The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.

INOVASI SISTEM REKOD KEHADIRAN KOKURIKULUM SECARA ATAS TALIAN

Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by Ruslan M, 2019-10-20 01:36:32

INOVASI SISTEM REKOD KEHADIRAN KOKURIKULUM SECARA ATAS TALIAN : eKOKUM

INOVASI SISTEM REKOD KEHADIRAN KOKURIKULUM SECARA ATAS TALIAN

INOVASI SISTEM REKOD KEHADIRAN KOKURIKULUM SECARA ATAS TALIAN : eKOKUM

Ruslan Madsjaja
Sekolah Menengah Kebangsaan Jalan Apas (JASS)

Tawau, Sabah.
E-mail : [email protected]

Abstrak

Kehadiran dalam aktiviti kokurikulum merupakan salah aspek penting dan penyumbang markah
tertinggi (50%) dalam Penilaian Kokurikulum selain daripada aspek Jawatan Disandang (10%),
Penglibatan (20%) dan Pencapaian (20%). Atas kesedaran ini, satu mekanisma inovatif telah
dibangunkan bagi menangani permasalahan kehadiran semasa dan selepas aktiviti kokurikulum
berlangsung. Objektif inovasi ini adalah untuk melancarkan tadbir urus serta menambah baik
kecekapan dalam pengurusan kehadiran pelajar dalam aktiviti kokurikulum. Bagi tujuan ini, pelajar
akan diberikan Kad ID beserta QR Code untuk diimbas dengan hanya menggunakan telefon pintar
(smartphone) guru penasihat setiap kali menghadiri perjumpaan aktiviti kokurikulum. Maklumat
daripada imbasan kad tersebut akan disimpan di dalam storan maya dan dapat dipapar secara
realtime, di samping output atau pemberian pelaporan secara automatik terus kepada email guru
penasihat aktiviti kokurikulum masing-masing.

Latar Belakang Dan Signifikan Pemilihan Projek Inovasi

Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.2/2007 menyatakan bahawa kegiatan kokurikulum merupakan kegiatan
lanjutan daripada proses pengajaran dan pembelajaran dalam bilik darjah. Ia bertujuan memberi
peluang kepada murid untuk menambah, mengukuh dan mengamalkan pengetahuan, kemahiran
serta nilai yang dipelajari di dalam bilik darjah. Oleh yang demikian, kegiatan kokurikulum hendaklah
dirancang dengan teratur dan teliti seperti mana perancangan untuk aktiviti-aktiviti kurikulum dan
dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Namun, sehingga kini masih terdapat sekolah-sekolah bersifat konvensional dalam urusan
kehadiran pelajar dalam aktiviti kokurikulum. Pelajar diarah agar menulis nama mereka dalam satu
borang kehadiran yang diedar semasa aktiviti berlangsung. Masalah yang timbul daripada amalan
ini ialah ada di kalangan pelajar menulis nama rakan-rakan mereka yang sebenarnya tidak hadir
ketika itu, selain terdapat pelajar yang terlupa merekod kehadiran mereka. Kelangsungan daripada
amalan negatif ini menyebabkan berlakunya ketirisan dalam keesahan dan kebolehpercayaan dalam
pemberian markah Kehadiran Kokurikulum pada penghujung tahun persekolahan.

Seiring dengan perkembangan teknologi, masalah pendaftaran kehadiran pelajar dapat diatasi
dengan terciptanya pelbagai alatan yang berfungsi merekod kehadiran pelajar. Namun, alatan
tersebut memerlukan pembiayaan sehingga ratusan ringgit semata-mata hanya untuk
mendapatkan satu unit sahaja. Hal ini menyebabkan proses pendaftaran kehadiran pelajar
mengambil masa yang agak lama juga.

Pada tahun 2019, SMK Jalan Apas Tawau telah diperkenalkan satu inovasi, eKOKUM, bertujuan ke
arah meningkatkan kecekapan dalam merekod kehadiran pelajar dalam aktiviti kokurikulum.
eKOKUM digunakan secara atas talian dengan melakukan imbasan QR Code yang ada pada setiap

1

Kad ID eKOKUM pelajar. Melalui kaedah imbasan tersebut, urusan pendaftaran kehadiran dapat
dilakukan dengan mudah kerana tidak memerlukan sebarang kiosk dan dilakukan dalam masa yang
singkat kerana dapat dilakukan oleh ramai guru penasihat. Di samping itu juga, data yang telah
dianalisis dapat diakses dengan mudah, cepat dan tepat.

Dengan memperkenalkan inovasi ini, eKOKUM berjaya menggantikan kaedah konvensional kepada
satu sistem yang mengoptimumkan penggunaan masa, tenaga kerja serta penjimatan penggunaan
kertas dan bahan percetakan.

Masalah Sebelum Projek Inovasi

Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.2/2007 menyatakan bahawa waktu minimum aktiviti kokurikulum adalah
satu jam seminggu bagi pelajar Tahun 3 dan Tahun 4 manakala dua jam seminggu bagi pelajar Tahun
5 dan Tahun 6. Pelajar sekolah menengah pula adalah dua jam seminggu bagi jurusan teknik dan
vokasional dan tiga jam seminggu bagi sekolah menengah harian, sekolah berasrama penuh,
sekolah menengah agama dan lain-lain.

Apa yang menjadi keutamaan ialah kehadiran minimum bagi kegiatan Pasukan Badan Beruniform
ialah 18 kali perjumpaan setahun. Kelab/Persatuan 12 kali perjumpaan setahun dan
Sukan/Permainan 12 kali perjumpaan setahun.

Berdasarkan kepada situasi di atas, sudah pasti akan wujud beberapa masalah terutamanya bila
melibatkan perekodan kehadiran pelajar.

Isu dan masalah sebelum pelaksanaan inovasi :

i. Masa menulis kehadiran pada borang kehadiran agak lama sehinggakan mengganggu
perjalanan aktiviti.

ii. Terdapat di kalangan pelajar tidak menulis maklumat diri secara lengkap dan tepat.
iii. Laporan daripada setiap aktiviti sering lambat diterima oleh Unit Kokurikulum (Pentadbir) untuk

membuat analisis menyeluruh.
iv. Berkemungkinan besar berlaku ketidaktepatan pelaporan dari mana-mana aktiviti kokurikulum.
v. Berlaku ketidakadilan dalam pemberian markah Penilaian Kokurikulum pada akhir tahun

persekolahan berpunca daripada kutipan data yang tidak tepat atau lengkap.

Elemen Projek Inovasi

Projek inovasi eKOKUM dibangunkan bertujuan untuk melancarkan tadbir urus serta menambah
baik kecekapan dalam pengurusan kehadiran pelajar dalam aktiviti kokurikulum.

Tujuan projek inovasi dalam aktiviti kokurikulum ini di antaranya ialah:

i. Mempercepatkan urusan pendaftaran kehadiran pelajar.
ii. Mengenalpasti pelajar yang ponteng dalam aktiviti.
iii. Data terkumpul dapat dianalisis dengan pantas.
iv. Statistik kehadiran yang menyeluruh dapat diakses secara realtime.

2

v. Menggalakkan penggunaan teknologi dengan pemberian serta penggunaan kad QR Code
kepada pelajar.

vi. Menjadi pemangkin kepada pembudayaan ICT dalam semua kerja guru sekali gus sebagai
kesedaran dan persediaan ke arah Revolusi Industri 4.0 (IR 4.0).

Metodologi Projek Inovasi
Metadologi eKOKUM ini menggunakan sistem pendaftaran secara atas talian (online) di mana ianya
dibangunkan dengan menggunakan perisian atau aplikasi Microsoft Word, Microsoft Excel, Google
Doc, Google Form dan Google Sheets dengan sokongan tambahan (add-ons) seperti Autocrat dan
QR Code Generator.
eKOKUM dapat dilayari dengan mudah hanya melalui penggunaan telefon pintar (smartphone)
sebagai alat pengimbas QR Code bagi menjana maklumat pelajar yang berkaitan seperti nama, tarikh
hadir dan jenis aktiviti kokurikulum. Segala maklumat tersebut akan disimpan dalam pangkalan data
secara maya (cloud) tanpa mencetak dan menyimpannya dalam fail. Di samping itu juga, segala
output maklumat tersebut dapat dicapai secara atas talian (online) dengan mudah, bila-bila masa
dan di mana sahaja dengan hanya menggunakan hampir semua peranti seperti telefon pintar, tablet
mahupun komputer.

Penerangan Kepada Sistem eKOKUM
Sistem eKOKUM ini dibahagikan kepada dua bahagian, iaitu Guru Penasihat dan Unit Kokurikulum
(Pentadbiran).

Bahagian Guru Penasihat
Guru-guru penasihat kokurikulum akan melakukan imbasan kad QR Code pelajar dengan
menggunakan telefon pintar. Hasil imbasan tersebut akan menjana rekod kehadiran pelajar dalama
sistem. Sebaik sahaja selesai pendaftaran kehadiran, ketua guru penasihat akan mengisi borang
pelaporan berkenaan aktiviti kokurikulum ketika itu. Sebaik selesai sahaja borang dihantar, sistem
akan menghantar atau guru penasihat akan menerima satu email yang mengandungi pelaporan
lengkap (format pdf) berkenaan aktiviti kokurikulum ketika itu.

3

Aliran Proses Sistem eKOKUM Bahagian Guru Penasihat

Imbasan Kad ID QR Code Oleh
Guru-Guru Penasihat

(Rajah 9)

Data Kehadiran Disimpan Dalam
Pangkalan Data eKOKUM

(Rajah 3)

Guru-Guru Penasihat
Mengisi Borang Pelaporan

Melalui Telefon Pintar

Guru-Guru Penasihat
Menerima Salinan Pelaporan

Lengkap Menerusi Email

(Rajah 9)

4

Bahagian Unit Kokurikulum (Pentadbiran)
Unit Kokurikulum akan menentukan tarikh-tarikh perjumpaan aktiviti kokurikulum sepanjang tahun
dalam sistem. Segala data yang diterima daripada guru-guru penasihat akan dikumpul dan diproses
oleh sistem. Peranan Unit Kokurikulum hanya memastikan sistem memproses data secara berkesan
dan sempurna.

Aliran Proses Sistem eKOKUM Bahagian Unit Kokurikulum (Pentadbir)

Penjanaan QR Code Menerusi Google Drive
Dengan menggunakan Aplikasi QR Code
Generator

Membina Kad ID QR Code Dan
Mengedarkannya Kepada Pelajar

(Rajah 9)

Buka Folder KEHADIRAN KOKURIKULUM
JASS 2020 Menerusi Google Sheets

PELAPORAN
(Rajah 9)

5

Paparan Helaian eKOKUM
Terdapat beberapa paparan helaian (tab) dalam eKOKUM seperti HOME, CHECK-IN, HADIR 1,
DASHBOARD, SEMUA AKTIVITI, INDIVIDU, PILIHAN, ANALISIS, FORM RESPONSES PELAPORAN, DAN
PELAPORAN.
HOME
Tab HOME memerlukan Unit Kokurikulum (Pentadbir) mengisi tarikh dan masa tertentu aktiviti
kokurikulum yang telah dipersetujui oleh Unit Kokurikulum (Pentadbir) sepanjang tahun. Tarikh,
masa dan aktiviti boleh diubah mengikut keperluan semasa.

Rajah 1 : Paparan tab HOME menunjukkan tarikh, masa dan jenis aktiviti kokurikulum
yang akan dijalankan sepanjang tahun.

CHECK-IN

Rajah 2 : Paparan tab CHECK-IN menunjukkan tarikh, masa dan jenis aktiviti kokurikulum
setiap pelajar yang berjaya diimbas.

6

HADIR 1

Rajah 3 : Paparan tab HADIR 1 menunjukkan kehadiran pelajar mengikut tempoh masa
aktiviti yang ditetapkan serta jenis aktiviti kokurikulum yang diberjalan.

DASHBOARD

Rajah 4 : Paparan tab DASHBOARD menunjukkan statistik menyeluruh
jenis aktiviti Kokurikulum mengikut pilihan pengguna.

7

SEMUA AKTIVITI

Rajah 5 : Paparan tab SEMUA AKTIVITI menunjukkan kehadiran keseluruhan pelajar
berserta jenis aktiviti kokurikulum mengikut pilihan tarikh aktiviti kokurikulum.

INDIVIDU

Rajah 6 : Paparan tab INDIVIDU menunjukkan kehadiran individu (pelajar)
berserta jenis aktiviti kokurikulum mengikut pilihan tingkatan, kelas,
dan nama dalam semu hari perjumpaan aktiviti kokurikulum.

8

PILIHAN

Rajah 7 : Paparan tab PILIHAN menunjukkan kehadiran pelajar mengikut
pilihan jenis aktiviti kokurikulum.

ANALISIS

Rajah 8 : Paparan tab ANALISIS menunjukkan bilangan pelajar yang hadir
berbanding dengan jumlah sebenar.

9

Impak Pelaksanaan eKOKUM
Output
Melalui eKOKUM, data kehadiran pelajar akan dianalisis secara automatik sehinggalah guru
penasihat dan Unit Kokurikulum akan mendapat salinan analisis menerusi email, berkenaan
kehadiran pelajar dalam format pdf. Di samping itu juga, ketua guru penasihat diberikan access ke
pangkalan data eKOKUM untuk melihat mahupun mencetak kehadiran pelajarnya sama ada secara
individu, kelas, atau kumpulan jenis aktiviti, mengikut tarikh aktiviti yang dipilih sepanjang tahun.

Penjimatan Kos
Keistimewaan inovasi eKOKUM ini ialah tidak memerlukan kos yang tinggi. Apa yang diperlukan
semasa pendaftaran kehadiran ialah Kad ID QR Code pelajar dan telefon pintar guru-guru penasihat.

Rajah 9 : Kad ID QR Code

Walaupun sekarang ini terdapat banyak alat imbasan QR Code, perlu diketahui bahawa untuk
mendapatkan satu unit sahaja memerlukan ratusan ringgi dan sudah tentu pihak sekolah
memerlukan sekurang-kurang satu alat imbasan QR Code supaya urusan pendaftaran kehadiran
pelajar dapat disegerakan, ditambah lagi terdapat ramai pelajar di sekolah tersebut.

Rajah 10 : Antara contoh alat imbas kad QR Code

10

Replicability

Potensi penggunaan inovasi eKOKUM ini bukan sahaja kepada pelajar di SMK Jalan Apas Tawau,
malah boleh digunakan oleh mana-mana sekolah di Malaysia, khasnya di Daerah Tawau. Bahkan,
segala data serta analisis kehadiran pelajar sekolah-sekolah ini dapat dikongsikan secara realtime
kepada Pegawai Pendidikan Daerah masing-masing.

PPD

SEKOLAH A SEKOLAH E

SEKOLAH B SEKOLAH D

SEKOLAH C

Rajah 11 : Pengumpulan data dalam server serta perkongsian data

Penjimatan Masa

Peruntukan masa pendaftaran kehadiran pelajar dalam aktiviti kokurikulum dapat dikurangkan
memandangkan semua guru penasihat dapat mengimbas Kad ID QR Code pelajar hanya dengan
menggunakan telefon pintar masing-masing.

Penjimatan Ruang

Penggunaan eKOKUM ini juga tidak memerlukan ruang-ruang tertentu untuk menempatkan alatan
pendaftaran kehadiran pelajar seperti Teknologi Cap Jari yang biasanya diletakkan secara kekal di
luar pejabat. Disebabkan bersifat mudah alih, penggunaan eKOKUM dapat diaplikasikan di mana-
mana sahaja sama ada di kelas, dewan, gelanggang mahupun di padang sekolah.

Kesimpulan

Dengan penggunaan eKOKUM ini, masalah yang dihadapi oleh guru-guru penasihat berkaitan
dengan pengurusan kehadiran pelajar dalam aktiviti kokurikulum dapat dikurangkan. Di pihak Unit
Kokurikulum (Pentadbir)pula, mereka dapat mengumpul data dengan mudah dan tepat secara
realtime di samping dapat memberi pelaporan berbentuk digital dan secara automatik kepada
semua guru penasihat. Secara keseluruhannya, adalah diharapkan dengan menggaplikasikan
eKOKUM di sekolah akan dapat merubah amalan konvensional kepada digital dan membantu guru-
guru memantapkan usaha dan berupaya memenuhi aspirasi negara menempuh Revolusi Industri
4.0 (IR 4.0).

11

Rujukan

Aznita Irna (2008) Sistem Kehadiran Pelajar Menggunakan Teknologi Cap Jari. Laporan Projek,
Universiti Teknologi Malaysia. [Online] diambil dari
https://www.yumpu.com/id/document/read/49904926/sistem-kehadiran-pelajar-
menggunakan-teknologi-cap-jari-se-utm

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM) Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan
(PSKNK) (2013) Laporan inpvasi - Sistem Pendaftaran Kehadiran Program (e-Kehadiran).
[Online] diambil dari http://habinovasi.mampu.gov.my/view/index.php?inovasiPDF=1623-
ekehadiran.pdf

Ermie Dharlya dan Aslina (2013) Sistem Maklumat Pengurusan dalam talian di sekolah dalam
konteks Malaysia. Seminar Kebangsaan ICT Dalam Pendidikan 2013. [Online] diambil dari
https://www.researchgate.net/publication/314283785_Sistem_Maklumat_Pengurusan_dala
m_talian_di_sekolah_dalam_konteks_Malaysia

Muhammad Yusri b in Rosli (2018) Sistem Maklumat Kehadiran Pelajar. [Online] diambil dari
http://www.ftsm.ukm.my/v4/file/research/technicalreport/PTA-FTSM-2018-038.pdf

12

Rajah 1 : Paparan tab HOME menunjukkan tarikh, masa dan jen

Lampiran 1

nis aktiviti kokurikulum yang akan dijalankan sepanjang tahun.

13

Rajah 2 : Paparan tab CHECK-IN menunjukkan tarikh, masa dan

Lampiran 2

n jenis aktiviti kokurikulum setiap pelajar yang berjaya diimbas.

14

Rajah 3 : Paparan tab HADIR 1 menunjukkan kehadiran
serta jenis aktiviti kokur

Lampiran 3

pelajar mengikut tempoh masa aktiviti yang ditetapkan
rikulum yang diberjalan.

15

Rajah 4 : Paparan tab DASHBOARD menunjukkan statistik men

Lampiran 4

nyeluruh jenis aktiviti Kokurikulum mengikut pilihan pengguna.

16

Rajah 5 : Paparan tab SEMUA AKTIVITI menunjukkan kehad
mengikut pilihan tarikh

Lampiran 5

diran keseluruhan pelajar berserta jenis aktiviti kokurikulum
h aktiviti kokurikulum.

17

Rajah 6 : Paparan tab INDIVIDU menunjukkan kehadir
mengikut pilihan tingkatan, kelas, dan nama dal

Lampiran 6

ran individu (pelajar) berserta jenis aktiviti kokurikulum
lam semu hari perjumpaan aktiviti kokurikulum.

18

Rajah 7 : Paparan tab PILIHAN menunjukkan kehadira

Lampiran 7

an pelajar mengikut pilihan jenis aktiviti kokurikulum.

19

Rajah 8 : Paparan tab ANALISIS menunjukkan bilangan

Lampiran 8

pelajar yang hadir berbanding dengan jumlah sebenar.

20

Lampiran 9

Rajah 9 : Contoh laporan aktiviti (format pdf)

21


Click to View FlipBook Version