Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 1 MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) SMK PADUKA TUAN, SEGAMAT BAGI SUKU KEEMPAT TAHUN 2022 (BIL.1/2023) TARIKH : 29 Januari 2023 MASA : 12.30 t. hari TEMPAT : Bilik Persidangan SMK Paduka Tuan, Segamat. Agenda : 1. Perutusan Pengerusi 2. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu 3. Perkara berbangkit 4. Perkara yang dibincangkan / Kertas Kerja / Laporan / Isu 4.1 Laporan Prestasi Perbelanjaan 4.2 Pengurusan Peruntukan 4.3 Pengurusan Perakaunan 4.4 Pengurusan Perolehan 5. Hal-hal lain 6. Penutup SENARAI KEHADIRAN 1. Shafee Bin Abdul Hamid - Pengetua / Pengerusi 2. Mohamad Aris Bin Mohamed Dol - GPK Pentadbiran 3. James Paul Raj - GPK HEM 4. Siti Suhaila Binti Muhammad - GPK Kokurikulum 5. Zakiah Binti Idris - GPK PPKI 6. Azizah Binti Roshah - GPK Petang 7. Norhana Binti. Mohamad Daimon - GKMP Bahasa 8. J. Vijean A/L Jeganathan - GKMP Sains Kemanusiaan 9. Norizah Binti Salikan@Salikon - GKMP Teknik & Vokasional 10. Zulaiha Binti Jani - GKMP Sains & Matematik 11. Mohammad Haffizalmi Bin Mat Noor - Juruaudit Dalaman 12. Noraida Binti Atan - Guru Perpustakaan & Media 13. Syahirah Aqilah Binti Abd. Samad - Guru Bimbingan Kaunseling 14. Rozita Binti Daros @ Darusman - Ketua Pembantu Tadbir / Setiausaha 15. Ralisa Binti Ismail - Pembantu Tadbir Kewangan / Urusetia
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 2 TURUT HADIR 1. Ng Poy Hwa - K.P Bahasa Cina 2. Kanniyamma A/P Kuppusamy - K.P Bahasa Tamil 3. Nurul Aniza Binti Paiman - K.P Bahasa Melayu 4. Farazila Binti Abdul Rahman - K.P Matematik 5. Alihan Bin Md Sis - K.P Pend. Jasmani & Kesihatan 6. Mohd Najib Bin Halil - K.P Matematik Tambahan 7. Masor Aripin - K.P Pend. Seni & Visual 8. Asmayazam Bin Samian - K.P Geografi 9. Nor Amirah Athirah Binti Azhar - K.P Pend. Moral 10. Norkasidah Binti Nordin - K.P Pend. Islam 11. Razhan Bin Jainudeen - K.P Biologi 12. Nik Hasyyati Marini Binti Husin - K.P Sains 13. Zetty Haida Binti Suratman - K.P Rekabentuk & Teknologi 14. Arsyad Arifin Bin Ismail - K.P Sejarah 15. Noramali Binti Mohamad - K.P Pend. Khas Integrasi 16. Hussin Bin Syed Mohd - K.P Ekonomi TIDAK HADIR TANPA KENYATAAN / DENGAN KENYATAAN Tiada AGENDA 1. PERUTUSAN PENGERUSI (Encik Shafee Bin Abdul Hamid) 1.1 Pengerusi memulakan mesyuarat dengan kata-kata aluan dan ucapan terima kasih di atas kehadiran semua ahli mesyuarat. Mesyuarat pada kali ini turut dihadiri dari sebahagian Ketua Panitia. Mesyuarat bermula pada jam 12.30 t.hari. Pengerusi seterusnya menarik perhatian ahli mesyuarat kepada perkara-perkara berikut: 1.1.1 Pengerusi membentangkan prestasi perbelanjaan bagi Suku Keempat (Oktober hingga Disember) tahun kewangan 2022. 1.1.2 Pengerusi juga memaklumkan prestasi perbelanjaan sehingga Suku Keempat tahun kewangan 2022 telah mencapai 100% sehingga 101.59% peratus belanja keseluruhan peruntukan. AGENDA 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) Bagi Suku Tahun Ketiga Tahun 2022 Bil.4/2022 bertarikh 11 Oktober 2022 telah disahkan tanpa pindaan oleh Puan Zulaiha Binti Jani dan disokong oleh Encik J. Vijean A/L Jeganathan.
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 3 AGENDA 3. PERKARA BERBANGKIT 3.1 Semua ahli mesyuarat diingatkan berkenaan Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2021 Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bagi Peruntukan Bantuan Persekolahan Umum Kementerian Pendidikan Malaysia bertarikh 15 Mac 2021 telah dikeluarkan merupakan garis panduan yang ditambahbaik daripada SPK Bilangan 8 Tahun 2012. SPK Bilangan 1 Tahun 2021 berkuatkuasa mulai 1 Oktober 2021 bagi pengurusan peruntukan BP Umum tahun 2022 dan seterusnya. Dengan berkuatkuasanya SPK Bilangan 1 Tahun 2021 ini maka SPK Bilangan 8 Tahun 2012 No. Ruj: KP(BKEW/BT)1800/G-03JLD.2(s.k6) (15) bertarikh 17 Jun 2013 adalah terbatal. 3.2 Pengerusi memberi peringatan agar semua kaedah perolehan dipatuhi. Kajian Pasaran perlu dibuat terlebih dahulu bagi memastikan bahan dan kualiti barangan yang ingin digunakan kelak boleh digunakan dan mengelakkan pembaziran. Segala dokumen sokongan perlulah lengkap sebelum diserahkan ke unit kewangan untuk proses bayaran. 3.3 Pengerusi turut memberi peringatan kepada GKMP agar memantau dan memastikan Guru Panitia membuat perbelanjaan menurut keperluan bahan BBM yang diperlukan. Semua permohonan untuk pembelian perlu dikemukakan menggunakan Nota Minta dan Borang Kajian Pasaran untuk kelulusan sebelum perolehan dibuat. 3.4 Pembayaran hanya akan dibuat apabila semua dokumen yang diserahkan ke unit kewangan adalah lengkap beserta invois, sebutharga, maklumat pendaftaran syarikat yang masih berkuatkuasa dan penyata bank syarikat yang terkini. 3.5 Unit Kewangan akan membuat pembayaran dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan bil/invois dan dokumen sokongan. Sekiranya bil/invois yang diterima tidak lengkap, unit kewangan tidak akan memproses bayaran tersebut. Kerjasama dari semua guru-guru panitia khususnya amatlah perlu bagi melancarkan urusan permbayaran segala perolehan yang akan dibuat. 3.6 GKMP perlu meneliti nota minta bagi memastikan bahan-bahan yang diperlukan boleh didapatkan melalui pembelian terus atau kontrak pusat seperti perabot atau bahan/Peralatan ICT yang perlu mendapatkan kelulusan dari unit ICT JPNJ, maka permohonan perlu dikemukan terlebih dahulu sebelum perolehan dibuat. Peruntukan Bantuan Persekolahan KPM yang diterima oleh pihak sekolah perlulah dibelanjakan selaras dengan peraturan dan garis panduan yang sedang berkuatkuasa. 3.7 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Kelulusan PCG bagi tahun 2023 telah pun diterima berdasarkan bilangan pelajar pada 1 Oktober 2022. Peruntukan yang akan disalurkan hanya 42% dari jumlah tuntutan. Semua K.P bersama-sama GKMP perlu menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Bagi Tahun 2023 berdasarkan anggaran peruntukan yang bakal diterima nanti. Untuk Makluman
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 4 AGENDA 4. PEMBENTANGAN LAPORAN 4.1 LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN 4.1.1 LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN KUMPULAN WANG KERAJAAN SEHINGGA 31.12.2022 4.1.1.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Rumusan Prestasi Belanja Kumpulan Wang Sekolah Sehingga 31 Disember 2022 :- Jenis Peruntukan Terimaan Terkumpul Bayaran Terkumpul Tanggungan Belum Selesai Jumlah Perbelanjaan Baki Selepas perbelanjaan a b c d=b+c e=d/a*100 f=a-d g=f/a*100 RM RM RM RM RM RM % KUMPULAN WANG KERAJAAN PCG Mata Pelajaran 135,770.74 126,407.15 - 126,407.15 93.10% 9,363.59 6.90% PCG Bukan Mata Pelajaran 112,580.03 84,906.43 - 84,906.43 75.42% 27,673.60 24.58% Bantuan Sukan 50,342.04 50,247.70 - 50,247.70 99.81% 94.34 0.19% Bantuan Kokurikulum 17,753.44 10,129.10 - 10,129.10 57.05% 7,624.34 42.95% Bantuan Persekolahan lain 234,840.00 234,840.00 - 234,840.00 100.00% - 0.00% Pelbagai 14,654.79 9,534.00 - 9,534.00 65.06% 5,120.79 34.94% JUMLAH KWK 565,941.04 516,064.38 - 516,064.38 91.19% 49,876.66 8.81% KUMPULAN WANG SUWA Sewaan 2,649.88 2,432.00 - 2,432.00 91.78% 217.88 8.22% Kutipan Bukan Warganegara 1,019.05 364.50 - 364.50 35.77% 654.55 64.23% Sumbangan 78.02 - - - 0.00% 78.02 100.00% Deposit 2,200.00 - - - 0.00% 2,200.00 100.00% Pelbagai 5,188.73 3,320.80 - 3,320.80 64.00% 1,867.93 36.00% JUMLAH KWS 11,135.68 6,117.30 - 6,117.30 54.93% 5,018.38 45.07% JUMLAH BESAR PERUNTUKAN 577,076.72 522,181.68 - 522,181.68 90.49% 54,895.04 9.51% 4.1.1.2 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Laporan Prestasi Perbelanjaan PCG Mata Pelajaran Sehingga 31 Disember 2022 :- Jenis Peruntukan Terimaan Terkumpul Bayaran Terkumpul Tanggungan Belum Selesai Jumlah Perbelanjaan Baki Selepas perbelanjaan a b c d=b+c e=d/a*100 f=a-d g=f/a*100 RM RM RM RM % RM % PCG MATA PELAJARAN MENENGAH Mata Pelajaran Teras 29,302.12 28,291.69 - 28,291.69 96.55% 1,010.43 3.45% Bahasa Inggeris 4,427.69 4,213.40 4,213.40 95.16% 214.29 4.84% Sains 9,025.44 8,531.20 8,531.20 94.52% 494.24 5.48% Matematik 4,567.75 4,444.35 4,444.35 97.30% 123.40 2.70% Lain-lain Matapelajaran 11,264.70 11,086.20 11,086.20 98.42% 178.50 1.58% Sivik dan Kewarganegaraan 16.54 16.54 16.54 100.00% - 0.00% Mata Pelajaran Wajib 33,505.86 32,909.60 - 32,909.60 98.22% 596.26 1.78% Wajib (Subsidiari) 29,196.36 28,840.30 28,840.30 98.78% 356.06 1.22% Reka Bentuk dan Teknologi 4,309.50 4,069.30 4,069.30 94.43% 240.20 5.57%
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 5 Mata Pelajaran Tambahan 1,513.79 1,505.40 - 1,505.40 99.45% 8.39 0.55% Bahasa Cina 1,315.30 1,313.10 1,313.10 99.83% 2.20 0.17% Bahasa Tamil 198.49 192.30 192.30 96.88% 6.19 3.12% Mata Pelajaran Elektif 10,625.41 7,131.14 - 7,131.14 67.11% 3,494.27 32.89% Pendidikan Seni Visual 1,453.65 1,446.60 1,446.60 99.52% 7.05 0.48% Geografi 192.14 38.50 38.50 20.04% 153.64 79.96% Bahasa Cina 389.85 382.80 382.80 98.19% 7.05 1.81% Bahasa Tamil 46.20 45.00 45.00 97.40% 1.20 2.60% Matematik Tambahan 366.00 364.05 364.05 99.47% 1.95 0.53% Rekacipta 816.00 783.00 783.00 95.96% 33.00 4.04% Fizik 2,305.59 1,733.90 1,733.90 75.20% 571.69 24.80% Biologi 2,224.80 422.50 422.50 18.99% 1,802.30 81.01% Kimia 2,245.40 1,398.20 1,398.20 62.27% 847.20 37.73% Ekonomi 336.89 336.25 336.25 99.81% 0.64 0.19% Prinsip Perakaunan 189.75 121.20 121.20 63.87% 68.55 36.13% WARGANEGARA SAHAJA 17,121.43 17,068.00 - 17,068.00 99.69% 53.43 0.31% Kertas Ujian Dalaman (KUD) 9,602.20 9,552.00 9,552.00 99.48% 50.20 0.52% Kegiatan Pendidikan Islam / Pendidikan Moral (PIM) 7,519.23 7,516.00 7,516.00 99.96% 3.23 0.04% JUMLAH (A) 92,068.61 86,905.83 - 86,905.83 94.39% 5,162.78 5.61% PCG MATA PELAJARAN PENDIDIKAN KHAS / PROGRAM INTEGRASI / PROGRAM PENDIDIKAN INKLUSIF MASALAH PEMBELAJARAN 43,702.13 39,501.32 - 39,501.32 90.39% 4,200.81 9.61% Mata Pelajaran Teras 6,464.75 4,451.12 - 4,451.12 68.85% 2,013.63 31.15% Teras I 2,699.86 1,699.30 1,699.30 62.94% 1,000.56 37.06% Teras II 3,512.57 2,499.50 2,499.50 71.16% 1,013.07 28.84% Sivik dan Kewarganegaraan 3.75 3.75 3.75 100.00% - 0.00% Wajib (Pembelajaran) 248.57 248.57 248.57 100.00% - 0.00% Mata Pelajaran Elektif Masalah Pembelajaran 36,090.27 33,960.60 - 33,960.60 94.10% 2,129.67 5.90% Elektif 1,085.97 - 0.00% 1,085.97 100.00% Kemahiran Asas Vokasional - Asas Pem. Perabot 712.40 525.00 525.00 73.69% 187.40 26.31% Pembuatan Roti 7,055.50 6,933.60 6,933.60 98.27% 121.90 1.73% Refleksologi Kaki, Tangan dan Telinga 13,652.40 12,918.00 12,918.00 94.62% 734.40 5.38% Penyediaan Dan Pembuatan Makanan 13,584.00 13,584.00 13,584.00 100.00% - 0.00% WARGANEGARA SAHAJA 1,147.11 1,089.60 - 1,089.60 94.99% 57.51 5.01% Kertas Ujian Dalaman (KUD) 408.00 408.00 408.00 100.00% - 0.00% Kegiatan Pendidikan Islam / Pendidikan Moral (PIM) 739.11 681.60 681.60 92.22% 57.51 7.78% JUMLAH (B) 43,702.13 39,501.32 - 39,501.32 90.39% 4,200.81 9.61% JUMLAH BESAR PERUNTUKAN (A+B) 135,770.74 126,407.15 - 126,407.15 93.10% 9,363.59 6.90% Untuk Makluman
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 6 4.1.1.3 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Laporan Prestasi Perbelanjaan PCG Bukan Mata Pelajaran Sehingga 31 Disember 2022 :- Jenis Peruntukan Terimaan Terkumpul Bayaran Terkumpul Tanggungan Belum Selesai Jumlah Perbelanjaan Baki Selepas perbelanjaan a b c d=b+c e=d/a*100 f=a-d g=f/a*100 RM RM RM RM % RM % PCG BUKAN MATA PELAJARAN MENENGAH Pusat Sumber Sekolah 13,748.83 13,748.70 13,748.70 100.00% 0.13 0.00% Bimbingan Dan Kaunseling 6,535.42 6,296.50 6,296.50 96.34% 238.92 3.66% LPBT / LPK Sekolah 55,620.83 42,737.33 - 42,737.33 76.84% 12,883.50 23.16% Skim Perlindungan Takaful (Warganegara sahaja) - #DIV/0! - #DIV/0! Yuran Khas Sekolah 16,600.45 6,683.00 6,683.00 40.26% 9,917.45 59.74% LPBT/LPK Asrama - #DIV/0! - #DIV/0! JUMLAH (A) 92,505.53 69,465.53 - 69,465.53 75.09% 23,040.00 24.91% PCG BUKAN MATA PELAJARAN PENDIDIKAN KHAS / PROGRAM INTEGRASI / PROGRAM PENDIDIKAN INKLUSIF KETIDAKUPAYAAN PEMBELAJARAN 20,074.50 15,440.90 - 15,440.90 76.92% 4,633.60 23.08% Perpustakaan / Pusat Sumber Sekolah 2,790.19 1,150.00 1,150.00 41.22% 1,640.19 58.78% Bimbingan Dan Kaunseling 704.05 454.00 454.00 64.48% 250.05 35.52% LPBT / LPK Sekolah 16,169.86 13,836.90 13,836.90 85.57% 2,332.96 14.43% Skim Perlindungan Takaful (Warganegara sahaja) - #DIV/0! - #DIV/0! Yuran Khas Sekolah 410.40 - 0.00% 410.40 100.00% LPBT/LPK Asrama - #DIV/0! - #DIV/0! JUMLAH (B) 20,074.50 15,440.90 - 15,440.90 76.92% 4,633.60 23.08% JUMLAH BESAR PERUNTUKAN (A+B) 112,580.03 84,906.43 - 84,906.43 75.42% 27,673.60 24.58% 4.1.1.4 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Laporan Prestasi Perbelanjaan Bantuan Sukan Sehingga 31 Disember 2022 :- Jenis Peruntukan Terimaan Terkumpul Bayaran Terkumpul Tanggungan Belum Selesai Jumlah Perbelanjaan Baki Selepas perbelanjaan a b c d=b+c e=d/a*100 f=a-d g=f/a*100 RM RM RM RM % RM % SUKAN DAN PERMAINAN SEKOLAH 13,781.00 13,777.20 - 13,777.20 99.97% 3.80 0.03% Aliran Perdana / Pendidikan Khas (Integrasi) / Program Pendidikan Inklusif 13,217.40 13,213.60 13,213.60 99.97% 3.80 0.03% Pendidikan Khas 563.60 563.60 563.60 100.00% - 0.00% SUKAN TAHUNAN SEKOLAH (WARGANEGARA SAHAJA) 14,833.04 14,742.50 - 14,742.50 99.39% 90.54 0.61% Sekolah Menengah 14,833.04 14,742.50 14,742.50 99.39% 90.54 0.61% YURAN MAJLIS SUKAN SEKOLAHSEKOLAH MALAYSIA (MSSSM) 21,728.00 21,728.00 - 21,728.00 100.00% - 0.00% Sekolah Menengah 21,728.00 21,728.00 21,728.00 100.00% - 0.00% JUMLAH BESAR PERUNTUKAN 50,342.04 50,247.70 - 50,247.70 99.81% 94.34 0.19% Untuk Makluman
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 7 4.1.1.5 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Laporan Prestasi Perbelanjaan Bantuan Kokurikulum Sehingga 31 Disember 2022 :- Jenis Peruntukan Terimaan Terkumpul Bayaran Terkumpul Tanggungan Belum Selesai Jumlah Perbelanjaan Baki Selepas perbelanjaan a b c d=b+c e=d/a*100 f=a-d g=f/a*100 RM RM RM RM % RM % BANTUAN KOKURIKULUM KOKURIKULUM SEKOLAH (BKK) 10,705.70 10,129.10 - 10,129.10 94.61% 576.60 5.39% Aliran Perdana / Pendidikan Khas (Integrasi) / Program Pendidikan Inklusif 10,189.70 9,613.10 9,613.10 94.34% 576.60 5.66% Pendidikan Khas 516.00 516.00 516.00 100.00% - 0.00% KOKURIKULUM TAMBAHAN (WARGANEGARA SAHAJA) 7,047.74 - - - 0.00% 7,047.74 100.00% Sekolah Menengah 7,047.74 - 0.00% 7,047.74 100.00% KOKURIKULUM ASRAMA (BKKA) - - - - #DIV/0! - #DIV/0! Murid Penghuni Asrama - #DIV/0! - #DIV/0! JUMLAH BESAR PERUNTUKAN 17,753.44 10,129.10 - 10,129.10 57.05% 7,624.34 42.95% 4.1.1.6 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Laporan Prestasi Perbelanjaan Bantuan Persekolahan Lain Sehingga 31 Disember 2022 :- Jenis Peruntukan Terimaan Terkumpul Bayaran Terkumpul Tanggungan Belum Selesai Jumlah Perbelanjaan Baki Selepas perbelanjaan a b c d=b+c e=d/a*100 f=a-d g=f/a*100 RM RM RM RM % RM % BANTUAN PERSEKOLAHAN LAIN Bantuan Awal Persekolahan (BAP) 127,500.00 127,500.00 127,500.00 100.00% - 0.00% Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) 15,900.00 15,900.00 15,900.00 100.00% - 0.00% Elaun Murid Khas (EMK) 90,000.00 90,000.00 90,000.00 100.00% - 0.00% Bantuan Pakaian Seragam Badan Beruniform (BPS) 600.00 600.00 600.00 100.00% - 0.00% Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP) 840.00 840.00 840.00 100.00% - 0.00% JUMLAH BESAR PERUNTUKAN 234,840.00 234,840.00 - 234,840.00 100.00% - 0.00% Untuk Makluman
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 8 4.1.1.7 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Laporan Prestasi Perbelanjaan Pelbagai Sehingga 31 Disember 2022 :- Jenis Peruntukan Terimaan Terkumpul Bayaran Terkumpul Tanggungan Belum Selesai Jumlah Perbelanjaan Baki Selepas perbelanjaan a b c d=b+c e=d/a*100 f=a-d g=f/a*100 RM RM RM RM % RM % PELBAGAI Faedah Bank (Akaun KWK) 4,605.95 114.00 114.00 2.48% 4,491.95 97.52% Lain-lain 628.84 - - 0.00% 628.84 100.00% Program Transformasi Daerah (DTP) 800.00 800.00 800.00 100.00% - 0.00% Program Transformasi Sekolah (TS25) 1,000.00 1,000.00 1,000.00 100.00% - 0.00% Program Pembangunan Sukan - - - #DIV/0! - #DIV/0! Program K-Bat - - - #DIV/0! - #DIV/0! Bantuan Pelajar Orang Asli 120.00 120.00 120.00 100.00% - 0.00% Program Kecemerlangan Pend. Islam 500.00 500.00 500.00 100.00% - 0.00% Program Minda Sihat 7,000.00 7,000.00 7,000.00 100.00% - 0.00% JUMLAH BESAR PERUNTUKAN 14,654.79 9,534.00 - 9,534.00 65.06% 5,120.79 34.94% 4.1.2 LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN KUMPULAN WANG SUWA SEHINGGA 31.12.2022 4.1.2.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa Laporan Prestasi Perbelanjaan Kumpulan Wang SUWA Sehingga 31 Disember 2022 :- Jenis Peruntukan Terimaan Terkumpul Bayaran Terkumpul Tanggungan Belum Selesai Jumlah Perbelanjaan Baki Selepas perbelanjaan a b c d=b+c e=d/a*100 f=a-d g=f/a*100 RM RM RM RM % RM % SEWAAN 2,649.88 2,432.00 - 2,432.00 91.78% 217.88 8.22% Sewa Kantin Sekolah 2,641.08 2,432.00 2,432.00 92.08% 209.08 7.92% Lain-Lain Caj / Sewaan 8.80 - 0.00% 8.80 100.00% KUTIPAN BUKAN WARGA NEGARA 1,019.05 364.50 - 364.50 35.77% 654.55 64.23% Skim Perlindungan Takaful (Bukan Warganegara) 4.50 4.50 4.50 100.00% - 0.00% Yuran MSSM (Bukan Warganegara) 12.00 12.00 12.00 100.00% - 0.00% Sukan Tahunan Sekolah 196.46 - 0.00% 196.46 100.00% Kokurikulum 387.79 - 0.00% 387.79 100.00% Kertas Ujian 418.30 348.00 348.00 83.19% 70.30 16.81% SUMBANGAN 78.02 - - - 0.00% 78.02 100.00% Sumbangan Orang Awam 78.02 - 0.00% 78.02 100.00% DEPOSIT 2,200.00 - - - 0.00% 2,200.00 100.00% Deposit Kantin 2,200.00 - 0.00% 2,200.00 100.00% PELBAGAI 5,188.73 3,320.80 - 3,320.80 64.00% 1,867.93 36.00% Majalah Sekolah 1,255.80 1,255.80 1,255.80 100.00% - 0.00% Caj / Faedah Bank 1,990.93 1,165.00 1,165.00 58.52% 825.93 41.48% Lain-Lain 449.00 - 0.00% 449.00 100.00% Kegiatan P.I/P.M 593.00 - 0.00% 593.00 100.00% Penganjuran Kejohanan 900.00 900.00 900.00 100.00% - 0.00% JUMLAH BESAR PERUNTUKAN 11,135.68 6,117.30 - 6,117.30 54.93% 5,018.38 45.07%
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 9 4.2 PENGURUSAN PERUNTUKAN 4.2.1 Peruntukan Bantuan Umum Mata Pelajaran tahun 2022 telah selesai dibelanjakan. Keseluruhan prestasi belanja puratanya telah mencapai 100% peruntukan. 4.2.2 Peruntukan bagi mata pelajaran Elektif Pendidikan Khas tidak dibelanjakan kerana mata pelajaran tersebut telah dimansuhkan. Oleh yang demikian, cadangan unjurun untuk pindah peruntukan ke lajur Teras Pendidikan Khas telah dicadangankan. 4.2.3 Baki peruntukan LPBT/LPK Sekolah tahun lalu akan dibelanjakan pada tahun semasa untuk melaksankan beberapa proses penyelengaraan yang telah dirancang yang tidak dapat dilaksanakan pada tahun lalu. 4.2.4 Peruntukan Yuran Khas Sekolah (YKS) pecahannya terbahagi kepada 3(tiga) iaitu Sukan Sekolah / PJK, Pusat Sumber Sekolah dan Pendidikan Seni / PSV. Baki peruntukan YKS tahun lalu juga agak banyak, baki tersebut akan dibelanjakan pada tahun semasa untuk melaksankan beberapa program aktiviti pelajar peringkat sekolah yang telah dirancang yang tidak dapat dilaksanakan pada tahun lalu. 4.2.5 Kertas kerja yang di hantar perlu disertakan dengan senarai nama pelajar terlibat. Dan laporan program yang telah selesai juga perlu dihantar untuk rekod. 4.2.6 Peruntukan Bantuan Sukan dan Bantuan Kokurikulum telah selesai di belanjakan manakala Bantuan Kokurikulum Tambahan masih berbaki. Oleh demikian pengerusi meminta Penolong Kanan Kokurikulum untuk merancang aktiviti yang bersesuaian menurut maksud belanja yang ditetapkan. 4.2.7 Pihak Sekolah telah menerima Garis Panduan Penjimatan Perbelanjaan Awam Jabatan Pendidikan Negeri Johor Bagi Tahun 2022 bertarikh 1 September yang telah berkuatkuasa. Semua pegawai bertanggungjawab memastikan penggunaan utiliti dikurangkan sebanyak 5% selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil.2/2014 – Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengurangkan Perbelanjaan Awam. 4.2.8 Laporan perbelanjaan utiliti dan barang guna habis (stok) hendaklah dipantau. Laporan dikemukan seperti di lampiran. Penolong Kanan Pentadbiran membentangkan laporan utiliti dan mendapati jumlah penggunaan utiliti semakin meningkat. 4.2.9 Permohonan Nota Minta perlu diserahkan ke Unit Kewangan dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum perkhidmatan atau bekalan hendak diterima. Permohonan Nota Minta lengkap yang dikemukan kurang dari tujuh (7) hari perlu mendapat kelulusan bertulis dari Pengetua. Tindakan : GKMP/ K.P/ PT Kewangan
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 10 4.3 PENGURUSAN PERAKAUNAN 4.3.1 Pengurusan Hasil 4.3.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Laporan Terimaan Kumpulan Wang Kerajaan sehingga 31 Disember 2022 adalah seperti berikut: BIL BULAN PERIHAL JUMLAH (RM) 1. JANUARI FAEDAH BANK 8.81 2. FEBRUARI BKAP 2022 127,500.00 3. BANTUAN KOKURIKULUM 2022 13,127.80 4. BANTUAN SUKAN 2022 9,840.60 5. FAEDAH BANK 13.04 6. MAC PCG MATA PELAJARAN 2022 98,346.78 7. PCG BUKAN MATAPELAJARAN 2022 72,174.90 8. FAEDAH BANK 19.66 9. APRIL FAEDAH BANK 22.53 10. MEI PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH (DTP) 800.00 11. ELAUN MURID KHAS 45,900.00 12. FAEDAH BANK 20.08 13. JUN PROGRAM SEKOLAH TRANSFORMASI (TS25) 500.00 14. FAEDAH BANK 21.33 15. JULAI YURAN MSSM 2,418.00 16. FAEDAH BANK 16.54 17. OGOS BANTUAN PAKAIAN SERAGAM 600.00 18. BPO ASLI 120.00 19. KWAPM 15,900.00 20. FAEDAH BANK 15.63 21. ELAUN MURID KHAS 44,100.00 22. PROG. KECEMERLANGAN PENDIDIKAN ISLAM 500.00 23. MSSM (MEMANAH JPNJ) 19,310.00 24. SEPTEMBER PELARASAN BANTUAN KOKURIKULUM 3,879.10 25. PELARASAN BANTUAN SUKAN 2,910.30 26. FAEDAH BANK 16.45 27. OKTOBER PELARASAN PCG BUKAN MATAPELAJARAN 22,057.50 28. PELARASAN PCG MATAPELAJARAN 16,299.31 29. FAEDAH BANK 12.60 30. PROGRAM SEKOLAH TRANSFORMASI (TS25) 500.00 31. NOVEMBER FAEDAH BANK 13.34 32. PROGRAM MINDA SEHAT 7,000.00 33. DISEMBER FAEDAH BANK 9.99 34. BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN 840.00 JUMLAH 504,814.29
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 11 4.3.1.2 Peruntukan yang telah diterima setakat ini hanya Bantuan Sukan dan Bantuan Kokurikulum. Pihak JPN juga telah menghantar Surat Makluman Tuntutan Awal Bantuan Persekolahan Bagi Tahun 2023 Tuntutan Yang Diluluskan hanya 42% seterusnya membatalkan surat makluman awal kelulusan sebanyak 70% sebelum ini. 4.3.1.3 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pelanjutan inisiatif pengecualian sewaan kantin dan premis/ruang di sekolah-sekolah di bawah KPM bagi tempoh Januari 2023 hingga 31 Mac 2023. Surat KPM No. Ruj. : KPM.200-4/2/1 Jld.( ) bertarikh 4 Januari 2023. 4.3.1.4 Peruntukan Program Minda Sihat berjumlah RM7,000.00 telah selesai dibelanjakan. 4.3.1.5 Biasiswa Kecil Persekutuan kepada seorang pelajar yang layak juga telah selesai dikreditkan ke akaun penerima yang dinyatakakn. Untuk makluman 4.3.2 Pengurusan Pembayaran 4.3.2.1 Prestasi pembayaran bil sempurna bagi suku tahun keempat tahun 2022 adalah seperti berikut: TEMPOH BIL DIDAFTARKAN BIL TELAH SEMPURNA BAYARAN BILANGAN NILAI (RM) HARI BILANGAN % NILAI (RM) % 01.10.2022 – 31.12.2022 109 120,470.79 1-14 109 100 120,470.79 100 > 14 0 0.00 0.00 0.00 Untuk Makluman 4.4 PENGURUSAN PEROLEHAN 4.4.1 Ahli mesyuarat diminta merujuk maksud belanja bagi setiap peruntukan Bantuan Umum yang diterima melalui Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2021 Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bagi Peruntukan Bantuan Persekolahan Umum Kementerian Pendidikan Malaysia bertarikh 15 Mac 2021 telah berkuatkuasa mulai 1 Oktober 2021. Semua Kertas Kerja / Kertas Cadangan yang dikemukakan perlu menggunakan format yang terkini seperti contoh di Lampiran 7 Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2021 tersebut. 4.4.2 Semua Guru Panitia diingatkan lagi mengenai tatacara perolehan kerajaan perlu dipatuhi. Semua perolehan yang ingin dilalukan perlu melalui semua proses-proses yang ditetapkan seperti mendapatkan tiga (3) sebutharga dari pembekal yang berlainan, membuat perbandingan harga dan kualiti seterusnya menentukan pembekal yang dipilih untuk membekalkan barangan yang diperlukan. Oleh yang demikian, diminta semua Guru Panitia mematuhi peraturan dan arahan yang telah ditetapkan.
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 12 4.4.3 Nota minta dan kertas cadangan yang telah diluluskan perlu dikemukakan lebih awal ke bahagian kewangan sebelum program yang dirancang bagi proses penyediaan Pesanan Sekolah sebelum pembekal menyediakan dan menghantar bahan atau perkhidmatan yang dipesan. 4.4.4 Pengurus sekolah mengingatkan semula mana-mana bahan, alatan atau perkakasan yang ingin dibeli perlu dipastikan terlebih dahulu adakan bahan atau alatan tersebut terkandung didalam item-item yang memerlukan kelulusan terlebih dahulu. Item tersebut perlu dipastikan samada terkandung atau tidak didalam perolehan yang hanya boleh dibuat melalui kontrak pusat seperti peralatan ICT ataupun perabut. 4.4.5 Barang-barang dan perkhidmatan yang diterima perlu disemak oleh pemesan bersamasama Pembantu Tadbir (pejabat) dan dipastikan betul seperti didalam kandungan Borang Pesanan Sekolah (LO). 4.4.6 Unit Kewangan akan membuat pembayaran dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan bil/invois dan dokumen sokongan. Sekiranya bil/invois yang diterima tidak lengkap, unit kewangan tidak akan memproses bayaran tersebut. Kerjasama dari semua guru-guru panitia khususnya amatlah perlu bagi melancarkan urusan permbayaran segala perolehan yang akan dibuat. 4.4.7 Unit Pendidikan Khas ingin membuat perolehan meja / troli untuk KAV Pembuatan Roti dan perolehan Mesin Pencetak untuk penghasilan modul P&P dan PdPc KAV Refleksologi. Pengerusi memaklumkan untuk membuat kajian pasaran dan menyokong permohonan tersebut. Tindakan : GKMP/ K.P/ PT Kewangan AGENDA 5. HAL-HAL LAIN 5.1 Masalah loceng tidak berfungsi di blok belakang telah diselesaikan. Loceng baru telah dipasang menggantikan loceng yang rosak. 5.2 Masalah papan putih di tiga (3) makmal sains dan beberapa kelas susah dipadam. Urusan tersebut masih dalam proses kerana kesukaran mendapatkan bekalan dengan harga yang berpatutan dari pembekal. 5.3 Pengerusi mengingatkan semua Ketua Panitia dan guru-guru perlu bertanggungjawab dan membantu dalam urusan kewangan agar berjalan dengan baik dan lancar. Kemasukkan stok & iventori perlu dikemaskini menurut PCG masing-masing setelah semua proses perolehan selesai dibuat. Semua GKMP perlu menjadi penasihat bagi unit masing-masing kerana punca kuasa pada panitia-panitia. 5.4 Barang-barang dan perkhidmatan yang diterima perlu disemak oleh pemesan bersama-sama Pembantu Tadbir (pejabat) dan dipastikan barang / perkhidmatan tersebut betul seperti didalam kandungan Borang Pesanan Sekolah (LO).
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) Sekolah Menengah Kebangsaan Paduka Tuan - JEB7034 1/2023 Hak Cipta Terpelihara © Jabatan Pendidikan Negeri Johor 01 Mac 2018 13 5.5 Ketua Panitia diingatkan untuk menghantar Anggaran Belanja Mengurus bagi tahun 2023/2024 mengikut jumlah kelulusan Bantuan Persekolahan yang baharu. ABM perlu disediakan bersamasama guru lain di dalam mesyuarat panitia masing-masing agar keperluan dari setiap guru dapat dikenalpasti. Tindakan : GPK/ GKMP/ K.P/ PT Kewangan 5.6 Pengerusi mengingatkan semua ahli mesyuarat agar sentiasa berhati-hati dalam menguruskan peruntukan kewangan yang diterima supaya tidak melangar peraturan-peraturan kewangan terutamanya peraturan di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) seperti AP58(a) dan AP59, AKta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Pegawai Pengawal, Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan dan Kewangan serta peraturan-peraturan lain yang berkuatkuasa. Sekiranya berlaku perlanggaran peraturan, pihak yang terlibat boleh dikenakan tindakan surcaj atau tatatertib seperti mana yang diperuntukan di bawah Seksyen 18, Akta Tatacara Kewangan 1957 dan penalti di bawah Perenggan 13, Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002, Akta Pendidikan 1996. Tindakan : GPK/ GKMP/ K.P/ PT Kewangan 5.7 Pengerusi memaklumkan Pemeriksaan Audit Dalaman Kali Pertama Tahun 2023 (Tahun Pemeriksaan Oktober hingga Disember 2022) telah dijalankan pada 4 Januari 2023 Laporan pemeriksaan audit dalaman bertarikh 8 Januari 2023 telah diterima. Keputusan laporan pemeriksaan dalaman tersebut adalah BAIK. Laporan Pemeriksaan Audit Dalaman Bil.1/2023 (Tahun Pemeriksaan Oktober hingga Disember 2022) dilampirkan. Untuk Makluman 5.8 Pengerusi memaklumkan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Pertama Tahun 2023 bagi suku tahun Keempat tahun 2022 (Oktober hingga Disember) telah dijalankan pada 11 Januari 2023. Laporan mesyuarat tersebut telah di bentangkan dan setiap perkara berbangkit telah diambil maklum untuk tindakan. Untuk Makluman AGENDA 6. PENUTUP 6.1. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun SMK Paduka Tuan bagi Suku Tahun Keempat Tahun 2022 Bil.1/2023 ditangguhkan pada jam 2.00 Petang. Disediakan oleh: Pembantu Tadbir Kewangan W22 (KUP) Pen. Setiausaha - JPKA 31 Januari 2023.