Majalah Aksi Perubahan

MENTOR FRANSINA JULIANA
KAAF,SP.,MSC
VITALIS YUMTE, S.PD
NDH_11
KEPALA BAGIAN DATA
MONITORING EVALUASI DAN PESERTA DIKLAT
PELAPORAN OTSUS
“1- DATA RO. OTSUS ”
COACH SATU DATA PELAPORAN KEGIATAN
BIRO ADMINISTRASI PELAKSANAAN
Dr. Johan T. Mada.,M.Si
OTONOMI KHUSUS
SETDA PAPUA BARAT

TUJUAN

TUJUAN JANGKA PENDEK
TERSEDIA DATA PELAPORAN KEGIATAN BIRO
ADMINISTRASI PELAKSANAAN OTONOMI KHUSUS SETDA
PAPUA BARAT

TUJUAN JANGKA MENENGAH
TERBANGUNNYA INTEGRASI DATA PELAPORAN
KEGIATAN BIRO OTONOMI KHUSUS SETDA PAPUA
BARAT DI DINAS KOMINFO PB

TUJUAN JANGKA PANJANG
TERSEDIANYA LAYANAN PENGINPUTAN DATA
PELAPORAN KEGIATAN BIRO OTONOMI KHUSUS SETDA
PAPUA BARAT SECARA DIGITAL

10 Milestone | 26 kegiatan



KATA

PENGANTAR

Puji dan syukur penulis memanjatkan Kehadirat Tuhan
Yang Maha Esa, atas berkat dan perlindungan – Nya
sehingga Penulis dapat menyelesaikan Kegiatan Aksi
Perubahan dengan Judul “Satu Data Pelaporan Kegiatan
Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda
Provinsi Papua Barat, dapat terselesaikan dengan baik.

Laporan Aksi Perubahan Satu Data Pelaporan
Kegiatan Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus
yang dilaksanakan 22 Februari – 10 Juni 2022 ini berkaitan
dengan Tugas dan Fungsi di Sub Bagian Perencanaan dan
Evaluasi dimana salah satu fungsinya yaitu melaksakan
monitoring dan evaluasi kinerja Pelaksanaan program dan
kegiatan serta dampak pelaksanaan program dan
kegiatan Biro juga sebagai pelaksanaan penyusunan
rencana kerja sub Bagian/ Bidang.

Akhirnya, Reformer menyampaikan terima kasih kepada
Kepala Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus
Setda Papua Barat kepada Yang tehormat :

1. Abner Singgir,SE.,MM selaku Kepala Biro Adminstrasi
Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat;

2. Vitalis Yumte,S.Pd selaku Mentor dan menjabat
sebagai Kepala Bagian Data Monitoring, Evaluasi dan
Pelaporan Otsus;

3. Dr. Johann T Mada, M.Sisebagai Coach;
4. Penguji;
5. Dr. Andi Taufik, M.Si Selaku Kepala Pusdiklat LAN

Makasar;
6.Drs. Eduard Nunaki ,M.Si selaku Kepala BPSDM Provinsi

Papua Barat;
7. Tim Efektif dan stakeholder dalam aksi perubahan;
Ucapan terimakasih diberikan kepada semua pihak yang
terlibat dan membantu Reformer dalam menyelesaikan
Rancangan Aksi Perubahan ini.

Akhir kata saya sebagai penulis menyampaikan maaf bila
ada kesilafan maupun kesalahan dalam dokumen Laporan
Rancangan Aksi Perubahan ini kiranya dapat dikoreksi

DAFTAR ISI

01 PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
2. Tujuan
3. Manfaat

PROFIL KINERJA 02
PELAYANAN

1. Dasar Hukum
2. Tugas dan Fungsi
3.Struktur Organisasi
4.Tugas dan Fungsi Bidang
5. Tugas Kasubag

03 ANALISA MASALAH
PELAYANAN

STRATEGI PENYELESAIAN 04
MASALAH

1. Terobosan Inovasi
2. Tahapan Kegiatan
3. Sumberdaya
4.Pemanfaatan Teknologi
5. Tantangan dan Cara

Mengatasi

LATAR
BELAKANG

Tuntutan globalisasi terkait kinerja semua berbasis digitalisasi dan mengikuti
perkembangan kemajuan teknologi dan informasi dalam pelayanan suatu
organisasi baik pemerintahan yang maju dituntut mampu untuk menyesuaikan diri
serta terus melakukan perubahan - perubahan yang terjadidalam pelayanan
kinerja yang efisien dan efektif secara akuntabel sesuai dengan tugas fungsiyang
diatur dalam aturan berupa peraturan diterapkan dalam oleh pemerintah pusat
melalui Peraturan Peresiden.

Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah, Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi serta Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis
Penyusunan Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Reviuw atas Laporan Kinerja
selanjut diatur dalam Undang – Undang No 21 Tahun 2001 Tentang Otonomi
Khusus Bagi Provinsi Papua dan lebih khusus bagi Provinsi Papua Barat dimana
diharapkan ada sinergis dalam evaluasi pelaporan organisasi secara transparan
dan akuntabel merupakan bentuk pertanggungjawaban Pemerintahan baik dipusat
maupun Provinsi salah satunya adalah Provinsi Papua Barat

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat dibentuk
berdasarkan Permendagri No. 9 Tahun 2017 tentang Kelembagaan Otsus di
Provinsi Papua dan Provinsi Papua Barat dan kemudian Biro Administrasi
Pelaksanaan Otonomi Khusus berada di bawah Sekretariat Daerah dan menjadi
perangkat sekretariat daerah yang diatur lebih lanjut melaluiPeraturan Daerah
Provinsi Papua BaratNomor: 12 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah Provinsi Papua Barat dan selanjutnya ditetapkan dengan
Peraturan Gubernur Papua Barat Nomor 04 Tahun 2009 tentang Uraian Tugas dan
Fungsi maka Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat
dipimpin oleh seorang Kepala Biro dan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh
3 (tiga) Kepala Bagian dengan 9 (Sembilan) Sub Bagian salah satunya pada Sub
Bagian Evaluasi dan Pelaporan Pelaksanaan Otonomi Khusus yang mempunyai
tugasmengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data yang berkenan dengan
perumusan konsep kebijakan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang evaluasi
dan pelaporan pelaksanaan otonomi khusus.

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat
secara struktur memiliki tiga bagian yaitu Bagianpemberdayaan
Orang Asli Papua, Bidang Koordinasi Pembangun dan Bidang Data
Monitoring Evaluasi Pelaporan Otsus. Dari ketiga bagian ini
terlambat dalam memberikan data pelaporan pelaksanaan kegiatan
Otsus secara valid dan akuntabel dan apabila ada permintaan dari
OPDProvinsi Barat dalam hal ini adalah Biro Pemerintahan Setda
PB, BAPPEDA PB, Inspektorat PB dan Biro Organisasi terkait
penyusunan LPPD /LKPJ/RLPPD/Renstra Setda sering mengalami
keterlambatan dalam penyampaian data laporan kegiatan yang
diminta hal ini yang menyebabkan data laporan kegiatan Biro
Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat tidak
tersedia pada Bagian data Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Otsus
khususnya Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan Otsus Biro
Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat dan
berdampak pada capaian kinerja Biro Administrasi Pelaksanaan
Otonomi Khusus Setda Papua Barat .

KONDISI

SEKARANG

TUJUAN

KONDISI YANG DIINGINKAN TUJUAN JANGKA PENDEK

Tersedianya Format Baku dalam Tersedia data pelaporan kegiatan Biro
pengedalian Satu Data Pelaporan Administrasi Pelaksanaan Otonomi
Kegiatan dari 3 Bagian pada Biro Khusus Setda Papua Barat
Otsus Setda PB sehingga
mempermudah dalam pemberian TUJUAN JANGKA MENENGAH
data bagi pemangku kepentingan .
Terbangunnya integrasi Data Pelaporan
TEROBOSAN INOVASI Kegiatan Biro Otonomi Khusus Setda
Papua Barat di Dinas Kominfo PB
Terobosan inovasi yaitu secara
tergitalisasi yang mana TUJUAN JANGKA PANJANG
menggunakan gogle drive
dalam rangka menyimpan dan Tersedianya layanan penginputan Data
mengirim data pelaporan dari 3 Pelaporan Kegiatan Biro Otonomi Khusus
bagian yang berkepentingan. Setda Papua Barat secara digital

MANFAAT

Manfaat dalam aksi perubahan ada dua
yaitu manfaat bagi bagian di Biro
Adminsitrasi Pelaksanaan Otonomi
Khusus Setda Papua Barat, Bagi
Organisasi dan Masyarakat sebagai
berikut :

MANFAAT BAGI
ORGANISASI

Meningkatkan kinerja organisasi.
Terwujudnya Laporan Kinerja Tahunan dalam
LPPD (Laporan Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah), LKPJ (Laporan Keterangan
Pertanggung jawaban), RLPPD (Ringkasan
Laporan Penyelenggaraan Pemerintah )
Meningkatkan profesionalisme dan kinerja ASN

pada Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi
Khusus Papua Barat Tahun 2022
Bagi pemangku kepentingan dalam pengambilan
kebijakan

MANFAAT BAGI
MASYARAKAT

Mengetahui perkembangan
capaian kinerja pelayanan di
Pemerintahan Provinsi Papua
Barat
Sebagai bahan penelitian atau
kajian peneliti

BAB II

PROFIL KINERJA
PELAYANAN

DASAR

HUKUM

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat dibentuk
berdasarkan Permendagri No. 9 Tahun 2017 tentang Kelembagaan Otsus di Provinsi
Papua dan Provinsi Papua Barat dan kemudian Biro Administrasi Pelaksanaan
Otonomi Khusus berada di bawah Sekretariat Daerah dan menjadi perangkat
sekretariat daerah yang diatur lebih lanjut melalui Peraturan Daerah Provinsi
Papua Barat Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat
Daerah Provinsi Papua Barat dan selanjutnya ditetapkan dengan Peraturan
Gubernur Papua Barat Nomor 04 Tahun 2009 tentang Uraian Tugas dan Fungsi
Asisten, Biro, Bagian dan Sub Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi
Papua Barat di bawah tanggung jawab Asisten Administrasi.

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat dipimpin oleh
seorang Kepala Biro dan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh 3 (tiga) Kepala
Bagian dengan 9 (Sembilan) Sub Bagian dengan susunan organisasi Biro
Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Sekretariat Daerah Provinsi Papua Barat
sebagai mana diatur dalam Peraturan Daerah Provinsi Papua Barat tersebut di atas.

LANJUTAN

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat dipimpin oleh
seorang Kepala Biro dan mempunyai tugas pokok salah satunya melaksanakan
pemantauan dan evaluasi pelaksanaan Otonomi Khusus. Secara struktur Sub Bagian
Evaluasi dan Pelaporan Otonomi Khusus berada Bagian data Monitoring Evaluasi
dan Pelaporan Otonomi Khususselanjutnya Untuk melaksanakan fungsi Sub Bagian
Evaluasi dan Pelaporan Pelaksanaan Otonomi Khususmempunyai rincian tugas
sebagai berikut:

1. menyusun rencana kerja subbagian;
2.menyiapan bahan, analisis data dan penyusunan konsep kebijakan daerah yang

strategis berkenan dengan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan otonomi khusus;
3.menyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan konsep pedoman umum,

petunjuk pelaksanaan, dan standar operasional prosedur berkenan dengan
evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Otonomi Khusus;
4.menyiapan bahan, sosialisasi dan koordinasi dengan perangkat daerah terkait
dan pemerintah kabupaten/kota berkenan dengan evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan Otonomi Khusus;
5.mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data yang berkenan dengan
perumusan konsep kebijakan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang
evaluasi dan pelaporan pelaksanaan otonomi khusus;

TUGAS DAN

FUNGSI

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi
Khusus Setda Papua Barat dipimpin oleh
seorang Kepala Biro dan mempunyai tugas
pokok menyiapkan bahan perumusan
kebijakan, mengkoordinasikan pelaksanaan
tugas dan fungsi, melaksanakan
pemantauan dan evaluasi, serta
menyelenggarakan pembinaan teknis,
administrasi dan sumber daya berkenan
dengan pelaksanaan otonomi khusus.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana
tersebut di atas, maka Biro Administrasi
Pelaksanaan Otonomi Khusus mempunyai
fungsi sebagai berikut:

1.Menyusun rencana kerja Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus
Setda Papua Barat;

2. Melaksanakan koordinasi dalam rangka penyiapan dan perumusan bahan
dalam rangka penyusunan kebijakan daerah berkenan dengan pelaksanaan
otonomi khusus;

3.Melaksanakan koordinasi dan penyusunan petunjuk teknis pelaksanaan
kebijakan daerah yang berkenan dengan pelaksanaan Otonomi Khusus;

4. Menyiapkan dan merumuskan bahan dalam rangka pemantauan dan evaluasi
pelaksanaan kebijakan daerah yang berkenan dengan pelasanaan Otonomi
Khusus;

5.Melaksanakan pembinaan administrasi di bidang pelaksanaan Otonomi
Khusus;

6. Menyelenggarakan ketatausahaan Biro ;
7. Melaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh asisten bidang

pemerintahan umum dana Otonomi Khusus terkait dengan tugas dan fungsi.

STRUKTUR ORGANISASI

Diterapkannya Peraturan Pemerintah Nomor 03 Tahun 2016 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah yang
memberikan kewenangan kepada pemerintah daerah baik Provinsi, Kabupaten dan Kota untuk menyusun dan
menetapkan organisasi perangkat daerahnya sesuai kebutuhan. Dengan kewenangan tersebut, diperlukan
dukungan kemampuan teknis dan wawasan yang luas dari pelaku dibidang kelembagaan pemerintah daerah.

STRUKTUR ORGANISASI
BIRO ADMINISTRASI
PELAKSANAAN OTONOMI
KHUSUS
PERATURAN
DAERAHNOMOR : 7 TAHUN
2016

SUMBER DAYA MANUSIA

Aparatur pada Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus yang
tersebar di masing-masing bagian sejak dibentuknya pada Tahun

2017 sampai sekarang sebanyak 29 orang. Gambaran tentang
kompetensi aparatur yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi
Biro dapat diuraikan berdasarkan klasifikasi tingkat pendidikan dan

golongan kepangkatan sebagai berikut :

LAPORAN AKSI PERUBAHAN 2022

SARANA & PRASARANA

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Provinsi Papua Barat merupakan institusi Teknis yang
bertanggung jawab menyediakan sarana dan prasarana dasar untuk mendukung berbagai aspek khususnya
dalam hal tanggungjawab urusan pemerintahan lainnya. Selain sumber daya manusia sebagai pelaku utama,
ketersediaan aset-aset pendukung lainnya sangat membantu pencapaian keberhasilan pelaksanaan tugas dan
fungsi.
aset-aset yang dimiliki oleh Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat berupa
bangunan kantor, kendaraan dinas, kendaraan operasional, perlengkapan Kantor, serta peralatan lainnya.
Namun demikian ketersediaan aset berupa peralatan dan perlengkapan tersebut belum memadai baik jumlah
maupun kualitasnya untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas. Gambaran kondisi aset yang
dimiliki oleh Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat saat ini dapat dilihat dalam
tabel berikut.

pn

VISI

“MEMBANGUN

DENGAN HATI DAN

MEMPERSATUKAN

DENGAN KASIH

MENUJU PAPUA BARAT

YANG AMAN,

SEJAHTERA, DAN

BERMARTABAT”

ISIM Dalam rangka mewujudkan tercapainya visi di
atas, maka perlu ditetapkan strategi dan cara
yang harus ditempuh yang dapat dilaksanakan,
terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan secara
hukum dan konstitusional yang disesuaikan
dengan kemampuan dan kebutuhan daerah, maka
perlu ditetapkan misi yang merupakan
penjabaran lebih lanjut dari visi. Misi ini dapat
dijabarkan sebagai berikut:

1.meningkatkan Tata Kelola Pemerintahan yang
baik dan berbasis aparatur yang bersih dan
berwibawa (good and governace) serta
otonomi khusus yang efektif;

2.mewujudkan pengelolaan lingkungan dan
sumberdaya alam yang berkeadilan dan
berkelanjutan;

3.meningkatkan kualitas pelayanan dasar
dibidang Pendidikan dan Kesehatan;

4.meningkatkan kapasitas infrastruktur dasar;
5.meningkatkan Daya Saing Perekonomian dan

Investasi Daerah berbasis pariwisata
6.membangun pertanian yang mandiri dan

berdaulat;
7.memperkuat Pemberdayaan masyarakat,

perempuan dan perlindungan anak berbasis
masyarakat berketahanan sosial;
8.memperkuat kerukunan umat beragama dan
kondusivitas daerah.

TUGAS DAN FUNGSI

Bidang Data Monitoring Evluasi dan Pelaporan Otonomi Khusus

1. menyusun rencana kerja bagian;
2. melaksanakan koordinasi dalam rangka penyiapan dan perumusan bahan

dalam rangka penyusunan kebijakan daerah berkenan dengan monitoring,
evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Otonomi Khusus;
3. melaksanakan koordinasi dan penyusunan petunjuk teknis pelaksanaan
kebijakan daerah yang berkenan dengan monitoring, evaluasi, dan pelaporan
pelaksanaan otonomi khusus;
4.menyiapkan dan merumuskan bahan dalam rangka monitoring,evaluasi dan
Pelaporan pelaksanaan Otonomi Khusus;
5. melaksanakan pembinaan administrasi dibidang monitoring, evaluasi dan
pelaporan pelaksanaan Otonomi Khusus;
6. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan tugas dan fungsi bagian;
7. mengolah data berkenan dengan pelaksanaan otonomi khusus;
8. penggelolah ketatausahaan Biro;
9.melaksanakan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Biro
Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus terkait dengan tugas dan fungsi.

TUGAS KEPALA SUB BAGIAN EVALUASI
DAN PELAPORAN OTONOMI
KHUSUS

1.menyusun rencana kerja subbagian;
2.menyiapan bahan, analisis data dan penyusunan konsep kebijakan

daerah yang strategis berkenan dengan evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan Otonomi Khusus;
3.menyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan konsep pedoman
umum, petunjuk pelaksanaan, dan standar operasional prosedur
berkenan dengan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Otonomi
Khusus;
4.menyiapan bahan, sosialisasi dan koordinasi dengan perangkat
daerah terkait dan pemerintah Kabupaten/Kota berkenan dengan
evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Otonomi Khusus;
5.menyiapkan bahan fasilitasi pelaksanaan kebijakan daerah berkenan
dengan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Otonomi Khusus;
6.menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan pembinaan berkenan
dengan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Otonomi Khusus;
7.menyiapkan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi
pelaksanaan kebijakan daerah yang berkenan dengan evaluasi dan
pelaporan pelaksanaan Otonomi Khusus;
8.mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data yang berkenan
dengan perumusan konsep kebijakan dan pelaksanaan kebijakan
daerah dibidang evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Otonomi
Khusus;
9.melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan
tugas subbagian;
10.melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala
Bagian Data, Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Otonomi Khusus.

BAB III

ANALISA MASALAH PELAYANAN

laporan aksi perubahan

ANALISA MASALAH PELAYANAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN

Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat sejak dibentuk pada
Tahun 2017 hingga saat ini, dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, diberhadapkan
dengan permasalahan internal yang mempengaruhi terwujudnya kinerja organisasi Biro
yang baik, terutama dalam hal evaluasi pelaporan dalam menyediakan data pelaporan
kegiatan yang selama ini dikelola oleh OPD Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus
Setda Papua Barat

Oleh sebab itu penyebab permasalahan yang dapat mempengaruhi Data Pelaporan
BiroAdministrasi Pelaksanaan Otonomi Khususdapat diidentifikasi sebagai berikut :

1. Belum ada format yang baku yang digunakan dalam penginputan data pelaporan
kegiatan Biro Administrasi ;

2.Adanya permintaan data dari Biro Pemerintahan, BAPPEDA PB, Biro Organisasi
Setda PB terkait penyusunan LPPD, LKPJ, RLPPD, Renstra Setdadimana Biro
Adminstrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus Setda Papua Barat lambat dalam
memberikan Data laporan kegiatan Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus
Setda Papua Barat;

3. Tidak tersedianya data pelaporan kegiatan Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi
Khusus Setda Papua pada Bagian Data Monitoring Evaluasi dan Pelaporan
Khususnya di Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan Otonomi Khusus;

4. Belum adanya pedoman kerja (SOP) atau format yang baku yang digunakan dalam
data pelaporan dalam melaksanakan kegiatan;

5. Minimnya koordinasi yang sinergis antara bagian;
6.Minimnya kesadaran ASN dalam pembuatan laporan sehingga berpengaruh data

pelaporan;
7.Belum ada harmonisasi bagi pemangku kepentingan dalam evaluasi setiap program

kegiatan.

REFORMER DI BIRO
PEMERINTAHAN

BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

TEROBOSAN
INOVASI

TAHAPAN KEGIATAN

MILESTONE

Terobosan Inovasi

Terobosan inovasi yaitu secara tergitalisasi yang mana
menggunakan google drive dalam rangka menyimpan
dan mengirim data pelaporan dari 3 bagian yang
berkepentingan.

Laporan Aksi Perubahan

Tahapan Kegiatan

Reformer telah melakukan pentahapan yang disebut milestone guna
mewujudkan aksi perubahan. Milestone atau pentahapan merupakan
rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan melalui aksi
perubahan/inovasi. Tahapan Perubahan Rencana Strategis
menggambarkan proses perencanaan, pelaksaan dan pelaporan aksi
perubahan yang akan dilakukan berdasarkan urutan pentahapan
kegiatan didalamnya tercantum jadwal kegiatan yang sesuai tahapan.
Stakeholder yang terlibat yaitu Tim Internal dan Tim eksternal dapat
dilihat pada tabel dibawah ini.

STAKEHOLDER YANG TERLIBAT DALAM
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

MILESTONE
JANGKA PENDEK

KONSULTASI DENGAN ATASAN KOORDINASI
AKSI
11 APRIL 2022 PERUBAHAN
DENGAN
Ko1Sp1eotedkAradrsekputinernebihg
lraaaon2shnlai0dal2ane2krsi STAKEHOLDE
R INTERNAL
11 APRIL 2022

MPiemmpinintaanP1e2rseAtupjurialn

JanMgkilaestPoneendek

RapMatem1i2mpAinpril

Menetapkan12PeAmpbraigliian Tugas

SK Tim
Kerja

13 APRIL 22

MILESTONE 3

Terbangunnya
SOP Pembuatan Data
Pelaporan Kegiatan Biro

OTSUS SETDA PB

TERSEDIANYA DATA PELAPORAN
KEGIATAN BIRO OTSUS YANG
TERGITALISASI

Distribusi Form Penginputan
Melalui WA laporan
Melakukan
Pengumpulan data

peV2ne4greifsMiakheaaisni2d0Da2na2ta

EPveallaupaosriamdanKegiatan

Evaluasi DaBtiaroPeOltaspuosranSetda
Kegiatan

PB

25 Mei 2022

Dalam Milestone Jangka Menengah disini
saya Melakukan Evalluasi Jangka Pendek
serta Melakukan Koordinasi ke DInas
Kominfo untuk memberikan data agar
tersedia secara online

MILIESTONE
JANGKA
MENENGAH

Laporan Aksi Perubahan

Tersedianya layanan penginputan Data Pelaporan Kegiatan
Biro Otonomi Khusus Setda Papua Barat secara digital

MILESTONE
JANGKA PANJANG

Memasukan data
kedalam server di
dinas kominfo
Mei 2022

TANTANGAN & TANTANGAN EKSTERNAL

CARA MENGATASINYA Tantangan Eksternal /Stakeholder OPD yaitu :
1. Kurangnya kerja sama/ego sektoral antar OPD
TANTANGAN YANG pengelola Bantuan Dana Otsus;
AKAN DI HADAPI 2. Pimpinan pension dan tidak memberikan
mandate/kuasa kepada pimpinan baru untuk
1. Stakeholder pensiun melanjutkan tugas tim
2. Pergantian Pejabat 3. Terjadinya musibah/bencana alam dan
3. Mutasi Jabatan bencana non alam seperti Covid-19
4. Wabah Covid-19 yang masih berlangsung.
5. Bencana Alam yang tidak sengaja (Fosmayor) Dari tantangan baik internal dan eksternal yang
dihadapi maka perlu langkah langkah untuk
mengatasi hambatan yang dimaksud antara lain :

1. Peningkatan SDM ASN melalui Kursus dan
Pelatihan Komputer;

2. Penyiapan sarana prasarana yang memadai
untuk mendukung kineja ASN dan Honorer;

3. 3Mengarahkan staf agar membangun kerja
sama dan menciptakan kehamonisan kerja

4. Menyiapkan tenaga operator dan Admin yang
professional dibidang IT dengan
menganggarkan dana untuk kursus dan
pelatihan komputer;

5. Reformer melakukan pendekatan atau
komunikasi secara terus menerus untuk
menjelaskan masalah penting Sistem
Pelaporan Berbasis Website.

6. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor
sebagaiatasan dan Pimpinan Biro

TANTANGAN INTERNAL

Tantangan Internal Biro Otsus yaitu :
1.SDM ASN yang belum memahami
Sistim Pelaporan secara optimal;
2.Kurangnya sarana prasarana
pendukung;
3.Kurang kerjasama antar Staf Biro;
4. Kurangnya kesadaran Staf ASN
5.Belum tersedianya operator dan
Admin Website.

BAB V

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

laporan aksi perubahan

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN

Pelaksanaan aksi perubahan lebih dominan pada implementasi jangka
pendek namun setelah melihat produk yang dapat dihasilkan memiliki
dampak yang baik terhadap pelaporan kegiatan baik kinerja maupun
pelaksanaan dari yang awalnya hanya satu bagian yang terlibat maka
dapat dikembangkan keberlanjutannya menjadi semua bagian sehingga
yang menjadi tujuan Satu Data Pelaporan Kegiatan Biro Otsus (1 Data
Ro.Otsus) dapat terwujud pelaksanaannya.

Data dan dokumen yang disajikan dari 1 Data Ro Otsus ini memiliki daya
dukung dan manfaat yang sangat membantu dalam pengambilan
keputusan atau manfaat lainnya. Meskipun masih terbatas pada bagian
perencanaan namun sangat berkontribusi terhadap pelaksanaan
monitoring dan evaluasi dari pelaksanaan kegiatan.

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi sangat berkaitan serta perlu
mengembangkan laporannya agar semakin lengkap tata kelola berbasis
elektronik. Pemanfaatan IT pada era sekarang ini menjadi tuntutan yang
sangat mendukung mekanisme kerja. Adanya keberlanjutan ini tentu akan
merangsang kreativitas untuk melahirkan inovasi baru yang pada akhirnya
akan membentuk budaya kerja melalui pemanfaatan IT. Hasil dari aksi
perubahan semacam ini diharapkan terus memperoleh dukungan dari
mentor, stakeholders Internal dalam keberlanjutan.

keberlanjutan aksi perubahan ini dapat dituangkan pada rencana jangka
menengah dan jangka Panjang. Tahapan jangka menengah dari aksi
perubahan ini rencananya dilaksanakan pada minggu 2 bulan mei 2022,
sedangkan tahapan jangka menengah rencana dilaksanakan pada minggu 3
bulan juni 2022,

BAB VI

PENUTUP

Berdasarkan pemaparan yang telah disampaikan pada laporan ini maka dapat
diperoleh beberapa kesimpulan, diantaranya adalah:

1.Pemimpin mempunyai peran yang sangat penting menjalankan
keberlangsungan dan kemajuan organisasi yang dipimpinnya. Dalam aksi
perubahan ini, peran yang dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin
terwujud melalui proses diantaranya adalah membangun integritas dan
akuntabilitas kinerja organisasi, mengelola budaya kerja organisasi yang
positif, dan membangun jejaring dan kolaborasi dengan stakeholder.

2.Tahapan pelaksanaan aksi perubahan yang ditujukan tersedianya 1 Data
Ro Otsus menggunakan google drive yang memberikan sejumlah
kemudahan dan manfaat bagi semua pihak pengguna. E Form dalam 1
Satu Data Ro Otsus dapat memberikan kemudahan melaporkan Data
Pelaporan Kegiatan secara efektif dan efisien bagi stakeholder internal
maupun eksternal.

3.Dari hasil implementasi aksi perubahan didapati setiap bagian dapat
melaporkan kegiatan yang terlaksana serta adanya Form yang ditetapkan
bagi setiap bagian untuk wajib setiap Tahun melaporkan Datakepada Sub
Bagian Evaluasi dan Pelaporan sehingga lebih dari target di jangka
pendek, sehingga di tujuan jangka menegahnya tidak perlu dilaksanakan.
Hanya perlu dukungan penggangaran ditahapan Jangka Menengah.

4.Tindak lanjut dari aksi perubahan diarahkan pada Layanan Satu Data
Pelaporan Kegiatan Secar Digitalisasi pada Biro Admnistrasi
Pelaskasanaan Otonomi Khusus Setda PB pada jangka menengah dan
jangka panjang.

Laporan Aksi Perubahan

SARAN

Adapun saran yang dapat disampaikan dalam laporan aksi
perubahan 1-Data RO Otsus adalah sebagai berikut :

1. Pemimpin organisasi sebagai tolak ukur dalam mencapai
keberhasilan suatu organisasi dengan kompetensi yang
dapat mengarahkan seluruh anggota organisasi atau
institusi untuk bekerja mengarahkan kinerja optimal
dalam mencapai tujuan organisasi atau institusi secara
baik.

2. Untuk menjamin kualitas pelayanan semua pegawai Biro
Adminstrasi Pelaksanaan Otonomi Khusu Setda Paua
Barat maka kegiatan evaluasi kinerja yang terintegrasi,
berkala, dan menyeluruh direkomendasikan untuk
dilaksanakan dengan menggunakan sistim secara
digitalisasi yang akan mempermudah Pelaporan.

3.Google drive yang digunakan dalam Satu Data Pelaporan
Kegiatan Biro Administrasi Pelaksanaan Otonomi Khusus
Setda Papua Barat sebaiknya dibuat dalam sistim yang
sederhana dan mudah untuk diakses.

4.Masih terdapat kekurangan dalam 1 Data Ro Otsus
diantaranya karena akses edit diberikan kepada Bagian
Koordinasi Pembangunan Otsus, Bagian Monev dan
Bagian Pemberdayaan Orang Asli Papua untuk
memasukan data realisasi dalam E-Form ini sehingga
dapat memungkinkan kesalahan dalam pengisihan data
kegiatan secara valid.

PEMERINTAH PROVINSI
PAPUA BARAT