Booklet Inovasi BPK Jatim Tahun 2021

BOOKLET INOVASI









2021





BPK Jatim Mantap Halaman 0



BUDAYA KERJA

BPK PERWAKILAN PROVINSI JAWA TIMUR













 do the Best
Dalam segala sisi kehidupan,
baik dalam keluarga, kantor,
dan keseharian lainnya,
setiap pegawai diharapkan
selalu melakukan yang
terbaik sebagai wujud
ibadah yang sejati

 disciPline
Disiplin dalam manajemen
waktu
 worK smart

Bekerja cerdas dengan
mengoptimalkan fasilitas dan
sumber daya yang ada



BPK Jatim Mantap Halaman 1

 en oy
Pegawai BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur menikmati setiap
pelaksanaan tugas, dan hal
tersebut dimulai dari rumah, dari
keluarga

 te m work
Setiap pegawai selalu
mengedepankan kerja sama tim
dalam bekerja, kompak, dan
bersinergi
 respec
Pegawai saling menghargai satu
sama lain, tanpa merasa bahwa
apa yang dia lakukan lebih baik dan
lebih sempurna dari orang/pihak lain.
Kekurangan/kelemahan tim harus dijaga dengan saling
melengkapi dan melihat segala sesuatu secara positif

 never g ve up
Meski dalam keterbatasan, pegawai tidak pernah
menyerah dalam upaya mencapai tujuan. Jika mengalami
kesulitan, ambil jeda untuk kembali berdaya tahan dan
bangkit dengan melakukan inovasi baru secara optimal

 stay hu ble
Pegawai selalu bersikap rendah hati kepada siapapun,
sesama pegawai, kepada atasan/bawahan, keluarga,
auditee, dan siapapun yang ditemui





BPK Jatim Mantap Halaman 2

SLOGAN PELAYANAN
BPK PERWAKILAN PROVINSI JAWA TIMUR



Melayani


Memberikan pelayanan prima dalam memenuhi permintaan
konsultasi dari DPRD maupun Pemda terkait Tindak Lanjut
Rekomendasi BPK, permohonan informasi dan pengaduan
masyarakat termasuk media sebagai perpanjangan tangan
berita tentang BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur, untuk
memberikan kepuasan bagi stakeholder sebagai upaya
meningkatnya kredibilitas BPK sebagai suatu institusi


Akurat

Setiap informasi yang diberikan kepada publik disajikan
dengan teliti, saksama, cermat, tepat, dan benar sesuai
dengan kaidah ketentuan perundangan yang berlaku



Nyaman

Setiap individu yang melakukan pengaduan melalui
BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur, baik secara langsung,
tertulis, atau melalui sistem informasi akan memperoleh
pelayanan yang ramah, responsif serta dijaga dan dijamin
kerahasiaan identitasnya





BPK Jatim Mantap Halaman 3

Transparan
Pelayanan dan informasi publik yang diberikan adalah layanan
yang mudah diakses oleh semua pihak dengan prosedur yang
mudah dipahami, tidak berbelit-belit, dan tidak dipungut biaya



Adil

Setiap pelayanan yang diberikan BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur dilakukan dengan tidak memihak atau sama rata, dan
memperlakukan hak setiap pemohon layanan pada kebenaran



Paripurna

Pelayanan yang diberikan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
lengkap, bernilai utuh, telah melalui tahapan yang terstandar
dengan menjunjung nilai-nilai
independensi, integritas, dan profesionalisme


























BPK Jatim Mantap Halaman 4

DAFTAR INOVASI
BPK PERWAKILAN PROVINSI JAWA TIMUR


PELAYANAN KEPADA PIHAK EKSTERNAL

1. e-Profile Book
2. Komunikasi Audit  Komunikasi Stakeholder
3. Menjalin Kerjasama Masyarakat Melalui Pelayanan Informasi Publik
4. Pelayanan Company Visit secara Virtual
5. Podcast Edukatif untuk Masyarakat Jawa Timur (PODIUM JATIM)
6. Pojok Baca Layanan Informasi Publik
7. Whatsapp Layanan Pengaduan Masyarakat


PELAYANAN KEPADA PIHAK INTERNAL

8. Aplikasi Pemeliharaan Aset
9. Aplikasi Pencatatan Persediaan
10. Aplikasi Pengelolaan Pemeriksaan
11. Aplikasi Surat Tugas
12. Cerdas Cermat Ke-BPK-an bagi CPNS
13. Galeri Kegiatan
14. Kerja Sama Pemeliharaan Kendaraan Dinas Operasional
15. Lomba Ide dan Kreatifitas (LIKE)
16. MoU Hotel
17. Penentuan Tema dan Objek Pemeriksaan Tematik Perwakilan dan
Perencanaan Pemeriksaan Tematik
18. Penyusunan Jadwal Kepala Perwakilan
19. Sistem Alur Penyampaian SPJ Perjalanan Dinas Pemeriksa
(SiAP PERJADIN)
20. Sistem Informasi Dosir Pemeriksaan (SISIRAN)
21. Sistem Layanan Prima Perbendaharaan (SIYANDRA)



BPK Jatim Mantap Halaman 5

bit.ly/e-ProfileBookBPKJatim2020







INOVASI
1

e-Profile Book
- 2021




BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur memiliki tugas
memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah
di wilayah Jawa Timur. Hasil pemeriksaan BPK akan diserahkan
kepada DPRD dan kepala daerah. Selain melaksanakan
pemeriksaan, BPK juga memantau tindak lanjut rekomendasi
hasil pemeriksaan dan penyelesaian ganti kerugian daerah.
Sebagai bentuk keterbukaan informasi publik dan
mengenalkan BPK kepada masyarakat, BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur setiap tahun menerbitkan buku Laporan Tahunan




BPK Jatim Mantap Halaman 6

yang antara lain berisi informasi mengenai pelaksanaan tugas

pokok dan fungsi masing-masing unit kerja, database entitas
pemeriksaan, kekuatan SDM Perwakilan, serta sarana dan
prasarana pendukung operasional kantor.

Pada tahun 2021, BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
untuk pertama kalinya menerbitkan buku Laporan Tahunan
dalam format digital (e-Profile Book) dan diunggah ke internet.
Bentuk baru ini merupakan inovasi BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur dalam menyesuaikan diri dengan perkembangan
teknologi informasi serta mendukung upaya go-green .


Tujuan

Memberikan informasi seputar pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur dalam bentuk
digital agar mudah dibagikan dalam bentuk tautan (link) dan
bisa diakses oleh seluruh masyarakat selama terhubung dengan
internet.


Manfaat

Manfaat yang dapat diperoleh dari penerbitan e-Profile
Book adalah:

1. Mengenalkan profil BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
serta kinerjanya kepada masyarakat;
2. Membantu mempromosikan profil entitas pemeriksaan di
wilayah Jawa Timur;








BPK Jatim Mantap Halaman 7

3. Laporan Tahunan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur dapat
diakses oleh seluruh masyarakat yang memiliki tautan (link)
dan terhubung dengan internet.


Implementasi dan Pengembangan

Laporan Tahunan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
Tahun 2020 dalam bentuk e-Profile Book telah diunggah ke

internet dan dipublikasikan kepada masyarakat. E-Profile Book
tersebut mendapat respon yang positif, baik dari internal BPK
maupun eksternal.

Pada masa mendatang, penerbitan e-Profile Book akan
terus dievaluasi dan dikembangkan, salah satunya terkait
konten-konten yang akan ditampilkan. Hal ini bertujuan agar
Laporan Tahunan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur memiliki
nilai tambah dalam memajukan daerah-daerah yang menjadi
entitas pemeriksaannya sekaligus mendorong masyarakat untuk
ikut aktif mengawal transparansi dan akuntabilitas pengelolaan
keuangan daerah.
























BPK Jatim Mantap Halaman 8

bit.ly/videokomaudit







INOVASI
2

Komunikasi Audit  Komunikasi Stakeholder

- 2020



Penyelesaian tindak lanjut rekomendasi hasil
pemeriksaan (TLRHP) selama ini dipantau secara rutin setiap
semester oleh BPK dalam sebuah forum khusus dengan
mengundang perwakilan seluruh pemerintah daerah. Di luar
forum pemantauan TLRHP tersebut, selama ini cukup banyak
audiensi dan konsultasi, baik dari Pimpinan DPRD maupun
kepala daerah terkait penyelesaian tindak lanjut atas
rekomendasi hasil pemeriksaan dalam Laporan Hasil
Pemeriksaan (LHP) BPK.





BPK Jatim Mantap Halaman 9

Berdasarkan evaluasi terhadap beberapa kegiatan
audiensi, penentuan waktu pertemuan sering terkendala karena
ketiadaan narahubung sehingga konfirmasi terkait jadwal,
peserta, dan agenda kegiatan menjadi lama.

Kondisi tersebut menuntut BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur untuk berinovasi dengan menyusun panduan agar
kegiatan pertemuan antara Pimpinan BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur dengan Pimpinan DPRD/kepala daerah dalam
bentuk komunikasi audit dapat terselenggara dengan tertib,
lancar, dan efektif.


Tujuan

Memberikan pedoman atau acuan bagi BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur agar dalam penyelenggaraan komunikasi
audit dengan Pimpinan DPRD dan Kepala Daerah sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan dan memastikan kegiatan
komunikasi audit dengan Pimpinan DPRD dan Kepala Daerah
pada BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur terselenggara dengan
tertib, lancar, dan efektif.



Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi
kegiatan komunikasi audit adalah:

1. Sebagai wadah kegiatan resmi komunikasi antara BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur dengan Pimpinan DPRD
dan/atau kepala daerah, khususnya terkait hasil
pemeriksaan BPK (komunikasi audit);




BPK Jatim Mantap Halaman 10

2. Mendukung percepatan penyelesaian tindak lanjut
rekomendasi hasil pemeriksaan;
3. Mempercepat konfirmasi agenda/kegiatan komunikasi audit
antara BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur dengan
Pimpinan DPRD dan/atau kepala daerah melalui narahubung
yang ditunjuk.


Implementasi dan Pengembangan

Kegiatan komunikasi audit ini telah berjalan sejak bulan
Maret 2020 dan terlaksana dengan baik di BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur. Tata cara dan pedoman komunikasi audit
BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur telah diatur dalam Instruksi
Kerja (IK) sebagai panduan dalam pelayanan/penyelenggaraan
kegiatan. Layanan komunikasi audit melalui narahubung antara
Pimpinan DPRD dan Kepala Daerah telah berjalan tertib, lancar,
dan efektif. Beberapa hambatan yang muncul dapat diatasi
dengan komunikasi yang baik ke berbagai pihak yang terlibat.
Ke depannya kerja sama yang telah terjalin akan terus
dievaluasi dan diharapkan dapat berjalan secara
berkesinambungan. Selain itu, komunikasi audit pada tahun
2021 dikembangkan menjadi komunikasi stakeholder agar

layanan ini dapat menjangkau layanan lebih luas ke seluruh
pemangku kepentingan (stakeholder) BPK selain lembaga
perwakilan dan kepala daerah.











BPK Jatim Mantap Halaman 11

bit.ly/kerjasamaPI








INOVASI
3 Menjalin Kerjasama Masyarakat
Melalui Pelayanan Informasi Publik

- 2017





Sebagai BPK Perwakilan yang memiliki entitas
terbanyak, yaitu 39 entitas (38 kabupaten/kota dan satu
provinsi), BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur memiliki
intensitas permintaan informasi dan pengaduan masyarakat
yang tinggi, baik berasal dari Aparat Penegak Hukum (APH),
Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), media,
mahasiswa/pelajar, dan perorangan.





BPK Jatim Mantap Halaman 12

Kondisi tersebut menuntut BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur memberikan pelayanan informasi publik berupa
permohonan informasi dan pengaduan masyarakat secara cepat
dan tepat waktu sesuai amanat undang-undang.


Tujuan

Membuat instrumen pelayanan pada Pusat Informasi
dan Komunikasi (PIK) untuk meningkatkan pelayanan informasi
guna menjalin kerjasama masyarakat dan kelompok
masyarakat.

Instrumen tersebut berupa Aplikasi Pelayanan Informasi
dan Pengaduan Masyarakat sebagai sarana monitoring proses
pelayanan informasi yang didukung oleh Instruksi Kerja yang
mengatur prosedur pelayanan informasi publik.


Manfaat

Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi
kerjasama ini adalah:

1. Membantu Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
(PPID) dalam memantau setiap tahap pelayanan
permohonan atau tanggapan pengaduan serta kesesuaian
penggunaan informasinya;
2. Terbentuk basis data permohonan informasi dan pengaduan
masyarakat tentang data permintaan informasi dan
pengaduan masyarakat, input perkembangan tindak lanjut,
monitoring status tindak lanjut, dan pelaporan layanan
informasi publik;




BPK Jatim Mantap Halaman 13

3. Peran serta masyarakat (pemberdayaan publik) antara lain
dengan pengawasan kinerja pemerintah daerah disertai
pemberian informasi kepada BPK sebagai bahan
pemeriksaan;
4. Terjalinnya kerja sama yang baik dengan masyarakat
sehingga tumbuh kepercayaan publik terhadap BPK.


Implementasi dan Pengembangan

Inovasi ini telah berjalan dengan baik di BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur. Kerja sama telah menghasilkan output
berupa feedback dari pengguna informasi, antara lain berupa
skripsi, hasil kajian, dan artikel di media daring. Beberapa
hambatan yang muncul dapat diatasi dengan komunikasi yang
baik ke berbagai pihak yang terlibat. Ke depannya kerja sama
yang telah terjalin diharapkan dapat berjalan secara
berkesinambungan. Aplikasi layanan informasi juga dievaluasi
secara berkala dan beberapa fiturnya diperbarui (update) untuk
meningkatkan kemudahan penggunaannya.
Gambar 3.1
Informasi Tindak Lanjut Proses Permohonan Informasi















BPK Jatim Mantap Halaman 14

Gambar 3.2
Informasi Tindak Lanjut Proses Pengaduan Masyarakat




















































BPK Jatim Mantap Halaman 15

bit.ly/videoCVvirtual







INOVASI
4 Pelayanan Company Visit



secara Virtual - 2021



BPK memiliki tugas memeriksa pengelolaan dan
tanggung jawab keuangan negara. Selain melaksanakan
pemeriksaan, BPK juga memberikan edukasi kepada
masyarakat terkait tugas dan fungsinya serta mendorong
keterlibatan masyarakat dalam mengawal keuangan negara.
BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur selama ini sering
menerima permintaan kunjungan dari kalangan
siswa/mahasiswa yang bertujuan mengenal BPK lebih dekat.
Kunjungan ini dimanfaatkan BPK Perwakilan Provinsi Jawa




BPK Jatim Mantap Halaman 16

Timur untuk mengedukasi siswa/mahasiswa terkait tugas dan
fungsi BPK.

Ketika terjadi pandemi Covid-19, seluruh kegiatan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur yang dilaksanakan secara tatap
muka dihentikan/dibatasi, termasuk permintaan kunjungan dari
siswa/mahasiswa. Kondisi ini mendorong BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur untuk berinovasi memberikan pelayanan
kunjungan (company visit) secara virtual agar fungsi edukasi
BPK dapat terus berjalan.


Tujuan

Inovasi ini bertujuan memberikan pedoman atau acuan
agar penyelenggaraan kunjungan siswa/mahasiswa (company
visit) ke BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur secara virtual
dapat terlaksana dengan tertib, lancar, dan efektif.


Manfaat

Manfaat yang dapat diperoleh dari inovasi ini adalah:

1. Permintaan kunjungan (company visit) ke Kantor BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur dari masyarakat dapat
dipenuhi meski di tengah pandemi;
2. Kegiatan company visit ke Kantor BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur secara virtual dapat berjalan tertib, lancar, dan
efisien;
3. Edukasi tentang tugas dan fungsi BPK tetap berjalan dengan
menyesuaikan adaptasi kebiasaan baru.





BPK Jatim Mantap Halaman 17

Implementasi dan Pengembangan

Pelayanan kunjungan (company visit) secara virtual ke
Kantor BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur telah diujicobakan
dua kali, yaitu pada Desember 2020 dan Februari 2021. Dari uji
coba tersebut, pedoman terus dievaluasi dan disempurnakan
melalui penyusunan Instruksi Kerja (IK) sebagai pelengkap IK
yang telah diterbitkan pada tahun 2019.


Ke depannya penyelenggaraan company visit virtual
akan dievaluasi secara berkala untuk meningkatkan kepuasan
pelayanan terhadap pengunjung.



























BPK Jatim Mantap Halaman 18

bit.ly/podiumjatim2021







INOVASI
5

Podcast Edukatif untuk Masyarakat
Jawa Timur (PODIUM JATIM) - 2021





BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur selama ini telah
menyelenggarakan berbagai kegiatan publikasi sebagai wujud
transparansi kepada masyarakat. Publikasi yang disampaikan
antara lain terkait informasi seputar ke-BPK-an, kegiatan-
kegiatan yang dilakukan, serta kinerja BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur atas pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya.

Kegiatan publikasi dilaksanakan sesuai dengan standar,
sistem, dan prosedur yang berlaku di lingkungan BPK guna
mendukung upaya publikasi yang efektif dan efisien. Sasaran



BPK Jatim Mantap Halaman 19

publikasi merupakan seluruh pemangku kepentingan BPK,
antara lain media massa (cetak dan elektronik), mahasiswa,
pelajar, lembaga swadaya masyarakat (LSM), dan masyarakat
secara umum. Salah satu bentuk kegiatan publikasi adalah
sosialisasi ke-BPK-an.
Dalam rangka menambah media sosialisasi ke-BPK-an
kepada masyarakat dengan mengikuti perkembangan teknologi
saat ini, BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur membuat inovasi
kegiatan sosialisasi dengan mengadakan program video podcast

“PODIUM JATIM” (Podcast Edukatif untuk Masyarakat Jawa
Timur) yang dilaksanakan dengan sistem siaran langsung
menggunakan aplikasi Zoom Meeting .


Tujuan

Program video podcast ”PODIUM JATIM” bertujuan agar
penyampaian informasi dan wawasan seputar ke-BPK-an
kepada masyarakat luas bisa berjalan dengan lebih efektif dan
efisien.



Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi
program video podcast “PODIUM JATIM” adalah:

1. Kegiatan sosialisasi ke-BPK-an dapat diikuti secara langsung
oleh seluruh masyarakat, baik di Jawa Timur maupun luar
Jawa Timur;








BPK Jatim Mantap Halaman 20

2. Masyarakat dapat berpartisipasi dengan mengirimkan
pertanyaan untuk dibahas dan menyampaikan usulan
seputar tema yang akan dibahas;
3. Sosialisasi kepada masyarakat tentang ke-BPK-an maupun
kinerja BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur dapat tetap
terselenggara meski di masa pandemi.


Implementasi dan Pengembangan

Kegiatan PODIUM JATIM telah terselenggara dengan
baik pada Juni 2021 dan mendapat respon yang positif dari
mayoritas peserta yang mengikuti jalannya podcast .
Berdasarkan hasil evaluasi, ke depan PODIUM JATIM akan
diselenggarakan secara rutin sekaligus dikembangkan sebagai
alternatif pengganti media workshop pada masa pemberlakuan
pembatasan kegiatan masyarakat.





















BPK Jatim Mantap Halaman 21

bit.ly/pojokbacaLIP








INOVASI
6

Pojok Baca Layanan Informasi
Publik - 2021





Pusat Informasi dan Komunikasi (PIK) BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur merupakan tempat/sarana pengelolaan dan
pelayanan informasi publik BPK RI sebagai langkah
pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik.

Sampai saat ini, masih banyak masyarakat atau
pengunjung PIK yang masih belum paham atau mengerti
terhadap tugas, peran dan fungsi BPK, produk-produk BPK,



BPK Jatim Mantap Halaman 22

terutama tentang isi Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) BPK dan
alur pemeriksaan BPK.

Kondisi tersebut menuntut BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur untuk berinovasi dengan membuat suatu pusat informasi
yang dapat menjadi alat bantu dalam menjelaskan tugas dan
produk BPK kepada pengunjung PIK.



Tujuan
Meningkatkan pelayanan informasi kepada masyarakat
yang datang langsung ke PIK melalui penyajian informasi,
berupa akses ke aplikasi komputer yang menampilkan berbagai
produk dan informasi publik seputar BPK secara terintegrasi
dalam bentuk digital.

Informasi yang ditampilkan misalnya contoh LHP, materi
sosialisasi ke-BPK-an, e-PPID, softcopy Standar Pemeriksaan
Keuangan Negara (SPKN), film pendek BPK, video kegiatan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur, foto kegiatan resmi BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur, annual report, link situs web,
serta pelayanan publik di BPK (permohonan informasi dan
pengaduan masyarakat).


Manfaat

Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi inovasi
ini adalah:

1. Integrasi seluruh informasi publik seputar BPK dan produk
yang dikeluarkan oleh BPK dalam bentuk digital;





BPK Jatim Mantap Halaman 23

2. Edukasi seputar produk dan informasi publik BPK yang bisa
diakses langsung oleh pengunjung PIK;
3. Masyarakat dapat mengakses produk resmi BPK dalam
bentuk display digital.


Implementasi dan Pengembangan

Inovasi ini merupakan Terbaik II dalam Lomba Ide dan
Kreativitas (LIKE) Tahun 2020, dan akan diimplementasikan
mulai tahun 2021. Saat ini, inovasi sedang dalam tahap awal
implementasi berupa pembangunan sistem, terutama terkait
penyiapan sarana display dan pendataan jenis-jenis informasi

publik yang akan diintegrasikan.

Pada masa mendatang, pojok baca layanan informasi
publik akan diimplementasikan dan terus dievaluasi untuk
mengoptimalkan pelayanan kepada masyarakat.



















BPK Jatim Mantap Halaman 24

bit.ly/promoWABPK







INOVASI
7
Layanan Pengaduan
Whatsapp
Masyarakat - 2020





BPK dalam merencanakan tugas memeriksa pengelolaan
dan tanggung jawab keuangan negara dapat
mempertimbangkan informasi dari berbagai pihak, termasuk
dari pengaduan langsung masyarakat. Sebagai upaya menjaring
informasi dari masyarakat, BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
telah menyediakan kemudahan bagi masyarakat dalam
mengajukan pengaduan/keluhan melalui Pusat Informasi dan
Komunikasi (PIK), yang dilaksanakan melalui tatap muka




BPK Jatim Mantap Halaman 25

langsung, surat tertulis, surat elektronik (email), dan aplikasi
e-PPID. Tanggapan yang disampaikan juga dilakukan melalui
keempat sarana tersebut.

Dalam rangka menambah saluran pengaduan agar lebih
mudah diakses masyarakat dan memberikan tanggapan yang
lebih cepat terhadap pengaduan yang disampaikan masyarakat,
BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur membuat inovasi
pelayanan publik dengan membuka saluran pengaduan

masyarakat baru melalui Whatsapp Bisnis dengan nomor
0811 322 99 000.


Tujuan


Layanan pengaduan masyarakat melalui Whatsapp ini
bertujuan agar masyarakat lebih mudah menyampaikan
pengaduan terkait pengelolaan dan tanggung jawab
APBN/APBD di Jawa Timur kepada BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur dan mendapatkan tanggapan pengaduan yang lebih
cepat.



Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi
penyelenggaraan layanan pengaduan masyarakat melalui
Whatsapp adalah:

1. Sebagai saluran layanan resmi pengaduan masyarakat BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur di samping saluran resmi
lainnya yang telah ada;






BPK Jatim Mantap Halaman 26

2. Penyampaian tanggapan pengaduan yang lebih cepat
kepada pemberi aduan;
3. Kepuasan masyarakat atas layanan pengaduan masyarakat
yang lebih efisien, efektif, praktis dan biaya murah.


Implementasi dan Pengembangan

Kegiatan penyelenggaraan layanan pengaduan

masyarakat melalui Whatsapp telah berjalan sejak bulan Juni
2020 dan terlaksana dengan baik di BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur.

Tata cara pelayanan pengaduan masyarakat melalui

Whatsapp telah diatur dalam Instruksi Kerja (IK) sebagai
panduan pelaksanaan pelayanan penyelenggaraan kegiatan.

Beberapa hambatan yang muncul dapat diatasi dengan
komunikasi yang baik ke berbagai pihak yang terlibat.
Pengaduan dari masyarakat juga semakin meningkat, baik
pengaduan yang berkaitan dengan tugas BPK maupun
pengaduan yang tidak terkait dengan tugas dan fungsi BPK, dan
telah ditanggapi dengan baik dan cepat.















BPK Jatim Mantap Halaman 27

Gambar 7.1
Tangkapan layar Whatsapp Layanan Pengaduan Masyarakat






































BPK Jatim Mantap Halaman 28

bit.ly/videoappaset








INOVASI
8


Aplikasi Pemeliharaan Aset - 2019






Salah satu tugas pelaksana pada Subbagian Umum dan
TI BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur adalah melakukan
pengelolaan Barang Milik Negara (BMN). Untuk melakukan
penatausahaan BMN, Kementerian Keuangan melalui KPKNL
memberikan fasilitas bantu berupa aplikasi SIMAK BMN. Namun
demikian tidak ada fitur pencatatan atas pemeliharaan aset
(BMN).



BPK Jatim Mantap Halaman 29

Hal tersebut kemudian yang melatarbelakangi perlunya
ada suatu aplikasi yang dapat mencatat kegiatan-kegiatan
pemeliharan aset yang terintegrasi dengan SIMAK BMN,
sehingga riwayat kerusakan, perbaikan, pemeliharaan atas aset
(BMN) tersebut tercatat dalam suatu sistem.


Tujuan

Membuat suatu aplikasi pendukung pengelolaan BMN
yang terintegrasi dengan SIMAK BMN dalam hal pencatatan
riwayat pemeliharaan aset (BMN).



Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi aplikasi
ini adalah :

1. Terbentuknya basis data pemeliharaan aset (BMN) sehingga
riwayat kerusakan, perbaikan, pemeliharaan atas aset
tersebut tersimpan dan dapat ditelusuri dengan mudah;
2. Sistem dapat memberikan notifikasi atas pemeliharaan
berkala berikutnya (apabila telah dilakukan pencatatan
sebelumnya). Misalnya dilakukan pencatatan atas kegiatan
pajak kendaraan dinas operasional, maka untuk selanjutnya
sistem akan memberikan notifikasi pada saat pajak
kendaraan tersebut akan jatuh tempo.










BPK Jatim Mantap Halaman 30

Implementasi dan Pengembangan

Inovasi telah diimplementasikan dengan menggunakan
aplikasi http://appsjatim.bpk.go.id yang bisa diakses seluruh
pegawai BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur. Pada tahun 2021,
dilakukan update aplikasi untuk menyesuaikan dengan
kebutuhan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur.

Kunci sukses dari pembentukan data adalah kemauan
untuk mendokumentasikan kegiatan. Hal inilah yang menjadi
kendala dari implementasi aplikasi ini. Para pelaksana pengelola
BMN kadang lupa atau enggan untuk mendokumentasikan
kegiatannya melalui sistem.
Untuk mengatasinya, saat ini sedang disusun Instruksi
Kerja (IK) terkait dengan pencatatan kegiatan pemeliharaan
Barang Milik Negara. Kemudian akan ditunjuk pegawai sebagai
narahubung aplikasi pemeliharaan aset.

Gambar 8.1
Input Data Pemeliharaan



















BPK Jatim Mantap Halaman 31

Gambar 8.2
Informasi aktivitas pemeliharaan aset


























































BPK Jatim Mantap Halaman 32

bit.ly/videoappersediaan








INOVASI
9

Aplikasi Pencatatan Persediaan
- 2019






Aplikasi yang dibuat pertama adalah aplikasi untuk
mencatat persediaan, aplikasi ini berupa file excel dimana file ini
dimaksudkan untuk menampung data pembelian persediaan.
Nantinya setiap subbagian yang melakukan pembelian

persediaan akan meng-input data pembelian persediaan ke
aplikasi yang telah terpasang pada tiap komputer di masing-
masing subbagian.



BPK Jatim Mantap Halaman 33

File excel tersebut dapat diakses oleh semua subbagian
karena file ini diletakkan dalam sebuah sistem sharing folder,
dan dipantau oleh Subbagian Umum dan TI serta Subbagian
Keuangan selaku pengguna data. Sehingga Subbagian Umum
dan TI maupun Subbagian Keuangan akan memiliki data nilai
persediaan yang sama karena data nilai persediaan didapatkan
dari aplikasi tersebut. Namun staf subbagian yang lain tetap
memberikan salinan bukti pembelian persediaan kepada
narahubung (PIC) persediaan di Subbagian Umum dan TI
sebagai dasar peng-input-an persediaan di sistem.



Tujuan
Untuk memudahkan sinkronisasi antara SIMAK BMN dan
aplikasi persediaan dalam mendukung penyajian laporan
keuangan yang akurat, cepat, dan efisien.


Manfaat

Manfaat dari inovasi ini adalah :

1. Menjadi sarana rekonsiliasi antara laporan keuangan dengan
persediaan;
2. Mengoptimalkan proses pengelolaan pencatatan persediaan
sebagai pendukung laporan keuangan;
3. Meminimalisasi selisih pencatatan antara persediaan dengan
Subbagian Keuangan.









BPK Jatim Mantap Halaman 34

Implementasi dan Pengembangan

Untuk implementasinya, inputer hanya mengisi data

yang telah tersedia dalam kotak dialog “Form Input Pembelian”.
Setelah melakukan input data pembelian persediaan, staf yang

melakukan input akan meng-copy bukti pembelian untuk
diserahkan ke Subbagian Umum dan TI (staf PIC Persediaan).
PIC persediaan akan melakukan cek dokumen pembelian
dengan data yang sudah di-input dan memberi tanda centang
() pada kolom sesuai data yang sudah di-input. Untuk
dokumen asli pembelian akan distempel “Persediaan” oleh PIC
persediaan kemudian diserahkan di Subbagian Keuangan.

Gambar 9.1
Form Input Pembelian Persediaan















Setelah menyerahkan dokumen pembelian persediaan
ke Subbagian keuangan selanjutnya adalah tugas Subbagian
Keuangan untuk memproses dokumen tersebut sampai ke KPPN
selaku kuasa Bendahara Umum Negara (BUN) hingga terbit



BPK Jatim Mantap Halaman 35

Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Ketika SP2D atas
dokumen pembelian tersebut sudah terbit, maka staf Subbagian
Keuangan akan memberi tanda centang () pada form input
pembelian seperti pada gambar 9.2.

Gambar 9.2
Verifikasi Pembelian Barang Persediaan


























Setelah staf Subbagian Keuangan memberi tanda

centang (), PIC persediaan akan melakukan input data
pembelian tersebut ke dalam sistem/aplikasi persediaan. Nilai

yang di-input adalah dokumen pembelian yang telah diberi
tanda centang oleh staf Subbagian Keuangan karena nilai
tersebut sudah diterbitkan SP2D (Nilai persediaan pada sistem
untuk bahan laporan keuangan adalah nilai yang sesuai dengan
SP2D), sehingga nilai persediaan pada Subbagian Umum dan TI
akan sama dengan Nilai Persediaan pada Subbagian Keuangan.






BPK Jatim Mantap Halaman 36

Dengan aplikasi pencatatan ini juga dapat mempercepat
proses rekonsiliasi nilai persediaan dan dapat mendeteksi bukti
pembelian persediaan mana saja yang belum tercatat. Untuk
selanjutnya sistem akan dikembangkan agar dapat melakukan
sinkronisasi dengan aplikasi persediaan obat.
Sistem ini telah berjalan dengan baik. Meskipun terdapat
kendala, tetapi dapat diatasi dan dikomunikasikan dengan pihak
yang terkait. Pada tahun 2021, dilakukan update aplikasi untuk
menyesuaikan dengan kebutuhan BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur.

Gambar 9.3
Tampilan update aplikasi persediaan

























BPK Jatim Mantap Halaman 37

bit.ly/videoappPS







INOVASI
10
Aplikasi Pengelolaan Pemeriksaan -
2018



Pelaksanaan kegiatan pemeriksaan melibatkan
serangkaian dokumen, dimulai dari program pemeriksaan
kemudian surat tugas pemeriksaan hingga laporan hasil
pemeriksaan.

Sebelum menggunakan Inovasi Pengelolaan
Pemeriksaan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur, rangkaian
dokumen ini dibuat dan diarsipkan secara terpisah sehingga
pemantauan kegiatan pemeriksaan tidak dapat dilakukan secara

langsung/realtime karena membutuhkan waktu untuk mencari
dan mengompilasi dokumen dan data.




BPK Jatim Mantap Halaman 38

Dengan adanya Inovasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur, kegiatan pemantauan dapat
dilakukan sewaktu-waktu karena rangkaian dokumen dan data
pemeriksaan dapat diakses dalam satu aplikasi berbasis web.
Seluruh dokumen (beserta database) aplikasi ini disimpan di
server BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur.


Tujuan

Inovasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur adalah untuk meningkatkan penatausahaan
pemeriksaan di BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
menggunakan sistem informasi berbasis web sehingga
rangkaian dokumen terkait pemeriksaan tersedia setiap saat
dan kegiatan pemantauan pemeriksaan dapat dilakukan
sewaktu-waktu.


Manfaat

Inovasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur memberi manfaat bagi para pemangku
kepentingan terkait kegiatan pemeriksaan sebagai berikut:
1. Memudahkan pemantauan pemeriksaan yang sedang
berlangsung;
2. Memudahkan pengarsipan dan penelusuran dokumentasi
terkait penugasan pemeriksaan;
3. Penyeragaman format BAST LK Unaudited dan Surat Tugas
Pemeriksaan.






BPK Jatim Mantap Halaman 39

Implementasi dan Pengembangan

Inovasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur dilaksanakan sejak Semester II Tahun 2018
dan terus dilaksanakan hingga pemeriksaan terkini pada
Semester I Tahun 2021.
Saat ini aplikasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur mengakomodasi rangkaian
dokumen pemeriksaan sebagai berikut:

1. BAST LK Unaudited (untuk pemeriksaan Laporan Keuangan)
User tertentu dapat melakukan input data dan outputnya
adalah data penerimaan LK unaudited dan printout BAST


untuk ditandatangani. BAST setelah ditandatangani di-
upload ke dalam menu BAST.
Dalam pelaksanaannya, pemeriksa cenderung
menggunakan file contoh/template word dalam pembuatan
BAST LK Unaudited ini karena kurangnya sosialisasi aplikasi
ini dan metode menggunakan template lebih cepat dan
cukup untuk membuat BAST LK Unaudited sesuai
kebutuhan.

2. Komitmen Entitas atas Pemeriksaan LK

Menu ini untuk mengakomodasi Pernyataan Komitmen
Entitas atas Pemeriksaan LK. Dokumen tersebut berisi
tanggal-tanggal terkait rangkaian pemeriksaan mulai dari
serah terima Laporan Keuangan hingga tanggal penyerahan
Laporan Hasil Pemeriksaan.
Hingga tahun 2021, fitur ini tetap digunakan sesuai
fungsinya.





BPK Jatim Mantap Halaman 40

3. Surat Tugas Pemeriksaan

Pemeriksa melakukan input susunan tim pemeriksa dalam
menu ini untuk dapat mencetak Surat Tugas dengan format
yang telah disepakati.
Dalam pelaksanaannya, aplikasi surat tugas justru
menyulitkan pembuatan surat tugas pemeriksaan karena
dinamika penugasan pemeriksaan terkadang membutuhkan
koreksi susunan tim dan koreksi judul pemeriksaan pada
saat tim akan melaksanakan tugas pemeriksaan.

4. BAST Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dan Informasi
Penyerahan LHP
Staf Subbagian Humas menerima konfirmasi kehadiran
untuk serah terima LHP sekaligus melakukan input data
penerima LHP melalui menu ini dan melalui menu ini juga
Staf Subbagian TU Kepala Perwakilan kemudian mencetak
BAST untuk disiapkan sehingga sesuai dengan urutan dan
protokoler acara penyerahan LHP.
Dalam pelaksanaannya, Staf Subbagian Humas menerima
konfirmasi kehadiran yang dapat berubah dan sering hingga
detik-detik akhir sebelum penyerahan LHP dilakukan. Lebih
lanjut, BAST yang dibuat oleh aplikasi masih perlu
diperbaiki/dirapikan menggunakan aplikasi Word sebelum

dicetak. Untuk mempercepat pembuatan BAST LHP, Staf
Subbagian TU Kepala Perwakilan menyiapkan BAST

menggunakan template Word sesuai konfirmasi kehadiran
dan langsung membuat koreksinya jika diperlukan.








BPK Jatim Mantap Halaman 41

5. Opini Pemeriksaan Laporan Keuangan

Menu ini berisi kumpulan Opini LHP LKPD mulai dari tahun
2012 hingga 2020. Hingga tahun 2021, fitur ini digunakan
sesuai fungsinya.
6. Laporan Hasil Pemeriksaan

7. Laporan Kegiatan Pemeriksaan

Pada masa yang akan datang, inovasi Pengelolaan
Pemeriksaan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur terus
disosialisasikan dan dikembangkan sehingga dapat
mengakomodasi dokumen pemeriksaan:

1. Akan dilakukan reviu atas fitur yang benar-benar
bermanfaat agar dikembangkan lebih lanjut, dan fitur yang
tidak dapat mengikuti dinamika kebutuhan akan dikurangi.
2. Program Pemeriksaan

Untuk masa yang akan datang, Program Pemeriksaan agar
di-upload dalam sistem dan kemudian dijadikan sebagai

syarat pencetakan Surat Tugas Pemeriksaan. User tertentu
saja yang dapat mengakses menu ini.

3. Laporan Mingguan dan Laporan Dua Mingguan
Saat ini, Laporan Mingguan dan Laporan Dua Mingguan
Pemeriksaan dilaporkan melalui portal perwakilan. Untuk
masa yang akan datang, Laporan Mingguan disatukan
dengan sistem ini dan user tertentu saja yang dapat
mengakses menu ini.







BPK Jatim Mantap Halaman 42

4. Surat Permintaan Action Plan

Surat Permintaan Action Plan dari Kepala Perwakilan kepada
Kepala Daerah diinput dan dicetak menggunakan menu ini.
5. Surat Hasil Pemeriksaan

Surat Hasil Pemeriksaan dari Kepala Perwakilan kepada
Ketua DPRD dan Kepala Daerah tembusan Inspektur diinput
dan dicetak menggunakan menu ini.
6. Laporan Hasil Pemeriksaan

Menu ini mengakomodasi penyimpanan arsip digital LHP
BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur, user tertentu saja yang
dapat melakukan upload dokumen LHP ini sehingga LHP
yang diupload merupakan LHP Final setelah dilakukan
koreksi oleh Direktorat Evaluasi dan Pelaporan Pemeriksaan.






















BPK Jatim Mantap Halaman 43

bit.ly/videoappST







INOVASI
11

Aplikasi Surat Tugas - 2019





Pembuatan surat tugas merupakan rutinitas kegiatan
yang tidak bisa dilepaskan sebagai dukungan bukti penugasan
pada pegawai. Melihat kondisi di mana pembuatan dokumen
surat tugas serta pengarsipan yang kurang memadai maka
dirasa perlu untuk mengembangkan instrumen untuk
mendukung pembuatan surat tugas ini.
Keluaran dari instrumen ini adalah dokumen surat tugas
lengkap dengan dokumen pendukungnya, misalnya dokumen
SPD dan SPPD untuk surat tugas perjalanan dinas.




BPK Jatim Mantap Halaman 44

Tujuan

Membuat instrumen pendukung untuk pembuatan surat
tugas beserta dokumen pendukungnya.


Manfaat

Manfaat dari penggunaan aplikasi ini adalah:
1. Pembuatan surat tugas menjadi lebih mudah dengan format
yang seragam;
2. Terbentuknya basis data arsip surat tugas sehingga
memudahkan dalam penelusuran dan pencarian;
3. Terintegrasi dengan aplikasi yang lain sehingga mempunyai
fungsi pengendalian terhadap pembuatan surat tugas,
seperti contoh untuk surat tugas pindah tempat tugas
(mutasi) akan muncul peringatan (dan tidak bisa dibuat)
apabila pegawai masih mempunyai tanggungan yang harus
diselesaikan seperti misalnya peminjaman atas Barang Milik
Negara (BMN).



Implementasi dan Pengembangan
Pada tahun 2019, implementasi diujicobakan pada
beberapa unit kerja.












BPK Jatim Mantap Halaman 45

Tabel 11.1
Analisis perbandingan pembuatan Surat Tugas dengan aplikasi
Sebelum
Menggunakan Setelah
No Uraian Menggunakan
Aplikasi
Pendukung Aplikasi Pendukung
1 Format Surat Tidak seragam Seragam
Tugas

2 Fungsi Tidak ada Ada.
Pengendalian Contoh di pembuatan
surat tugas mutasi, surat
tugas tidak akan bisa
dibuat apabila yang
bersangkutan masih
mempunyai tanggungan
peminjaman.

3 Pembentukan Tidak terbentuk Terbentuk arsip secara
Arsip arsip secara otomatis.
otomatis Keuntungannya adalah
masing-masing pegawai
dapat menelusuri semua
surat tugas (penugasan)
atas dirinya.

Untuk selanjutnya akan dikembangkan menjadi satu
rangkaian proses. Setelah surat tugas terbit akan dilanjutkan
dengan mekanisme untuk input hasil penugasan sampai dengan
mekanisme SPJ atas penugasannya.








BPK Jatim Mantap Halaman 46

Sebagai gambaran untuk surat tugas dengan perjalanan
dinas, akan satu rangkaian sampai dengan input laporan hasil
penugasan serta pembuatan SPJ perjalanan dinas. Untuk surat

tugas pemeriksaan akan satu rangkaian dengan input laporan

kegiatan pemeriksaan, input laporan hasil pemeriksaan serta
BAST hasil pemeriksaan.
Gambar 11.1
Informasi Surat Tugas






























BPK Jatim Mantap Halaman 47

Dalam rangka persiapan pemeriksaan yang akan
dilaksanakan di setiap semesternya, yakni Semester I untuk
pelaksanaan Pemeriksaan LKPD dan Semester II untuk
pelaksanaan Pemeriksaan Kinerja dan Pemeriksaan Dengan
Tujuan Tertentu maka dibutuhkan surat tugas bagi tim yang
akan melaksanakan pemeriksaan. Adapun susunan tim yang
ada dalam surat tugas tersebut akan terhubung dengan
pembuatan Berita Acara Serah Terima penyerahan Laporan
Hasil Pemeriksaan yang ada di internal Subbagian TU Kepala
Perwakilan.

Susunan tim yang telah dibuat oleh Kepala Subauditorat
dalam bentuk nota dinas akan diterima oleh Subbagian TU
Kepala Perwakilan setelah mendapat disposisi dari Kepala
Perwakilan untuk ditindaklanjuti dengan membuat surat tugas
pemeriksaan.

Surat tugas pemeriksaan dibuat dengan menggunakan
aplikasi word untuk mempermudah proses pengubahan jika

sewaktu-waktu terjadi perubahan. Jika surat tugas telah
mendapatkan persetujuan dari Kepala Perwakilan maka akan di-
input ke dalam aplikasi http://appsjatim.bpk.go.id dan
mengunggah softcopy surat tugas sesuai entitas yang di-input .
Aplikasi Surat Tugas akan terus dievaluasi dan
disosialisasikan kepada pegawai di luar Subbagian TU Kepala
Perwakilan. Pada tahun 2021, dilakukan update aplikasi untuk
menyesuaikan dengan kebutuhan BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur, di antaranya penambahan fitur peringatan (alert) apabila
terdapat pemeriksa yang melaksanakan pemeriksaan Laporan
Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD) pada entitas yang sama
lebih dari dua periode berturut-turut.




BPK Jatim Mantap Halaman 48