapkan nilai-nilai profesi ASN

2. Memperoleh pengalaman nyata (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,
tentang penerapan agenda
kedudukan dan peran PNS dalam Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) serta
NKRI yang mencakup WOG,
manajemen ASN dan Pelayanan kedudukan dan peran PNS aadalam NKRI
Publik.
(WOG, MASN, Pelayanan Publik untuk
3. Mampu memecahkan permasalahan
yang terjadi dengan baik. kepentingan instansi, masyarakat, dan

Negara.

BAB II

Gambaran Umum Organisasi
Dan Gambaran Mata Pelatihan

Gambaran Umum Organisasi

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Papua Barat sesuai
dengan Peraturan Daerah Provinsi Papua Barat Nomor 7 Tahun 2016 tentang
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah merupakan salah satu Perangkat
Daerah yang berbentuk Badan yang merupakan Lembaga Teknis Daerah sebagai unsur
penunjang Pemerintah Provinsi Papua Barat. BPBD dipimpin oleh seorang Kepala Badan
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.
Badan Penanggulangan Bencana Daerah membantu Gubernur dalam menyelenggarakan
pemerintahan di bidang penanggulangan bencana. Kepala Badan dan atau Kepala
Pelaksana Badan Penanggulangan Bencana Daerah membawahi : Sekratriat, Bidang
Pencegahan dan Kesiapsiagaan; Bidang Darurat dan Logistik; Bidang Rehabilitasi dan
Rekonstruksi Serta UPTD Pusdalops PB.



Tugas pokok BPBD j. Melaksanakan Kewajiban Lain Sesuai
Provinsi Papua Barat Dengan Peraturan Perundang-undangan.

a. Menetapkan Pedoman Dan Pengarahan

Terhadap Usaha Penanggulangan Bencana

Yang Mencakup Pencegahan Bencana, Fungsi BPBD
Provinsi Papua Barat
Penanganan Darurat, Rehabilitasi, Serta

Rekonstruksi Secara Adil Dan Setara.

b. Menetapkan Standarisasi Serta Kebutuhan a. Penyusunan rencana dan program

Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana kerja;

Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan. b. Perumusan kebijakan teknis bidang

c. Menyusun, Menetapkan, Dan penanggulangan bencana;

Menginformasikan Peta Rawan Bencana. c. Pemberian dukungan atas

d. Menyusun Dan Menetapkan Prosedur Tetap penyelenggaraan pemerintahan daerah

Penanganan Bencana. dibidang bencana;

e. Melaporkan Penyelenggaraan d. Pembinaan, fasilitasi dan pelaksana

Penanggulangan Bencana Kepada Kepala tugas di bidang pencegahan dan

Daerah Setiap Bulan Sekali Dalam Kondisi kesiapsiagaan, penanganan darurat,

Normal Dan Setiap Saat Dalam Kondisi rehabilitasi dan rekonstruksi, logistik

Darurat Bencana. dan peralatan lingkup provinsi dan

f. Mengendalikan Pengumpulan Dan Penyaluran kabupaten/kota;

Uang Dan Barang. e. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan

g. Melaporkan Penyelenggaraan bidang penanggulangan bencana;

Penanggulangan Bencana Kepada Kepala f. Pengelolaan administrasi keuangan,

Daerah Setiap Bulan Sekali Dalam Kondisi kepegawaian, perlengkapan, rumah

Normal Dan Setiap Saat Dalam Kondisi tangga dan ketatausahaan di

Darurat Bencana. lingkungan Badan Penanggulangan

h. Mengendalikan Pengumpulan Dan Penyaluran Bencana Daerah;

Uang Dan Barang. g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh

i. Mempertanggungjawabkan Penggunaan Gubernur sesuai dengan tugas pokok dan

Anggaran Yang Diterima Dari Anggaran fungsinya.

Pendapatan Dan Belanja Daerah.

VISI PROVINSI PAPUA BARAT

“MENUJU PAPUA BARAT YANG AMAN, SEJAHTERA
& BERMARTABAT”

MISI PROVINSI PAPUA BARAT

Memperhatikan visi serta perubahan paradigma dan kondisi yang akan dihadapi pada masa yang
akan datang, maka dalam upaya mewujudkan visi pembangunan Provinsi Papua Barat Tahun
2017-2022, maka ditetapkan misi pembangunan Provinsi Papua Barat Tahun 2017-2022 yaitu
sebagai berikut:
1. Menciptakan tata Kelola Pemerintahan yang baik yang berbasis aparatur yang bersih dan

berwibawa;
2. Pengelolaan lingkungan dan sumber daya alam yang berkeadilan dan berkelanjutan;
3. Meningkatkan kualitas pelayanan dasar di bidang pendidikan dan Kesehatan;
4. Meningkatkan kapasistas infrastruktur dasar;
5. Meningkatkan daya saing dan iklim investasi daerah;
6. Membangun perikanan dan kepariwisataan yang bedaya saing;
7. Membangun pertanian yang mandiri dan berdaulat;
8. Memperkuat pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak; dan
9. Memperkuat kerukunan umat beragama.

Nilai – Nilai

Dasar ASN

Nilai-nilai Dasar ASN Berdasarkan nilai-nilai dasar profesi ASN, terdapat lima nilai-nilai dasar
yang harus diamalkan dan diaplikasikan dalam menjalankan tugas sehari-hari. Lima nilai dasar itu
antara lain akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu dan anti korupsi (ANEKA).

AKUNTABILITAS Keadilan : keadilan harus menjadi landasan
utama akuntabilitas karena akan berdampak
Akuntabilitas adalah kewajiban setiap pada kepercayaan serta optimal atau tidaknya
individu, kelompok, dan intitusi untuk suatu kinerja.
memenuhi tanggung jawab yang menjadi
amanahnya. Adapun nilai-nilai yang Kepercayaan : rasa keadilan akan membawa
terkandung dalam akuntabilitas yaitu: pada sebuah kepercayaan. Lingkungan
akuntablitas tidak akan lahir dari hal-hal yang
Kepemimpinan : lingkungan yang akuntabel tidak dapat dipercaya.
tercipta dari atas ke bawah dimana pimpinan
memainkan peranan penting dalam Keseimbangan : keseimbangan diperlukan
menciptakan lingkungannya antara kewenangan, harapan dan kapasitas.
Setiap indibidu harus menggunakan
Transparansi : tujuan dari adanya wewewenang untuk peningkatan kinerja sesuai
transparansi adalah mendorong komunikasi kapasitas sumber daya dan keahlian yang
internal dan eksternal, memberikan dimiliki.
perlindungan terhadap pengaruh yang tidak
seharusnya dan korupsi dalam pengambilan Kejelasan : fokus utama untuk kejelasan
keputusan, meningkatkan akuntabiltas dalam adalah mengetahui wewenang, peran dan
keputusan serta meningkatkan kepercayaan tanggung jawab, misi organisasi, kinerja yang
kepada pimpinan secara keseluruhan. diharapkan organisasi, dan sistem pelaporan
kinerja baik individu maupun organisasi.
Integritas : dengan adanya integritas
menjadikan suatu kewajiban untuk dijunjung Konsistensi : konsistensi menjamin stabilitas.
dan mematuhi semua hukum dan aturan yang Penerapan yang tidak konsisten dari sebuah
berlaku. Integritas akan membrikan kebijakan, prosedur dan sumber daya kan
kepercayaan dan keyakinan kepada publik dan memiliki konsekuensi terhadap tercapainya
stakeholders. lingkungan kerja yang tidak akuntabel.

Tanggung jawab : tanggung jawab akan
memberikan kewajiban bagi setiap individu
dan lembaga bahwa ada konsekuensi dari
setiap tindakan yang dilakukan.

NASIONALISME 1. Kepercayaan kepada Tuhan Yang Maha
Esa;
Nasionalisme merupakan pandangan
tentang rasa cinta yang wajar 2. Mengembangkan rasa cinta tanah air dan
terhadap bangsa dan negara bangsa dan rasa persatuan;
sekaligus menghormati bangsa lain.
Sedangkan chauvinisme merupakan 3. Kekeluargaan dan kegotongroyongan;
nasionalisme dalam arti sempit yakni sikap 4. Mengakui persamaan derajat, tanpa
meninggikan bangsanya sendiri sekaligus tidak
menghargai bangsa lain sebagaimana membeda-bedakan setiap manusia;
mestinya. Secara politis nasionalisme berarti 5. Tidak melaksanakan kehendak kepada
pandangan atau paham kecintaan manusia
Indonesia terhadap bangsa dan tanah airnya orang lain;
yang didasarkan pada nilai-nilai Pancasila. 6. Adil terhadap sesama;
Adapun indikator nilai dasar Nasionalisme 7. Rela berkorban untuk kepentingan Negara
sebagai berikut:
dan Bangsa;
8. Mengutamakan musyawarah dalam

mengambil keputusan; dan
9. Suka memberi pertolongan kepada orang.

ETIKA PUBLIK

Etika Publik yaitu refleksi tentang standar/norma yang menentukan baik/buruk, benar/salah
perilaku, tindakan dan keputusan untuk mengarahkan kebijakan publik dalam rangka
menjalankan tanggung jawab pelayanan publik. Nilai-nilai dasar etika publik sebagaimana
tercantum dalam Undang-Undang ASN, yakni sebagai berikut:

a. Memegang teguh nilai-nilai dalam ideologi Negara Pancasila;
b. Setia dan mempertahankan Undang-Undang Dasar Negara Kesatuan Republik Indonesia

1945;
c. Menjalankan tugas secara profesional dan tidak berpihak;
d. Membuat keputusan berdasarkan prinsip keahlian;
e. Menciptakan lingkungan kerja yang non diskriminatif;
f. Memelihara dan menjunjung tinggi standar etika luhur;
g. Mempertanggungjawabkan tindakan dan kinerjanya kepada publik;
h. Memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan dan program pemerintah;
i. Memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat, akurat, berdaya

guna, berhasil guna, dan santun;
j. Mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi;
k. Menghargai komunikasi, konsultasi, dan Kerjasama;
l. Mengutamakan pencapaian hasil dan mendorong kinerja pegawai;
m. Mendorong kesetaraan dalam pekerjaan; dan
n. Meningkatkan efektivitas sistem pemerintahan yang demokratis sebagai perangkat sistem

karir.

KOMITMEN MUTU

Dalam komitmen mutu mengenal 4 sesuai atau bahkan melebihi harapan
konsep yaitu efektivitas, efisien, pihak pengguna;
inovatif dan mutu. Efektivitas e. Adaptif : upaya perubahan pola kerja
menunjukkan tingkat ketercapaian target yang yang lebih baik guna memenuhi
telah direncanakan, baik menyangkut jumlah tuntutan perubahan lingkungan kerja;
maupun mutu kerja. Efisien adalah tingkat f. Responsif : membantu orang yang
ketepatan realisasi penggunaan sumberdaya dilayani dan menyediakan layanan yang
dan meminimalisir kegiatan yang dapat cepat : dan
merugikan. Inovatif berkaitan dengan sesuatu g. Perbaikan berkelanjutan: upaya
yang memiliki nilai kebaruan dan novelty. perbaikan atas cara kerja/pelayanan
Mutu merupakan nilai keunggulan produk/jasa yang telah ada sebelumnya.
yang diberikan kepada pelanggan sesuai
dengan kebutuhan bahkan melampaui harapan.
Nilai – nilai dasar komitmen mutu yaitu :
a. Efektif : upaya meningkatkan

ketercapaian target atau tujuan yang
telah ditetapkan;
b. Efisien : upaya meningkatkan ketepatan
penggunaan sumber daya dan
bagaimana pekerjaan dilaksanakan
sehingga tidak terjadi pemborosan &
penyalahgunaan sumber daya serta
penyimpangan prosedur;
c. Inovatif : Upaya untuk menciptakan
atau menawarkan barang atau jasa
dengan cara yang baru atau lebih baik
lagi;
d. Mutu : Upaya untuk Kondisi dinamis
yang berkaitan dengan produk, jasa,
manusia, proses dan lingkungan yang

d. Disiplin : Sikap mental untuk melakukan
hal-hal yang seharusnya, pada saat yang
tepat dan benar-benar menghargai waktu;

e. Tanggung Jawab : menyelesaikan
pekerjaan sesuai Amanah yang diberikan
dengan baik, tidak mengelak, berani
menghadapi dan memikul segala akibat
atas pekerjaan yang dilakukan;

f. Kerja keras : kegiatan yang dikerjakan
sungguh-sungguh tanpa mengenal Lelah
atau berhenti sebelum target tercapai;

g. Sederhana : bersahaja, tidak berlebih –
lebihan;

h. Berani : tidak takut menghadapi bahaya
atau kesulitan; dan

i. Adil : tidak berat sebelah dan tidak
memihak kepada siapapun bisa juga
dikatakan berpegang pada kebenaran.

ANTI KORUPSI

Anti korupsi berkaitan dengan gerakan
sadar anti korupsi. Gerakan sadar

tersebut dilakukan dengan

membangun sistem integritas nasional.

Bertolak dari pengertian korupsi yaitu setiap

orang yang secara melawan hukum melakukan

perbuatan memperkaya diri sendiri atau orang

lain atau suatu korporasi yang dapat

merugikan keuangan negara atau

perekonomian negara.

Nilai-nilai dasar anti korupsi antara lain:

a. Jujur : adalag lurus hati, tidak curang dan
tidak berbohong;

b. Peduli : Mengindahkan, memperhatikan,
dan menghiraukan serta melibatkan diri
dalam suatu persoalan, keadaan atau
kondisi disekitar kita;

c. Mandiri : Tidak Bergantung kepada
orang lain;

pembangunan kebijakan,

manajemen program dan

WHOLE OF

GOVERMAN

WOG adalah pelayanan publik.Oleh karenanya WOG
sebuah juga dikenal sebagai pendekatan
pendeka interagency, yaitu pendekatan yang
tan penyelenggaraan melibatkan sejumlah kelembagaan yang
terkait dengan urusan-urusan yang
pemerintahan yang menyatukan relevan.

upaya-upaya kolaboratif

pemerintahan dari keseluruhan

sektor dalam ruang lingkup

koordinasi yang lebih luas guna

mencapai tujuan-tujuan

PELAYANANAN

PUBLIK

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
menyatakan bahwa pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian
kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai
dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas
barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara
pelayanan publik. Tiga unsur penting dalam pelayanan publik, yaitu organisasi
penyelenggara pelayanan publik, penerima layanan (pelanggan) yaitu orang,
m
a
s
y
a
r
a
k
a
t

a
t
a
u
organisasi yang berkepentingan, dan kepuasan yang ddiberikan dan atau diterima oleh
penerima layanan (pelanggan). Prinsip-prinsip pada pelayana publik yaitu partisipatif,
transparan, responsif, tidak diskriminatif, mudah dan murah, efektif dan efisien,
aksesibel, akuntabel, dan berkeadilan.

MANAJEMEN APARATUR
SIPIL NEGARA

Manajemen ASN adalah
pengelolaan ASN untuk
menghasilkan Pegawai ASN
yang professional, memiliki nilai dasar,
etika profesi, bebas dari intervensi
politik, bersih dari praktik korupsi,
kolusi, dan nepotisme. Pengelolaan atau
manajemen ASN pada dasarnya adalah
kebijakan dan praktek dalam mengelola
aspek sumber daya manusia dalam
organisasi termasuk dalam hal ini adalah
pengadaan, penempatan, mutasi,
promosi, pengembangan, penilaian dan
penghargaan.

BAB III
AKTUALISASI

IDENTIFIKASI ISU

ISU PERIORITAS

“Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen
Perencanaan”
Pada Bagian Perencanaan Badan Penanggulangan
Bencana Daerah Provinsi Papua Barat.

DESKRIPSI ISU

Pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Provinsi Papua Barat khususnya pada Bagian
Perencanaan terjadi beberapa isu yang terjadi
tapi pada dasarnya saya mengangkat tentang
“Penataan Arsip Dokumen Perencanaan” pada Bagian
Perencanaan Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Provinsi Papua Barat yang belum Optimal, karena
masih di lakukan pengarsipan secara manual.

GAGASAN PEMECAHAN ISU

Adapun gagasan pemecehan isu yaitu :
“Meningkatkan Penataan Arsip Dokumen
Perencanaan Secara Digitalisasi” pada Bagian
Perencanaan Badan Penanggulangan Bencana
Daerah Provinsi Papua Barat secara Digital.

Dalam rangka mengatasi isu permasalahan
diatas, terdapat 4 (empat) kegiatan yang telah
dirancang, yaitu :

1. Mengumpulkan Dokumen Perencanaan.
2. Menyiapkan Dokumen Elektronik.
3. Membuat Akun dan Mengupload Dokumen -

Dokumen Perencanaan
4. Mengevaluasi Kegiatan

Keterkaitan Isu dengan Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI

Whole Of Government

Whole of Government (WoG) merupakan sebuah

pendekatan penyelenggaraan pemerintahan yang

menyatukan upaya kolaboratif pemerintahan dan

keseluruhan sector dalam ruang lingkup

koordinasi yang lebih luas guna mencapai tujuan-

tujuan pembangunan kebijakan, manajemen

program dan pelayanan pubik. Whole of

Government (WoG) adalah sebuah system

pengelolaan pemerintahan yang terintegrasi

dengan menerapkan konsep KISS (Koordinasi,

Integrasi, Sinkronisasi dan Simplifikasi).

Untuk menujang kegiatan sosialisasi maka
perlunya Materi dan contoh :.

1. Pelayanan Publik;
2. Akuntabilitas Pegawai;
3. Managemen ASN.

Manajemen ASN
Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk
menghasilkan Pegawai ASN yang professional,
memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari
intervensi politik, bersih dari praktik
korupsi,kolusi,dan nepotisme.Menjadi seorang ASN
memiliki fungsi sebagai pelaksana kebijakan publik,
pelayan publik dan perekat dan pemersatubangsa.
Penerapan manajemen ASN tertuang dalam sistem
merit. Deskripsi dari sistem merit adalah sebuah
kebijakan dan manajemen Sumber Daya Manusia
(SDM) didasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan
kinerja tanpa diskriminasi SARA atau hal selain
kompetensi.

ANALISIS DAMPAK

Analisis dampak jika isu tidak dilaksanakan adalah sebagai berikut :
Terdapat analis Urgency, Seriousness, Grouwth (USG) sebelumnya
yang terbagi menjadi :

a. Mendesak (Mudah dicari dan ditemukan apabila sewaktu-waktu
berkas tersebut diperlukan);

b. Keseriusan (terlaksananya tugas serta tercapainya sasaran kinerja
pegawai); dan

c. Perkembangan (dapat menjadi salah satu media pembantu
penyimpanan dokumen).

Isu yang saya angkat jika tidak dilaksanakan akan berdampak pada
akuntabilitas subbagian perencanaan, karena isu ini dapat menjadi alat bantu
dalam penyimpanan berkas dan/atau dokumen pada bagian perencanaan,
sehingga memudahkan dalam restorasi berkas/dokumen. Selain itu terdapat
kesulitan untuk mencari berkas yang dibutuhkan secara urgen. Mengurangi
resiko kerusakan dan kehilangan berkas.



TABEL RANCANGAN
AKTUALISASI

UNIT KERJA
Bagian Perencanaan Badan Penanggulangan Bencana

Daerah Provinsi Papua Barat

ISU YANG DIANGKAT
Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen Perencanaan

Pada Bagian Perencanaan

GAGASAN PEMECAHAN ISU
Meningkatkan Penataan Arsip Dokumen Perencanaan

Secara Digitalisasi

TUJUAN GAGASAN PEMECAHAN ISU
Terwujudnya Penataan Arsip Dokumen Perencanaan

Secara Digitalisasi



Keterkaitan Kegiatan Dengan Substansi Mata Pelatihan:

Pelayanan public (transparan) : Disini saya melakukan Konsultasi dan Koordinasi mengenai

Rancangan Aktualisasi saya serta mencari informasi dokumen perencanaan dan melakukan

Pengumpulan Dokumen Perencanaan;

1. Keterkaitan Tahapan Kegiatan Dengan Substansi Mata Pelatihan:

1) Tahapan kegiatan 1

Akuntabilitas (Kejelasan) : Saya melakukan koordinasi Bersama mentor maupun ASN yang
dituakan dibagian perencanaan untuk mendapatkan informasi yang jelas dan tepat terkait
dokumen apa saja yang ada pada bagian perencanaan.
Komitmen Mutu (Efektif) : Dengan berkoordinasi dengan mentor maupun ASN yang telah
lama berada di bagian perencanaan menurut saya lebih efektif dalam saya mendapatkan
informasi terkait dokumen baik hard copy maupun soft copy.
Etika Publik (Sopan) : Saat melakukan konsultasi dengan mentor saya sebisa mungkin saya

menunjukan kesponan saya dalam berkomunikasi.

Nasionalisme (Berbahasa Indonesia yang baik dan benar) : Saat melakukan Konsultasi

Bersama mentor, saya berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia dengan baik

dan benar.

2) Tahapan kegiatan 2

Etika publik (Bersikap Hormat) : Dalam mencari informasi dokumen perencanaan saya
menunjukan sikap hormat kepada ASN (Mentor / ASN yang telah lama berada di bagian
perencanaan) yang akan saya mintai keterangan terkait informasi dokumen perencanaan.
Komitmen Mutu (Efektif) : Saya memanfaatkan waktu sebaik mungkin untuk
mengumpupulkan dokumen perencanaan.
Akuntabilitas (tanggungjawab) : Disini saya mengumpulkan dokumen dengan mendatangi

ASN yang memiliki Dokumen Perencanaan yang dibutuhkan.

3) Tahapan kegiatan 3

Anti Korupsi (Mandiri) : Setelah Saya mendapatkan Informasi disini saya langsung
mengerjakan/mengelompokan dokumen perencanaan yang telah terkumpul (Hard Copy &
Sof Copy).
Komitmen Mutu (Inovatif) : Disini saya merapikan dokumen yang ada, dengan cara

membuat list didalam Komputer.

2. Keterkaitan Kegiatan denganVisi dan Misi Organisasi :

Menciptakan tata Kelola Dokumen yang baik untuk menunjang kinerja ASN dalam pelayanan.

3. Keterkaitan Kegiatan dengan Nilai-Nilai Organisasi:
Menjadi ASN yang “Akuntabel” dimana dapat mengoptimalkan Penataan Arsip Dokumen

Perencanaan yang dilakukan secara Digitalisasi sehingga kebutuhan akan dokumen perencanaan
mudah didapat sewaktu – waktu dokumen tersebut diperlukan dan/atau dibutuhkan (“Adaptif”).



Keterkaitan Kegiatan Dengan Substansi Mata Pelatihan:
Pelayanan Publik (Efektif dan Efisien) : Memanfaatkan Fasilitas yang ada di Kantor untuk
mempermudah dan mempercepat saya dalam mengelola data.

1. Keterkaitan Tahapan Kegiatan Dengan Substansi Mata Pelatihan:
1) Tahapan kegiatan 1
Anti Korupsi (Kerja Keras) : Selain melakukan Scanning terhadap dokumen yang ada saya
berusaha mencari informasi tentang bagaimana cara untuk mengubah format file dokumen.
Akuntabilitas (tanggung jawab) : secara mandiri dan bertanggung jawab untuk mengelola
data yang ada.

Komitmen mutu (Efektif) : Saya memanfaatkan fasilitas yang ada untuk mengurangi
pengeluaran.
2) Tahapan kegiatan 2
Akuntabilitas (tanggung jawab) : Saya membuat folder secara mandiri.
Anti Korupsi (Mandiri) : Saya Membuat Folder untuk persiapan memilah berkas tanpa
meminta bantuan orang lain.
3) Tahapan kegiatan 3
Anti Korupsi (Disiplin) : saya memilah dokumen Secara teliti agar tidak terjadi kesalahan
memasukan file kedalam folder.
Komitmen Mutu (Efisien) : Lebih cepat saat saya menguplad kedalam system karena telah
terpilah dengan baik.
2. Keterkaitan Kegiatan denganVisi dan Misi Organisasi :
Menciptakan tata Kelola Dokumen yang baik untuk menunjang kinerja ASN dalam pelayanan.
3. Keterkaitan Kegiatan dengan Nilai-Nilai Organisasi:
Menjadi ASN yang “Akuntabel” dimana dapat mengoptimalkan Penataan Arsip Dokumen
Perencanaan yang dilakukan secara Digitalisasi sehingga kebutuhan akan dokumen perencanaan
mudah didapat sewaktu – waktu dokumen tersebut diperlukan dan/atau dibutuhkan (“Adaptif”).



Keterkaitan Kegiatan Dengan Substansi Mata Pelatihan:
Manajemen ASN (Pegawai ASN yang profesional) : Mencari Informasi serta melaksanakan
Kegiatan ini dengan baik dan benar.

1. Keterkaitan Tahapan Kegiatan Dengan Substansi Mata Pelatihan:
1) Tahapan kegiatan 1
Akuntabilitas (Tanggung Jawab) : Saya membuat Email resmi BPBD untuk mengakses
google drive
Anti Korupsi (Mandiri) : Membuat Email sendiri tanpa menyuruh atau menyewa jasa.
2) Tahapan kegiatan 2
Akuntabilitas (Kejelasan) : Saya telah membuat akun Google drive Resmi BPBD untuk
dipergunakan.
Anti Korupsi (Tanggungjawab) : Saya bertanggung jawab mengelola data akun google
drive.
3) Tahapan kegiatan 3
Anti Korupsi (Mandiri) : Saya mengupload semua file kedalam google drive tanpa meminta
bantuan kepada orang lain.
Etika Publik (Terbuka) ; Saya membuka akses kepada ASN yang membutuhkan data.

2. Keterkaitan Kegiatan denganVisi dan Misi Organisasi :
Menciptakan tata Kelola Dokumen yang baik untuk menunjang kinerja ASN dalam pelayanan.

3. Keterkaitan Kegiatan dengan Nilai-Nilai Organisasi:
Menjadi ASN yang “Akuntabel” dimana dapat mengoptimalkan Penataan Arsip Dokumen
Perencanaan yang dilakukan secara Digitalisasi sehingga kebutuhan akan dokumen perencanaan
mudah didapat sewaktu – waktu dokumen tersebut diperlukan dan/atau dibutuhkan (“Adaptif”).



Keterkaitan Kegiatan Dengan Substansi Mata Pelatihan:
Whole of Govermen (WOG) : Dalam Kegiatan ini saya saya melakukan survey kepada
beberapa ASN yang berada di Bidang atau bagian lain guna mendapat tanggapan atas
aktualisasi yang telah dilaksanakan.

1. Keterkaitan Tahapan Kegiatan Dengan Substansi Mata Pelatihan:
1. Tahapan kegiatan 1
Anti Korupsi (Peduli) : Saya melakukan pertemuan dengan Mentor dan ASN yang ada
guna memastikan aktualisasi saya bermanfaat.
Komitmen Mutu (Perbaikan berkelanjutan) : Saya melakukan perbaikan apabila ada
masukan tambahan dari mentor dan atasan.
2. Tahapan kegiatan 2
Komitmen Mutu (Inofativ) : Membuat Kuisioner terkait inofasi yang telah saya buat dalam
merapikan data perencanaan.
Akuntabilitas (Kejelasan) : Dengan adanya kuisioner ini saya dapat mengetahui apakah ini
bermanfaat atau tidak.
3. Tahapan kegiatan 3
Anti Korupsi (Tanggung Jawab) : Saya melakukan perbaikan apabila terdapat kekurangan
atau masukan lainnya.
Akuntabilitas (Konsisten) ; saya bersedia mengelola Data kearsipan yang bersifat
digitalisasi ini selama saya masih di BPBD.

2. Keterkaitan Kegiatan denganVisi dan Misi Organisasi :
Menciptakan tata Kelola Dokumen yang baik untuk menunjang kinerja ASN dalam pelayanan.

3. Keterkaitan Kegiatan dengan Nilai-Nilai Organisasi:
Menjadi ASN yang “Akuntabel” dimana dapat mengoptimalkan Penataan Arsip Dokumen
Perencanaan yang dilakukan secara Digitalisasi sehingga kebutuhan akan dokumen perencanaan
mudah didapat sewaktu – waktu dokumen tersebut diperlukan dan/atau dibutuhkan (“Adaptif”).

PELAKSANAAN
KEGIATAN
AKTUALISASI

BAB IV

KEGIATAN I

Mengumpulkan Dokumen
Perencanaan.

Tahapan I

Konsultasi dengan Mentor.

Output/Hasil

Mendapatkan Informasi tentang
Dokumen Perencanaan.

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan I
Tahap I ini, saya menerapkan Nilai –

nilai Dasar ASN (ANEKA)

diantaranya Akuntabilitas

(Kejelasan), Komitmen Mutu

(Efektif), Nasionalisme (Berbahasa

Indonesia yang bai dan benar) dan

Etika Publik (Sopan). Nilai-nilai

tersebut saya terapkan dalam

berkonsultasi Bersama mentor dan

juga ASN yang yang telah lama

berada di bagian perencanaan dimana

disini saya mencari informasi tentang

dokumen apa saja yang selama ini

ada dan dikelola oleh bagian

perencanaan.

KEGIATAN I

Mengumpulkan Dokumen
Perencanaan.

Tahapan II

Mencari Informasi tentang Dokumen
Perencanaan

Output/Hasil

Terkumpulnya Dokumen
Perencanaan

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan I
Tahap II ini, saya menerapkan Nilai
– nilai Dasar ASN (ANEKA)
diantaranya Etika Publik ( Bersikap
Hormat), Komitmen Mutu
(Efektif) dan Akuntabilitas
(Tanggungjawab). Nilai – nilai ini
saya terapkan dalam konsultasi
terkait informasi tentang dokumen
perencanaan. Dimana setelah saya
mendapatkan informasi yang
dibutuhkan, saya langsung meminta
file atau dokumen yang berhubungan
dengan perencanaan dan disni
terdapat 2 (dua) jenis file yaitu Hard
Copy dan Soft Copy.

KEGIATAN I

Mengumpulkan Dokumen
Perencanaan.

Tahapan III

Mengelompokan Dokumen
Perencanaan

Output/Hasil

Terkelompoknya Dokumen
perencanaan

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan I
Tahap III ini, saya menerapkan Nilai
– nilai Dasar ASN (ANEKA)
diantaranya Anti Korupsi
(Mandiri), Komitmen Mutu
(Inovatif). Setelah saya mendapatkan
dokumen yang saya butuhkan disini
saya mengelompokan dokumen
tersebut berdasarkan jenis dan tahun
penerbitan dokumen dimaksud
kedalam folder yang telah saya buat
di dalam komputer.

KEGIATAN II

Menyiapkan Dokumen Elektronik

Tahapan I

Melakukan
Scanning/Mengkonvert/Mengubah
format file data Perencanaan yang telah
terkumpul

Output/Hasil

Ada Data Dokumen Yang Telah di
Scaning atau yang sudah di Ubah
Formatnya

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan II
Tahap I ini, saya menerapkan Nilai –
nilai Dasar ASN (ANEKA) diantaranya
Anti Korupsi (Kerja Keras),
Akuntabilitas (Tanggungjawab), dan
Komitmen Mutu (Efektif). Dalam
tahapan ini saya mengkonvert data atau
mengubah format yang ada ke dalam
format pdf sehingga mudah nantinya
saat melakukan penguplotan data.
Disini saya hanya mengerjakan yang
dalam bentuk Soft Copy karena hard
copy lumayan tebal untuk saya scan.
Dan saya diberikan solusi untuk
mengubah file yang ada (soft copy).

KEGIATAN II

Menyiapkan Dokumen Elektronik

Tahapan II

Membuat Folder Dokumen yang akan
diupload

Output/Hasil

Tersusunnya Data Dokumen Digital
dalam bentuk folder

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan II
Tahap II ini, saya menerapkan Nilai –
nilai Dasar ASN (ANEKA) diantaranya
Akuntabilitas (Tanggungjawab),
Anti Korupsi (Mandiri). Dalam
Tahapan ini saya menyiapkan Folder
yang berisikan dokumen2 yang telah
siap untuk di upload ke dalam google
drive. Dan dalam pelaksanannya saya
berupaya untuk melakukannya secara
mandiri selain saya bertanggungjawab
terhadap aktualisasi saya, saya juga bisa
mendapatkan pengalaman baru untuk
dunia kerja saya kedepannya.

KEGIATAN II

Menyiapkan Dokumen Elektronik

Tahapan III

Memasukan Dokumen ke Dalam Folder
yang telah disiapkan

Output/Hasil

Folder yang Berisikan Data Dokumen
sesuai dengan jenis dan tahun

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan II
Tahap III ini, saya menerapkan Nilai –
nilai Dasar ASN (ANEKA) diantaranya
Anti Korupsi (Disiplin), Komitmen
Mutu (Efisien). Dalam tahapan ini
saya mema sukan file dokumen ke
dalam folder yang telah saya siapkan
secara disiplin, agar pada saat
mengupload nanti tidak ada kekeliruan
data yang ada dalam folder.

KEGIATAN III

Membuat Akun & Mengupload
Dokumen Perencanaan

Tahapan I

Membuat Akun Email BPBD
Provinsi Papua Barat

Output/Hasil

Adanya Email BPBD Provinsi Papua
Barat

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan III
Tahap I ini, saya menerapkan Nilai –

nilai Dasar ASN (ANEKA)

diantaranya Akuntabilitas

(Tanggungjawab), Anti Korupsi

(Mandiri). Dalam tahapan ini saya

membuat email BPBD akan tetapi

setelah berkonsultasi kepada atasan

saya diizinkan untuk menggunakan

email yang sudah.

KEGIATAN III

Membuat Akun & Mengupload
Dokumen Perencanaan

Tahapan II

Mensinkronkan Email kedalam akun
Google Drive

Output/Hasil

Adanya Akun Google Drive

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan III

Tahap II ini, saya menerapkan Nilai
– nilai Dasar ASN (ANEKA)

diantaranya Akuntabilitas

(Kejelasan), Anti Korupsi

(Tanggungjawab). Dalam tahapan

ini saya mengakses website google

drive dan saya melakukan

menyinkronan email yang ada guna

mendapatkan akun google drive

untuk digunakan sebagai media

penyimpanan online.

KEGIATAN III

Membuat Akun & Mengupload
Dokumen Perencanaan

Tahapan III

Mengupload Dokumen Perencanaan
ke dalam google drive

Output/Hasil

Teruploadnya dokumen perencanaan
pada akun google drive

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan III
Tahap III ini, saya menerapkan Nilai
– nilai Dasar ASN (ANEKA)
diantaranya Anti Korupsi
(Mandiri), Etika Publik (Terbuka).
Dalam tahapan ini saya mengupload
file dokumen perencanaan yang telah
saya siapkan ke dalam google drive.
Selanjutnya saya membuka akses
sehingga setiap orang yang memiliki
link bisa mengakses dan melihat
bahkan mendownload data yang
dibutuhkan.

KEGIATAN IV

Mengevaluasi Kegiatan

Tahapan I

Melakukan Evaluasi

Output/Hasil

Masukan dari atasan

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan IV
Tahap I ini, saya menerapkan Nilai –
nilai Dasar ASN (ANEKA) diantaranya
Anti Korupsi (Peduli), Komitmen
Mutu (Perbaikan Berkelanjutan).
Dalam tahapan ini saya Kembali
berkonsultasi Bersama mentor dan juga
atasan lainnya terkait aktualisasi yang
telah saya lakukan dimana disini saya
meminta saran dan masukan dari
mentor.

KEGIATAN IV

Mengevaluasi Kegiatan

Tahapan II

Membuat Kuisioner

Output/Hasil

Tersedianya Kuisioner

Deskripsi

Dalam melaksanakan Kegiatan IV
Tahap II ini, saya menerapkan Nilai –
nilai Dasar ASN (ANEKA) diantaranya
Komitmen Mutu (Inovatif),
Akuntabilitas (Kejelasan). Dalam
tahapan ini saya membuat kuisioner
dan dan bertanya kepada ASN yang ada
untuk melihat tanggapan apa yang
diberikan kepada saya terhadap
aktualisasi yang telah saya lakukan.